Portal finansowy IPO.pl

Transkrypt

1 Sztuka negocjacji Autor: Doskonała znajomość sztuki negocjacji to rzecz niezbędna, a zarazem bardzo trudna. Dowiedz się jak przygotować się do rozmowy z partnerem lub klientem i odnieść sukces. Obecnie negocjacje traktuje się niemalże jak bitwę tworzy się strategię, przydziela zadania uczestnikom spotkania i przygotowuje na nieprzewidziane sytuacje. Zazwyczaj negocjacje przebiegają zgodnie z następującymi etapami: 1. Przygotowanie się do negocjacji; 2. Rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów; 3. Właściwe negocjacje, czyli przedstawienie propozycji; 4. Zakończenie negocjacji. Pierwszy etap - Przygotowanie - Warunkiem osiągnięcia sukcesu w negocjacjach jest umiejętne przygotowanie się do nich. Przygotowanie dzielimy na formalne i merytoryczne. Przygotowanie formalne obejmuje: ustalenie uczestników negocjacji, wyznaczenie miejsca i czasu rozmów oraz określenie innych niezbędnych spraw, takich jak, np. sumy potrzebnych pieniędzy, dojazdu, ewentualnego zakwaterowania, posiłków itd.. Dobierając osoby mające brać udział w negocjacjach należy określić ich umiejętności negocjacyjne, znajomość przedmiotu negocjacji a także, co jest bardzo ważne, umiejętność współpracy z zespołem. Członkowie zespołu powinni mieć wyznaczone role, a szczególnie lidera, sekretarza, specjalistów od poszczególnych spraw. Zespół może też korzystać z pomocy ekspertów, takich jak, np. prawnicy, biegli, czy negocjatorzy zewnętrzni w sytuacji, kiedy obie strony nie mogą dojść do porozumienia. Przygotowanie merytoryczne: w jego ramach należy przeanalizować cele negocjacji, czyli jaki jest nasz interes a jaki drugiej strony. Dalej należy przeanalizować możliwe alternatywy rozwiązań w przypadku porozumienia się i zerwania rozmów. Niezwykle ważną rzeczą, jest ustalenie BATNA, czyli najlepszej z alternatyw negocjowanego porozumienia. Atrakcyjna BATNA jest silnym argumentem, który może przekonać drugą stronę, że powinien zaoferować więcej. A na wszelki wypadek gdyby negocjacje nie zakończyły się porozumieniem warto przygotować wcześniej, także mikro-batna, czyli najkorzystniejszy rezultat takiego spotkania. Czasami można w sposób świadomy pogorszyć BATNA drugiej strony. Taktyka ta może być stosowana, gdy chcemy wykorzystać albo zmusić do ustępstw drugą stronę, ale może też zapewnić uczciwy wynik- druga strona

2 musi wtedy ocenić swoją alternatywę jako mniej korzystną. W tym momencie należy także ustalić kwestie do negocjacji, obiektywne kryteria ich oceny oraz propozycje rozwiązań. W negocjacjach należy stosować określone zasady, a mianowicie: - Oddzielanie problemu od ludzi za nim stojących; - Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na prezentowanych poglądach; - Szukanie korzyści dla wszystkich stron; - Stosowanie obiektywnych kryteriów. Drugi etap - Rozpoczęcie negocjacji-obejmuje: przedstawienie wszystkich uczestników, ustalenie sposobu prowadzenia rozmów, przedstawienie przedmiotu i zakresu negocjacji oraz sprawdzenie kompetencji uczestników do ustalenia tak prowadzonych negocjacji. Podczas trzeciego etapu, czyli etapu właściwych negocjacji prezentowane są propozycje oraz argumenty. Musimy pamiętać o tym, że odrzucając jakąś propozycje, należy przedstawić inną. Bardzo dobre są propozycje warunkowe, tzn. takie, które przy ustępstwach jednej strony w określonej kwestii stawiają jednocześnie wymóg ustępstw drugiej strony w innych kwestiach. Ustępstwa powinny być obustronne. Każda propozycja powinna być traktowana wieloaspektowo, a negocjatorzy w każdej kwestii powinni mieć kilka wariantów rozwiązań: począwszy od tych najbardziej preferowanych i zakończywszy na tych możliwych do zaaprobowania. Jeśli zmieniamy warunki wyjściowe, ważne jest to, aby zmiana była wiarygodna dla drugiej strony. Pamiętaj: Istotne jest właściwe uzasadnienie, a nie to ile chcesz. W negocjacjach bardzo ważna jest satysfakcja, a możemy ją osiągnąć nawet po krótkiej walce, popartej trafnymi argumentami oraz obustronnymi ustępstwami; posłużmy się przykładem, np. grupy pracowników, którzy chcą wynegocjować z szefem wzrost płac o 200zł, gdy ten bez zastanowienia się zgodzi, wśród pracowników najprawdopodobniej będzie panowała atmosfera zaskoczenia a zarazem niezadowolenia i wzajemnych pretensji do siebie nawzajem o to, Czemu nie zażądali więcej! Pamiętaj: Zawsze możesz ustąpić, dlatego drugiej stronie przedstawiaj żądania wyższe niż te, dzięki którym mógłbyś osiągnąć swój cel. W razie niemożności porozumienia można zastosować następujące metody: dyskusję( tym różni się od dotychczasowych rozmów, że nie jest związana z podawaniem kolejnych propozycji i perspektywą ich przyjęcia, a jest rozważaniem bardziej ogólnym, które może nasunąć nowe propozycje do przyjęcia przez obie strony); burzę mózgów( to metoda grupowego myślenia twórczego, związana z szukaniem optymalnego rozwiązania jakiegoś problemu, w atmosferze swobody, rozluźnienia, całość należy traktować jako rozrywkę).

3 Czwarty etap - Zakończenie negocjacji- negocjacje mogą zakończyć się zawarciem porozumienia lub zerwaniem rozmów. W pierwszym przypadku spisuje się umowę lub tylko protokół, w drugim- niczego się nie spisuje. Wskazówki: -Bardzo ważny jest efekt pierwszego wrażenia przy pierwszym kontakcie z drugą stroną, tym bardziej pozytywne wrażenia wywrzesz im mniej Twoje zachowanie będzie odbiegało od stereotypu związanego z pełnieniem danej roli zawodowej -Pokaż drugiej stronie, że pomimo różnic wiele was łączy -Używaj słów zrozumiałych dla drugiej strony -Panuj nad emocjami, nie okazuj zdenerwowania, zachowaj odpowiednią postawę -Zachowaj spokój i bądź uprzejmy nawet w sytuacji, gdy partner zachowuje się lekceważąco( w takim przypadku możesz zaproponować inny termin) -Uważnie słuchaj, wyciągaj wnioski, zadawaj pytania -Bądź szczery i uczciwy, bo tylko z takimi ludźmi warto prowadzić negocjacje -Pamiętaj: W negocjacjach nie obowiązują warunki ostateczne. Wszystko, co jest wynikiem negocjacji, podlega dalszym negocjacjom. Niestety nie zawsze negocjatorzy zachowują się w sposób uczciwy, często stosują różnego rodzaju brudne chwyty. Manipulacje oraz inne nieczyste zagrania powodują, że negocjacje nie doprowadzają do porozumienia, a negocjatorzy rozstają się z poczuciem niesmaku i niechęci do ponownych rozmów. Najlepszą strategią podczas takiej nieuczciwej bitwy jest, tak jak już wyżej zostało wspomniane, zachowanie spokoju oraz słuchanie i wyciąganie wniosków, bo umysły ludzkie są jak spadochrony, działają tylko wtedy, kiedy są otwarte. Podczas negocjacji dużą rolę odgrywają zachowania niewerbalne, tzw. mowa ciała lub inaczej komunikacja niewerbalna (gesty, miny, pozy, ruchy itp.). Środki te są bardzo często wykorzystywane przez znakomitych mówców, choć eksperci zajmują inne stanowisko, co do ich znaczenia. Rozważając wszystkie za i przeciw diagnozy czyjegoś zachowania na podstawie mowy ciała, stwierdza się konieczność uwzględniania wielu wskaźników, ponieważ tylko wtedy występuje najmniejsze prawdopodobieństwo dokonania błędnej oceny zachowania partnera. Jeśli ktoś, np. mówi głosem podniesionym i zarazem zaciska dłonie to możemy sądzić, iż jest to osoba wrogo do nas nastawiona. Pamiętaj: Interesuje nas treść a nie forma, dlatego w trakcie negocjacji skupiaj się na tym, co się mówi, a nie jak to jest prezentowane.

4 Nastawienie nieprzyjazne Nastawienie przyjazne unika wymiany spojrzeń pochyla, odwraca głowę mimika uboga, zła, pociera często nos odsuwa się od rozmówcy mocno ściska dłonie patrzy w oczy rozmówcy, kiwa głową aprobująco, uśmiecha się, trzyma dłonie otwarte, rzadko dotyka głowy, Zachowanie osoby lękliwej Zachowanie osoby pewnej siebie często przymyka oczy nerwowo rusza rękami zasłania często usta wierci się na krześle nerwowo kiwa nogą oczy naturalnie otwarte trzyma ramiona luźno, swobodnie odsłania sylwetkę, twarz trzyma nogi spokojnie, wygodnie siedzi pewnie, spokojnie Nastawienie wrogie agresywne Nastawienie zdecydowania bez wrogości uśmiecha się z politowaniem

5 nieprzyjemny wyraz twarzy grozi palcem wskazującym podnosi brwi z niesmakiem wstaje, by unieść się nad rozmówcę ściska dłonie w pięści patrzy ponad głową rozmówcy Tab1. Z. Nęcki, Negocjacje w biznesie, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1991, s.61. Por. H. Adler, NLP- umiejętność realizowania marzeń, RAVI, Łódź 1997; D. Molden, Zarządzanie z mocą NLP, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków Podczas negocjacji należy pamiętać o tym, aby przedstawiać informacje w sposób spójny. Inaczej mówiąc, komunikacja niewerbalna musi być zgodna z treścią słów. Na przykład, nerwowo ruszając rękami i zasłaniając często usta nie przekonasz nikogo, pomimo tego, co mówisz, sprawisz natomiast wrażenie osoby niepewnej siebie. Zachowania niewerbalne mogą, więc bardzo pomóc, ale równie dobrze potrafią zaszkodzić, np. bujając się na krześle podczas ważnej rozmowy, na pewno nie zdobędziesz zaufania partnera, a wręcz możesz bardzo skutecznie podkopać własną pozycję. Dlatego trzeba wytrwale pracować nad mową własnego ciała, a jednocześnie bacznie obserwować partnerów, bo komunikacja niewerbalna jest bardzo często i skutecznie wykorzystywana w celu zmylenia drugiej strony. Trafne odczytywanie sygnałów innych to klucz do znalezienia kłamcy wśród negocjatorów, nie jest to jednak łatwe, ponieważ większość wskazówek, które przypisujemy kłamcy, np. odwracanie wzroku może świadczyć jedynie o nieśmiałości czy nerwowości. Można w tym miejscu przytoczyć jeszcze wiele innych mitów dotyczących zachowań niewerbalnych, takich jak, np.: 1.Zakładanie rąk za siebie to gest władzy 2.Łączenie palców w wieżę pokazuje, że jesteś intelektualistą 3.Ludzie uśmiechają się, gdy są szczęśliwi 4.Gdy człowiek jest zdenerwowany jego głos podnosi się 5.Handlowiec mówiący szybko nie jest godny zaufania. Pamiętaj: Język ciała przekazuje ważne, ale często niewiarygodne wskazówki, co do intencji osoby informującej. Temat ten, jak zresztą całe zagadnienie dotyczące sztuki negocjacji oraz mowy ciała,

6 jest bardzo obszerny a zarazem niezwykle ciekawy. Jako uzupełnienie niniejszego artykułu polecam lekturę książek o tej tematyce, które z pewnością pomogą każdemu zainteresowanemu odnaleźć się w trudnej sztuce negocjacji oraz będą dobrą wskazówką, co i jak należy robić, aby móc skutecznie kierować własnym ciałem.