Kraków, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Kraków, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu Gotuj po hiszpańsku w ramach: Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego zwracamy się z zapytaniem ofertowym. Celem projektu jest aktywizacja zawodowa Uczestników projektu poprzez nabycie lub podniesienie kompetencji zawodowych w zakresie zawodu kucharz, kompetencji w zakresie języka hiszpańskiego oraz kompetencji interpersonalnych z wykorzystaniem praktyki zawodowej w Hiszpanii. I. ZAMAWIAJĄCY Fundacja Rozwoju Kompetencji i Przedsiębiorczości PROAKTYWNI ul. J. Wybickiego 14/94, Kraków KRS nr: NIP: Biuro Projektu w Krakowie ul. Szlak 8a/5, Kraków Osoba do kontaktu: Anna Pitulej tel anna.pitulej@fundacjaproaktywni.pl II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja podróży pomiędzy Krakowem a miejscem zakwaterowania uczestników projektu w Walencji i podróży powrotnej z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji i taryf specjalnych, z uwzględnieniem preferencji Zamawiającego co do terminu wyjazdu. Kod CPV: usługi biur podróży i podobne 2. Wykonawca zapewni podróż uczestnikom projektu na następujących odcinkach: a. Kraków lub port lotniczy Kraków-Balice (Polska) nie więcej niż 3 adresy wskazane przez Zamawiającego na terenie miasta Walencja (Hiszpania); b. nie więcej niż 3 adresy wskazane przez Zamawiającego na terenie miasta Walencja (Hiszpania) Kraków lub port lotniczy Kraków-Balice (Polska). 3. Wykonawca zapewni nie więcej niż 1 lot oraz transfer z lotniska do maksymalnie 3 adresów wskazanych przez Zamawiającego na terenie miasta Walencja. Łączny czas trwania podróży nie może przekraczać 8 godzin w tym podróż busem/autokarem nie może przekraczać 4,5 godzin. Podróż może odbywać się w godzinach od 6:00 do 2: Wykonawca zapewni podróż łącznie 60 osobom w tym 55 uczestnikom projektu w pięciu edycjach po średnio 11 osób oraz mentora (5 podróży, po 1 dla każdej edycji). Planowane terminy wykonania usługi określa punkt IV. 5. Zamawiający zapewni możliwość podania listy nazwisk pasażerów na co najmniej 17 dni przed datą rozpoczęcia podróży w przypadku I Edycji i na co najmniej 30 dni przed datą rozpoczęcia podróży w przypadku II-V Edycji. W tym samym terminie zostaną podane przez Zamawiającego dokładne terminy podróży z podaniem co najmniej 3-dniowego zakresu możliwych dni podróży. 6. Wykonawca zapewni możliwość przewozu każdemu uczestnikowi dwóch sztuk bagażu, w tym: 1 Strona 1 z 9

2 sztuki bagażu podręcznego do 10 kg oraz 1 sztuki bagażu do 20 kg. 7. Cena biletów oraz koszty pozostałych usług transportowych powinny obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne, koszty ubezpieczenia w podróży (NNW + utrata bagażu) i inne niezbędne. 8. Wykonawca zapewni bezpieczny przewóz uczestników projektu, tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny. 9. W przypadku odwołania podróży (np. z powodu odwołanego lotu), Wykonawca zapewni transport alternatywny w najwcześniejszym możliwym terminie. 10. W przypadku opóźnienia, Wykonawca zapewni obsługę podróży zgodnie z Artykułem 6 i 9 Rozporządzenia WE 261/200 Parlamentu Europejskiego i Rady, z wyłączeniem Artykułu W przypadku odmowy przyjęcia na pokład, Wykonawca zapewni obsługę zgodnie z pkt. 10 i 11. III. WARUNKI ZAMÓWIENIA: 1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia innym podwykonawcom. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania ogłoszenia bez podania przyczyny. 6. Wykonawca nie może być podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo 1 7. Wykonawca posiada niezbędne doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem tj. posiada min. 3-letnie doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych oraz zorganizował w ciągu ostatnich 3 lat przynajmniej 3 usługi organizacji wyjazdów zagranicznych dla osób dorosłych. 8. Zamawiające ma prawo do odstąpienia od umowy i żądania zwrotu przekazanych środków w przypadku niewywiązania się Wykonawcy z warunków umowy. 9. Wykonawca musi potwierdzić, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem niniejszego postępowania. Ocena warunku dokonana zostanie na podstawie złożonego zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych. 10. Zamawiający ma możliwość udzielenia Wykonawcy zamówień uzupełniających do wysokości 50% zamówienia podstawowego określonego w umowie zawartej z Wykonawcą zgodnie z Wytycznymi określonymi w pkt. III, podpunkt Wykonawca dysponuje niezbędnych potencjałem technicznym i finansowym do realizacji zamówienia. 12. Płatność za wykonaną usługę nastąpi po każdej z 5 edycji na podstawie rachunku lub faktury VAT. Strony ustalają 14 dniowy termin płatności. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia terminu zapłaty, w przypadku braku środków na koncie projektu. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, Zamawiający powiadomi Wykonawcę o przewidywanym terminie wpłaty. 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Strona 2 z 9

3 IV. TERMIN WYKONANIA USŁUGI Planowane terminy podróży dla uczestników projektu (55 osób): I edycja: czerwiec 2016 (podróż do Walencji) wrzesień 2016 (podróż do Krakowa); II edycja: wrzesień 2016 (podróż do Walencji) listopad 2016 (podróż do Krakowa); III edycja: grudzień 2017 (podróż do Walencji) luty 2017 (podróż do Krakowa); IV edycja: marzec 2017 (podróż do Walencji) maj 2017 (podróż do Krakowa); V edycja: czerwiec 2017 (podróż do Walencji) sierpień 2017 (podróż do Krakowa). Planowane terminy wylotów i przylotów dla mentora (5 podróży): czerwiec 2016 (podróż do Walencji) lipiec 2016 (podróż do Krakowa); lipiec 2016 (podróż do Walencji) październik 2016 (podróż do Krakowa); październik 2016 (podróż do Walencji) styczeń 2017 (podróż do Krakowa); styczeń 2017 (podróż do Walencji) kwiecień 2017 (podróż do Krakowa); kwiecień 2017 (podróż do Walencji) sierpień 2017 (podróż do Krakowa). W/w terminy są terminami planowanymi i mogą ulec zmianie. V. OCENA OFERT 1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz spełniająca następujące kryteria merytoryczne: całkowita cena brutto za całość zamówienia (55%). doświadczenie (45%). Punkty za poszczególne kryteria zostaną przyznane w następujący sposób: a) Za kryterium cena brutto punkty zostaną policzone w następujący sposób: najniższa cena oferty spośród wszystkich rozpatrywanych ofert x 100 pkt x 55% cena oferty badanej b) Za kryterium doświadczenie punkty zostaną policzone w następujący sposób: liczba lat doświadczenia w badanej ofercie x 100 pkt x 45% największa liczba lat doświadczenia spośród wszystkich ofert 2. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 4. Ocena oferty wyrażona jest w punktach z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę w języku polskim na Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1 do Zapytanie Ofertowego). Oferta musi zawierać: Strona 3 z 9

4 Pełną nazwę Wykonawcy; Adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu oraz nr NIP, REGON; Wycenę zamówienia zawierającą informacje o cenie brutto za całość zamówienia. Cena wyrażona jest w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego; Osobę do kontaktu; Termin związania ofertą: 30 dni od terminu składania ofert. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Wykonawca składa oświadczenie, że nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego). 4. Na potwierdzenie posiadanego doświadczenia w zakresie objętym zamówieniem Wykonawca wypełni formularz (Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego) potwierdzający posiadanie min. 3-letniego doświadczenia w realizacji wyjazdów zagranicznych oraz realizację w ostatnich 3 latach przynajmniej 3 usług organizacji wyjazdów zagranicznych dla osób dorosłych. 5. Do oferty należy dołączyć aktualny wypis z KRS lub wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej oraz zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych. VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferty można składać osobiście lub pocztą tradycyjną lub przesyłką kurierską na adres: Fundacja Rozwoju Kompetencji i Przedsiębiorczości PROAKTYWNI Biuro Projektu w Krakowie ul. Szlak 8a/5, Kraków do dnia r. do godz. 10:00 (decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego). W przypadku składana ofert osobiście lub pocztą na kopercie należy umieścić napis Oferta na organizacja podróży pomiędzy Krakowem a miejscem zakwaterowania uczestników projektu w Walencji i podróży powrotnej w ramach projektu Gotuj po hiszpańsku. 2. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem uzasadnienia. Informacja o wyborze oferty zostanie zamieszczona w Biurze Projektu oraz na stronie internetowej przeznaczonej do publikowania zapytań ofertowych zgodnie z Wytycznymi określonymi w pkt. III, podpunkt Oferty złożone po terminie nie będą uwzględnione przy wyborze Wykonawcy. 4. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia w toku badania i oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. VIII. PROCEDURA OCENA OFERTY Ocena ofert rozpocznie się w dniu 30 maja 2016r. po godzinie 10:00 i zakończy się nie później niż 31 maja 2016 r. Z zapytania ofertowego wykluczone zostaną podmioty o których mowa w pkt. III, podpunkt 6. Oferty zostaną ocenione pod względem formalnym i merytorycznym. Przy ocenie formalnej Zamawiający weźmie pod uwagę spełnienie warunków zamówienia określonych w punkcie II oraz kryteria zawarte w pkt. VI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. Oferty niespełniające wymogów formalnych zostaną odrzucone i nie będą podlegać ocenie merytorycznej. Przy ocenie merytorycznej Zamawiający weźmie pod uwagę kryterium całkowitej ceny brutto za całość zamówienia i doświadczenia zgodnie z punktem V OCENA OFERT. Strona 4 z 9

5 Wybrani Wykonawcy zobowiązani są do podpisania z Zamawiającym umowy na realizację zamówienia w terminie do dnia 10 czerwca 2016r. Decyzję o terminie podpisania takiej umowy podejmuje Zamawiający, a decyduje o tym etap realizacji projektu i związane z nim potrzeby jego Uczestników. IX UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający unieważni postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Maksymalna możliwa do zaakceptowania przez Zamawiającego stawka brutto za całość zamówienia wynosi ,00 zł. Dodatkowych informacji udziela Anna Pitulej koordynator projektu, tel , anna.pitulej@fundacjaproaktywni.pl w godzinach 10:00-15:00. Strona 5 z 9

6 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Pieczęć firmowa Wykonawcy (jeżeli posiada) miejscowość i data I. ZAMAWIAJĄCY FORMULARZ OFERTOWY Fundacja Rozwoju Kompetencji i Przedsiębiorczości PROAKTYWNI ul. J. Wybickiego 14/94, Kraków KRS nr: NIP: Biuro Projektu w Krakowie ul. Szlak 8a/5, Kraków II. WYKONAWCA Imię i nazwisko / Pełna nazwa Wykonawcy:. Adres zamieszkania lub siedziba Wykonawcy:.. Nr telefonu/fax Nr NIP:. Nr REGON:..... Osoba do kontaktów.... III. WYCENA ZAMÓWIENIA W nawiązaniu do zapytania oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia wg poniższej specyfikacji: Przedmiot zamówienia Ilość Cena jednostkowa brutto (PLN) Organizacja podróży pomiędzy 60 osób Krakowem a miejscem zakwaterowania uczestników projektu i mentora w Walencji i podróży powrotnej Wartość brutto za całość zamówienia (PLN) Strona 6 z 9

7 IV. PRZYKŁADOWY OPIS PODRÓŻY Trasa podróży Środek transportu Przewoźnik Czas trwania podróży Uwagi 1. Oświadczam, że zapoznałem/łam się z Zapytaniem Ofertowym oraz uzyskałem/łam konieczne informacje i wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 2. Oświadczam, że spełniam wymogi określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia. 3. Oświadczam, że cena podana w ofercie uwzględnia wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego. 4. Zobowiązuję się w przypadku przyznania zamówienia, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Oświadczamy, iż wszystkie informacje zamieszczone w ofercie są aktualne i zgodne z prawdą Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy Strona 7 z 9

8 Załącznik 2 do Zapytania Ofertowego.... pieczęć Wykonawcy (jeżeli posiada) miejscowość, data OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że firma... (pełna nazwa i adres przedsiębiorstwa). identyfikująca się NIP.., REGON.. Zwany/a dalej Wykonawcą nie posiada z Fundacją Rozwoju Kompetencji i Przedsiębiorczości PROAKTYWNI z siedzibą w Krakowie przy ulicy Józefa Wybickiego 14/94, NIP , KRS nr: zwanym dalej Zamawiającym powiązań osobowych lub kapitałowych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie wydaje się w związku z konkursem ofert na: rezerwację, dostarczanie biletów oraz zapewnienie usługi transportowej na trasie Polska-Hiszpania i Hiszpania-Polska w ramach realizacji projektu Gotuj po hiszpańsku Podpis osoby upoważnionej Strona 8 z 9

9 Załącznik 3 do Zapytania Ofertowego.... pieczęć Wykonawcy (jeżeli posiada) miejscowość, data Liczba pełnych lat doświadczenia w organizacji wyjazdów zagranicznych. Wykaz wykonywanych 3 usług organizacji wyjazdów zagranicznych dla osób dorosłych w ciągu ostatnich 3 lat. Lp. Nazwa usługi Szczegółowy opis (data realizacji usługi, ilość uczestników, trasa podróży) Podpis osoby upoważnionej Strona 9 z 9