WITAMY NA SZKOLENIU Z ZAKRESU:

Transkrypt

1 WITAMY NA SZKOLENIU Z ZAKRESU: Wyodrębniona ewidencja księgowa dla projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Polityki Spójności, z uwzględnieniem perspektywy finansowej na lata SZKOLENIE REALIZOWANE JEST PRZEZ EFFEKT SP. Z O.O. SZKOLENIA I UBEZPIECZENIA W KATOWICACH Opracowanie materiałów i prowadzenie szkolenia mgr inż. Iwona Kołodziejczyk 1

2 W latach Polska ma do dyspozycji 82,5 mld euro w ramach polityki spójności. Środki te będzie można zainwestować m.in. w badania naukowe i ich komercjalizację, kluczowe połączenia drogowe (autostrady, drogi ekspresowe), rozwój przedsiębiorczości, transport przyjazny środowisku (kolej, transport publiczny), cyfryzację kraju (szerokopasmowy dostęp do Internetu, e-usługi administracji) czy włączenie społeczne i aktywizację zawodową. 2

3 W latach samorządy województw będą zarządzać około 40 proc. funduszy polityki spójności -31,28 mld euro. Programy regionalne będą dwufunduszowe, tj. finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego. To nowość w porównaniu z perspektywą

4 Przepisy regulujące przyznawanie i rozliczanie dotacji ze środków unijnych 1) regulacje unijne, 2) regulacje krajowe, 3) regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej 4

5 Podstawowym przepisem unijnym jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 5

6 W myśl art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucja zarządzająca odpowiada za : zarządzanie programami operacyjnymi ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. 6

7 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.). 7

8 Umowa o dofinansowanie W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach, które cytujemy poniżej: 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8

9 Cel wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów: rzetelne i terminowe rozliczenie wydatków kwalifikowanych, przejrzystość dokonywanych operacji gospodarczych, Ułatwia przeprowadzenie kontroli beneficjenta, 9

10 Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości Beneficjenta. 10

11 Polityka rachunkowości jest dokumentem, od przeczytania którego powinna się rozpocząć kontrola u Beneficjenta. Na podstawie zapisów tego dokumentu możemy stwierdzić czy Beneficjent wyodrębnił ewidencję księgową operacji związanych z projektem i czy zrobił to prawidłowo. Dokument ten jest ponadto podstawowym źródłem wiedzy na temat kwalifikowalności wydatków w projekcie. 11

12 W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań. 12

13 Zakładowy Plan Kont Jest integralnym elementem polityki rachunkowości zawiera: a) wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), b) opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, c) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej. Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla celów realizowanych projektów finansowanych dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych). 13

14 Wyodrębniona ewidencja księgowa Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki Metoda mieszana częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne Wprowadzenie kont pozabilansowych 14

15 Ogólne zasady rachunkowości Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy) W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (np. należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień, mimo iż mają być wypłacone w styczniu następnego roku podlegają zarachowaniu do kosztów grudnia. Jeśli zgodnie z umową nabywca odebrał sprzedany dla niego towar w końcowych dniach grudnia, a faktura została wystawiona w styczniu roku następnego, to sprzedawca powinien zarachować tę operację do przychodów ze sprzedaży w grudniu roku bieżącego, a nie w styczniu roku następnego 15

16 Zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy) Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasadę współmierności stosuje się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz kosztów i przychodów finansowych. Zasada ta nie ma natomiast zastosowania do pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz do strat i zysków nadzwyczajnych. Stosując przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku finansowym za okres bieżący uwzględnia się wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne. 16

17 Zasada istotności (art. 4 ust.3) Powinna być stosowana z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy, uprawniającego jednostkę do stosowania przez nią uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Zasadę istotności powinno się stosować nie tylko przy doborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg, lecz również jako zasadę rozstrzygającą przy ocenie tych rozwiązań podczas badania rocznych sprawozdań finansowych. Zasada ta odnosi się również do rozwiązań mających wpływ na wycenę aktywów i pasywów zarówno w ciągu roku, jak też na dzień bilansowy. 17

18 Ewidencja przychodów z dotacji Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących działalność tych jednostek. W zależności od tych właśnie przepisów systemowych podmioty gospodarcze powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować jedną z dwóch metod: metodą kapitałową lub metodą wynikową 18

19 Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów W zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych powinno się mieć na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości zawierający definicję przychodów rozumianych jako: uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli. 19

20 MSR nr 20 reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych dotacji rządowych. Jako pomoc rządowa traktowane jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, które zostały lub dopiero zostaną spełnione. Zgodnie z MSR dotacje rządowe należy ująć w księgach rachunkowych, w momencie gdy istnieje dostateczna pewność, że jednostka spełni warunki uzyskania dotacji. 20

21 DOTACJE DO AKTYWÓW metodą kapitałową charakteryzuje się ona tym, że środki pieniężne otrzymane z dotacji zalicza się na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki dotowanej (mogą ją stosować m.in. wyższe uczelnie, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, spółdzielnie mieszkaniowe); zaliczenie otrzymanej dotacji na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego następuje na podstawie przepisów ustawy regulującej zasady gospodarki finansowej grupy jednostek, do których kwalifikuje się jednostka dotowana; 21

22 metodą przychodów polega ona na tym, że otrzymane środki pieniężne stanowiące dotację zalicza się do przychodów w poszczególnych okresach, zapewniając ich współmierność z kosztami, na pokrycie których otrzymano dotację; ewidencję za pomocą drugiego sposobu powinny stosować jednostki podlegające pod ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm., dalej: uor), co do których przepisy systemowe nie zawierają odmiennych uregulowań. 22

23 Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż do Rozliczeń Międzyokresowych Przychodów zalicza się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł. 23

24 Przykład ewodencji ujęcia środków z dotacji w księgach rachunkowych jednostek stosujących metodę wynikową mogą przebiegać w następujący sposób: Wn konto 130- x "Rachunek bieżący" lub 135 "Inne rachunki bankowe", Ma konto 760-x "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Środki z dotacji X) lub Ma konto 702-x Inne przychody Lub Ma konto 701-x Przychody z działalności statutowej 24

25 Zasady ewidencji kosztów finansowanych dotacją W świetle przepisów ustawy o rachunkowości możliwe są trzy podstawowe rozwiązania w zakresie ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej, a mianowicie: - według rodzajów na kontach zespołu 4 - według miejsca pochodzenia na kontach zespołu 5 z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4, - według rodzajów i równocześnie według miejsca pochodzenia 4 i 5 łącznie 25

26 ŚRODKI TRWAŁE 26

27 Kwalifikowanie Środków Trwałych Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15) przez środek trwały rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki 27

28 Wartość początkowa ŚT Wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna stanowi cena jego nabycia, za którą uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji. Wartość tę powiększa również VAT niepodlegający odliczeniu. 28

29 Wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie - koszt jego wytworzenia. Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia środka trwałego do używania, w tym również: Nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, Koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu 29

30 Do kosztu wytworzenia środków trwałych w budowie nie zalicza się m.in.: kosztów ogólnego zarządu (na przykład wynagrodzenia wraz z narzutami kadry kierowniczej, księgowości, pracowników BHP, niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną budową), kosztów promocji i reklamy, kosztów szkoleń pracowników podatku od nieruchomości oraz opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, na którym ma być wybudowany środek trwały, kosztów finansowych - w tym odsetek od kredytów i pożyczek oraz prowizji naliczonych po przekazaniu środka trwałego do używania 30

31 Zakładowy Plan Kont 010 Środki trwałe Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery komputery działalność statutowa komputery Projekt A komputery Projekt B Inne środki trwałe 31

32 070 Umorzenie środków trwałych Prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery komputery działaność statutowa komputery Projekt B Komputery Projekt B Inne środki trwałe 32

33 Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych. 010 Środki trwale Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe 33

34 010-6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe 34

35 070 Umorzenie środków trwałych Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe 35

36 Powyższy sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na podłączanie do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Należy pamiętać, że w bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do ustawy o rachunkowości. 36

37 W przypadku projektów inwestycyjnych zdecydowana większość operacji będzie ewidencjonowana na koncie 080 (081, 082 itp.) Środki trwałe w budowie. Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń kosztów, a także do rozliczeń kosztów na uzyskane efekty 37

38 Ewidencja Śr. Trwałych w budowie 080 Środki trwałe w budowie działalność podstawowa 081 Środki trwałe w budowie projekt X lub 080 Środki trwałe w budowie Środki trwałe w budowie działalność podstawowa Środki trwałe w budowie projekt X lub 095 Środki trwałe w budowie projekt X (konto pozabilansowe) 38

39 Wyodrębniona ewidencja przychodów Wyodrębnienie ewidencji księgowej przychodów z tytułu otrzymanej dotacji uzależnione jest od tego, do jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane w jednostce: operacyjnej (statutowej), tj. działalności podstawowej pozostałej operacyjnej, tj. działalności ubocznej. Jeżeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub więcej dotacji, dla każdej z nich powinno być założone odrębne syntetyczne konto przychodów lub dodatkowa analityka. 39

40 Ewidencja jako przychody operacyjne 701 Inne przychody określone statutem Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B Inne przychody darowizny Można również założyć odrębne konto syntetyczne tylko dla ewidencjonowania dotacji 701 Inne przychody określone statutem 702 Przychody statutowe z tytułu otrzymanych dotacji Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B 40

41 Ewidencja jako pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe przychody operacyjne Przychody ze zbycia majątku trwałego Przychody z dotacji Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B lub 761 Pozostałe przychody operacyjne Przychody ze zbycia majątku trwałego Przychody z dotacji Projekt A Przychody z dotacji Projekt B 41

42 Wyodrębniona ewidencja w jednostkach sfery finansów publicznych W jednostkach tych wyodrębnienie księgowe operacji dodatkowo wymusza Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem istnieje konieczność stosowania do paragrafów (które są elementem kont analitycznych) czwartej cyfry: 42

43 0 - w przypadku finansowania wydatku, który nie jest ujęty w budżecie projektu 7 w przypadku finansowania wydatku ze środków unijnych (budżet środków europejskich) 9 w przypadku finansowania wydatku kwalifikowalnego ze środków współfinansowania krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujętego w projekcie (budżet państwa) 43

44 Integralnym elementem Zakładowego Planu Kont jest: opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej. 44

45 Przykładowe opisy w zakładowym planie kont Konto 070 Umorzenie środków trwałych W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego Umorzenie urządzeń technicznych i wyposażenia finansowanych z własnych środków umorzenie komputerów finansowane w projekcie XXXX 45

46 Konto 080 Środki trwałe w budowie W związku z finansowaniem kosztów budowy środka trwałego ze środków dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się do konta analitycznego Budowa obiektu Y trzeci poziom analityki x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami własnymi x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami z dotacji unijnej w ramach projektu XXXX 46

47 W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnych przekazanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na zakup wyposażenia biura wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego Wyposażenie finansowane z własnych środków Wyposażenie finansowane dotacją z MRR 47

48 KOD KSIĘGOWY Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten może przyjmować dwie postacie: kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym 48

49 Kod księgowy w ramach systemu księgowego Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu. 49

50 Używanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być jednak odpowiednio skonfigurowany, żeby zapewnić uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki udzielające dotacji. Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp. 50

51 W trakcie księgowania operacji, przed wydaniem polecenia zaksięguj można wydać polecenie oznacz kodem (cechą, znacznikiem). Podczas oglądania dokumentu w systemie, ale również na różnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie księgowym, dziennik księgowań it.p) przy dokumencie pojawia się odpowiednie oznaczenie. Można również wydać polecenie aby system pokazał i wydrukował tylko pozycje oznaczone odpowiednim symbolem (kodem). Oczywiście takim samym kodem należy w takiej sytuacji oznaczyć sam dokument. 51

52 W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia żadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych. Ponieważ jednak metoda ta jest stosowana w ramach funkcjonującego systemu księgowego, wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe opisanie jej w polityce rachunkowości. 52

53 Przykład W związku z otrzymaniem dotacji z Ministerstwa Infrastruktury na realizację projektu Rozwój Informatyczny Obszarów Wiejskich wprowadza się aneks do polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XYZ o następującej treści: Dla wszystkich operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XYZ stosuje się oznaczenie tych operacji w systemie finansowo-księgowym literą I. 53

54 Stosowany system finansowo-księgowy zapewni aby oznaczenie kodem I znajdowało się przy danej operacji na wydrukach zapisów kont księgowych oraz dziennika księgowań. Oznaczenie kodem będzie się znajdowało również na edytowanych w programie finansowoksięgowym dokumentach 54

55 Kod księgowy poza systemem księgowym Regulację tego problemu wskazuje Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiując pojęcie kodu księgowego: Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: 55

56 - nr dokumentu źródłowego, - nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, - datę wystawienia dokumentu, - kwotę brutto, - kwotę netto dokumentu, - kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) - Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. 56

57 Metoda ta nie powoduje konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie księgowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie dokumentów odbywa poza tym systemem. Niemniej jednak w polityce rachunkowości należy wpisać informację o tym sposobie ewidencji pozaksięgowej. 57

58 Beneficjent stosując odpowiedni kod księgowy, odpowiednio oznacza dokumenty oraz sporządza ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu. 58

59 Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg wyodrębnienia operacji zaznacza, że ma to dotyczyć wszystkich operacji związanych z projektem, ale jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Zasadą, która może wprowadzać ograniczenia w wyodrębnianiu zapisów księgowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy nie później niż w ciągu 3 miesięcy (do 31 marca roku następnego). 59

60 Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. 60

61 Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać przeksięgowań, Beneficjent może zastosować odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna

62 Operacje w trakcie i po zakończeniu projektu Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. Może też powstać sytuacja odwrotna, że wydatek nie został wykazany przez Beneficjenta chociaż jest niezbędny dla realizacji projektu. 62

63 W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat zatwierdzonych należy zastosować pozaksięgowy wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub niezatwierdzonego należy dokonać stosownych przeksięgowań 63

64 Trzeba zwrócić uwagę na sposób przeksięgowań. Dokumenty ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być usuwane. Nie należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych poprzez zmianę tych zapisów w księgach, a co za tym idzie zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (Polecenie księgowania) na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego. 64

65 Obowiązek wyodrębnienia wszystkich kosztów (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) W ramach realizacji projektu mogą być generowane wydatki niekwalifikowalne, chociaż są one niezbędne do realizacji projektu. W projektach inwestycyjnych często pojawiają się wydatki na różnego rodzaju roboty dodatkowe. Wydatki te nie są kwalifikowalne ale zwiększają wartość projektu. Rozporządzenie 1083 stanowi, że wyodrębnione księgowo mają być wszystkie operacje związane z projektem, a więc również i te. 65

66 Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji na kontach pozabilansowych bez zapewnienia odpowiednich procedur systemowych 66

67 Księgowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga stosowania tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczeństwo popełniania błędów. Może się zdarzyć, że ujmiemy operację na tym koncie a zapomnimy ująć ją na kontach bilansowych lub wynikowych. Dlatego aby dozwolone było wyodrębnianie ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu księgowego aby nie dopuszczał on możliwości księgowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub wynikowym. 67

68 Pomyłki w księgowaniach. W przypadku gdy ewidencja analityczna jest rozbudowana do czterech, pięciu poziomów należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość księgowania. Ewentualne pomyłki muszą być naprawiane. Może to jednak powodować problemy w przypadku gdy projekt trwa dłużej niż rok, a błąd zostanie zauważony po zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w którym został on popełniony. Nie ma wtedy możliwości poprawy błędu w księgach rachunkowych 68

69 Nie wyodrębnianie środków trwałych w ewidencji środków trwałych. Wyodrębnienie zakupu środków trwałych tylko na kontach księgowych może powodować problemy z prawidłowym wypełnieniem obowiązku utrzymania trwałości projektu. Zwłaszcza w przypadku niskocennych środków trwałych których amortyzacja rozłożona jest na okres krótszy niż okres trwałości projektu lub które są amortyzowane jednorazowo w trakcie realizacji projektu 69

70 Gdy Beneficjent nie ma już obowiązku utrzymywania wyodrębnionej ewidencji może nie pamiętać, że nie wolno mu zbyć tego środka w okresie trwałości. Odpowiednia adnotacja w rejestrze środków trwałych skutecznie temu zapobiega. W przypadku braku takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to uzupełnić podczas kontroli. W tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych 70

71 Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (w tym wydatków niekwalifikowanych). Nieprawidłowość tą można naprawić poprzez sporządzenie odpowiedniego zestawienia kodu księgowego również podczas kontroli. Nie ma w tym zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych 71

72 Nie wyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w projekcie Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki: a) w latach zatwierdzonych należy zastosować kod księgowy b) w latach nie zatwierdzonych należy dokonać korekty księgowań 72

73 Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji Zakwestionowanie obowiązkowych procedur, w tym brak wyodrębnionej ewidencji może skutkować obowiązkiem zwrotu całej dotacji. Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej sytuacji trybu zastępczego w postaci pozaksięgowego wyodrębnionego kodu do wszystkich operacji (w tym również tych, co do których miał możliwość ich wyodrębnienia) wydaje się ryzykowne 73

74 Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Obowiązkiem kontroli jest ustalenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu. 74

75 Kontrole u Beneficjenta projektu Zadaniem kontroli projektów na miejscu jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym. Oraz weryfikacja, czy wykazane w projekcie towary i usługi zostały faktyczne dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione ( Wydatek = Koszt) 75

76 Kontrole na zakończenie realizacji projektu Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową przed akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne i obejmuje co najmniej: a) weryfikację wniosku o płatność końcową przekazanego przez beneficjenta, b) sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu 76

77 Archiwizacja danych. W celu należytego przechowywania dokumentacji dotyczącej zrealizowanego projektu Beneficjent, który z mocy prawa jest zobowiązany do prowadzenia archiwum zakładowego powinien : przechowywać oraz zapewnić w sposób sprawny dostęp do dokumentacji projektowej z tegoż archiwum. W związku z obowiązkiem przechowywania dokumentacji projektowej w w/w terminie Beneficjent jest odpowiedzialny za właściwe zabezpieczenie tej dokumentacji przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. 77

78 Archiwizacja danych. W przypadku likwidacji jednostki Beneficjent jest zobowiązany do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego i poinformowania odpowiednia placówkę. Natomiast w przypadku innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej (w szczególności, gdy nastąpiła zmiana miejsca archiwizacji dokumentów) w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego udokumentowania potwierdzającego zmiany miejsca przechowywania dokumentów. 78

79 Archiwizacja danych. Okres przechowywania dokumentacji projektowej jest dłuższy niż okres trwałości projektu. Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną jest zobowiązany do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie projektu. Instytucja wypłacająca dotację może przedłużyć termin obowiązku archiwizowania dokumentów związanych z realizacją projektu, informując o tym Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu. 79

80 Archiwizacja danych. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Beneficjenta nie ma możliwości przechowywania oryginałów dokumentów (np. z uwagi na niską trwałość dokumentów powodujących ich nieczytelność) dopuszcza się gromadzenie przez Beneficjenta kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. 80

81 Archiwizacja danych. W przypadku wykorzystania przez Beneficjenta w projekcie dokumentów w postaci elektronicznej takich jak zdjęcia cyfrowe, elektroniczne informacje ze stron www, dopuszcza się możliwość przechowywania tych dokumentach na nośnikach np. CD/DVD. Ponadto w przypadku ewidencjonowania operacji gospodarczych przy użyciu programów komputerowych możliwe jest archiwizowanie ich w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na życzenie Projektodawcy. 81

82 DZIĘKUJĘ mgr inż. Iwona Kołodziejczyk EFFEKT SP. Z O.O. - SZKOLENIA I UBEZPIECZENIA UL. STAROMIEJSKA 6/ KATOWICE 82