PROTOKÓŁ Kontrola wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielonej z budżetu Gminy na dowożenie uczniów do szkół

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 04/2010 z dnia r. Zakres kontroli: Kontrola wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielonej z budżetu Gminy na dowożenie uczniów do szkół Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r.. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Zakład, Rudziniec ul. Gliwicka 32. Okres objęty kontrolą: od r. do r.. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z 2006r. Nr 142 poz z późniejszymi zmianami ) - obowiązywało do dnia r.. 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ) - obowiązywało od r. 1

2 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną ( Dz. U. z 2006r. Nr 116 poz. 783 z późniejszymi zmianami ). 8. Uchwała Nr XXIV/294/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 października 2008r. w sprawie ustalenia stawki jednostkowej dotacji przedmiotowej dla Zakładu Budżetowego Gospodarki Gminnej i Komunalnej w Rudzińcu, przeznaczonej na dowożenia uczniów do szkół. 9. Uchwała Nr XXXVIII/512/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2009r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2010 rok. 10. Zarządzenie Nr 214/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 31 grudnia 2009 w sprawie przyjęcia planu wykonawczego budżetu Gminy Rudziniec na 2010r.. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Paweł Tomecki Dyrektor Zakładu, Pan xxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zakładu, oraz pozostali pracownicy Zakładu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Gminy Rudziniec został utworzony Uchwałą Nr VIII/80/99 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 czerwca 1999r.. Dyrektorem Zakładu jest Pan Paweł Tomecki zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Zastępcą Dyrektora Zakładu jest Pan xxxxxxxx 2 zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia r.. Głównym Księgowym Zakładu jest Pan xxxxxxxx 3 zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia r.. Zakład budżetowy mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 32 na nieruchomości gruntowej o pow m² stanowiącą działkę nr 429/52, k.m. 26, zabudowaną budynkiem administracyjno socjalnym o powierzchni 162,57 m², oraz wiatą stalową 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

3 o powierzchni 153,89 m² dla której Sąd Rejonowy w Gliwicach prowadzi księgę wieczystą nr Nieruchomość powyższa została przekazana w trwały zarząd na podstawie decyzji Wójta Gminy Rudziniec Nr GN /07 z dnia r., celem prowadzenia działalności statutowej Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki w zakresie objętym kontrolą Zgodnie z art. 9 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych sektor finansów publicznych tworzą samorządowe zakłady budżetowe. Zakład działa na podstawie m.in.: 1) Statut Zakładu, którego tekst przyjęto w dniu 29 kwietnia 2002r. - Uchwała Nr XXX/361/02 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 kwietnia 2002r. w sprawie Statutu Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu wraz ze zmianami: - na podstawie uchwały Nr XXVIII/275/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30 marca 2005r. w sprawie zmian w statucie Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, - na podstawie uchwały Nr XLII/425/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia r. w sprawie zmian w statucie Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, - na podstawie uchwały Nr VI/57/07 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 marca 2007r. w sprawie zmian w statucie Zakładu, - na podstawie uchwały Nr XXXII/409/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 czerwca 2009r. w sprawie zmian w statucie Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 2) Zarządzenie Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia r. 3) Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia r. 4) Zarządzenie Nr 1/2003 Dyrektora ZBGKiM w Rudzińcu z dnia r. w sprawie dopuszczenia do użytkowania programów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ZBGKiM. 5) Procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia r.. 3

4 6) Zarządzenie Nr 6 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie tymczasowego dopuszczenia do stosowania w ZBGKiM w Rudzińcu istniejącej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zmian w jej załącznikach oraz w sprawie zakładowego planu kont i zaprzestania stosowania konta 222 z dnia r.. Stwierdzono m.in. brak regulaminu organizacyjnego, co jest niezgodne z postanowieniami obowiązującego w Zakładzie statutu, który w 7 pkt 3 stanowi, że: szczegółowy zakres działania i organizacji wewnątrz Zakładu określa regulamin organizacyjny Zakładu, zatwierdzony przez Dyrektora Zakładu. III. Wykorzystanie dotacji przedmiotowej na dowożenie uczniów do szkół Zakład realizuje zadania określone w 6 statutu Zakładu, który w pkt 15 wskazuje na świadczenie usług dla społeczności lokalnej w zakresie remontów budowlanych, techniki sanitarnej oraz innych napraw i remontów, usług transportowych i sprzętowych. Zgodnie z art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych samorządowy zakład budżetowy może otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotację przedmiotową. Na podstawie Uchwały Nr XXXVIII/512/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2009r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2010 rok przyznana została dotacja przedmiotowa dla Zakładu w kwocie zł. na dowożenie uczniów do szkół. Powyższa kwota została ujęta w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział Dowożenie uczniów do szkół dotacja przedmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego. Do wyliczenia powyższej kwoty dotacji przyjęto następujące dane/stawki: 174 km dzienna trasa dowozu uczniów, 3,01 zł. - stawka dzienna przypadająca na jednego ucznia określona została na podstawie Uchwały Nr XXIV/294/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 października 2008r. w sprawie ustalenia stawki jednostkowej dotacji przedmiotowej dla Zakładu Budżetowego Gospodarki Gminnej i Komunalnej w Rudzińcu, przeznaczonej na dowożenia uczniów do szkół, ilość dni nauki w 2010 roku. Iloczyn ww stawek/ danych stanowi kwotę ,86 zł. tj. w zaokrągleniu do pełnego złotego tj. wysokość dotacji przyznanej na 2010r.. W dniu r. w piśmie Nr KS/30/301/3010A/16/09 Dyrektor Zakładu otrzymał informację o wysokości i terminach przekazania na rachunek bankowy Zakładu ww dotacji. Informacja stanowiła, że dotacja będzie przekazana za miesiące od stycznia do listopada 2010r. w równych ratach miesięcznych po 8 249,00 zł. oraz za grudzień w wysokości 8 248,00 zł.. Raty będą 4

5 przekazywane w terminie do 15 go danego miesiąca. Dotacja została przekazana w okresie od r. do r. w łącznej kwocie ,00 zł. na konto Zakładu w następujących kwotach i terminach: Dotacja za miesiąc Wysokość raty Data przekazania raty styczeń 8 249,00 zł r. luty 8 249,00 zł r. marzec 8 249,00 zł r. kwiecień 8 249,00 zł r. maj 8 249,00 zł r. czerwiec 8 249,00 zł r. Razem: ,00 zł. Podstawą gospodarki finansowej samorządowego zakładu budżetowego, zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, w tym dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec okresu oraz rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego. Plan finansowy został zatwierdzony przez Dyrektora Zakładu w dniu r. tj. zgodnie z terminem określonym w 43 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną. W planie finansowym Zakładu ujęto po stronie przychodów w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział dowożenie uczniów do szkół, 2650 dotacja przedmiotowa za dowóz uczniów do szkół kwotę ,00 zł. oraz po stronie rozchodów w Dziale 801- Oświata i wychowanie, Rozdział dowożenie uczniów do szkół kwotę ,00 zł.. Koszty ponoszone przez Zakład w zakresie dowożenia uczniów do szkół w okresie od r. do r. wyniosły ,13 zł. i stanowiły 2,94 % ogólnych kosztów poniesionych przez Zakład w okresie od r. do r. w kwocie ,91 zł.. Koszty w zakresie dowożenia uczniów do szkół z uwzględnieniem poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej przedstawia poniższa tabela: 5

6 Paragraf Plan Wykonanie ,00 zł. 350,40 zł ,00 zł ,97 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł ,71 zł ,00 zł. 490,08 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł ,79 zł ,00 zł. 16,32 zł ,00 zł. 344,16 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł. 48,70 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł. 0,00 zł ,00 zł. 0,00 zł. Razem: ,00 zł ,13 zł. Szczegółowy wykaz planowanych kosztów związanych z dowożeniem uczniów do szkół ( wyciąg z planu finansowego Zakładu ) oraz wydruk analityki w zakresie kosztów ponoszonych przez Zakład w zakresie dowożenia uczniów do szkół stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu ( wyciąg z planu finansowego zakładu na 2010 rok ) Jak wynika z powyższych danych największą część ponoszonych kosztów stanowią koszty wynagrodzeń oraz zakupu materiałów i wyposażenia, które łącznie stanowią 84,83 % wszystkich kosztów ponoszonych przez Zakład w zakresie dowożenia uczniów do szkół. Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą oraz dowody księgowe dokumentujące ww koszty i stwierdzono m.in.: - do kosztów wynagrodzeń jest zaliczone wynagrodzenie kierowcy autobusu w pełnej wysokości oraz wynagrodzenia 6 osób zatrudnionych w Zakładzie, które częściowo ( 1,5 % łącznej wysokości wynagrodzenia ) są zaliczane w ramach podziału kosztów ogólnozakładowych z informacji uzyskanych od Głównego Księgowego Zakładu wynika, że nie ma uregulowania wewnętrznego stanowiącego o podziale kosztów ogólnozakładowych. W Zakładzie przyjęto następujący podział kosztów ogólnozakładowych w zakresie kosztów wynagrodzeń pracowników administracyjnych: 34 % łącznej wysokości kosztów ogólnozakładowych Rozdział dostarczanie wody, 34 % łącznej wysokości kosztów ogólnozakładowych Rozdział różne jednostki obsługi gospodarki mieszkaniowej, 6

7 27,5 % łącznej wysokości kosztów ogólnozakładowych Rozdział Zakłady gospodarki komunalnej, 3 % łącznej wysokości kosztów ogólnozakładowych Rozdział Zadania w zakresie upowszechniania turystyki, 1,5 % łącznej wysokości kosztów ogólnozakładowych Rozdział Dowożenie uczniów do szkół. Powyższe wyliczenia dokonane zostały przez kontrolującego na podstawie analizy list płac za okres od r. do r. pracowników administracyjnych Zakładu. Wykaz osób, których wynagrodzenia stanowią koszty związane z dowożeniem uczniów do szkół stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Koszty wynagrodzeń ponoszone przez Zakład są bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych na podstawie art, 4 pkt 4 ww ustawy, który stanowi, że: Ustawy nie stosuje się do umów z zakresu prawa pracy. Na wynagrodzenie kierowcy autobusu w okresie od r. do r. składały się następujące składniki: a) wynagrodzenie zasadnicze w wysokości zgodnej z zawartą umową o pracę z dnia r. oraz zgodnej z regulaminem wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu obowiązującego w Zakładzie od dnia r., b) dodatek za wysługę lat określony na podstawie dokumentacji potwierdzającej poprzednie okresy zatrudnienia znajdującej się w aktach osobowych pracownika, wypłacano w okresie od r. do r. w wysokości zgodnej z przepisami art. 38 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz dokumentacją potwierdzającą wcześniejsze okresy zatrudnienia, c) dodatek specjalny przyznano w okresie od r. do r. dwukrotnie: na okres od r. do r. w wysokości 50 % najniższego wynagrodzenia zasadniczego, na okres od r. do r. w wysokości 35 % najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek specjalny przyznawany na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych; przyznawany jest w Zakładzie na podstawie wniosku o przyznanie dodatku specjalnego z tytułu zwiększonych obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań ( wzór wniosku stanowi załącznik nr 6 do obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie), zgodnie z zapisami 41 regulaminu wynagradzania. 7

8 Kontrolą objęto prawidłowość wypłaty powyższego wynagrodzenia dla kierowcy autobusu i stwierdzono, że: wszystkie składniki wynagrodzenia są zgodne z zawartą z pracownikiem umową o pracę z dnia r. oraz dokumentacją osobową znajdującą się w aktach osobowych ( dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy zatrudnienia, wnioski o przyznanie dodatku specjalnego ), wypłata wynagrodzenia następuje w formie przelewu na konto bankowe zgodnie ze zleceniem przekazywania świadczeń na rachunek oszczędnościowo rozliczeniowy z dnia r. znajdującym się w dokumentacji pracodawcy, wypłata wynagrodzenia w okresie od r. do r. miała miejsce w terminie zgodnym z 40 pkt 1 obowiązującego w Zakładzie regulaminu pracy z dnia 16 czerwca 2009r. tj. co miesiąc z dołu, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca, lista płac jest każdorazowo sprawdzona i zaakceptowana przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora Zakładu. Kontrolą objęto wynagrodzenia pozostałych pracowników w okresie od r. do r., których wynagrodzenia są wliczane w ramach kosztów ogólnozakładowych do kosztów wynagrodzeń w zakresie dowożenia uczniów do szkół i stwierdzono m.in., że: wszystkie składniki wynagrodzenia są zgodne z zawartymi z pracownikami umowami o pracę oraz dokumentacją osobową znajdującą się w aktach osobowych pracowników wyj. stanowi wypłata dodatku za wysługę lat dla Dyrektora Zakładu w miesiącach marzec i kwiecień 2010r. w wysokości 15 % wynagrodzenia zasadniczego podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zaliczane do ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat wynika, że zmiana wysługi na 15 % powinna nastąpić od dnia r. - kopia pisma o przyznaniu wysługi w wysokości 15 % od dnia r. stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu, wypłata wynagrodzenia następuje w formie przelewu na konta bankowe zgodnie z oświadczeniami znajdującymi się w dokumentacji pracodawcy, wypłata wynagrodzenia w okresie od r. do r. miała miejsce w terminie zgodnym z 40 pkt 1 obowiązującego w Zakładzie regulaminu pracy z dnia 16 czerwca 2009r. tj. co miesiąc z dołu, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca, lista płac jest każdorazowo sprawdzona i zaakceptowana przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora Zakładu. 8

9 Ponadto stwierdzono, że przyznano i wypłacono nagrodę jubileuszową pracownikowi wymienionemu w poz. 5 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu, za przepracowanie 25 lat pracy na dzień r. ( pismo o przyznaniu nagrody z dnia r. znajduje się w aktach osobowych ) podczas gdy z dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy zatrudnienia wynika, że pracownik na dzień r. miał udokumentowane przepracowanie okresu: 20 lat 7 miesięcy i 29 dni ( załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi kopia pisma o przyznaniu nagrody, kopia świadectw pracy z okresami podlegającymi zaliczeniu do prawa do przyznania nagrody jubileuszowej oraz wyliczenie nagrody na dzień r. ). Do kosztów materiałów i wyposażenia w okresie od r. do r. należały następujące koszty: zakup paliwa w kwocie ,57 zł., zakup części i materiałów eksploatacyjnych do autokaru w kwocie 404,22 zł., zakupy pozostałe w wysokości 107,00 zł.. Zakupu paliwa Zakład dokonuje na podstawie zawartej umowy Nr ZP/2/08 z dnia r. zawartej pomiędzy Zakładem, a firmą JANTA Sp. z o.o.z siedzibą w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26. Zawarcie umowy poprzedzone było postępowaniem o udzielenie zamówienia przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. W 2 pkt 3 umowy stanowi, że zamawiający zakupione paliwo odbierze od sprzedawcy na swój koszt przy pomocy samochodów ( wymieniono w umowie 8 pojazdów ). Stwierdzono brak w umowie wskazania autobusu marki IVECO o nr rej. SGL 8J88, którym dowożono w okresie objętym kontrolą dzieci do szkoły specjalnej w Pyskowicach. Kopia umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. Pozostałe zakupy materiałów i wyposażenia Zakład dokonuje na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych tj. bez stosowania ustawy ze względu na wartość zamówienia, która nie przekracza równowartości w złotych kwoty euro. Kontrolą objęto dokumentację związaną z przejazdami autobusu dowożącego dzieci do szkoły i stwierdzono, że: kierowca codziennie w dniu wyjazdu otrzymuje kartę drogową, która jest drukiem ścisłego zarachowania stosowanym w Zakładzie, karta drogowa zawiera następujące informacje: dane jednostki, numer karty oraz datę, numer rejestracyjny pojazdu, marka i typ pojazdu, pojemność silnika, rodzaj paliwa, norma zużycia paliwa, podpis kierowcy oraz osoby zlecającej wyjazd, stan paliwa po otrzymaniu karty, tankowane paliwo, stan paliwa przy zwrocie karty, zużycie paliwa, trasa przejazdu, godzina odjazdu i przyjazdu, stan licznika oraz przebieg w kilometrach, 9

10 na koniec każdego miesiąca jest sporządzana miesięczna karta eksploatacyjna, która wskazuje m.in. godziny pracy kierowcy, godziny pracy pojazdu, przebieg dzienny w kilometrach, zużycie paliwa, wykaz przejechanych kilometrów w poszczególnych dniach w okresie objętym kontrolą ilustruje tabela stanowiąca załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Z analizy ww dokumentów wynika m.in., że: a) Dowożenie uczniów do szkół odbywało się przez 107 dni w okresie od r. do r. przy założeniu dojazdu do szkoły w łącznej liczbie km km dodatkowo za awarię autobusu tj km/ 107 dni daje trasę 154,45 km na dzień tj. około 20 km mniej niż kalkulacja dotacji wskazująca na dzienną trasę w odległości 174 km ( trasa została ustalona w dniu r. tj. przed rozpoczęciem roku szkolnego 2009/2010 załącznik nr 7 do niniejszego protokołu stanowi protokół z dnia r. w sprawie ustalenia trasy dojazdu dzieci z terenu gminy Rudziniec do Zespołu Szkół Specjalnych w Pyskowicach ) z wyjaśnień uzyskanych od pracownika Zakładu wynika, że tachograf wykorzystywany w autobusie dowożącym dzieci do szkoły pokazywał dane dotyczące przebiegu pojazdu w wysokości nieprawidłowej tj. zawyżał trasę do Szkoły Specjalnej w Pyskowicach i z powrotem łącznie o ok. 10 km. W dniu r. przeprowadzono legalizację ww tachografu i w związku z powyższym długość przejechanej trasy po legalizacji tachografu jest wykazywana w odległości niższej niż pierwotnie wykazana w sierpniu 2009r. tj. przed rozpoczęciem roku szkolnego 2009/2010, kiedy wykonano przejazd w celu ustalenia długości trasy dojazdu dzieci do Szkoły Specjalnej w Pyskowicach. Zgodnie z notatką służbową sporządzoną w dniu r. pomiar trasy przejazdu w ciągu jednego dnia do Szkoły Specjalnej w Pyskowicach i z powrotem wynosi 160 km załącznik nr 8 do niniejszego protokołu stanowi kopia ww notatki służbowej. b) Stan początkowy paliwa na dzień r. ( pierwszy dzień roboczy w 2010r. ) to 36,40 litry wg karty drogowej nr 260/2010 z dnia r., a końcowy na dzień r. to 72,90 litry wg karty drogowej nr 375/2010 z dnia r.. Z informacji zawartych w kartach drogowych wynika, że zatankowano w okresie objętym kontrolą łącznie 4 296,43 litrów paliwa oraz że zużycie paliwa w okresie objętym kontrolą wyniosło 4 250,50 litrów. Powyższe dane prowadzą do następującego wyliczenia: 36,40 litrów ( stan początkowy ) plus 4 296,43 litry ( zatankowane paliwo ) minus 4 250,50 ( zużycie ) = 82,33 litrów ( ilość paliwa, która powinna pozostać w zbiorniku paliwa w dniu r.. Stan końcowy na dzień r. wskazuje zgodnie z kartą drogową nr 375/2010 z dnia r. na stan paliwa w ilości 72,90 litrów. Różnica wynosi 9,43 litrów. Z wyjaśnień otrzymanych przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za rozliczanie paliwa w Zakładzie wynika, że rozbieżność pomiędzy powyższymi wartościami 10

11 wynikała z zaokrąglania przez kierowcę ilości zatankowanej bądź stanu końcowego paliwa do jednego miejsca po przecinku oraz z błędów rachunkowych, co stwierdzono w następujących kartach drogowych: karta z dnia r. + 0,01 litra, karta z dnia r. + 0,01 litra, karta z dnia r. + 0,04 litra, karta z dnia r. + 0,10 litra, karta z dnia r. + 0,20 litra ( błąd rachunkowy ), karta z dnia r. + 0,20 litra, karta z dnia r. - 1,00 litr, karta z dnia r. - 0,20 litra, karta z dnia r. + 0,01 litra, karta z dnia r. + 0,02 litra, karta z dnia r. + 0,04 litra, karta z dnia r. + 10,00 litrów ( błąd rachunkowy ). c) Stan licznika na dzień r. w autobusu przeznaczonym do dowożenia uczniów do szkoły wskazywał km. Stan licznika na dzień r. wskazywał km., w związku z powyższym autobus przejechał w okresie od r. do r. łącznie km. Po zsumowaniu miesięcznych kart eksploatacyjnych oraz dziennych kart drogowych wynika, że przebieg autokaru w okresie od r. do r. wyniósł km tj. o 4 km mniej niż wynika z porównania stanu licznika autobusu na dzień r. rano i r. po powrocie z trasy. Z wyjaśnień uzyskanych od pracownika Zakładu wynika, że błąd spowodowany był błędnym zsumowaniem kilometrów w karcie drogowej Nr 298/2010 z dnia r. gdzie ilość przejechanych kilometrów wyniosła 80 km tam i 79 km z powrotem co daje łącznie 159 kilometrów natomiast w karcie suma wskazywała 156 km. Różnica wyniosła 3 km. Pozostały 1 km różnicy spowodowany był rozbieżnością pomiędzy wskazaniem tachografu na koniec dnia r. oraz na początku dnia r. i był spowodowany faktem zakończenia pracy urządzenia na pograniczu stanów. Prawdopodobnie kierowca autobusu przestawił autobus po oddaniu karty drogowej i wydruku z tachografu i w związku z faktem wskazywania kilometrów na pograniczu po przestawieniu autobusu licznik zmienił wartość o 1 km. 11

12 STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Brak regulaminu organizacyjnego w Zakładzie co jest niezgodne z postanowieniami statutu obowiązującego w Zakładzie, który w 7 pkt 3 stanowi, że: szczegółowy zakres działania i organizacji wewnątrz Zakładu, określa regulamin organizacyjny Zakładu, zatwierdzony przez Dyrektora Zakładu. Odpowiedzialność ponosi Dyrektor Zakładu, który jest odpowiedzialny za zatwierdzenie regulaminu organizacyjnego. 2. Opis kont w zakładowym planie kont obowiązującym w Zakładzie, wskazuje na powiązania z kontami nie ujętymi w zakładowym planie kont. Powyższe dotyczy następujących kont: a) konto Środki trwałe określono w zakładowym planie kont, że służy ono do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013,014,016,017 W zakładowym planie kont wykaz kont stosowanych w Zakładzie nie przewiduje kont 014,016,017. b) konto 013 Pozostałe środki trwałe określono w zakładowym planie kont, że służy ono do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych niepodlegających ujęciu na kontach 011,014,016,017 W zakładowym planie kont wykaz kont stosowanych w Zakładzie nie przewiduje kont 014,016,017. c) konto 760 Pozostałe przychody i koszty określono w zakładowym planie kont, że służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach 700,730,740,750 w zakładowym planie kont wykaz kont stosowanych w Zakładzie nie przewiduje konta 730. Ponadto zawarto zapis, że w końcu roku obrotowego przenosi się na stronę Wn konta 490 koszty związane z zakupem i sprzedażą składników majątku, jeżeli zostały ujęte na koncie 760, w korespondencji ze stroną Ma konta 760, podczas gdy w zakładowym planie kont wykaz kont stosowanych w Zakładzie nie przewiduje konta 490. d) konto 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy zakładowy plan kont stanowi, że na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę zwiększeń stanu produktów oraz rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek roku, w korespondencji z kontem 490, podczas gdy w zakładowym planie kont wykaz kont stosowanych w Zakładzie nie przewiduje konta 490. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Główny Księgowy, który jest odpowiedzialny m.in. za opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte w zakładzie zasady rachunkowości w tym opracowanie zakładowego planu kont. 12

13 3. Wypłata dodatku za wysługę lat dla Dyrektora Zakładu w miesiącach marzec i kwiecień 2010r. w wysokości 15 % wynagrodzenia zasadniczego podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zaliczane do ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat wynika, że zmiana wysługi na 15 % powinna nastąpić od dnia r.. Dyrektor Zakładu otrzymał w wyniku błędnego naliczenia wysługi lat o 96,00 zł. więcej niż powinien otrzymać przy prawidłowym wyliczeniu okresów uprawniających do przyznania zwiększonego dodatku za wysługę lat. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi osoba zatrudniona na stanowisku ds. obsługi rady gminy i kadr odpowiedzialna w Urzędzie Gminy m.in. za prowadzenie dokumentacji kadrowej dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. 4. Przyznanie i wypłacenie nagrody jubileuszowej pracownikowi Zakładu za przepracowanie 25 lat pracy, co było niezgodne z dokumentacją potwierdzającą okresy zatrudnienia ww pracownika, które wskazywały na przepracowanie na dzień przyznania nagrody tj r. przepracowanie przez pracownika 20 lat 7 miesięcy i 29 dni. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi pracownik Zakładu odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych pracowników Zakładu. Odpowiedzialność ponosi specjalista zatrudniony w Zakładzie odpowiedzialny m.in. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej pracowników Zakładu. 5. Brak w umowie Nr ZP/2/08 z dnia r. zawartej pomiędzy Zakładem, a firmą JANTA Sp z.o.o. na zakup paliwa, wskazania autobusu marki Iveco o nr rej. SGL 8J88 dowożącego dzieci do szkoły w 2 pkt 3 wskazującym pojazdy zamawiającego przy pomocy których zamawiający będzie odbierał zakupione paliwo. 6. Nieprawidłowe określenie długości trasy przejazdu do szkoły specjalnej w Pyskowicach będącej podstawą do naliczenia i przekazania dotacji w 2010r. poprzez obliczenie trasy przejazdu w oparciu o urządzenie przekazujące błędne dane o ilości przejechanych kilometrów. Jak wskazują karty drogowe za okres r. do r. długość przejechanej trasy wynosiła średnio 154,45 km i ani raz w ciągu wyżej wymienionego okresu nie wyniosła 174 km, które zostały przyjęte do obliczenia dotacji na 2010r.. W przypadku określenia trasy zgodnej z ilością kilometrów wskazanych w notatce z dnia r. tj. 160 km tj. zgodnie ze wskazaniem tachografu po legalizacji dotacja na 2010r. na dowóz dzieci do szkoły winna wynieść ,40 zł. ( 160 km x 3,01 zł. za 1 km x 189 dni ) tj. po zaokrągleniu ,00 zł.. Jak wynika z powyższego dotacja należna w 2010r. obliczona przy założeniu, że przejazd dzienny autobusu dowożącego uczniów do szkoły wynosi 160 km powinna wynieść o 7 965,00 zł. mniej niż wyniosła dotacja 13

14 wyliczona przy założeniu przejazdu autobusu w ilości 174 km dziennie. 7. Wykazanie w karcie drogowej Nr 375/2010 z dnia r. ilości paliwa niezgodnego ze stanem faktycznym. Różnica w ilości 9,43 litra była spowodowana zaokrąglaniem w okresie od r. do r. ilości tankowanego paliwa w kartach drogowych przez kierowcę autobusu do jednego miejsca po przecinku oraz błędami rachunkowymi. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Opracować i wprowadzić do stosowania regulamin organizacyjny Zakładu określający m.in. szczegółowy zakres działania oraz organizację wewnątrz Zakładu. 2. Zakładowy plan kont obowiązujący w Zakładzie opracować w sposób rzetelny, wykazując m.in. powiązania wzajemne z kontami funkcjonującymi w Zakładzie. Nie dopuszczać do sytuacji w której opis kont wskazuje na powiązania z kontami nie wymienionymi w zakładowym planie kont. 3. Dokonać dobrowolnie zwrotu nienależnie wypłaconego w miesiącach marzec i kwiecień 2010r. dodatku za wysługę lat w wysokości różnicy pomiędzy należnym 14 % dodatkiem za wysługę, a wypłaconym w wysokości 15 %. ( 48,00 zł. tj. 1 % wynagrodzenia zasadniczego x 2 miesiące = 96,00 zł. ). Osobę odpowiedzialną w tut. Urzędzie za prowadzenie dokumentacji kadrowej dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych zobowiązuję do rzetelnego naliczania dodatku za wysługę lat dla kierowników jednostek organizacyjnych gminy Rudziniec. 4. Zwrócić się do pracownika Zakładu, który otrzymał nienależną nagrodę jubileuszową za przepracowanie 25 lat o jej dobrowolny zwrot na konto Zakładu. Zobowiązać osobę odpowiedzialną w Zakładzie za prowadzenie kadr do rzetelnej analizy dokumentów będących podstawą do naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej pracownikom Zakładu. 5. W przypadku zmiany środków transportowych każdorazowo sporządzać aneks do zawieranej umowy na zakup paliwa zgodnie z postanowieniami umowy tj. każda zmiana postanowień umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności ( 6 pkt 1 umowy Nr ZP/2/08 z dnia r. ). 6. Na podstawie półrocznego ( od r. do r. ) okresu realizacji zadania dowożenie uczniów do szkoły specjalnej w Pyskowicach dokonać wyliczenia faktycznej ilości kilometrów przejeżdżanych w miesiącu na wytyczonej trasie i przekazanie tej informacji do Urzędu Gminy w Rudzińcu w celu obliczenia rzeczywistej wartości dotacji należnej za I półrocze 2010 roku. W związku z rozpoczętym od miesiąca września 2010r. nowym rokiem szkolnym i ewentualną zmianą trasy dowozu dzieci do szkoły, należy na 14

15 podstawie faktycznie przejechanych kilometrów w miesiącu wrześniu podać ich ilość. Informacja powyższa jest niezbędna do wyliczenia dotacji w okresie od IX do XII 2010r. 7. Zobowiązać kierowcę autobusu do wykazywania w karcie drogowej dokładnej ilości tankowanego paliwa w celu uniknięcia sytuacji w której liczba paliwa wykazana w karcie drogowej będzie niezgodna z faktyczną ilością paliwa w zbiorniku na paliwo. Ponadto zobowiązać osobę odpowiedzialną w Zakładzie do dokonywania obliczeń dotyczących ilości tankowanego i zużywanego paliwa do rzetelnego obliczania ww danych w celu uniknięcia błędów rachunkowych w kartach drogowych. Powyższe zalecenia pokontrolne kieruję do Dyrektora Zakładu, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. Ponadto zobowiązuje się Skarbnika Gminy Rudziniec do przeliczenia wysokości dotacji na dowożenie uczniów do szkoły specjalnej w Pyskowicach w 2010r. na podstawie danych otrzymanych z Zakładu, zgodnych ze stanem faktycznym. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wyciąg z planu finansowego Zakładu w części dot. kosztów związanych z dowożeniem dzieci do szkół. 2. Wykaz osób zatrudnionych w Zakładzie, których wynagrodzenia stanowią koszty związane z dowożeniem uczniów do szkół. 3. Kopia pisma z dnia r. o przyznaniu dodatku za wysługę lat. 4. Kopia pisma o przyznaniu nagrody, kopia świadectw pracy z okresami podlegającymi zaliczeniu do prawa do przyznania nagrody jubileuszowej oraz wyliczenie nagrody na dzień r.. 5. Kopia umowy Nr ZP/2/08 z dnia r.. 6. Tabela zawierająca wykaz przejechanych kilometrów w poszczególnych dniach w okresie objętym kontrolą. 7. Kopia protokołu z dnia r. w sprawie ustalenia trasy dojazdu dzieci z terenu gminy Rudziniec do Zespołu Szkół Specjalnych w Pyskowicach. 8. Kopia notatki służbowej z dnia r.. 9. Protokół pobrania rzeczy dokumentacja pobrana na potrzeby kontroli. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco 15

16 udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Zakładu pan Paweł Tomecki został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 04/2010 Rudziniec r. Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu Rudziniec, ul. Gliwicka 32 Telefon (pieczątka kontrolowanej jednostki) GŁÓWNY KSIĘGOWY DYREKTOR ZBGKiM w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 4 mgr Paweł Tomecki ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Zakładu ) ( podpis Dyrektora Zakładu ) 4 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 16