NAZWA INSTYTUCJI: Urząd Miasta Kołobrzeg. ADRES INSTYTUCJI: ul. Ratuszowa Kołobrzeg LICZBA PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI:

Transkrypt

1 NAZWA INSTYTUCJI: Urząd Miasta Kołobrzeg ADRES INSTYTUCJI: ul. Ratuszowa Kołobrzeg LICZBA PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI: NAZWA STANOWISKA: Kierownik Biura Informatyki PROBLEM/WYZWANIE Z ZAKRESU ZARZĄDZANIA Największym problemem a zarazem wyzwanie była realizacja projektu sama w sobie. Przekonanie około 1000 osób, których projekt objął, że należy go realizowad i zmienid podejście do pracy było wyzwaniem samym w sobie. Trzeba mied świadomośd, że czynnik ludzki jest jednym z podstawowych problemów w realizacji projektów z zakresu ICT. W dniu dzisiejszym tylko z elektronicznej oświaty korzystają wszystkie szkoły w pełnym zakresie realizacji zadao nie tylko oświatowych ale i administracyjnych. Należy zaznaczyd, że dzienniki lekcyjne są prowadzone w wersji elektronicznej w realiach XIX w. szkoły. Kontakt szkoła rodzic stał się bliższy niż kiedykolwiek. Podobna sytuacja jest z podatnikami Gminy Miasto Kołobrzeg, którzy mają 24 h dostęp do Urzędu i swoich zobowiązao. To, że projekt się udał i uzyskał wszystkie zakładane cele rezultatu jest niebywałym osiągnięciem. OPIS WDROŻENIA/DOBREJ PRAKTYKI Z ZAKRESU ZARZĄDZANIA: TYP PROJEKTU (np. analityczny, informatyczny) informatyczny CELE PROJEKTU Realizacja projektu umożliwiła właściwe zarządzanie finansami Miasta oraz oświatą, sprawną i profesjonalną obsługą obywatela (klienta), sprawną organizacją pracy poszczególnych jednostek oraz zapewnienie pracownikom maksymalnej, możliwej pomocy w wykonywaniu bieżących obowiązków. System zawiera programy do realizacji funkcji w szerokim zakresie zadao realizowanych w jednostkach administracji samorządowej. W skład zintegrowanego systemu weszły następujące aplikacje: 1. Zintegrowany System Zarządzania Oświatą, 2. Zintegrowany System Finansowo Księgowy, 3. Zintegrowany System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, 4. Elektroniczny System wymiany informacji między Radnymi Rady Miasta a mieszkaocami.

2 LICZBA OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W ZMIANĘ Wszystkie jednostki podległe Urzędowi Miasta Kołobrzeg w sumie 21 jednostek organizacyjnych. OPIS GŁÓWNYCH ETAPÓW PROJEKTU 1. epodatki - Informacje o zobowiązaniach dostępne przez internet niezależnie od lokalizacji i czasu informacje podatkowe są teraz dostępne niezależnie od miejsca i czasu wystarczy dostęp do Internetu, także z kawiarenki internetowej lub kiosku informacyjnego. Usługa epodatki umożliwia osobom fizycznym i prawnym możliwośd bieżącego sprawdzenia podstawy opodatkowania, kwoty należnych podatków, zaległości oraz odsetek. Dodatkowo, możliwe jest też opłacenie wybranych należności poprzez system bankowości internetowej podatnika. 2.. Zintegrowany System Zarządzania Oświatą realizowany przez Urząd Miasta Kołobrzeg i zawierający w sobie wszystkie jednostki oświatowe podległe Urzędowi w jeden dynamiczny system informatyczny. Takie podejście do komputeryzacji sprawiło, że szkoły pracują sprawniej i efektywniej, a pracujący w nich ludzie napotykają na mniej trudności biurokratycznych. Dało to możliwośd przeprowadzania elektronicznych naborów do przedszkoli, nauczyciele w prosty sposób dokumentują proces dydaktyczny i jego wyniki przez co rodzice mają łatwy i pełniejszy wgląd w sytuację swoich dzieci (edziennik). 3. Ułatwienie dostępu do Radnych Rady Miasta Kołobrzeg ten projekt informatyczny miał na celu usprawnienie elektronicznej drogi dostępu do usług administracji publicznej. Dotychczas wyborcy w Kołobrzegu mogli kontaktowad się z radnymi Rady Miasta Kołobrzeg podczas wyznaczonych dyżurów, które pełnione są zwykle raz w miesiącu i trwają nie więcej niż trzy godziny. Tak ograniczony dostęp do organu stanowiącego zdecydowanie pogarsza możliwośd brania udziału społeczeostwa w działalności politycznej miasta i wpływania na jego decyzje w sprawach ważnych dla miasta i jego obywateli. Wyposażenie radnych w komputery wraz z odpowiednim oprogramowaniem, sprawiło iż są oni dostępni dla swoich wyborców 24 godziny na dobę drogą internetową, co bezpośrednio wpłynęło na realizację idei egovernment - administracji przyjaznej obywatelowi, dostępnej w każdym miejscu i o każdym czasie za pośrednictwem Internetu, bez konieczności osobistego uczestnictwa obywatela w skomplikowanych procedurach administracyjnych. Realizacja niniejszego projektu zdecydowanie ułatwiła udział obywateli w sprawach ogólnospołecznych, aktywizując jednostki do głoszenia poglądów i komunikowania się ze swoimi przedstawicielami na szczeblu władzy lokalnej. Nowoczesne formy komunikacji, powszechnośd poczty elektronicznej, dostępnośd platform wypowiedzi w konsekwencji przyczyniają się do dalszego rozwoju demokratyzacji życia krajów UE, realizując ideę edemocracy. Dodatkowo uruchomiona została usługa intranetowa, przez którą radni otrzymają wszelkie materiały potrzebne w ich pracy, co docelowo wyeliminuje dokumenty w wersji papierowej.

3 4. System Sesja On-line uruchomiony został portal, którego celem jest dostęp do sesji Rady Miejskiej oraz całego archiwum poprzednich posiedzeo 5. System płatności speedcollect umożliwił wygenerowanie wirtualnych kont dla wszystkich podatników i podłączenie do niego generatora kodów mozaikowych w taki sposób aby decyzja podatkowa była oznaczona w sposób umożliwiających automatyczną płatnośd w punkcie kasowych bez konieczności wypełniania blankietów przelewowych. Co skróciło czas oczekiwania z 10 minut do 1 minuty. 6. Obsługa Rady Miejskiej wdrożono oprogramowania do obsługi sesji Rady Miasta, które pozwala na pełną obsługę przebiegu sesji samorządów, począwszy od ewidencjonowania obecnych na sali radnych, ich prezentowanie się, kierowanie debatą, czy przeprowadzanie głosowania. Dodatkowo, wszystkie informacje mogą byd wyświetlane na dodatkowych monitorach, tablicach świetlnych oraz projektorach multimedialnych. Oprogramowanie umożliwia natychmiastowe wydrukowanie wyników listy obecności i glosowania, utrzymuje bazy danych radnych, odbytych sesji, przeprowadzanych głosowao oraz przydzielonych kart. System ten umożliwia przyłączenie mikrofonów z nim współpracujących. 7. Ślub On-line Urząd Miasta umożliwia w czasie rzeczywistym podgląd ślubu odbywającego się w Urzędzie Stanu Cywilnego poprzez siedinternet. Rodzina i przyjaciele, którzy nie mogą uczestniczyd w ceremonii mogą ją obejrzed w tym samym czasie. 8. Stworzenie sieci teleinformatycznych w szkołach wszystkie szkoły zostały zmodernizowane i stworzona została w nich sied komputerowa umożliwiająca oparcie o nią usług elektronicznej szkoły (elektroniczne dzienniki, systemy zarządzania szkołą i systemy wymiany informacji szkoła-rodzic, szkoła-urząd). System został oparty o rozwiązania firmy Vulcan. Dodatkowo wszyscy nauczyciele wszystkich szkół Gimnazjalnych otrzymali netbooki z oprogramowanie, które umożliwiają im prace w systemie (łącznie 191 netbooków). 9. Urząd Miasta Kołobrzeg we wszystkich przedszkolach wdrożył system rozliczania pobytu dziecka w przedszkolu. Celem wdrożenia systemu w placówce przedszkolnej było uproszczenie oraz zautomatyzowanie procesu ewidencji i rozliczania pobytu dziecka w przedszkolu. Przyprowadzając dziecko do przedszkola opiekun rejestruje wejście, natomiast odbierając je, rejestruje wyjście. Rejestracja danych następuje poprzez zbliżenie karty do czytnika. Zgromadzone dane są przetwarzane przez oprogramowanie na tej podstawie powstają raporty będące podstawą rozliczenia pobytu dziecka w przedszkolu. System wysyła do opiekuna co miesiąc rozliczenie i kwotę do zapłaty za pobyt na skrzynkę System centralnego wydruku i zarządzania kosztami- wdrożony został centralnie zarządzany system wydruków w taki sposób aby dostępne były dla każdego użytkownika systemu w dowolnej maszynie drukującej znajdującej się w ramach systemu (15 maszyn wielofunkcyjnych skan, kopia, ). Dodatkowo system generuje raporty kosztów co bezpośrednio przełożyło się na oszczędności i dodatkowo spełnia funkcje eko-informatyki bo zmniejszono liczbę urządzeo, zużywanie materiałów eksploatacyjnych i ilości zużytego papieru).

4 11. System elektronicznego rozliczania czasu pracy. CZAS TRWANIA WDROŻENIA 2 lata TWARDE REZULTATY PROJEKTU 1. epodatki - Informacje o zobowiązaniach dostępne przez Internet niezależnie od lokalizacji i czasu informacje podatkowe są teraz dostępne niezależnie od miejsca i czasu wystarczy dostęp do Internetu, także z kawiarenki internetowej lub kiosku informacyjnego. Usługa epodatki umożliwia osobom fizycznym i prawnym możliwośd bieżącego sprawdzenia podstawy opodatkowania, kwoty należnych podatków, zaległości oraz odsetek. Dodatkowo, możliwe jest też opłacenie wybranych należności poprzez system bankowości internetowej podatnika. 9. CZY SĄ INNE, ZEWNĘTRZNE OCENY EFEKTÓW WDROŻENIA? (AUDYT, NAGRODY, FEEDBACK ZEWNĘTRZNY, PRACOWNICY) Za jego innowacyjnośd i spektrum wdrożenia nowatorskich rozwiązao Gmina Miasto Kołobrzeg otrzymała w roku 2013 z rąk ówczesnego ministra Administracji i Cyfryzacji Michał Boni nagrodę Złota M@łpa a w roku 2014 z rąk Wiceprzewodniczącego Parlamentu Europejskiego Pana Olbricha Vlasaka międzynarodową nagrodę EuroCrest 2014 przyznawaną przez Fundusz Wyszehradzki. 10. CHARAKTER ZAANGAŻOWANIA MENEDŻERA (NP. LIDER PROCESU, KIEROWNIK MAŁEGO ZESPOŁU, KIEROWNIK DUŻEGO ZESPOŁU, KOORDYNATOR ITP) Kierownik Projektu - Robert Puc 11. LISTA I OPIS KLUCZOWYCH ZADAO DLA MENEDŻERA W PROCESIE Cały proces związany z realizacją projektu tj, inwentaryzacja, szacowanie kosztów, przeprowadzenie postępowao związanych z zamawianiem poszczególnych elementów systemu, tworzenie opisów zamówieo i specyfikacji, nadzór nad wdrożeniem poszczególnych etapów, ostateczne odbiory. 12. WYRÓŻNIENIA, NAGRODY, GRATYFIKACJE, PREMIE ZWIĄŻANE Z ZAANGAŻOWANIEM WE WDROŻENIE Za jego innowacyjnośd i spektrum wdrożenia nowatorskich rozwiązao Gmina Miasto Kołobrzeg otrzymała w roku 2013 z rąk ówczesnego ministra Administracji i Cyfryzacji Michał Boni nagrodę Złota M@łpa a w roku 2014 z rąk Wiceprzewodniczącego Parlamentu Europejskiego Pana Olbricha Vlasaka międzynarodową nagrodę EuroCrest 2014 przyznawaną przez Fundusz Wyszehradzki.

5