Zasady prawidłowej realizacji projektu wynikające z umowy o dofinansowanie

Transkrypt

1 2015 Zasady prawidłowej realizacji projektu wynikające z umowy o dofinansowanie Departament Rozwoju Instytucji Otoczenia Biznesu Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

2 Warunki realizacji projektu Wykonanie i udokumentowanie pełnego zakresu rzeczowo-finansowego Złożenie wniosku o płatność końcową Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej

3 Kwalifikowalność kosztów Poniesione zgodnie z umową oraz rozporządzeniem Faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności kosztów Niezbędne do prawidłowej realizacji projektu Zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Wdrażającą Wskazane w Harmonogramie rzeczowofinansowym projektu Prawidłowo udokumentowane

4 Forma przekazywania dofinansowania Dofinansowanie przekazywane w formie zaliczki lub refundacji poniesionych kosztów kwalifikowalnych Dofinansowanie przekazywane w ramach płatności pośrednich i zaliczek nie może przekroczyć 90% kwoty dofinansowania, pozostała kwota dofinansowania płatność końcowa

5 Zasady udzielania i rozliczania zaliczek Łączne dofinansowanie przekazywane w formie zaliczki nie może przekroczyć 30% całkowitej wysokości dofinansowania Odrębny rachunek bankowy do obsługi zaliczki Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu we wniosku o płatność kosztów kwalifikowanych rozliczających transzę zaliczki lub na zwrocie niewykorzystanych środków Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia zaliczki w wysokości co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki w terminie 6 miesięcy od dnia otrzymania transzy zaliczki Warunkiem otrzymania kolejnej transzy zaliczki jest rozliczenie przez beneficjenta co najmniej 70 % wszystkich przekazanych dotychczas transz zaliczki W przypadku nierozliczenia zaliczki na kwotę lub w terminie od środków pozostałych do rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania transzy zaliczki do dnia zwrotu nierozliczonej zaliczki lub do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego tę zaliczkę

6 Warunki wypłaty dofinansowania Wniosek o płatność składany jest nie rzadziej niż raz na 6 m-cy za pośrednictwem SL 2014; Do wniosku o płatność beneficjent zobowiązany jest załączyć: kopie dokumentów księgowych; kopie protokołów odbioru dokumentujących wykonanie poszczególne zakresy usługi; kopie innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z umową; do wniosku o płatność końcową dodatkowo zestawienie kosztów wdrożenia innowacji według wzoru określonego w załączniku do wniosku o płatność. Instytucja Wdrażająca weryfikuje i zatwierdza wniosek o płatność w terminie 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wypełnionego i kompletnego wniosku o płatność. W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy, beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej jest zobowiązany do złożenia brakujących lub poprawionych dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania; Płatność końcowa następuje pod warunkiem zrealizowania zakresu rzeczowego i finansowego projektu oraz zakończenia wdrożenia innowacji, złożenia wniosku o płatność końcową oraz jego zatwierdzenia przez Instytucję Wdrażającą

7 Monitorowanie realizacji projektu i sprawozdawczość Beneficjent zobowiązany jest do osiągania i zachowania wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie. Beneficjent zobowiązany jest do: pomiaru, osiągania i zachowania wartości wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie, osiąganych w trakcie realizacji projektu i w okresie 3 lat od zakończenia okresu kwalifikowalności kosztów; przekazywania do IW informacji dotyczących działań, które zamierza podjąć w celu realizacji zaplanowanych wartości wskaźników. W przypadku, gdy cel projektu został osiągnięty, ale beneficjent nie osiągnął wartości zakładanych w projekcie wskaźników produktu lub rezultatu, IW może pomniejszyć dofinansowanie odpowiednio do stopnia nieosiągnięcia tych wskaźników. Po zakończeniu realizacji projektu beneficjent jest zobowiązany do przedkładania do IW do 15 stycznia roku kalendarzowego w okresie 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu informacji o działaniach dotyczących wdrożenia rezultatu projektu, efektach ekonomicznych i innych korzyściach wynikających z realizacji projektu. Niewykonanie przez beneficjenta obowiązków, może być przesłanką do przeprowadzenia kontroli doraźnej

8 Konkurencyjność kosztów Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia z zachowaniem zasad określonych w art. 6c ustawy o PARP, w tym zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów

9 Konkurencyjność kosztów Beneficjent zobowiązuje się do udzielania zamówienia w ramach projektu zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, , o ile obowiązują, w szczególności w zakresie: sposobu upublicznienia zapytania ofertowego i wyniku postępowania o udzielenie zamówienia sposobu opisu przedmiotu zamówienia określenia warunków udziału w postępowaniu określenia kryteriów oceny ofert i terminu ich składania

10 Konkurencyjność kosztów upublicznienie zapytania ofertowego Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu Upublicznienie polega na: Umieszczenie na stronie internetowej, służącej publikacji zapytań ofertowych, wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego opublikowanym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, publikacja jest dokonywana na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej. W przypadku, gdy publikacja zapytania ofertowego nie jest możliwa za pośrednictwem stron internetowych, z powodu braku ich dostępności, beneficjent upublicznia zapytanie ofertowe poprzez umieszczenie go na swojej stronie internetowej, o ile taką posiada, oraz przez wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia

11 Konkurencyjność kosztów udzielanie zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie Obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku poprzez upublicznienie przez beneficjenta zapytania ofertowego, przy czym: ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert; wybór oferty dokumentuje się sporządzeniem protokołu z wyboru oferty; protokół zawiera co najmniej: wskazanie liczby złożonych ofert wraz z podaniem nazw oferentów i punktacji przyznanej poszczególnym ofertom oraz wskazanie najlepszej oferty wraz z uzasadnieniem jej wyboru. Udzielenie zamówienia wymaga formy pisemnej i trybu upublicznienia, przy czym upublicznienia wymagają zarówno zapytania ofertowe, jak i informacje o wyniku postępowania.

12 Promocja projektu Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu ze środków POIR w trakcie oraz w okresie 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Beneficjentowi zaleca się stosowanie w zakresie informacji i promocji Projektu zasad określonych w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji opublikowanym na stronie internetowej

13 Kontrola i audyt oraz przechowywanie dokumentów Beneficjent zobowiązuje poddać się kontroli oraz audytowi w zakresie realizacji umowy prowadzonym przez instytucje do tego uprawnione oraz udostępnić na żądanie ww. instytucji wszelką dokumentację związaną z projektem oraz realizowaną umową. Instytucja Wdrażająca powiadamia o kontroli, która będzie przeprowadzona w miejscu związanym z realizacją projektu, nie później niż 5 dni przed terminem jej rozpoczęcia. W przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu powstania nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia innych istotnych uchybień Instytucja Wdrażająca może przeprowadzić kontrolę doraźną. Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów lub odmowa udzielenia informacji jest traktowane jako utrudnienie przeprowadzenia kontroli. Beneficjent jest zobowiązany przekazywać IW kopie informacji i zaleceń pokontrolnych instytucje kontrolujące inne niż IW, jeżeli wyniki tych kontroli dotyczą projektu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania tych dokumentów. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania wszelkich danych związanych z realizacją projektu przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie umowy. Beneficjent w okresie realizacji projektu oraz w okresie 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu jest zobowiązany do współpracy z Instytucją Wdrażającą lub inną upoważnioną instytucją, w szczególności do: a) udzielania informacji dotyczących zrealizowanego projektu; b) udziału w ankietach, wywiadach oraz udostępniania informacji koniecznych dla ewaluacji.

14 Tryb i zakres zmian umowy Strony mogą dokonać zmiany umowy zgodnymi oświadczeniami woli w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiana (wymaga pisemnego poinformowania Instytucji Wdrażającej): adresu beneficjenta, w tym adresu zamieszkania; sposobu reprezentacji beneficjenta; numerów rachunków bankowych; Harmonogramu płatności (o ile nie dotyczy przesunięcia środków między latami i pozostaje bez wpływu na okres kwalifikowalności kosztów).

15 Tryb i zakres zmian umowy Zmiana (nie wymaga zawarcia aneksu lecz wymaga pisemnej zgody Instytucji Wdrażającej): statusu prawno-organizacyjnego beneficjenta; terminów realizacji poszczególnych działań i etapów projektu określonych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu/ budżetu projektu, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na ustalony w umowie okres kwalifikowalności kosztów; dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikowalnych od 10% do 25% wartości kwoty danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie; zakresu rzeczowego wdrożenia innowacji określonego w pkt. 12 wniosku o dofinansowanie. Zmiana dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikowalnych do 10% wartości kwoty danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie, pozostająca bez wpływu na zakres rzeczowy projektu oraz przekroczenia docelowej wartości skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu wymaga poinformowania Instytucji Wdrażającej w kolejnym wniosku o płatność.

16 Tryb i zakres zmian umowy Wniosek o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem ich zakresu i uzasadnieniem składany jest nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny dokonania zmiany. Weryfikacja wniosku - 30 dni od dnia jego otrzymania. W przypadku konieczności powołania eksperta zewnętrznego do oceny zaproponowanych przez beneficjenta zmian, termin 30 dni może ulec wydłużeniu. Nie jest dopuszczalna taka zmiana umowy, w rezultacie której projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów i rezultatem której byłoby nieprzyznanie projektowi dofinansowania w konkursie.

17 Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy weksel Złożenie zabezpieczenia w postaci weksla in blanco Złożenie zabezpieczenia w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie umowy Zwrot zabezpieczenia po upływie okresu 3 lat od zakończenia realizacji projektu Brak ustanowienia lub niewniesienie zabezpieczenia stanowi podstawę do rozwiązania umowy

18 Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy W przypadku przekazywania dofinansowania w formie zaliczki, beneficjent dodatkowo ustanawia zabezpieczenie w wysokości odpowiadającej sumie transz zaliczek przekazanych w ramach projektu, w jednej z form określonych w 6 ust. 4 pkt 2-5 rozporządzenia w sprawie zaliczek. Pkt 2) poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym Pkt 3) gwarancji bankowej Pkt 4) gwarancji ubezpieczeniowej Pkt 5) poręczenia, o którym mowa w art. 6b ust. 5pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505)

19 Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy zaliczki ZALICZKA beneficjent ustanawia zabezpieczenie w wysokości odpowiadającej sumie zaliczek przekazanych w ramach projektu, w jednej z form określonych w 6 ust. 4 pkt 2-5 rozporządzenia w sprawie zaliczek Złożenie zabezpieczenia nie później niż w dniu złożenia wniosku o pierwszą płatność zaliczkową Zwolnienie zabezpieczenia może nastąpić na pisemny wniosek beneficjenta w przypadku rozliczenia przez beneficjenta całości dofinansowania przyznanego w formie zaliczki w ramach projektu

20 Tryb i warunki rozwiązania umowy Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie następuje na piśmie i musi zawierać przyczyny rozwiązania umowy; Instytucja Wdrażająca może rozwiązać umowę w przypadku, gdy: beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu przez okres dłuższy niż 3 miesiące od terminu określonego w umowie; beneficjent nie ustanowił lub nie wniósł w określonym terminie zabezpieczenia lub dodatkowego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy; beneficjent nie osiągnął celu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie; beneficjent zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób sprzeczny z umową lub z naruszeniem prawa; brak jest postępów w realizacji projektu w stosunku do terminów określonych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym; w celu uzyskania dofinansowania, na etapie realizacji projektu beneficjent przedstawił fałszywe lub niepełne oświadczenia lub dokumenty;

21 Tryb i warunki rozwiązania umowy beneficjent odmawia poddania się kontroli lub utrudnia jej przeprowadzanie lub nie wykonuje zaleceń pokontrolnych lub rekomendacji we wskazanym terminie; beneficjent przeniósł na inny podmiot prawa lub obowiązki wynikające z umowy bez zgody Instytucji Wdrażającej; beneficjent nie złożył w terminie wniosku o płatność lub nie poprawił w terminie wniosku o płatność zawierającego braki lub błędy; beneficjent zaprzestał prowadzenia działalności związanej z projektem, zostało wszczęte wobec niego postępowanie likwidacyjne lub pozostaje pod zarządem komisarycznym; beneficjent nie dokonuje promocji projektu w sposób określony w umowie; wystąpią inne okoliczności, które powodują, że dalsze wykonywanie umowy jest niemożliwe lub niecelowe, w szczególności w przypadku niedopuszczalności udzielenia dofinansowania lub obciążenia beneficjenta obowiązkiem zwrotu pomocy wynikającym z decyzji Komisji Europejskiej.

22 Zwrot dofinansowania i odzyskiwanie środków W przypadku rozwiązania umowy, beneficjent zobowiązany jest do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy beneficjenta do dnia ich zwrotu, w terminie 14 dni od dnia rozwiązania umowy.

23 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/ Warszawa Informatorium PARP Tel , 92, 93