Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia

Transkrypt

1 MRR/POIG/1(5)03/2011 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (ZATWIERDZAM) Elżbieta Bieńkowska Minister Rozwoju Regionalnego Warszawa, 29 marca 2011 r.

2 Spis Treści 1 Rozdział 1 Podstawa prawna i zakres Wytycznych Rozdział 2 Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO IG Rozdział 3 - Kwalifikowalność projektu w ramach PO IG Podrozdział 1 Trwałość projektu Rozdział 4 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO IG Podrozdział 1 Zasada elastyczności w PO IG (cross-financing) Podrozdział 2 Zasięg geograficzny kwalifikowalności Podrozdział 3 Warunki przejrzystości i dokumentowania wydatków kwalifikowalnych Podrozdział 4.4 Ryczałtowe metody rozliczania wydatków Podrozdział 4.5 Projekty generujące dochód Rozdział 5 Okres kwalifikowalności wydatków Podrozdział 1 Ramy czasowe okresu kwalifikowalności wydatków dla PO IG Podrozdział 2 Ramy czasowe okresu kwalifikowalności wydatków w ramach projektu współfinansowanego w ramach PO IG Podrozdział 3 - Warunki kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach programów pomocy publicznej Podrozdział 4 Warunki dofinansowania realizowanego projektu w formie refundacji lub zaliczki Rozdział 6 Wspólne warunki kwalifikowalności wydatków w odniesieniu do przykładowych kategorii wydatków kwalifikowalnych Podrozdział 1 - Kwalifikowalność podatku VAT Podrozdział 2 Wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację PO IG Podrozdział 3 Zakup środków trwałych Podrozdział 4 - Zakup używanych środków trwałych Podrozdział 5 - Zakup gruntu lub nieruchomości zabudowanej Podrozdział 6 - Wartości niematerialne i prawne Podrozdział 7 Wkład niepieniężny

3 6.8 Podrozdział 8 Opłaty finansowe Podrozdział 9 - Koszty przygotowania projektu Podrozdział 10 - Leasing Podrozdział 11 - Amortyzacja Podrozdział 12 - Koszty ogólne Podrozdział 13 - Wydatki niekwalifikowalne Rozdział 7 Wykaz kategorii wydatków kwalifikowalnych w ramach działań/poddziałań PO IG Podrozdział 1 - Priorytet 1: BADANIA I ROZWÓJ NOWOCZESNYCH TECHNOLOGII Podrozdział 2 - Priorytet 2: INFRASTRUKTURA SFERY B+R Podrozdział 3 - Priorytet 3: KAPITAŁ DLA INNOWACJI Podrozdział 4 - Priorytet 4: INWESTYCJE W INNOWACYJNE PRZEDSIĘWZIĘCIA Podrozdział 5 - Priorytet 5: DYFUZJA INNOWACJI Podrozdział 6 - Priorytet 6: POLSKA GOSPODARKA NA RYNKU MIĘDZYNARODOWYM Podrozdział 7 - Priorytet 7: SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE BUDOWA ELEKTRONICZNEJ ADMINISTRACJI Podrozdział 8 Priorytet 8: SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE ZWIĘKSZANIE INNOWACYJNOŚCI GOSPODARKI...65 Załącznik Nr 1: Początek okresu kwalifikowalności wydatków w poszczególnych działaniach PO IG...71 Załącznik Nr 2: Programy pomocy publicznej realizowane w PO IG

4 1 Rozdział 1 Podstawa prawna i zakres Wytycznych 1) Podstawą do wydania niniejszych Wytycznych jest art. 35 ust. 3 pkt 4a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. 2) Wytyczne określają warunki kwalifikowalności wydatków oraz szczegółowe kategorie wydatków kwalifikowalnych w projektach współfinansowanych ze środków krajowych i unijnych w ramach priorytetów 1-8 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Warunki kwalifikowalności wydatków i kategorie wydatków kwalifikowalnych w ramach priorytetu 9 Pomoc techniczna zostały określone w Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej. 3) Wytyczne są zgodne z postanowieniami Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania i stanowią ich uszczegółowienie w zakresie, w jakim Instytucja Zarządzająca jest uprawniona do określania szczegółowych warunków kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego. W zakresie nieuregulowanym niniejszymi Wytycznymi obowiązują warunki określone w Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania ) Wprowadzenie zmian w zakresie niniejszych Wytycznych podlega trybowi określonemu w art. 35 ust. 7 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju i wymaga publikacji Komunikatu Ministra Rozwoju Regionalnego publikowanego w Dzienniku Urzędowym Monitor Polski. 5) Beneficjent jest zobowiązany do stosowania Wytycznych programowych w wersji obowiązującej w chwili ogłoszenia naboru. W przypadku zmian w Wytycznych na korzyść beneficjenta jest on uprawniony do powoływania się na Wytyczne obowiązujące na dzień dokonania odpowiedniej czynności lub operacji związanej z realizacją projektu. Treść Wytycznych oraz ich zmiany są publicznie dostępne na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego O miejscu publikacji, zmianie oraz terminie, od którego Wytyczne powinny być stosowane, Minister Rozwoju Regionalnego informuje w komunikacie zamieszczonym w Dzienniku Urzędowym Monitor Polski. 4

5 6) Do wydawania interpretacji zapisów niniejszych Wytycznych są uprawnione Instytucje Pośredniczące wskazane w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka, , w odniesieniu do priorytetu, w stosunku do którego wykonują funkcję instytucji pośredniczącej, w uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą. 7) Skróty i pojęcia występujące w Wytycznych a) EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego; b) EFS Europejski Fundusz Społeczny; c) IP Instytucja Pośrednicząca; d) IW Instytucja Wdrażająca; e) IZ Instytucja Zarządzająca; f) KE Komisja Europejska; g) PO IG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, ; h) Wytyczne krajowe - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania ; i) Wytyczne programowe Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, ) Użyte w Wytycznych określenia oznaczają: a) beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu (zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju); b) beneficjent projektu indywidualnego podmiot realizujący projekt indywidualny określony zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; c) cross-financing zasada elastyczności, polegająca na możliwości finansowania działań w sposób komplementarny ze środków EFRR i EFS, w przypadku, gdy dane działanie z jednego funduszu objęte jest zakresem pomocy drugiego funduszu. Wartość tego rodzaju wydatków nie może przekraczać 10 % finansowania unijnego każdego priorytetu; d) MŚP mikroprzedsiębiorca, mały lub średni przedsiębiorca w rozumieniu załącznika I do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 5

6 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. U. WE L 214 z ); e) odbiorca ostateczny grupa docelowa dofinansowania udzielanego w ramach działania; f) pomoc publiczna pomoc państwa spełniająca przesłanki określone w art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (dawny art. 87 TWE), udzielana zgodnie z odrębnymi przepisami prawa unijnego i krajowego; g) program pomocy publicznej akt normatywny spełniający przesłanki, o których mowa w art. 1 lit. d rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającym szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm.); h) regionalna pomoc inwestycyjna pomoc przeznaczona na wspieranie rozwoju gospodarczego regionów, w których poziom życia jest nienormalnie niski lub regionów, w których istnieje poważny stan niedostatecznego zatrudnienia, udzielana jako pomoc na inwestycje; i) umowa o dofinansowanie - umowa zawarta z beneficjentem, na podstawie której beneficjent realizuje projekt współfinansowany w ramach PO IG; załącznikiem do umowy jest wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami 1 ; j) wniosek o dofinansowanie - wniosek składany przez wnioskodawcę na realizację projektu w ramach PO IG; k) wnioskodawca podmiot składający wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO IG; l) wydatek kwalifikowalny wydatek lub koszt faktycznie poniesiony przez beneficjenta w związku z realizacją projektu w ramach PO IG i udokumentowany, zgodnie z warunkami wskazanymi w Wytycznych, który kwalifikuje się do objęcia wsparciem ze środków przeznaczonych na realizację PO IG w trybie określonym w umowie o dofinansowanie; m) wydatek niekwalifikowalny wydatek lub koszt nie kwalifikujący się do objęcia wsparciem ze środków publicznych przeznaczonych na realizację PO IG, pokrywany ze środków własnych beneficjenta w ramach realizowanego projektu; 1 Zapisy Wytycznych odnoszące się do umowy o dofinansowanie stosuje się odpowiednio do decyzji o dofinansowaniu projektu, zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. 6

7 n) wyłączenie blokowe (wyłączenie grupowe) - pomoc publiczna, której nie dotyczy obowiązek notyfikacji, zgodnie z rozporządzeniami KE wydanymi na podstawie art. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 994/98 z dnia 7 maja 1998 r. dotyczącego stosowania art. 92 i 93 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską do niektórych kategorii horyzontalnej pomocy państwa (Dz. Urz. WE L 142 z ) (zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm.); o) zakończenie projektu termin zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie, z uwzględnieniem przepisów art. 88 rozporządzenia 1083/ Rozdział 2 Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO IG 1) Kwestię kwalifikowalności wydatków w ramach PO IG regulują następujące akty prawne: a) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z 31 lipca 2006 r., L 210/25, z późn. zm.) zwane dalej rozporządzeniem 1083/2006 ; b) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. UE z 27 grudnia 2006 r., L 371/1, z późn. zm.); c) Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. UE z 31 lipca 2006 r., L 210/1, z późn. zm.) zwane dalej rozporządzeniem 1080/2006 ; 2) oraz następujące dokumenty: a) Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, , zatwierdzony decyzją KE nr K (2007) 4562 z dnia 1 października 2007 r. w sprawie przyjęcia Programu 7

8 Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w ramach pomocy wspólnotowej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego objętego celem konwergencja w Polsce, przyjęty uchwałą Rady Ministrów z dnia 30 października 2007 r.; b) Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego na podstawie art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, zwany dalej Uszczegółowieniem Programu ; c) Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego dnia 20 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 35 ust. 3 pkt 4a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. 3) Akty prawne i dokumenty regulujące udzielanie pomocy publicznej: a) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. U. WE L 379 z ); b) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. U. WE L 214 z ), zwane dalej ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń blokowych ; c) Wspólnotowe zasady ramowe dotyczące pomocy państwa na działalność badawczą, rozwojową i innowacyjną (2006/C 323/01); d) Wytyczne Komisji (WE) w sprawie pomocy regionalnej na lata (Dz. U. WE C 54 z ); e) Wytyczne wspólnotowe w sprawie pomocy państwa na wspieranie inwestycji kapitału podwyższonego ryzyka w małych i średnich przedsiębiorstwach (2006/C 194/02); f) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 października 2006 r. w sprawie ustalenia mapy pomocy regionalnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1402). 4) Wykaz innych aktów prawnych, na które powołują się Wytyczne: 8

9 a) Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm.); b) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) zwana dalej ustawą o rachunkowości ; c) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) zwana dalej ustawą o VAT ; d) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm); e) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia Nomenklatury Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych (NTS) (Dz. U. Nr 214, poz. 1573, z późn. zm.); f) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94), zwana dalej Kodeksem pracy. 5) Wytyczne należy stosować opierając się na ww. aktach prawnych i dokumentach oraz na odpowiednim prawodawstwie krajowym i unijnym. 3 Rozdział 3 - Kwalifikowalność projektu w ramach PO IG 1) Z zastrzeżeniem zasad udzielania pomocy publicznej, ocena kwalifikowalności projektu jest dokonywana na etapie wyboru i oceny wniosku o dofinansowanie i polega na sprawdzeniu, czy przedstawiony projekt może stanowić przedmiot współfinansowania w ramach PO IG (tj. przede wszystkim czy projekt jest zgodny z celami PO IG, czy wnioskodawca jest uprawniony do złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach danego działania, czy projekt jest zgodny z politykami Unii). 2) Fakt, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach PO IG, nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowalne. 3) Wnioskodawcy powinni, w ramach przygotowywanych projektów, określić zarówno wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem (czyli wydatki kwalifikowalne), jak również wydatki nie kwalifikujące się do objęcia wsparciem (czyli wydatki niekwalifikowalne) niezbędne dla realizacji projektu. Potwierdzenie wysokości planowanych do poniesienia 9

10 wydatków kwalifikowalnych następuje w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem. 3.1 Podrozdział 1 Trwałość projektu 1) Trwałość projektów realizowanych w ramach PO IG musi być zachowana przez okres 5 lat lub w przypadku projektów realizowanych przez MŚP 3 lat od zakończenia projektu. 2) Zachowanie trwałości projektu oznacza, że nie został on poddany zasadniczym modyfikacjom: a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny; oraz b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. 3) Beneficjent jest zobowiązany do utrzymania przez okres, o którym mowa w pkt 1, co najmniej wskaźników produktu określonych we wniosku o dofinansowanie, tj. nie może zbyć sprzętu i wyposażenia zakupionych w ramach projektu. Beneficjent może dokonać modyfikacji polegających na podwyższeniu standardu lub ulepszeniu zakupionego sprzętu, pod warunkiem, iż nie wpłynie ona negatywnie na wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie. Dokonanie modyfikacji wymaga zgody instytucji udzielającej wsparcia. 4) W przypadku regionalnej pomocy inwestycyjnej, beneficjent jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu, w szczególności poprzez utrzymanie inwestycji objętej wsparciem w województwie, w którym została zrealizowana, a w przypadku realizacji inwestycji na obszarze miasta stołecznego Warszawy w tym mieście, przez okres co najmniej 5 lat, a w przypadku mikroprzedsiębiorcy, małego lub średniego przedsiębiorcy co najmniej 3 lat od zakończenia realizacji projektu, przy czym nie jest niezgodna z warunkami trwałości wymiana przestarzałych instalacji lub sprzętu w związku z szybkim rozwojem technologicznym. 4 Rozdział 4 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO IG 4.1 Podrozdział 1 Zasada elastyczności w PO IG (cross-financing) 10

11 1) Wydatki kwalifikowalne w ramach PO IG, ze względu na zasadę jednofunduszowości Programu Operacyjnego, muszą być zgodne z przepisami odnoszącymi się do EFRR. Zasada elastyczności (cross-financingu) umożliwia kwalifikowalność w ramach PO IG kategorii wydatków kwalifikowalnych w ramach EFS. 2) Informacja o objęciu danego działania zasadą elastyczności (cross-financingu) oraz maksymalny dopuszczalny pułap finansowania w odniesieniu do wydatków kwalifikowalnych projektu jest wskazana w Uszczegółowieniu Programu. 4.2 Podrozdział 2 Zasięg geograficzny kwalifikowalności 1) Do współfinansowania kwalifikują się wydatki poniesione w ramach projektu realizowanego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. 2) Możliwe są jednak wyjątki, polegające na fizycznej realizacji całości lub części projektu poza granicami kraju, np. zlecanie ekspertyz, badań prowadzonych przez wykonawców zagranicznych. Możliwość ta odnosi się do projektów realizowanych w działaniach, które ze względu na swoją specyfikę dopuszczają realizację projektu poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, np. w działaniu 5.4 Zarządzanie własnością intelektualną i 6.1 Paszport do eksportu. 4.3 Podrozdział 3 Warunki przejrzystości i dokumentowania wydatków kwalifikowalnych 1) Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów, przedstawianych przez beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania. Sprawdzeniu podlegają w szczególności następujące kwestie: a) czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z kosztorysem/harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu określonym w umowie); b) czy wydatki są oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub dokumentach księgowych (zatem niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku); 11

12 c) czy poniesione wydatki są zgodne z warunkami opisanymi w Wytycznych krajowych oraz Wytycznych programowych; d) czy wydatek jest bezpośrednio związany z projektem i niezbędny do jego realizacji i został poniesiony w związku z realizacją projektu; e) czy prace/usługi/dostawy, w związku z realizacją których wydatek został poniesiony, zostały faktycznie wykonane (weryfikacja dokonywana jest m.in. na podstawie dokumentów); f) czy wydatki zostały poniesione i udokumentowane w terminie kwalifikowalności wydatków, określonym w umowie o dofinansowanie, to jest czy w tym terminie został zrealizowany zakres rzeczowy i finansowy projektu, przy czym przez realizację finansowego zakresu projektu należy rozumieć zapłacenie faktur lub wydatków poniesionych na podstawie innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ; g) czy wydatek jest zgodny z postanowieniami PO IG. 2) Wydatki kwalifikowalne muszą być zgodne z postanowieniami prawa krajowego i unijnego oraz dokonane w sposób oszczędny, to jest poniesione przy zachowaniu zasady osiągnięcia założonego efektu przy jak najniższych kosztach. Na wniosek instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie, beneficjent jest zobowiązany przedstawić informacje poświadczające zgodność poniesionego wydatku ze wskazanymi przez tę instytucję przepisami prawa krajowego lub unijnego, jak również poświadczające efektywność poniesionego wydatku, w szczególności porównanie cen nabytych prac/usług/dostaw z cenami rynkowymi. 3) Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej lub innym dowodem zapłaty zaakceptowanym przez IZ oraz wyciągiem z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym zaakceptowanym przez IZ, w szczególności informacją o dokonaniu płatności 2, jak również o ile dotyczy dokumentami potwierdzającymi odbiór/wykonanie prac. 2 W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach, takich jak koszty zakupu biletów, podróży służbowej, czy wynagrodzeń, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz Kodeksu pracy, pod warunkiem, że jednorazowa wartość transakcji nie przekracza równowartości 15 tysiecy euro przeliczonych na złote 12

13 4) Dokument o równoważnej wartości dowodowej, na potrzeby Wytycznych programowych, oznacza każdy dokument przedstawiony przez beneficjenta w celu potwierdzenia, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie zrealizowanych, sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości. 5) Dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją są w szczególności dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby. 6) Kopie dokumentów dołączone do wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki, powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem i opisane w taki sposób, aby widoczny był związek danego wydatku z realizowanym projektem oraz powinny odnosić się do konkretnej pozycji wynikającej z kosztorysu/harmonogramu. Dowód księgowy powinien być również podpisany przez osobę akceptującą dokument oraz zawierać dekretację (lub trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu), numer księgowy, numer umowy o dofinansowanie oraz informację o współfinansowaniu z EFRR na odwrocie. 7) Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, w trakcie realizacji projektu możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowalnych, określonymi w załączniku do umowy o dofinansowanie, w wysokości do 10 % kwoty przypadającej na każdą kategorię; poziom 10 % określany jest od kwoty w ramach kategorii, z jakiej następuje przesunięcie. W przypadku przesunięć w wysokości większej niż 10 %, konieczna jest zgoda instytucji udzielającej wsparcia. 8) Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej przelicza się na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania. W przypadku gdy nie jest zasadne zastosowanie kursu sprzedaży danego banku, wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej przelicza się po innym kursie, zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa. 9) Wyjątek względem warunków, o których mowa w tym podrozdziale, stanowią ryczałtowe metody rozliczania wydatków przedstawione w podrozdziale 4.4. według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. 13

14 4.4 Podrozdział 4.4 Ryczałtowe metody rozliczania wydatków 1) Do współfinansowania kwalifikują się koszty ogólne zadeklarowane ryczałtowo, do wysokości: a) 20 % kosztów bezpośrednich projektu. Taką możliwość proponuje się stosować do wszystkich projektów, z wyjątkiem działań 2.1, 2.2, 2.3.1, 3.2, 3.3.2, priorytetu 4, oraz działań 5.1, 5.2, 5.4, 6.1, i 8.4; b) do wysokości 15 % kosztów bezpośrednich projektu w działaniu 5,1, 5.2 i 5.4.2; c) do wysokości 5 % kosztów bezpośrednich projektu w działaniu 3.2. Właściwy limit procentowy jest określany przez beneficjenta na etapie konstruowania budżetu projektu. 2) Beneficjent dokonuje wyboru sposobu rozliczania kosztów ogólnych przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. W ramach jednego projektu nie jest możliwe rozliczanie części kosztów ogólnych ryczałtowo, a pozostałej części na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. 3) W przypadku rozliczania kosztów ogólnych ryczałtem, beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budżecie projektu metodologię, zgodnie z którą wyliczył wartość kosztów ogólnych. Proponuje się zastosowanie następującej metodologii: a) W odniesieniu do kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie (podrozdział 6.12 pkt 2 lit. a) należy wyliczyć stosunek powierzchni wykorzystywanej do realizacji projektu do powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez beneficjenta na całą prowadzoną działalność. Wynik (np. 5 %) należy przemnożyć zgodnie z podanym w przykładzie poniżej wzorem: Przykład dla energii elektrycznej: Okres realizacji projektu * średnia miesięczna opłata za energię elektryczną * % powierzchni wykorzystywanej do realizacji projektu. b) W odniesieniu do następujących spośród wymienionych w podrozdziale 6.12 pkt 2 kategorii kosztów ogólnych: - kosztów administracyjnych (lit. b) 14

15 - kosztów wynagrodzenia (lit. c) - innych niż wynagrodzenia kosztów związanych z zatrudnionym personelem (lit. d) - kosztów zakupu usług zewnętrznych (lit. e) należy określić współczynnik kosztów bezpośrednich projektu w odniesieniu do obrotów/przychodów jednostki za okres poprzedzający (proponuje się wziąć pod uwagę 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie projektu dla beneficjentów działających dłużej niż rok i 3 miesiące poprzedzające rozpoczęcie realizacji projektu dla beneficjentów działających krócej niż 12 miesięcy). W obu przypadkach należy wyliczyć średniodmiesięczne obroty/przychody jednostki, które następnie mnożymy przez zakładany okres realizacji projektu (w miesiącach). Następnie do otrzymanej wartości dodajemy zakładaną wartość projektu, a potem wyliczamy stosunek obrotów z uwzględnieniem realizacji projektu do obrotów bez realizacji projektu. Tak uzyskany wskaźnik jest naszym współczynnikiem kosztów bezpośrednich. W przypadku gdy beneficjent działa krócej niż 3 miesiące, powinien zadeklarować przewidywane obroty/przychody. Po upływie 3 miesięcy od podpisania umowy metodologia będzie weryfikowana przez instytucję udzielającą wsparcia na podstawie rzeczywistych obrotów/przychodów. Przykład: - Beneficjent działa od ponad roku, jego roczne obroty wyniosły 12 mln zł. - Średniomiesięczne obroty beneficjenta wynoszą 1 mln zł (12 mln / 12 m-cy). - Zakładana wartość projektu to 6 mln zł, a okres jego realizacji to 18 m-cy. - Zakładana wartość obrotów beneficjenta w ciągu 18 miesięcy bez realizacji projektu wyniosłaby 18 mln zł. - Wartość obrotów beneficjenta w ciągu 18 miesięcy z uwzględnieniem realizacji projektu wyniesie 24 mln zł. - Podzielenie 24 mln przez 18 mln da nam wskaźnik wzrostu kosztów bezpośrednich o wartości 1,33. Oznacza to, że z powodu realizacji projektu zakładane jest zwiększenie o 33 % obciążeń osób zatrudnionych przez beneficjenta, a także zwiększenie o taki procent jego wydatków związanych z zakupem usług 15

16 zewnętrznych czy materiałów biurowych. W związku z tym nasz współczynnik kosztów bezpośrednich w tym projekcie wynosi 33 %. Następnie należy przemnożyć wartość uzyskanego wskaźnika (w tym przypadku 33 %) przez wyżej wymienione kategorie kosztów ogólnych zgodnie z poniższym wzorem: Okres realizacji projektu * wynagrodzenie osoby zatrudnionej w projekcie * wyliczony współczynnik kosztów bezpośrednich. Otrzymane w wyniku powyższego działania kwoty dla ww. kategorii kosztów ogólnych należy zsumować, co pozwoli otrzymać całkowite koszty ogólne dla ww. kategorii. Całkowite koszty ogólne dla projektu uzyskujemy po zsumowaniu kosztów z lit. a i b. c) Należy obliczyć stosunek całkowitych wyliczonych kosztów ogólnych do kosztów bezpośrednich projektu. Jeżeli wynik jest mniejszy lub równy 20 % to będzie on stanowił ryczałt dla danego projektu (rozliczanie kosztów ogólnych projektu będzie możliwe do wysokości stanowiącej wynik dzielenia kosztów ogólnych przez koszty bezpośrednie). Jeżeli wynik jest większy od 20 %, beneficjent będzie mógł rozliczać koszty ogólne projektu tylko do wysokości limitu 20 % (pozostałe koszty będą wydatkami niekwalifikowanymi). 4) Uzgodniony procentowy limit kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem wskazany jest w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów ogólnych we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach PO IG. 5) Koszty ogólne rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki ogólne, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas kontroli na miejscu jest możliwe jednak zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia przez beneficjenta metodologii wyliczania kosztów ogólnych, którą beneficjent przedstawił na etapie wnioskowania o środki w ramach PO IG. 16

17 6) Na wysokość kosztów ogólnych rozliczonych ryczałtem mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są w ramach projektu (np. w związku z szacunkowym budżetem lub korektami finansowymi). 7) Do wsparcia kwalifikują się również kwoty ryczałtowe pokrywające w całości lub w części koszty projektu, przy czym kwota ryczałtowa nie może przekroczyć 50 tysięcy euro na projekt. Weryfikacji podlega jedynie kalkulacja kwoty ryczałtowej oraz to, czy dany projekt lub jego część zostały faktycznie zrealizowane. Dofinansowanie będzie wypłacone jedynie w przypadku, gdy całe zaplanowane przedsięwzięcie, na które zostanie przyznana kwota ryczałtowa, zostanie zrealizowane. W przypadku częściowej realizacji nie istnieje możliwość wypłaty dofinansowania, 8) Metody rozliczania wydatków, o których mowa w pkt 1 i 7, można łączyć wyłącznie w przypadku, gdy każda z nich dotyczy innej kategorii wydatków kwalifikowalnych. 9) Ryczałtowe metody rozliczania wydatków powinny być stosowane tylko w odniesieniu do projektów, których realizacja rozpoczęła się po wprowadzeniu nowych zasad w przedmiotowym zakresie, a w przypadku projektów wieloletnich, w ramach których wprowadzono nowe zasady np. w wyniku przeglądu - od nowego roku budżetowego, tylko w odniesieniu do wydatków poniesionych po wprowadzeniu tychże zasad. 10) Ryczałtowe metody rozliczania wydatków są dopuszczalne w przypadku, gdy przewiduje to akt prawny regulujący udzielanie wsparcia w danym działaniu i dokumentacja aplikacyjna dla danego działania. 4.5 Podrozdział 4.5 Projekty generujące dochód 1) Wydatki kwalifikowalne poniesione w związku z realizacją projektu generującego dochód nie mogą przekroczyć bieżącej wartości kosztu inwestycji pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu netto z inwestycji w okresie referencyjnym 3. 2) W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji kwalifikują się do współfinansowania, dochód zostaje przyporządkowany proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztu inwestycji. 3 Okresy referencyjne dla poszczególnych sektorów zostały wskazane w Wytycznych w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód. 17

18 3) Kalkulacja oczekiwanego dochodu netto z inwestycji dokonywana jest w studium wykonalności lub biznes planie przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. 4) Metodologia obliczania i przedstawiania w projekcie generowanego dochodu, a także sposobu jego monitorowania jest przedmiotem Wytycznych w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód. 5) Powyższych warunków nie stosuje się do projektów podlegających zasadom dotyczącym pomocy publicznej w rozumieniu art. 107 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (dawny art. 87 TWE). 5 Rozdział 5 Okres kwalifikowalności wydatków Pod pojęciem okresu kwalifikowalności wydatków w ramach projektu należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki uznane za kwalifikowalne w ramach projektu. Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności wydatków nie stanowią wydatków kwalifikowalnych. 5.1 Podrozdział 1 Ramy czasowe okresu kwalifikowalności wydatków dla PO IG Początek okresu kwalifikowalności wydatków dla PO IG stanowi dzień 1 stycznia 2007 r. Koniec okresu kwalifikowalności wydatków dla PO IG stanowi data 31 grudnia 2015 r. 5.2 Podrozdział 2 Ramy czasowe okresu kwalifikowalności wydatków w ramach projektu współfinansowanego w ramach PO IG 1) Z zastrzeżeniem zasad określonych dla pomocy publicznej, wydatki w ramach projektu mogą być kwalifikowalne od dnia 1 stycznia 2007 r. również w przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie został złożony w późniejszym terminie. 2) Należy podkreślić, iż okres kwalifikowalności wydatków dla danego projektu zostanie określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. 3) Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie o dofinansowanie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie. Jednakże w żadnym wypadku końcowa data kwalifikowalności wydatków dla projektu nie może wykraczać poza datę kwalifikowalności wydatków dla PO IG tj. poza datę 31 grudnia 2015 r. 18

19 4) Początek okresu kwalifikowalności wydatków w poszczególnych działaniach PO IG prezentuje zestawienie, stanowiące załącznik nr Podrozdział 3 - Warunki kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach programów pomocy publicznej 1) Występująca w PO IG pomoc publiczna narzuca bardziej restrykcyjne, w stosunku do ogólnych zasad, reguły dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach projektu wynikające z przepisów unijnych i krajowych, regulujących przeznaczenie pomocy publicznej. 2) Kwalifikując wydatki w projekcie dofinansowanym w ramach działania, w którym wsparcie stanowi pomoc publiczną, należy mieć na uwadze, iż: a) w przypadku działań objętych wyłączeniem blokowym bądź programem pomocy publicznej zatwierdzonym przez KE, obowiązują ramy czasowe kwalifikowalności wydatków w nim określone; b) naruszenie wymogów w zakresie pomocy publicznej ma wpływ na kwalifikowalność projektu; c) niespełnienie kryteriów narzuconych regułami programu pomocy publicznej może skutkować odmową przyjęcia projektu do dofinansowania lub odmową uznania wydatków za kwalifikowalne. 3) Programy pomocy publicznej realizowane w PO IG w ramach poszczególnych działań prezentuje zestawienie, stanowiące załącznik nr 2. 4) W przypadku programów pomocy publicznej, pomoc może być przyznana pod warunkiem spełnienia warunków zawartych w odpowiednim akcie. 5) Przez rozpoczęcie realizacji projektu należy rozumieć podjęcie czynności zmierzających bezpośrednio do realizacji przedsięwzięcia będącego przedmiotem dofinansowania, w szczególności podjęcie prac budowlanych lub pierwsze zobowiązanie wnioskodawcy do zamówienia urządzeń czy usług (np. zawarcie umowy z wykonawcą, zapłata zaliczki). 6) Poniższa lista określa, w szczególności jakie czynności lub zobowiązania mogą być uznane za rozpoczęcie realizacji projektu 4 : a) w zakresie pierwszego zobowiązania wnioskodawcy do zamówienia urządzeń przeprowadzenie rozeznania rynku oraz wszczęcie i przeprowadzenie procedury 4 Zgodnie z interpretacjami Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, opartymi na decyzjach KE. 19

20 zamówienia publicznego na dostawy (jeśli dotyczy) nie stanowi rozpoczęcia realizacji projektu; jednak już podpisanie umowy z wyłonionym wykonawcą, dostawa towaru lub wykonanie usługi albo wpłata zaliczki lub zadatku stanowią rozpoczęcie realizacji projektu; b) w zakresie rozpoczęcia prac budowlanych przeprowadzenie rozeznania rynku lub wszczęcie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego zamówienia oraz podpisanie w tym zakresie umowy z wykonawcą nie stanowi rozpoczęcia realizacji projektu; jednak fizyczne rozpoczęcie robót budowlanych takie jak wytyczenie geodezyjne projektów w terenie (wykonanie samodzielnie lub zlecone podmiotowi zewnętrznemu); zagospodarowanie terenu budowy (wykonanie samodzielnie lub zlecone podmiotowi zewnętrznemu); wykonanie przyłączy do sieci infrastruktury technicznej na potrzeby budowy (wykonanie samodzielnie lub zlecone podmiotowi zewnętrznemu); wykonanie niwelacji terenu (wykonanie samodzielnie lub zlecone podmiotowi zewnętrznemu) oraz ogrodzenie terenu budowy i postawienie tablic informacyjnych, wpłata zaliczki lub zadatku stanowią rozpoczęcie realizacji projektu; c) w zakresie zakupienia wartości niematerialnych i prawnych za moment rozpoczęcia prac należy uznać pierwsze zobowiązanie wnioskodawcy do ich zamówienia (podpisanie umowy na ich realizację; konsekwentnie także wpłatę zaliczki lub zadatku). Zamówienia na usługi szkoleniowe, prawnicze i doradcze związane z projektem nie będą stanowiły rozpoczęcia realizacji projektu ponieważ nie są one ściśle związane z projektem inwestycyjnym, a jedynie stanowią wsparcie jego realizacji. Ponadto, nie zostaną uznane za rozpoczęcie realizacji projektu następujące działania wnioskodawcy: d) sporządzenie studium wykonalności, biznes planu, dokumentacji technicznej; e) zakup gruntu (nieruchomości niezabudowanej) pod teren inwestycji; f) przygotowanie dokumentacji do uzyskania pozwolenia na budowę oraz sam fakt uzyskania pozwolenia na budowę; g) przygotowanie dokumentacji do uzyskania pozwolenia środowiskowego (oceny oddziaływania na środowisko) oraz sam fakt uzyskania tego pozwolenia; h) analizy przygotowawcze (techniczne, finansowe, ekonomiczne); 20