z dnia 28 sierpnia 2013 r. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PUBLICZNYCH W KAZUNIU POLSKIM

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2013 /2014 z dnia 28 sierpnia 2013 r. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PUBLICZNYCH W KAZUNIU POLSKIM I. Postanowienia ogólne 1 Ilekroć w niniejszej procedurze, bez bliższego określenia jest mowa o: 1. Placówce oświatowej należy przez to rozumieć Zespół Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim działającą w ramach ustawy o systemie oświaty, dla której organem prowadzącym jest Urząd Gminy Czosnów. 2. Dyrektorze należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim 3. Pracowniku należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy w Zespole Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim Podstawy prawne niniejszej procedury stanowią: 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm), 2) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w Komunikacje Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. Ministra Finansów Nr 15, poz.84) 2. Zakres procedury kontroli zarządczej obejmuje: 1) Analizę i ocenę pod kątem zgodności i kompletności bazy prawnej jednostek w tym wymaganych przepisów zewnętrznych i procedur wewnętrznych regulujących działalność jednostki. 2) Określenie celów i zadań jednostek. 3) Identyfikację i ocenę ryzyka oraz określenie reakcji na zidentyfikowane ryzyko.

2 4) Dokonywanie określonych czynności sprawdzających w poszczególnych obszarach kontrolnych pod kątem legalności, celowości i gospodarności w wydatkowaniu środków publicznych, a także terminowości i efektywności. Prowadzenie okresowej samooceny systemu kontroli zarządczej Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo jednostek dla zapewnienia celów i zadań w sposób zgodny z prawem efektywny, oszczędny, terminowy. 2. Kontrola zarządcza to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym, a wymaganym. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystywania środków gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów materialnych, finansowych, informatycznych. 3. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie: 1) zgodności działalności jednostek z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi co należy osiągnąć poprzez systematyczne i rzetelne działania polegające na każdorazowym sprawdzaniu podejmowanych czynności podkontem ich legalności, 2) skuteczność i efektywności działania co zapewnia system kontroli instytucjonalnej i zewnętrznej, pozwalającej na dokonywanie zmian w ocenianych procesach, 3) wiarygodność sprawozdań co osiąga się poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, 4) ochrony zasobów jest zapewniona poprzez zabezpieczanie wszystkich zasobów jednostek i udostępnianie ich tylko osobom uprawnionym, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania dokonywane jest poprzez sformułowanie kodeksu etycznego i wdrążenie go w Zespóle Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim. 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji Internet, narady z pracownikami, 7) zarządzanie ryzykiem identyfikowanie ryzyka i podejmowanie działań mających na celu ich minimalizację. 4. Osobami uczestniczącymi w realizacji kontroli zarządczej są: 1) dyrektor szkoły w zakresie całości jej funkcjonowania

3 2) sekretarz szkoły w sprawach administracji wewnętrznej 3) pozostali pracownicy realizujący zadania powiązane z gospodarką finansową w zakresie określonym przydziałem obowiązków bądź udzielonym upoważnieniem Misją Zespołu Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim jest realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych szkoły zawartych w Statucie Szkoły oraz procedurach i regulowaniach wewnętrznych jednostki. 1. Praca z uczniem ze specyficznymi trudnościami w nauce. 2. Praca z uczniem zdolnym. 3. Współpraca z rodzicami. 4. Praca wychowawcza. 5. Działania profilaktyczne. 6. Realizacja projektów i programów własnych. 7. Sprawne i skuteczne zarządzanie jednostką jako zakładem pracy dla pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych. 2. Zadania jednostki określają: 1. Statut Zespołu Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim. 2. Program Wychowawczy. 3. Program Profilaktyczny. 4. Zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień jej pracowników Kontrola zarządcza winna zapewnić: legalność, rzetelność, celowość i gospodarność dokonywanych operacji. 2. Kryterium legalności polega na badaniu: 1) zgodności prowadzonej przez jednostkę działalności z obowiązującymi przepisami prawa,

4 2) prawidłowość stanowienia unormowań wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką, 3) prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych. 3. Kryterium rzetelności służy ocenie: 1) wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennością i terminowością, 2) sposobu i zakresy wypełniania zadań jednostek, 3) sposobu dokumentowania działań jednostki zgodnie z zasadami określonymi w procedurach wewnętrznych. 4. Kryterium celowości polega na badaniu: 1) czy działalność jednostki jest zgodne z przyjętymi celami i zadaniami? 2) czy została zapewniona optymalizacja zastosowanych metod i środków dla osiągnięcia założonych celów? 5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę: wydatkowania środków pod kątem uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów, 1) uzyskanej relacji nakładów do efektów, 2) wykorzystania wysokości szkód powstałych w działalności jednostek. II. STANDARDY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Cel i charakter standardów Standardy kontroli zarządczej w Zespole Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim określają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej w Zespole Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim i stanowią uporządkowany zbiór wskazówek do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli. Są opracowane na podstawie standardów kontroli zarządczej w załączniku do komunikatu Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. (Dz. U. Nr 23 Nr 15, poz. 84) Standardy odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej: A. Środowisko wewnętrzne B. Cele i zarządzanie ryzykiem C. Mechanizmy kontroli

5 D. Informacja i komunikacja E. Monitorowanie i ocena 2. Standardy kontroli zarządczej A. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH Osoby kierujące szkoła jak i wszyscy pracownicy znają i są świadomi wartości etycznych przyjętych w szkole oraz przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych im zadań i obowiązków. Osoby kierujące placówka są zobowiązane do dawania dobrego przykładu tak w postępowaniu jak i w podejmowanych decyzjach. W celu realizacji standardu określono w drodze dyskusji zbiór wartości nadrzędnych uznawanych i akceptowanych przez społeczność szkolną. W oparciu o przyjęte wartości określono zbiór zasad etycznych obowiązujących w szkole. Wprowadzono zasady etyki zawodowej dla nauczycieli na podstawie Kodeksy Etyki Nauczycielskiej opracowanym przez Polskie Towarzystwo Nauczycieli. - zaś dla pracowników niepedagogicznych na kodeksie etycznym pracowników samorządowych - dla ucznia wprowadzono zasady etyki uczniów zgodnie z hierarchią wartości, wypracowane przez uczniów, przy udziale rodziców i nauczycieli (do programu wychowawczego szkoły prawa i obowiązku ucznia) - obowiązują i funkcjonują określone sankcje za nieprzestrzeganie wyżej wymienionych kodeksów etycznych. KOMPETENCJE ZAWODOWE Dyrektor dba, aby pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie wykonywać powierzone zadania. Proces zatrudnienia prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata według opracowanych przez dyrektora procedur. WDN ustalamy w konsultacjach z nauczycielami zapewnia rozwój ich kompetencji zawodowych. STRUKTURA ORGANIZACYJNA (regulamin + schemat) Struktura organizacyjna jednostki jest dostosowana do aktualnych celów i zadań, jest przedstawiona w schemacie. Aktualne zadania, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników są określone w regulaminie i w zakresach obowiązków, które pracownicy otrzymują na piśmie.

6 DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ Zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom jest określone na piśmie w przydziale obowiązków. W zarządzaniu procesem dydaktyczno wychowawczym preferuje się uzależnione od zadań przekazywanie uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności nauczycielom. Dyrektor sprawuje ogólny nadzór wyraża zgodę na osiąganie celów postawionych przez pracowników, monitoruje ich działania, Cele i skala swobody pracowników w powiązaniu z ich odpowiedzialnością są uzgadniane w partnerski sposób. Delegowanie jest stylem, który stanowi cel w zarządzaniu. Zakres delegowanych uprawnień musi być odpowiedni do podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i związanego z nimi ryzyka. B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Szkoła ma określoną misję oraz cele wynikające z przepisów ustawy co sprzyja ustaleniu hierarchii. Celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Proces zarządzania ryzykiem jest udokumentowany (zał. nr 1 do zarządzenia nr 3/2013 r. Dyrektora Zespołu Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim z dnia r.) MISJA Szkoła osiąga cele i wykonuje zadania wynikające z przepisów prawa oraz uwzględniając program wychowawczy i program profilaktyczny szkoły. Zastosowany do potrzeb rozwojowych uczniów oraz potrzeb danego środowiska. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Cele i zadania są stale przedstawione w rozdziałach STATUTU SZKOŁY a ich osiągnięcia i wykonywanie przebiega według założeń statutowych oraz wynika z bieżącej koncepcji szkoły i rocznych planów pracy. IDENTYFIKACJA RYZYKA Analiza ryzyka obejmuje perspektywę wieloletnią, przy czym nie rzadziej niż raz w roku dokonuje się identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz określa zasady oceny wpływu ryzyka. Ryzyko związane z przebiegiem procesu dydaktyczno wychowawczego uwzględnia nadzór pedagogiczny, a związane z higieną obejmuje regulamin BHP C. MECHANIZMY KONTOLI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

7 Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne,systemy, dokumenty określające zakres obowiązków, oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja jest spójna i dostępna dla osób których jest przeznaczona (Polityka Bezpieczeństwa oraz Zarządzanie Systemem Informatycznym) Nadzór Prowadzony jest nadzór według ramowego planu nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej i skutecznej realizacji. Ciągłość działalności Posługując się mechanizmami służącymi utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystuje się m.in. wyniki analizy ryzyka. Ochrona zasobów oraz mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Dostęp do zasobów jednostki zgodnie z opracowaną Polityką Bezpieczeństwa oraz Zarządzaniu Systemem Informatycznym w Zespole Szkół Publicznych w Kazuniu Polskim mają wyłącznie upoważnione osoby, chronione są zasobu cyfrowe. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych, gospodarczych, kontrola wewnętrzna. 1. Istnieją następujące formy kontroli wewnętrznej: 1) kontrola wstępna zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom na etapie powstawania zobowiązań finansowych(projekty umów, porozumienia); 2) kontrola bieżąca badanie prawidłowości poszczególnych czynności i operacji w toku ich realizacji, ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych oraz stanu ich zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą (inwentaryzacja, monitoring, regulaminy BHP); 3) kontrola następna badanie stanu faktycznego poszczególnych zaszłości oraz czynności już dokonane. 2. Na dowód kontroli przeprowadzający kontrolę ma obowiązek zamieszczenie każdorazowo swego podpisy oraz daty badania kontrolnego na każdym dowodzie objętym kontrolą. 3. W toku prowadzenia kontroli wstępnej w razie ujawnienia nieprawidłowości kontrolujący powinien zwrócić nieprawidłowy dokument kierownikowi jednostki realizującemu zadanie z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, a także odmówić podpisania tych dokumentów. 4. W razie ujawnienia w toku prowadzenia kontroli czynów noszących znamiona przestępstw, nadużyć itp. Kontrolujący ma obowiązek zabezpieczyć dokumenty stanowiące dowód

8 przestępstwa lub nadużycia i niezwłocznie powiadomić o zajściu bezpośredniego przełożonego, zgodnie z przepisami. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych 1. Dokumenty księgowe przechowuję się w siedzibie urzędu gminy w Czosnowie ul. Gminna Archiwizowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów z poszczególnych okresów. Dokumenty składa się w teczki, skoroszyty, segregatory zgodnie z ich numeracją. 3. Zbiory dokumentów powinny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej, datę oraz numerowanie zebranych dokumentów, znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji oraz symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii archiwalnej. 4. Przekazywanie akt do archiwum odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Wydanie poszczególnych akt księgowych z archiwum może nastąpić na wniosek głównego księgowego. 5. Kategorie archiwalne i okresy przechowywania dokumentów określają aktualnie obowiązujące przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. 6. Ochrona danych z ksiąg rachunkowych sporządzonych za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom określonym w ustawie o rachunkowości, D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA Osoby zarządzające oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wypełniania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji lecz także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. Bieżąca informacja Osobom zarządzającym i pracownikom zapewnia się w odpowiedniej formie i odpowiednim czasie, właściwe i rzetelnie informacje potrzebne do realizacji zadań. Komunikacja wewnętrzna i komunikacja zewnętrzna Efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki zapewnia zasada przekazywania informacji czterema kanałami

9 bezpośrednio ustnie lub pisemnie (księga zarządzeń) przez dyrektora (sekretarkę) bezpośrednio pisemnie przez sekretariat drogą e mailową na tablicy ogłoszeń w Pokoju Nauczycielskim oraz w obrębie działu administracji i jednostki samorządu terytorialnego. E. MONITOROWANIE I OCENA System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Zaleca się przeprowadzenie przynajmniej jeden raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowania. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Źródłem uzyskiwania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki monitorowania i kontroli. Zaleca się coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.