Materiały szkoleniowe Warszawa. Barbara Hermak

Transkrypt

1 Materiały szkoleniowe Warszawa Barbara Hermak Księgowość organizacji pozarządowych

2 SPIS TREŚCI I. Podstawy prawne ustawy jakich znajomość przyda się przy prowadzeniu organizacji pozarządowej...3 II. Zasady i polityka rachunkowości (jak skonstruować plan kont, dowody księgowe, ZPF)... 5 III. Koszty występujące w organizacjach pozarządowych w tym koszty statutowe, administracyjne, koszty działalności gospodarczej koszty działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej; koszty uzyskania przychodu; róŝnica pomiędzy kosztem a wydatkiem; rozliczenia międzyokresowe kosztów...14 IV. Przychody organizacji pozarządowych (dotacje, darowizny, składki, zbiórki publiczne, działalność statutowa odpłatna) V. Sprawozdawczość finansowa organizacji pozarządowych (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa, CIT-8, ewentualne problemy)...21 VI. VII. VIII. Kiedy organizacja staje się podatnikiem podatku VAT (zwolnienie przedmiotowe, podmiotowe, rozliczanie VAT, co to jest wskaźnik)...27 Podatek VAT a dotacje i darowizny...31 Podatek VAT a odpłatna działalność statutowa i działalność gospodarcza...33 IX. Wzory druków bilansów i rachunków wyniku...34

3 I. Podstawy prawne Przepisy prawne obowiązujące organizacje pozarządowe to: Ustawa na podstawie jakiej dana organizacja działa tzn. dla organizacji pozarządowych będzie to Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.nr 79 poz.855 z 2001); prawo o fundacjach, w przypadku organizacji poŝytku publicznego będzie to Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003r o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie Dz.U.nr 96 poz.873) Ustawa o rachunkowości z 23 września 1994 (tekst jednolity Dz.U.nr 76 poz 694 z 2002 z póŝn.zmianami). Jest to ustawa w oparciu o którą prowadzimy księgowość w naszej organizacji.. Dla księgowych jest to jedna z wiodących ustaw, mimo Ŝe za rachunkowość w kaŝdej firmie odpowiada dyrektor, zarząd (art.4ust.5). Na podstawie tej ustawy musi być sporządzona zakładowa polityka finansowa. Obowiązek jej sporządzania nakłada art.4 tej ustawy. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001r w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych spółek nie będących spółkami handlowymi nie prowadzących dział. gospodarczej (Dz.U. nr 137 poz.1539 z 2001r). To rozporządzenie mogą stosować organizacje pozarządowe, które nie prowadzą działalności gospodarczej Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz.U.nr 54 poz 535 z późn. zmianami). Ogólna zasada mówi, Ŝe organizacje pozarządowe swoją działalność statutową mają zwolnioną z podatku VAT (załącznik nr 4 ustawy; poz.10). Zdarza się, Ŝe oprócz działalności zwolnionej organizacje prowadzą działalność opodatkowaną (statutową działalność odpłatną, działalność gospodarczą). Wówczas takie organizacje po spełnieniu pewnych warunków stają się płatnikami podatku VAT. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 (tekst jednolity Dz.U. nr 54 poz.654 z 2000 r. z późn. zmianami). Dochody podatników o których jest mowa w art.17 ust.1 pkt4 w/w ustawy są zwolnione z podatku. Ustawa ta takŝe w art.16 mówi co nie jest kosztem uzyskania przychodu. Ustawa o podatku od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 (tekst jednolity Dz.U. nr 14 poz.176 z 2000r z późn. zmianami) Wg tej ustawy rozliczamy się z osobami fizycznymi. Do takich osób zaliczamy naszych pracowników, zleceniobiorców, wolontariuszy. W art.21 ustawy o pdof jest mowa o tym co wypłacane osobom fizycznym nie podlega opodatkowaniu

4 Ustawa Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974r W przypadku zatrudniania pracowników ta ustawa nakłada na nas jako pracodawców pewne obowiązki. Do nich naleŝy m.in. sporządzenie na piśmie umowy o prace, przekazanie pracownikowi jego obowiązków ale takŝe przywilejów (wymiar urlopu, czas płatnej niezdolności do pracy, okres wypowiedzenia) Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia Ustawa ta obowiązuje nas w momencie kiedy: - zatrudniamy osoby na podstawie umowy o pracę - zatrudniamy osoby na podstawie umów zleceń i umów o dzieło W przypadku zatrudniania osób na podstawie umów o dzieło i zleceń naleŝy pamiętać o takich sprawach jak: - student do 26 roku nie podlega ubezpieczeniom społecznym - umowa o dzieło z pracownikiem obcym nie podlega ubezpieczeniu społecznemu - umowa o dzieło z pracownikiem własnym podlega ubezpieczeniu społecznemu W tym miejscu naleŝy pamiętać o tym, Ŝe za pracownika, w rozumieniu ustawy, uwaŝa się takŝe osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeŝeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeŝeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.(wyjątek z ustawy o ubezpieczeniu społecznym art.8 ust 2a). Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 Dz.U.nr 249 poz.2104 z późn.zmianami Mimo, Ŝe organizacja nie jest zaliczana do sektora finansów publicznych, to przy korzystaniu ze środków publicznych (dotacje budŝetowe, samorządowe) musi przestrzegać tej ustawy m.in. pod względem gospodarności. W ustawie wymieniono jako środki publiczne oprócz w/w dotacji takŝe środki otrzymane z unii w tym EFS Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004r Jako dysponent środków publicznych mamy obowiązek przestrzegania ustawy o finansach publicznych. W tej ustawie jest wprost powiedziane, Ŝe mimo iŝ nie jesteśmy sektorem publicznym to gospodarując tymi środkami będziemy odpowiadać za ewentualne naruszenie dyscypliny finansów publicznych Ustawa o zbiórkach publicznych z 15 marca 1933r Dzięki tej ustawie prawidłowo i co najwaŝniejsze zgodnie z prawem z organizujemy zbiórkę na nasze działania statutowe. Ustawa o podatku od spadków i darowizn z28 lipca 1983 Dzięki tej ustawie organizacje które wspierają osoby fizyczne będą wiedziały kiedy darowizna dla tych osób przekroczy kwotę wolna od podatku.

5 II. Zasady i polityka rachunkowości (ZPF, plan kont, dokumenty księgowe) Organizacje nie prowadzące działalności gospodarczej nie muszą prowadzić pełnej rachunkowości. Oznacza to, Ŝe stosują one rozporządzenie z 15 listopada 2001r w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej (Dz. U nr 137, poz z późniejszymi zmianami). W paragrafie 1 ust.1 rozporządzenia wymienione są organizacje, jakie mogą stosować te przepisy naleŝą do nich m.in. fundacje i stowarzyszenia. Objęte tym rozporządzeniem jednostki prowadzą księgi rachunkowe (a nie ksiąŝkę przychodów i rozchodów) stosując przepisy ustawy o rachunkowości z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia określonych od paragrafu 2 do paragrafu 4. Zatem organizacje wymienione w paragrafie 1 rozporządzenia muszą stosować generalne zasady rachunkowości określone w ustawie o rachunkowości takie jak: Zasada wiarygodności, czyli rzetelnego obrazu przedstawiania poprzez sprawozdania sytuacji majątkowej i finansowej organizacji (art.4) Zasada istotności polega na wyodrębnieniu w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń mających wpływ na sytuację majątkową i finansową organizacji i na jej wynik finansowy ; zasada istotności to takŝe wskazanie co będzie u nas błędem podstawowym o którym jest mowa w art.54 ust 3 ustawy o rachunkowości; Zasada ciągłego działania polega na stosowaniu w sposób ciągły w kolejnych latach obrotowych zasad rachunkowości (art.5 ust.1) Zasada kontynuacji oznacza, Ŝe organizacja przyjmuje załoŝenie, iŝ będzie kontynuowała w dającej się przyszłości zwoje działania (art.5 ust.2) Zasada memoriału polega na zaliczeniu kosztów i przychodów do tego okresu, w którym powstały bez względu na termin ich rozliczenia (art. 6 ust.1) Zasada współmierności polega na ujęciu w wyniku finansowym danego roku tylko tych kosztów i przychodów, które były zrealizowane w tym okresie (art. 6 ust2) Zasada ostroŝności polega na tym, Ŝe poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiste poniesione na ich nabycie (wytworzenie) koszty z zachowaniem zasady ostroŝności (art. 7 ust.1) Wspomniane wcześniej rozporządzenie w paragrafie 2 ust.5 zezwala wymienionym w nim organizacjom na rezygnację z zasad ostroŝnej wyceny. Organizacje stosując ustawę i rozporządzenie mają obowiązek dostosować prowadzone księgi rachunkowe do specyfiki prowadzonej działalności. Oznacza to, Ŝe w księgach rachunkowych naleŝy wyodrębnić przychody takie jak przychody statutowe, nieodpłatnie otrzymane składniki majątku trwałego oraz składki statutowe (paragraf 2 ust.1 rozporządzenia). Natomiast do kosztów zalicza się koszty statutowe i koszty administracyjne (paragraf 2. ust.3 rozporządzenia). Sprawozdanie finansowe organizacji spełniających warunki z rozporządzenia składa się z: * bilansu * rachunku wyników * informacji dodatkowej

6 Wzory bilansu i rachunku wyników są opublikowane w załączniku 1 i 2 do rozporządzenia. Natomiast, co powinna zawierać informacja dodatkowa jest opisane w art.48 ustawy o rachunkowości. W informacji dodatkowej powinny znaleźć się m.in. informacje o kosztach i przychodach w rozbiciu na sponsorów, informacje o darowiznach i o wykorzystaniu funduszu statutowego a takŝe zmiany w środkach trwałych. Powinniśmy takŝe krótko opisać naszą działalność i ilość zatrudnianych pracowników. Organizacje, które nie spełniają dwóch warunków z trzech opisanych w art.50 ustawy nie muszą sporządzać rachunku przepływów pienięŝnych. JeŜeli organizacja rozpocznie działalność gospodarczą wtedy z mocy prawa traci przywilej stosowania rozporządzenia. Musi zastosować wtedy zgodnie z paragrafem 4 rozporządzenia tylko ustawę o rachunkowości. Konieczne staje się wyodrębnienie w księgach rachunkowych działalności statutowej i działalności gospodarczej poprzez odpowiednie konta kosztowe i przychodowe. Takie wyodrębnienie jest konieczne gdyŝ musimy ustalić wynik finansowy na kaŝdej formie działalności oddzielnie czyli ustalamy wynik na działalności statutowej, na działalności gospodarczej a na koniec ustalamy wynik finansowy ogółem. KaŜda organizacja bez względu czy prowadzi pełną czy uproszczoną księgowość musi posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości zwaną zakładową polityką finansową (art..4 ust.3 ustawy o rachunkowości). Ustala ją kierownik (prezes, dyrektor, zarząd) na podstawie wydanej przez siebie decyzji (uchwały, zarządzenia), gdyŝ zgodnie z ustawą o rachunkowości art.4 ust.3 pkt 5 za rachunkowość w firmie odpowiada kierownik jednostki Przez zakładową politykę finansową rozumie się zgodnie z art.3 ust.1 pkt.11 ustawy o rachunkowości wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych Przyjęta przez jednostkę zakładowa polityka finansowa zgodnie z art.10 ustawy o rachunkowości powinna określać: * rok obrotowy i ewentualne wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. * metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego * sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym: - zakładowy plan kont (konta syntetyczne) tzw wykaz ksiąg księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (inaczej mówiąc konta analityczne) - wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury - opis systemu przetwarzania danych tzn opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (tutaj naleŝy się powołać na instrukcję i opis programu)

7 - system słuŝący ochronie danych i ich zbiorów ( w tym opis dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów) - rodzaje sprawozdań jakie naleŝy sporządzać (bilans, rachunek zysków i strat i informacja dodatkowa); jeŝeli spełniamy warunki zawarte w art.50 ust.2 ustawy o rachunkowości to bilans moŝemy sporządzać w wersji uproszczone - miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych; jeŝeli prowadzimy księgowość przy pomocy komputera naleŝy podać nazwę programu - sposób przechowywania i archiwizowania dokumentacji księgowej, sprawozdań - sposób udostępnia osobom trzecim zbiorów komputerowych, dokumentów księgowych Stosowany w jednostkach takich jak stowarzyszenia i fundacje zbiór kont księgi głównej według mnie powinien zapewniać: - uwzględnienie specyfiki działalności statutowej tych jednostek (ujęcie zapisów przychodów i kosztów umoŝliwiających czytelnie rozgraniczenie ich w odniesieniu do danego sponsora ) - ujęcie danych liczbowych w przekroju umoŝliwiającym uzyskanie informacji niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych w formie uproszczonej określonej przepisami rozporządzenia (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) - sporządzanie sprawozdań statystycznych (GUS) - sporządzanie wymaganych przepisami podatkowymi deklaracji (zeznań podatkowych) - ustalenie podstaw wymiaru innych zobowiązań publiczno prawnych

8 Przykładowa Zakładowa polityka finansowa powinna zawierać m.in.: METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW Opisując metody wyceny aktywów i pasywów powinniśmy się oprzeć na Rozdziale 4 Ustawy o rachunkowości W ZPF naleŝy ująć wycenę następujących składników aktywów i pasywów : - środki trwałe - środki trwałe w budowie - wartości niematerialne i prawne - naleŝności i zobowiązania - środki pienięŝne w walutach obcych - rezerwy na zobowiązania - rozliczenia międzyokresowe kosztów - rozliczenia międzyokresowe przychodów WYKAZ KSIĘGI GŁÓWNEJ (KONTA SYNTETYCZNE) Zespół 0 aktywa trwałe 010 ŚRODKI TRWAŁE 020 WNIP 030 DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE UMORZENIE ŚR.TRWALYCH 078 UMORZENIE WNIP 079 ODPISY AKTUALIZUJĄCE DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE 080 ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE 090 ŚRODKI TRWAŁE WYDZIERśAWIONE (konto pozabilansowe 091 NISKOWARTOŚCIOWE ŚRODKI TRWALE (konto pozabilansowe Zespół 1 środki pienięŝne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe 100- KASA 101 KASA WALUTOWA 131 RACHUNKI BANKOWE 132 RACHUNEK LOKAT BANKOWYCH 137 KREDYTY BANKOWE 139 ŚRODKI PIENIĘZNE W DRODZE 140 KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE

9 Zespół 2 Zespół 3 Zespół 4 Zespół 5 Zespół 6 - Rozrachunki i roszczenia 201 ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI/NALEZNOŚCI ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI/ ZOBOWIAZANIA 221 VAT NALICZONY 222 VAT NALEZNY 223 ROZRACHUNKI Z US Z TYTUŁU VAT 225 ROZRACHUNKI Z BUDśETEM Z TYTUŁY PDOF ROZRACHUNKI Z BUDśETEM Z TYTUŁY PDOP 229 ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE 231 ROZRACHUNKI Z TYT.WYNAGRODZEŃ 234 POZOSTAŁE RORACHUNKI Z PRACOWNIKAMI POZOSTAŁE ROZRACHUNKI 245 ROSZCZENIA SPORNE 250 ODPISY AKTUALIZUJĄCE ROZRACHUNKI 280 NALEZNOŚCI WARUNKOWE (konto pozabilansowe) 281 ZOBOWIĄZANIA WARUNKOWE (konto pozabilansowe) 283 WEKSLE OBCE GWARANCYJNE (konto pozabilansowe) - Materiały i towary 310 ZAPASY MATERIAŁOW 330 ZAPASY TOWARÓW 340 ODPISY AKTUALIZUJĄCE MATERIAŁY 343 ODPISY AKTUALIZUJĄCE TOWARY - Koszty wg.rodzajów 401 ZUśYCIE MATERIAŁÓW I ENERGII 402 USŁUGI OBCE 403 PODATKI I OPŁATY 404 WYNAGRODZENIA 405 ŚWIADCZENIA NA RZECZ PRACOWNIKÓW 406 POZOSTAŁE KOSZTY 407 AMORTYZACJA 490 ROZLICZENIE KOSZTÓW - Koszty wg. prowadzonej działalności KOSZTY DZIAŁ.STATUTOWEJ NIEODPŁATNEJ KOSZTY DZIAŁ.STATUTOWEJ ODPŁATNEJ 540 KOSZTY DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 570 KOSZTY ADMINISTRACYJNE - Produkty i rozliczenia międzyokresowe 640 ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE CZYNNE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE BIERNE

10 Zespół 7 Zespół 8 - Przychody i koszty związane z ich wytworzeniem 700 PRZYCHODY DZIAŁ. STATUTOWA NIEODPŁATNA 710 PRZYCHODY Z DZIAŁ.STATUTOWEJ ODPŁATNEJ 720 PRZYCHODY DZIAŁANOŚĆ GOSPODARCZA 730 SKŁADKI CZŁONKOWSKIE 735 PRZYCHODY Z 1% PRZYCHODY FINANSOWE 751 KOSZTY FINANSOWE 760 POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE(ART.3 UST.1 PKT 32 USTAWY O RACHUNKOWOŚCI) 761 POZOSTALE KOSZTY OPERACYJNE 770 ZYSKI NADZWYCZAJNE 771 STRATY NADZWYCZAJNE - Fundusze, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy 800 FUNDUSZ JEDNOSTKI 801 FUNDUSZ REZERWOWY/ZASOBOWY 820 ROZLICZENIE WYNIKU FINANSOWEGO REZERWY 845 PRZYCHODY PRZYSZŁYCH OKRESÓW 860 WYNIK FINANSOWY 870 OBOWIĄZKOWE OBCIĄśENIE WYNIKU FINANSOWEGO ZASADY WYCENY I PROWADZENIA KONT KSIĄG POMOCNICZYCH ORAZ ICH POWIĄZANIA Z KONTAMI SYNTETYCZNYMI W tym rozdziale (części) zakładowej polityki finansowej naleŝy opisać powiązania kont syntetycznych z kontami analitycznymi. 1. jeŝeli do konta środki trwałe jest prowadzona analityka to naleŝy ja opisać a takŝe powiązać konta środków trwały z kontami odpisów umorzeniowych; opisujemy sposób amortyzacji a takŝe kwoty graniczne do odpisów jednorazowych w koszty i do amortyzacji. (ustawa pdop art.16a); naleŝy opisać kiedy dokonujemy odpisów aktualizacyjnych 2. z wartościami niematerialnymi i prawnymi (WNiP) postępujemy identycznie jak ze środkami trwałymi, przy czym pamiętamy o art. 16b ustawy pdop 3. w przypadku środków trwałych i WNiP zapisy na kontach 010 i 020 powinny odpowiadać zapisom w księgach inwentarzowych 4. w przypadku konta kasa (mogą być prowadzone takie dwa konta jeŝeli mamy kasę walutową albo analityka do jednego) naleŝy opisać sposób ewidencjonowania zapisów (raport kasowy), okres za jaki sporządza się raport a takŝe kiedy przeprowadza się inwentaryzację

11 5. Do kont bankowych moŝe być prowadzona analityka (konta bankowe mogą być prowadzone według programów lub sponsorów), inwentaryzacja na podstawie wyciągów bankowych tzn. stan konta na dany dzień powinien odpowiadać wyciągowi bankowemu. 6. Ewidencje szczegółowe do konta zobowiązań i naleŝności moŝe narzucać program księgowy, albo sami opracowujemy ją tak by ułatwić rozliczanie i uzgadnianie w/w kont. Np. naleŝności moŝemy podzielić na odbiorców a zobowiązania przypisać do kaŝdego dostawcy. Natomiast w przypadku rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku od osób fizycznych proponuję prowadzić taką analitykę której będzie jednoznacznie wynikała nasza zobowiązanie, czyli saldo tego konta powinno odpowiadać kwocie na formularzu PIT. W identyczny sposób proponuje prowadzić analitykę do rozrachunków publicznoprawnych. 7. Ewidencja szczegółowa do konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami powinna być prowadzona w podziale na kaŝdego pracownika, który pobiera zaliczkę lub ją rozlicza. 8. JeŜeli prowadzimy magazyn materiałów to powinniśmy prowadzić analitykę uwzględniającą specyfikę danego magazynu. W przypadku gdy zakup materiałów odpisywany jest jednorazowo w koszty (w przypadku zakupów na działalność bieŝącą) naleŝy to napisać tym samym konto 310 będzie tzw. kontem martwym 9. JeŜeli prowadzimy magazyn towarów (konto 330) proponuje analitykę w podziale na konkretne towary. W takim wypadku będzie łatwiejsze ustalenie stanu magazynu w momencie inwentaryzacji, którą musimy przeprowadzić na koniec roku obrotowego. 10. Ewidencja szczegółowa kosztów rodzajowych na kontach zespołu 4 jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta umoŝliwiające analizę finansową kosztów poniesionych ogółem w organizacji. Ewidencja szczegółowa kosztów według prowadzonej działalności prowadzona na kontach zespołu 5 w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe niezbędne do podejmowania decyzji gospodarczych i finansowych oraz do sporządzania sprawozdań finansowych. Rodzaje kont analitycznych są spójne z prowadzoną działalnością Stowarzyszenia. Koszty rodzajowe ewidencjonowane są analityczne wg pozycji wymaganych w rachunkach zysków i strat metoda porównawczą, przy czym suma sald kont analitycznych równa się saldu konta zespołu 5 syntetycznemu. Ewidencja szczegółowa do kont zapasów towarów (konto typu 600) prowadzona moŝe być analogiczne jak w przypadku kont zespołu Ewidencja szczegółowa do konta Przychody z działalności statutowej powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych sponsorów od których Stowarzyszenie otrzymuje grant. 12. Ewidencja szczegółowa do konta 710 Przychody z dział. statutowej odpłatnej powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych form prowadzonej działalności. 13. Ewidencja szczegółowa do konta 720 Przychody z dział. gospodarczej powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe rodzajów działalności gospodarczej

12 14. Ewidencja szczegółowa do konta 750 Przychody finansowe powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe umoŝliwiające określenie rodzaju przychodu 15. Ewidencja szczegółowa do konta 845 Przychody przyszłych okresów powinna być prowadzona analogicznie jak dla kont zespołu W tej części ZPF naleŝy takŝe opisać co będzie podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Postawą do tego jest art.20 ustawy rachunkowości. Jednocześnie przypominam, Ŝe kaŝdy dowód źródłowy powinien posiadać opis z którego będzie wynikała zasadność dokonania zakupu. Musi być zatwierdzony merytorycznie, sprawdzony pod względem formalno-rachunkowym, o takŝe powinien posiadać wskazanie sponsora, kategorii budŝetowej. W przypadku Stowarzyszeń i Fundacji wskazane jest ustalenie w ZPF podziału kosztów na koszty statutowe i koszty administracyjne. 17. Ostatnią rzeczą jaka powinna znaleźć się w tej części ZPF jest sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Tutaj naleŝy się oprzeć na rozdz.3 ustawy o rachunkowości, gdzie w art.26 opisane są rodzaje inwentaryzacji. OPROGRAMOWANIE DOPUSZCZONE DO UśYTKOWANIA Tutaj opisujemy program z którego korzystamy. Jakie on posiada funkcję. Opieramy się tutaj na instrukcji obsługi i moŝemy się na nią powołać. Musimy opisać w jaki sposób dane są chronione przed uszkodzeniem zbiorów a takŝe jak program jest zabezpieczony przed dostępem osób niepowołanych. JeŜeli prowadzimy księgowość ręcznie to takŝe opisujemy jak prowadzimy konta syntetyczne a jak konta analityczne (musimy tutaj spełniać warunki zapisane w art.71 i 72 ustawy o rachunkowości) WYKAZ PROWADZONYCH KSIĄG RACHUNKOWYCH. Tutaj wymieniamy rodzaje prowadzonych dzienników (art.14, 15 17, 18 ustawy o rachunkowości) np. 1. dziennik operacji 2. rejestr obrotów kasowych raport kasowy 3. rejestr obrotu pienięŝnego rejestr bankowy 4. obroty i salda kont syntetycznych 5. obroty i salda kont analitycznych 6. konta aktywne w miesiącu 7. ewidencja analityczna WNiP 8. ewidencja analityczna WNiP (księgi inwentarzowe) 9. ewidencja analityczna WNiP i ewidencja analityczna WNiP tabele amortyza - cyjne 10. ewidencja ilościowa małowartościowych środków trwałych tzw. wyposaŝenie

13 DOKUMENTY KSIĘGOWE Dokumenty księgowe a właściwie dowody księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Ustawa o rachunkowości (art.20) rozróŝnia następujące dowody księgowe: zewnętrzne obce otrzymane od kontrahenta zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentowi wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki zbiorcze słuŝące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione korygujące poprzednie zapisy zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Taki dowód moŝna wystawić w przypadku braku moŝliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. Kierownik jednostki moŝe zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie dotyczy to operacji, których przedmiotem jest zakup opodatkowany podatkiem od towarów i usług. rozliczeniowe ujmujące juŝ dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Natomiast w art.21 w/w ustawy podano nam informację co powinien zawierać dowód księgowy. Dowody księgowe wewnętrzne obce to: faktury i rachunki zakupowe noty obciąŝeniowe Dowody księgowe zewnętrzne własne to: faktury i rachunki ze sprzedaŝy noty obciąŝeniowe Dowody księgowe wewnętrzne to: KP kasa przyjmie (wystawiamy w trzech egzemplarzach; oryginał dostaje wpłacający, pierwszą kopię księgowość, druga kopia pozostaje w bloczku) KW kasa wypłaci wystawiamy w dwóch egzemplarzach; oryginał dostaje księgowość, kopia pozostaje w bloczku Druk pobrania zaliczki Druk rozliczenia zaliczki Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło Druk delegacji krajowej Druk delegacji zagranicznej Lista płac Lista zasiłkowa OT- druk przyjęcia środka trwałego

14 LT - druk likwidacji środka trwałego PT nieodpłatne przejęcie środka trwałego PZ przyjęcie do magazynu WZ wydanie z magazynu PI-k protokół inwentaryzacyjny kasy PI-i protokół inwentaryzacyjny spisu z natury. PK polecenie księgowania Fvat wewnętrzna Dowody zbiorcze to: raport kasowy wyciąg bankowy zbiorcze zestawienie rachunków Dowody korygujące poprzednie zapisy to np. faktura lub nota korygująca. Dokumenty rozliczeniowe to np. rozliczenie kosztów dokonane na poleceniu księgowania KaŜdy dowód przed przekazaniem go do księgowania musi być sprawdzony po względem: formalno-rachunkowym zatwierdza księgowy poprzez złoŝenie podpisu merytorycznym zatwierdza osoba dokonująca zakupu do wypłaty zatwierdza dyrektor a takŝe powinien mieć zapis czy dotyczy on wydatków związanych z działalnością statutową, administracyjną czy teŝ gospodarczą. Bardzo waŝne jest aby na dowodzie księgowym znalazło się źródło finansowania i kategoria budŝetowa. Opis ten powinna dokonać osoba odpowiedzialna merytorycznie za zakup. Wszystkie te dane moŝna umieścić na pieczątce która będzie wyglądała 1. tytuł projektu (tytuł projektu zgodny z realizowaną umową ) 2. źródło finansowania (np. Urząd Miasta, PFRON) 3. nazwa realizowanego programu (tutaj moŝemy wpisać w ramach jakiego wewnętrznego projektu jest to u nas realizowane, ale jeŝeli nie mamy podziału na projekty to taka pozycja moŝe w ogóle na naszej pieczątce nie wystąpić) 4. kategoria budŝetowa (tutaj kategoria wg budŝetu, która pokryje się z kontem księgowym np. materiały szkoleniowe) 5. rodzaj wydatku (tutaj moŝna umieszczać opis merytoryczny np. materiały szkoleniowe na szkolenie w dniu w ramach projektu xxxx) 6. kalkulacja (w przypadku jej potrzeby to tutaj będziemy wpisywać sposób wyliczenia ta pozycja jest uzaleŝniona od podpisanego przez nas budŝetu) 7. kwota (liczbą i słownie) 8. zatwierdzono merytorycznie, (podpis koordynatora projektu) 9. zatwierdzono formalnie-rachunkowo (podpis księgowego) 10. zatwierdzam do wypłaty (podpis członka zarządu, dyrektora)

15 III. Koszty W księgach rachunkowych kaŝdej organizacji powinny być ujmowane koszty w podziale na : o koszty statutowe o koszty administracyjne Podział kosztów na w/w kategorie leŝy w gestii kaŝdej organizacji. Jest to indywidualne spojrzenie zarządu jak naleŝy podzielić koszty aby odzwierciedlały specyfikę danej organizacji. Ogólnie moŝna powiedzieć, Ŝe koszty statutowe dotyczą naszych świadczeń które realizujemy zgodnie ze statutem, natomiast koszty administracyjne to te które organizacja ponosi nawet gdy nie realizuje Ŝadnych działań. Zapis dotyczący podziału na koszty statutowe i administracyjne powinien znajdować się w ZPF. W dobrze zarządzanej organizacji koszty statutowe stanowią minimum 60% kosztów ogólnych. Oznacza to, Ŝe na koszty administracyjne przeznaczamy tylko 40%. Oczywiście wszystko zaleŝy od realizowanych przez nas projektów i zapisów w ZPF. Koszty administracyjne Do tego rodzaju kosztów moŝna zaliczyć m.in. takie koszty jak: - czynsz, - energia, - materiały biurowe ogólnego dostępu nie związane z realizowanymi projektami, - wynagrodzenie dyrektora biura - wynagrodzenie księgowego - wynagrodzenie sekretarki - wynagrodzenie sprzątaczki - ubezpieczenie lokalu - ubezpieczenie sprzętu - amortyzacja - konserwacja lokalu - konserwacja sprzętu - opłaty sądowe. Wyodrębnienie tego rodzaju kont powinno wyglądać tak jak nakazuje nam rachunek wyników. W tym sprawozdaniu koszty administracyjne podzielono na: - amortyzacje - zuŝycie materiałów i energii - usługi obce - wynagrodzenia - ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników - podatki i opłaty - pozostałe koszty. Z powyŝszego wynika, jedno, Ŝe plan kont powinniśmy być tak zaprojektować aby przy jego pomocy w szybki i prosty sposób móc sporządzić sprawozdanie (rachunek wyników) a takŝe by zarząd w kaŝdej chwili mógł otrzymać m.in. takie informacje jak wysokość poniesionych kosztów administracyjnych.

16 Koszty statutowe Koszty statutowe to koszty, które ponosi kaŝda organizacja w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Są one niezbędne do realizacji zadań statutowych. Muszą być one zgodne ze statutem danej organizacji. Bardzo waŝny jest opis merytoryczny dokumentu, który powinien być wyczerpujący i wiąŝący nasz wydatek z działalnością naszej organizacji. Koszty działalności statutowej nieodpłatnej Organizacje występują o róŝnego rodzaju wsparcie (dotacje, subwencje, darowizny). Koszty pokrywane z tych źródeł finansowania będą stanowiły koszty działalności statutowej nieodpłatnej. KaŜde źródło finansowania powinno mieć wydzielone pokrywane z niego koszty. Koszty działalności statutowej odpłatnej JeŜeli organizacja postanowiła prowadzić działalność statutową odpłatną zgodnie z ustawą o poŝytku publicznym i wolontariacie, to musi w kontach księgowych wydzielić do tego odpowiednie konta kosztów. W tym miejscu naleŝy pamiętać o tym, Ŝe jeŝeli będziemy prowadzili kilka form takiej działalności to konta księgowe wyodrębniamy dla kaŝdej z nich. Adekwatnie do kont kosztów wyodrębniamy konta przychodów z tej działalności. Ewidencja na kontach kosztowych KaŜdy wydatek powinien być zaewidencjonowany w księgach rachunkowych. Jednak nie kaŝdy wydatek to koszt i o tym trzeba pamiętać. Kosztem na pewno nie będą m.in. takie wydatki jak: - wszelkiego rodzaju zaliczki - płatności dokonane na podstawie nieoryginalnych dokumentów (faktura przesłana faksem, xero faktury, itp.). - płatności dokonane na podstawie fvat proform - koszty nie będące kosztami danego okresu sprawozdawczego (czynsz zapłacony z góry) Ewidencja kosztów w organizacjach moŝe odbywać się na kontach zespołu 5 lub na kontach w zespole 4 i w zespole 5. Ewidencja na kontach zespołu 5. JeŜeli organizacja zdecyduje się na ewidencjonowanie kosztów tylko na kontach zespołu 5 czyli funkcjonalnego to musi pamiętać o tym Ŝe: - konta kosztów statutowych w analityce (ilość poziomów analityki uzaleŝniona od moŝliwości programu księgowego) powinny odpowiadać budŝetom projektów, które realizujemy - konta kosztów administracyjnych powinny być tak zaprojektowane aby moŝna było z nich łatwo sporządzić rachunek wyników. Na koniec roku obrotowego salda z kont zespołu 5 naleŝy przenieść na konto wynik finansowy.

17 Ewidencja na kontach zespołu 4 i 5. Ewidencja kosztów na tych dwóch zespołach moŝe wydawać się bardziej skomplikowana, ale dzięki otrzymanym zapisom na tych kontach moŝna m.in: - określić przy umiejętnej analityce ile kosztuje nas utrzymanie organizacji - ile kosztują nas poszczególne wydatki w podziale na o amortyzacje o zuŝycie materiałów i energii o usługi obce o wynagrodzenia o ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników o podatki i opłaty o pozostałe koszty. - rozliczyć kaŝdego sponsora i kaŝdy projekt - wykazać koszty statutowe i administracyjne Na co dzień koszty księgujemy na konta zespołu 4 w korelacji z kontem rozrachunkowym oraz na konta zespołu 5 w korelacji z kontem 490. Na koniec roku obrotowego salda z kont zespołu 5 naleŝy przenieść na konto wynik finansowy. Koszty w prawie bilansowym i podatkowym czyli kiedy mamy koszty uzyskania przychodu Koszty w prawie bilansowym są wtedy gdy mamy doczynienie ze zmniejszeniem korzyści ekonomicznych czyli przychodów w okresie sprawozdawczym. Koszty w prawie podatkowym zwane są kosztami uzyskania przychodu. Są to koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Oznacza to, Ŝe w 2010r zgodnie z ustawą o pdop koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W innym przypadku nie będzie on stanowił kosztu uzyskania przychodu. Wszelkie koszty naleŝy ująć w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału. Reasumując aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać razem dwa warunki : 1. został poniesiony w celu realizacji zadań statutowych, z których dochód podlega zwolnieniu z podatku 2. wydatek nie moŝe znajdować się liście wykluczeń jaką stworzył ustawodawca (art.16 ustawy pdop) Od tego roku ustawa o podatku od osób prawnych doprecyzowała zasady przypisywania kosztów do określonego roku podatkowego. Koszty uzyskania przychodu bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego, poniesione zarazem w latach poprzedzających dany rok podatkowy jak i w roku podatkowym rozliczasz w tym roku podatkowym w którym osiągnięto odpowiadające im przychody. Prawo bilansowe mówi natomiast o zasadzie memoriału i współmierności kosztów do przychodów. Oznacza to, Ŝe przy sporządzaniu wyniku moŝemy mieć dwa róŝne wyniki (wynik podatkowy i wynik bilansowy).

18 Rozliczanie międzyokresowe kosztów. Rozliczenia międzyokresowe kosztów dzielą się na czynne i bierne. Czynne obejmują równowartość poniesionych kosztów w bieŝącym okresie sprawozdawczym a dotyczące przyszłych okresów (np. prenumerata, ubezpieczenie). Bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów będą dotyczyły kosztów które juŝ ponieśliśmy (zapłaciliśmy) na które nie otrzymaliśmy jeszcze potwierdzenia np. zapłata za wynajem sali za którą nie otrzymaliśmy jeszcze FVAT. W tym miejscu trzeba pamiętać, Ŝe wydatek nie jest równoznaczny z kosztem. Dla rozliczania miedzyokresowego kosztów słuŝą konta 640. Koszty sfinansowane z dotacji budŝetowych, samorządowych, dotacji subwencji uzyskanych od rządów obcych państw, organizacji międzynarodowych pochodzące z tzw. bezzwrotnej pomocy Oddzielny problem stanowią koszty sfinansowane z w/w dotacji, subwencji. Zgodnie z art. 16. pkt.1 ust.58 koszty sfinansowane z tych dotacji, subwencji nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Trzeba o tym pamiętać przy sporządzaniu rocznego sprawozdania finansowego CIT-8. Dotacje te ujmujemy w przychodach natomiast nie ujmujemy w kosztach. Tym samym będziemy mieli róŝny wynik podatkowy i wynik bilansowy. Niwelacja wyniku podatkowego nastąpi przez wskazanie w CIT8-0 dochodów wolnych-dotacji.

19 IV. Przychody Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej do przychodów fundacji, stowarzyszenie zalicza się otrzymane środki pienięŝne inne aktywa finansowe określone odrębnymi przepisami prawa i statutem, w tym otrzymane składki statutowe nieodpłatnie otrzymane składniki majątku kwoty naleŝne ze sprzedaŝy składników majątku dotacje i subwencje darowizny W tym zapisie jest bardzo waŝne stwierdzenie o którym wiele organizacji zapomina a mianowicie aktywa finansowe określone statutem. Oznacza to, Ŝe w statutach organizacji powinien znajdować się zapis o przychodach. Będzie on doprecyzowaniem paragrafu 2 ze wspomnianego wcześniej rozporządzenia ministra finansów. Taki zapis dobrze jest przemyśleć aby ująć wszystkie ewentualne przychody m.in. takie jak darowizny, przychody pochodzące ze zbiórek publicznych, nawiązki sądowe. Oczywiście, jakie przychody zostaną ujęte w statucie jest uzaleŝnione od rodzaju prowadzonej przez organizacje działalności. Dobra klasyfikacja przychodów statutowych powinna mieć swoje odzwierciedlenie w planie kont jaki księgowy napisze dla swojej organizacji. JeŜeli organizacja ma status organizacji poŝytku publicznego i oprócz działalności statutowej nieodpłatnej prowadzi działalność statutową odpłatną wówczas naleŝy w planie kont dla wszystkich tych działalności wprowadzić odpowiednie konta na ich przychody. Przychody działalności statutowej - dotacje. Organizacja która prowadzi taką działalność powinna w swoim planie kont przewidzieć konta księgowe w podziale na przychody od róŝnych sponsorów w zespole kont 7. Do tych kont powinny być takŝe prowadzone konta zespoły 2 (naleŝności) i zespołu 8 (przychody przyszłych okresów). W takim wypadku gdy do księgowej trafi podpisana umowa na dotacje wówczas zostanie ona zaksięgowana na kontach zespołu 2 i kontach zespołu 8 a pierwsza rata dotacji przesłana na kontach zespołu 1 i kontach zespołu 2. Przychody działalności statutowej składki członkowskie. Jednym z przychodów statutowych Stowarzyszenia są wpłacane przez jego członków składki. Ze składek tych stowarzyszenie moŝe finansować bieŝącą działalność statutową lub jeŝeli taka konieczność nie wystąpi poprzez wynik finansowy stworzą one zysk danego roku.

20 Przychody działalności statutowej darowizny. Darowizny omawia k.c. Darowizny powinny być przekazywane na podstawie umowy. Występują w postaci: ze wskazaniem celu (darczyńca robi zapis) lub bez wskazania (my decydujemy na jaki cel statutowy). KaŜda z organizacji moŝe otrzymać darowizny. Są to dla niej przychody statutowe jeŝeli taki zapis znajdziemy w jej statucie. MoŜna otrzymać darowiznę w postaci: gotówki usługi lub towaru środka trwałego Przy darowiznach pienięŝnych od tego roku konieczna jest wpłata na konto bankowe, gdyŝ inaczej nie stanowią podstawy do odliczenia dla darczyńcy. Poza tym darowizna powinna mieć wskazany cel zgodny ustawą o poŝytku publicznym i wolontariacie.. Przychody działalności statutowej wpłaty 1% podatku. JeŜeli organizacja posiada status organizacji poŝytku publicznego wówczas moŝe ona na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywać 1% rocznego podatku dochodowego. Ewidencja tego podatku powinna obywać się w na wyodrębnionych kontach. Przychody działalności statutowej odpłatnej. JeŜeli Stowarzyszenie postanowiło rozpocząć działalność statutową odpłatną to musi nanieść odpowiednie zmiany w statucie. Statut musi być zatwierdzony w KRS. Księgowa powinna nanieść stosowne zmiany w planie kont wyodrębniając w nim konta kosztów i przychodów tej działalności. Przychody działalności statutowej zbiórki publiczne Ta forma przychodów polega na odwołaniu się do ofiarności społeczeństwa o wsparcie dla działalności statutowej. KaŜdą zbiórkę (finansowa, rzeczowa) poprzedza uzyskanie zgody organów administracji publicznej. Kto nam wyda taką zgodę zaleŝy od terenu na jakim będziemy ją prowadzić. Planowane miejsce zbiórki Urząd wydający zgodę teren jednego miasta Urząd miasta; starosta, burmistrz, prezydent teren województwa Urząd Wojewódzki; marszałek województwa teren całego kraju MSWiA; minister