OFERTA PRZETARGOWA na zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Polsce w lipcu 2016 r.

Transkrypt

1 OFERTA PRZETARGOWA na zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Polsce w lipcu 2016 r. Szanowni Państwo, Kujawsko Pomorski Związek Lekkiej Atletyki z siedzibą w Bydgoszczy zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu konkursowym dotyczącym Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Bydgoszczy w lipcu 2016 r. prowadzonym na zasadach określonych w niniejszym Zapytaniu. INFORMACJE WSTĘPNE I. Opis przedmiotu postępowania konkursowego: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie zabezpieczenia usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20, które odbędą się w Bydgoszczy w terminie r. w Bydgoszczy, wg następujących założeń: zapewnienie obsługi transportowej imprezy Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 tym zabezpieczenie transportu dla drużyn w dniach: r. oraz r. Rok produkcji autokarów i busów zapewnionych do obsługi Mistrzostw nie powinien przekraczać 5 lat; autokary powinny być wyposażone w toaletę, klimatyzację, lodówkę, dodatkowym atutem będzie barek i DVD) Dostawca zapewni pełną i kompleksową obsługę transportu według wskazanego poniżej harmonogramu: r. na trasie Warszawa (Lotnisko Okęcie) Bydgoszcz (wskazany hotel) szacowana liczba autokarów r. Bydgoszcz (wskazany hotel) Warszawa (Lotnisko Okęcie) szacowana liczba autokarów 50 Ostateczna liczba niezbędnych pojazdów dla tego zadania może ulec zmianom. Zmiana liczby pojazdów nie może mieć wpływu na cenę jednostkową usługi. Zakwaterowanie i wyżywienie kierowców oraz opłaty postojowe zapewnia Dostawca. 1

2 zapewnienie przeszkolonego personelu, z minimum trzyletnim doświadczeniem w kierowaniu autokarami, z prawem jazdy kategorii D. Wymagana znajomość języka angielskiego w stopniu podstawowym, znajomość języka ojczystego obsługiwanej reprezentacji podczas turnieju będzie dodatkowym atutem. Dostawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedni jednolity strój kierowców: marynarka, koszula, spodnie. udostępnienie floty autobusowej, dedykowanej do obsługi drużyn uczestniczących w celu wykonania brandingu powierzchni zewnętrznej autobusów oraz pozostałych elementów wewnątrz autobusów (zagłówki, siedziska, etc.). Wszystkie wskazane elementy, będą zainstalowane wyłącznie na czas trwania Mistrzostw, po którym zostaną zdemontowane bez uszkodzenia żadnych elementów autobusu. Za montaż i demontaż odpowiedzialny jest Zamawiający. Zapewnienie odpowiedniej współpracy ze wskazanymi, lokalnymi koordynatorami KPZLA. W tym celu dostawca wyznaczy lokalnych oficerów dyżurnych (dyspozytorów) pozostającą w gotowości operacyjnej przez cały okres usługi. Osoby ta będą odpowiadały za usługi świadczone przez dostawcę. posiadanie co najmniej 5 letniego udokumentowanego doświadczenia w obsłudze transportowej imprez. Ze względu na charakter imprezy Mistrzostwa Świata oraz rangę świadczenia usług transportowych dla poszczególnych grup mogą się różnić od podanych w załączniku nr 1 (program mistrzostw), przy czym zmiany mogą też mieć charakter ilościowy. Uczestnik przetargu tym samym akceptuje warunki i gwarantuje, że w przypadku większej liczby godzin zapewnia pełna obsługę zgodnie ze złożoną ofertą bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. II Wykonawca musi spełniać następujące warunki: Oferent zobowiązuje się, że w : przypadku awarii (bądź jakiejkolwiek innej okoliczności uniemożliwiającej ze względu na stan techniczny autokaru na miejsce imprezy) do zapewnienia autokaru zastępczego, tego samego standardu w ciągu max. 40 minut. Do ofert należy dołączyć ogólne informacje o firmie wraz z kopiami wszelkich wymaganych zezwoleń na prowadzenie tego typu działalności oraz minimum trzy referencje z wykonanych projektów. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 2

3 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w obsłudze imprez sportowych 3. dysponują potencjałem technicznym i zasobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. III Wykaz oświadczeń, dokumentów i informacji jakie mają dostarczyć Wykonawcy Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach złożonych przez Wykonawcę. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, a także niżej wymienione dokumenty: 1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy (wg wzoru, który stanowi załącznik nr 1) wraz ze stosownym pełnomocnictwem w przypadku, gdy umocowanie osoby podpisującej nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu, o którym mowa w pkt 2 poniżej, 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wraz z oświadczeniem, że dane zawarte w odpisie są aktualne i nie uległy zmianie, 3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych 3

4 płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 5) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 oraz PZP, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 6) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 PZP, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert w odniesieniu do podmiotów zbiorowych, 7) polisę lub inny dokument potwierdzający, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. W/w dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta ( 6.1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231), za wyjątkiem dokumentów wymienionych w pkt 1), wykazu wykonanych usług z pkt 8), 10), oświadczenia z pkt 11), 12) oraz 13) powyżej oraz Załączników nr 2 i 3 do zapytania ofertowego, które należy dostarczyć w oryginale. KPZLA zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii, gdyby przedstawiona przez Oferenta kserokopia dokumentu była nieczytelna lub budziła wątpliwości co do jej prawdziwości. IV. Oferty będą oceniane w oparciu o następujące kryteria: Kryterium wyboru oferty jest: a. Cena brutto waga 60 punktów b. Doświadczenie oferenta w realizacji podobnych projektów waga 10 punktów c. Personel - doświadczenie, znajomość języków, znajomość miast (według formularza Standard Personelu) - waga 20 punktów d. Standard floty autokarowej (według formularza Standard Floty) waga 10 punktów V. Opis sposobu obliczenia ceny: 1. Wykonawca poda cenę w sposób określony w formularzu stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszego Zapytania. 2. Wszystkie wartości mają być podane w złotych polskich brutto. Cena zamówienia ma być wyrażona za pomocą cyfry i słownie oraz podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4

5 3. Cena zawarta w ofercie ma zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. VI. Ofertę należy złożyć w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności do siedziby KPZLA ul. Gdańska 163, Bydgoszcz do dnia r. do godziny 12:00 VII. Oferta złożona w formie pisemnej powinna być opisana w następujący sposób: Oferta na zabezpieczenia usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20. VIII. Oferta powinna być podpisana przez umocowanych prawnie przedstawicieli wykonawcy, upoważnionych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. IX. Wykonawca związany będzie ofertą nie krócej niż do r. X. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem ofertowym należy kierować do KPZLA, każda ze stron na wniosek drugiej strony niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania) lub dostarczyć w formie pisemnej do siedziby KPZLA ul. Gdańska Bydgoszcz, XI. KPZLA zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji po otwarciu ofert. Negocjacje odbędą się w miejscu i terminie określonym w zaproszeniu do negocjacji. XII. KPZLA zastrzega sobie możliwość dokonania zmian warunków zawartych w niniejszym zaproszeniu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia zmian KPZLA przekaże informację o zmianach wszystkim wykonawcom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. XIII. Po zapoznaniu się z treścią oferty KPZLA może zwrócić się do wykonawcy o uzupełnienie dostarczonej dokumentacji lub wyjaśnienie poszczególnych kwestii. XIV. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. XV. Przed upływem terminu do składania ofert, Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę. XVI. Ofertę odrzuca się, jeżeli: a) jej treść nie odpowiada wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym lub dokumentacji postępowania; 5

6 b) oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu postępowania zakupowego; c) zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, na poprawienie których wykonawca nie wyraził zgody. XVII. KPZLA może unieważnić prowadzone postępowanie zakupowe na każdym jego etapie bez podawania przyczyn. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania. XVIII. Wykonawcy składający ofertę wspólnie ponoszą odpowiedzialność solidarną. XIX. W przypadku wyboru oferty wykonawcy, jest on zobowiązany do zawarcia umowy zawierającej m.in. istotne postanowienia umowne np. kary umowne. Doprecyzowanie warunków dotyczących kar umownych nastąpi w ramach właściwej umowy. 6

7 Załącznik nr 1. Formularz ofertowy (miejscowość, data) (pieczęć oferenta) Kujawsko-Pomorski Związek Lekkiej Atletyki Bydgoszczy ul. Gdańska 163 OFERTA Na zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Polsce w lipcu 2016 r. Dane dotyczące oferenta: Nazwa Siedziba Nr telefonu/faksu NIP: Oferujemy : zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Polsce w lipcu 2016 r. wg następującego harmonogramu: r. na trasie Warszawa (Lotnisko Okęcie) Bydgoszcz (wskazany hotel) szacowana liczba autokarów r. Bydgoszcz (wskazany hotel) Warszawa (Lotnisko Okęcie) szacowana liczba autokarów 50 7

8 zgodnie z Zapytaniem Ofertowym za łączną kwotę: netto: zł (słownie zł), brutto: zł (słownie zł), w tym podatek VAT w wysokości: % tj. zł. 8

9 O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczamy, że oferowana cena za całość zamówienia zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania i nie wnosimy do niej zastrzeżeń. Oświadczamy, że posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Oświadczamy, że znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. ZLECENIOBIORCA 9

10 U M O W A nr.../2016 zawarta w Bydgoszczy w dniu r. pomiędzy: 1. Kujawsko-Pomorskim Związkiem Lekkiej Atletyki z siedzibą w Bydgoszczy, przy ul. Gdańskiej 163, wpisanym do KRS pod numerem , będącym płatnikiem podatku VAT, NIP , reprezentowanym przez: - Prezesa - Krzysztofa WOLSZTYŃSKIEGO, - Sekretarza - Radosława FORMUSZEWICZA, zwanym w dalszej części umowy ORGANIZATOREM, a 2. Przedsiębiorstwem z siedzibą w, przy ul, wpisanym do KRS pod numerem, będącym podatnikiem podatku VAT, NIP, reprezentowanym przez: - zwanym w dalszej części umowy WYNAJMUJĄCYM, o następującej treści:., reprezentowanym przez: 1. Właściciela zwanym dalej Z l e c e n i o b i o r c ą. 1 Zamawiający powierza, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę transportową podczas Mistrzostw Świata w Lekkiej Atletyce U 20 w Bydgoszczy w dniach lipca 2016 r., zgodnie ze złożoną ofertą. 2 Wszelkie niezbędne do wykonania zlecenia materiały zabezpieczy Zleceniobiorca we własnym zakresie. 3 Termin wykonania prac ustala się na następujące dni: r. na trasie Warszawa (Lotnisko Okęcie) Bydgoszcz (wskazany hotel) szacowana liczba autokarów r. Bydgoszcz (wskazany hotel) Warszawa (Lotnisko Okęcie) szacowana liczba autokarów

11 Cena za wykonanie prac zgodnie ze złożoną ofertą wynosi zł brutto (słownie: ). 5 Należność za wykonane prace będzie wypłacona przelewem w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury, po uprzednim dokonaniu ostatecznego odbioru. 6 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego 7 Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, 1 egz. dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: ZLECENIOBIORCA: 11