Audyt logistyczny przedsiębiorstw rolnych

Transkrypt

1 Karol Wajszczuk Jacek Wawrzynowicz Audyt logistyczny przedsiębiorstw rolnych Wprowadzenie Etymologia słowa audyt wywodzi się z języka łacińskiego, gdzie audire oznacza: słyszeć, słuchać, przesłuchiwać, badać. W języku francuskim lub angielskim słowo audytor jest tłumaczone jako: słuchacz, ewentualnie rewident ksiąg. Zakres audytu logistycznego w przedsiębiorstwie powinien obejmować analizę procesów logistycznych w aspekcie oceny jakości tych procesów, sprawności i efektywności technologii, stosowanych rozwiązań logistycznych, a takŝe oznaczenie tzw. punktów krytycznych w analizowanych procesach. Audyt logistyczny powinien dostarczyć informacji o moŝliwościach i kierunkach poprawy aktualnej sytuacji w systemie logistycznym przedsiębiorstwa i w zakresie procesów realizowanych w tym systemie. Wydane w wyniku przeprowadzenia audytu rekomendacje i zalecenia powinny wskazywać na procesy lub ich elementy, w których jest moŝliwe obniŝenie lub racjonalizowanie kosztów logistyki, podniesienie poziomu jakości obsługi klientów (wewnętrznych i zewnętrznych) przedsiębiorstwa oraz przyspieszenie przepływów w systemie logistycznym jednostki, związane z redukcją poziomu zapasów [Kroker, 2006]. W wyniku przeprowadzenia audytu logistycznego powinny zostać zaproponowane rozwiązania i usprawnienia, które wyeliminują niedoskonałości i umoŝliwią, wykreowanie efektywniej funkcjonującego systemu logistycznego. Audyt logistyczny musi dostarczyć kompleksowych informacji na temat błędów działania systemu logistycznego i ocenić skuteczność realizacji poszczególnych procesów logistycznych. Audyt logistyczny jest to systematyczne i niezaleŝne badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości funkcjonowania systemu logistycznego i ich wyniki są zgodne z planowanymi ustaleniami oraz czy ustalenia te są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągniecie celów zwłaszcza w kategoriach kosztów, uŝytkowania zasobów i obsługi dr inŝ. Karol Wajszczuk, Katedra Zarządzania i Prawa, Wydział Ekonomiczno-Społeczny, Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, mgr Jacek Wawrzynowicz, Katedra Zarządzania i Prawa, Wydział Ekonomiczno-Społeczny, Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu,

2 klientów. Jest to więc formalne i bezstronne badanie obiektywnych dowodów na potwierdzenie zgodności z określonymi procedurami i wymaganiami [Twaróg, 1996]. W innym ujęciu audyt logistyczny jest metodą merytorycznej weryfikacji istniejących niezgodności pomiędzy stanem deklarowanym a rzeczywistym, wdraŝanych lub funkcjonujących systemów logistycznych oraz oceny ich skuteczności [Twaróg, 1998]. Przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu koncentrują się na kreowaniu efektywnych procesów oraz na zarządzaniu tymi procesami. Takie podejście wiąŝe się w pierwszym etapie - z koniecznością identyfikacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. W strukturze procesów biznesowych znaczącą rolę odgrywają procesy logistyczne. Znaczenie tych procesów jest zróŝnicowane i zaleŝy od rodzaju przedsiębiorstwa. Specyfika przedsiębiorstw rolnych sprawia, Ŝe zakres procesów logistycznych w stosunku do całości procesów biznesowych w tego typu przedsiębiorstwach jest znaczący [Wajszczuk, 2006]. W związku z coraz większą popularnością podejścia procesowego w sferze zarządzania przedsiębiorstwem koncepcja modelu audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych powinna opierać się głównie na badaniu procesów. Potrzeba przeprowadzania audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych jest uzasadniona między innymi z punktu widzenia wysokiego poziomu kosztów logistyki w tego rodzaju przedsiębiorstwach. Potwierdziły to, przeprowadzone pod tym kątem, badania pilotaŝowe w kilku wybranych w przedsiębiorstwach rolnych, w których udział kosztów logistyki w kosztach całkowitych produkcji określono na stosunkowo wysokim poziomie, kształtującym się w przedziale 35% - 42% [Wajszczuk i Wielicki, 2004; Wajszczuk, 2005]. Ponadto, charakter działalności przedsiębiorstw rolnych determinuje wysoki poziom transportochłonności, co w sposób jednoznaczny wskazuje na przydatność audytowania tych procesów. JuŜ w 1913 r. Albrecht Thaer stwierdził, Ŝe gospodarstwo rolne jest mimo woli przedsiębiorstwem transportowym [Wolszczan, 1998]. Z badań przeprowadzonych w latach 90-tych, w zaleŝności od kierunku produkcji rolniczej, na 1 ha uŝytków rolnych przypadało od 20 do 80 ton transportowanej masy płodów rolnych [Wajszczuk, 1994]. Wskazane przesłanki, odnoszące się do duŝego znaczenia logistyki i zarządzania logistycznego w działalności przedsiębiorstw rolnych, jednoznacznie przemawiają za koniecznością stosowania audytu logistycznego w permanentnej ocenie funkcjonowania systemów logistycznych w tego typu przedsiębiorstwach. Tylko systemowe podejście do audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych gwarantuje wnikliwą analizę i kontrolę wszystkich procesów, a tym samym ich funkcji logistycznych. Na dzień dzisiejszy brak jest kompleksowych koncepcji i dedykowanych

3 metodyk wewnętrznego audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych dostosowanych do specyfiki ich działania. Materiał i metoda W ramach gromadzenia informacji i danych niezbędnych do zbudowania ogólnej koncepcji audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych przeprowadzono wywiady bezpośrednie z osobami zarządzającymi przedsiębiorstwami rolnymi. Dobór celowy obiektów badań obejmował oprócz kryterium powierzchni przedsiębiorstw (pow. powyŝej 500 ha), równieŝ wymóg prowadzenia produkcji mieszanej oraz wieloobiektowości przedsiębiorstw w celu pozyskania szerokiego spektrum danych umoŝliwiających zbudowanie kompleksowej koncepcji modelu audytu logistycznego. Kryteria doboru celowego obiektów badań podyktowane były znaczeniem logistyki w tych przedsiębiorstwach. Zebrane dane dotyczyły zdefiniowania i mapowania obszarów potencjalnie istotnych do uwzględnienia w koncepcji przedmiotowego modelu. Ponadto, wstępnie określono najczęściej występujące uchybienia i niedoskonałości w obecnie działających systemach logistycznych oraz oczekiwania kadry kierowniczej co do zakresu audytu i potencjalnych usprawnień i korekt poaudytowych. Informacje te posłuŝyły głównie do określenia istoty i zapotrzebowania na działania audytowe w tego typu przedsiębiorstwach. RównieŜ zebrano informacje odnoszące się do potencjalnych tzw. punktów krytycznych, mających decydujący wpływ na działanie całego systemu logistycznego. Punkty krytyczne są rozumiane jako newralgiczne obszary istotne dla prawidłowego i efektywnego funkcjonowania systemu logistycznego. Uwzględniając specyfikę działalności przedsiębiorstw rolnych, naleŝy wyróŝnićkilka jego obszarów, które mają decydujący wpływ na całokształt funkcjonowania tego typu przedsiębiorstw. Wyniki Przeprowadzone badania w obszarze definiowania zakresu audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych zaowocowały zbudowaniem ogólnej koncepcji modelu dla tego rodzaju audytu. Na rys. 1 przedstawiono propozycję modelowego ujęcia audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych, w formie schematu obrazującego poszczególne kroki i etapy takiego audytu. Proponowany model uwzględnia procedury zaleceń usprawniających i działań korygujących oraz permanentnego monitoringu dokonywanych usprawnień.

4 Rysunek 1. Koncepcja modelu audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych System logistyczny przedsiębiorstwa rolnego Mapowanie procesów logistycznych Opracowanie ankiety audytoryjnej Opracowanie planu audytu Etap I Obszary audytu Audyt wewnętrzny Audyt procesów zaopatrzenia Audyt procesów produkcji Audyt procesów dystrybucji Etap II Standardy działania Badanie niezgodności Punkty krytyczne Raporty z audytu Rekomendacje usprawnień Działania korygujące Etap III Permanentny monitoring korekt i usprawnień Źródło: opracowanie własne. Audyt zewnętrzny Całościowa koncepcja modelu audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych (rysunek 1.) obejmuje trzy główne etapy tj.: 1. Opracowanie planu audytu logistycznego 2. Przeprowadzenie audytu 3. Weryfikacja wyników audytu Zadania I etapu obejmują: 1. określenie przesłanek wykonania audytu, 2. wskazanie celów audytu, 3. zaangaŝowanie kadry zarządzającej, 4. wybór audytorów, 5. wyznaczenie zakresu badań i analiz uwzględniających powiązania przyczynowo skutkowe pomiędzy systemem logistycznym a działalnością przedsiębiorstwa (audytorzy) mapowanie procesów (w tym procesów logistycznych), 6. poinformowanie pracowników audytowanych obszarów lub działów, 7. przygotowanie ankiety audytoryjnej odpowiadającej zdefiniowanemu zakresowi badań i analiz oraz uwzględniającej: stan systemu logistycznego przedsiębiorstwa ze

5 szczególnym naciskiem na poszczególne obszary systemu, koszty logistyki oraz praktykowane załoŝenia zarządzania logistycznego, 8. określenie planu audytu. Zadania II etapu obejmują: 1. wykorzystanie ankiety audytoryjnej do pozyskania informacji umoŝliwiających identyfikację kluczowych kryteriów oceny logistyki w badanym przedsiębiorstwie, 2. określenie stanu poŝądanego systemu logistycznego (podsystemów zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji), 3. identyfikację aktualnego stanu systemu logistycznego w badanym przedsiębiorstwie (pogłębiona analiza przy jednoczesnym wykorzystaniu informacji uzyskanych z ankiety audytoryjnej), 4. porównanie stanu bieŝącego ze stanem poŝądanym oraz identyfikacja róŝnic na podstawie przyjętych kryteriów oceny, 5. wskazanie proponowanych działań korygujących róŝnice, 6. opracowanie raportów wstępnych oraz raportu końcowego z audytu, który powinien uwzględniać cele audytu, zakres, przebieg i wyniki analizy, a takŝe wnioski i zalecenia dotyczące eliminowania ewentualnych niezgodności. Zadania III etapu obejmują: 1. dokonanie oceny poprawności przebiegu procesu audytowego, 2. konfrontację zakresu zgromadzonych informacji z potrzebami wynikającymi z określonych wcześniej celów audytu, 3. weryfikację docelową wyników audytu, 4. wskazanie rozwiązań usprawniających sferę logistyki, 5. permanentny monitoring efektów usprawnień, Punkty krytyczne w systemie logistycznym to obszary mające szczególny wpływ na działanie systemu i z racji tego wymagające szczególnej kontroli. Mapa punktów krytycznych analizowanych procesów ze względu na skuteczność działania systemu logistycznego obejmuje szereg elementów poszczególnych procesów logistycznych. Wyznaczenie mapy punktów krytycznych związane jest z koniecznością uwzględnienia specyfiki działalności w sektorze przedsiębiorstw rolnych. Przy sporządzaniu takiej mapy naleŝy uwzględnić charakterystyczne warunki prowadzenia działalności gospodarczej i cechy charakterystyczne przebiegu procesów zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji płodów rolnych. Do newralgicznych obszarów (punktów krytycznych) audytu logistycznego w sferze zaopatrzenia zaliczamy:

6 procedurę wyboru dostawców środków produkcji,wysokość i okres utrzymania zapasów środków produkcji, koszty logistyki zaopatrzenia. Do istotnych obszarów (punktów krytycznych) audytu logistycznego wg przeprowadzonych badań w sferze produkcji zaliczamy: organizację transportu wewnętrznego środków produkcji oraz półproduktów i produktów gotowych, organizację lokalizacji magazynowania półproduktów oraz produktów, stan techniczny i wyposaŝenie infrastruktury magazynowej, stan techniczny bazy maszynowo transportowej, koszty logistyki produkcji, Do najwaŝniejszych obszarów (punktów krytycznych) audytu logistycznego w sferze dystrybucji zaliczamy: procedury wyboru odbiorców produktów i półproduktów, procedury zagospodarowania i utylizacji opakowań (ze szczególnym uwzględnieniem opakowań po nawozach i środkach ochrony roślin) procedury zagospodarowania i utylizacji przeterminowanych środków produkcji (ze szczególnym uwzględnieniem środków ochrony roślin) koszty logistyki dystrybucji. Cele audytu logistycznego, przeprowadzanego w wybranych obszarach logistyki przedsiębiorstw rolnych obejmują: zdiagnozowanie istniejącego stanu, ocenę stanu logistyki w przedsiębiorstwie, wskazanie kierunków moŝliwych usprawnień krótkoterminowych (organizacyjnych) i długoterminowych (inwestycyjnych) pozwalających na obniŝenie kosztów, oszacowanie nakładów i efektów związanych z zaprojektowaniem i wdroŝeniem usprawnień. Do wybranych narzędzi, które mogą być wykorzystane w proponowanym modelu audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych, naleŝą: ankiety audytoryjne, metodyki oceny infrastruktury produkcyjnej, transportowej i magazynowej, oprogramowanie komputerowe do analiz audytowych i monitoringu zmian, autorskie metody analiz zapasów.

7 Wnioski 1. W wyniku przeprowadzonych badań i wywiadów stwierdzono potrzebę opracowania koncepcji modelu audytu logistycznego podyktowaną zarówno waŝną rolą logistyki i zarządzania logistycznego jak równieŝ zapotrzebowaniem zgłaszanym przez kadry zarządzające przedsiębiorstwami rolnymi. 2. Na podstawie przeprowadzonych badań opracowano dedykowaną koncepcję modelu audytu logistycznego dla przedsiębiorstw rolnych. 3. Opracowana koncepcja jest przyczynkiem do stworzenia kompleksowej metodyki audytu logistycznego w przedsiębiorstwach rolnych. 4. Permanentne przeprowadzanie audytów logistycznych zwieńczonych odpowiednimi rekomendacjami usprawnień w efekcie powinny prowadzić do minimalizowania kosztów w funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa. Bilbliografia 1. Kroker B., Mapowanie jako narzędzie audytu logistycznego, Eurologistics, nr 5/2006 s Wajszczuk K., Analiza procesów logistycznych w przedsiębiorstwie rolno-ogrodniczym w sferze zaopatrzenia i dystrybucji. PTPN Wydział Nauk Rolniczych i Leśnych, Tom 100, 2006, Wajszczuk K., Wielicki W., The level and structure of logistics costs in great area agricultural enterprises. Rocz. AR Pozn.,CCCLIX, Ekon.3, 2004, s Wajszczuk K., Logistics costs analysis as an assisting tool to achieve competitive advantage for agricultural enterprises. XI th International Congress of the EAAE The Future of Rural Europe in the Global Agri-Food System Copenhagen, Denmark: August 24-27, 2005 Praca opublikowana na CD oraz w internecie: 5. Wolszczan J., Transportochłonność rolnictwa. Zeszyty problemowe Postępów Nauk Rolniczych, 1998, s Wajszczuk K., Transportochłonność produkcji roślinnej w wielkopolskich gospodarstwach indywidualnych. Problemy InŜynierii Rolniczej 1994, nr Twaróg J., Koncepcja zastosowania audytu logistycznego w przedsiębiorstwie przemysłowym, Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 7 i 8/, Poznań 1998

8 8. Twaróg J., Opracowanie koncepcji prowadzenia audytu logistycznego w przedsiębiorstwie produkcyjnym., ILiM, Poznań 1996