Zapytanie ofertowe na zadanie pn. Świadczenie usług telekomunikacyjnych dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju - telefonia stacjonarna

Transkrypt

1 Gmina Polanica-Zdrój Polanica-Zdrój dn r. ul. Jarosława Dąbrowskiego 3 NIP: REGON: INF RS Zapytanie ofertowe na zadanie pn. Świadczenie usług telekomunikacyjnych dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju - telefonia stacjonarna Na podstawie Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr 97/2008 z dnia r. w oparciu o art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz z późn. zm.) zwracamy się z prośbą o przedstawienie cen na usługi telekomunikacyjne poniżej Euro. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług telekomunikacyjnych na rzecz Zamawiającego: usługi telefonii stacjonarnej w okresie dwóch lat od daty podpisania protokołu odbioru/uruchomienia usług. 2. Opis istniejącej struktury telekomunikacyjnej Telefonia stacjonarna 2.1. Urząd posiada obecnie w dyspozycji kilka różnych lokalizacji obiektów własnych posiadających zakończenia sieci operatora (TP S.A./ORANGE). Linie te są w większości wpięte do centrali telefonicznej w budynku stanowiącym główną siedzibę Zamawiającego. Centrala telefoniczna jest własnością zamawiającego. Zakończenia linii są zlokalizowane w następujących adresach : Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (od 600 do 699 DDI zarządzany centralą telefoniczną zamawiającego Slican MAC 6400)- 5xISDN 2B+D Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (DSL 4000/1000 oraz fax) Polanica-Zdrój, ul. Harcerska (postój taksówek) Polanica-Zdrój, ul. Warszawska 24 (Neostrada 1024) Polanica-Zdrój, ul. Zdrojowa 13 (DSL 4000/1000) Polanica-Zdrój, ul. Zdrojowa 13 (ISDN przeniesiony na ul Dąbrowskiego 3) Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (DSL 4000/1000) 2.2. Dane odnośnie struktury ruchu (przeciętny ruch miesięczny) : Połączenia do operatorów telefonii stacjonarnej 4300 minut w tym ruch międzystrefowy 800 minut ruch lokalny i strefowy 3500 minut Połączenia z telefonów stacjonarnych do sieci komórkowych 1100 minut 1

2 Połączenia z telefonów stacjonarnych do sieci międzynarodowych Połączenia z telefonów stacjonarnych do minut 90 minut Ilość linii miejskich generujących połączenia telefoniczne 8 sztuk w tym linii telefonicznych analogowych 3 sztuki linii cyfrowych ISDN 2B+D 5 sztuk Na podstawie danych Wykonawca powinien wykonać kalkulację wysokości miesięcznych opłat za świadczone usługi Rozkład miesięcznego ruchu dla poszczególnych numerów telefonii stacjonarnej przedstawia się następująco (rozkład oczywiście może ulec zmianie ze względu na możliwe zmiany struktury organizacyjnej Urzędu: (4xISDN 2B+D, łącznie 100 numerów z DDI) - 84,3% ,1% % ,5% ,1% % (numer od listopada 2011 r jest razem z usługą ISDN i numerami MSN oraz przeniesione do Urzędu Miejskiego i wpięte do centrali - lokalizacja ul. J. Dąbrowskiego % % Obecnym dostawcą usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej jest Telekomunikacja Polska S.A. (Orange) 3. Opis struktury telekomunikacyjnej po wykonaniu przedmiotu zamówienia. Zakłada się, że po dokonaniu wyboru dostawcy usług numery posiadanych telefonów pozostaną nie zmienione. Lokalizacja oraz sposób połączenia do linii telefonicznych nie zmieni się. Zmiany wynikające z zastosowanej technologii nowego dostawcy usług telekomunikacyjnych zostaną przeprowadzone w ramach usługi przez firmę wybraną w niniejszym postępowaniu. Łącza muszą zapewnić minimum 10 jednoczesnych rozmów na centrali zamawiającego Slican MAC 6400 Postępowaniem jest objęte również zainstalowanie i uruchomienie linii analogowej z numerem telefonu na potrzeby systemu przeciwpożarowego w Teatrze Zdrojowym ul Parkowa 2 będącego własnością zamawiającego (wywiad techniczny został przeprowadzony na początku roku 2012 przez operatora TP SA i są potwierdzone możliwości techniczne podłączenia linii analogowej w budynku teatru tj. zakończenia sieci teletechnicznej są w pomieszczaniu technicznym Teatru). Numer będzie wykorzystany do komunikacji modemowej w razie wystąpienia awarii systemu lub zgłoszeń dot. pożaru oraz codziennie zostanie wykonanie jedno połączenie testowe systemu PPOŻ. Stawki za połączenia będą ustalone jednolicie dla wszystkich połączeń objętych zapytaniem ofertowym. Stawki w ofercie za i minutę połączenia międzynarodowego zostaną ustalone zgodnie z oferowaną wartością na połączenia do sieci komórkowej jaki stacjonarnej międzynarodowej lub wartością średnią dla I, strefy międzynarodowej (dla rozmów na międzynarodowe rozmowy do sieci stacjonarnej jak i komórkowej) zgodnie z listą Państw z załącznika nr 2 do zapytania ofertowego i ujętej w formularzu ofertowym. Jeśli oferent zastosuje różne stawki dla połączeń międzynarodowych a w ofercie wskaże wartość średnią to w załączeniu na własnym formularzu przedstawi jakie stawki obowiązują w danej strefie numeracyjnej międzynarodowej z których wyliczył wartość wskazaną w formularzu ofertowym dla połączeń międzynarodowych. Natomiast jeśli podana średnia stawka będzie stawką jednolitą dla wszystkich państw I strefie międzynarodowych ujętych w załączniku nr 2 to wystarczy informacja o treści, w formie oświadczenia, że operator na połączenia międzynarodowe ustanawia jedną stawkę na wszystkie połączenia międzynarodowe dla państw wymienionych w załączniku nr 2 zarówno do sieci telefonicznej stacjonarnej i komórkowej. 2

3 4. Świadczenie usług telekomunikacyjnych będzie obejmowało: połączenia lokalne, połączenia międzystrefowe, połączenia do sieci komórkowych, połączenia międzynarodowe, zapewnienie transmisji dla faksu, połączenia pozostałe (połączenia do biura numerów , teleinformatyczne, itp.) połączenia bezpłatne do służb powołanych ustawowo do niesienia pomocy posiadających numery skrócone tj.: 112, 999, 998, 997, 994, 992, 993, 991, 986, 985, 984, automatyczne serwisy informacyjne, infolinie 0-800;0-801;0-804; linie informacyjne, 91XX;93XX;95XX; - przekierowanie połączeń, Wykonawca zapewni (w ramach opłaty abonamentowej) i bez dodatkowego zgłoszenia ze strony zamawiającego w szczególności blokadę dostępu do wszelkich usług: podwyższonej opłacie ze świadczeniem dodatkowym (m.in. nr 0300x, 0400x, 070x) - prezentacja numeru itp. - bezpłatną całodobową możliwość telefonicznej obsługi klientów. - automatyczny wybór numeru prefiksu operatora Zamawiający zachowuje dotychczasowe numery telefoniczne. Wykonawca zapewni przeniesienie do własnej sieci dotychczasowych numerów przydzielonych i wykorzystywanych przez Zamawiającego z zachowaniem numerów (bez przerw w świadczeniu usług) zgodnie z art. 71 z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2004 r. Nr 171, poz ze zm.). Zamawiający dopuszcza maksymalnie dwugodzinną (2h) techniczną przerwę w dostępie do sieci telekomunikacyjnej (w czasie procedury zmiany operatora) jednak jedynie poza godzinami normalnego urzędowania zamawiającego, tj. w dni powszednie od godziny 15:30 do godziny 18:00. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia wszystkich kosztów związanych z ofertą, również ponoszonych przez zamawiającego na rzecz podmiotów trzecich ( np. przejęcie obecnie posiadanej numeracji). Opłaty te powinny znaleźć się w pozycji pozostałe opłaty opłaty jednorazowe i pozostałe w załączniku nr 1 jeśli będą występowały. Płatność faktury w terminie 21 dni od dnia wystawienia dokumentu przez Wykonawcę z zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany jest do doręczania faktury na co najmniej 14 dni przed w/w terminem płatności, a w razie niezachowania tego terminu, termin płatności wskazany w fakturze VAT zostanie automatycznie przedłużony o czas opóźnienia. Zapewnienie stałego dostępu do publicznej sieci telefonicznej drogą kablową doziemną Usługi nie mogą być świadczone z użyciem technologii alternatywnych np. drogą radiową oraz przez Internet, technologią VOIP. Świadczenie usługi w systemie naliczania sekundowego, Brak opłaty za niezrealizowane połączenia, Brak opłaty za rozpoczęcie połączeń, Sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu szczegółowych wykazów realizowanych na jego rzecz usług telekomunikacyjnych w formie bilingu na płytach CD razem z fakturą, za dany okres rozliczeniowy, ew. udostępnienie wykazu bieżących i archiwalnych połączeń poprzez strony www lub na adres najlepiej w formacie xls, 3

4 Bezpłatne, okresowe (co 6 miesięcy) przeglądy stanu technicznego pracy dostarczanych łączy oraz sprawdzanie parametrów łączy poprzez ich pomiary i usuwanie usterek, przejęcie całości ruchu wychodzącego Zamawiającego z zachowaniem posiadanych numerów telefonów i dotychczasowego sposobu ich wybierania, realizacja połączeń z zasadniczym wykorzystaniem istniejącej infrastruktury Zamawiającego, tj. w miarę możliwości bez wykonywania dodatkowych instalacji (np. wewnętrznych) w obiektach Zamawiającego, a w przypadku konieczności wykonania takich prac zobowiązanie Wykonawcy do wykonania ich na własny koszt w sposób uzgodniony z Zamawiającym, w przypadku usług wymagających konieczności zainstalowania dodatkowych urządzeń zobowiązanie Wykonawcy do tego, że ich dostawa, montaż i serwis w okresie gwarancyjnym (nie krótszym niż czas obowiązywania umowy, będącej skutkiem rozstrzygnięcia niniejszego przetargu) będzie leżał w całości po stronie Wykonawcy, w przypadku zaproponowania przez Wykonawcę usług, wymagających ingerencji sprzętowej lub programowej w posiadaną centralkę abonencką Zamawiającego, zobowiązanie Wykonawcy do wykonania tych prac na własny koszt lub pokrycia kosztów niezbędnej ingerencji, w szczególności skonfigurowanie centrali telefonicznej Zamawiającego oraz programu bilingowego tak aby naliczał opłaty za rozmowy i drukował bilingi z numerów wewnętrznych centrali zgodnie ze stanem faktycznym opłat za poszczególne połączenia wychodzące z numerów wewnętrznych centrali. centrala Slican MAC 6400 będąca własnością zamawiającego posiada wiele możliwości i funkcji konfiguracyjnych. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac związanych ze zmianami obecnej konfiguracji centrali a wynikającymi z realizacji oferty na usługi telekomunikacyjne wykonać na własny koszt lub pokryć koszty niezbędnej ingerencji w skonfigurowanie centrali telefonicznej Zamawiającego oraz programu bilingowego tak aby naliczał opłaty za rozmowy i drukował bilingi zgodnie ze stanem faktycznym opłat za poszczególne połączenia wychodzące z numerów wewnętrznych centrali. Koszty rzeczywiste z bilingu od operatora oraz biling z centrali powinny być sobie równe. w przypadku udzielenia przez Wykonawcę pakietów minut wliczonych w wartość pakietu złożenie informacji o wielkości takich pakietów i sposobie ich rozliczania (łącznie na kontrakt czy oddzielnie dla każdego numeru), w przypadku, gdy zaproponowane zostanie rozwiązanie, uwzględniające pozostawienie opłat za udostępnienie linii (abonamentów) u dotychczasowego operatora innego niż ten, w imieniu którego Wykonawca składa ofertę - podanie sugerowanej wielkości tych abonamentów jako odrębnej pozycji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego w przypadku, w którym najkorzystniejsze okaże się również przejęcie przez Wykonawcę również abonamentów, Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia niezbędnych dokumentów 4

5 związanych z przejęciem abonamentów oraz zorganizowania rozwiązania umów z dotychczasowym operatorem (TP S.A./Orange) w ramach własnych działań, w przypadku udzielenia przez Wykonawcę dodatkowych upustów nie wpływających bezpośrednio na zastosowane stawki, np. upustu od łącznej wielkości rachunku - złożenie informacji o wielkości takiego upustu, warunkach i sposobie jego naliczania oraz ujęcie go w deklarowanej cenie usługi. Utrzymanie funkcjonalności PBX na centrali zamawiającego Slican MAC 6400 dla łączy ISDN w wiązce DDI Ponadto Zamawiający informuje, że Wykonawcy wyłonionemu w przetargu przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w postaci obsługi ruchu wychodzącego z nowych lokalizacji, przyłączonych w trakcie obowiązywania niniejszej umowy jak i zamówienia dodatkowych łączy internetowych w cenach zaoferowanych przez wykonawcę lub lepszych oraz dopuszcza możliwość rezygnacji ze zbędnej usługi w trakcie trwania umowy bez konsekwencji finansowych. Wzór formularza, zawierającego oświadczenie o sposobie spełnienia wymagań określonych w przetargu stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferty nie zawierające wypełnionego i podpisanego formularza będą traktowane jako niekompletne, a więc nie spełniające warunków określonych w zapytaniu ofertowym i jako takie zostaną odrzucone. 5. Inne wymagania stawiane Wykonawcy i urządzeniom: - zobowiązanie Wykonawcy do stałego, systematycznego wykonywania przedmiotu zamówienia w całym zakresie zgodnie z opisem zawartym w niniejszej specyfikacji, - dla dostarczanych materiałów i urządzeń stanowiących przedmiot dostawy powinny one posiadać dopuszczenie do odbioru oraz powszechnego lub jednostkowego stosowania, powinny zostać wyprodukowane wg najnowszej technologii i wiedzy w tej dziedzinie, wraz z wymaganymi atestami, dopuszczeniami, certyfikatami lub deklaracjami zgodności - w szczególności powinny posiadać homologację, dopuszczającą je do pracy w sieci operatora publicznego, - każde urządzenie, stanowiące przedmiot postępowania, powinno być dostarczone jako nowe (nieużywane), a więc powinno być objęte zarówno gwarancją producenta, jak też rękojmią Wykonawcy - nie dopuszcza się stosowania części i podzespołów używanych nawet w przypadku, gdy Wykonawca udzieli na nie gwarancji analogicznych jak dla nowych podzespołów. - okres gwarancyjny, obejmujący poprawne działanie urządzenia, nie może być krótszy niż dwa lata. terminowość usuwania usterek w łączności w okresie gwarancji i rękojmi przystąpienie do 8 godzin po otrzymaniu zawiadomienia, a zakończenie do 24 godzin siedem dni w tygodniu od daty zgłoszenia. - Za każdy dzień braku dostępnej usług z winy operatora zarówno dostępności linii brak sygnału, niedziałającego numeru jak i dostępu do Internetu zamawiającemu będzie przysługiwało prawo do zwrotu zgodnie z punktem 12. lit. j) załącznika nr 4 do zapytania ofertowego. Dodatkowym atutem Wykonawcy jest posiadanie wdrożonego systemu zarządzania (jakością ISO 9001 i/lub środowiskowego ISO i/lub bezpieczeństwa informacji ISO 27001). Proszę dołączyć celem potwierdzenia kopię aktualnego certyfikatu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokupienia kolejnego łącza dostępowego do Internetu lub nowego numeru telefonu jeśli takie będą możliwości techniczne oraz potrzeby zamawiającego lub rezygnacji z dowolnego łącza lub numeru telefonu (bez żadnych kosztów związanych z rezygnacją z części usługi ) w okresie trwania umowy. Warunki określone w ofercie będą 5

6 obowiązywały w okresie trwania umowy przy ewentualnym zakupie kolejnych usług wymienionych w ofercie. 6. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania przedmiotu zamówienia określono na : dwa lata od daty podpisania umowy na świadczenie usług, będących przedmiotem niniejszego zamówienia. W przypadku przekroczenia tego terminu, wynikającego z konieczności zorganizowania nowego postępowania, Wykonawca powinien świadczyć te usługi na warunkach analogicznych do określonych w niniejszym postępowaniu bez konieczności podpisywania nowej umowy do czasu rozstrzygnięcia nowego postępowania. Wybrany Wykonawca po podpisaniu umowy ma czas na realizację zadania tj. przeprowadzenie wszelkich czynności zapewniających uruchomienie i utrzymywanie stałego dostępu do oferowanych usług w okresie 4 tygodni od popisania umowy z zastrzeżeniem, że nowy numer telefonu oraz linia analogowa na potrzeby systemu wczesnego ostrzegania przeciwpożarowego przy ul Parkowej 2 (Teatr Zdrojowy) zostanie wykonane w pierwszej kolejności w okresie najlepiej do 5 dni liczone od dnia podpisania umowy maksymalnie 21 dni roboczych od podpisania umowy. 7. Sposób przygotowania oferty cenowej: 7.1. należy ją złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Zleceniobiorcy, nr NIP, Regon oraz nazwę zadania, 7.2. ceny podane w ofercie powinny być wyrażone cyfrowo i słownie, 7.3. oferta ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 7.4. oferta ma obejmować całość zamówienia, zgodnie z opisem w punkcie Dokumenty wymagane od wykonawcy 8.1. W celu wykazania spełniania wymaganych warunków, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wskazane poniżej dokumenty, określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. Nr 87, poz. 605): a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz z późn. zm.), w zakresie uprawniającym do wykonania przedmiotu zamówienia, c) wykaz co najmniej 2 usług zrealizowanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, porównywalnych z przedmiotem niniejszego zamówienia wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały należycie wykonane - Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom dotyczącym przedmiotu zamówienia określonym przez zamawiającego, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: Regulamin świadczenia usług telekomunikacyjnych przez wykonawcę, sporządzony na podstawie ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz z późn. zm.), oraz regulamin świadczenia usługi dostępu do Internetu. Regulaminy będą określały szczegółowy zakres i warunki wykonywania publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych i dostępu do Internetu i będą stanowił załącznik do umowy; aktualny cennik usług telekomunikacyjnych wykonawcy obowiązujący na usługi nie wymienione w formularzu ofertowym nr 1, nr 2 w formie papierowej lub elektronicznej np. format DOC RTF, PDF na płycie CD/DVD 8.3. Wypełniony i podpisany załącznik nr 1 oraz zaakceptowanie i przyjęcie do wprowadzenia do umowy warunków stanowiących załącznika nr 4 do zapytania ofertowego dołączony wzór umowy na usługi telekomunikacyjne operatora składającego ofertę na oferowane usługi telekomunikacyjne. 6

7 9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Przy wyborze oferty zapytania ofertowego Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena 100%. Ocena ofert będzie przebiegała w następujący sposób : Każdej rozpatrywanej ofercie komisja przyzna punkty za cenę oferty wg poniższego wzoru (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) : gdzie: X = (C min / C) x 100, X ilość punktów obliczona dla badanej oferty C min najniższa cena oferty, spośród ofert nie podlegających odrzuceniu C cena badanej oferty. 10. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej 1.Oferty należy złożyć do dnia 29 sierpnia 2012 do godz w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Polanicy Zdroju przy ul. J. Dąbrowskiego 3, Propozycja złożona po wskazanym terminie zostanie zwrócona nie otwarta na adres Zleceniobiorcy. 2. Zleceniobiorca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed ostatecznym terminem składania ofert. 3. Otwarcie złożonych propozycji cenowych nastąpi w dniu 29 sierpnia 2012 r. o godzinie Osobą uprawioną do kontaktów jest Robert Szeniszewski web@polanica.pl fax Wykaz załączników do zapytania ofertowego załącznik nr 1 - Formularz ofertowy załącznik nr 2 Wykaz państw w strefach numeracyjnych załącznik nr 3 - Wykaz wykonanych/wykonywanych dostaw usług załącznik nr 4 Istotna dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy. Zatwierdzam. 7