7 kroków do własnego webinaru

Transkrypt

1 7 kroków do własnego webinaru Z artykułu dowiesz się m.in.: co to są webinary, jakie możliwości interakcji dają webinary, jak przygotować własny webinar. Webinary, webcasty, czyli co to jest? Najpierw był webcasting. Roger Courville, nazywany guru webinarów, w swej książce The Virtual Presenter pisze, że kiedy tworzył się rynek usług realizowanych za pomocą internetu, powstało pojęcie webcasting. Była to alternatywa do angielskiego słowa broadcasting, czyli transmisji radiowej czy też telewizyjnej. Jednym słowem webcasting oznaczał transmisję przez internet (np. spotkań, konferencji itp.). Webinar to słowo, które pojawiło się wraz z rozwojem szkoleń synchronicznych (czyli prowadzonych na żywo) przez internet i jest zbitką słów web seminars. Dziś ta różnica się zatarła i w internecie można spotkać zaproszenia i na webcasty, i na webinary. A pod jedną i drugą nazwą należy oczekiwać tego samego. Czyli czego? Webinar (webcast) to takie wydarzenie w internecie, które: ma na celu przekazanie pewnych treści, na przykład szkoleniowych lub marketingowych. Szerzej o tym w dalszej części artykułu; charakteryzuje się ograniczoną interakcją pomiędzy prowadzącym a uczestnikami; odbywa się najczęściej w dużych grupach (może być to nawet kilka tysięcy osób). Alternatywą do webinarów są warsztaty online, czyli takie spotkania w sieci, które: mają na celu przekazanie i przećwiczenie pewnych treści odbywają się w małych grupach (na przykład 6 osób) pozwalają na dużą interaktywność (ćwiczenia z użyciem interaktywnej tablicy, rozmowa na żywo a nie tylko za pomocą chatu) stosowany program do webinarów, do przekazu wideo wystarczy kamera internetowa.

2 Warto tu podkreślić, że transmisja wideo nie jest centrum idei webinaru. I to chyba najczęściej spotykane nieporozumienie wokół tej formy komunikacji. Webinar nie jest tożsamy z transmisją online (tzw. wideostreaming). Dlaczego transmisja online konferencji nie jest webinarem? Bo brak w niej elementu interaktywności, a prowadzący nie siedzi przy komputerze, lecz stoi na mównicy w sali konferencyjnej i prowadzi wykład dla zgromadzonych na sali i w internecie. I to jest druga różnica między webinarem a transmisją online webinar skierowany jest tylko do publiczności w internecie, transmisja online realizowana jest z wydarzenia, które odbywa się np. na sali konferencyjnej, a ono samo jest dodatkowo oglądane przez internautów. Oprogramowanie do webinarów daje spore możliwości interakcji Większość takich programów ma wbudowane funkcje pozwalające nie tylko prezentować daną treść, ale i komunikować się uczestnikom z prelegentem. Najważniejsze z nich to: transmisja audio uczestnicy słyszą głos prowadzącego (prowadzących). Organizator szkolenia może udzielić głosu także uczestnikom; transmisja wideo prowadzący może pokazać się nie tylko w postaci zdjęcia, ale może być też widoczny przez kamerę. Tutaj wystarczy dobra kamera wbudowana w obudowę komputera. Okienko z jej podglądem jest umieszczone najczęściej w górnym lewym rogu wirtualnego pokoju; prezentacja najczęściej akceptowane są pliki pakietu Ms Office, Open Office i PDF oraz pliki graficzne. Prezentujący może pisać na slajdach w czasie prezentacji, zwracając w ten sposób uwagę słuchaczy na ważne elementy. Okno prezentacji najczęściej zajmuje centralną część wirtualnego pokoju; filmy ta funkcjonalność jest różnie realizowana w dostępnych na rynku programach. W części z nich plik z filmem można załadować na serwer i prezentować go w oknie prezentacji. W pozostałych jest specjalna funkcja umożliwiająca prezentowanie filmów wcześniej umieszczonych na YouTube; czat to ważne narzędzie komunikacji uczestników z prelegentem. Wykorzystuje się je do zadawania pytań prowadzącemu spotkanie. Istnieje opcja moderowania czatu, tak aby nie wszystkie zadane pytania były widoczne dla uczestników;

3 ankiety/testy prowadzący może w prosty sposób przygotować i przeprowadzić ankietę lub test. W wypadku tej pierwszej uczestnicy spotkania, po oddaniu głosu, zapoznają się z wynikiem całej grupy; tablica interaktywna to rodzaj wirtualnego flipchartu wyposażonego w wirtualne flamastry, które umożliwiają prelegentowi (i uczestnikom) pisanie oraz rysowanie na nim; dzielenie ekranu umożliwia zaprezentowanie uczestnikom ekranu prowadzącego spotkanie. 7 kroków do własnego webinaru Aby webinar spełnił swoją funkcję, musi być dobrze przygotowany. Oto kilka etapów takiej pracy, z których każdy jest jednakowo ważny. Krok nr 1. Ustalenie celu, który chcesz osiągnąć dzięki webinarowi / warsztatowi online Zastanów się, czy chcesz przekazać jakąś wiedzę, czy przećwiczyć coś a może celem jest wypracowanie wspólnych rozwiązań lub burza mózgów. Jasno sprecyzowany cel pomoże dobrać sposoby interakcji w czasie wydarzenia online. Krok nr 2. Zbudowanie zespołu realizacyjnego oraz rozpoczęcie przygotowań. W takim zespole powinni znaleźć się organizator, prelegent, moderator i ktoś z działu IT. Tematy, które należy omówić, to: ustalenie tematu webinaru / warsztatu online, tak aby był interesujący dla grupy docelowej. Największym grzechem organizatorów webinaru są nudne tematy nic niewnoszące do rzeczywistości obecnych i potencjalnych klientów. Często prelegenci ulegają pokusie przekazywania zgormadzonym dokładnie tej samej treści, która jest dostępna powszechnie w internecie. z tematem webinaru wiąże się konieczność przygotowania scenariusza oraz prezentacji, która musi być nie tylko interesująca merytorycznie, ale też ciekawa od strony graficznej (slajdy z wypunktowaniami nie wzbudzą entuzjazmu uczestników). Skorzystaj z poniższej tabeli, która ułatwi Ci przygotowanie scenariusza. l.p. Slajd / Ekran Główna myśl, którą chcesz przekazać Notatki odnośnie sposobu prowadzenia Narzędzia Czas Czas suma

4 4. Przygotuj też wstęp webinaru. Dzięki temu uczestnicy będą wiedzieli m.in. jak się zachować w czasie szkolenia online. Uwzględnij: Wstęp do każdego webinaru powinien mieć następującą zawartość: Jaki jest tytuł webinaru? Ewentualnie w ramach, jakiego projektu się on odbywa? Kto jest prelegentem + krótka notka biograficzna Jaki jest program webinaru? Ile czasu potrwa webinar? Jakie materiały zostaną dostarczone po webinarze, kiedy i w jaki sposób? Do kogo zwracać się z pytaniami technicznymi (np. gdy uczestnik nic nie słyszy)? Jak komunikować z prelegentem? Na jakie zaangażowanie uczestników liczysz? internet i program do webinarów to tematy, które warto omawiać z przedstawicielami działu IT. Jakie wymagania stawiamy programowi do webinarów? Czy dział IT chce/musi mieć wpływ na wybór oprogramowania? Czy program do webinarów będzie działał w firmowej sieci? Czy sieć firmowa jest wystarczająco szybka, aby można było nadawać webinar? Mikrofon i kamera Podstawowe wyposażenie może być na przykład takie: Wideo: Kamera internetowa do laptopa (czyli ma odpowiednie mocowanie i podłączana jest przez USB). W tym wypadku transmisja wideo przekazywana jest przez port USB. Polecamy modele: Logitech HD Pro Webcam C920 daje możliwość nagrywania filmów w szerokoekranowym formacie Full HD 1080p przy 30 klatkach na sekundę. Wideo przekazywane przez USB. Kamera ma mocowanie do statywu. Cena ok zł brutto. Microsoft LifeCam HD kamera rejestruje w rozdzielczości wideo HD 720p z prędkością do 30 klatek na sekundę. Wideo przekazywane przez USB. Cena od 160 zł brutto. Mikrofon / głośniki: polecamy: zestaw słuchawkowy (headset) Sennheiser PC141 z wejściem 2 x jack stereo 3.5 mm (słuchawki + mikrofon). Cena ok. 110 zł brutto. zestaw głośnomówiący Jabra Speak 410 (podłączany przez USB) lub Jabra Speak 510

5 Krok nr 3. Pozyskanie uczestników webinaru Wiedząc, jaki jest cel webinaru oraz jakie korzyści będą mieli z niego jego uczestnicy, należy stworzyć teksty zaproszeń oraz instrukcję, jak wejść na webinar. Często programy do webinarów oferuję tzw. tester łącza i komputera. Dzięki niemu każdy może zrobić test i sprawdzić, czy webinar u niego zadziała. Sam proces pozyskiwania uczestników takiego szkolenia należy monitorować, aby w razie małej liczby zapisów w odpowiednim momencie podjąć działania korygujące. Należy pamiętać, że nie wszystkie zapisane osoby przybędą na webinar. Na niektórych tego typu spotkaniach bywa 40-50% zapisanych na listę osób, a na innych 10%. Dużo zależy od wiarygodności i marki prelegenta oraz od jakości jego wcześniejszych webinarów. Jeśli uczestnicy otrzymywali na nich cenne informacje, to chętnie przybędą na kolejny. Ważna jest więc jakość i ciągłość projektu webinarowego. Część osób zapisuje się na webinar, z góry wiedząc, że na niego nie przybędzie (np. z braku czasu), ale jest zainteresowana nagraniem z niego. Nie lekceważ tej szansy. Krok 4. Próba generalna Webinar należy przećwiczyć 2-3 razy. Ważne, aby mierzyć czas. Jeśli okaże się, że jest przekroczony, należy skrócić prezentację. Nie warto liczyć na to, że jakoś się uda albo że uczestnicy nie będą zadawali pytań. Próba daje także możliwość oceny, czy ankiety są dobrze przygotowane, czy pasują do prezentacji, czy ona sama jest logiczna itp. Krok 5. Webinar Warto, aby prelegentowi towarzyszył moderator, który pomoże mu w obsługiwaniu wirtualnego pokoju, a także komunikacji z uczestnikami (np. będzie odczytywał prelegentowi pytania, które uczestnicy zadali na czacie). Przykładowe zadania dla modertora: Włączenie pokoju na ok. godzinę przed webinarem sprawdzenie, czy wszystko działa, czy jest prezentacja i czy są ankiety

6 Włączenie webinaru na ok. 10 min przed czasem, aby weszli pierwsi uczestnicy. Sprawdzenie czy dobrze słychać Poprowadzenie wstępu do webinaru Włączanie ankiet, przełączanie innych funkcji webinaru Monitorowanie czatu lub czatu moderowanego -> zapisywanie pytań z czatu, by potem móc odczytać je prelegentowi Odpowiadanie na pytania uczestników dot. problemów technicznych (głównie na czacie) Pożegnanie uczestników Zapisanie pytań z czatu, notatek z wirtualnej tablicy (jeśli była używana a notatki są istotne) Zamknięcie wirtualnego pokoju Sprawdzenie, czy zrobiło się nagranie. Otwórz wirtualny pokój na 5-10 minut przed rozpoczęciem webinaru. Na pewno pojawią się już wtedy pierwsi uczestnicy. Zapytaj ich, jak cię słychać. Jeśli trzeba będzie dostosować głośność mikrofonu, to masz jeszcze chwilę, aby to zrobić. Krok 6. Ocena efektów webinaru Webinar skończony, emocje opadły. W programach do przygotowywania takich spotkań dostępne są statystki. Najczęściej dowiesz się z nich, ile osób zalogowało się do webinaru, jaka jest średnia długość przebywania na szkoleniu, kto na nim był (dane pochodzą z liczby logowań uczestników). Krok 7. Wysyłka materiałów po webinarze do jego uczestników Najczęściej jest to prezentacja z webinaru oraz jego nagranie. Można także dołączyć dodatkowe materiały. Warto się zastanowić, gdzie i jak je umieścić, aby otrzymać potem statystyki dotyczące ściągalności plików/liczby odtworzeń nagrania. Autor: Marta Eichstaedt dyrektor zarządzająca w Webcomm napisz do autorki: marta.eich@webcomm.eu