ProNGO standardy III sektora Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. średnie.

Transkrypt

1 Standardy prowadzenia placówki edukacyjnej 1 przez organizacje pozarządowe, wypracowane przez przedstawicieli organizacji pozarządowych i jednostek samorządu terytorialnego w Wielkopolsce i Śląsku przy wsparciu sieci SPLOT. 1 Placówki edukacyjne w niniejszym opracowaniu oznaczają przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazjalne i średnie. 1

2 Spis treści: 1. Standard likwidacji/przekazywania placówki Standard współpracy ze społecznością lokalną Standard organizacyjny Standard relacji jednostka samorządu terytorialnego organizacja pozarządowa placówka Standard przekazywania, wydatkowania i rozliczania dotacji Standard finansowania placówki ze źródeł innych niż dotacja oświatowa...17 Spis załączników: 1. Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej Instrukcja inwentaryzacyjna. Zasady ogólne Zasady przeprowadzania inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych środków pieniężnych Zasady przeprowadzania innych inwentaryzacji Instrukcja obiegu dokumentów i kontroli dokumentów finansowo księgowych Uchwała Zarządu w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości Uchwała Rady Miejskiej w sprawie likwidacji Publicznego Przedszkola Uchwała Rady Miejskiej w sprawie zamiaru likwidacji Publicznego Przedszkola Wykaz ksiąg rachunkowych Zakładowy plan kont Zasady wyceny aktywów i pasywów Protokół z Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia Uchwała Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Bilans Rachunek zysków i strat

3 1. Standard likwidacji/przekazywania placówki 1.1 Definicja filozofia - wartości Bez względu na to, czy placówka edukacyjna funkcjonuje na wsi, czy w dzielnicy któregoś z większych miast jest miejscem edukacji, wychowania i kultury. Mała szkoła/przedszkole (publiczna lub niepubliczna) oznacza lepszy kontakt nauczyciela z dzieckiem, minimalizuje anonimowość i poprawia bezpieczeństwo. Likwidacja szkoły/przedszkola oznacza głęboko idące zmiany dla społeczności. Najważniejszą z nich jest depopulacja czyli spadek liczby ludności danej dzielnicy czy sołectwa. Brak placówki w pobliżu powoduje, że młodzi rodzice nie osiedlają się w danym miejscu, lub poszukują innego miejsca zamieszkania, które poprawi ich komfort życia. Likwidacja szkoły oznacza także utratę miejsc pracy, konieczność dowożenia dzieci do odległych szkół a więc ograniczenie czasu, kiedy dziecko przebywa z najbliższymi. Oświata jest kosztochłonna. Dobrym rozwiązaniem w obliczu wyzwań gospodarczych demograficznych jest prowadzenie placówki edukacyjnej przez organizację pozarządową zamiast jej likwidacji przekazanie placówki. Jest to rozwiązanie opłacalne dla każdej zainteresowanej strony. Dzieci i rodzice zachowają szkołę/przedszkole, nauczyciele pracę, a jednostka samorządu terytorialnego ograniczy koszty i zapewni sobie stabilizację liczby mieszkańców (a więc także wpływy podatkowe) w przyszłości. Polska jest krajem o bardzo niskim poziomie zaufania społecznego. Tym bardziej więc rzetelna komunikacja jest niezbędna. Mniejsza wiedza uczestników procesu może skutkować podejrzliwością złych intencji ze strony poszczególnych grup zaangażowanych w powoływanie placówki, a w dalszej kolejności może być przyczynkiem do manipulacji przez różne grupy interesu (np. opozycyjnych radnych, nauczycieli obawiających się utraty pracy). Warto pokazywać także, że poszczególne grupy zwykle działają w dobrych intencjach. Na etapie planowania należy mieć świadomość, że konflikt w grupie jest procesem naturalnym i z całą pewnością wystąpi. Warto tak kierować oporem i konfliktem, żeby doprowadził do nowych, lepszych rozwiązań a nie pogarszał sytuację. 1.2 Cel obszaru Celem standardu likwidacji/przekazania placówki jest zachowanie kontynuacji nauki w placówce zagrożonej likwidacją i doprowadzenie do jej przekazania, lub opcjonalnie sprawne zamknięcie placówki i powołanie w jej miejsce nowej (z organem prowadzącym w postaci organizacji pozarządowej - najczęściej stowarzyszenie). Tak określony cel wiąże się z określeniem interesów grup zaangażowanych w proces, zapewnieniem przejrzystej i precyzyjnej informacji, konsultacji społecznych oraz sprawnym zarządzaniu konfliktem, który jest naturalnym zjawiskiem w przypadku likwidacji/przejmowania placówki. Celem pośrednim jest uniknięcie chaosu, wynikającego z braku wiedzy i utraty kontroli nad procesem związanym ze zmianą organu prowadzącego. 3

4 1.3 Uczestnicy Bezpośrednimi uczestnikami są: przedstawiciele jednostki samorządu terytorialnego (zarówno władza wykonawcza jak i uchwałodawcza), dyrekcja i nauczyciele placówki przewidzianej do likwidacji oraz rodzice Pośrednio odbiorcami standardu są dzieci i młodzież (ze względu na ograniczone prawa do czynności prawnych) oraz społeczność lokalna danego sołectwa/dzielnicy/miasta 1.4 Zakres merytoryczny Upublicznienie informacji o zamiarach likwidacji placówki publicznej oraz propozycji w tym zakresie. Stworzenie planu komunikacji społecznej oraz konsultacji społecznych nt. likwidacji/ przejęcia placówki. Warto w tym zakresie skorzystać ze wzorców dostępnych np. na W przypadku braku doświadczenia w tym zakresie warto rozważyć zlecenie tego podmiotowi zewnętrznemu, np. wyspecjalizowanej organizacji pozarządowej. Wyszukanie grupy inicjatywnej, zainteresowanej poprowadzeniem placówki - spośród rodziców, nauczycieli związanych z dotychczas istniejącą szkołą. Może się okazać, że w społeczności brak jest osób gotowych podjąć się tego zadania. Warto wtedy skorzystać z pomocy Federacji Inicjatyw Oświatowych ( lub Fundacji Elementarz ( które pomogą w znalezieniu otwartej na lokalną społeczność organizacji pozarządowej, zainteresowanej prowadzeniem szkoły. Docelowo należy doprowadzić do trójstronnego porozumienia pomiędzy rodzicami nauczycielami i jednostką samorządu terytorialnego. Na tym etapie warto przeprowadzić szkolenia dla grupy inicjatywnej i urzędników, radnych dotyczące powoływania szkoły prowadzonej przez organizację pozarządową. Grupa inicjatywna dokonuje wyboru formy prawnej w jakiej będzie działać i rejestruje organizację pozarządową. Rejestracja stowarzyszenia /fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym trwa ok. 3 miesięcy. Placówkę można tworzyć z chwilą zarejestrowania organizacji pozarządowej w Krajowym Rejestrze Sądowym. W polskim prawie nie funkcjonuje pojęcie organizacji w rejestracji, do momentu dokonania wpisu przez sąd nie można podejmować żadnych zobowiązań prawnych. W zakresie zakładania organizacji, doboru formy organizacyjnej (stowarzyszenie/fundacja), pisania statutu, pozyskiwana środków na jej działanie pomagają ośrodki Sieci SPLOT Wybór procedury (przejęcie czy likwidacja) przez jednostkę samorządu terytorialnego w porozumieniu z organizacją pozarządową, która ma prowadzić szkołę wymaga podjęcia uchwały. Przykłady uchwał znajdują się w załączniku Zawarcie umowy pomiędzy jednostką samorządu terytorialnego i organizacją pozarządową, zainteresowaną prowadzeniem placówki. Umowa określa wzajemne relacje (równy dostęp do konkursów dla szkół publicznych itp.), w tym przekazanie do użytkowania budynku wraz z określeniem zasad prowadzenia działań adaptacyjnych i utrzymaniem budynku w stanie pozwalającym na realizację zadań placówki (por. art. 5 ust. O systemie oświaty). 4

5 Skompletowanie personelu, modernizacja budynku do potrzeb placówki, zapewnienie mediów itp. Określenie kompetencji - podział obowiązków i określenie relacji pomiędzy zarządem organizacji pozarządowej a dyrektorem placówki. Co najmniej jeden z członków zarządu powinien posiadać doświadczenie w kierowaniu placówką oświatową. Organizacja pozarządowa prowadzącą placówkę uzyskuje numerów NIP, REGON, zgłasza placówkę do rejestru: Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz rejestru placówek oświatowych w jednostce samorządu terytorialnego i kuratorium. Złożenie wniosku o udzielenie dotacji niepublicznej/ publicznej do 30. września roku poprzedzającego uruchomienie szkoły. Wpis szkoły do ewidencji jednostki samorządu terytorialnego dokonuje się do 1. sierpnia poprzedzającego rok szkolny. Do końca sierpnia poprzedzającego rok szkolny należy przygotować stosowne umowy z pracownikami oraz regulaminy (więcej w Standardzie organizacyjnym). a. Umowa dotycząca praw do nieruchomości i zarządzania nieruchomością 1.5 Weryfikacja i wskaźniki Funkcjonowanie placówki w sposób ciągły burmistrz/wójt/prezydent miasta Finansowanie placówki w sposób ciągły - burmistrz/wójt/prezydent miasta Dochowanie wszystkich terminów określonych prawem burmistrz/wójt/prezydent miasta, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego W przypadku szkoły, zachowanie min. 90% uczniów, którzy dotychczas się uczyli w danej placówce przed przejęciem dyrektor placówki, zarząd organizacji pozarządowej 1.6 Osoby odpowiedzialne burmistrz/wójt/prezydent miasta dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego prezes/przewodniczący zarządu w organizacji pozarządowej przewodniczący Komisji stanowiącej jednostki samorządu terytorialnego, właściwej ds. edukacji dyrektor placówki rodzice społeczność lokalna 5

6 2. Standard współpracy ze społecznością lokalną 2.1 Definicja filozofia - wartości Placówka edukacyjna (szkoła, przedszkole) prowadzona przez organizację pozarządową jest wartością dla społeczności lokalnej. Rzeczywistość pokazuje nam jednak, że często jest to pusty frazes a placówkę i społeczność lokalną oddziela niewidzialna bariera. Rolą organizacji pozarządowej, a tym bardziej prowadzącej placówkę edukacyjną, jest budowanie więzi społecznych i wzmacnianie społeczeństwa. Społeczność lokalna to rezerwuar aktywności i zasobów, które mogą służyć rozwojowi, także placówki edukacyjnej, działającej na jej terenie. Społeczeństwo nie zapuka jednak do szkoły samo. To szkoła czy przedszkole, to organizacja prowadząca placówkę musi o to zadbać. 2.2 Cel obszaru Celem głównym dla standardu współpracy ze społecznością lokalną jest zapewnienie placówce co roku odpowiedniej ilości uczniów (naboru), czyli takiej liczby która pozwoli na finansowanie placówki i świadczenie jak najwyższej jakości nauczania. Cele pośrednie, to: stworzenie więzi placówki ze społecznością lokalną, zainteresowania placówką mieszkańców, a nie tylko rodziców posyłających dzieci do szkoły oraz wzrost poczucia bezpieczeństwa uczniów. Ważnym zagadnieniem jest przełamanie stereotypów dotyczących jakości kształcenia, funkcjonujących na temat szkół i przedszkoli prowadzonych przez organizacje pozarządowe. Tak sformułowane cele pośrednio ułatwią funkcjonowanie placówki poprzez łatwiejsze pozyskiwanie sponsorów, wolontariuszy, wsparcia w postaci rzecznictwa. 2.3 Uczestnicy Standard jest skierowany przede wszystkim do dyrekcji i pracowników placówki, oraz zarządu i pozostałych członków organizacji (w przypadku stowarzyszeń). Odbiorcami pośrednimi działań jest szeroko rozumiane otoczenie placówki: uczniowie i pozostałe dzieci i młodzież z terenu działania szkoły/przedszkola, rodzice, mieszkańcy, inne organizacje pozarządowe, firmy, media lokalne, instytucje publiczne 2.4 Zakres merytoryczny Współpraca powinna mieć charakter projektowy a wiec mieć zaplanowane nie tylko działania, ale także rezultaty przedstawiciele placówki powinni wiedzieć co zamierzają osiągnąć podejmując poszczególne działania. Związana z tym komunikacja zewnętrzna placówki powinna bazować na języku korzyści, czyli posługiwać się przede wszystkim argumentami, pokazującymi co udało się uzyskać dzięki jej działaniu, ile zaoszczędzić, co ciekawego wnosi ona do życia społeczności lokalnej. a) Placówka corocznie planuje harmonogram działań na rzecz społeczności lokalnej 6

7 b) Placówka podejmuje systematycznie minimum dwie inicjatywy na rzecz współpracy ze społecznością lokalną, przykładowo: Kampania informacyjna, reklamowa (ulotki, plakaty, kampanie radiowe, gazetki, spoty, drzwi otwarte placówki itp.) Opracowywanie i zamieszczanie sprawozdania finansowego i merytorycznego na stronie internetowej organizacji pozarządowej (bez uwzględniania danych osobowych) Spotkania, rozmowy z przedstawicielami środowiska lokalnego. Organizowanie imprez adresowanych do społeczności lokalnych (pikniki, rajdy, kursy, zabawy, wycieczki, turnieje itp.) Utrzymanie i rozwój życia kulturalnego w danej miejscowości (spotkania z ciekawymi ludźmi, seanse filmowe, plenery artystyczne, wystawy fotograficzne, warsztaty zainteresowań itp.) Badanie potrzeb i oczekiwań społeczności lokalnych i rynku edukacyjnego Udział w konsultacjach społecznych (przed powołaniem szkoły, w procesie przekazywania placówki) oraz zabieranie głosu w konsultacjach na tematy związane z edukacją w gminie, konsultowanie programu współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi Współpraca z rodzicami: spotkania informacyjne np. raz na 2 miesiące; komunikowanie np. przez prasę lokalną, stronę internetową, gazetki drukowane; zapraszanie rodziców do współdziałania w tworzeniu życia szkoły (dni otwarte, święta, wycieczki, pikniki itp.) Współpraca z jednostką samorządu terytorialnego: zapraszanie do udziału w uroczystościach, spotkaniach, forach, przekazywanie informacji wynikających z obowiązującego prawa, ale też dotyczących bieżącego życia szkoły, osiągnięć, wyników, podejmowanych przedsięwzięć, ustawianie się w pozycji partnera współrealizującego z nią obowiązki, a nie tylko jako podmiot pobierający dotację Współpraca z mediami: informowanie o ważniejszych wydarzeniach z życia placówki i organizacji pozarządowej, współorganizowanie imprez Współpraca z uczniami: organizowanie dni otwartych, wspólne ustalanie zasad, promowanie sukcesów i talentów, wspieranie poprzez prowadzenie świetlicy środowiskowej, organizację półkolonii, obozów, rozwijających wyrównujących zajęć pozalekcyjnych Współpraca z innymi szkołami i przedszkolami z danego terenu, wspólne wydarzenia, wymiana doświadczeń c) Przedstawianie społeczności lokalnej korzyści wynikających z powołania i współpracy z placówką w obszarach: Wyników w nauce i sukcesów uczniów Promocji konkretnej miejscowości/gminy Pozyskiwanie dodatkowych środków np. finansowanych nie tylko na działalność placówki, ale też na rzecz środowiska lokalnego 7

8 Odciążenie budżetu gminy (utrzymanie placówki) 2.5 Weryfikacja, wskaźniki Wskaźniki weryfikowane są z wykorzystaniem kwestionariusza ankiety z uwzględnieniem: Liczba dzieci uczęszczających do szkoły w zestawieniu rok do roku Poziomu zadowolenia uczniów powyżej 60% Ilość wydarzeń zorganizowanych dla społeczności lokalnej Ilość informacji w mediach na temat szkoły Wzrost frekwencji rodziców na zebraniach Ilość spotkań z przedstawicielami jednostki samorządu terytorialnego Liczba imprez zorganizowanych z innymi podmiotami Za weryfikację wskaźników odpowiada dyrektor placówki wraz z radą pedagogiczną. 2.6 Osoby odpowiedzialne Koordynator ds. promocji ze strony organizacji pozarządowej Zarząd organizacji Dyrektor szkoły Nauczyciele 8

9 3. Standard organizacyjny 3.1 Definicja filozofia - wartości Placówki edukacyjne prowadzone przez organizacje pozarządowe prowadzą działalność w oparciu o ustawę o systemie oświaty (Dz.U. z 2004, nr 256, poz z późn. zm.). Uspójnienie kwestii organizacyjnych prowadzenia placówki edukacyjnej pozwoli na sprawne, adekwatne, terminowe i rzetelne realizowanie założonych zadań przez organizację pozarządową oraz jednostkę samorządu terytorialnego. Standard organizacyjny pozwala także na uspójnienie kierunków działania placówki, określa kolejność działań, zapewnia komfort pracy, ogranicza błędy oraz buduje efektywną współpracę. 3.2 Cel obszaru Celem standaryzowanego obszaru jest wypracowanie kompletnego i niezbędnego (kompleksowego) zestawu procedur i dokumentów wg obowiązujących norm i zasad prawnych w procesie zakładania i prawidłowego prowadzenia placówki oświatowej, prowadzonej przez organizację pozarządową. Zestaw dokumentów i procedur ma pozwolić na przejrzyste, efektywne i skuteczne realizowanie zadań przez placówkę, możliwość weryfikacji zasad i realizacji celów placówki oraz spełniania wymaganych norm i przepisów prawa a także usprawniać współpracę pomiędzy placówką a jednostką samorządu terytorialnego. Celem szczegółowym jest usystematyzowanie procedur i dokumentów wymaganych w placówce oraz określenie wzorcowych procedur i dokumentów wraz z ich zawartością. 3.3 Uczestnicy Bezpośrednimi uczestnikami są osoby i instytucje (jednostka samorządu terytorialnego i organizacja pozarządowa) odpowiedzialne za przekazywanie, likwidowanie, zakładanie, przejmowanie, prowadzenie placówki oświatowej, w tym w szczególności kontrolujący placówki oświatowe, stanowiący prawo (rekomendacje) oraz przedstawiciele organu prowadzącego organizacji pozarządowej i dyrekcja i pracownicy placówki. Pośrednio odbiorcami Standardu są dzieci i młodzież, rodzice, nauczyciele, społeczność lokalna. 3.4 Zakres merytoryczny Stosowane dokumenty: a. Statut organizacji (w tym jasny podział kompetencji i obowiązków walnego zebrania członków w przypadku stowarzyszenia, zarządu organizacji pozarządowej, dyrekcji placówki) wzór statutu organizacji znajduje się na: b. Statut placówki (w tym jasny podział kompetencji i obowiązków dyrekcji placówki, nauczycieli i innych pracowników organizacji pozarządowej; prawa i obowiązki uczniów i 9

10 inne) określone w rozporządzeniu MEN w sprawie ramowych statutów, wzór statutu znajduje się na: wraz z wewnątrzszkolnym system oceniania c. Arkusz organizacyjny placówki oraz szkolny plan nauczania zgodny z rozporządzeniem MEN w sprawie ramowych planów nauczania d. Regulaminy: Zatrudniania Wynagradzania Premiowania Pracy Dokształcania Rady pedagogicznej Rady rodziców/ szkoły Archiwizacji dokumentów Zamówień publicznych do euro Regulamin pracowni; Regulamin dyżurów nauczycieli na przerwach, Regulamin korzystania z urządzeń placówki e. Instrukcje: Bezpieczeństwa i higieny pracy, Przeciwpożarowe f. Zakresy czynności (karty stanowiskowe) g. Karty WPR (wskaźnik ryzyka zawodowego) h. Wewnętrzny obieg informacji i. Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont (wzór stanowi załącznik do Standardu) j. Polityka bezpieczeństwa (ochrony danych osobowych) k. Książka obiektu budowlanego + protokoły przeglądów (elektryczne, kominiarski, innych instalacji jeżeli występują) l. Zestawy: Szkolny Zestaw Programów Nauczania w tym programy profilaktyki, wychowawcze Szkolny Zestaw Podręczników m. Plan pracy placówki n. Plan nadzoru pedagogicznego o. Dokumentacja przebiegu nauczania (arkusze ocen, dzienniki, protokoły egzaminacyjne itp.) Przykłady zapisów oraz wzory dokumentów stanowią załączniki do Standardu, można je również pozyskać m.in. z: Kuratorium oświaty, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Federacji Inicjatyw Oświatowych. Na etapie ustaleń z jednostką samorządu terytorialnego należy ustalić zasady dowożenia uczniów (jeżeli zachodzi taka potrzeba). 10

11 3.5 Weryfikacja, wskaźniki Wdrożenie i coroczna aktualizacja poszczególnych dokumentów dyrektor placówki we współpracy z radą pedagogiczną Wyniki kontroli/ spadek liczby uchybień dyrektor placówki 3.6 Osoby odpowiedzialne dyrektor placówki prezes zarządu organizacji pozarządowej 4. Standard relacji jednostka samorządu terytorialnego - organizacja pozarządowa placówka 4.1 Definicja filozofia wartości Prowadzenie placówki edukacyjnej przez organizację pozarządową nierozerwalnie wiąże się ze współpracą z jednostką samorządu terytorialnego, czyli w przypadku przedszkoli i szkół podstawowych i gimnazjalnych - gminą. To ona otrzymuje z państwa subwencję, przekazywaną następnie jako dotację szkole. Jednostka samorządu terytorialnego prowadzi rejestr placówek i zobligowana jest do zapewnienia dzieciom warunków do nauki. Dobra współpraca stron przynosi wielkie korzyści instytucjom, które się jej podejmują. Pozwala oszczędzać czas i energię, minimalizuje koszty. Służy wreszcie odbiorcom działań - dzieciom uczęszczającym do placówki. Wartości, którymi powinno kierować się w tej relacji określone są przez Ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - to pomocniczość, jawność, uczciwa konkurencja, partnerstwo, suwerenność stron i efektywność. Więcej na ten temat można znaleźć w oficjalnym Modelu współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych dostępnym na stornie Cel obszaru Celem Standardu relacji jednostka samorządu terytorialnego - organizacja pozarządowa jest stworzenie warunków do funkcjonowania szkół prowadzonych przez organizacje pozarządowe oraz zrównanie ich praw (w granicach dopuszczalnych przez prawo) ze szkołami prowadzonymi przez jednostkę samorządu terytorialnego. Standard ma służyć temu, żeby minimalizować konflikty interesów, które mogą wystąpić. Standard wskazuje zatem na istotę relacji i zasady współpracy między jednostką samorządu terytorialnego a organem prowadzącym oraz odnosi się również do relacji pomiędzy organem prowadzącym a samą placówką. 4.3 Uczestnicy 11

12 Bezpośrednio uczestnikami są: jednostka samorządu terytorialnego, w szczególności burmistrz/wójt/prezydent miasta i wydział odpowiedzialny za edukację; organizacja pozarządowa prowadząca placówkę, w szczególności zarząd oraz placówka, w szczególności dyrektor i nauczyciele Pośrednio odbiorcami standardu są dzieci i ich rodzice. 4.4 Zakres merytoryczny Standard w zakresie wszystkich stron współpracy obejmuje: 1. Opracowanie systemu i wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowego przepływu informacji, w szczególności system informatyczny i uchwała 2. Stworzenie kalendarza działań na dany rok budżetowy 3. Merytoryczne przygotowanie pracowników każdej z instytucji odpowiedzialnych za przepływ informacji i współpracę 4. Wyposażenie w odpowiednie narzędzia techniczne: sprzęt i systemy Zakres standardu dotyczący jednostki samorządu terytorialnego: Uwzględnienie w rocznym programie współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi obszaru edukacja, w zakresie spójnym z oczekiwaniami o potrzebami wszystkich stron oraz wyzwań dotyczących edukacji w jednostce samorządu terytorialnego Zapraszanie placówek niepublicznych do udziału w konkursach, uroczystościach organizowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego Przekazywanie placówce informacji o możliwościach korzystania z preferencyjnych ofert, kierowanych dotychczas do uczniów szkół prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego Podnoszenie poziomu wiedzy radnych, w szczególności z komisji oświatowej na temat placówek prowadzonych przez organizacje pozarządowe Zakres standardu dotyczący organizacji pozarządowej prowadzącej placówkę: Powołanie dyrektora placówki - zatrudniającego pracowników szkoły Konsultacje zakresu działań edukacyjnych w ramach programu współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi Przygotowywanie i przedkładanie sprawozdań z działalności placówki do jednostki samorządu terytorialnego Zatwierdzenie arkusza organizacyjnego placówki Zatwierdzenie planu budżetowego placówki (płace, inwestycje, bieżące wydatki) Przekazywanie informacji placówce o planie pracy Opracowanie polityki kadrowej, w tym zapobieganie konfliktom interesów (np. bazujących na wykluczeniach personalnych, dotyczących organizacji o statusie pożytku publicznego) Opracowanie polityki finansowej budującej niezależność placówki Stworzenie strategii rozwoju zarówno organizacji pozarządowej prowadzącej placówkę jak i placówki Zakres standardu dotyczący placówki: 12

13 Propozycje (w zakresie kompetencji) do programu współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi Przygotowanie propozycji dyrektora do planu budżetowego Przygotowanie arkusza organizacyjnego i szkolnego planu nauczania Informowanie dyrektora szkoły obwodowej o spełnianiu obowiązku szkolnego przez dzieci/młodzież uczęszczające do placówki oraz informowanie jednostkę samorządu terytorialnego o spełnianiu obowiązku nauki (uczniowie ze szkół ponadgimnazjalnych) Składanie do jednostki samorządu terytorialnego miesięcznych sprawozdań w szczególności nt. liczby uczniów, finansów Zapraszanie przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych na uroczystości związane z funkcjonowaniem placówki 4.5 Weryfikacja, wskaźniki Coroczny monitoring stopnia realizacji programu współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi - udział organizacji pozarządowej, prowadzącej placówkę w konsultacjach; korzystanie z dotacji pełnomocnik w jednostce samorządu terytorialnego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Udział przedstawiciela organizacji pozarządowej w co najmniej jednym posiedzeniu Komisji stanowiącej jednostki samorządu terytorialnego, właściwej ds. edukacji w skali roku zarząd organizacji pozarządowej Coroczna weryfikacja istnienia i stopnia wdrażania uwzględnionych w standardzie dokumentów, w szczególności spójności z programem współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi i rocznym harmonogramem pracy zarząd organizacji pozarządowej, burmistrz/wójt/prezydent miasta, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego Minimalizacja ilości uchybień, wykazywanych w ramach kontroli dyrektor placówki, kontroler z ramienia jednostki samorządu terytorialnego 4.6 Osoby odpowiedzialne dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego zarząd organizacji pozarządowej przewodniczący Komisji stanowiącej jednostki samorządu terytorialnego, właściwej ds. edukacji dyrektor placówki burmistrz/wójt/prezydent miasta 13

14 5. Standard przekazywania, wydatkowania i rozliczania dotacji 5.1 Definicja filozofia wartości Placówki edukacyjne prowadzone przez organizacje pozarządowe otrzymują dotację i wydatkują ją, zgodnie z obowiązującym prawem (ustawa o systemie oświaty Dz.U. z 2004, nr 256, poz z późn. zm.). Terminowe i rzetelne przekazywanie zakładanych przepisami prawa środków przez jednostkę samorządu terytorialnego pozwala na realizację zadań placówki zgodnie z planem pracy oraz zapewnienie stabilności finansowej i możliwość planowania działań placówki w okresie kilku miesięcy. Z uwagi na odpowiedzialność organów administracji publicznej (szkoła obwodowa ) za realizację obowiązku edukacji dzieci i młodzieży do 18. roku życia oraz zgodne z prawem wydatkowania dotacji, niezwykle istotne jest prawidłowe i rzetelne wykorzystywanie środków oraz terminowe rozliczenie wydatków przez placówkę. 5.2 Cel obszaru Celem Standardu przekazywania i wydatkowania dotacji jest stworzenie jawnych i precyzyjnych dla obu stron zasad naliczania, przekazywania, wydatkowania i rozliczania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w celu zapewnienia funkcjonowania placówki i realizacji jej celów edukacyjnych zgodnie z obowiązującym prawem. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, po konsultacji z władzami organizacji pozarządowej prowadzącej placówkę powinien uchwalić wiążące dla obu stron kalendarium przekazywania i rozliczania dotacji oraz tryb jej kontrolowania. 5.3 Uczestnicy Bezpośrednimi uczestnikami są przedstawiciele jednostki samorządu terytorialnego, członkowie jego organu stanowiącego oraz przedstawiciele organu prowadzącego organizacji pozarządowej i dyrekcja placówki. Pośrednio odbiorcami standardu są dzieci i młodzież oraz rodzice. 5.4 Zakres merytoryczny Zachowanie rzetelności i przejrzystości informacji nt. wysokości subwencji z uwzględnieniem naliczania środków dla dzieci z niepełnosprawnością oraz innych wag dotyczących placówki np. na uczniów szkoły na wsi (P1), na uczniów mniejszości narodowych (P9 i P10) i innych dotyczących szkoły Jednolite wzory dokumentów, aktualizowane w razie konieczności, tj. a. tryb naliczania dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego b. tryb przekazywania dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego 14

15 c. tryb wydatkowania dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego d. tryb rozliczania dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego e. tryb kontroli dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego f. zasady informacji o liczbie uczniów/przedszkolaków objętych procesem edukacji w placówce, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego g. wzór wniosku o dotację, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego h. wzór sprawozdania z wydatkowania dotacji, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego i. wzór informacji o liczbie uczniów/przedszkolaków objętych procesem edukacji w placówce, przyjmowany w drodze uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego Jednolity system informatyczny do obsługi dotacji zapewniany przez jednostkę samorządu terytorialnego. Dostarczanie informacji oraz organizacja szkoleń z zakresu obsługi systemu zapewniane są organizacji pozarządowej w okresie do miesiąca od momentu rozpoczęcia funkcjonowania placówki. Wyznaczenie w wydziale merytorycznym jednostki samorządu terytorialnego (gminy/miasta) urzędnika odpowiedzialnego za obsługę placówek prowadzonych przez inne podmioty, który monitoruje wszystkie ich sprawy, od procesu rejestracji, przez cały czas prowadzenia placówki, po jej ewentualną likwidację. Uchwała organu stanowiącego jednostkę samorządu terytorialnego powinna zawierać: a. Sposób naliczania dotacji, w tym precyzyjny wzór wyliczania dotacji z uwzględnieniem wag na: uczniów niepełnosprawnych (P3 P6), uczniów szkół na wsi (P1), uczniów mniejszości narodowych (P9, P10) i innych dotyczących danej placówki, (wzory dokumentów, terminy) oraz zasady przekazywania informacji na temat dotacji na kolejny rok kalendarzowy b. Terminy przekazywania dotacji c. Sposób wprowadzania korekt d. Sposób zgłaszania zastrzeżeń e. Sposób przeprowadzania kontroli (organy uprawnione, zakres merytoryczny) f. Informacja o podstępowaniu w przypadku niewykorzystania dotacji w terminie g. Zasady postępowania w przypadku nienależycie pobranej lub niewłaściwie wykorzystanej dotacji h. Informacja na temat ogólnych zasad dotyczących kwalifikowalności kosztów dotacji obejmująca wytyczne w zakresie wykonywania remontów wypracowana wspólnie przez przedstawicieli wszystkich stron. 15

16 Opracowanie przez wydział ds. edukacji jednostki samorządu terytorialnego zakresu metryczki i przekazanie informacji o metryczce oraz o sposobie naliczania dotacji dla przedszkoli. Zarząd organizacji pozarządowej posiada harmonogram sporządzania wymaganych dokumentów oraz terminarz podejmowanych działań. Placówka dysponuje: a. Harmonogramem z terminami poszczególnych działań b. Wzorami dokumentów, wynikającymi z uchwały c. Dostępem do systemu informatycznego przeznaczonego do obsługi dotacji placówek niepublicznych 5.5 Weryfikacja, wskaźniki Bieżący monitoring stopnia realizacji uchwały, w tym terminowości dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego, osoba odpowiedzialna za kontrolę w jednostce samorządu terytorialnego. Coroczne opracowanie wzoru wyliczania dotacji w danej jednostce samorządu terytorialnego dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego. Wysokość corocznej dotacji w odniesieniu do liczby uczniów, w tym niepełnosprawnych dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego. Wydatkowanie środków dotacji zgodnie z obowiązującym prawem, w tym lokalnym oraz regulaminami wewnątrz organizacji pozarządowej dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego, prezes/przewodniczący organizacji pozarządowej. 5.6 Osoby odpowiedzialne dyrektor/kierownik właściwy ds. edukacji w jednostce samorządu terytorialnego prezes/przewodniczący zarządu w organizacji pozarządowej dyrektor placówki 16

17 6. Standard finansowania placówki ze źródeł innych niż dotacja oświatowa 6.1 Definicja filozofia wartości Podstawowym źródłem finansowania placówek edukacyjnych, prowadzonych przez organizacje pozarządowe są dotacje przekazywane z właściwej terytorialnie jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie ustawy o systemie oświaty (Dz.U. z 2004, nr 256, poz z późn. zm.). Biorąc pod uwagę, że organem prowadzącym placówkę jest organizacja pozarządowa, środki na działalność edukacyjną, rekreacyjną, turystyczną i inną, zgodną ze statutem tej organizacji, może ona czerpać z licznych dostępnych źródeł finansowania. Pozyskiwanie dodatkowych środków, poza subwencją z jednostki samorządu terytorialnego, powinno być naturalnym elementem funkcjonowania placówek. 6.2 Cel obszaru Celem standardu finansowania placówki ze źródeł innych niż dotacja oświatowa jest zwiększenie świadomości i wykorzystania przez organy prowadzące placówki edukacyjne (organizacje pozarządowe) oraz dyrektorów szkół możliwości pozyskiwania dodatkowych źródeł finansowania działań na rzecz uczniów i otoczenia placówki, poza środkami z dotacji oświatowej. Celem szczegółowym jest zbudowanie w każdej placówce strategii fundraisingowej (pozyskiwania środków) oraz wydelegowanie minimum 1 osoby odpowiedzialnej za pozyskiwanie środków na dodatkowe działania placówki. 6.3 Uczestnicy Bezpośrednimi uczestnikami są przedstawiciele organu prowadzącego zarząd organizacji pozarządowej oraz członkowie (w przypadku stowarzyszenia), dyrekcja placówki i pracownicy placówki oraz osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie środków. Pośrednio odbiorcami Standardu są dzieci i młodzież, rodzice, nauczyciele, społeczność lokalna. 6.4 Zakres merytoryczny Placówka buduje corocznie strategię fundraisingową (pozyskiwania środków), zakładającą wykorzystanie minimum 2 dodatkowych źródeł finansowania Placówka dysponuje zespołem, minimum 1 osobą, odpowiedzialnym za pozyskiwanie środków poza dotacją oświatową, realizację projektów i ich rozliczanie Placówka posiada system motywacyjny związany z pozyskiwaniem dodatkowych środków na funkcjonowanie placówki Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie środków w sposób ciągły podnosi kwalifikacje w zakresie pozyskiwania środków, planowania i realizacji projektów poprzez uczestnictwo w szkoleniach, konferencjach, spotkaniach Placówka regularnie przygotowuje i upowszechnia sprawozdania z pozyskiwanych dodatkowych środków 17

18 Placówka wykorzystuje wybrane z poniższych źródła finansowania działań poza dotacją oświatową: a. Osoby prywatne (m.in. darowizny, zbiórki publiczne, loterie, spadki, zapisy, 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku posiadania statusu pożytku publicznego prze organizację); b. Małe firmy (do 250 pracowników) oraz lokalni rzemieślnicy (m.in. darowizny, barter, wolontariat pracowniczy); c. Średnie firmy ( pracowników) (m.in. darowizny, barter, wolontariat pracowniczy); d. Duże firmy (powyżej 500 pracowników) (m.in. programy grantowe, darowizny, barter, wolontariat pracowniczy); e. Krajowe i zagraniczne fundacje kapitałowe (m.in. Polsko-Amerykańska Fundacja Wolności, Fundacja Wspomagania Wsi); f. Sądy (tzw. nawiązki sądowe); g. Internet (m.in., crowdfunding, darowizny) h. Działalność odpłatna organizacji pozarządowej (m.in. sprzedaż przedmiotów wytwarzanych przez dzieci podczas warsztatów, prowadzenie szkoleń, kursów, warsztatów, prowadzenie odpłatnych zajęć np. językowych, informatycznych, przygotowywanie do egzaminów, festyny, zabawy, grille, dożynki); i. Działalność gospodarcza organizacji pozarządowej (m.in. sprzedaż przedmiotów wytwarzanych przez dzieci podczas warsztatów, prowadzenie szkoleń, kursów, warsztatów, wynajmowanie sal lekcyjnych, sal gimnastycznych, boisk i sprzętu, prowadzenie odpłatnych zajęć np. językowych, informatycznych, przygotowywanie do egzaminów, festyny, zabawy, grille, dożynki); j. Administracja rządowa: administracja rządowa szczebla centralnego (m.in. Ministerstwo Edukacji Narodowej, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego); agendy rządowe szczebla centralnego (m.in. Państwowa Agencja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych); administracja rządowa szczebla wojewódzkiego (m.in. Urząd Wojewódzki, Pełnomocnik Wojewody ds. uzależnień, alkoholizmu, Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska, Wojewódzki Ośrodek Zatrudnienia i Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych); Kuratorium Oświaty; k. Administracja samorządowa: Urząd Marszałkowski (m.in. Wydział Edukacji, Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej); Starostwo Powiatowe (m.in. Wydział Edukacji, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie); Urząd miasta, urząd gminy (m.in. Wydział Edukacji, Ośrodek Pomocy Społecznej, Gminny Fundusz Alkoholowy z przeznaczeniem na np. dodatkowe zajęcia pozalekcyjne, prowadzenie świetlicy socjoterapeutycznej, organizowanie półkolonii, kolonii, obozów itp.) l. Fundusze Unii Europejskiej (m.in. Program Młodzież w Działaniu, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Program Rozwoju Obszarów Wiejskich); 18

19 m. Fundusze europejskie (m.in. Fundusze Norweskie i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Fundusze Szwajcarskie) Organizacja pozarządowa corocznie podejmuje decyzję nt. prowadzenia poza oświatowej działalności w celu pozyskania dodatkowych środków na prowadzenie placówki lub działalność wychowawczą 6.5 Weryfikacja, wskaźniki Ustalony przez władze organizacji pozarządowej oraz dyrektora placówki procent pozyskanych środków zewnętrznych dyrektor placówki Co najmniej 2 dodatkowe źródła finansowania działań rocznie prezes zarządu organizacji pozarządowej Minimum 1 osoba odpowiedzialna w placówce za pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania tzw. koordynator ds. pozyskiwania dodatkowych źródeł finansowania 6.6 Osoby odpowiedzialne dyrektor placówki koordynator w placówce za pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania prezes zarządu w organizacji pozarządowej 19