Raport końcowy z badania

Transkrypt

1 Raport końcowy z badania Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno-promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w kontekście potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów programu oraz zwiększenia aktywności Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego

2 Raport końcowy Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno-promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w kontekście potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów programu oraz zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów RPO WiM w sięganiu po wsparcie z UE Olsztyn, Grudzień 2009

3 Badanie zrealizowane i opracowane przez: PSDB Spółka z o.o. Wydawca: Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Adres do korespondencji: Departament Polityki Regionalnej ul. Emilii Plater 1, Olsztyn Lokalizacja Departamentu: ul. Kościuszki 83, Olsztyn tel.: Skład: Aleksandra Glapiak Druk: Drukarnia Kolumb ul. Budowlana 15, Siemianowice Śląskie Nakład: 500 sztuk egzemplarz bezpłatny

4 Wykaz skrótów ATL BTL CATI EFRR FE gm. gm. w. gm. m-w. IDI IP IP II IZ RPO WiM JST JOJST strategia działań marketingowych prowadzonych w mediach tradycyjnych typu telewizja, radio, prasa, plakaty, reklama zewnętrzna (in. outdoor), reklama wewnętrzna (in. indoor) itp. w przeciwieństwie do BTL, działającej drogą niekonwencjonalną działania reklamowe skierowane do konkretnego klienta niebędące reklamą w środkach masowego przekazu Computer Assisted Telephone Interview czyli wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego jeden z dwóch funduszy wchodzących w skład funduszy strukturalnych Fundusze Europejskie gmina gmina wiejska gmina miejsko-wiejska Indywidualny wywiad pogłębiony Instytucja Pośrednicząca uczestnicząca w realizacji działań związanych z wdrażaniem RPO WiM (Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie) Instytucja Pośrednicząca II stopnia uczestnicząca w realizacji działań związanych z wdrażaniem RPO WiM (Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie) Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie) Jednostki samorządu terytorialnego Jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego m. <Olsztyn> miasto <Olsztyn> MŚP NGO Małe, średnie przedsiębiorstwa Organizacje pozarządowe NSS Narodowa Strategia Spójności na lata OOŚ PI (PK) Plan Komunikacji PO EWT Ocena oddziaływania na środowisko Punkt Informacyjny Plan Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata Program Operacyjny Europejska Współpraca Terytorialna PO IG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, PO IiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki, PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich, PO RPW Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej, PR Public Relations Roczny Plan Działań (RPD) Roczny Plan Działań Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata na określony rok RPO WiM Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata RPI Regionalny Punkt Informacyjny (przy Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie) 3

5 SK NSS SPO ROL SPO RYBY Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Sektorowy Program Operacyjny Restrukturyzacja i Modernizacja Sektora Żywnościowego oraz Rozwój Obszarów Wiejskich Sektorowy Program Operacyjny Rybołówstwo i Przetwórstwo Ryb SPO RZL Sektorowy Program Operacyjny Rozwoju Zasobów Ludzkich SPO WKP Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw UE UMWW-M WFOŚiGW WMARR Unia Europejska Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie ZPORR Zintegrowany Program Rozwoju Regionalnego

6 1. Streszczenie raportu Cel i metody badania Głównym celem badania była ocena działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata (RPO WiM) oraz wpływu tych działań na aktywność i zdolność absorpcyjną potencjalnych beneficjentów RPO WiM. W badaniu zastosowano triangulację metodologiczną. Ewaluacja została przeprowadzona z wykorzystaniem metod i technik badawczych zarówno jakościowych, jak i ilościowych. Badanie ilościowe zostało przeprowadzone za pomocą techniki CATI na próbie reprezentacyjnej 2502 potencjalnych beneficjentów RPO WiM w 4 grupach: przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych. W badaniu jakościowym zastosowano następujące techniki badawcze: analiza dokumentów, analiza danych zastanych, indywidualne wywiady pogłębione, technika tajemniczego klienta, studium przypadku, badanie stron internetowych RPO WiM, analiza wycinków prasowych oraz panel ekspertów. Wywiady pogłębione zostały przeprowadzone wśród beneficjentów/ potencjalnych beneficjentów, dziennikarzy zajmujących się RPO WiM, przedstawicieli Instytucji Zarządzającej (IZ) Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie), Instytucji Pośredniczącej (IP) tj. Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP II) tj. Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Aktywność potencjalnych beneficjentów Aktywność potencjalnych beneficjentów w podziale na gminy, w wartościach bezwzględnych liczby złożonych wniosków, jest w przybliżeniu proporcjonalna do liczby potencjalnych beneficjentów w gminie w obu perspektywach finansowych. Dlatego też aktywność w poszczególnych gminach jest zróżnicowana, w przybliżeniu, tak jak zróżnicowana jest liczba potencjalnych beneficjentów. Rozkład terytorialny aktywności w podziale na gminy powiela rozkład terytorialny zamożności i konkurencyjności gmin: są to duże miasta wraz z otaczającymi gminami, w szczególności skupione wokół Olsztyna, i wzdłuż głównych szlaków komunikacyjnych. Statystycznie liczba wniosków zakwalifikowanych do realizacji (a więc i wartość środków zaabsorbowanych przez beneficjentów z poszczególnych gmin) pozostaje w proporcji do liczby złożonych wniosków, stąd rozkład realizowanych projektów (i zaabsorbowanych środków) w obu perspektywach finansowych powiela w przybliżeniu rozkład złożonych wniosków. 5

7 Mapa 1. Rozkład terytorialny wartości dofinansowania projektów realizowanych przez beneficjentów wszystkich programów (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG), w podziale na gminy Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami W konsekwencji zaabsorbowane środki w obu perspektywach finansowych trafiły w przeważającej części do najbogatszych gmin: w programach gmin na 116 otrzymało około 90% wszystkich przyznanych środków, w programach gmin otrzymało około 80% wszystkich przyznanych środków, lista gmin, w których beneficjenci otrzymali najwięcej środków jest podobna w obu perspektywach finansowych na czele znajduje się m. Olsztyn i m. Elbląg, którym przyznano prawie 50% wszystkich środków; wśród pierwszych 20 gmin 14 jest miastami i 6 gminami miejsko-wiejskimi, najmniej środków w obu perspektywach finansowych trafiło do gmin wiejskich. Oznacza to, że zróżnicowanie wewnątrzregionalne w województwie warmińsko-mazurskim w wyniku działania obu programów będzie się pogłębiało. Jest to zgodne z przyjętą strategią rozwoju województwa warmińsko-mazurskiego, która zakłada w wymiarze wewnątrzregionalnym wzmocnienie roli miast, jako ośrodków rozwoju lokalnego i ponadlokalnego, w tym wzmocnienie funkcji metropolitalnej Olsztyna i centrów subregionalnych Elbląga i Ełku 1. Również strategia RPO WiM zakłada terytorialną koncentrację wsparcia na obszarach o wysokim potencjale rozwojowym 2. Aktywność względna (liczba wniosków złożonych do liczby potencjalnych beneficjentów): jest największa w przypadku JST i Jednostek Organizacyjnych Jednostek Samorządu Terytorialnego (JOJST) i wzrosła ze średnio z 40% dla programów do średnio 70% obecnie; w przypadku organizacji pozarządowych wzrosła prawie pięciokrotnie (z średnio 5% w do średnio 24% obecnie) dotyczy jednak głównie konkursów ogłaszanych w ramach PO KL. 1 Źródło: Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata , Dokument przyjęty przez Zarząd Województwa Warmińsko Mazurskiego w dniu 14 listopada 2007 r., str tamże, str. 60 6

8 W przypadku tych dwóch grup potencjalnych beneficjentów można mówić o masowym udziale w programach perspektywy finansowej , chociaż aktywność organizacji pozarządowych jest bardzo zróżnicowana terytorialnie - prawie połowę wszystkich wniosków złożyły organizacje mające siedzibę w Olsztynie i Elblągu. Organizacje pozarządowe aplikują prawie wyłącznie do PO KL, natomiast nie wykazują zainteresowania RPO WiM, którego oferta nie jest dopasowana do potrzeb (brak dotacji na działalność statutową) i możliwości (wysokie minimalne kwoty wartości projektów) organizacji pozarządowych. Przedsiębiorcy znacznie rzadziej aplikują o dotacje aktywność względna w tym przypadku wynosi około 1,6% ( ) i praktycznie nie zmieniła się w stosunku do okresu Determinanty i bariery zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów Z analizy literaturowej i badania potencjalnych beneficjentów RPO WiM wykonanego w ramach niniejszego zamówienia wyłania się obraz, z którego wynika, że proces aplikowania jest skomplikowany, czasochłonny i kosztowny, wymaga posiadania wyspecjalizowanych kadr i ponieważ przepisy się ciągle zmieniają dobrej i aktualnej informacji, a także dostępu do usług konsultacyjnych i szkoleniowych. Realizacja projektu to z kolei wysokie wymagania sprawozdawcze, samo wykorzystanie dotacji obarczone jest dużym ryzykiem zwrotu dotacji, a efekty nie zawsze odpowiadają oczekiwaniom (beneficjentów ostatecznych). Wszystkie te okoliczności wpływają silnie demotywacyjnie na potencjalnych beneficjentów. W tabeli poniżej przedstawiono determinanty (uwarunkowania) zewnętrzne związane z warunkami ubiegania się o dotację, dostępem do informacji i otoczeniem, w jakim działa potencjalny beneficjent oraz bariery wewnętrzne uniemożliwiające lub utrudniające beneficjentom sprostanie tym wymaganiom. Jak widać w tabeli różne uwarunkowania mogą korespondować z podobnymi lub takimi samymi barierami wewnętrznymi, które generalnie wynikają z braku wystarczającego potencjału finansowego i ludzkiego lub braku motywacji potencjalnego beneficjenta. Działania instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie programów podejmowane w trosce o zwiększanie zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów powinny być nakierowane na poszukiwanie rozwiązań zmieniających uwarunkowania procesu aplikowania oraz zwiększających dostępność i jakość informacji wstępnej i właściwej (lewa strona tabeli) oraz przy braku możliwości wpływania na potencjał wnioskodawców, na przełamywanie barier mentalnych i motywowanie potencjalnych beneficjentów do aplikowania. 7

9 Tabela 1. Powiązanie barier i determinantów zewnętrznych z barierami wewnętrznymi QQ Bariery i determinanty zewnętrzne QQ Bariery wewnętrzne QQ QQ Konieczność zapewnienia wkładu własnego przez beneficjenta lub zapewnienia zabezpieczenia umowy Konieczność prefinansowania działań w projekcie przez beneficjenta ze względu na długi czas rozpatrywania wniosków o dotację, oraz długi czas rozpatrywania wniosków o płatność Brak zdolności kredytowej lub środków własnych ze względu na: Słabą kondycję finansową Zaangażowanie środków w obsługę poprzednich zobowiązań QQ Skomplikowane zasady aplikowania Brak doświadczenia, wiedzy i umiejętności pracowników Brak środków finansowych na zatrudnienie zewnętrznych doradców Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w aplikowaniu Niejasne i nieprzejrzyste zasady Krótki czas na złożenie wniosku Konieczność śledzenia ciągle zmieniających się zasad aplikowania Skomplikowane zasady rozliczania dotacji ryzyko zwrotu środków Efekty wcześniejszych inwestycji nie spełniły oczekiwań Zasady kwalifikowalności podmiotów Zasady kwalifikowalności działań Zbyt małe alokacje na konkursy Informacja ogólna o funduszach nie dociera do potencjalnych beneficjentów Informacja właściwa trudno dostępna, niedocierająca na czas i o niedostatecznej jakości Brak motywacji wynikający z braku wiary w obiektywizm oceny Brak zasobów do przygotowania wniosku w krótkim czasie Brak długookresowej strategii nieprzygotowanie do pojawiającej się okazji do sfinansowania niezaplanowanych wcześniej działań Wewnętrzne skłócenie, niestabilność polityczna - niemożność podjęcia decyzji i alokowania wystarczających zasobów Brak zasobów kadrowych umożliwiających śledzenie ciągle zmieniających się wytycznych Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w realizacji projektu, niechęć do podjęcia ryzyka finansowego Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w utrzymaniu i wykorzystaniu poprzednio realizowanych inwestycji Brak możliwości aplikowania - niespełnienie kryteriów dostępu do dotacji Brak umiejętności współpracy z innymi beneficjentami wymaganej lub zwiększającej szanse w konkursie Brak możliwości aplikowania - brak środków na działania, którymi beneficjent byłby zainteresowany Brak motywacji, zniechęcenie spodziewaną dużą konkurencją w ubieganiu się o środki, popyt na łatwiejsze źródła finansowania Brak zainteresowania aplikowaniem wynikający z braku wiedzy o funduszach Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w aplikowaniu, Brak doświadczenia wiedzy i umiejętności pracowników Brak środków finansowych na zatrudnienie zewnętrznych doradców Źródło: opracowanie własne na podstawie przeglądu literatury z Załącznika 3 do raportu końcowego 8

10 Skuteczność przekazu promocyjnego w RPO WiM W celu oceny skuteczności przekazu wykorzystany został wskaźnik Brand Activity (Wykres 1). Pozwala on zmierzyć, na ile nazwa programu jest zakotwiczona w świadomości osób wiedzących o tym, że w latach możliwe jest realizowanie projektów służących rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur. Wykres 1. Wartość wskaźnika Brand Activity 3 (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytania nr 12 i 13 Wyniki wskazują, że rozpoznawalność marki RPO WiM jest najwyższa wśród przedstawicieli Jednostek Samorządu Terytorialnego aż 70% osób wie, że rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur służy Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata Wysokość tego wskaźnika w pozostałych grupach jest zdecydowanie niższa, najniższa w przypadku przedsiębiorców. Do pogłębionej analizy skuteczności przekazu promocyjnego wykorzystano model 5Z (Zauważenie, Zainteresowanie, Zrozumienie, Zaufanie, Zaangażowanie). Model 5Z mierzy skuteczność przekazu informacji na pięciostopniowej skali rozpatrywanej na zasadzie lejka, czyli by móc przejść na wyższy poziom odbioru przekazu informacyjnego wpierw należy osiągnąć po kolei wszystkie niższe poziomy czyli aby się zainteresować, trzeba najpierw zauważyć itd. Relacje pomiędzy poziomami przedstawia poglądowo rysunek poniżej. Rysunek 1. Model 5Z rysunek poglądowy Źródło: opracowanie własne 3 Iloraz odsetka osób znających nazwę RPO WiM do odsetka osób wiedzących o istnieniu programu służącemu rozwojowi regionu Warmia i Mazury wyrażone w procentach 9

11 Na wykresie poniżej przedstawiono odsetek respondentów poszczególnych typów, którzy osiągnęli kolejne poziomy percepcji przekazu. Wykres 2. Wskaźnik skuteczności przekazu informacji 5Z (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI Na poziomie zauważenia najtrudniejszą grupą docelową są przedsiębiorcy, z których 32% nie zauważyło przekazu RPO WiM. Pozostałe grupy docelowe wykazują bardzo wysokie wskaźniki zauważenia przekazu promocyjnego RPO WiM. Oznacza to, że należałoby ponownie zachęcić przedsiębiorców do aplikowania skierowaną do nich sprofilowaną akcją promocyjną. Wśród przedsiębiorców, którzy zauważyli przekaz na temat RPO WiM, jedynie co trzeci (proporcja słupka czerwonego zainteresowanie do niebieskiego zauważenie na wykresie) się nim zainteresowało. Jest to wartość najniższa wśród wszystkich badanych typów potencjalnych beneficjentów, co może wskazywać, że obecny przekaz na temat RPO WiM jest dla przedsiębiorców mało atrakcyjny. Najbardziej dramatyczny spadek skuteczności przekazu promocyjnego obserwujemy dla wszystkich grup (oprócz JST) w przypadku przejścia od zainteresowania do zrozumienia. Najgorzej wypadają tu ponownie przedsiębiorcy (co dziesiąty przedsiębiorca, z tych którzy zainteresowali się przekazem, zrozumiał go), słaby wynik obserwujemy też dla jednostek organizacyjnych JST. Na tym poziomie przekazu istotne stają się przekazywane treści, które są trudne do zrozumienia dla przedsiębiorców i jednostek organizacyjnych JST. Przejście z poziomu zrozumienia do zaufania jest tak samo skuteczne dla wszystkich grup docelowych mniej więcej połowa z tych co zrozumieli dobrze ocenia instytucje, z którymi przyjdzie im ewentualnie współpracować. Wreszcie podobny wskaźnik skuteczności (około trzech na czterech) obserwujemy przy przejściu na poziom zaangażowania dla wszystkich grup beneficjentów, niezależnie od typu beneficjenta. Z analizy tej widać, że najtrudniejszym momentem na drodze potencjalnego beneficjenta od zauważenia RPO WiM do złożenia wniosku jest etap zrozumienia, czyli przekonanie potencjalnego beneficjenta, że oferta RPO WiM jest adresowana również do niego. Najmniej skuteczny jest obecny przekaz w stosunku do potrzeb i możliwości przedsiębiorców najbardziej skuteczny w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, choć tu warto zauważyć, że w przypadku JST etapem, na którym zniechęca się największy odsetek potencjalnych beneficjentów jest przejście od zrozumienia do zaufania tu przekaz powinien być skoncentrowany na promowaniu przejrzystości i obiektywności samej procedury wyłaniania wniosków w konkursach. 10

12 Kanały komunikacji Najczęściej wykorzystywanym przez badanych kanałem komunikacji był Internet. Z tego medium korzystał największy odsetek potencjalnych beneficjentów w każdym z wyróżnionych typów potencjalnych beneficjentów. Najczęściej odwiedzaną stroną internetową była strona W ocenie zespołu ewaluacyjnego strona ta charakteryzuje się także wysoką funkcjonalnością oraz zawiera kompletne i aktualne informacje. Korzystała z niej większość podmiotów każdego typu, jednakże zdecydowanie rzadziej byli to przedsiębiorcy, którzy z racji działań, do których aplikowali częściej odwiedzali stronę internetową Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Prasa jako źródło informacji o RPO WiM jest wskazywana na drugim miejscu przez zbliżony odsetek każdego typu potencjalnych beneficjentów. Przy czym właściwa współpraca ze środowiskiem dziennikarskim pozwala na znacznie większe oddziaływanie za pomocą tego medium, niż by to wynikało z budżetu przeznaczonego na ogłoszenia płatne, które zamieszczają instytucje odpowiedzialne za wdrażanie RPO WiM. Z badania przekazów prasowych wynika, że prawie 40% artykułów ukazujących się w trzech największych dziennikach w regionie jest inspirowanych wydarzeniami generowanymi przez te instytucje (konferencje prasowe, konferencje, wywiady). Kolejnym często wskazywanym kanałem komunikacji są konferencje, szkolenia czy wystawy, które służą bardziej informowaniu niż promowaniu, ale mają swoją rolę, jak to wspomniano powyżej w inspirowaniu zainteresowania prasy tematyką RPO WiM. Podobny odsetek wskazań otrzymały broszury informacyjne. Stosunkowo rzadko wskazywane są punkty informacyjne główny punkt informacyjny wskazywany jest jako źródło informacji przez istotną część organizacji pozarządowych (8%), natomiast regionalne punkty informacyjne mają znikomą liczbę wskazań we wszystkich grupach respondentów. Należy jednak zauważyć, że kontaktu z punktami informacyjnymi poszukuje tylko część potencjalnych beneficjentów tylko ci potencjalni beneficjenci, którzy są zainteresowani złożeniem wniosku. Rola punktów informacyjnych, co potwierdziły opinie respondentów, rośnie po podjęciu decyzji o składaniu wniosku, kiedy potencjalni beneficjenci poszukują bezpośredniego kontaktu z konsultantami. Oczekiwania potencjalnych beneficjentów co do kanałów, z których najchętniej korzystaliby w przeszłości generalnie powtarza kolejność rankingu kanałów wykorzystywanych dotychczas, z jedną zasadniczą różnicą. Bardzo wysoką pozycję w rankingu uzyskała komunikacja elektroniczna za pomocą Newslettera, który znalazł się na trzecim miejscu za Internetem i konferencjami, szkoleniami i wystawami. Atrakcyjność tego kanału komunikacji potwierdza dużo większa od zaplanowanej liczba subskrybentów Newslettera i duża dynamika wzrostu tego wskaźnika. Internet jako kanał komunikacji W świetle opinii potencjalnych beneficjentów wskazujących na Internet jako najchętniej wykorzystywany kanał komunikacji, a Newsletter jako najchętniej wykorzystywane narzędzie komunikacji opierające się na tym medium, środki które zostały zaplanowane w Rocznym Planie Działań promocyjnych i informacyjnych na rok 2010 w pozycji Internet wydają się wysoce niewystarczające (na rok 2010 na Internet zaplanowano 2 tys. zł). Niewielki zaplanowany budżet działań przez Internet świadczy o tym, że obejmuje on najprawdopodobniej wyłącznie koszty utrzymania i modernizacji stron internetowych, podczas gdy w nowoczesnych kampaniach internetowych możliwy jest znacznie większy zakres działań promocyjnych i informacyjnych przez Internet (kampanie internetowe, płatne reklamy na portalach tematycznych, bannery itp.). Poza tym skoro strona WWW RPO WiM jest jednym z głównych kanałów pozyskiwania informacji o programie i ma charakter elektronicznej gazety, powinna być, tak jak gazeta, otoczona stałą troską redakcyjną, polegającą na systematycznym wykonywaniu czynności typowych dla prasy, tj. kwalifikowaniem materiałów do udostępniania, ich należytą ekspozycją, redagowaniem i opracowaniem materiałów, obróbką graficzną zdjęć, utrzymywaniem kontaktu z czytelnikiem itd. Ważną częścią redakcji byłoby redagowanie oraz upowszechnianie Newslettera. Newsletter jest narzędziem targetowanym (celowanym) oddziaływanie Newslettera na społeczeństwo należy uznać za znikome, jednak ma on bardzo ważną rolę w komunikowaniu się z potencjalnymi beneficjentami i beneficjentami. 11

13 Wykres 3. Z jakich źródeł czerpał Pan(i) dotychczas lub czerpie obecnie informacje na temat RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 16. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2 502; firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n=350. Na wykresie nie zaprezentowano dwóch kategorii, dla których odsetek respondentów ogółem i dla poszczególnych typów beneficjentów wynosił poniżej 0,5%. 12

14 W szczególności Newsletter przełamuje barierę sygnalizowaną przez potencjalnych beneficjentów w tym badaniu i w innych badaniach dotyczącą konieczności alokowania wewnętrznych zasobów w związku z koniecznością śledzenia ciągle zmieniających się zasad uczestnictwa w programach. W odniesieniu do treści Newslettera powinna być ona dostosowana do poszczególnych celów wynikających z Planu Komunikacji, ze szczególnym uwzględnieniem w kolejnych latach przykładów dobrych praktyk. Redakcja powinna być również odpowiedzialna za podejmowanie różnorodnych działań mających na celu zwiększanie liczby użytkowników Newslettera. Działania te należy prowadzić w ramach akcji medialnych, poprzez wydawnictwa, wydarzenia oraz public relations. Informacja o Newsletterze winna być szeroko dostępna w różnorodnej formie oraz powinna zawierać różnorodne zachęty skierowane do poszczególnych odbiorców zarówno w aspekcie newsowym (najszybsza informacja, zapowiedź czegoś ważnego), jak i bardziej ogólnym (np. bądź dobrze poinformowany). Jakość informacji Informacje właściwe, czyli te które są niezbędne do skutecznego aplikowania zdaniem badanych generalnie są dostępne. Gorzej dostępne są informacje na temat procesu realizacji projektu głównie przedstawiciele JST oczekują, że będzie do nich kierowana bardziej zaawansowana informacja, w szczególności dotycząca etapu realizacji projektu. Przedsiębiorcy i organizacje pozarządowe zauważają, że brakuje im informacji na temat, jakie typy projektów mogą uzyskać dofinansowanie i kiedy odbywać się będą konkretne konkursy. Generalnie osoby przygotowujące obecnie lub w przeszłości wniosek o dofinansowanie oceniają, że uzyskane informacje są przydatne, użyteczne i zgodne z potrzebami. Najniżej jakość informacji właściwej o RPO WiM oceniają przedsiębiorcy, co wskazywać może na niedopasowanie formy i treści informacji do tej grupy docelowej. Na etapie informacji właściwej język przekazu z konieczności dotyczy wielu zagadnień o charakterze technicznym związanych ze specyfiką środków pomocowych (priorytety, działania, kwalifikowalność itd.), które są trudne do zrozumienia i przełożenia na język indywidualnych potrzeb beneficjenta. Charakterystyczne jest to, że najlepsze zrozumienie przekazu obserwujemy w grupie JST, która ma zapewne większą łatwość zrozumienia języka urzędowego. Podmioty, które złożyły wniosek lub przygotowują się do tego, twierdzą, że najbardziej pożyteczne dla sprawniejszego przygotowania wniosku są spotkania z potencjalnymi beneficjentami. Jako działania pożądane wymieniają najczęściej organizację spotkań omawiających najczęstsze problemy oraz szkoleń i warsztatów. 13

15 Executive summary Objective and methods of the research The main objective of the research was the assessment of informational and promotional actions taken within the framework of the Regional Operational Programme Warmia and Mazury for the years (RPO WiM) as well as the assessment of impact those actions make on the activity and absorption capacity of the RPO WiM potential beneficiaries. In the research the methodological triangulation was applied. Evaluation has been made with the use of both qualitative and quantitative research methods and techniques. The quantitative research has been carried out using CATI technique on the representative sample of 2502 potential beneficiaries of RPO WiM divided into 4 groups: entrepreneurs, non-governmental organisations (NGOs), local government units (JST) and their organisational units. In the qualitative research the following research techniques have been deployed: analysis of documents, desk research, individual in-depth interviews, mystery client technique, case study, analysis of RPO WiM webpages, analysis of press cuttings and the experts panel. The in-depth interviews have been carried among beneficiaries/potential beneficiaries, journalists dealing with RPO WiM, representatives of the Managing Authority (IZ) of the RPO WiM (Marshall Office of the Warmia-Mazury Voivodship in Olsztyn), representatives of the Intermediate Body (IP), i.e. Voivodship Fund for Environmental Protection and Water Management in Olsztyn [Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie], as well as those of the 2nd Level Intermediate Body (IP II), i.e. Warmia-Mazury Regional Development Agency P.C. in Olsztyn [Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie]. Activity of potential beneficiaries The activity of potential beneficiaries divided into gminas (districts) given in absolute values of the number of applications submitted is approximately directly proportional to the number of potential beneficiaries in a given gmina, as far as both financial perspectives are concerned. Therefore the activity in respective gminas differs likewise the number of potential beneficiaries in those gminas differs. The territorial distribution of the activity in gminas is the same as the territorial distribution of the gminas wealth and competitiveness: those are big cities and surrounding gminas, especially gminas gathered around Olsztyn and along main communication tracks. Statistically, the number of applications qualified for realisation (so also the value of funds absorbed by the beneficiaries from respective gminas) is proportional to the number of applications submitted, therefore the distribution of projects realised (and funds absorbed) in both financial perspectives more or less duplicates the distribution of applications submitted. 14

16 Map No 1. Territorial distribution of the financial support value for projects realised by the beneficiaries of all programs (excluding Priority 3 of PO KL and Measure 4.5 of PO IW) divided into gminas Source: own development based on databases received from the institutions implementing and managing programs for the years As a consequence the funds absorbed in both financial perspectives have been allocated in great majority in the richest gminas: in the programs for the years gminas out of 116 have been granted about 90% of all funds granted, in the programs for the years gminas were granted about 80% of all funds granted, the list of gminas where beneficiaries were granted the most funds is similar as far as both financial perspectives are concerned in the vanguard there are cities Olsztyn and Elbląg that were granted nearly 50% of all funds granted; out of 20 first gminas 14 are cities/towns and 6 are of rural-municipal character, the fewest funds in both financial perspectives were granted in rural gminas. It means that the intraregional diversity in the Warmia-Mazury voivodship is going to become more and more intense due to the operations taken within the both programs. However it is consistent with the accepted development strategy for the Warmia-Mazury voivodship, which assumes in intraregional dimension strengthening the role of the cities as centres of local and translocal development, including strengthening the metropolitan function of Olsztyn and subregional centres Elbląg and Ełk 4. Also the RPO WiM strategy assumes territorial concentration of support in the areas of high developmental potential 5. Relative activity (the number of applications submitted compared to the number of potential beneficiaries): is the biggest for JST and their organisational units (JOJST) and grew up from average 40% as regards the programs for the years to average 70% at present; 4 Source: Regional Operational Programme Warmia and Mazury for the years , document accepted by the Management Board of the Warmia and Mazury Voivodship on 14th of November 2007, page 54 5 ibidem, page 60 15

17 in case of NGOs it grew almost five times (from average 5% in the years to average 24% at present), still it applies mainly to tenders called within the framework of PO KL. In case of those two groups of potential beneficiaries the mass participation in the programs of financial perspective may be reported, although the activity of NGOs is significantly diverse territorially almost half of all applications have been submitted by NGOs based in Olsztyn and Elbląg. NGOs apply almost exclusively to PO KL; they are not interested so much in RPO WiM due to the program offer which is adjusted nor to their needs (no grants for statutory activity available) neither to their capabilities (high minimal amounts of projects value). Entrepreneurs apply for grants much more rarely the relative activity in that case amounts for only about 1,6% ( ) and in practice it has not changed in relation to the period of Determinants and barriers for absorptive capability of potential beneficiaries Both the literature analysis and research on potential RPO WiM beneficiaries carried out within this research reveal the picture which shows that the process of applying is complicated, time-consuming and costly, it requires specialised staff and as legislation is being changed constantly good, precise and updated information, as well as access to consultative and training services. On the other hand a project realisation means high reporting requirements, consuming a grant itself is burdened with a high risk of the grant s repayment and the effects are not always corresponding with the expectations (of final beneficiaries). All the circumstances mentioned have highly demotivating influence on potential beneficiaries. In the table below there are presented external determinants (conditions) concerning applying for a grant, access to information and surroundings in which a potential beneficiary acts, as well as internal barriers making impossible or difficult for beneficiaries to meet those requirements. As the table shows different conditions may correspond with similar or same internal barriers, which in general are the result of insufficient financial and human potential or lack of motivation of a potential beneficiary. Therefore actions to be taken by the institutions responsible for the programs implementation, with the concern to increase the absorptive capability of potential beneficiaries, should be aimed at searching solutions that would change conditions of application process as well as increase availability and quality of provisional and proper information (left column in the table) and given lack of possibilities to influence the potential of applicants - at breaking mental barriers and motivating potential beneficiaries to apply. 16

18 Table No 1. Association of external barriers and determinants with internal barriers QQ External barriers and determinants QQ Internal barriers Necessity to provide own contribution or contract warranty by a beneficiary Necessity to pre-finance operations taken within a project by a beneficiary due to long time of examining grant applications and also long time of examining payment applications Lack of creditworthiness or lack of own funds due to: Weak financial standing Engagement of funds in servicing of previous financial obligations Complicated rules of applying Lack of experience, knowledge and skills among employees Lack of funds available to hire external advisors Lack of motivation, discouragement due to difficulties in applying Unclear and untransparent rules Lack of motivation due to lack of faith in the assessment s objectivity Short time available for submitting an application Lack of resources to prepare an application in a short time Lack of long-term strategy lack of preparation to take an opportunity to finance operations that were not planned before Inner quarrelling, political instability impossibility to take decision and allocate sufficient resources Necessity to follow rules for applying that are changing constantly Lack of staff resources so that they could follow changing guidelines Complicated rules for clearing accounts of a grant risk of repayment Lack of motivation, discouragement due to difficulties in projects realisation, reluctance to take financial risk Effects of previous investments did not meet expectations QQ Lack of motivation, discouragement due to difficulties in maintaining and using investments realised previously Rules for eligibility of applicants Lack of possibilities to apply impossibility to meet the grant access criteria Rules for eligibility of operations Lack of ability for cooperation with other beneficiaries which is required in a given grant competition or increases chances to win it Lack of possibilities to apply lack of funds for operations that a beneficiary would have interest in Too low allocations for grant competitions Lack of motivation, discouragement due to anticipated big competition in applying for funds, demand for easier financing sources General information on funds does not reach potential beneficiaries Lack of interest in applying due to lack of knowledge about funds Proper information is hardly available, does not reach the audience on time and is of unsatisfactory quality Lack of motivation, discouragement due to difficulties in applying Lack of experience, knowledge and skills among employees Lack of funds available to hire external advisors Source: own development based on the literature s review from the Annex No 3 to the final report Effectiveness of promotional message in RPO WiM In order to assess the effectiveness of the message the Brand Activity indicator has been exploited (Chart No 1). It allows to measure to what degree the name of the program is anchored in the consciousness 17

19 of persons who know that in the years it is possible to realise projects that are in line with regional development of Warmia and Mazury. Chart No 1. Value of the Brand Activity indicator 6 (%) Source: own development based on the results of the CATI research, questions No 12 and 13 The results reveal that recognition of the brand RPO WiM is the highest among the representatives of JST - as much as 70% persons there know that the program that serves for regional development of Warmia and Mazury is the Regional Operational Programme Warmia and Mazury for the years The level of the indicator in the remaining groups is definitely lower, the lowest among entrepreneurs. For the needs of the in-depth analysis of the promotional message s effectiveness the 5Z model (Zauważenie [noticing], Zainteresowanie [interest], Zrozumienie [understanding], Zaufanie [confidence], Zaangażowanie [involvement]) has been used. The 5Z model measures the effectiveness of informational message on the pentatonic scale considered as a funnel, which means that in order to move to the higher level of the message reception, one should reach all the lower levels in turn i.e. in order to get interested one should notice the message first, etc. Relations between the levels are visually presented in the drawing below. Drawing No 1. 5Z model reference drawing Source: own development 6 Quotient of the percentage of persons who know the name of RPO WiM to the percentage of those who know that there is a program that supports development of the Warmia and Mazury region - showed in percents 18

20 On the chart below the percentage of respondents of respective types has been presented regarded the consecutive levels of the message they have reached. Chart No 2. Indicator of the efficiency of the informational message 5Z (%) Source: own development based on the results of the CATI research At the level of noticing the most difficult target group are the entrepreneurs, 32% of them have not noticed the RPO WiM message. The remaining groups reveal very high indicators of noticing the RPO WiM promotional message. It means that the entrepreneurs should be re-encouraged to apply by profiled promotional action addressing them especially. Among those entrepreneurs who have noticed the RPO WiM message, only one out of three (see proportion of red pole interest to the blue one noticing on the chart) get interested with it. It is the lowest value among all examined types of potential beneficiaries, which may imply that the current message on RPO WiM is not attractive to entrepreneurs. The most dramatic fall of the promotional message effectiveness has been observed for all respective groups (except JST) in the stage of transition from interest to understanding. Again the entrepreneurs are the worse here (every tenth entrepreneur out of those who got interested with the message, understood it), low result is also observed in case of organisational units of JST. At that level of message transmission the content transmitted becomes crucial, the content being hard to understand for entrepreneurs and organisational units of JST. Transition from the level of understanding to the level of confidence is equally efficient for all the target groups examined more or less half of those who understood appraises well the institutions that they are likely to cooperate with when applying. Finally, similar efficiency indicator (about three out of four respondents) has been observed when moving to the involvement level in case of all groups of beneficiaries, irrespective of the type of a beneficiary. The conclusion of the analysis is that the most difficult moment on the potential beneficiary s way from noticing the RPO WiM to submitting an application is the stage of understanding, i.e. convincing a potential beneficiary that the RPO WiM offer is addressed also to him/her. The least effective is the current message as regards the needs and capabilities of entrepreneurs the most effective in case of JST, although it is worth noticing that in case of JST the stage that discourages the most of potential beneficiaries is transition from understanding to confidence in that case the message should concentrate on promoting transparency and objectivity of the applications selection procedure itself. 19

21 Communication channels The communication channel that have been used by the respondents the most often is the Internet. That medium was used by the biggest percentage of the potential beneficiaries of all respective types of beneficiaries. The webpage that have been visited the most frequently was pl. As the evaluation team assessed the webpage is also characterised by high functionality and includes complete and updated information. Most of beneficiaries of each type used the webpage, however the entrepreneurs entered it significantly more rarely, as because of the measures they applied to more often they visited the webpage of Warmia-Mazury Regional Development Agency P.C. in Olsztyn. The press, as the source of information on RPO WiM, is indicated on the second position by the similar percentage of each type of potential beneficiaries. However proper cooperation with journalist milieu would enable much more significant impingement using that medium than it results from the budget assigned for paid advertisements that are published by institutions responsible for RPO WiM implementation. Analysis of press articles reveals that almost 40% of articles published in three biggest journals in the region are inspired by the events generated by those institutions (press conferences, conferences, interviews). The next information channel indicated frequently are conferences, trainings or exhibitions that serve more for informing than promoting but play their significant role, as mentioned above, in inspiring the press interest with the RPO WiM subject matter. Informational brochures have received the similar percentage of indications. Informational centres are being indicated relatively rarely the main informational centre has been indicated as the information source by the significant part of NGOs (8%), whereas regional informational centres received slight number of indications from all groups of the respondents. Nevertheless it must be noticed that only part of potential beneficiaries seeks contact with informational centres i.e. only those potential beneficiaries who are interested in submitting applications. The role of informational centres grows as regards taking decision on submitting an application when potential beneficiaries seek direct contact with consultants and that has been confirmed with the respondents opinions. Expectations of potential beneficiaries as regards channels they would use the most willingly in the future are generally repeated in sequence with the ranking of channels used so far, however there is one significant difference. Electronic communication with the use of Newsletter has been ranked on very high position, the Newsletter took the third place just after the Internet and conferences, trainings and exhibitions. Attractiveness of that communication channel is confirmed with the highly bigger than planned number of the Newsletter s subscribers as well as high dynamics of that indicator s growth. Internet as the communication channel In the light of opinions of potential beneficiaries who indicate Internet as the most willingly used communication channel and Newsletter as the most willingly used communication tool that bases on the Internet, the funds that have been planned in the Annual Action Plan [Roczny Plan Działań] for promotion and information in 2010 at the item Internet seem highly insufficient (for 2010 only 2000 PLN has been allocated for the Internet). Such small budget planned for actions to be taken through the Internet tells us that in all likelihood it covers only costs of the webpages maintenance and modernization, whereas in modern Internet campaigns a lot more significant scope of promotional and informational actions is possible to be performed (Internet campaigns, paid advertisings on thematic portals, banners, etc.). Besides, since the RPO WiM webpage is one of the main channels used by the potential beneficiaries to get information about the program and it is treated like the electronic newspaper, it should be, like a newspaper, surrounded with regular editorial care, i.e. systematic performing of actions that are typical for the press: classifying materials to be rendered available through the web, proper exposition thereof, redaction and elaboration of the materials, graphic treatment of photographs, maintaining contact with readers, etc. The important part of redaction should be editing and disseminating of the Newsletter. The Newsletter is the targeted tool its impingement onto society should be acknowledged as minute, however it plays very important role in communicating with both potential beneficiaries and beneficiaries. 20

22 Chart No 3. What sources have you taken information on RPO WiM from? (%) Source: own development based on the results of the CATI research, question No 16. The question concerned potential beneficiaries on the whole, n=2502; enterprises n=1200, JST = 102, organisational units of JST n=850, NGOs n=350. Two categories in which the percentage of respondents on the whole and for certain types of beneficiaries amounted below 0.5% are not presented in the chart. 21

23 The Newsletter in particular breaks the barrier indicated by the potential beneficiaries, both in this research and in other researches, that concerns the necessity to allocate internal resources because of the necessity to follow constantly changing rules for participation in the programs. As regards the Newsletter s content it should be adjusted to the respective objectives resulting from the Communication Plan [Plan Komunikacji], taking into special consideration in consecutive years examples of best practices. Redaction should also be responsible for taking diverse actions in order to increase the number of the Newsletter s users. Those actions should be carried out within the framework of media campaigns, through publications, events and public relations. The information on the Newsletter should be widely accessible in diverse form and should include various incentives addressed to respective audience both in news aspect (the fastest information, announcement of something important) and the more general one (e.g. be well informed). Quality of information Proper information, i.e. the information that is indispensable in order to apply efficiently, is generally accessible in the respondents opinion. Worse accessible is the information on project realisation process mainly JST representatives expect that they will be addressed with more advanced information, especially concerning the stage of project realisation. Entrepreneurs and NGOs have noticed that they lack the information on types of projects that may be granted with funds and on calendar of grantcompetitions, i.e. when the specific grant competitions are going to be announced. In general those persons who are preparing an application now or prepared one in the past consider the information received as helpful, useful and compatible with their needs. The quality of proper information about RPO WiM is assessed at the lowest level by entrepreneurs, which may suggest mismatch of form and content of the information to this target group. At the stage of the proper information, the language of the message refers by necessity to many issues of technical character concerning the specificity of aid funds (priorities, measures, eligibility, etc.), which are hard to understand and translate into the language of individual needs of a beneficiary. It is characteristic that the best understanding of the message is observed in the JST group, that surely can understand the formal language with more ease. Those who submitted an application or who are preparing to do so claim that meetings with potential beneficiaries are the most useful in order to prepare the application more efficiently. As desired actions they mention the most often organisation of meetings that discuss the most frequent problems, and also organisation of trainings and workshops. 22

24 2. Rekomendacje i ich priorytetyzacja w formie tabelarycznej L.p. Wnioski wynikające z badania (str. w raporcie) Proponowane rekomendacje Oczekiwany efekt wdrożenia rekomendacji Proponowany zakres i sposób wdrożenia rekomendacji Proponowany termin wdrożenia rekomendacji Podmiot odpowiedzialny za wdrożenie rekomendacji (adresat rekomendacji) Znaczenie rekomendacji (!!! duże;!! średnie;! małe) Skuteczność promocji 1 Rozpoznawalność marki RPO WiM Rozpoznawalność marki RPO WiM jest niewielka wśród potencjalnych beneficjentów tego programu (16%). Najniższa jest wśród przedsiębiorców (8%), jednostek organizacyjnych JST (14%) i organizacji pozarządowych (20%). Oznacza to, że dotychczasowe komunikaty promocyjne trafiały do poszczególnych grup potencjalnych beneficjentów z różną skutecznością (str. 108). Należy zróżnicować przekaz promocyjny do poszczególnych grup potencjalnych beneficjentów. Zwiększenie rozpoznawalności marki RPO WiM wśród grup docelowych i całego społeczeństwa, zwiększenie aktywności potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o środki programu. Przeprowadzenie działań promocyjnych profilowanych pod potrzeby i możliwości percepcyjne wybranej grupy docelowej (patrz rekomendacja 2). Planowanie działań w rocznych planach działań tak, żeby wskazywać jakie grupy docelowe będą objęte danymi działaniami (patrz rekomendacja 12). Do końca r. IZ, IPII!!! 7 W grudniu 2009 r., już po zamknięciu prac nad treścią raportu, Zarząd Województwa zaakceptował nowy harmonogram konkursów w ramach RPO WiM. Wynika z niego, że prawie wszystkie konkursy będą ogłoszone do końca czerwca 2010 roku. Na rok 2011 planowany jest jeden konkurs. Rekomendacja nr 1 i rekomendacja nr 2, aby przynieść oczekiwane efekty w postaci zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów, powinny zostać wdrożone przed lub w trakcie ogłaszania konkursów, czyli do końca czerwca Przeprowadzenie procedury przetargowej i wybranie wykonawcy zewnętrznego działań promocyjnych przewidzianych w rekomendacjach 1 i 2 i ich realizacja w tak krótkim czasie wydają się niewykonalne. Należy zatem, na podstawie analizy posiadanych zasobów finansowych i kadrowych, dokonać wyboru i przeprowadzić część działań, w możliwej do przeprowadzenia skali (przy posiadanych zasobach), wybranych z listy działań rekomendowanych w rekomendacji nr 2. Przeprowadzenie działań promocyjnych wskazywanych w rekomendacji nr 1 powinno się koncentrować wyłącznie na osiągnięciu zwiększenia rozpoznawalności marki RPO WiM, czyniąc tę rekomendację, wobec faktu przyjęcia obowiązującego od grudnia 2009 harmonogramu konkursów, rekomendacją praktycznie tożsamą z rekomendacją nr

25 2 Grupa docelowa - Przedsiębiorcy Najbardziej nieskuteczny jest przekaz skierowany do przedsiębiorców, z których 32% nie zauważyło przekazu promocyjnego RPO WiM. Wśród przedsiębiorców, którzy zauważyli przekaz na temat RPO WiM, jedynie co trzeci się nim zainteresował. Jest to wartość najniższa wśród wszystkich badanych typów potencjalnych beneficjentów, co może wskazywać, że obecny przekaz na temat RPO WiM jest dla przedsiębiorców mało atrakcyjny. Najbardziej dramatyczny spadek skuteczności przekazu promocyjnego obserwujemy w przypadku przejścia od zainteresowania do zrozumienia (co dziesiąty przedsiębiorca, z tych którzy zainteresowali się przekazem, zrozumiał go) (str ). Przekaz promocyjny do przedsiębiorców powinien położyć nacisk na przełamanie barier percepcyjnych na poziomie zauważenia, zainteresowania i zrozumienia. Zwiększenie aktywności przedsiębiorców w ubieganiu się o środki programu. Przekaz na poziomie zauważenia Należy wyodrębnić w RPD tę grupę docelową jako osobny target w działaniach promocyjnych, z przypisanym budżetem i zaplanować dla niej osobne, dedykowane i różnorodne działania ATL, BTL, PR. Należy zintensyfikować promocję internetową i promocję bezpośrednią /kontakty i współpracę z organizacjami przedsiębiorców i pracodawców/ skierowaną do przedsiębiorców. Przykładowe działania to: Q Q Inserty (wkładki) w prasie czytanej przez przedsiębiorców np. N N w mediach ogólnopolskich (Rzeczpospolita, GW, Gazeta Prawna) geotargetowanych na region, N N w wydawnictwach organizacji biznesowych. Q Q Wystąpienia na konferencjach organizowanych przez biznes Q Q Promocja przez Internet: N N reklamę graficzną (banerową) geotargetowaną na obszar województwa, w miejscach poświęconych finansom, funduszom unijnym, biznesowi, N N reklamę Ad Words 8 w Google, N N reklamę w serwisach społecznościowych (typu Golden Line) dla biznesu i profesjonalistów Przekaz na poziomie zainteresowania Będzie skuteczny, kiedy w kampanii pojawią się komunikaty typowe dla tej grupy, to jest takie, z którymi przedsiębiorca może się utożsamić (ta sprawa mnie dotyczy). Chodzi o liczne przekazy komunikujące prawdziwe i realne korzyści z życia konkretnych firm. Te firmy można podzielić na dwie grupy: Q Q odważnych już skorzystałem, warto było Q Q gotowych do aplikowania przymierzam się, wiem, że warto, na pewno się zdecyduję. Przekaz na poziomie zrozumienia Przekaz musi pochodzić z takiego źródła, z którym przedsiębiorca może się utożsamiać i dotyczyć sfery działalności, którą zna. Dobrym pomysłem mogą być materiały o charakterze branżowym typu Jeśli masz firmę budowlaną to, Jeśli masz hotel to. Do końca r. IZ, IPII!!! 8 Google Ad Words - serwis reklamowy Google sprzedający linki reklamowe wyświetlane jako reklamy kontekstowe w wynikach wyszukiwania wyszukiwarki Google 9 Patrz przypis nr 4 24

26 Kanały i narzędzia komunikacji 3 Internet Najczęściej wykorzystywanym przez badanych kanałem komunikacji był Internet. Z tego medium korzystał największy odsetek potencjalnych beneficjentów w każdym z wyróżnionych typów potencjalnych beneficjentów (str. 116). Najczęściej odwiedzaną witryną internetową w poszukiwaniu informacji o programie RPO WiM jest strona (str. 156). 4 Strony WWW RPO WiM IZ Najczęściej odwiedzaną witryną internetową w poszukiwaniu informacji o programie RPO WiM jest strona (str. 156). Rozszerzenie palety działań promocyjnych i informacyjnych przez Internet poza realizowane obecnie utrzymywanie stron WWW RPO WiM. Poprawa jakości komunikatów na stronach WWW RPO WiM, w szczególności na stronie warmiamazury.pl. Poprawa zasięgu działań promocyjnych poprzez wykorzystanie ponadstandardowych działań reklamowych w Internecie. Redagowanie informacji ukazujących się na stronie polegające na systematycznym wykonywaniu czynności typowych dla prasy, tj. kwalifikowaniu materiałów do udostępniania, ich należytej ekspozycji, redagowaniu i opracowaniu materiałów, obróbce graficznej zdjęć, utrzymywaniu kontaktu z czytelnikiem itd. Poprawa atrakcyjności i zrozumiałości komunikatów, z których korzysta większość potencjalnych beneficjentów i które są powielane na stronach IP i IPII. W planowanych kampaniach promocyjnych ponadstandardowe działania w Internecie jak internetowe serwisy społecznościowe, blogi i mikroblogi, advertainment, advergaming 10, Ad Words w Google, banery itp. Do końca 2010 r. IZ, IP, IPII!! Zatrudnienie osoby redaktora strony internetowej przez IZ. Obszar działania redakcji internetowej to zarządzanie informacją i promocją internetową, w tym m.in.: kwalifikowanie materiałów do udostępniania - dobór materiałów o różnorodnej treści, aby dokumenty publikowane na stronie www o urzędowym charakterze były jednocześnie równoważone materiałami uzupełniającymi, które pozwolą na zrozumienie treści, wyjaśnienie wątpliwości /informacja/ oraz będą zawierały zachętę do uczestnictwa wraz z prezentacją korzyści /promocja/; dbałość o ich należytą ekspozycję, obróbka graficzna zdjęć; utrzymywanie kontaktu z czytelnikiem. Internet stwarza szerokie możliwości bezpośredniej, szybkiej i obustronnej komunikacji z użytkownikami, aby na bieżąco reagować na ich potrzeby związane z informacją oraz jej interpretacją. W zakresie redagowania i opracowywania materiałów - dbałość o czytelność, zrozumiałość i prostotę języka komunikatów i przekazów. Sukcesywnie, począwszy od 2 kwartału 2010 r. IZ!! Inne możliwe rozwiązania podnoszące atrakcyjność strony: zainstalowanie aplikacji umożliwiającej próbne wypełnianie wniosków. Taka aplikacja miałaby walor jednocześnie edukacyjny, informacyjny i promocyjny; zamieszczenie na stronie www filmów i animacji instruktażowych. 25

27 5 Funkcjonalność stron WWW RPO WiM IZ, IP i IPII Większość potencjalnych beneficjentów i beneficjentów korzysta ze stron www instytucji, z której stara się o dotację (str. 156). Zmiana niektórych funkcjonalności strony dla osiągnięcia lepszego oznakowania, kompletności i aktualności informacji, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji. Bardziej przejrzysty, zrozumiały, aktualny i łatwo dostępny komunikat dla potencjalnego beneficjenta i beneficjenta RPO WiM. Rekomendacje szczegółowe dla stron IZ, IP i IPII rekomendacje nr 5a,5b i 5c. 5a Strona RPO WiM - Strona oceniona ogólnie bardzo pozytywnie. Elementy do ewentualnej poprawy to: Strona jest przeładowana elementami graficznymi. Duże, animowane elementy walczą o uwagę użytkownika z najistotniejszymi elementami strony. Przewijający się tekst pod bannerem jest niefunkcjonalny, utrudnia czytanie oraz wymaga gonienia kursorem napisów. Wiersz podsumowujący Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy nie przekazuje żadnej informacji na temat, czym zajmuje się witryna, w dodatku jest animowany, co znowu odwraca uwagę od poszukiwanych treści. Na stronie głównej zwielokrotnione są niektóre elementy np. łącze do działu Szkoleń występuje aż 4 razy (centralna szachownica, zakładki w centrum strony, prawy panel pod wyszukiwarką oraz stopka). Brak również konsekwencji w formatowaniu łączy (nie wszystkie są podkreślone, a odwiedzone nie zmieniają koloru). Pole wyszukiwania jest małe, utrudnia to wpisywanie bardziej złożonych zapytań. Brak takich działów jak FAQ czy Zadaj pytanie stanowi barierę dla potencjalnych beneficjentów (str. 158). Zmiana niektórych funkcjonalności strony dla osiągnięcia lepszego oznakowania, kompletności i aktualności informacji, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji. Bardziej przejrzysty, zrozumiały, aktualny i łatwo dostępny komunikat dla potencjalnego beneficjenta i beneficjenta RPO WiM. Q Q Przesunąć wyszukiwarkę do prawego górnego rogu - (ogólnie) przyjętego miejsca, Q Q Usunąć przewijany tekst i zastąpić go elementami stałymi, Q Q Zmienić wiersz podsumowujący na niosący informacje, czym konkretnie zajmuje się witryna, Q Q Uporządkować pasek tytułu strony nazwa regionalna powinna znaleźć się na początku tytułu, aby ułatwić wyszukiwanie informacji w zakładkach strony (bookmarks), Q Q Przenieść element Poradnik beneficjenta w bardziej widoczne miejsce, Q Q Zastosować standardowe formatowanie łączy, aby było wiadomo, który tekst jest aktywny (dział aktualności), Q Q Dodać do stopki datę aktualizacji, Q Q Dodać dział z programami umożliwiającymi otwieranie załączników, Q Q Dodać dział FAQ wraz z datą aktualizacji, Q Q Usprawnić system wyszukiwania, przez dodanie wyszukiwania zaawansowanego, Q Q Poprawić widoczność drzewa hierarchii, Q Q Rozwijane menu nad panelem nawigacyjnym ukrywa dostępne opcje. Można zastąpić je zakładkami, Q Q Opcjonalnie zamieścić sondy dotyczące atrakcyjnych dla wnioskodawców szkoleń, Q Q Umożliwić połączenie z witryną Europejskiej Debaty Publicznej lub podobną, Q Q Dodać relacje z wizyt u beneficjentów, ich wypowiedzi i porady, monitoring dofinansowań, case studies itp., Q Q Uaktualnić kalendarium na dłuższy okres czasu, Q Q Wyeksponować kalendarium konkursów. do końca 2010 r. IZ, IP, IPII! IZ! 26

28 5b Strona IP Strona oceniona ogólnie bardzo pozytywnie. Elementy do ewentualnej poprawy to: Tekst na łączach po bokach banera obrócony jest o 90 stopni, co czyni go mało czytelnym i przy gorszym wzroku użytkownika utrudnia, zamiast pomagać. Do błędów można jednak zaliczyć niestandardowe umieszczenie wyszukiwarki (str. 160). 5c Strona IPII Strona oceniona ogólnie negatywnie. Strona wygląda nieprofesjonalnie. Formatowanie tekstu sprawia, że przekaz jest w dużej mierze nieczytelny. Wyskakujące za każdym razem okienko z informacją zasłania pole wyszukiwania oraz opcje językowe. Teksty łączy do innych stron powiązanych z RPO WiM wyglądają, jakby były przeklejone z paska adresu przeglądarki. Dobór kolorów do formatowania witryny utrudnia czytanie, a łącza do strony głównej i mapy serwisu są prawie niewidoczne. Zauważalne są duże braki w kodowaniu strony. Pole wyszukiwania nie mieści nawet jednego dłuższego wyrazu. Ikona obok pola wyszukiwania jest nieopisana, a po najechaniu kursor nie zmienia się w charakterystyczną dla linków rączkę, co powoduje, że nie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy jest to przycisk, czy element graficzny (str. 161). Zmiana niektórych funkcjonalności strony dla osiągnięcia lepszego oznakowania, kompletności i aktualności informacji, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji. Bardziej przejrzysty, zrozumiały, aktualny i łatwo dostępny komunikat dla potencjalnego beneficjenta i beneficjenta RPO WiM. Q Q Wprowadzić rozróżnienie graficzne: strona główna/ podstrony, Q Q Zmniejszyć banner graficzny na stronie głównej, uaktywnić go, Q Q Wprowadzić archiwum, Q Q Wprowadzić stopkę aktualizacyjną, Q Q Przenieść wyszukiwarkę w standardowe miejsce, (prawa strona u góry, pod bannerem), Q Q Dołączyć formularz kontaktowy ( napisz do nas ), Q Q Wprowadzić Newsletter, Q Q Rozbudować funkcje komunikacji dwustronnej (fora z ekspertami, sondaże, ankiety), Q Q Zrezygnować z niestandardowego (pionowego) umieszczenia łączy do podstron, Q Q Wyraźnie zaznaczyć na podstronie RPO WiM, że nie jest to strona programu i zamieścić na niej link do oficjalnej strony RPO, Q Q Zmienić nazwę, Kącik prasowy na np. dla mediów lub dla prasy, Q Q Jeśli to możliwe należy ujednolicić kolejność i zawartość menu na podstronach, Q Q Przy materiałach do pobrania (np. Glos EKO ) warto zamieszczać jedno-, dwuzdaniową informację o zawartości pliku, Q Q Poszczególne informacje (np. w Aktualnościach) powinny mieć przyciski wydrukuj i powiadom zainteresowanych. Zmiana niektórych funkcjonalności strony dla osiągnięcia lepszego oznakowania, kompletności i aktualności informacji, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji. Bardziej przejrzysty, zrozumiały, aktualny i łatwo dostępny komunikat dla potencjalnego beneficjenta i beneficjenta RPO WiM. Strona jest obecnie w przebudowie należałoby zatem jeszcze raz przeanalizować całościową koncepcję strony i zaprojektować ją i wykonać w taki sposób, aby spełniła wszystkie kryteria oznakowania, kompletności, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji zdefiniowane w arkuszu oceny stron www (p. 4, Załącznik 6) oraz wykorzystywała dobre praktyki z innych stron RPO i unikała ich błędów, które zostały omówione w raporcie z analizy stron www (Załącznik 6). do końca 2010 r, IP! Do końca 2010 r. IPII!! 27

29 6 Newsletter Bardzo duża część beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oczekuje informacji otrzymywanych w formie Newsletter a (str. 144). Liczba subskrybentów Newslettera jest znacznie wyższa od zakładanej w planach i dynamicznie rośnie (str. 152). Redagowanie materiałów Newslettera i aktywne rozszerzania liczby subskrybentów. Poprawa skuteczności przekazu i zasięgu Newslettera - łatwiejszy dostęp beneficjentów i potencjalnych beneficjentów do aktualnej informacji oraz przełamanie bariery utrudniającą beneficjentom aplikowanie i realizacje projektów konieczności ciągłego śledzenia zmian w dokumentacji programu. Informacje publikowane w Newsletterze powinny mieć bardziej precyzyjne opisy nagłówków, w szczególności przydatne dla czytelników byłoby opisywanie czego dotyczą podawane w Newsletterach linki. W przypadku konkursów oprócz ich numerów wskazane jest przytoczenie nazwy działania lub poddziałania, w ramach którego odbywa się konkurs, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków oraz instytucji, do której wnioski powinny być składane. Wydaje się też, że lepszym dniem rozsyłania Newslettera byłby początek tygodnia zamiast końca np. poniedziałek zamiast piątku. Do końca 1 kwartału 2010 r. Dla poprawy zawartości merytorycznej, formy i zasięgu Newslettera należy: Q Q Przeprowadzać okresowo ankietę internetową wśród subskrybentów, której celem powinno być zebranie informacji o tym jakich zmian i poprawek subskrybenci oczekują, Q Q Taką ankietę należy też przeprowadzać przy pierwszym kontakcie z subskrybentem, Q Q Newsletter powinien być redagowany na wzór prasowy, Q Q Newsletter powinien być personalizowany powinien zawierać dział doradztwa i konsultingu, Q Q Subskrybenci powinni być zachęcani do namawiania innych do prenumeraty Newslettera, Q Q W czasie spotkań, szkoleń i konferencji Newsletter powinien być promowany, Q Q Należy rozważyć zróżnicowanie treści Newslettera wysyłanego do różnych typów potencjalnych beneficjentów, Q Q Newsletter powinien zawierać materiały multimedialne (linki) np. wideokonferencje, pliki audio i wideo, Q Q Newsletter powinien zawierać elementy rozrywkowe, Q Q Newsletter powinien zawierać dział ludzki, np. informacje neutralizujące plotki, Q Q Wiele programów pocztowych automatycznie blokuje obrazki, dlatego Newsletter powinien być dostępny bezpośrednio z poziomu a oraz jako bezpieczny załącznik (np. PDF), Q Q Na stronie głównej powinna być opisywana zawartość Newslettera, tak by zachęcić odbiorcę do subskrypcji, nie powinien znajdować się tam ogólnikowy opis, Q Q Powinna istnieć możliwość jednorazowego pobrania Newslettera bez rejestracji, dla przykładu. Do końca czerwca 2010 r. IZ!!! 28

30 7 Prasa Prasa jako źródło informacji o RPO WiM jest wskazywana na drugim miejscu przez zbliżony odsetek każdego typu potencjalnych beneficjentów, przy czym właściwa współpraca ze środowiskiem dziennikarskim pozwala na znacznie większe oddziaływanie za pomocą tego medium, niż by to wynikało z liczby ogłoszeń płatnych, które zamieszczają instytucje systemu wdrażania RPO WiM Okazuje się, że prawie 40% artykułów ukazujących się w trzech największych dziennikach w regionie jest inspirowana wydarzeniami generowanymi przez te instytucje (konferencje prasowe, konferencje, wydarzenia). Rozmówcy ze środowiska dziennikarskiego dobrze oceniali powiadomienia owe o ważnych wydarzeniach, które są wysyłane przez IZ do poszczególnych redakcji. Tę dobrą praktykę postuluje się powielić także w przypadku instytucji pośredniczących (str. 175 i 186). 8 Punkty informacyjne Stosunkowo niskie wskazania jako źródło informacji o programie otrzymały punkty informacyjne. Oprócz 3 punktów informacyjnych działających w Olsztynie, w tym roku utworzono dodatkowe dwa punkty informacyjne w Elblągu i w Ełku. Liczba osób odwiedzających obecnie funkcjonujące punkty jest znacznie niższa od zaplanowanej, podobnie liczba zapytań telefonicznych i owych. Rola tego kanału komunikacji rośnie na etapie składania wniosku, kiedy beneficjenci poszukują bezpośredniego kontaktu (w różnej formie) z konsultantami (str. 163). Stałe powiadamianie owe redakcji prasy regionalnej i lokalnej o wydarzeniach RPO WiM. Generowanie materiałów w prasie informujących społeczeństwo i grupy docelowe o RPO WiM. Tworzenie dobrego klimatu w regionalnej i lokalnej prasie wokół RPO WiM. Wprowadzenie praktyki powiadamiania owego redakcji prasy regionalnej i lokalnej o wydarzeniach RPO WiM. Do końca lutego 2010 r. IP, IPII! Wypromowanie kontaktu telefonicznego i owego z konsultantami z punktów informacyjnych. Zwiększenie dostępności kontaktu on-line dla potencjalnych beneficjentów z obszarów peryferyjnych. Kontakt z konsultantem może się odbywać telefonicznie i mailowo. Należy dodatkowo zapewnić możliwość kontaktu telefonicznego i owego (przekierowania w przypadku, gdy konsultant punktu informacyjnego nie ma wystarczającej wiedzy) ze specjalistami (help-desk). Wydaje się, że podział merytoryczny IZ, IP i IP II w RPO WiM, sprzyja rozwiązaniu, w którym punkty informacyjne w tych instytucjach specjalizują się w profilowanej informacji dostępnej telefonicznie i elektronicznie z każdej lokalizacji w województwie. Skuteczne działania takiego systemu wymaga wypromowania kontaktu telefonicznego i owego z punktami informacyjnymi. 3 kwartał 2010 r. IZ, IP, IPII!! 29

31 Planowanie działań promocyjnoinformacyjnych 9 Budżet na działania w Internecie Zbyt małe środki przeznaczono na działania internetowe, które osiągnęły kilkukrotnie większą skuteczność niż pozostałe najczęściej wskazywane kanały komunikacji. Budżetowane działania obejmują wyłącznie koszty utrzymania stron nie obejmują natomiast redakcji informacji na stronach WWW RPO WiM, jak i szerszych kampanii za pośrednictwem innych portali. Alokacja środków na działania internetowe (np. 2 tys. zł w RPD 2010) upoważnia do stwierdzenia, że Internet w działaniach promocyjnych i informacyjnych nie znajduje należytego miejsca (str. 145). Zwiększenie budżetu na inne działania promocyjne w Internecie oraz utworzenie stanowiska redaktora strony WWW RPO WiM. Zwiększenie skuteczności przekazu promocyjnego i informacyjnego RPO WiM. Należy opracować plan działań promocyjnych przez Internet i na tej podstawie oszacować budżet działań przez Internet a następnie odpowiednio zwiększyć zaplanowany budżet w RPD 2010 (np. poprzez realokacje środków z innych planowanych działań promocyjnych i informacyjnych na 2010 rok). Budżet powinien uwzględniać środki na utworzenie stanowiska redaktora strony WWW, chyba, że stanowisko to będzie finansowane z innych źródeł. 1 kwartał 2010 r. IZ, IP, IPII!!! 10 Kampania promująca RPO WiM skierowana do ogółu społeczeństwa Zaplanowanie kampanii skierowanej do ogółu społeczeństwa. Do tej pory nie zrealizowano kampanii promocyjnej kompleksowo promującej wizerunek RPO WiM kampanie zaplanowane na 2009 r. i 2010 r. koncentrują się bardziej na zachęceniu beneficjentów do aplikowania do programu. Kampania taka wg zapisów PK powinna być organizowana corocznie (str. 140). Zaplanowanie i zrealizowanie kampanii promocyjnej skierowanej do ogółu społeczeństwa. Kształtowanie pozytywnego wizerunku Funduszy Strukturalnych i Unii Europejskiej i RPO WiM. Podnoszenie rozpoznawalności marki RPO WiM. Zmiana akcentów w opisie celu kampanii promocyjnej o szerokim zasięgu (Tabela nr 5 Szczegółowy opis działania kampania promocyjna o szerokim zasięgu, RPD 2010) skierowanie działań promocyjnych głównie do ogółu społeczeństwa. Zmiana akcentów w planowanej w RPD 2010 kampanii promocyjnej na promujące pozytywny wizerunek funduszy unijnych zamiast akcji naborowych. Do końca lutego 2010 r. Do końca 2010 r. IZ!! 11 Promocja skierowana do młodzieży Kolejne RPD nie planują żadnych działań skierowanych wyłącznie lub w szczególności do młodzieży. Ponieważ zapisy Planu Komunikacji RPO WiM na lata stwierdzają, że młodzież stanowi jedną z grup docelowych, która zasługuje na szczególną uwagę oraz od tej grupy zależeć będzie w przyszłości postrzeganie działań UE (str. 17 PK), niepokojący jest brak takich działań w kolejnych planach rocznych (str. 148). Uwzględnić w planowanych kampaniach promujących wizerunek RPO WiM tę grupę docelową. Poprawa wizerunku RPO WiM jako źródła finansowania działań służących rozwojowi regionu wśród młodzieży. W planowanych kampaniach promocyjnych skierowanych do ogółu społeczności województwa warmińsko-mazurskiego uwzględnić tę grupę docelową poprzez np. takie kanały komunikacji jak internetowe serwisy społecznościowe, blogi i mikroblogi, advertainment, advergaming 11, lub np. reklama kinowa. Do końca 2010 r. IZ!! 11 Advertaiment oznacza połączenie reklamy (advertising) i rozrywki (entertainment), natomiast advergaming oznacza gry internetowe niosące przekaz reklamowy. Najprostszą formą advertaiment są wygaszacze i tapety ekranowe. 30

32 12 Zmiana sposobu planowania działań promocyjnych i informacyjnych Schemat harmonogramów przyjęty przez w RPD przypisuje poszczególne działania do obszarów (informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja). Taki podział należy uznać za sztuczny i niejednoznaczny z powodu niedookreślenia różnic pomiędzy informacją a promocją oraz ich wzajemnym powiązaniem. Podobnie jest w przypadku Internetu, który pełni jednocześnie rolę informacyjną, promocyjną i edukacyjną (str. 141). 13 Zmiana z key message Do celu 1 (Wsparcie realizacji RPO WiM ) odnosi się bezpośrednio komunikat nr 2 w PK (Fundusze Europejskie są także dla Ciebie!). Komunikat ten jest skierowany m.in. do beneficjentów, tj. JST, przedsiębiorców i organizacji pozarządowych. W warstwie treściowej komunikat ten kładzie nacisk na dostępność funduszy oraz ich powszechność, jednak nie zawiera obietnicy konkretnej korzyści (benefits), wezwania do działania (call to action) ani uzasadnienia, dlaczego komunikat ten zasługuje na wiarę (RTB, czyli reason to believe) (str. 181). 14 Wskaźnikowanie planowanych działań promocyjnych i informacyjnych Za słabość Planu Komunikacji, częściowo poprawioną w poszczególnych Rocznych Planach Działania, uznać należy zawarte w aneksie PK wskaźniki oceny podejmowanych działań informacyjnopromocyjnych. Są to wskaźniki nakładu bez wskazania, choćby indykatywnego, zakładanych rezultatów działań. Strategia Komunikacji NSS (s. 50) zawiera, w przypadku działań skierowanych do ogółu, wskaźniki procentowe dotyczące wyników (wpływu) działań informacyjno-promocyjnych na stan świadomości ogółu społeczeństwa (str. 140). 15 Zmiana podstaw prawnych W PK zostały podane nieaktualne podstawy prawne (str. 134). Należy rozważyć przyjęcie schematu harmonogramu wg celów i grup docelowych oraz przypisanie do nich odpowiedniego instrumentarium szczególnie, że analiza percepcji pokazuje, że każda grupa docelowa wymaga indywidualnego przekazu. Modyfikacja komunikatu, aby w warstwie treściowej uwzględniał więcej elementów informacyjnoperswazyjnych. Należy poprawić sposób wskaźnikowania wyników działań opisanych w PK. Należy uaktualnić PK pod względem podstaw prawnych. Ułatwienie planowania działań promocyjnych, do którego punktem wyjścia stają się zamierzenia IZ, IP i IPII wobec danej grupy docelowej i jej indywidualne potrzeby. Lepsze komunikowanie key messages RPO WiM. Posiadanie przez IZ informacji na temat wpływu podejmowanych działań promocyjnych i informacyjnych. Prawidłowe odniesienie do podstaw prawnych. Zmiana sposobu planowania i harmonogramowania działań promocyjnych w następnych RPD tj. planowanie działań wg celów i grup docelowych oraz przypisanie do nich odpowiedniego instrumentarium. Modyfikacja komunikatu zamówienie zmiany komunikatu w agencji PR. Wskaźniki dotyczące wyników (wpływu) powinny być zawarte w PK lub RPD, aby ocenić skuteczność dorocznych kampanii informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu i innych działań. Rozporządzenie 1828/2006 należy zastąpić rozporządzeniem 846/2009. Począwszy od RPD 2011 r. Do końca 2 kwartału 2010 r. Do końca 2 kwartału 2010 r. Do końca lutego 2010 r. IZ, IP, IPII! IZ! IZ!! IZ! 31

33 3. Spis treści Wykaz skrótów.3 1. Streszczenie raportu.5 Executive summary Rekomendacje i ich priorytetyzacja w formie tabelarycznej Spis treści Wprowadzenie Opis metodologii badania Cel, przedmiot i zakres badania ewaluacyjnego Kryteria oceny i pytania badawcze Metody i techniki badawcze wykorzystane w badaniu Metody jakościow Metoda ilościowa Metody analizy Ograniczenia procesu badawczego Opis i analiza wyników badania wraz z wnioskami sformułowanymi w oparciu o postawione pytania badawcze Badanie aktywności potencjalnych beneficjentów/beneficjentów programów finansowanych ze środków UE w województwie warmińsko-mazurskim Identyfikacja aktywności i skuteczności poszczególnych typów potencjalnych beneficjentów w aplikowaniu o środki pomocowe UE Określenie determinantów i barier zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM Obszary zainteresowania potencjalnych beneficjentów aplikowaniem o środki RPO WiM Badanie zasięgu i skuteczności działań promocyjnych i informacyjnych w ramach RPO WiM Skuteczność działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM Skuteczność kanałów komunikacji Badanie zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych Badanie korelacji pomiędzy zasięgiem działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM a aktywnością beneficjentów Badanie jakości informacji Identyfikacja stopnia poinformowania oraz potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów RPO WiM / beneficjentów RPO WiM w kontekście oferowanego wsparcia w ramach RPO WiM na lata Ocena skoordynowania działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno promocyjnych RPO WiM w kontekście zidentyfikowanych potrzeb potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów RPO WiM oraz zidentyfikowanych barier i determinantów zdolności absorpcyjnej Ocena efektów wdrożenia rekomendacji (dot. działań informacyjno-promocyjnych RPO WiM) z badań ewaluacyjnych przeprowadzonych na zlecenie IZ RPO WiM w roku Optymalizacja działań informacyjno-promocyjnych RPO WiM

34 7. Spis Tabel Spis Wykresów i Map Załączniki Lista dokumentów i publikacji Mapy aktywności i absorpcji dla okresu programowania Mapy aktywności i absorpcji dla okresu programowania Lista załączników zawartych na nośniku CD199 33

35 4. Wprowadzenie Niniejsze badanie, zlecone przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego pełniącego funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata , zostało zrealizowane w celu przedstawienia rekomendacji i propozycji zmian działań informacyjnopromocyjnych RPO WiM w kontekście zidentyfikowanych potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO WiM, a także rekomendacji dotyczących zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o dofinansowanie projektów w ramach RPO WiM oraz usprawniających system informacji i promocji RPO WiM w stosunku do oczekiwań i potrzeb beneficjentów. Ponieważ efektywne i skuteczne wykorzystanie środków RPO WiM jest niezwykle ważne w procesie wyrównywania różnic międzyregionalnych i wewnątrz regionalnych, wyniki ewaluacji tych działań mogą mieć istotny wpływ na sposób dystrybucji środków na działania promocyjno-informacyjne. Badanie objęło poniższe obszary badawcze: I. Identyfikacja aktywności i skuteczności poszczególnych typów potencjalnych beneficjentów RPO WiM na lata w aplikowaniu o środki pomocowe UE (tj. dotychczasowej aktywności i skuteczności w aplikowaniu o środki z perspektywy finansowej oraz dotychczasowej i planowanej aktywności oraz dotychczasowej skuteczności w aplikowaniu w ramach nowej perspektywy finansowej ze szczególnym uwzględnieniem RPO WiM). II. Określenie determinantów i barier zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów RPO WiM. II. Identyfikacja stopnia poinformowania oraz potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów RPO WiM/beneficjentów RPO WiM w kontekście oferowanego wsparcia w ramach RPO WiM na lata IV. Ocena skoordynowania działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata V. Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno promocyjnych RPO WiM w kontekście zidentyfikowanych potrzeb potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO Wi oraz zidentyfikowanych barier i determinantów zdolności absorpcyjnej. VI. Ocena efektów wdrożenia rekomendacji dot. działań informacyjno-promocyjnych RPO WiMz badań ewaluacyjnych przeprowadzonych na zlecenie IZ RPO WiM w roku

36 5. Opis metodologii badania 5.1 Cel, przedmiot i zakres badania ewaluacyjnego Głównym celem badania była ocena działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w ramach RPO WiM oraz wpływu tych działań na aktywność i zdolność absorpcyjną potencjalnych beneficjentów RPO WiM Przedmiotem badania były działania informacyjno-promocyjne Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata (RPO WiM) w kontekście potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów programu oraz zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów RPO WiM w sięganiu po wsparcie z UE. W wyniku badania rekomendowano działania zmierzające do zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o dofinansowanie projektów w ramach RPO WiM oraz usprawniające system informacji i promocji RPO WiM w stosunku do oczekiwań i potrzeb beneficjentów. Zakres terytorialny badania: obszar całego województwa warmińsko-mazurskiego w podziale na gminy i powiaty. Zakres czasowy badania: badanie oddziaływania kampanii informacyjno-promocyjnej objęło okres programowania (do czerwca 2009), w ramach którego realizowany jest RPO WiM, badanie aktywności i skuteczności beneficjentów i potencjalnych beneficjentów objęło również poprzedni okres programowania ( ) oraz inne programy, w tym krajowe, dostępne na terenie województwa warmińsko-mazurskiego w obecnym okresie programowania do czerwca 2009 r. Badanie przeprowadzono w podziale na trzy kategorie potencjalnych beneficjentów RPO WiM 12 / beneficjentów RPO WiM 13, tj.: a) przedsiębiorstwa, b) jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne 2 JST, c) organizacje pozarządowe. Do badania wybrano powyższe grupy potencjalnych beneficjentów z uwagi na fakt, iż są oni głównymi odbiorcami środków pomocowych UE (realizują największą liczbę projektów lub/i mogą ubiegać się o wsparcie w ramach największej liczby działań RPO WiM). 5.2 Kryteria oceny i pytania badawcze W badaniu zastosowano następujące kryteria ewaluacyjne odnoszące się do badanej interwencji tj. działań informacyjno-promocyjnych: 12 Potencjalny beneficjent RPO WiM - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która może ubiegać się o przyznanie pomocy w ramach działań objętych współfinansowaniem z EFRR w ramach RPO WiM na lata Beneficjent RPO WiM - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która podpisała umowę o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFRR w ramach RPO WiM 35

37 trafność (w stosunku do zidentyfikowanych potrzeb; trafność doboru narzędzi informacji i promocji, oraz priorytetyzacji działań, czyli kolejności i intensywności stosowania tych narzędzi w kontekście logiki etapów wdrażania programu RPO WiM); skuteczność (ocena czy cele interwencji są osiągane, w szczególności cel strategiczny Planu Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko- Mazurskiego : wsparcie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w celu maksymalnego wykorzystania środków unijnych dostępnych w regionie Warmii i Mazur oraz cel szczegółowy PK: aktywizacja Beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze środków EFRR w województwie warmińsko-mazurskim, które pozwolą w pełni wykorzystać dostępną alokację środków ); efektywność (pod względem nakładów i zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów; analiza i podział narzędzi i metod na bardziej i mniej efektywne kosztowo i zarekomendowanie tych, które są najbardziej efektywne kosztowo); spójność (ocena skoordynowania działań informacyjno-promocyjnych zaplanowanych w RPO WiM ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , w tym kontekście kryterium spójności przekłada się na badanie zgodności zapisów w dokumentach strategicznych planistycznych wyższego i niższego rzędu i działań zrealizowanych na ich podstawie); użyteczność (w sensie rzeczywistego zaspakajania potrzeb grup docelowych, badane zatem było rzeczywiste oddziaływanie narzędzi i kanałów komunikacji, w kontekście potrzeb grup docelowych, poprzez badanie opinii na ten temat potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO WiM); trwałość (w sensie ciągłości efektów i wynikających z nich korzyści po zakończeniu interwencji). Przyjęte kryteria oceny wyznaczyły też obszary rekomendacji ukierunkowanych na: zwiększenie trafności i użyteczności doboru narzędzi i metod komunikacji wykorzystywanych w działaniach informacyjno-promocyjnych adekwatnie do potrzeb potencjalnych beneficjentów RPO WiM; zwiększenie skuteczności działań prowadzonych przez instytucje odpowiedzialne za informację i promocję RPO WM, rozumianej jako osiąganie zakładanych celów Planu komunikacji RPO WiM ; zwiększenie efektywności działań informacyjno-promocyjnych rozumianej jako optymalizacja relacji skuteczności do kosztów; zwiększenie spójności planów ze strategiami, zgodności działań z planami i komplementarności stosowanych narzędzi i metod w celu osiągnięcia jak największej synergii i ciągłości przekazu. Ze względu na zakresu przedmiotowy w badaniu przyjęto podejście pozwalające na diagnozę sytuacji i dostarczenie rekomendacji w trzech głównych obszarach badawczych: Aktywność potencjalnych beneficjentów RPO WiM Zasięg działań informacyjnych i promocyjnych Jakość informacji i skuteczność promocji Trzy główne obszary badawcze, wraz ze szczegółowymi zagadnieniami, pytaniami, metodami i technikami badawczymi oraz wskaźnikami oceny przyjęte w badaniu przedstawiono w poniższej tabeli. 36

38 Tabela 2 Zagadnienia badawcze, pytania badawcze, metody i techniki pozwalające odpowiedzieć na poszczególne pytania, kryteria ewaluacji Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny Zagadnienie badawcze: I. Badanie aktywności potencjalnych beneficjentów/beneficjentów programów finansowanych z UE w województwie warmińsko-mazurskim 1. Identyfikacja aktywności i skuteczności poszczególnych typów potencjalnych beneficjentów RPO WiM na lata w aplikowaniu o środki pomocowe UE 1) Które obszary województwa warmińsko-mazurskiego charakteryzują się najniższą, a które najwyższą aktywnością beneficjentów? 2) Które obszary zaabsorbowały najwięcej, a które najmniej środków z Unii Europejskiej? 3) W których obszarach potencjalni beneficjenci wykazują zainteresowanie aplikowaniem o środki RPO WiM? nie dotyczy Mapy pomocy (GIS) Wskaźniki aktywności potencjalnych beneficjentów 14 nie dotyczy Mapy pomocy (GIS) nie dotyczy Badanie kwestionariuszowe CATI Beneficjentów Liczba wniosków złożona przez potencjalnych beneficjentów z gminy/powiatu vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie). Liczba wniosków złożonych przez potencjalnych beneficjentów z gminy/ powiatu jako odsetek całkowitej liczby wniosków złożonych w województwie warmińsko-mazurskim vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/ działanie/poddziałanie). Odsetek liczby beneficjentów, którzy złożyli wnioski do wszystkich potencjalnych beneficjentów w gminie/powiecie. Kwota wniosków złożonych przez potencjalnych beneficjentów z gminy/powiatu vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie). Kwota wniosków złożonych przez potencjalnych beneficjentów z gminy/ powiatu jako odsetek całkowitej kwoty wniosków złożonych w województwie warmińsko-mazurskim złożonych w gminie/powiecie przez potencjalnych beneficjentów vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/ poddziałanie). 15 Ranking gmin/powiatów wg wskaźników (tabele i mapy). Wskaźniki absorpcji Kwota projektów realizowanych w gminie/powiecie przez potencjalnych beneficjentów vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/ poddziałanie). Liczba projektów realizowanych w gminie/powiecie przez potencjalnych beneficjentów vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/ poddziałanie). Ranking gmin/powiatów wg wskaźników (tabele i mapy). 14 Kompletność prezentowanych informacji będzie zależała od kompletności danych otrzymanych od poszczególnych IZ/IP/IW 15 Kompletność prezentowanych informacji będzie zależała od kompletności danych otrzymanych od poszczególnych IZ/IP/IW. 37

39 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Zagadnienie badawcze: II. Badanie zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych w ramach RPO WiM 2. Badanie zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych 4) Jaki jest zasięg działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM w podziale na kanały komunikacji i typy beneficjentów? skuteczność Badanie kwestionariuszowe CATI Beneficjentów 5) Czy istnieją białe plamy w zasięgu tych działań? skuteczność Badanie kwestionariuszowe CATI Beneficjentów 6) Które kanały komunikacji dają największy zasięg a które kanały komunikacji są najmniej efektywne z tego punktu widzenia? skuteczność Badanie kwestionariuszowe CATI Beneficjentów 16 Cytowana jest treść pytań z kwestionariusza CATI Wskaźniki oceny Wskaźniki skuteczności Liczba projektów realizowanych w gminie/powiecie przez potencjalnych beneficjentów jako odsetek liczby złożonych wniosków vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie). Ranking gmin/powiatów wg wskaźników (tabele i mapy) Wskaźniki skuteczności w obszarach białych plam Odsetek liczby beneficjentów, którzy złożyli wnioski do wszystkich potencjalnych beneficjentów w gminie vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie) Odsetek liczby wniosków, które przeszły ocenę formalną do wszystkich wniosków złożonych w gminie vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie) Odsetek liczby wniosków, które przeszły ocenę merytoryczną do wszystkich wniosków złożonych w gminie vs typ beneficjenta vs program wsparcia (priorytet/działanie/poddziałanie) Wskaźniki zainteresowania aplikowaniem do RPO WiM Odsetek potencjalnych beneficjentów (na podstawie badania na próbie) z danej gminy/powiatu wyrażających zainteresowanie aplikowaniem do RPO WiM vs typ beneficjenta vs obszar wsparcia RPO WiM Ranking gmin/powiatów wg wskaźników (tabele i mapy) Wskaźniki Wskaźniki skuteczności przekazu 5Z Zauważanie Odsetek potencjalnych beneficjentów, którzy słyszeli o możliwości realizacji w latach projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach, współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej? 16 Odsetek potencjalnych beneficjentów, którzy potrafią przytoczyć nazwę Regionalny Program Operacyjny Warmii i Mazury 38

40 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny 7) Jaka jest skuteczność przekazu charakteryzowana pięciostopniową skalą zgodnie z modelem 5Z? skuteczność Badanie kwestionariuszowe CATI Beneficjentów Iloraz dwóch powyższych wskaźników wyrażony w % wskaźnik inspirowany Brand Activity 17 Zainteresowanie Odsetek potencjalnych beneficjentów, którzy sądzą, że ich instytucja, może realizować projekty finansowane z RPO WiM Zrozumienie Odsetek potencjalnych beneficjentów potrafiących wskazać co najmniej jeden obszar tematyczny RPO WiM Zaufanie Odsetek potencjalnych beneficjentów oceniających bardzo dobrze, dobrze i średnio działanie instytucji wdrażających RPO WiM 18 Zaangażowanie Odsetek potencjalnych beneficjentów, którzy deklarują, że ich instytucja przygotowywała się dotychczas lub przygotowuje się obecnie do złożenia wniosku o dofinansowanie na realizację projektu w ramach RPO WiM Liczba wniosków złożona przez potencjalnych beneficjentów z gminy/powiatu vs typ beneficjenta do RPO WiM Wskaźniki zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych Wskaźniki modelu 5Z vs typ beneficjenta vs lokalizacja beneficjenta (gmina/ powiat) Wskaźniki zasięgu kanałów komunikacji Odsetek potencjalnych beneficjentów (wg typu beneficjenta), którzy korzystali z konkretnego kanału komunikacji Ranking kanałów komunikacji wg powyższego wskaźnika vs typ beneficjenta Wskaźniki modelu 5Z vs typ beneficjenta vs lokalizacja beneficjenta (gmina/ powiat) vs kanał komunikacji 3. Badanie korelacji pomiędzy aktywnością beneficjentów a zasięgiem działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM 8) Czy białe plamy aktywności beneficjentów i białe plamy zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych pokrywają się? nie dotyczy Analiza porównawcza map zasięgu i map aktywności Wskaźnik białych plam zasięgu komunikacji Gminy, dla których wskaźniki skuteczności przekazu 5Z mają wartości poniżej ustalonego progu 17 Proponowany wskaźnik Brand Activity zaczerpnięty został z metod badań marketingowych. Traktuje on RPO Warmia i Mazury jako markę, której rozpoznawalność chcemy zbadać. Udział osób znających nazwę programu wśród osób, które słyszały o możliwości realizacji projektów służących rozwojowi regionalnemu, wskazuje na zakorzenienie nazwy w świadomości badanych i jednocześnie uzupełnia wiedzę o skuteczności przekazu badanej za pomocą modelu komunikacji 5Z na pierwszym etapie ścieżki Zauważeniu 18 Na podstawie wskaźnika oceny jakości pracy tych instytucji mierzonej w skali 1- bardzo słabo 5-bardzo dobrze (kwestionariusz CATI) 39

41 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Zagadnienie badawcze: III. Badanie jakości informacji 4. Określenie determinantów i barier zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM. 9) Jakie są najważniejsze przyczyny braku podejmowania próby aplikowania o środki z funduszy strukturalnych? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z firmami doradczymi 10) Jakie bariery w otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów RPO WiM utrudniają pozyskiwanie środków z UE oraz sprawną realizację projektów? Jaki jest poziom istotności tych barier? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z firmami doradczymi Badanie IDI dziennikarza 11) Które z tych barier wiążą się bezpośrednio lub pośrednio z dostępem do informacji? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z firmami doradczymi 12) Czy potencjalni beneficjenci/ beneficjenci RPO WiM posiadają odpowiednie zasoby kadrowe do przygotowania dokumentacji aplikacyjnej pod fundusze strukturalne UE, realizacji i rozliczenia projektów? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami 13) Jakie są powody oraz skala korzystania z usług zewnętrznych doradców (m.in. w zakresie opracowania dokumentacji aplikacyjnej, realizacji i rozliczenia projektów) przez poszczególnych beneficjentów? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z firmami doradczymi 14) Jakie są czynniki zwiększające zdolność absorpcyjną potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z pracownikami IZ/IP/IPII Wskaźniki oceny Wskaźnik białych plam aktywności potencjalnych beneficjentów Gminy, w których nie aplikował/nie przeszedł oceny formalnej/merytorycznej/nie otrzymał dofinansowania żaden beneficjent. Wskaźniki barier w aplikowaniu Ranking przyczyn braku zainteresowania aplikowaniem do RPO WiM wg respondentów badania CATI vs typ beneficjenta Ranking barier wewnętrznych utrudniających realizację projektu finansowanego z RPO WiM wg respondentów badania CATI vs typ beneficjenta Ranking barier zewnętrznych utrudniających realizację projektu finansowanego z RPO WiM wg respondentów badania CATI vs typ beneficjenta Wskaźniki zasobów kadrowych Średnia liczba osób w instytucji zajmujących się pozyskiwaniem środków ze źródeł RPO WiM vs typ beneficjenta, w tym osoby realizujące projekty i osoby rozliczające projekty Odsetek respondentów uważających, że w ich instytucji pozyskiwaniem środków z RPO WiM zajmuje się wystarczająca liczba osób. Wskaźnik oceny kompetencji osób zajmujących się pozyskiwaniem środków ze źródeł RPO WiM skala 1-bardzo niskie 5 bardzo wysokie Wskaźniki dotyczące korzystania z usług zewnętrznych doradców Odsetek respondentów deklarujących korzystanie z usług zewnętrznych doradców Ranking powodów korzystania z usług zewnętrznych doradców vs. typ beneficjenta 40

42 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny 15) Które z tych czynników i w jaki sposób wiążą się z dostępem do informacji? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z beneficjentami IDI z pracownikami IZ/IP/IPII 16) Jakie są metody zwiększania zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z pracownikami IZ/IP/IPII 17) Które z tych metod mogą zostać wykorzystane w ramach działań informacyjno-promocyjnych? trafność, użyteczność Analiza opracowań na temat barier w absorpcji Badanie kwestionariuszowe CATI beneficjentów IDI z pracownikami IZ/IP/IPII 5. Identyfikacja stopnia poinformowania oraz potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów RPO WiM/beneficjentów RPO WiM w kontekście oferowanego wsparcia w ramach RPO WiM na lata ) Jakie są oczekiwania potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów RPO WiM w odniesieniu do: a. treści informacji niezbędnej do skutecznego aplikowania i sprawnej realizacji projektu, b. formy ich przekazu? trafność, użyteczność CATI IDI Beneficjentów Badanie IDI pracowników IZ, IP, IPII Badanie IDI z firmami doradczymi Ranking źródeł informacji, z których najchętniej korzystają beneficjenci vs typ beneficjenta Wskaźnik oceny stopnia poinformowania respondentów skala od 1- bardzo niski do 5-bardzo wysoki 19) Jaki jest stopień poinformowania potencjalnych beneficjentów RPO WiM / beneficjentów RPO WiM względem ich potrzeb informacyjnych w ramach RPO WiM? trafność, użyteczność CATI IDI Beneficjentów Badanie IDI pracowników IZ, IP, IPII Badanie IDI z firmami doradczymi Badanie IDI z dziennikarzem 6. Opracowanie studiów przypadków na temat dobrych praktyk w zakresie aplikowania o środki RPO WM 20) Jakie były uwarunkowania w których działali beneficjenci, którzy odnieśli sukces? nie dotyczy Studia przypadków nie dotyczy 21) Jakie były problemy, które napotkali przy aplikowaniu o środki z UE? nie dotyczy Studia przypadków nie dotyczy 41

43 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny 22) W jaki sposób rozwiązali te problemy? nie dotyczy Studia przypadków nie dotyczy 23) Jaki były główne czynniki ich sukcesu? nie dotyczy Studia przypadków nie dotyczy 24) Jakich dobrych praktyk dostarczają ich doświadczenia? nie dotyczy Studia przypadków nie dotyczy 7. Ocena skoordynowania działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ) Czy właściwie zostały zidentyfikowane cele Planu komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata i instrumenty służące ich osiągnięciu? trafność, spójność Wywiady IDI z pracownikami IZ, IP i IPII Analiza porównawcza dokumentów Strategia komunikacji,plan Komunikacji, Roczne Plany Działań. Panel ekspertów Stopień osiągnięcia wskaźników produktu założonych w Planie komunikacji i w Rocznych planach (iloraz wartości rzeczywistej i wartości docelowej) 26) Czy działania informacyjno-promocyjne RPO WiM są skoordynowane ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ? trafność, spójność Analiza porównawcza dokumentów Strategia komunikacji,plan Komunikacji, Roczne Plany Działań. Panel ekspertów 8. Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno promocyjnych RPO WiM w kontekście zidentyfikowanych potrzeb potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM oraz zidentyfikowanych barier i determinantów zdolności absorpcyjnej. 27) Czy zaplanowane działania informacyjno-promocyjne, harmonogram ich realizacji, planowane środki finansowe pozwalają zaspokoić potrzeby w tym zakresie oraz osiągnąć cele Planu komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata ? 28) Jaka jest efektywność kosztowa poszczególnych typów działań informacyjnych i promocyjnych? 29) Czy do poszczególnych grup docelowych zostały dobrane właściwe instrumenty informacyjno-promocyjne? Jaka jest skuteczność poszczególnych instrumentów? trafność, spójność Analiza dokumentów Plan Komunikacji, Roczne Plany Działań Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII efektywność Analiza dokumentów Plan Komunikacji., Roczne Plany Działań..Sprawozdania z działań informacyjno-promocyjnych Wywiady IDI z pracownikami IZ, IP, IPII trafność, skuteczność Analiza dokumentów Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI dziennikarza Badanie IDI z firmą doradczą Wskaźniki Wskaźniki efektywności kosztowej Skuteczność przekazu danego kanału komunikacji vs koszt realizowanych działań Wskaźnik doboru kanału komunikacji do typu grupy docelowej Wskaźniki zasięgu wg kanału komunikacji vs wskaźnik poinformowania dla poszczególnych typów beneficjentów Wskaźnik adekwatności i jakości informacji Wskaźnik oceny zgodności treści informacji z potrzebami skala 1 bardzo nisko do 5 bardzo wysoko vs typ beneficjenta Wskaźnik oceny przydatności treści informacji skala 1 bardzo nisko do 5 bardzo wysoko vs typ beneficjenta Wskaźniki oceny: kompletności, dostępności, zrozumiałości i aktualności informacji (w przypadku stron internetowych) skala od 1 bardzo nisko do 5 bardzo wysoko vs typ beneficjenta Odsetek respondentów wskazujących odpowiedź zbyt późne otrzymywanie informacji od IP/IZ/IP II 42

44 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny 30) Czy działania informacyjno - promocyjne docierają do maksymalnej liczby potencjalnych odbiorców? Jeśli nie, to jakie są tego przyczyny? 31) Czy komunikowane treści są adekwatne do potrzeb informacyjnych ich adresatów? 32) Czy informacje są użyteczne dla poszczególnych grup odbiorców? 33) Jakie obszary systemu wdrażania i realizacji projektów w ramach RPO WiM sprawiają największą trudność konsultantom i innym osobom odpowiedzialnym za udzielanie informacji wnioskodawcom i beneficjentom? 34) Czy informacja i promocja są realizowane w odpowiednich momentach wdrażania Programu? 35) Jaka jest jakość obsługi (stan wiedzy, przygotowanie, czas obsługi, sposób obsługi) prowadzonej przez IZ RPO WiM, IP RPO WiM, IP II RPO WiM w ramach punktów informacyjnych? 36) Czy w punktach informacyjnych RPO WiM zapewniona jest odpowiednia ilość pracowników do obsługi beneficjentów? skuteczność Badanie CATI beneficjentów Wskaźnik wpływu informacji na lepsze przygotowanie wniosku skala od 1 bardzo niski do 5 bardzo wysoki Ranking odpowiedzi na pytanie Jakie inne działania instytucji zarządzającej RPO WiM Pana(i) zdaniem mogłyby wpłynąć na sprawniejsze przygotowanie trafność, użyteczność Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI z firmą doradczą Badanie IDI dziennikarza trafność, użyteczność Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI z firmą doradczą Badanie IDI dziennikarza nie dotyczy Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII (punkty informacyjne) Badanie IDI z firmą doradczą Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI dziennikarza Badanie Tajemniczy klient trafność Analiza dokumentów Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI z firmami doradczymi Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie IDI dziennikarza użyteczność Badanie Tajemniczy klient Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI firm doradczych Badanie IDI dziennikarza skuteczność Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie Tajemniczy klient Badanie IDI firm doradczych Badanie IDI beneficjentów wniosku i realizowanie projekt vs typ beneficjenta Wskaźniki jakości obsługi w punktach informacyjnych Wskaźnik oceny wiedzy, przygotowania do pracy z klientem, czasu obsługi, sposobu obsługi, sposobu załatwienia sprawy skala od 1 bardzo nisko do 5 bardzo wysoko Wskaźniki klimatu wokół RPO WiM generowanego przez prasę regionalną Odsetek artykułów w prasie regionalnej o pozytywnym wydźwięku na temat wdrażania RPO WiM Odsetek artykułów w prasie regionalnej bezpośrednio zachęcających potencjalnych beneficjentów do aplikowania Liczba przekazów traktujących o RPO WiM i jej zmiana w czasie Odsetek przekazów o charakterze neutralnym (informacyjnym) Odsetek przekazów o charakterze promującym (perswazyjnym) Odsetek przekazów o wydźwięku krytycznym Ranking barier wskazywanych w przekazach Ranking autorów przekazów Odsetek przekazów generowanych przez działania służb informacyjnych i promocyjnych RPO WiM Odsetek przekazów opisujących sytuacje poszczególnych osi priorytetowych (typów potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów). Wskaźniki analizy stron internetowych oznakowanie na stronie zamieszczone jest odpowiednie logo i nazwa programu; kompletność 19 na stronie dostępny jest zestaw wymaganych dokumentów i informacji, informacje dodane na stronie internetowej umieszczone są ponadprogramowe informacje takie jak: internetowe biuletyny, broszury, informacje o pracach komitetów, informacje o szkoleniach, materiały ze szkoleń, opisy dobrych praktyk, listy najczęściej popełnianych błędów, informacje o realizowanych projektach, dodatkowe instrukcje dotyczące wypełniania trudnych punktów we wnioskach i sprawozdaniach, itp. 37) Czy jest zapewniona odpowiednia komunikacja między punktami informacyjnymi (IZ RPO WiM, IP RPO WiM, IP II RPO WiM)? Jeśli nie, to jaki powinien być wzorcowy model takiej komunikacji? skuteczność Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII 19 W kategorii kompletności nie oceniano informacji w sensie zawartości treściowej. 43

45 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci Wskaźniki oceny 38) Czy i w jaki sposób działania informacyjno promocyjne skierowane do beneficjentów wpływają na lepsze przygotowanie wniosków i sprawniejsze realizowanie projektów? Jak można ulepszyć działania informacyjno promocyjne w tym zakresie? 39) W jakim stopniu podejmowane działania informacyjnopromocyjne wpływają na aktywność potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM w aplikowaniu o środki RPO WiM? 40) Czy informacje zamieszczone na stronach internetowych instytucji systemu wdrażania RPO WiM są kompletne, aktualne, zaprezentowane w sposób adekwatny do możliwości percepcji potencjalnych beneficjentów i użyteczne? 41) Czy instytucje systemu wdrażania RPO WiM współpracują z firmami doradczymi w zakresie przekazywania informacji właściwej? użyteczność Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI firm doradczych Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI dziennikarza skuteczność Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie IDI Beneficjentów trafność, użyteczność Analiza stron WWW Badanie CATI beneficjentów Badanie IDI z firmą doradczą Badanie IDI beneficjentów Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie IDI dziennikarza skuteczność Badanie IDI firm doradczych Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII aktualność informacje na stronie internetowej są aktualne, tj. dostępne są aktualne wersje dokumentów dla beneficjentów, szczegółowe informacje dla beneficjentów danego działania uwzględniają aktualny stan uregulowań, podawane są aktualne informacje dotyczące realizacji poszczególnych działań (np. projekty zakończone, w trakcie realizacji, bieżące informacje o stanie zaawansowania działania); kontaktowość strona podaje pełny kontakt teleadresowy do punktu informacyjnego oraz komórek organizacyjnych i/lub osób zajmujących się obsługą działań; strona umożliwia beneficjentom zadawanie pytań, przedstawianie opinii, komentarzy, wniosków (poprzez np. forum dyskusyjne, chat); przejrzystość i łatwość nawigacji szata graficzna oraz struktura strony umożliwia beneficjentom łatwe i szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji i dokumentów; FAQ strona zawiera najczęściej zadawane pytania, które są pogrupowane tematycznie tj. według działań i obszarów problemowych; linki na stronie występują linki do innych powiązanych stron oraz inne linki tematycznie powiązane z Programem, które mogą być pomocne beneficjentom. 42) Czy instytucje systemu wdrażania RPO WiM współpracują z lokalnymi środowiskami dziennikarskimi w zakresie promocji aktywnego uczestnictwa w RPO WiM? Jaki klimat wokół RPO WiM kreuje prasa regionalna? skuteczność Badanie IDI dziennikarza Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Analiza wycinków prasowych 9. Ocena efektów wdrożenia rekomendacji (dot. działań informacyjno-promocyjnych RPO WiM) z badań ewaluacyjnych przeprowadzonych na zlecenie IZ RPO WiM w roku ) W jakim zakresie wdrożono rekomendacje z ww. badań ewaluacyjnych dotyczące działań informacyjnopromocyjnych? skuteczność Analiza dokumentów Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Liczba wdrożonych rekomendacji Stopień zaawansowania przygotowań do wdrożenia rekomendacji niewdrożonych 44) Jakie są efekty wdrożenia tych rekomendacji? skuteczność Analiza dokumentów Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Zagadnienie badawcze: IV. Optymalizacja działań informacyjno-promocyjnych RPO WiM. 45) Jakie elementy polityki informacyjnej i promocyjnej RPO WiM są skuteczne, a jakie nieskuteczne? skuteczność Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie IDI firm doradczych Badanie IDI dziennikarza Panel ekspertów Nie dotyczy 44

46 Pytania badawcze Kryteria Metody i techniki badawcze, respondenci 46) Czy i jakich zmian należy dokonać aby poprawić skuteczność działań informacyjnych i promocyjnych w ramach RPO WiM aby zwiększyć aktywność i zdolność absorpcyjną potencjalnych beneficjentów programu, w szczególności z obszarów białych plam? skuteczność Badanie IDI dziennikarza Badanie IDI pracowników IZ, IP i IPII Badanie IDI firm doradczych Panel ekspertów Wskaźniki oceny Nie dotyczy 45

47 5.3 Metody i techniki badawcze wykorzystane w badaniu W badaniu zastosowano triangulację metodologiczną poprzez analizę i wykorzystanie: zróżnicowanych źródeł danych (dane zastane i wywołane); zróżnicowanych metod badawczych; zróżnicowanych perspektyw badawczych (perspektywa ekspercka zespołu badaczy Wykonawcy, perspektywa wewnętrzna na podstawie wywiadów z uczestnikami systemu wdrażania RPO WiM i perspektywa zewnętrzna opinie beneficjentów i potencjalnych beneficjentów RPO WiM). Poniżej zaprezentowano metody badawcze wykorzystane w badaniu Metody jakościowe Analiza danych zastanych Punktem wyjścia badania była ekspercka analiza dokumentów, której poddano dwa typy dokumentów: Akty prawne i dokumenty strategiczne odnoszące się do obszaru objętego badaniem; Źródła i materiały dotyczące działań informacyjnych i promocyjnych zrealizowanych w okresie objętym badaniem. Szczegółowa lista analizowanych dokumentów i publikacji znajduje się w rozdziale 9.1. Indywidualne wywiady pogłębione Wywiady posłużyły uzyskaniu pogłębionych informacji dotyczących założeń i sposobów realizacji działań informacyjno-promocyjnych, dotyczącej RPO WiM, w kontekście identyfikowanych przez respondentów potrzeb kluczowych grup docelowych tych działań oraz potrzeb odnoszących się do wdrażania Programu. Wywiady przeprowadzono na podstawie scenariuszy z poniższymi grupami respondentów: z wybranymi osobami odpowiedzialnymi za informację i promocję w IZ RPO WiM, IP RPO WiM oraz IP II RPO WiM zakładano przeprowadzenie 5 wywiadów indywidualnych z 5 respondentami wskazanymi przez Zamawiającego. W trakcie realizacji wywiadów, na prośbę respondentów IZ i IP II RPO WiM przeprowadzono wywiady pogłębione z dwoma osobami (tzw. diady): jeden w IZ RPO WiM i jeden w IP II RPO WiM, oraz 1 IDI z przedstawicielem IP RPO WiM. Łącznie przeprowadzono zatem wywiady z 5 respondentami (w tym 2 diady i 1 IDI), z potencjalnymi Beneficjentami RPO WiM / Beneficjentami RPO WiM w równym podziale na typy Beneficjentów (przedsiębiorcy/organizacje pozarządowe/jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST) 21 wywiadów pogłębionych, z przedstawicielami firm doradczych oferujących wsparcie dla Beneficjentów RPO WiM specjalizujących się w pracy z typami Beneficjentów objętych badaniem 3 wywiady indywidualne, z dziennikarzami specjalizującym się w funduszach strukturalnych 2 wywiady, z wybraną osobą odpowiedzialną za informację i promocję w IZ RPO WiM, IP RPO WiM oraz IP II RPO WiM powtórzenie 1 wywiadu pogłębionego. Powtórzony wywiad miał na celu weryfikację wstępnych wniosków uzyskanych po przeprowadzeniu badań ilościowych oraz uzupełnienie luk informacyjnych. Łącznie zostało przeprowadzonych 30 wywiadów pogłębionych (w tym 2 diady oraz 1 uzupełniający wywiad dodatkowy). 46

48 Tajemniczy klient Badanie typu Tajemniczy klient (Mystery Shopping) zastosowano w ramach obserwacji uczestniczącej niejawnej, w trakcie której audytor wciela się w rolę potencjalnego klienta, który chciałby skorzystać z oferowanych usług badanego podmiotu. Obserwacja zrealizowana została przez współpracujących z Wykonawcą badania audytorów. Wcielili się oni w postać typowego klienta, w tym przypadku przedstawiciela firmy potencjalnie zainteresowanej realizacją projektu finansowanego ze źródeł unijnych w woj. warmińsko-mazurskim. Profile klientów zostały opracowane dla każdej instytucji oddzielnie. W ramach badania 5 tajemniczych klientów wcieliło się w role potencjalnych beneficjentów RPO WiM. Każdy z nich odwiedził trzy punkty informacyjne (łącznie 15 wizyt). Przebieg wizyty audytora w danym punkcie informacyjnym był zgodny z opracowanym wcześniej scenariuszem. Ponadto każdy audytor skontaktował się telefonicznie z przedstawicielem każdego odwiedzanego przez siebie punktu informacyjnego (łącznie 15 kontaktów telefonicznych) oraz skontaktował się drogą elektroniczną ( ) z ocenianymi instytucjami (łącznie 15 wiadomości ). Do każdego rodzaju kontaktu, zostały opracowane odrębne kwestionariusze. Uwzględniały one różne aspekty każdej formy kontaktu oraz odmienne problemy/ pytania, z którymi audytorzy zwracali się do punktów informacyjnych z prośbą o informację. Badanie przeprowadzono we wszystkich działających (na początku realizacji badania) punktach informacyjnych RPO WiM tj. w: Głównym Punkcie Informacyjnym przy IZ (w Urzędzie Marszałkowskim) P1, Punkcie Informacyjnym przy Regionalnym Centrum Projektów Środowiskowych przy IP (WFOŚiGW w Olsztynie) P2, Regionalnym Punkcie Informacyjnym przy IPII (Warmińsko - Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie) P3. Badanie terenowe zostało przeprowadzone w terminie od 1 września do 6 października 2009 r. Studium przypadku W ramach każdego studium przeprowadzono analizy dokumentów projektowych Beneficjenta oraz innych dokumentów obrazujących proces generowania pomysłu, aplikowania, realizacji oraz przeprowadzono indywidualne wywiady pogłębione i wizyty na miejscu realizacji projektów. W trakcie przeprowadzania badania przede wszystkim poszukiwano przykładów rozwiązań problemów i przezwyciężania barier, z którymi spotkali się Beneficjenci, a które mogą mieć znamiona dobrych praktyk (uniwersalność, powtarzalność). Studia przypadków zrealizowano w trzech kategoriach Beneficjentów RPO WiM (tj. 1. przedsiębiorcy; 2. jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia; 3. jednostki organizacyjne JST oraz organizacje pozarządowe), którzy skutecznie aplikują o środki w ramach RPO WiM. Zrealizowano łącznie 9 studiów przypadku (po 3 do każdej kategorii Beneficjentów). Wyboru Beneficjentów do każdej z grup dokonano przy pomocy pracowników Jednostki Ewaluacyjnej RPO WiM (umiejscowionej w Biurze Monitoringu i Analiz w Departamencie Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie), kierując się następującymi kryteriami: realizacja więcej niż jednego projektu, w przypadku JST i JO lokalizacja (typowano beneficjentów z każdego podregionu, tj. elbląskiego, olsztyńskiego i ełckiego), w przypadku firm branża, wielkość (mikro, mała, średnia), zasięg działania (rynek lokalny, regionalny, krajowy) oraz lokalizacja (typowano beneficjentów z każdego podregionu, tj. elbląskiego, olsztyńskiego i ełckiego), organizacje pozarządowe zidentyfikowano tylko jednego Beneficjenta, w związku z czym nie podlegał on kryteriom wyboru. 47

49 Badanie stron internetowych RPO WiM Celem badania stron internetowych było pozyskanie jasnych i jednoznacznych rekomendacji dla strony RPO WiM i wskazanie konkretnych dobrych rozwiązań funkcjonalnych i graficznych na innych stronach, które mogą i powinny być zastosowane przez strony RPO WiM. Przeprowadzono ocenę funkcjonalną w połączeniu z oceną graficzną, wykorzystując do analizy wskaźniki opisane w pracy Nielsen Jacob, Tapir Marie, Funkcjonalność stron www. 50 witryn bez sekretów, Helion, Gliwice 2006, które są, od 1995 roku, uznanym standardem badań stron www ( Są to wskaźniki uznawane za jasne i nieobarczone zbytnio elementem subiektywnym. W procesie porównania stron RPO WiM ze stronami pozostałych RPO nie skupiano się na tworzeniu rankingu stron, ale raczej wyznaczeniu benchmarku, czyli poszukiwania dobrych wzorców. Analiza pozwoliła na wyłonienie i opisanie najlepszych praktyk w zakresie komunikacji z beneficjentami za pomocą stron internetowych. Ocenę stron www przeprowadzono dla: Strony www RPO WiM, Stron www pozostałych RPO w Polsce (15), Stron IP i IPII RPO WiM (2), (wydawnictwo i czasopismo), (projekt Lewiatana), (prowadzona przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej). Analiza wycinków prasowych Analiza wycinków prasowych miała odpowiedzieć na pytanie, jaki klimat wokół aplikowania o fundusze z RPO WiM stwarza lokalna i regionalna prasa. W tym celu postawiono szereg pytań pomocniczych w narzędziu badawczym służącym do analizy artykułów prasowych w prasie województwa warmińskomazurskiego. Biorąc pod uwagę cel analizy (klimat wokół funduszy strukturalnych) i spodziewaną objętość materiału do analizy, dobierając tytuły do analizy kierowano się następującymi kryteriami: tytuły codzienne (dzienniki) bowiem najszybciej spośród tytułów prasowych dostarczają różnorodną i kompleksową informację dot. RPO WiM do beneficjentów, tytuły o charakterze ogólnoinformacyjnym, kształtujące szeroką opinię publiczną (klimat) w regionie i niezaliczające się do tzw. tabloidów, tytuły pełniące rolę liderów opinii na rynku medialnym województwa, (zawarte w nich przekazy podejmowane są następnie przez inne media, np. tygodniki branżowe i samorządowe, lokalne portale internetowe czy rozgłośnie radiowe, które mają mniejsze znaczenie w kształtowaniu opinii publicznej, m.in. z powodu ograniczonego zasięgu lub nakładu), tytuły, które w największym stopniu są kolportowane w ośrodkach miejskich i dzięki temu docierają do największej i skoncentrowanej grupy beneficjentów RPO WiM zarówno w sprzedaży bezpośredniej oraz poprzez prenumeratę, tytuły o największej i porównywalnej poczytności (nakład), tytuły, które posiadają archiwa pozwalające na przeprowadzenie analizy oraz umożliwiają do nich wgląd. Kryteria wyboru spełniły trzy tytuły Gazeta Olsztyńska, Gazeta Wyborcza (wydanie olsztyńskie) i Dziennik Elbląski, które zostały poddane analizie numery z okresów: czwarty kwartał 2007 kiedy rozpoczynano akcję informacyjną dotyczącą nowego okresu programowania skierowaną bezpośrednio do beneficjentów, dwa pierwsze i czwarty kwartał 2008 roku czyli okresy dużego wpływu na opinię publiczną, wynikającego m.in. z wyższych nakładów pism niż w przypadku np. okresu letniego i dwa pierwsze kwartały Przedmiotem analizy były wyłącznie przekazy redakcyjne, co oznaczało wyeliminowanie z analizy form płatnych (sponsorowanych), np. ogłoszeń, reklam, artykułów sponsorowanych zlecanych i opłacanych przez zewnętrznego klienta. Analizowane były przekazy dziennikarskie w takich gatunkach jak: 48

50 informacja, artykuł, reportaż, wywiad, komentarz, felieton, a kryterium filtracji zawartości przekazów było pojawienie się terminu RPO WiM w pełnej bądź skróconej nazwie w analizowanym przekazie. W trakcie badania przeanalizowano 190 artykułów, odpowiadających przyjętym kryterium doboru. Panel ekspertów Ostatnią metodą jakościową, weryfikującą wyniki badania było spotkanie członków zespołu badawczego, mające charakter panelu ekspertów. Dyskusja panelowa z ekspertami z zespołu badawczego odbyła się 4 listopada br. Na spotkaniu obecni byli również przedstawiciele Zamawiającego. Zasadniczym elementem spotkania, była prezentacja wstępnych wyników badania, które były punktem wyjścia do dyskusji pośród zebranych uczestników panelu i wyciągania wstępnych wniosków badawczych. Dzięki obecności przedstawicieli Zamawiającego i ich wiedzy zweryfikowano pewne kwestie np. dotyczące strony internetowej. Wstępne wnioski i analiza wyników spotkania pozwoliła również na utwierdzenie się w przekonaniu, że największe luki a w związku z tym konieczność dalszego pogłębiania tematu i dodatkowej rozmowy są w obszarze efektywności finansowej i skuteczności działań informacyjnopromocyjnych. Poniżej przedstawiono wszystkie obszary, w ramach których zidentyfikowano luki: Jakość komunikatów ( w szczególności strony internetowej) Zasoby komórki zajmującej się informacją i promocją Sposób realizacji zadań ww. komórki Monitoring skuteczności działań komórki zajmującej się informacją i promocją Budżet i efektywność finansowa realizowanych działań Skutkiem zidentyfikowania powyższych luk było przygotowanie dodatkowego zestawu pytań i przeprowadzenie uzupełniającego wywiadu pogłębionego z pracownikiem odpowiedzialnym za promocję i informację w systemie zarządzania i wdrażania RPO WiM. 49

51 5.3.2 Metoda ilościowa Wywiady telefoniczne ze wspomaganiem komputerowym (CATI) W badaniach ilościowych założono wykorzystanie techniki CATI (wywiad telefoniczny wspomagany komputerowo). Wywiad realizowano wśród potencjalnych beneficjentów RPO WiM / beneficjentów RPO WiM z województwa warmińsko-mazurskiego pośród przedstawicieli następujących grup: jednostek samorządu terytorialnego (na próbie n=102), jednostek organizacyjnych JST (na próbie n= 850), przedsiębiorstw (na próbie n=1200), organizacji pozarządowych (na próbie n= 350). Konstrukcja próby do badania telefonicznego została opracowana w podziale na główne kategorie potencjalnych beneficjentów tj. jednostek samorządu terytorialnego (a), jednostek organizacyjnych JST (b), przedsiębiorców (c) oraz organizacji pozarządowych (d). A. Jednostki samorządu terytorialnego (baza udostępniona przez Zamawiającego) Założono zrealizowanie wywiadów z przedstawicielami wszystkich 135 jednostek samorządu terytorialnego w woj. warmińsko-mazurskim. Biorąc pod uwagę responsywność wśród podobnej grupy badanej oszacowano dotarcie do minimum 75,5% podmiotów z populacji liczącej 135 podmiotów, czyli przeprowadzenie minimum n=102 wywiady CATI (w tym co najmniej 12 wśród przedstawicieli powiatów). B. Jednostki organizacyjne JST (bazy udostępnione przez Zamawiającego oraz GUS) Zamawiający wytypował następujące typy jednostek organizacyjnych JST, które miały być objęte badaniem: szkoły, ośrodki/ obiekty sportowe i rekreacyjne, domy kultury, teatry i muzea, zakłady utylizacji odpadów/ zakłady komunalne/ oczyszczalnie ścieków, zakłady opieki zdrowotnej, zarządy dróg, zakłady gospodarki mieszkaniowej. Założona liczba wywiadów do zrealizowania wśród jednostek organizacyjnych JST wynosiła 850. Liczba zebranych kontaktów telefonicznych do w/w typów jednostek była jednak niewystarczająca do realizacji takiej ilości wywiadów. Dlatego wspólnie z Zamawiającym podjęto decyzję o rozszerzeniu typów jednostek JST biorących udział w badaniu o podmioty pomocy społecznej oraz urzędy pracy. Finalnie wyodrębnione zostały: jednostki edukacyjne (szkoły), ośrodki kulturalne i sportowe (ośrodki/ obiekty sportowe i rekreacyjne, domy kultury, teatry i muzea), zakłady komunalne, zarządy dróg i gospodarski mieszkaniowej (zakłady utylizacji odpadów/ zakłady komunalne/ oczyszczalnie ścieków, zarządy dróg, zakłady gospodarski mieszkaniowej), zakłady opieki zdrowotnej (podmioty służby zdrowia), podmioty pomocy społecznej, urzędy pracy. Łącznie przeprowadzono n=850 wywiadów. Próba miała kształt losowo-warstwowy, który umożliwił wnioskowanie po przeważeniu na poziomie całej próby, jak i dla poszczególnych grup jednostek organizacyjnych JST działających w woj. warmińsko-mazurskim. 50

52 C. Przedsiębiorcy (baza Eniro Polska) Próba miała charakter warstwowo-losowy (dobór losowy bez zwracania w warstwach wyróżnionych ze względu na liczbę pracowników przedsiębiorstwa). Założono realizację n=1200 wywiadów, co pozwoliło na dodatkowe analizy wg branż (sekcji wg PKD), które uwzględnią specyfikę województwa warmińskomazurskiego. Próba o charakterze warstwowo-losowym miała następujący kształt: 570 wywiadów z firmami zatrudniającymi do 9 osób (mikro), 450 wywiadów z firmami zatrudniającymi od 10 do 49 osób (małe), 150 wywiadów z firmami zatrudniającymi od 50 do 249 osób (średnie), 30 wywiadów z firmami zatrudniającymi od 250 osób (duże). Operatem losowania był REGON, natomiast baza firm, na której oparto się w badaniu to baza oferowana przez firmę Eniro Polska. D. Organizacje pozarządowe (baza pochodząca od Zamawiającego) Ponieważ liczebność populacji wynosi około 2,5 tys. organizacji pozarządowych, zgodnie z danymi z otrzymanej od Zamawiającego bazy danych teleadresowych organizacji pozarządowych działających w województwie warmińsko-mazurskim, rekomendowano przeprowadzenie n=350 wywiadów. Operatem do losowania były rekordy z bazy organizacji pozarządowych działających w województwie warmińsko-mazurskim otrzymanej przez Zamawiającego. Dobór próby miał charakter losowy bez zwracania 20. W wyniku realizacji badania w terenie łącznie zrealizowano n=2502 wywiady w założonych i przedstawionych powyżej grupach potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata Wśród n=1200 przedsiębiorstw przebadano takie, które mają siedzibę w województwie warmińskomazurskim. Dotarto do firm różnej wielkości wg następującego podziału: -- n=573 firm mikro, -- n=449 firm małych, -- n=150 firm średnich, -- n=28 firm dużych. Niewielkie zmiany próby badawczej, od tej jaką założono pierwotnie (tj. przeniesienie realizacji 3 wywiadów z sektora dużego i małego do mikro) były spowodowane przekładaniem terminów realizacji wywiadów z przedstawicielami większych firm (na ich życzenie) na okres po zakończeniu realizacji badania. W tej sytuacji brakujące wywiady zostały zrealizowane w sektorze mikro. Zmiany schematu próby nie mają znaczącego wpływu na analizy, gdyż wyniki dla tej grupy badanej zostały przeważone zgodnie ze strukturą populacji, w której 96% stanowią firmy mikro. W badanej grupie firm największą część stanowiły firmy usługowe (25%) oraz budowlane i przemysłowe (odpowiednio po 23%). Częściej niż co dziesiąte przedsiębiorstwo pochodziło z branży handlowej (14%). Transport i łączność oraz działalność hotelową, restauracyjną lub rekreacyjną prowadziło odpowiednio 7% i 5% z nich. Natomiast branżę rolniczą zadeklarowało 3%. Ponadto w ramach badania zebrano wyniki wśród n=102 jednostek samorządu terytorialnego z terenu województwa warmińsko mazurskiego, co stanowi 75,5% całej badanej populacji. W ramach tej kategorii podmiotów dotarto do 87 gmin i 15 powiatów. W grupie n=850 jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego znalazły się: -- n=476 jednostki edukacyjne, -- n=143 ośrodki kulturalne i sportowe, -- n=57 zakłady komunalne, zarządy dróg i gospodarki mieszkaniowej, -- n=39 podmioty służby zdrowia, -- n=112 podmioty pomocy społecznej, -- n=23 urzędy pracy. 20 Na potrzeby badania z operatu została wylosowana kilkukrotnie większa liczba organizacji pozarządowych, z którymi kontaktowano się kolejno do momentu osiągnięcia pożądanej liczebności próby. 51

53 Ostatnim badanym segmentem były organizacje pozarządowe. Wśród wszystkich n=350 podmiotów w tej grupie niemal połowę (48%) stanowiły organizacje zajmujące się nauką, kulturą, edukacją i wychowaniem. Co dziesiąty podmiot działa w zakresie integracji i aktywizacji społecznej (10%), a 8% z nich zajmuje się zabezpieczeniem społecznym. Bezpieczeństwo publiczne i obrona narodowa pozostaje w sferze działalności 3% badanych podmiotów. Natomiast o prawa i wolności człowieka dba 1% organizacji biorących udział w badaniu. 29% badanych organizacji określa, iż zajmuje się innym obszarem. Wszystkie wywiady zrealizowano na terenie województwa warmińsko-mazurskiego Metody analizy W ramach przeprowadzonych działań wykorzystane zostały przedstawione poniżej metody analizy. Analizy statystyczne Dane pochodzące z badania ilościowego poddano analizie statystycznej i opracowaniu za pomocą pakietu SPSS. Odwołano się do następującego zestawu miar i statystyk: miary struktury zbiorowości (tzw. rozkład brzegowy), miary przeciętne (średnia arytmetyczna, mediana, dominanta, średnia ważona), miary zróżnicowania zbiorowości (odchylenie standardowe), miary zależności między zmiennymi. Analizy danych jakościowych Pierwszy etap analizy danych jakościowych miał charakter quasi techniczny materiał poddano wstępnej selekcji celem określenia stopnia wiarygodności otrzymanych danych, wyeliminowania wewnętrznych sprzeczności. Następnie na drugim etapie zredukowano i skategoryzowano uzyskany materiał informacyjny. Zredukowany materiał będzie stanowił bazę do dalszej, pogłębionej interpretacji stanowiącej podstawę formułowania reguł, pewnych prawidłowości. 5.4 Ograniczenia procesu badawczego Zasadniczymi ograniczeniami w trakcie procesu badawczego były ograniczenia związane z jakością danych zawartych w bazach danych przekazywanych przez instytucje wdrażające i zarządzające programami perspektywy finansowej i Podstawową przeszkodą w ustaleniu wiarygodnych (nieobarczonych błędem) wartości wskaźników określających aktywność i skuteczność podmiotów gospodarczych z terenu województwa warmińskomazurskiego, a przez to pośrednie szacowanie skuteczności działań informacyjno-promocyjnych było to, iż w przypadku części programów operacyjnych dane źródłowe pochodziły z osobnych zbiorów: wniosków złożonych, wniosków po ocenie formalnej, merytorycznej i podpisanych umów. Zawarte w nich informacje należało powiązać, aby uzyskać klasyfikację każdego projektu w zakresie: -- programu, priorytetu i działania, -- dokładnej lokalizacji terytorialnej składającego projekt na poziomie gminy (podział administracyjny), -- typu gospodarczego podmiotu składającego projekt, -- dokładnej wartości całkowitej projektów i ich planowanego bądź uzyskanego dofinansowania, -- określenie przebiegu życia danego projektu od momentu jego złożenia w zakresie oceny formalnej, merytorycznej i ewentualnego podpisania umowy. 21 Zestawienia baz danych otrzymanych od Zamawiającego wraz z wyszczególnieniem instytucji, od których pochodzą, znajduje się w załączniku nr 3, punkt

54 Część zbiorów źródłowych w większym lub mniejszym stopniu różniła się ilością i jakością zawartych w nich informacji, na przykład w zbiorach brakowało informacji o lokalizacji projektodawcy, nazwy projektodawcy, określenia jego typu, itp. Poniżej przedstawiono najczęściej pojawiające się ograniczenia spowodowane przede wszystkim brakami danych i błędami w otrzymanych bazach, które wydatnie ograniczały proces badawczy bądź obarczyły błędem zestawienia końcowe. 1/ Za podstawowy należy uznać brak identyfikatora (niepowtarzalnego numeru wniosku) w przypadku części baz danych, który nadany na etapie złożenia wniosku, pozostawałby niezmieniony aż do etapu podpisania umowy Opis ograniczenia: Brak niepowtarzalnego identyfikatora uniemożliwiał jednoznaczną identyfikację ścieżki od wniosku do umowy. Identyfikator taki występował tylko w części baz danych. Dodatkowo, w części przypadków, nawet, jeżeli w określonych bazach danych znajdowały się identyfikatory przypisane do projektów, to często występowały w zmieniającej się formie (na przykład zmieniała się ilość znaków, z której się składały, zmienił się sposób ich zapisu, itp.). Nie zawsze możliwe było określenie reguł na bazie których identyfikator się zmieniał, a przez to stawał się bezużyteczny we wzajemnym identyfikowaniu projektów pomiędzy bazami. Sposób przeciwdziałania: Podjęto próby identyfikacji projektów w oparciu o inne zmienne, jak: nazwa projektodawcy lub/i tytuł projektu lub/i wartości kwot przypisanych projektowi. Metoda nie dała możliwości właściwej identyfikacji projektów w 100% przypadków. Przyczyny są następujące: projektodawcy składają więcej niż jeden projekt, projektodawcy składają projekty o tych samych nazwach, projektodawcy czasami składają ponownie ten sam projekt, nazwy projektodawców i tytuły projektów zapisywane są w różny sposób: z cudzysłowami i bez, skrótami, bądź pełną nazwą, następuje zmiana szyku (przykładowo: Gmina Miasta Frombork lub Gmina Miasto Frombork lub Urząd Gminy Frombork), błędy wpisywania (literówki), itp., w okresie od wniosku do umowy kwoty dofinansowania zmieniają się w bazie. Skutek: Analiza skuteczności beneficjentów obarczona jest błędem. Wielkość błędu będzie różna dla różnych programów, ale mało istotna przy założeniu, że w obu bazach: złożonych wniosków i po ocenie formalnej są zarejestrowane wszystkie projekty. Niestety zachodzi podejrzenie, że w bazach danych wniosków złożonych brakuje nieznanej liczby rekordów. Kontrola wyrywkowa kilku projektów należących do grupy przypadków niezidentyfikowanych opisanych w poprzednim akapicie pokazała, że pomimo ręcznego przeszukiwania kilku tysięcy rekordów nie dało się ich dopasować do żadnych rekordów w bazie wniosków złożonych. 2/ brak lub niewystarczające dane dotyczące lokalizacji Opis ograniczenia: Występują następujące braki danych dotyczących lokalizacji projektodawców: brak lub niepełna informacja o lokalizacji projektodawcy, dane lokalizacyjne są niespójne (np. kod pocztowy nie odpowiada nazwie gminy), brak rozróżnienia na gminę wiejską i miejską, dla gmin, które mają tą samą nazwę, ale administracyjnie i terytorialnie są odrębne - w woj. warmińsko-mazurskim jest kilkanaście gmin, których nazwy występują w spisie gmin dwukrotnie, jako gmina wiejska bądź miejska. Sposób przeciwdziałania: Podjęto próby identyfikacji terytorialnej wg nazwy projektodawcy. Metoda nie daje pewności właściwej identyfikacji lokalizacji projektodawców w 100% przypadków, z powodów: 1/ nazwa projektodawcy nie występuje; 2/ nazwa jest zapisana niewystarczająco precyzyjnie; 3/ podmiot o określonej nazwie zmieniał lokalizację, przez co występują sprzeczne informacje z różnych źródeł. 53

55 Skutek: Rozkład terytorialny wskaźników aktywności i skuteczności może być obarczony błędem. Wielkość błędu różni się dla różnych programów i okresów programowania. 3/ braki w identyfikacji typu beneficjenta Opis ograniczenia: W bazach nie zawsze występuje identyfikacja typu beneficjenta. Sposób przeciwdziałania: Podjęto próby identyfikacji typu beneficjenta na podstawie nazwy projektodawcy. Metoda nie daje pewności właściwej identyfikacji typu projektodawców w 100% przypadków, z powodu występowania braków nazw projektodawców lub niewystarczająco precyzyjnych nazw projektodawców. Szacowana liczba niezidentyfikowanych przypadków tego typu wg programów: W przypadku programów perspektywy finansowej zidentyfikowano typ beneficjenta dla wszystkich rekordów. W przypadku okresu programowania , baz projektów złożonych w ramach SPO ROL i SPO RYBY nie jest możliwe określenie typu beneficjenta wg klasyfikacji przyjętej w badaniu, gdyż w bazach rozróżniany jest tylko typ osobowości prawnej projektodawcy, a jednocześnie nie występują nazwy beneficjentów. Skutek: Rozkład wskaźników aktywności (absorpcji) i skuteczności wg typów beneficjentów w przypadku perspektywy finansowej obarczony jest błędem wynikającym z braku pełnych danych z tego zakresu dla przypadków z programów SPO ROL i SPO RYBY. W przypadku pominięcia wymienionych zakresów programowych, jest tylko jeden niezidentyfikowany rekord w zakresie typu beneficjenta (beneficjent z bazy złożonych dla ZPORR 3.4). 4/ braki lub błędne informacje o wartości całkowitej projektów bądź wartości dofinansowania projektów Opis ograniczenia: Na podstawie wyników obliczania sum kontrolnych i wartości maksymalnych i minimalnych w bazie danych stwierdzono nieprawidłowości w danych dotyczących kwot całkowitych projektu i kwot dofinansowania. Najczęstsze błędy to: wartość dofinansowania większa od wartości całkowitej projektu, braki danych w zakresie wartości dofinansowania i/lub wartości całkowitej projektu, wartości kwot zbyt wysokie bądź zbyt niskie w ramach określonego programu, działania, projektu i beneficjenta. Sposób przeciwdziałania: Próba identyfikacji właściwych kwot na podstawie: porównania wartości dotacji/kwot całkowitych w bazach wniosków złożonych i podpisanych umów, korekta oczywistych pomyłek (brak przecinka pomiędzy kwotą złotych i groszy), korekta oczywistych pomyłek na podstawie wytycznych dotyczących proporcji dofinansowania do kwoty całkowitej w danych działaniu/poddziałaniu. Prośba o wyjaśnienia do Zamawiającego. Metoda nie pozwoliła na całkowite wyeliminowanie wszystkich błędów i braków danych. Skutek: Wskaźniki dotyczące kwot absorpcji i kwot całkowitych realizowanych projektów obliczane będą z niepełnych liczebności projektów (projekty z brakami danych, bądź niewyjaśnionymi niezgodnościami nie były zliczane w zakresie wartościowości projektów). 54

56 5/ występowanie w bazach projektów pochodzących od projektodawców spoza województwa warmińskomazurskiego Opis ograniczenia: W części baz danych występowali projektodawcy spoza województwa warmińsko-mazurskiego i nie było to oznaczone bądź było oznaczone błędnie. Sposób przeciwdziałania: Dokonywano weryfikacji pochodzenia projektodawców w oparciu o nazwę projektodawcy lub wzajemne identyfikowanie projektów pomiędzy bazami źródłowymi, jednakże nie dla wszystkich przypadków w sposób jednoznaczny i pewny ustalono pochodzenie projektodawcy. W przypadku wątpliwości, projekt taki nie był wliczany w pulę projektów pochodzących z województwa warmińsko-mazurskiego. 6/ niespójne nazewnictwo: priorytetów, działań i poddziałań w bazach danych i w dokumentach programowych Opis ograniczenia: W nielicznych bazach projektów zamiast numeru działania podana była nazwa działania. Przy próbach zidentyfikowania numerów działań okazało się, iż nazwy podane w bazach projektów różnią się od tych w dokumentach programowych. W przypadku okresu brak był zestawień dla projektów z priorytetu 3 POKL i działania 4.5 POIG (braki danych w bazach źródłowych projektów złożonych). Występują też braki danych w zakresie wartości całkowitej projektów i wartości ich dofinansowania dla 56 projektów. Ostatecznie ustalono przyporządkowanie terytorialne dla wszystkich projektów z tego okresu. Z tych względów analizy dla okresu programowania miejscami zostały przeprowadzone z pominięciem III priorytetu POKL (23 projekty po ocenie formalnej, złożone przed podmioty z województwa Warmińsko-Mazurskiego) i działania 4.5 POIG (jeden projekt) 22. W przypadku okresu brak zestawień w zakresie typu beneficjenta dla SPO RYBY i SPO ROL (z wyjątkiem działań 2.3 i 2.5 SPO ROL 23 ), gdyż w bazach źródłowych nie określono ich typu i nie podano innych danych, które pozwoliłyby to określić w inny sposób. W zakresie zestawień dla projektów realizowanych brak danych o lokalizacji projektów dla programów SPO RYBY i SPO ROL (z wyjątkiem 2.3 i 2.5 ROL), gdyż w bazach źródłowych projektów realizowanych w ramach okresu nie określono lokalizacji beneficjentów, a nie było możliwości powiązania projektów z tych programów z ich odpowiednikami w zakresie projektów złożonych. Brak też danych o lokalizacji dla większości projektów realizowanych w przypadku działania 2.2 SPO WKP z tych samych powodów jak w przypadku SPO ROL i SPO RYBY. W przypadku projektów złożonych dla okresu brak danych o wartości całkowitej projektu bądź wartości dofinansowania dla 1027 projektów. W przypadku projektów realizowanych braki danych na tym polu nie występują. Z powyższych względów analizy dla okresu programowania zostały przeprowadzone z pominięciem: SPOROL, SPORYBY i SPOWKP działanie / częste odmowy udziału w badaniu CATI Opis ograniczenia: W badaniu CATI wystąpiły częste odmowy udziału realizacji w badaniu w przypadku Jednostek Samorządu Terytorialnego i Jednostek Organizacyjnych Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz brak możliwości przeprowadzenia wywiadu w wymienionych instytucjach, który spowodowany był brakiem kompetentnej osoby do rozmowy. Sposób przeciwdziałania: Zamawiający dwukrotnie interweniował w tej kwestii, wysyłając ponownie pisma dotyczące badania do instytucji, które pierwotnie odmawiały udziału w badaniu. 22 Przykładowo w przypadku wyliczania skuteczności w aplikowaniu, czyli wskaźnika stosunku ilości projektów, na które podpisano umowy do liczby projektów złożonych. W przypadku, gdy analizy nie uwzględniały POKL III i POIG 4.5, zostało to uwzględniane w opisie. 23 dane pochodzące z UMWW-M Departament Obszarów Wiejskich i Rolnictwa 55

57 Skutek: Przeprowadzono wywiady z zaplanowaną próbą respondentów. 8/ utrudnienia w umówieniu się z respondentami dużych firm (badanie CATI) Opis ograniczenia: W badaniu CATI wystąpiło niewielkie ograniczenie w postaci niemożności umówienia się z 3 respondentami z dużych firm, gdyż przekładały one wywiad na termin po zakończeniu badania. Sposób przeciwdziałania: Wprowadzono niewielkie zmiany próby badawczej i przeniesiono ww. wywiady na pozostałe grupy przedsiębiorstw, jednakże bez zaburzenia wyników analizy, gdyż wyniki dla tej grupy badanej zostały przeważone zgodnie ze strukturą populacji, w której 96% stanowią firmy mikro. Skutek: Realizacja badania. 9/ studia przypadków zmiana planowanego procesu badawczego Opis ograniczenia: Zmiana planowanego procesu badawczego wystąpiła również w przypadku grupy beneficjentów do studiów przypadku. Ograniczeniem wykonania 3 badań typu case study wśród organizacji pozarządowych okazała się zbyt mała liczba beneficjentów w tej grupie tylko jedna organizacja pozarządowa, w okresie objętym badaniem na etapie realizacji niniejszego badania, była beneficjentem RPO WiM. Sposób przeciwdziałania: Zamawiający podjął decyzję o połączeniu następujących kategorii beneficjentów: jednostki organizacyjne JST (2 studia przypadków) oraz kategorii organizacje pozarządowe (1 studium przypadku). Skutek: Realizacja badania. 56

58 6. Opis i analiza wyników badania wraz z wnioskami sformułowanymi w oparciu o postawione pytania badawcze 6.1 Badanie aktywności potencjalnych beneficjentów/beneficjentów programów finansowanych ze środków UE w województwie warmińsko-mazurskim Identyfikacja aktywności i skuteczności poszczególnych typów potencjalnych benefi cjentów w aplikowaniu o środki pomocowe UE Aktywność potencjalnych beneficjentów w okresie programowania (stan na 30 czerwca 2009 r.) Aktywność potencjalnych beneficjentów Aktywność ogólnie Ogółem potencjalni beneficjenci w województwie warmińsko-mazurskim do 30 czerwca 2009 r. złożyli 4641 wniosków 24. Najwięcej wniosków złożono do PO KL 2935, co stanowi 63,2% wszystkich złożonych wniosków i do RPO WiM 1478, co stanowi 31,8% wszystkich złożonych wniosków. Liczbę i wartość złożonych wniosków w podziale na poszczególne programy pokazuje poniższa tabela. Całkowita wartość projektów złożonych przez beneficjentów wyniosła ponad mln zł, a wnioskowana wartość dofinansowania to prawie mln zł. Największy udział w tych kwotach mają projekty złożone do RPO WiM (53,6% wartości projektów, 43,3% wartości dofinansowania) i PO KL (odpowiednio 18,2% i 26,8%). Istotny udział wartościowy mają także programy POIŚ (odpowiednio 12,6% i 12,7%) i PO RPW (odpowiednio 8,4% i 10,0%), do których złożono niewiele wniosków, ale są to projekty o wysokim budżecie. Najwięcej wniosków do PO KL złożono w konkursach ogłaszanych w ramach Priorytetu 9. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach (1641 wniosków, co stanowi 36% liczby wszystkich wniosków), w tym najwięcej do Działania 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty i Działania 9.5. Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich. Kolejne konkursy cieszące się największym zainteresowaniem potencjalnych beneficjentów to konkursy realizowane w ramach RPO WiM, Działania 1.1. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw wniosków, co stanowi 22% liczby wszystkich złożonych wniosków. Do Działania 1.1. RPO WiM wnioski złożyli prawie wyłącznie przedsiębiorcy. 24 Analiza nie obejmuje Priorytetu 3 PO KL; brakuje danych dotyczących złożonych wniosków, do realizacji zakwalifikowano 623 wnioski na kwotę całkowitą: zł, a dofinansowania zł. W dostarczonych bazach wniosków złożonych nie było żadnego wniosku złożonego do PO IG, Działanie 4.5. Jednak w bazach projektów zakwalifikowanych do dofinansowania znalazł się jeden wniosek finansowany z tego działania, pochodzący od wnioskodawcy z Elbląga wartość całkowita zakwalifikowanego projektu wyniosła zł, a wartość dofinansowania zł. Wniosek ten nie jest brany pod uwagę w analizach aktywności i absorpcji. 57

59 Tabela 3. Liczba i wartość projektów oraz wartość dofinansowania we wnioskach złożonych do poszczególnych programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Program Liczba wniosków Procent Wartość projektów (zł) Procent Wartość dofinansowania (zł) Procent Średnia wartość projektu (zł) PO EWT 71 1, , , PO IG 90 1, , , PO IiŚ 57 1, , , PO KL , , , RPO WiM , , , PO RPW 10 0, , , Ogółem Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Spośród potencjalnych beneficjentów najwięcej wniosków (Tabela 4) złożyły jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i jednostki organizacyjne (JST i JOJST) 1883, następnie przedsiębiorcy (1773 wnioski) i organizacje pozarządowe (848 wniosków). Tabela 4 Liczba wniosków złożonych przez potencjalnych beneficjentów (w podziale na typy) do programów perspektywy finansowej w województwie warmińskomazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Program Przedsiębiorcy JST i JOJST Organizacje pozarządowe Inne PO EWT PO IG PO IiŚ PO KL RPO WiM PO RPW Ogółem Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Aktywność potencjalnych beneficjentów w podziale na gminy Rozkład aktywności potencjalnych beneficjentów z poszczególnych gmin charakteryzowany liczbą złożonych wniosków jest zróżnicowany. Nadreprezentowane są duże miasta, a niedoreprezentowane są gminy wiejskie. Największą liczbę wniosków złożyli potencjalni beneficjenci z Olsztyna 1244 co stanowi 26,8% wszystkich złożonych wniosków. Połowa wszystkich złożonych wniosków pochodzi od potencjalnych beneficjentów z 7 dużych miast i gminy miejsko-wiejskiej Olecko (Tabela 5) łączna wartość złożonych przez nich projektów wyniosła około mln zł, co stanowi prawie 60% wartości wszystkich złożonych projektów. W 30 gminach, głównie wiejskich, potencjalni beneficjenci złożyli od 2 do 7 wniosków. Rozkład terytorialny liczby złożonych wniosków przez potencjalnych beneficjentów do wszystkich programów (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG), w podziale na gminy, pokazuje Mapa 7 w załączniku

60 Tabela 5 Liczba i wartość projektów złożonych w poszczególnych gminach - ranking (wszystkie programy w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Gmina Liczba złożonych wniosków Procent Procent skumulowany Wartość złożonych (zł) Procent Procent skumulowany m. Olsztyn ,8 26, ,8 32,8 m. Elbląg 326 7,0 33, ,6 42,4 m. Ostróda 160 3,4 37, ,7 46,1 m. Iława 151 3,3 40, ,0 49,1 m. Ełk 135 2,9 43, ,7 53,8 gm. m-w. Olecko 119 2,6 46, ,1 55,9 m. Giżycko 106 2,3 48, ,0 58,9 m. Nowe Miasto Lubawskie 94 2,0 50, ,9 59,8 Pozostałe gminy ,7 100, ,2 100,0 Ogółem ,0 100, ,0 100,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Ogółem potencjalni beneficjenci z gmin wiejskich (67 gmin wiejskich ze 116 gmin w województwie warmińsko-mazurskim), złożyli 762 wnioski tj. 16% wszystkich złożonych wniosków (Wykres 4), których łączna wartość dofinansowania wnioskowana przez projektodawców stanowiła 11% wartości dofinansowania wszystkich zgłoszonych projektów (Tabela 6). W przypadku programu RPO WiM te proporcje są nieco lepsze liczba projektów z gmin wiejskich złożonych do RPO WiM stanowi 21% liczby wszystkich projektów złożonych do tego programu. Wartość dofinansowania projektów zgłoszonych do RPO WiM stanowiła 19% całkowitej wartości dofinansowania projektów zgłoszonych do tego programu. Rozkład terytorialny liczby złożonych wniosków przez potencjalnych beneficjentów do RPO WiM, w podziale na gminy, pokazuje Mapa 8 w załączniku

61 Wykres 4. Liczba wniosków złożonych przez potencjalnych beneficjentów w podziale na typy gmin (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Tabela 6. Wartość dofinansowania (w zł) wnioskowana przez potencjalnych beneficjentów w podziale na typy gmin (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Dofinansowanie Miejska Procent Wiejska Procent Miejsko-wiejska Procent Ogółem PO EWT , , , PO IG , , , PO IiŚ , , , PO KL , , , RPO WiM , , , PO RPW ,0 0 0,0 0 0, Ogółem , , , Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami W każdej gminie potencjalni beneficjenci złożyli przynajmniej jeden wniosek do któregoś z programów. Warto jednak zwrócić uwagę, że w kilkunastu gminach potencjalni beneficjenci nie aplikowali do najbardziej popularnych, masowych konkursów ogłaszanych w ramach RPO WiM i PO KL, co może świadczyć o ich niskiej aktywności: QQ potencjalni beneficjenci z 16 gmin nie złożyli żadnego wniosku do RPO WiM. Były to gminy wiejskie: Wilczęta, Płośnica, Elbląg, Godkowo, Rychliki, Miłki, Barciany, Kiwity, Janowiec Kościelny, Janowo, Wieliczki, Świątki, Świętajno, Dubeninki, Budry, Pozezdrze, 60

62 QQ QQ potencjalni beneficjenci z 15 gmin nie złożyli żadnego wniosku do PO KL. Były to gminy wiejskie: Bartoszyce, Górowo Iławeckie, Braniewo, Elbląg, Ełk, Giżycko, Lubawa, Kętrzyn, Lidzbark Warmiński, Mrągowo, Nowe Miasto Lubawskie, Ostróda, JST i JOJST z 30 gmin nie złożyły wniosków do RPO WiM, w tym w dwóch z tych gmin JST i JOST nie złożyły wniosku do żadnego programu (w gminie wiejskiej Elbląg i gminie wiejskiej Braniewo), a w 27 z nich JST i JOST aplikowały wyłącznie do PO KL. W jednej z omawianych gmin JST i JOST złożyły wnioski tylko do PO KL i PO IG. Aktywność przedsiębiorców Przedsiębiorcy ogółem złożyli 1773 wnioski, z czego 50% wniosków złożyli przedsiębiorcy z czterech miast Olsztyna, Elbląga, Ostródy i Działdowa (Tabela 7). W połowie gmin wnioski złożyło mniej niż 3 przedsiębiorców, a w 23 gminach wiejskich wniosku nie złożył żaden przedsiębiorca. Ponad połowa wniosków (1004) została złożona do RPO WiM, Działania 1.1. Tabela 7. Liczba wniosków złożonych przez przedsiębiorców do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Gmina Liczba złożonych wniosków przedsiębiorstwa % % skumulowany m. Olsztyn ,5 37,5 m. Elbląg 89 5,0 42,5 m. Ostróda 83 4,7 47,2 m. Działdowo 54 3,0 50,3 Z pozostałych gmin ,7 100,0 Ogółem ,0 100,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Lista liderów rankingu gmin, z których potencjalni beneficjenci złożyli najwięcej wniosków pokrywa się w dużym stopniu z listą najzamożniejszych gmin województwa, do których należą 25 : m. Olsztyn, m. Iława, m. Lubawa, m. Elbląg, m. Szczytno, m. Działdowo, m. Nowe Miasto Lubawskie oraz gmina miejsko-wiejska Dywity. Na wysokich pozycjach w rankingu liczby złożonych wniosków plasują się też gmina miejsko-wiejska Olecko i m. Ełk, które należą do najbogatszych gmin części wschodniej województwa warmińsko-mazurskiego. Zamożność gmin jest silnie związana z liczbą działających na ich terenie przedsiębiorstw 26, dlatego można oczekiwać, że aktywność przedsiębiorców będzie proporcjonalna do liczby przedsiębiorstw w gminie. Potwierdza to współczynnik korelacji między liczbą złożonych wniosków i liczbą przedsiębiorstw w gminie, który dla wszystkich gmin województwa warmińsko-mazurskiego wyniósł 0,91. Po odrzuceniu tych gmin, w których złożono bardzo dużo wniosków i bardzo mało wniosków lub nie złożono żadnego wniosku 27, współczynnik korelacji wzrasta do wartości 0,98, czyli prawie pełnej proporcjonalności liczby złożonych wniosków do liczby zarejestrowanych przedsiębiorstw w gminie (Wykres 5). 25 W. Dziemianowicz, J. Szlachta, Konkurencyjność Warmii i Mazur diagnoza problemowa, 2005 str Tamże, str Współczynnik korelacji dla gmin z dwóch środkowych kwartyli rozkładu liczby złożonych wniosków (połowa wszystkich gmin). 61

63 Wykres 5. Korelacja pomiędzy liczbą przedsiębiorstw w gminie a liczbą wniosków złożonych przez przedsiębiorców do wszystkich programów w województwie warmińskomazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Odnosząc liczbę złożonych wniosków do populacji przedsiębiorstw w poszczególnych gminach otrzymano względny wskaźnik aktywności, który wyniósł dla całego województwa średnio 1,6%. Przy pełnej proporcjonalności liczby wniosków do liczby potencjalnych wnioskodawców wskaźnik ten powinien przyjąć stałą wartość, wykazuje on jednak dość istotne zróżnicowanie wskazując na inne jeszcze, poza wielkością populacji potencjalnych wnioskodawców, przyczyny zróżnicowania aktywności przedsiębiorców w gminach. Generalnie przedsiębiorcy z gmin miejskich wykazali większa aktywność (średnia wartość wskaźnika - 1,8%) niż z pozostałych gmin (średnia wartość wskaźnika - 1,2%). Zmienili się też liderzy aktywności w rankingu w czołówce pojawiły się cztery gminy miejsko-wiejskie (poniższa tabela) przyczyny tak wysokiej aktywności mają zapewne charakter indywidualny, a nie statystyczny i mogą zostać zidentyfikowane w drodze studiów przypadków. Tabela 8. Lista gmin, w których przedsiębiorcy wykazali największą aktywność w aplikowaniu o środki programów (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG), mierzoną względnym wskaźnikiem aktywności Gmina Liczba złożonych wnioskówprzedsiębiorstwa A Liczba zarejestrowanych przedsiębiorstw B 28 gm. m-w. Miłomłyn ,46 gm. w. Działdowo gm. w. Dywity gm. w. Braniewo m. Olsztyn m. Działdowo gm. m-w. Dobre Miasto gm. w. Giżycko Względny wskaźnik aktywności A/B% s 1 28 Źródło: Bank Danych Regionalnych Głównego Urzędu Statystycznego. Liczba przedsiębiorstw w podziale na gminy została oszacowana jako suma: liczby osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, liczby spółek handlowych sektora prywatnego i państwowych, liczby spółek handlowych z udziałem kapitału zagranicznego sektora państwowego i państwowych, liczby spółdzielni i liczby przedsiębiorstw państwowych w 2008 r. 62

64 m. Ostróda gm. w. Jonkowo gm. w. Stawiguda gm. w. Iława m. Nowe Miasto Lubawskie gm. w. Ostróda gm. w. Purda gm. m-w. Barczewo gm. m-w. Biskupiec gm. m-w. Olsztynek Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Aktywność jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego JST i JOJST 29 złożyły łącznie 1883 wnioski (Tabela 9). Tu rozkład terytorialny liczby złożonych wniosków jest bardziej równomierny - wnioskodawcy z połowy gmin składali od 5 do 17 wniosków (mediana 8). Niemniej jednak również w przypadku JST i JOJST połowę wszystkich wniosków złożyli potencjalni beneficjenci z 13 dużych miast oraz 3 gmin wiejsko-miejskich: Olecko, Pisz i Biskupiec. Średnia wartość względnego wskaźnika aktywności JST i JOJST mierzona liczbą złożonych wniosków w odniesieniu do liczby samorządowych jednostek organizacyjnych 30 (dane dostępne na poziomie powiatów) wyniosła 70%. Oznacza to, że prawie 3 na 4 potencjalnych beneficjentów złożyło wniosek do któregoś z programów dostępnych na terenie województwa. Tabela 9. Lista gmin, z których jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i jednostki organizacyjne złożyły najwięcej wniosków do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Gmina Liczba wniosków procent Procent skumulowany Wartość złożonych (zł) procent m. Olsztyn 168 8,9 8, ,8 32,8 m. Elbląg 136 7,2 16, ,6 42,4 m. Ełk 64 3,4 19, ,7 47,1 m. Iława 57 3,0 22, ,0 50,1 m. Giżycko 55 2,9 25, ,0 53,1 m. Lidzbark Warmiński 55 2,9 28, ,3 55,4 m. Nowe Miasto Lubawskie 54 2,9 31, ,9 56,3 gm. m-w. Olecko 54 2,9 34, ,1 58,4 m. Bartoszyce 46 2,4 36, ,5 59,9 gm. m-w. Pisz 45 2,4 39, ,8 61,8 m. Mrągowo 40 2,1 41, ,1 62,8 gm. m-w. Biskupiec 37 2,0 43, ,6 63,4 m. Ostróda 36 1,9 45, ,7 67,1 m. Kętrzyn 35 1,9 46, ,0 68,2 m. Działdowo 34 1,8 48, ,9 71,1 m. Szczytno 32 1,7 50, ,8 73,9 Z pozostałych gmin ,7 100, ,1 100,0 Ogółem ,0 100, ,0 100,0 Procent skumulowany Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami W analizie nie rozróżnia się jednostek samorządu powiatowego są one liczone jako podmioty aplikujące z gminy, w której mają siedzibę. 30 Źródło: Bank danych regionalnych Głównego Urzędu Statystycznego suma powiatowych i gminnych jednostek samorządu terytorialnego z 2008 r. 63

65 Aktywność organizacji pozarządowych W przypadku organizacji pozarządowych prawie 50% wniosków złożyły organizacje mające siedzibę w Olsztynie i Elblągu (Tabela 10). Względny wskaźnik aktywności, odniesiony do liczby organizacji pozarządowych w gminach kształtuje się na średnim poziomie 24,5%. Ranking gmin, w których organizacje pozarządowe osiągnęły najwyższe wartości względnego wskaźnika aktywności nie pokrywa się z rankingiem gmin najbardziej aktywnych przedsiębiorców, a więc nie wykazuje korelacji z zamożnością gmin. Rozrzut względnego wskaźnika aktywności dla organizacji pozarządowych jest bardzo duży (Tabela 11): od 92% dla Górowa Iławeckiego, poprzez 50% dla Olsztyna, 25% dla Elbląga po 0% aktywności dla 53 gmin (na 116), w których organizacje pozarządowe nie złożyły żadnego wniosku. Tabela 10. Lista gmin, z których organizacje pozarządowe złożyły wnioski do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL) Gmina Liczba złożonych wniosków Procent Procent skumulowany m. Olsztyn ,6 38,6 m. Elbląg 80 9,4 48,0 m. Iława 41 4,8 52,8 m. Ostróda 40 4,7 57,5 m. Szczytno 20 2,4 59,9 m. Nowe Miasto Lubawskie 19 2,2 62,1 gm. m-w. Olecko 19 2,2 64,4 gm. m-w. Nidzica 18 2,1 66,5 gm. m-w. Biskupiec 16 1,9 68,4 gm. m-w. Dobre Miasto 16 1,9 70,3 m. Ełk 16 1,9 72,2 gm. m-w. Pasłęk 16 1,9 74,1 gm. m-w. Olsztynek 14 1,7 75,7 gm. m-w. Węgorzewo 13 1,5 77,2 m. Górowo Iławeckie 12 1,4 78,7 Z pozostałych gmin ,3 100,00 Ogółem ,00 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Tabela 11. Lista gmin, w których organizacje pozarządowe wykazały największą aktywność w aplikowaniu o środki programów (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG), mierzoną względnym wskaźnikiem aktywności Gmina Liczba złożonych wniosków A Liczba organizacji pozarządowych w gminie B m. Górowo Iławeckie gm. w. Kozłowo gm. w. Kiwity m. Nowe Miasto Lubawskie m. Iława gm. w. Banie Mazurskie m. Olsztyn gm. m-w. Ruciane-Nida względny wskaźnik aktywności A/B% 64

66 m. Ostróda gm. w. Łukta gm. w. Kurzętnik gm. m-w. Biskupiec gm. m-w. Olsztynek gm. m-w. Orneta gm. m-w. Nidzica gm. m-w. Olecko gm. w. Lubomino gm. m-w. Pasłęk gm. m-w. Dobre Miasto Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Prawie wszystkie wnioski złożone przez organizacje pozarządowe zostały złożone do PO KL. Nieliczne wnioski złożono do RPO WiM (do 30 czerwca 2009 złożono 15 wniosków do RPO WiM wobec 815 do PO KL), pomimo, że organizacje pozarządowe są na liście typów beneficjentów kwalifikowanych do uzyskania dotacji w wielu działaniach i poddziałaniach RPO WiM. W tabeli poniżej zestawiono działania i poddziałania PO KL, do których złożono najwięcej wniosków w województwie warmińsko-mazurskim. Jak widać największym zainteresowaniem cieszą się konkursy w obszarze rynku pracy (samozatrudnienie, integracja społeczna, podnoszenie kwalifikacji) i edukacji. Organizacje pozarządowe o takim profilu miały już możliwość aplikowania o środki na podobne projekty do ZPORR (wsparcie samozatrudnienia ZPORR 2.1 i wsparcie rozwoju edukacji - ZPORR 2.5) i wykazywały względnie duże zainteresowanie tą tematyką (patrz rozdział ). Do RPO WiM organizacje pozarządowe złożyły po kilka wniosków do działań: 2.2 Promocja turystyki, 3.2. Wysoki poziom zabezpieczenia i dostępności medycznej i opiekuńczej oraz 6.2. Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami. Tabela 12. Programy i działania , do których organizacje pozarządowe złożyły najwięcej wniosków (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Program/Działanie Nazwa działania Liczba złożonych wniosków przez organizacje pozarządowe POKL 6.1. POKL 6.2 POKL 6.3 POKL 7.2 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Inicjatywy lokalne na rzecz podnoszenia poziomu aktywności zawodowej na obszarach wiejskich Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej POKL 7.3 Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji 53 POKL 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie 98 POKL 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty POKL 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami

67 Dysproporcja pomiędzy ofertą RPO WiM dla organizacji pozarządowych a wykazywanym przez nie zainteresowaniem wydaje się wskazywać, że działania w RPO WiM, o dofinansowanie których mogą się ubiegać organizacje pozarządowe nie trafiają w potrzeby i możliwości organizacji pozarządowych. Bariery aplikowania do tych i pozostałych działań RPO WiM oraz źródła atrakcyjności PO KL są następujące: QQ QQ QQ W RPO WiM podstawowym typem projektu jest inwestycja (budowa, wyposażenie, modernizacja) podczas gdy PO KL oferuje dotacje na statutowe działania organizacji pozarządowych. Działania inwestycyjne wymagają dużego potencjału finansowego od beneficjenta, których organizacje pozarządowe w swej masie nie posiadają 31. W RPO WiM wymagany jest wkład własny beneficjenta od 15% do 20% wartości projektu w PO KL często wkład własny nie jest wymagany. W RPO WiM w prawie wszystkich działaniach i poddziałaniach, których potencjalnym beneficjentem może być organizacja pozarządowa wprowadzono wysoki próg minimalnej wartości projektu, w wysokości od 300 tys. zł do 1 mln zł w PO KL mogą być realizowane projekty małe (minimalna wartość projektu najczęściej wynosi 50 tys. zł), które bardziej odpowiadają potencjałowi organizacji pozarządowych. Biorąc to pod uwagę należy przypuszczać, że zainteresowanie organizacji pozarządowych RPO WiM będzie nadal incydentalne. Skuteczność w pozyskiwaniu środków Do 30 czerwca 2009 r. zakwalifikowano do realizacji i dofinansowania 1004 projekty; najwięcej do PO KL (62,1%) i RPO WiM (32,0%). Strukturę zakwalifikowanych wniosków pokazuje Tabela 13. Całkowita wartość projektów zakwalifikowanych wynosi ponad mln zł a wartość przyznanego dofinansowania to prawie mln zł. Największy udział w tych kwotach mają projekty złożone do RPO WiM (46,5% wartości projektów, 24,8% wartości dofinansowania) i PO KL (odpowiednio 20,1% i 19,3%). Istotny udział wartościowy ma także program PO RPW (odpowiednio 15,8% i 14,0%). Tabela 13. Liczba projektów, wartość projektów i wartość dofinansowania w projektach zakwalifikowanych do realizacji w programach perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Program Liczba projektów Procent Wartość projektów (zł) Procent Wartość dofinansowania (zł) Procent PO EWT 37 3, , , Średnia wartość projektu (zł) PO IG 14 1, , , PO IiŚ 4 0, , , PO KL , , , RPO WiM , , , PO RPW 5 0, , , Ogółem , ,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Miarą skuteczności beneficjentów może być wskaźnik współczynnik sukcesu - odnoszący liczbę wniosków, które zostały zakwalifikowane do dofinansowania do liczby złożonych wniosków. Najwyższy współczynnik sukcesu (Tabela 13) beneficjenci osiągnęli w programach POEWT i PO RPW (około 50%), najniższy w programach POiIŚ (7%) i POIG (16%). Ogólnie co czwarty wniosek złożony do POKL i RPO WiM został zakwalifikowany do dofinansowania. s 1 31 Stowarzyszenie Klon-Jawor, Najważniejsze pytania, podstawowe fakty. Polski sektor pozarządowy 2008, Warszawa, 2008, str

68 W poszczególnych grupach potencjalnych beneficjentów najwyższe współczynniki sukcesu uzyskały: w programie PO KL - JST i JOJST prawie co trzeci wniosek został zakwalifikowany do realizacji; w programie RPO WiM przedsiębiorcy i JST i JOJST co piąty wniosek został zakwalifikowany do realizacji. Najsłabiej wypadli wnioskodawcy do PO IŚ w przypadku JST i JOJST tylko jeden wniosek z 39 został zakwalifikowany do dofinansowania. Najsłabszą grupą potencjalnych beneficjentów są organizacje pozarządowe, które mają najniższy współczynnik sukcesu we wszystkich programach. Część wniosków potencjalnych beneficjentów odpadła na ocenie formalnej: średnio JST i JOJST uzyskały wynik na poziomie prawie 90% poprawnych formalnie wniosków spośród wniosków złożonych. Organizacje pozarządowe i przedsiębiorcy wypadli słabiej na ocenie formalnej uzyskując wynik odpowiednio 70% i 65% poprawnych formalnie wniosków spośród wniosków złożonych. Najwięcej wniosków przedsiębiorców odpadało na ocenie formalnej w konkursach RPO WiM prawie co drugi wniosek przedsiębiorców nie przeszedł oceny formalnej. Tabela 14. Liczba wniosków złożonych i zakwalifikowanych do realizacji w podziale na typy beneficjentów i programy (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Program Beneficjenci ogółem Przedsiębiorstwa JST ich stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST Organizacje pozarządowe Inni Wnioski Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu A B A/B% C D C/D% E F E/F% G H G/H% I J I/J% PO EWT , , , , ,0 PO IG , , , , ,7 PO IiŚ , , , , ,0 PO KL , , , , ,6 RPO WiM , , , , ,0 PO RPW ,0 0 0 nd ,0 0 0 nd ,0 Ogółem , , , , ,2 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Absorpcja ogółem w podziale na gminy Ponad połowa środków z konkursów rozstrzygniętych do 30 czerwca 2009 r. została przyznana wnioskodawcom z trzech miast: Olsztyna, Elbląga i Szczytna (Tabela 15). Prawie 90% wszystkich środków zostało przyznanych beneficjentom z 20 gmin (w tym z 15 miast i 5 gmin miejsko-wiejskich najciemniejszy kolor na mapie 2). Do wnioskodawców z pozostałych 96 gmin trafi 10% środków. 67

69 Tabela 15. Lista gmin, z których wnioskodawcy otrzymali łącznie najwięcej środków w ramach projektów zakwalifikowanych do realizacji do 30 czerwca 2009 (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL) Gmina Dofinansowanie (zł) procent Procent skumulowany m. Olsztyn ,59 31,59 m. Elbląg ,00 45,59 m. Szczytno ,82 52,41 m. Ełk ,82 59,23 m. Iława ,38 64,61 m. Ostróda ,14 68,74 m. Działdowo ,83 71,57 m. Bartoszyce ,93 73,50 gm. m-w. Pisz ,88 75,39 m. Nowe Miasto Lubawskie ,88 77,27 m. Giżycko ,67 78,94 m. Lidzbark Warmiński ,65 80,60 m. Mrągowo ,45 82,04 m. Kętrzyn ,44 83,49 m. Lubawa ,37 84,86 gm. m-w. Olecko ,15 86,01 gm. m-w. Węgorzewo ,10 87,10 gm. m-w. Gołdap ,04 88,15 m. Braniewo ,90 89,05 gm. m-w. Olsztynek ,81 89,85 Pozostałe gminy ,15 100,00 Ogółem ,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami

70 Mapa 2. Rozkład terytorialny wartości dofinansowania projektów realizowanych przez beneficjentów wszystkich programów (bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG), w podziale na gminy Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Istotną cechą województwa warmińsko-mazurskiego jest silne zróżnicowanie wewnątrz wojewódzkie na poziomie gmin 32. Różnica w wysokości PKB per capita między najbogatszym i najbiedniejszym podregionem województwa pogłębiła się i wzrosła w latach Widać z przytoczonych danych (Tabela 15 oraz powyższa Mapa 2), że różnica ta w efekcie działania programów , będzie się nadal pogłębiać. Jest to zgodne z przyjętą strategią rozwoju województwa warmińsko-mazurskiego, która zakłada w wymiarze wewnątrzregionalnym wzmocnienie roli miast jako ośrodków rozwoju lokalnego i ponadlokalnego, w tym wzmocnienie funkcji metropolitalnej Olsztyna i centrów subregionalnych Elbląga i Ełku 33. Również strategia RPO WiM zakłada terytorialną koncentrację wsparcia na obszarach o wysokim potencjale rozwojowym 34. Rozkład terytorialny wartości dofinansowania uzyskanego do 30 czerwca 2009 r. przez beneficjentów RPO WiM, w podziale na gminy, pokazuje Mapa 9 w załączniku 9.3. Absorpcja w podziale na typy beneficjentów Najwięcej środków pozyskali JST i JOJST, przy czym największa ich część pochodzi z programów RPO WiM i PO KL, do których złożyli najwięcej wniosków (Tabela 16). Drudzy w kolejności są przedsiębiorcy, którzy pozyskali w przybliżeniu połowę kwoty pozyskanej przez JST i JOJST. Przedsiębiorcy najwięcej środków pozyskali z RPO WiM, ale także znaczące kwoty dofinansowania przyznano przedsiębiorcom w programach PO IiŚ, PO KL i PO IG. Znaczący udział w pozyskiwaniu środków mają beneficjenci zakwalifikowani do kategorii Inni. Są to: Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie i Wyższa Szkoła Policji w Szczytnie, które składały projekty do PO RPW. Projekty te (3 projekty) w sumie uzyskały dofinansowanie na poziomie ponad 211 mln zł. Najmniej środków pozyskały organizacje pozarządowe. Organizacje pozarządowe pozyskiwały środki głównie z PO KL. 32 Źródło: Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata , Dokument przyjęty przez Zarząd Województwa Warmińsko Mazurskiego w dniu 14 listopada 2007 r. 33 Tamże, str Tamże, str

71 Tabela 16. Wartość dofinansowania (w zł) pozyskanego przez beneficjentów z różnych programów (wszystkie programy w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Typ beneficjenta Ogółem PO EWT PO IG PO IiŚ PO KL RPO WiM PO RPW przedsiębiorstwa bd JST ich stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST organizacje pozarządowe inni Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Białe plamy Białe plamy oznaczają obszary gmin/powiatów, w których nie jest realizowany żaden projekt. Wnioski beneficjentów z 14 gmin nie zostały zakwalifikowane do dofinansowania (Tabela 17). W gminach tych wnioski składano głównie do programów POKL (31 wniosków) i RPO WiM (46 wniosków). Potencjalni beneficjenci ze wszystkich gmin złożyli co najmniej jeden wniosek do któregoś z programów. Statystycznie szanse na zakwalifikowanie do realizacji wniosku z danej gminy rosną wraz ze wzrostem liczby złożonych wniosków. Dlatego nie zaskakuje, że na liście białych plam znajdują się w większości gminy (oprócz gmin miejsko-wiejskich Ełk, Wydminy i Gietrzwałd), w których składano najmniej wniosków (od 2 do 7). Trudno na tym etapie formułować jakieś dodatkowe tezy, można tylko zwrócić uwagę, że (Tabela 18): W gminie wiejskiej Elbląg potencjalni beneficjenci wykazali się bardzo niską aktywnością: żadnego wniosku nie złożyły JST i JOJST, a także nie złożono żadnego wniosku do dwóch najbardziej masowych programów, czyli PO KL i RPO WiM. W gminie wiejskiej Ełk słabą stroną wniosków okazały się kwestie formalne: żaden z 5 wniosków JST i JOJST nie przeszedł oceny formalnej. W gminach wiejskich Miłki, Gietrzwałd i Pasym, słabą stroną wniosków okazały się kwestie merytoryczne: żaden z odpowiednio 6, 7 i 5 wniosków JST i JOJST nie przeszedł oceny merytorycznej. Tabela 17. Gminy, w których potencjalni beneficjenci nie uzyskali dofinansowania żadnego wniosku stan na 30 czerwca 2009 r. (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL i Działania 4.5 PO IG) Gmina Liczba wniosków złożonych Liczba wniosków po ocenie formalnej gm. w. Górowo Iławeckie gm. w. Płośnica gm. w. Elbląg gm. w. Markusy gm. w. Ełk gm. w. Miłki Liczba wniosków zakwalifikowanych do dofinansowania projekt Zarządu Portu w Elblągu AMBER COAST ROUTE - w bazie danych brak kwoty projektu i dofinansowania. 70

72 gm. w. Wydminy gm. w. Kętrzyn gm. w. Mrągowo gm. w. Janowiec Kościelny gm. w. Nowe Miasto Lubawskie gm. w. Gietrzwałd gm. w. Pasym gm. w. Pozezdrze Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Tabela 18. Wnioski złożone i po ocenie formalnej w podziale na typ beneficjenta w gminach, w których potencjalni beneficjenci nie uzyskali dofinansowania stan na 30 czerwca 2009 (wszystkie programy perspektywy finansowej w województwie warmińskomazurskim, bez Priorytetu 3 PO KL) Gmina Liczba wniosków złożonych Liczba wniosków po ocenie formalnej Przedsiębiorcy JST ich związki i JOJST Organizacje pozarządowe Przedsiębiorcy JST ich związki i JOJST Organizacje pozarządowe Górowo Iławeckie Płośnica Elbląg Markusy Ełk Miłki Wydminy Kętrzyn Mrągowo Janowiec Kościelny Nowe Miasto Lubawskie Gietrzwałd Pasym Pozezdrze Ogółem Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Aktywność potencjalnych beneficjentów w okresie programowania Aktywność potencjalnych beneficjentów Aktywność ogólnie Ogółem w województwie warmińsko-mazurskim w perspektywie finansowej złożono 6509 wniosków, z czego 51% wniosków złożono do programu SPO ROL, 27% do ZPORR i 14% do SPO WKP. Strukturę złożonych wniosków pokazuje Tabela 19. Całkowita wartość projektów złożonych przez beneficjentów wyniosła ponad mln zł, a wnioskowana wartość dofinansowania to ponad mln zł. Największy udział w tych kwotach miały projekty złożone do ZPORR (61,2% wartości wszystkich złożonych projektów, 65,8% wartości wnioskowanego łącznie dofinansowania) i SPO ROL (odpowiednio 23,8% i 20,0%). Istotny udział wartościowy ma także program SPO WKP (odpowiednio 8,0% i 6,3%). 71

73 Tabela 19. Liczba wniosków, wartość projektów i wartość dofinansowania dla wniosków złożonych do programów przez potencjalnych beneficjentów z województwa warmińsko-mazurskiego Program Liczba wniosków Procent Wartość projektów (zł) Procent Wartość dofinansowania (zł) Procent Średnia wartość projektu(zł) SPO ROL , , , SPO RYBY 343 5, , , SPO RZL 221 3, , , SPOT 3 0, , , SPO WKP , , , ZPORR , , , Ogółem , , Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Tabela 20. Liczba wniosków podziale na typ beneficjenta dla wniosków złożonych do programów przez potencjalnych beneficjentów z województwa warmińskomazurskiego Program Przedsiębiorcy JST+JOJST Organizacje pozarządowe Inne Brak danych 36 SPOROL SPORYBY SPORZL SPOT SPOWKP ZPORR Ogółem Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Dostarczone dane na temat beneficjentów i wnioskodawców programów nie pozwalają na przeprowadzenie pełnej analizy aktywności i absorpcji w podziale na typy beneficjentów i rozkład aktywności i absorpcji w gminach, ponieważ brakuje danych (Tabela 20) na temat typu beneficjentów i ich lokalizacji dla programów SPO ROL i SPO RYBY. Dla Działania 2.2 SPO WKP (315 wniosków) brakuje danych na temat lokalizacji potencjalnych beneficjentów. Łącznie niepełne dane na temat wniosków dotyczą 3678 wniosków, czyli ponad połowy wszystkich złożonych wniosków. Ponieważ w obecnej perspektywie finansowej nie ma programów odpowiedników SPO ROL i SPO RYBY przeprowadzono analizę dla pozostałych programów w celu porównania aktywności i absorpcji w obu perspektywach finansowych. Analiza aktywności i absorpcji w podziale na gminy nie uwzględnia wniosków złożonych i zrealizowanych w ramach Działania 2.2. SPO WKP. Aktywność potencjalnych beneficjentów w podziale na gminy Generalnie poziom aktywności potencjalnych beneficjentów w perspektywie finansowej był niższy niż w obecnej perspektywie finansowej w całym okresie wdrażania złożono w przybliżeniu dwa razy mniej wniosków niż obecnie do 30 czerwca Natomiast zróżnicowanie aktywności potencjalnych beneficjentów z poszczególnych gmin jest podobne: QQ rozkład aktywności beneficjentów z gmin wiejskich i miejskich jest niemal identyczny jak w przypadku programów Największą aktywność ogółem wykazują beneficjenci Brak danych w dostarczonych przez instytucje wdrażające bazach na temat typu beneficjenta dotyczą 3678 wniosków z SPO RYBY i SPO ROL (oprócz działań 2.3 i 2.5) i Działania 2.2 SPO WKP. 72

74 QQ QQ z gmin miejskich (63,3% wszystkich złożonych wniosków), najmniejszą z gmin wiejskich (15,5% wszystkich złożonych wniosków), połowa wszystkich wniosków pochodzi od potencjalnych beneficjentów z 8 dużych miast, a łączna wartość ich projektów to prawie 60% wartości wszystkich złożonych projektów (Tabela 20). Żadnego wniosku nie złożono w 5 gminach wiejskich: Braniewo, Gronowo Elbląskie, Lidzbark Warmiński, Dubeninki i w gminie miejsko-wiejskiej Ruciane-Nida, w pierwszej dziesiątce gmin, w których złożono najwięcej wniosków (m. Olsztyn, m. Elbląg, m. Iława, m. Ełk, m. Ostróda, m. Działdowo, m. Giżycko, m. Mrągowo, m. Nowe Miasto Lubawskie, gmina miejsko-wiejska Olecko) znajduje się 9 gmin (bez m. Mrągowa), które tworzą również pierwsza dziesiątkę w przypadku programów Rozkład terytorialny liczby złożonych wniosków przez potencjalnych beneficjentów do wszystkich programów (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP), w podziale na gminy, pokazuje Mapa 5 w załączniku 9.2. Tabela 21. Lista gmin, w których złożono najwięcej wniosków i odpowiadająca im wartość złożonych projektów (programy w województwie warmińsko-mazurskim bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba złożonych wniosków Procent Procent skumulowany Wartość złożonych projektów (zł) Procent m. Olsztyn ,76 25, ,36 30,36 m. Elbląg 131 5,18 30, ,35 39,71 m. Iława 124 4,91 35, ,97 44,68 m. Ełk 102 4,04 39, ,47 48,15 m. Ostróda 85 3,36 43, ,32 50,47 m. Działdowo 74 2,93 46, ,76 53,23 m. Giżycko 72 2,85 49, ,48 55,71 m. Mrągowo 70 2,77 51, ,01 58,72 Pozostałe gminy ,20 100, ,28 100,0 Ogółem , ,0 Procent skumulowany Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Aktywność przedsiębiorców Przedsiębiorcy ogółem złożyli 1217 wnioski, z czego ponad połowę wniosków złożyli przedsiębiorcy z pięciu miast: m. Olsztyna, m. Elbląga, m. Iławy, m. Ełk, m. Ostródy i gminy wiejskiej Elbląg (Tabela 22). W połowie gmin wnioski złożyło mniej niż 3 przedsiębiorców, a w 21 gminach, głównie wiejskich, wniosku nie złożył żaden przedsiębiorca. Najczęściej przedsiębiorcy aplikowali o dotacje na inwestycje do programu ZPORR, Działanie wniosków i SPO WKP, Działanie wniosków. Dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców cieszyły się też dotacje na dofinansowanie udziału w targach i wystawach, którego udzielano z Działania 2.2 SPO WKP 315 wniosków 37. Słabym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców cieszył się program SPO RZL łącznie przedsiębiorcy złożyli do niego 22 wnioski Działanie 2.2. SPO WKP nie jest brane pod uwagę w analizie aktywności w podziale na gminy, ze względu na braki danych na temat lokalizacji wnioskodawcy. 73

75 Tabela 22. Liczba wniosków złożonych przez przedsiębiorców do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba złożonych wniosków przedsiębiorstwa Procent Procent skumulowany m. Olsztyn ,91 29,91 m. Elbląg 66 5,42 35,33 m. Iława 65 5,34 40,67 m. Ełk 54 4,44 45,11 m. Ostróda 49 4,03 49,14 gm. w. Elbląg 34 2,79 51,93 Z pozostałych gmin ,07 100,0 Ogółem ,0 100,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Podobnie jak w przypadku programów liczba wniosków złożonych przez przedsiębiorców w gminach jest proporcjonalna do liczby zarejestrowanych przedsiębiorstw. Współczynnik korelacji między liczbą złożonych wniosków i liczbą przedsiębiorstw w gminie wynosi 0,92. Średnia wartość względnego współczynnika aktywności (liczba złożonych wniosków do liczby przedsiębiorstw ogółem) dla całego województwa, po uwzględnieniu wniosków złożonych do Działania 2.2. SPO WKP wyniosła 1,5%, tj. prawie tyle samo co w przypadku programów (dla których wyniosła 1,6%). Oznacza to, że pomimo większej podaży środków i intensywniejszej promocji w obecnej perspektywie finansowej nie obserwujemy znaczącego wzrostu aktywności tej grupy potencjalnych beneficjentów. Względny współczynnik aktywności przedsiębiorców w podziale na gminy wykazuje zróżnicowanie: od 7,4% dla gminy wiejskiej Elbląg do 0% dla 21 gmin, w których nie złożono żadnego wniosku. Nie udało się zidentyfikować istotnych statystycznie przyczyn tego zróżnicowania. Można przypuszczać, że w wielu przypadkach przyczyny te mają charakter indywidualny i można je zidentyfikować studiami przypadków. Warto zatem zwrócić uwagę na przypadek (Tabela 23): QQ QQ gminy miejsko-wiejskiej Miłomłyn, z której przedsiębiorcy wykazują bardzo dużą aktywność w obu perspektywach finansowych (1. i 2. miejsce w rankingach), i gminy wiejskiej Elbląg, z której przedsiębiorcy wykazali najwyższą aktywność w programach , natomiast złożyli tylko 2 wnioski (do PO IG) w programach Tabela 23. Lista gmin, o najwyższych wartościach względnego wskaźnika aktywności przedsiębiorstw (wszystkie programy bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba złożonych wnioskówprzedsiębiorstwa A Liczba zarejestrowanych przedsiębiorstw B 38 Wskaźnik aktywności A/B% gm. w. Elbląg ,39 gm. m-w. Miłomłyn ,86 m. Nowe Miasto Lubawskie ,52 gm. w. Jonkowo ,29 gm. w. Działdowo ,29 gm. w. Janowo ,65 39 Źródło: 1 opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Źródło Bank danych regionalnych Głównego Urzędu Statystycznego. Liczba przedsiębiorstw w podziale na gminy została oszacowana jako suma: liczby osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, liczby spółek handlowych sektora prywatnego i państwowych, liczby spółek handlowych z udziałem kapitału zagranicznego sektora państwowego i państwowych, liczby spółdzielni i liczby przedsiębiorstw państwowych w 2006 r. 74

76 Aktywność jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego JST i JOJST złożyły łącznie 1128 wniosków (Tabela 24). Średnia wartość względnego wskaźnika aktywności JST i JOJST mierzona liczbą złożonych wniosków w odniesieniu do liczby samorządowych jednostek organizacyjnych (dane na temat liczby samorządowych jednostek organizacyjnych dostępne na poziomie powiatów 39 ) wyniosła 40%, a więc jest znacząco niższa od aktywności tego typu potencjalnych beneficjentów w obecnej perspektywie finansowej (70%). Wnioskodawcy z połowy gmin składali od 1 do 10 wniosków (mediana 3). Rozkład aktywności potencjalnych beneficjentów w podziale na gminy jest bardziej równomierny niż rozkład aktywności przedsiębiorców, niemniej jednak również w przypadku JST i JOJST połowę wszystkich wniosków złożyli potencjalni beneficjenci z 9 dużych miast oraz gminy miejsko-wiejskiej Olecko. Tabela 24. Lista gmin, z których jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i jednostki organizacyjne złożyły najwięcej wniosków do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba wniosków Procent Procent skumulowany Wartość złożonych wniosków (zł) Procent Procent skumulowany m. Olsztyn ,67 16, ,02 27,02 m. Giżycko 55 4,88 21, ,08 30,10 m. Iława 52 4,61 26, ,46 35,56 m. Elbląg 51 4,52 30, ,20 46,75 m. Ełk 48 4,26 34, ,51 50,26 m. Mrągowo 37 3,28 38, ,57 53,83 m. Szczytno 36 3,19 41, ,28 56,11 m. Kętrzyn 34 3,01 44, ,52 58,63 m. Ostróda 34 3,01 47, ,39 61,02 gm. m-w. Olecko 33 2,93 50, ,50 62,52 m. Działdowo 28 2,48 52, ,70 64,22 m. Bartoszyce 27 2,39 55, ,36 65,58 gm. m-w. Węgorzewo 25 2,22 57, ,85 66,43 m. Nowe Miasto Lubawskie 22 1,95 59, ,23 67,65 m. Lidzbark Warmiński 21 1,86 61, ,80 68,45 gm. m-w. Morąg 21 1,86 63, ,26 69,72 Z pozostałych gmin ,88 100, ,28 100,0 Ogółem ,0 100, ,0 100,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Aktywność organizacji pozarządowych Średnio 5% potencjalnych beneficjentów organizacji pozarządowych z województwa warmińskomazurskiego aplikowało do programów perspektywy finansowej Jest to pięciokrotnie mniej niż w obecnej perspektywie finansowej. Wnioskodawcy w większości gmin nie aplikowali (potencjalni beneficjenci ze 100 gmin nie złożyli żadnego wniosku). Większość wniosków (Tabela 25) z 16 gmin, z których aplikowano pochodzi z m. Olsztyna, m. Działdowa, m. Elbląga i m. Iławy (80,6% wszystkich złożonych przez organizacje pozarządowe wniosków) Źródło: Bank danych regionalnych Głównego Urzędu Statystycznego suma powiatowych i gminnych jednostek samorządu terytorialnego z 2006 r. 75

77 Tabela 25. Lista gmin, z których organizacje pozarządowe złożyły wnioski do programów perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba złożonych wniosków Procent Procent skumulowany m. Olsztyn 83 51,88 51,88 m. Działdowo 26 16,25 68,13 m. Elbląg 13 8,13 76,25 m. Iława 7 4,38 80,63 gm. m-w. Biskupiec 5 3,13 83,75 m. Szczytno 4 2,50 86,25 gm. m-w. Pasłęk 3 1,88 88,13 gm. m-w. Olecko 3 1,88 90,00 gm. w. Łukta 3 1,88 91,88 gm. m-w. Gołdap 3 1,88 93,75 gm. m-w. Pieniężno 2 1,25 95,00 gm. w. Kalinowo 2 1,25 96,25 gm. m-w. Mikołajki 2 1,25 97,50 gm. m-w. Nidzica 2 1,25 98,75 m. Ostróda 2 1,25 100,00 Z pozostałych gmin 0 0,00 100,00 Ogółem ,00 100,00 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Najwięcej wniosków organizacje pozarządowe złożyły do ZPORR 121 wniosków, głownie do dwóch działań: Działania 2.1 Rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwości kształcenia ustawicznego w regionie (49 wniosków) oraz Działania 2.5. Promocja przedsiębiorczości (41 wniosków). W pierwszym przypadku wnioski składały organizacje pozarządowe działające w obszarze promocji i wspomagania edukacji; w drugim przypadku organizacje udzielające doradztwa i szkoleń w tematyce związanej z rozpoczynaniem działalności gospodarczej. Skuteczność w pozyskiwaniu środków W perspektywie finansowej zrealizowano projektów (Tabela 26). Średnia skuteczność wnioskodawców (liczba projektów zrealizowanych (2788) do złożonych (6509 Tabela 18) wyniosła 43%. Całkowita wartość projektów zakwalifikowanych wyniosła ponad mln zł a wartość przyznanego dofinansowania to ponad mln zł. Największy udział w tych kwotach mają projekty złożone do ZPORR (56,4% wartości projektów, 60,8% wartości dofinansowania), SPO ROL (odpowiednio 17,7% i 13,5%). 76

78 Tabela 26. Liczba projektów, wartość projektów i wartość dofinansowania w projektach zrealizowanych w województwie warmińsko-mazurskim dofinansowanych z programów perspektywy finansowej Program Liczba projektów Procent Wartość projektów (zł) Procent Wartość dofinansowania (zł) Procent Średnia wartość projektu (zł) SPOROL , , , SPORYBY 195 6, , , SPORZL 184 6, , , SPOT 2 0, , , SPOWKP 215 7, , , ZPORR , , , Ogółem , ,00 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Bazy danych projektów realizowanych w perspektywie finansowej nie wskazują lokalizacji beneficjenta ani typu beneficjenta dla SPO RYBY i SPO ROL (poza Działaniami 2.3 i 2.5) oraz SPO WKP dla Działania 2.2, czyli dla ponad połowy realizowanych projektów, dlatego niemożliwa jest analiza absorpcji poszczególnych gmin i typów beneficjentów dla wszystkich programów perspektywy finansowej Podobnie jak w przypadku aktywności potencjalnych beneficjentów przeprowadzona zostanie analiza skuteczności w pozyskiwaniu środków bez programów SPO ROL, SPO RYBY i bez Działania 2.2 SPO WKP. W programach SPO RZL, SPO WKP, SPOT i ZPORR w województwie warmińsko-mazurskim zrealizowano 956 projektów (Tabela 27). Najwięcej projektów zrealizowano w programie ZPORR (63,3%), następnie SPO RZL (19,3%) oraz SPO WKP (17,3%). Całkowita wartość projektów zrealizowanych wyniosła prawie mln zł, a wartość przyznanego dofinansowania to ponad 948 mln zł. Największy udział w tych kwotach mają projekty złożone do ZPORR (76,4% wartości projektów, 74,4% wartości dofinansowania) i SPO RZL (odpowiednio 11,2% i 13,9%). Tabela 27. Liczba projektów, wartość projektów i wartość dofinansowania w projektach zrealizowanych w województwie warmińsko-mazurskim dofinansowanych z programów perspektywy finansowej (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Program Liczba projektów Procent Wartość projektów (zł) Procent Wartość dofinansowania (zł) Procent Średnia wartość projektu (zł) SPO RZL , , , SPOT 2 0, , , SPO WKP , , , ZPORR , , , Ogółem , , , Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Średnio prawie co trzeci przedsiębiorca uzyskał dofinansowanie ze ZPORR i SPO WKP (Tabela 28), dwóch z pięciu aplikujących JST i JOJST uzyskało dofinansowanie ze ZPORR, co szósta organizacja pozarządowa otrzymała dofinansowanie ze ZPORR. Prawie wszystkie wnioski JST i JOJST otrzymały dofinansowanie z SPO RZL. Obraz statystyczny w tym przypadku jest zniekształcony przez Działanie 1.2 Perspektywy dla młodzieży i Działanie 1.3 Przeciwdziałanie i zwalczanie długotrwałego bezrobocia gdzie pomimo formuły konkursu, aplikujący Powiatowe Urzędy Pracy uzyskiwały finansowanie w praktycznie 100% przypadków. 77

79 Tabela 28. Liczba wniosków złożonych i zakwalifikowanych do realizacji w podziale na typy beneficjentów i programy (programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Program Ogółem beneficjenci Przedsiębiorstwa JST ich stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST Organizacje pozarządowe Inni Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu Zakwalifikowane Złożone Współczynnik sukcesu A B A/B% C D C/D% E F E/F% G H G/H% I J I/J% SPO RZL , , , , ,00 SPOT , nd , nd 0 0 nd SPO WKP , , , , nd ZPORR , , , , ,57 Ogółem , , , , ,05 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Absorpcja ogółem w podziale na gminy Ponad 80% wszystkich środków zostało przyznanych beneficjentom z 20 gmin (Tabela 29). Do beneficjentów z pozostałych 96 gmin trafiło mniej niż 20% środków. Lista gmin, w których beneficjenci otrzymali najwięcej środków jest podobna w obu perspektywach finansowych na czele znajduje się m. Olsztyn i m. Elbląg, wśród pierwszych 20 gmin jest 14 miast i 6 gmin miejsko-wiejskich (w tabeli podano pozycję gminy w rankingu programów ). Tabela 29. Lista gmin, z których beneficjenci otrzymali łącznie najwięcej środków na realizowane projekty (programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Dofinansowanie (zł) procent Procent skumulowany Pozycja w rankingu programów m. Olsztyn ,48 35,48 1 m. Elbląg ,04 44,52 2 m. Ełk ,88 48,40 4 m. Działdowo ,45 51,85 7 m. Iława ,95 54,80 5 m. Mrągowo ,76 57,56 13 m. Ostróda ,71 60,27 6 m. Kętrzyn ,62 62,90 14 gm. m-w. Olecko ,38 65,28 16 gm. m-w. Nidzica ,07 67,34 22 gm. m-w. Gołdap ,01 69,35 18 gm. m-w. Pisz ,78 71,13 9 m. Szczytno ,74 72,

80 m. Bartoszyce ,63 74,50 8 gm. m-w. Biskupiec ,57 76,08 26 m. Giżycko ,54 77,62 11 gm. m-w. Mikołajki ,53 79,15 67 gm. m-w. Dobre Miasto ,24 80,39 23 m. Nowe Miasto Lubawskie ,15 81,54 10 m. Braniewo ,08 82,62 19 Pozostałe gminy ,38 100,00 Ogółem ,0 Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Rozkład terytorialny wartości dofinansowania projektów realizowanych przez beneficjentów wszystkich programów (bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP), w podziale na gminy, pokazuje Mapa 6 w załączniku 9.2. Absorpcja w podziale na typy beneficjentów Najwięcej środków pozyskali JST i JOJST (kilkakrotnie więcej niż pozostałe typy beneficjentów), przy czym największa ich część pochodzi z programu ZPORR (Tabela 30). Przedsiębiorcy i organizacje pozarządowe 40 najwięcej środków pozyskali z SPO WKP. Tabela 30. Wartość dofinansowania (zł) pozyskanego przez beneficjentów z różnych programów (programy perspektywy finansowej w województwie warmińskomazurskim bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Typ beneficjenta Ogółem SPO RZL SPOT SPO WKP ZPORR przedsiębiorstwa JST ich stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST organizacje pozarządowe inni Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami Białe plamy Białe plamy oznaczają obszary gmin/powiatów, w których nie jest realizowany żaden projekt. Ze względu na niemożność przyporządkowania danych dotyczących realizowanych projektów do poszczególnych gmin, nie można przeanalizować, w których gminach nie realizowano żadnego projektu. Nie złożono żadnego wniosku w gminach wiejskich Braniewo i Lidzbark Warmiński, co oznacza, że co najmniej te dwie gminy są białymi plamami absorpcji środków perspektywy finansowej Analiza przeprowadzona wyłącznie dla programów SPO RZL, SPO WKP (bez Działania 2.2), SPOT i ZPORR wskazała na 20 gmin, w których nie realizowano żadnego projektu dofinansowanego z tych programów (Tabela 31). W 5 gminach nie złożono żadnego wniosku. W pozostałych potencjalni beneficjenci aplikowali głownie do SPO WKP i ZPORR. W żadnej z 20 gmin nie aplikowano do SPO RZL i SPOT. W 10 gminach JST i JOJST nie złożyły żadnego wniosku Większość projektów (12 z 14), które otrzymały dofinansowanie z SPO WKP to projekty realizowane przez fundusze pożyczkowe i fundusze poręczeniowe dla przedsiębiorców, dofinansowywane z Działania 1,2 SPO WKP Poprawa dostępności do zewnętrznego finansowania inwestycji przedsiębiorstw. Były to dotacje kapitałowe dla funduszy, a więc dotacje miały dużą wartość. 79

81 Gmina wiejska Ełk pojawiła się na obu listach białych plam (porównaj Tabelę 31 i 17) w przypadku programów JST i JOJST z gm. w. Ełk nie złożyli żadnego wniosku, w przypadku obecnej perspektywy finansowej wszystkie (5) wnioski JST i JOJST z gm. w. Ełk odpadły na ocenie formalnej. Tabela 31. Lista gmin, w których nie realizowano żadnego projektu (programy perspektywy finansowej w województwie warmińsko-mazurskim bez SPO ROL, SPO RYBY i Działania 2.2 SPO WKP) Gmina Liczba realizowanych projektów Liczba złożonych wniosków ogółem Liczba wniosków złożonych przez przedsiębiorców Liczba wniosków złożonych przez JST i JOJST Liczba wniosków złożonych przez organizacje pozarządowe Liczba wniosków złożonych do SPO WKP Liczba wniosków złożonych do ZPORR gm. w. Bartoszyce gm. m-w. Sępopol gm. w. Braniewo gm. w. Wilczęta gm. w. Godkowo gm. w. Gronowo Elbląskie gm. w. Ełk gm. w. Kalinowo gm. w. Prostki gm. w. Kruklanki gm. w. Lubawa gm. w. Lidzbark Warmiński gm. w. Piecki gm. w. Janowo gm. w. Świątki gm. w. Ostróda gm. m-w. Biała Piska gm. m-w. Ruciane- Nida gm. w. Jedwabno gm. w. Dubeninki Źródło: opracowanie własne na podstawie baz danych uzyskanych od instytucji wdrażających i zarządzających programami

82 6.1.2 Określenie determinantów i barier zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów/ beneficjentów RPO WiM Bariery i determinanty zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów przegląd badań Kwestie absorpcji środków publicznych dostępnych w otwartych schematach konkursowych były od początku obecności tzw. środków pomocowych w Polsce punktem centralnym zainteresowania instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie tych schematów. Zagadnienie to ma dwa aspekty: jeden to troska wdrażających o spożytkowanie wszystkich dostępnych środków, bowiem środki niewykorzystane wracają do darczyńcy, drugi, ważniejszy dotyczy realizacji podstawowej zasady regulującej działanie programów pomocowych zasady równego dostępu wszystkich podmiotów uprawnionych do skorzystania z pomocy. O ile w pierwszych programach pomocowych (Phare Spójność Społeczno-Gospodarcza Phare SSG) stosujących pilotażowo w Polsce konkursy dotacji skala dostępnych środków była niewielka w porównaniu z potrzebami to wydawałoby się, że popyt wielokrotnie przekraczający podaż powinien, tak jak to czyni niewidzialna ręka rynku uporać się z problemem 100% wykorzystania alokacji. Niemniej jednak od samego początku problem ten występował, i często instytucje wdrażające miały kłopot z zaraportowaniem na koniec programu 100% wydatkowania 41. Wynikało to z wielu powodów, których praprzyczyną były: skomplikowane procedury udzielania, monitorowania i kontroli realizacji oraz rozliczania dotacji, które w sumie powodowały opóźnienia w realizacji programów, często konieczność zwracania dotacji i ponownego kontraktowania zwolnionych w ten sposób środków. To czego na mniejszą skalę doświadczali beneficjenci programów Phare SSG stało się codziennością beneficjentów Funduszy Strukturalnych i obecnie Dodatkowo, ze względu na wielokrotny wzrost budżetu środków dostępnych w schematach konkursowych, całkiem realny staje się problem zrównoważenia podaży środków odpowiednim popytem, szczególnie tam gdzie zasadna z punktu widzenia strategii programujących względnie duża podaż nie trafia w potrzeby potencjalnych beneficjentów 43. Jeszcze ważniejsze od kwestii pełnego wykorzystania środków wydają się kwestie równego dostępu, które dotyczą nie tylko pozyskiwania informacji na temat dostępnych środków, ale przede wszystkim wyrównania szans wszystkich uprawnionych podmiotów i usunięcia barier, które dla jednych są bardziej dotkliwe niż dla innych powodując właśnie to, że dostęp nie jest równy. Dążenie do wyrównywania szans wiąże się z szerszym celem wszystkich działań objętych interwencją programów NPR i NSRO, które 41 W programie Phare 2003 SSG, w komponencie wsparcia małych i średnich przedsiębiorstw na koniec programu osiągnięto następujące wskaźniki kontraktowania i wydatkowania w poszczególnych schematach dotacyjnych: Rozwój i modernizacja przedsiębiorstw w oparciu o nowe technologie (fundusz inwestycyjny) kontraktowanie -92,0% alokacji, wydatkowanie 85,0% alokacji Ścieżki od innowacji do biznesu (fundusz inwestycyjny) - kontraktowanie -24,0% alokacji, wydatkowanie 22,0% alokacji Rozwój i modernizacja przedsiębiorstw w oparciu o nowe technologie (fundusz doradczy) - kontraktowanie -19,0% alokacji, wydatkowanie 19,0% alokacji Ścieżki od innowacji do biznesu (fundusz doradczy) kontraktowanie - 6,0% alokacji, wydatkowanie 6,0% alokacji Fundusz Dotacji Inwestycyjnych (fundusz inwestycyjny) - kontraktowanie -93,0% alokacji, wydatkowanie 92,0% alokacji Program Rozwoju Przedsiębiorstw (fundusz doradczy) - kontraktowanie -99,6% alokacji, wydatkowanie 52,0% alokacji Program Rozwoju Przedsiębiorstw Eksportowych (fundusz doradczy) - kontraktowanie -87,8% alokacji, wydatkowanie 39,0% alokacji Technologie Informatyczne dla Przedsiębiorstw (fundusz doradczy)- kontraktowanie -98,2% alokacji, wydatkowanie 71,0% alokacji Źródło: Ewaluacja ex-post sektorowego komponentu MSP Phare 2003 Spójność Społeczna i Gospodarcza Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa Przykładem kompleksowej próby rozwiązania problemu zagrożenia pełnej absorpcji środków pomocowych był przygotowany i wdrożony przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Program naprawczy zwiększający absorpcję funduszy strukturalnych w ramach Narodowego Planu Rozwoju , przyjęty przez Radę Ministrów 6 grudnia 2005 r. 43 Program naprawczy zwiększający absorpcję funduszy strukturalnych w ramach Narodowego Planu Rozwoju stosował, jako jeden z głównych instrumentów naprawczych, realokację środków z działań, które nie cieszyły się zainteresowaniem potencjalnych beneficjentów do działań, gdzie odnotowano duży popyt na dotacje. 81

83 są instrumentami polityki spójności, realizowanej w trzech wymiarach: gospodarczym, społecznym i terytorialnym. Dlatego kwestie związane z usuwaniem barier w pozyskiwaniu środków i równego do nich dostępu stanowią przedmiot troski instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie, co znajduje wyraz w tematyce wielu badań zamawianych na ich zlecenie od początku wdrażania Funduszy Strukturalnych w Polsce. W Załączniku 3 zebrane są opisy barier wskazywanych w badaniach zrealizowanych w Polsce w ostatnich latach w podziale na trzy typy beneficjentów JST, przedsiębiorców i organizacje pozarządowe. Poniżej zamieszczono syntetyczne podsumowanie treści Tabeli z Załącznika 3. Najważniejsze bariery wymieniane w pierwszej kolejności w wielu badaniach to: Bariery finansowe QQ Związane z zapewnieniem wkładu własnego na współfinansowanie projektu wynikające: Ze słabej kondycji finansowej beneficjenta (wszystkie typy beneficjentów). Małe, niezamożne gminy mają trudności z wygenerowaniem wkładu finansowego z budżetu gminy i nie mają możliwości zaciągnięcia odpowiedniego kredytu bankowego. Podobny problem mają organizacje pozarządowe i przedsiębiorcy, których kondycja finansowa nie pozwala na dostarczenie odpowiedniego zabezpieczenia realizacji umowy lub uzyskania kredytu pomostowego na realizację projektu (JST [1,3,5,7,10,15,16,21,23] 44, przedsiębiorcy [8,9,19,18,22,23,25], organizacje pozarządowe [11,12,23]). Z konieczności obsługi wcześniejszych zobowiązań ta bariera dotyczy głównie JST. Większość środków gminy zostało zaangażowanych w realizację inwestycji rozpoczętych w poprzednim okresie programowania, a w związku z wysokim poziomem zadłużenia gminy nie mają możliwości starania się o nowe kredyty (JST [1,15,16]. QQ QQ QQ Związane z utrzymaniem płynności finansowej podczas realizacji projektu. Konieczne jest prefinansowanie ze środków własnych (lub kredytu) działań projektowych, bowiem czas rozpatrywania wniosków a potem czas od momentu przyznania dotacji do podpisania umowy, a następnie przelania pierwszej transzy środków jest bardzo długi. Dalsze etapy realizacji projektu również muszą być prefinasowane ze względu na długi czas rozpatrywania wniosków o płatność. Bariera istotna w pierwszej kolejności dla organizacji pozarządowych, JOJST i przedsiębiorców (JST [3,10,21,23,26], przedsiębiorcy [4,23], organizacje pozarządowe [12,13]). Związane z kosztem przygotowania dokumentacji koniecznej do złożenia wniosku. Bariera istotna jest dla JST. JST mają trudności ze sfinansowaniem dokumentacji projektowej oraz pozostałych załączników (m.in.: studia wykonalności, plany rozwoju lokalnego). Również organizacje pozarządowe wskazują na nadmierne wymogi formalne i zbyt dużą liczbę wymaganych załączników (często kosztochłonnych) jako barierę aplikowania (JST [1,3,6,10,15,26, organizacje pozarządowe [4,13]). Związane z kosztem zlecenia pracy nad przygotowaniem wniosku zewnętrznym doradcom wobec słabości własnych kadr potencjalni beneficjenci poszukują doradców zewnętrznych - tę barierę wskazują głównie JST [23] i przedsiębiorcy [25]. Bariery związane z zasobami kadrowymi QQ Związane z niewielką liczbą personelu; niewielkie gminy, w szczególności ich jednostki organizacyjne takie jak np. ośrodki pomocy społecznej, małe przedsiębiorstwa i organizacje pozarządowe nie dysponują dostatecznie liczną kadrą, która mogłaby być oddelegowana do pracy nad wnioskiem, czy nadzorować realizacje projektu (JST [1,3,6,7,23,26], przedsiębiorcy [14,15,24], organizacje pozarządowe [11,12,13]). 44 Podane numery odnoszą się do numeru pozycji literaturowej w rozdziale 1.2 Załącznika nr 3 do raportu. 82

84 QQ Związane z brakiem doświadczenia, wiedzy i umiejętności pracowników w zakresie przygotowania i realizacji projektów finansowanych ze środków pomocowych (JST [6,7], przedsiębiorcy [9,19], organizacje pozarządowe [12,13]). Bariery związane z warunkami ubiegania się o dotację QQ QQ QQ QQ QQ QQ Skomplikowane i zbiurokratyzowane procedury aplikowania. Beneficjenci uważają, że procedury aplikowania o środki unijne są skomplikowane, rozwlekłe, zbyt rozbudowane, zbyt szczegółowe, czasochłonne, trudne, niejednoznaczne i niejednolite. Na wniosek składa się zbyt duża liczba nieistotnych załączników (zaświadczeń, porozumień), co do których formułowane są zbyt drobiazgowe wymagania (pieczątki, podpisy) (JST [3,5,7,10,23], przedsiębiorcy [9,17,19,20,22,23,25]). Niejasne i nieprzejrzyste zasady przyznawania środków. Beneficjenci mają przeświadczenie, że wytyczne dla beneficjentów, zasady kwalifikowalności kosztów i działań są niejasne, podobnie kryteria oceny i wyboru wniosków, a sam proces nieobiektywny i nieprzejrzysty. Zastrzeżenia te najczęściej formułowane są przez przedsiębiorców. Organizacje pozarządowe skarżą się dodatkowo na brak profesjonalizmu oceniających, a JST sugerują istnienie wpływu nacisków politycznych na wybór beneficjentów (JST [6,7,10,15], przedsiębiorcy [2,4,9,19,20,22, organizacje pozarządowe [4,13]). Częste zmiany w zasadach aplikowania. Beneficjenci muszą śledzić często zmieniające się zasady aplikowania, aby nie popełnić błędu, co zmusza ich do zaangażowania swojego potencjału nie w przygotowanie projektu, lecz w interpretację zmieniających się przepisów i dostosowywaniem do nich swojej dokumentacji projektowej (JST [5,6,23,26], przedsiębiorcy [2,4,8,17,18]). Krótki czas na przygotowanie wniosku. Konieczność mobilizowania zasobów związana z krótkim czasem od publikacji informacji o konkursie do momentu złożenia wniosku; także krótki czas na dokonanie poprawek w przypadku uchybień formalnych. Ta bariera jest istotna dla części JST [1,3,6,7]. Wysokie wymagania formalne i związane z tym ryzyko finansowe. Barierą są wysokie wymagania związane z wykorzystaniem środków unijnych, ryzyko popełnienia błędu przy realizacji i rozliczaniu projektu i związane z tym konsekwencje finansowe. Bariera wskazywana przez JST [5,26] i przedsiębiorców [8,9,19]. Nie spełnianie warunków ubiegania się o dotację. Część beneficjentów ma zablokowany lub utrudniony dostęp, ze względu na sprofilowanie pomocy np. brak osiągnięcia odpowiednich wskaźników (JST [1], przedsiębiorcy [2,9,19,22], organizacje pozarządowe [13]). QQ Finansowane działania nie odpowiadają potrzebom. Bariera wskazywana przez JST, które nie aplikują powołując się na brak zainteresowania mieszkańców infrastrukturą, którą można finansować ze środków pomocowych [1,7]. Bariery związane z dostępem do informacji QQ Dostęp do informacji ogólnej. Poziom wiedzy potencjalnych beneficjentów ma duży wpływ na zainteresowanie środkami beneficjenci często wskazują na problem z dotarciem do informacji o możliwościach ubiegania się o środki. Bariera wskazywana najczęściej przez przedsiębiorców i organizacje pozarządowe (JST [1], przedsiębiorcy [2,17,19,20], organizacje pozarządowe [13,24]). QQ Dostęp do informacji właściwej. Wielu beneficjentów uważa, że trudno jest znaleźć szczegółowe informacje dotyczące przygotowania wniosku. Dotyczy to JST [3,6,7,23] i przedsiębiorców [19,20]. QQ Dostęp do wysokiej jakości konsultacji i szkoleń (JST [3,6,23,26], przedsiębiorcy [9,17,19,22]. 83

85 QQ Jakość informacji właściwej. Wnioskodawcy skarżą się na mało zrozumiały język dokumentacji programowej (JST [3], przedsiębiorcy [14], organizacje pozarządowe [13]. Inne QQ Wymieniane są takie bariery jak: niestabilność polityczna, brak długofalowej strategii, zbyt duża konkurencja, brak umiejętności współpracy, bariery mentalne. Powyższy przegląd pozwala na naszkicowanie ogólnego obrazu sytuacji w tej dziedzinie. Wymienione bariery dają się pogrupować na zewnętrzne związane z warunkami ubiegania się o dotację, dostępem do informacji i otoczeniem, w jakim działa potencjalny beneficjent oraz bariery wewnętrzne - wynikające z potencjału finansowego i ludzkiego beneficjenta i jego motywacji. Tabela poniżej pokazuje powiązania pomiędzy barierami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Tabela 32. Powiązanie barier i determinantów zewnętrznych z barierami wewnętrznymi Bariery i determinanty zewnętrzne QQ QQ 2Konieczność zapewnienia wkładu własnego przez beneficjenta lub zapewnienia zabezpieczenia umowy Konieczność prefinansowania działań w projekcie przez beneficjenta ze względu na długi czas rozpatrywania wniosków o dotację, oraz długi czas długi czas rozpatrywania wniosków o płatność Bariery wewnętrzne QQ Brak zdolności kredytowej lub środków własnych ze względu na: QQ Słabą kondycję finansową QQ 2Zaangażowanie środków w obsługę poprzednich zobowiązań QQ Skomplikowane zasady aplikowania QQ QQ QQ Brak doświadczenia, wiedzy i umiejętności pracowników 2Brak środków finansowych na zatrudnienie zewnętrznych doradców 2Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w aplikowaniu QQ 2Niejasne i nieprzejrzyste zasady QQ QQ 2Krótki czas na złożenie wniosku QQ QQ QQ Brak motywacji wynikający z braku wiary w obiektywizm oceny Brak zasobów do przygotowania wniosku w krótkim czasie 2Brak długookresowej strategii nieprzygotowanie do pojawiającej się okazji do sfinansowania niezaplanowanych wcześniej działań Wewnętrzne skłócenie, niestabilność polityczna - niemożność podjęcia decyzji i alokowania wystarczających zasobów QQ QQ QQ 2Konieczność śledzenia ciągle zmieniających się zasad aplikowania 2Skomplikowane zasady rozliczania dotacji ryzyko zwrotu środków 2Efekty wcześniejszych inwestycji nie spełniły oczekiwań QQ Zasady kwalifikowalności podmiotów QQ QQ QQ QQ 2Brak zasobów kadrowych umożliwiających śledzenie ciągle zmieniających się wytycznych 2Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w realizacji projektu, niechęć do podjęcia ryzyka finansowego Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w utrzymaniu i wykorzystaniu poprzednio realizowanych inwestycji Brak możliwości aplikowania - niespełnienie kryteriów dostępu do dotacji 84

86 QQ 2Zasady kwalifikowalności działań QQ QQ 2Brak umiejętności współpracy z innymi beneficjentami wymaganej lub zwiększającej szanse w konkursie Brak możliwości aplikowania - brak środków na działania, którymi beneficjent byłby zainteresowany QQ 2Zbyt małe alokacje na konkursy QQ 2Brak motywacji, zniechęcenie spodziewaną dużą konkurencją w ubieganiu się o środki, popyt na łatwiejsze źródła finansowania QQ Informacja ogólna o funduszach nie dociera do potencjalnych beneficjentów QQ 2Brak zainteresowania aplikowaniem wynikający z braku wiedzy o funduszach QQ Informacja właściwa trudno dostępna, niedocierająca na czas i niedostatecznej jakości, QQ QQ QQ 2Brak motywacji, zniechęcenie trudnościami w aplikowaniu, 2Brak doświadczenia wiedzy i umiejętności pracowników Brak środków finansowych na zatrudnienie zewnętrznych doradców Źródło: opracowanie własne na podstawie przeglądu literatury z Załącznika 3 do raportu końcowego Z przeglądu badań wyłania się więc obraz, z którego wynika, że proces aplikowania jest skomplikowany, czasochłonny i kosztowny, wymaga posiadania wyspecjalizowanych kadr i ponieważ przepisy się ciągle zmieniają dobrej i aktualnej informacji, a także dostępu do usług konsultacyjnych i szkoleniowych. Realizacja projektu to z kolei wysokie wymagania sprawozdawcze, samo wykorzystanie dotacji obarczone jest dużym ryzykiem zwrotu dotacji, a efekty nie zawsze odpowiadają oczekiwaniom (beneficjentów ostatecznych). Wszystkie te okoliczności wpływają silnie demotywacyjnie na potencjalnych beneficjentów. Metody zwieszające zdolność absorpcyjną Instytucje odpowiedzialne za wdrażanie programów nie mają wpływu na kondycję potencjalnych beneficjentów (prawa strona tabeli 31), wobec tego szukając metod zwiększania zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów muszą poszukiwać zarówno rozwiązań zmieniających uwarunkowania procesu aplikowania oraz zwiększających dostępność i jakość informacji wstępnej i właściwej (prawa strona tabeli 31). Poniżej zamieszczono przegląd rekomendacji dotyczących tych zagadnień które pochodzą z badań ewaluacyjnych przeprowadzonych w okresie ostatnich kilku lat. Część z tych rekomendacji wdrożono w całości lub we fragmentach, część została odrzucona przez instytucje odpowiedzialne za wdrażanie, część się zdezaktualizowała, a część wydaje się być nadal aktualna. Należy podkreślić, że poniższe rekomendacje nie odnoszą się do RPO WiM, a są jedynie zestawieniem proponowanych sposobów zwiększania zdolności absorpcyjnej beneficjentów, jakie rekomendowali autorzy badań ewaluacyjnych w ostatnich kilku latach. 1. Większy nacisk na działania informacyjno edukacyjne ze strony instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie: (JST [1, 6, 7, 26] przedsiębiorcy [2, 4, 9, 17, 22] organizacje pozarządowe [4, 13]): W celu zwiększenia skuteczności szkoleń należy zmienić ich liczbę oraz położyć nacisk na praktyczne umiejętności. Szkolenia powinny obejmować nie tylko pisanie wniosku, lecz przede wszystkim rozwiązywanie problemów napotkanych w toku samej realizacji projektu (realizacja rzeczowa i obsługa administracyjna). Praktyką powinno być też publikowanie najczęściej popełnianych przez wnioskodawców błędów w aplikowaniu o fundusze, co jest obecnie jedynie wyjątkiem. Zależy dbać o szczegółowość informacji zwrotnych przekazywanych projektodawcom zarówno na etapie oceny formalnej, jak i merytorycznej. Ułatwiłoby to proces uczenia się organizacji 85

87 pozarządowych, co w konsekwencji przyczyniałoby się do zmniejszania liczby wniosków zawierających błędy. Zaleca się także opracowanie katalogu dobrych praktyk, wzorcowych wniosków o dofinansowanie, z których mogliby korzystać potencjalni beneficjenci. Sugerowano w badaniach stworzenie bazy wiedzy, gdzie edytowane byłyby pytania od wnioskodawców. Podejmowanie decyzji dotyczących formy oraz treści informacji na temat funduszy strukturalnych na podstawie systematycznie prowadzonej diagnozy potrzeb w tym zakresie. Należy usprawnić działanie punktów informacyjnych. Należy zwiększyć liczbę oraz zakres konsultacji indywidualnych w Instytucjach Wdrażających oraz poszerzyć możliwość zadawania pytań drogą telefoniczną oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej. Proponowano wprowadzenie przez instytucje wdrażające zasady bieżącego przekazywania obecnym i przyszłym projektodawcom informacji na temat aktualizacji podstawowych dokumentów dotyczących EFS (w tym Poradnika dla beneficjenta EFS), zmian warunków aplikowania oraz pojawiania się nowych wersji Generatora wniosków, co byłoby dla projektodawców znaczącym ułatwieniem. Informacje o zmianach mogłoby być przekazywane na przykład za pośrednictwem Newslettera przesyłanego pocztą elektroniczną do organizacji, które zgłosiły chęć otrzymywania takich wiadomości. 2. Zracjonalizowany proces oceny wniosków (JST [6, 7], przedsiębiorcy [2, 4], organizacje pozarządowe [4, 13]): Niezbędne jest, aby zarówno na etapie oceny wniosku, jak i na etapie realizacji, kontroli i rozliczania projektu Instytucje Wdrażające przywiązywały więcej uwagi do merytorycznych aspektów wdrażanych projektów, odchodząc od dominującego obecnie skupiania się na analizie poprawności realizacji projektów od strony formalnej. Proponowano dokładniejsze egzekwowanie zasady stałości kryteriów oceny projektów podczas trwania konkursów. Konieczna jest większa przejrzystość procesu oceny projektów. Należy rozważyć możliwość złagodzenia zapisów dotyczących błędów wynikających tylko i wyłącznie z przyczyn technicznych (zła suma kontrolna, zła wersja Generatora Wniosków lub niemożność otworzenia dyskietki), tak aby nie stanowiły one podstawy do odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych. 3. Uproszczony i bardziej czytelny dla potencjalnego beneficjenta proces aplikacyjny (JST [3, 6, 7], przedsiębiorcy [2, 4 9, 17, 22, 23] organizacje pozarządowe [4, 13]): Często pojawiał się postulat uproszczenia systemu aplikowania o środki poprzez wymaganie znacznie mniejszej liczby skomplikowanych dokumentów m.in. załączników do wniosku. Sugerowano wprowadzenie zasady, że udzielona interpretacja przepisów związanych z wykorzystaniem funduszy unijnych jest wiążąca oraz określenie w jakim czasie (nieprzekraczalny termin) interpretacja powinna zostać udzielona. Postulowano wydłużenie czasu potrzebnego na dostarczenie pełnej dokumentacji oraz na składanie samych wniosków. Wprowadzenie ramowego programu działania, długofalowego, perspektywicznego planu. 86

88 Należy zastąpić zaświadczenia oświadczeniami, a zaświadczenia powinny być wymagane dopiero na etapie wnioskowania o wypłatę zaliczki. Powinno się honorować obowiązujące kopie oryginałów poświadczone przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem. Należałoby zwracać uwagę na jasność i spójność przepisów i wytycznych od momentu przygotowania wniosku do rozliczenia projektu. Dostosowywać zakres studium wykonalności do specyfiki przedsięwzięć. Pojawiał się postulat zwiększenia przejrzystości procesu oceny wniosków, poprzez przekazywanie projektodawcy, którego wniosek nie uzyskał dofinansowania, szczegółowego, pisemnego uzasadnienia oceny stosowanie takiej zasady daje szansę poprawy opinii na temat obiektywności procesu oceny, a ponadto ma istotny walor edukacyjny. Sugerowano skrócenie wniosku aplikacyjnego, przygotowanie prostych instrukcji oraz uproszczenie procedur raportowania. 4. Uelastycznienie zasad realizacji projektu (JST [3], przedsiębiorcy [4], organizacje pozarządowe [4]) Przytoczone metody skierowane są na usuwanie barier wynikających z uwarunkowań związanych z procesem aplikowania. Część barier jednak ma charakter mentalny, jak wskazano po prawej stronie Tabeli 33. Dlatego część działań promocyjnych powinna być właśnie skierowana na motywowanie potencjalnych beneficjentów do aktywnego uczestnictwa w programach Bariery i determinanty zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów w RPO WiM Badanie potencjalnych beneficjentów w województwie warmińsko-mazurskim pozwoliło na identyfikację najważniejszych barier i determinantów, które ograniczają zdolność aplikowania do RPO WiM. Jak wskazują wyniki badania ilościowego pozyskiwaniem środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata zainteresowana jest duża liczba podmiotów, które formalnie mają możliwość ubiegania się o dofinansowanie. 89% badanych wskazuje, że w przyszłości chciałoby realizować projekty dofinansowywane w ramach RPO WiM (wśród przedsiębiorców 83%, jednostek samorządu terytorialnego 92%, jednostek organizacyjnych JST 93% i wśród organizacji pozarządowych 95%). Taki rozkład odpowiedzi wskazuje, że zainteresowanie realizacją projektów współfinansowanych ze środków europejskich może cieszyć się w przyszłości dość wysokim zainteresowaniem, jednakże do tak wysokiego odsetka odpowiedzi twierdzących należy podchodzić ostrożnie. Respondenci w badaniach społecznych częściej udzielają twierdzących odpowiedzi na pytania dotyczące ich przyszłych zamierzeń i planów, dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy nie mają zdania na dany temat. W każdym z wyróżnionych typów potencjalnych beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata przyczyny braku zainteresowania aplikowaniem o środki z RPO WiM są nieco inne. 87

89 Wykres 6. Jakie Pana/Pani zdaniem są przyczyny braku zainteresowania Pana/Pani instytucji aplikowaniem o środki w ramach RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 23. Pytanie dla podmiotów, które nie planują realizować projektów w ramach RPO WiM; firmy n= 199, JST= 10, jednostki organizacyjne JST n=71, organizacje pozarządowe n=18. Na wykresie nie zaprezentowano jednej kategorii, dla której odsetek respondentów ogółem i dla poszczególnych typów beneficjentów wynosił poniżej 0,5%. 88

90 Dla przedsiębiorców najpoważniejszą przyczyną niestarania się o dofinansowanie jest duża biurokracja (27%), w drugiej kolejności mała wiedza na temat możliwości realizowania projektów w ramach RPO WiM (15%), w następnej zaś konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie (13%) i problem ze zgromadzeniem środków na wkład własny (12%). Pogłębione wywiady przeprowadzone z przedstawicielami przedsiębiorców potwierdzają, że firmy postrzegają proces pozyskiwania środków unijnych jako trudny, długotrwały, a także kosztowny. Dla osób, które zdecydują się podjąć starania o dotację, problematyczne są przesuwane terminy składania wniosków oraz dezaktualizujące się w tym czasie dokumenty: termin składania [wniosków] się odwlekał, a ( ) tam część dokumentów musi być stale aktualnych. Jeśli aktualizacje KRS, bankowe rzeczy i za każdym razem płacę, a to jest ważne krótki czas. Wypowiedzi respondentów wskazują również na obawy finansowe związane z pozyskiwaniem środków unijnych. Ponoszenie kosztów na przygotowanie wniosku czy też obawa przed cofnięciem dofinansowania silnie wpływają na brak zainteresowania aplikowaniem o środki z UE. Przedstawiciel firmy doradczej zwraca również uwagę, że w przypadku małych przedsiębiorstw, które nie mają osobowości prawnej, niechęć do realizacji projektów dofinansowywanych z UE wynika z konieczności prowadzenia przejrzystej księgowości. Inni przedstawiciele firm doradczych wskazują na problemy związane z długim oczekiwaniem najpierw na konkurs, potem na ocenę, następnie zaś na otrzymanie dofinansowania. Zdaniem rozmówcy przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że proces otrzymywania dotacji jest dość długi. Dlatego też, jak widać w poniższej wypowiedzi, firmy doradcze informują swoich klientów, że uzyskanie dofinansowania wymaga cierpliwości: ale informujemy na początku klienta o drodze, bo oni myślą, że przyjdą, dostaną pieniądze i to będzie szybko. A to trzeba odczekać rok na konkurs. Czasami jak [przedsiębiorca] ma pecha, kilka miesięcy i rozstrzygnięcie z rok. Nie wiedzą przedsiębiorcy na ten temat i nie każdy ma cierpliwość do tego. [dlatego też] wycofują się, że nie ma trybu ciągłego, tylko przeważnie raz do roku, rzadko dwa razy w roku. Wypowiedzi respondentów zwracają również uwagę na niechętne zapoznawanie się przedsiębiorców z informacjami na temat, nie tylko samego RPO WiM, ale mówiąc szerzej, na temat pozyskiwania środków unijnych. Zdaniem przedstawiciela firmy doradczej wynika to przede wszystkim z tego, że przygotowanie wniosku jest skomplikowanym i czasochłonnym procesem wymagającym ciągłego aktualizowania swojej wiedzy. Natomiast przedsiębiorca jest zazwyczaj osobą, która skupia się przede wszystkim na zarządzaniu firmą, przez co nie ma czasu na pozyskiwanie i zapoznawanie się ze szczegółowymi informacjami na temat RPO WiM. Dodatkowo, jak wskazują wypowiedzi rozmówców, przedsiębiorcy obawiają się, że włożony wysiłek nie przyniesie pożądanego skutku w postaci dofinansowania otrzymanego na czas. Na inne problemy zwracają uwagę jednostki samorządu terytorialnego oraz ich jednostki organizacyjne. Najczęściej wymienione w badaniu CATI przyczyny braku zainteresowania Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata to problemy ze zgromadzeniem wkładu własnego (50%), konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosku (40%) oraz brak doświadczenia w aplikowaniu o środki unijne (20%). Wywiady pogłębione przeprowadzane z przedstawicielami firm doradczych również wskazują na podobne przyczyny braku zainteresowania aplikowaniem o środki z RPO WiM w tej grupie potencjalnych beneficjentów RPO WiM. Wypowiedzi wskazują, że koszty studiów wykonalności i raportów oddziaływania na środowisko są stosunkowo wysokie. Instytucje ze względu na to obawiają się podejmować ryzyko, że nie zwrócą się im poniesione wydatki. 89

91 W przypadku organizacji pozarządowych przyczyny braku zainteresowania skupiają się wokół zagadnień związanych przede wszystkim z umiejętnościami i wiedzą personelu i dostępem do informacji najczęściej wskazywaną w badaniu CATI przyczyną braku zainteresowania realizacją projektów w ramach RPO WiM są niewystarczające kwalifikacje personelu w zakresie aplikowania o środki unijne (50%). Niewiele mniej respondentów wskazało na brak wystarczającej informacji na temat RPO WiM (44%), w dalszej kolejności zaś na małą wiedzę na temat możliwości realizacji projektów w ramach RPO WiM (28%). Wywiady pogłębione również wskazują, że w przypadku organizacji pozarządowych dostęp do informacji ma kluczowe znaczenie o podjęciu decyzji o aplikowaniu do RPO WiM: myślę, że dostęp do tych środków unijnych wcale nie jest łatwy dla małych organizacji, bo to wiąże się niestety, no bądź z zatrudnieniem ludzi, z poświęceniem własnego czasu, a przede wszystkim z informacjami,( ), których ludzie niepracujący na co dzień przy projektach nie posiadają. Powyższa wypowiedź wskazuje również, że środki unijne, w tym środki z RPO WiM, są trudno dostępne dla małych organizacji, które nie mają ani doświadczenia, ani wiedzy w zakresie aplikowania o środki. Jak wskazują rozmówcy w wywiadach pogłębionych, małe organizacje pozarządowe nie mają potencjału w pozyskiwaniu środków personel nie posiada wystarczających kwalifikacji, a organizacja środków, by te kwalifikacje zwiększać. W badaniu CATI marginalnie używane są poniższe argumenty: niewystarczająca informacja w punktach informacyjnych, brak dostępu do darmowych szkoleń w zakresie przygotowania wniosku, realizacja analogicznego projektu w innym programie operacyjnym czy problem z przygotowaniem studium wykonalności (po 1% i mniej wskazań). Nikt nie wspomina, że powodem jest brak w okolicy firmy konsultingowej, z której pomocy mógłby skorzystać. 90

92 Wykres 7. Jakie czynniki niezwiązane bezpośrednio z Państwa firmą/ instytucją utrudniają Państwu sprawną realizację projektu finansowanego ze środków RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 48. Pytanie dotyczyło beneficjentów, którzy realizują projekty i napotkali trudności w ramach RPO WiM, ogółem= 106, firmy n= 35, JST= 24, jednostki organizacyjne JST n=31, organizacje pozarządowe n=16. 91

93 W badaniu CATI przedsiębiorcy wśród barier zewnętrznych utrudniających sprawną realizację projektu wymieniali nadmiar wymaganych przez IZ, IP i IPII dokumentów (13%), nierzetelną informację uzyskaną od konsultantów (11%), długi czas oczekiwania na refundację, niedostosowanie prawa do wymogów unijnych oraz brak czasu (11%). W badaniu jakościowym przedsiębiorcy wskazywali, że utrudnieniem w realizacji projektów jest długi czas oczekiwania na refundację. Za znaczący kłopot rozmówcy uznawali również zmieniające się warunki makroekonomiczne, które mogą utrudnić realizację założonych wskaźników w szczególności tych dotyczących zatrudnienia. Za przykład mogą posłużyć następujące wypowiedzi: Mamy przykładowo przez okres trzech lat zwiększać produkcję, zwiększać zatrudnienie, no i zatrudnić tych pięć kobiet, których nie mamy. Tylko teraz nie wiem, jak to będzie brane skoro kryzys nam się wbił klinem, prawda w to wszystko. ze względu na sytuację rynkową panującą zastanawiamy się co z tym robić, bo może wystąpić problem z realizacją współczynników założonych przy programie, w związku z kryzysem, który na nas też się odbił. Zła sytuacja gospodarki może więc mieć wpływ na realizację zamierzonych przez przedsiębiorców wskaźników, co budzi w nich pewne obawy. przedsiębiorcy, którzy realizują te inwestycje dotowane przez Unię Europejską, ( ) potrzebują pomocy finansowej i rzeczywiście w tym zakresie udzielanie pomocy finansowej przydałaby się większa pomoc. W tej chwili słyszeliśmy o zaliczkach dla przedsiębiorców i to by była super sprawa. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego badanie CATI przynosi informację, ze najczęściej wskazywanymi odpowiedziami były: niedostosowanie prawa do wymów unijnych oraz długi czas oczekiwania na przyznanie dotacji (po 17%), nadmiar wymaganych dokumentów i brak środków finansowych (po 8%). W badaniu jakościowym oprócz wymienionych wyżej problemów rozmówcy za kłopotliwe uznawali konieczność wykonywania oceny oddziaływania na środowisko w przypadku projektów infrastrukturalnych: Tak, jeżeli chodzi o utrudnianie to przede wszystkim procedura OOŚ 45, która wchodziła. To było wielkim utrudnieniem i ciężko nam było( ) zastanowić się nad formą przygotowania tych dokumentów i jak to ma wyglądać. W pewien sposób prezentowany cytat wskazuje na zaistnienie kłopotów w uzyskaniu informacji respondentka nie mogła znaleźć dokumentów, na których mogłaby się wzorować lub które wyraźnie wskazywałyby jak dokument przygotować. Wskazuje to również, że nie wszystkie informacje pojawiły się w momencie, gdy były one potrzebne beneficjentom. Inni przedstawiciele JST zgłaszali również problemy związane z dostępem do informacji: Na pewno dostępność do dokumentów tych podstawowych, ( ) do załączników, bo czasami bywało tak, że szukaliśmy jakiś załączników i strona się rozładowywała. ( ) Wiem, że była taka sytuacja z audytem zewnętrznym. Dzwoniłam i nie mogłam znaleźć nic na stronie urzędu. Teraz dopiero powstały wytyczne dotyczące audytu od instytucji zarządzającej. Nikt nie wiedział, co mi powiedzieć. Rozmówca nie mógł odnaleźć kluczowych dla niego informacji na stronie internetowej, nie mógł również tej informacji uzyskać telefonicznie, na tej podstawie można wnioskować, że informacji nie udało się uzyskać bądź w punkcie informacyjnym, bądź w instytucji udzielającej dofinansowania. Dopiero 45 Ocena oddziaływania na środowisko. 92

94 po pewnym czasie Instytucja Zarządzająca przedstawiła wytyczne na temat audytu zewnętrznego. Wskazuje to również, że nie wszystkie informacje były prezentowane w odpowiednim czasie trwania programu. Tak więc w przypadku JST różne problemy wynikłe w trakcie realizacji projektu (wymieniane w badaniu CATI) mogą mieć podłoże związane z brakiem dostępu do informacji podanych w odpowiednim momencie. W badaniu CATI jednostki organizacyjne JST uważają, że największym utrudnieniem w przygotowaniu wniosku o dofinansowanie jest nadmiar dokumentów, wprowadzanie zmian w trakcie konkursów oraz kwalifikowalność wydatków (po 10%). Wśród ograniczeń związanych z informacjami wskazywana jest konieczność posiadania rozległej wiedzy o tym, w jaki sposób można uzyskać dofinansowanie, jakie dokumenty należy złożyć itp. Organizacje pozarządowe najczęściej wskazują nadmiar wymaganych dokumentów (13%) i długi czas oczekiwania na środki finansowe (13%), zbyt późna (6%) niespójna informacja (6%) od IP/IPII lub IZ oraz brak czasu (6%). 7% ogółu podmiotów objętych badaniem CATI podpisało umowę o dofinansowanie projektu. Zostali oni zapytani o to, czy w trakcie realizacji projektu pojawiały się trudności, z czego 51% odpowiedziało tak. Poniższy wykres przedstawia najczęściej wymieniane wewnętrzne utrudnienia w realizacji projektu. Wykres 8. Co wewnątrz Państwa firmy/ instytucji utrudnia sprawną realizację projektu finansowanego ze środków RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 47. Pytanie dotyczyło beneficjentów, którzy realizują projekty i napotkali trudności w ramach RPO WiM, ogółem= 106, firmy n= 35, JST= 24, jednostki organizacyjne JST n=31, organizacje pozarządowe n=16. 93

95 Utrudnienia wewnętrzne zależą od typu podmiotu, jakim jest beneficjent RPO WiM. Przedsiębiorcy oraz organizacje pozarządowe najczęściej wskazują, że ich wewnętrzne procedury przeszkadzają w realizacji projektu. Jednostki samorządu terytorialnego za największe utrudnienie uważają brak lub niewystarczającą liczbę pracowników z kwalifikacjami odpowiednimi do realizacji projektu. Organizacje pozarządowe wskazują, że najczęstszym utrudnieniem wewnętrznym są procedury, na drugim zaś miejscu brak kadry z odpowiednimi kwalifikacjami. Potwierdzają to również badania jakościowe. Organizacje pozarządowe nie mają dostępu do osób z wiedzą i doświadczeniem na temat składania wniosków o dofinansowanie: Nie ma ludzi, którzy posiadają ( ) merytoryczną wiedzę na temat pisania wniosków, na temat celów składania wniosków, na temat w ogóle całości wszystkich programów. ( ) Trzeba to śledzić na bieżąco, co się ukazuje w danej chwili, co by było dla nas dobre i z czego możemy skorzystać. W organizacjach pozarządowych brakuje kadry, która posiadałaby wiedzę związaną z pozyskiwaniem środków z programów unijnych oraz potrafiłaby przygotować sam wniosek o dofinansowanie. Brakuje również osób, które śledziłyby aktualnie ogłaszane konkursy. Istotnym czynnikiem w skutecznym aplikowaniu o środki unijne jest posiadanie wykwalifikowanej w tym zakresie kadry. Wykres 9. Ile osób w Państwa instytucji zajmuje się (średnia liczba osób) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 31. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 690, firmy n= 281, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=113. Badanie CATI przyniosło informację, że przeciętnie w grupie potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowują się do złożenia wniosku, przygotowaniem aplikacji do RPO WiM zajmuje się 2,3 osoby. Przedsiębiorcy przeciętnie zatrudniają najmniejszą liczbę osób 1,4. Wśród przedsiębiorców można zaobserwować zróżnicowanie ze względu na wielkość firmy. Firmy mikro zatrudniają przeciętnie 1,3 osoby, podczas gdy małe i średnie po 1,9 osoby. Przeciętnie najwięcej osób zatrudniają organizacje 94

96 pozarządowe więcej niż 3 osoby. Jednostki samorządu terytorialnego i jednostki organizacyjne JST średnio zatrudniają 2,4 osoby. W każdym typie potencjalnych beneficjentów zdecydowanie więcej osób zajmuje się realizacją projektu od przeciętnie 1,8 osoby w grupie przedsiębiorców do 7 osób w organizacjach pozarządowych. W przypadku firm zaobserwowano również zróżnicowanie ze względu na wielkość firmy firmy mikro przeciętnie zatrudniają zdecydowanie (1,6 pracownika) mniej niż firmy małe i średnie (odpowiednio 3,5 i 3,6 pracownika). Można jednak wnioskować, że wynika to z typów projektów realizowanych przez poszczególne typy beneficjentów. W przypadku organizacji pozarządowych można również sugerować, że projekty są realizowane przez organizacje z dużym potencjałem, które do realizacji projektu mogą oddelegować większą liczę osób. Organizacje pozarządowe z założenia działają nie dla zysku, dlatego można się również spodziewać, że wysoka efektywność kosztowa nie jest celem, do którego dąży organizacja. Z tego powodu organizacje pozarządowe mogą pozwolić sobie na realizację projektów z udziałem większej liczby osób. Przeciętna liczba osób zajmujących się rozliczeniem projektu jest zbliżona do przeciętnych liczb osób zajmujących się przygotowaniem aplikacji do RPO WiM. Najmniej osób w tym celu zatrudniają przedsiębiorcy od 1,8 w firmach mikro do 2,4 w firmach średnich. Najwięcej osób do rozliczania projektu zatrudniają jednostki samorządu terytorialnego. Wykres 10. Czy Pana(i) zdaniem jest to wystarczająca liczba osób? Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CATI. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i zatrudniają pracowników do tych celów, ogółem= 451. firmy n= 172, JST= 67, jednostki organizacyjne JST n=136, organizacje pozarządowe n=76. Na największe braki kadrowe wskazują jednostki samorządu terytorialnego, co przedstawiciele tych instytucji potwierdzają w wywiadach indywidualnych. W kontekście dużego doświadczenia JST w realizacji projektów, relatywnie dużej liczby pracowników zajmujących się aplikowaniem, realizacją i rozliczaniem projektu można sugerować, że JST chciałyby realizować więcej projektów niż dotychczas, jednakże nie posiadają wystarczającej liczby wykwalifikowanych w tym kierunku pracowników. 40% jednostek organizacyjnych JST i 41% organizacji pozarządowych uważa, że liczba pracowników zajmujących się przygotowaniem wniosku, realizacją projektu lub rozliczaniem projektu jest niewystarczająca. Przedsiębiorcy tylko w 20% przypadków uważają, że brakuje im pracowników tego typu. Respondenci w badaniu CATI zostali również poproszeni o ocenę kompetencji pracowników zajmujących się przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektu. 95

97 Wykres 11. Jak Pan(i) ocenia kompetencje tych osób do (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 33. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i zatrudniają pracowników do tych celów, ogółem= 451. firmy n= 172, JST= 67, jednostki organizacyjne JST n=136, organizacje pozarządowe n=76. Przeciętnie najniżej oceniali swoich pracowników przedsiębiorcy. Pracownicy zajmujący się każdym z wyróżnionych zajęć w skali od 1 do 5 otrzymali ocenę nie większą niż 3,7, co jednak nadal jest oceną pozytywną. Przeciętnie najwyżej oceniani byli pracownicy zajmujący się rozliczaniem projektów, w drugiej kolejności zajmujący się projektami. Potencjalni beneficjenci wszystkich typów najniżej ocenili pracowników zajmujących się przygotowaniem aplikacji. Wykres 12. Czy w trakcie przygotowywania aplikacji korzystacie lub korzystaliście Państwo z usług zewnętrznych doradców? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 34. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 690, firmy n= 281, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=

98 Wszystkie badane podmioty najczęściej korzystały z usług zewnętrznych doradców na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie. Najczęściej z usług doradców korzystają jednostki samorządu terytorialnego (65%), najrzadziej zaś przedsiębiorcy (46%). Jak wskazują w wywiadach pogłębionych przedstawiciele firm doradczych ich klientami są przede wszystkim mikro przedsiębiorcy, znacznie rzadziej małe i średnie firmy. Wykres 13. Czy w trakcie realizacji projektów korzystacie lub korzystaliście Państwo z usług zewnętrznych doradców? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 34. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 690, firmy n= 281, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=113. W trakcie realizacji projektu usługi firm doradczych są zdecydowanie mniej popularne. Najrzadziej korzystają z nich jednostki samorządu terytorialnego (19%), częściej jednostki organizacyjne JST (27%), przedsiębiorcy (32%) oraz organizacje pozarządowe (34%). 97

99 Wykres 14. Czy w trakcie rozliczania projektów korzystacie lub korzystaliście Państwo z usług zewnętrznych doradców? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 34. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 690, firmy n= 281, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=113. Na etapie rozliczania projektu specjalistyczne firmy doradcze udzielają najmniejszego wsparcia beneficjentom RPO WiM w porównaniu do pozostałych prezentowanych wyżej etapów realizacji projektu. W tym zakresie jednostki samorządu terytorialnego najrzadziej wykorzystują pomoc firm doradczych (11%), najczęściej zaś firmy doradcze służą wsparciem organizacjom pozarządowym (26%). Przyczyny sięgania po pomoc firm doradczych w przygotowaniu, realizacji czy rozliczaniu projektu są różne dla każdego z wyróżnionych typów potencjalnych beneficjentów (Wykres 15). 98

100 Wykres 15. Jakie są główne powody, dla których korzystacie Państwo z usług zewnętrznych doradców? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 35. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i korzystają z usług zew. doradców, ogółem= 429, firmy n= 182, JST= 58, jednostki organizacyjne JST n=122, organizacje pozarządowe n=67. W badaniu CATI ponad połowa przedsiębiorców wskazuje na brak doświadczenia w aplikowaniu o środki unijne jako przyczynę korzystania z usług firmy doradczej. W drugiej kolejności (15%) wskazywane są kłopoty ze zrozumieniem zasad konkursu, w następnej zaś brak odpowiedniej kadry (14%). Badania 99

101 jakościowe potwierdzają wyniki badania ilościowego, jednakże zdecydowanie wzbogacają jego obraz. Rozmówcy postrzegają firmy doradcze jako źródło wiedzy, które dokona selekcji i wyboru informacji za potencjalnego beneficjenta, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi poświęcać swojego czasu: Trzeba za dużo przeczytać, bo kilkaset stron, bo [przedsiębiorca] nie ma czasu na to prowadząc firmę. ( ) To wiedza wymagająca ciągłej aktualizacji. To co ja widzę u nas, () przy jednym projekcie pracuje kilku ekspertów, bo specjalista od analiz, przeważnie dwóch. ( ) Procedura, poprawki i teoretycznie pracodawca może, ale nie chce i woli zapłacić niż tyle czasu poświęcać (przedstawiciel firmy doradczej). Dla części rozmówców korzystanie z firmy doradczej było pewną oczywistością. Ich zdaniem bardziej opłacalne ekonomicznie jest zapłacenie za usługę firmie, która się specjalizuje w przygotowywaniu wniosków, niż zatrudnienie nowego pracownika. W badaniu CATI jednostki samorządu terytorialnego za najczęstszą przyczynę korzystania z firm doradczych wskazują trudności w przygotowaniu studium wykonalności (38%), brak doświadczenia (24%) i brak kadry (21%). W badaniu jakościowym rozmówcy konieczność przygotowania studium wykonalności podawali jako najważniejszą przyczynę korzystania ze wsparcia firm doradczych. Studium wykonalności, zdaniem przedstawicieli JST, wymaga specjalistycznej wiedzy, której pracownicy urzędów zazwyczaj nie posiadają. Przedstawiciele jednostek organizacyjnych JST w badaniu CATI brak doświadczenia podają za najczęstszą przyczynę korzystania ze wsparcia firm doradczych (39%), w drugiej kolejności wskazują na brak odpowiedniej kadry (17%). Organizacje pozarządowe w większości wskazują, że brak doświadczenia był przyczyną skorzystania z usług firm doradczych. Doświadczenie w aplikowaniu o środki unijne jest jednym z ważniejszych czynników, które mogą mieć wpływ na prawdopodobieństwo aplikowania o środki z RPO WiM. Wykres 16. Czy Pana(i) instytucja aplikowała dotychczas o dofinansowanie projektu w ramach innego programu operacyjnego niż Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 30. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują się do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 757, firmy n= 297, JST= 86, jednostki organizacyjne JST n=248, organizacje pozarządowe n=126. W badaniu CATI wśród ogółu potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub się przygotowują do złożenia wniosku, połowa zadeklarowała, że ma doświadczenie w aplikowaniu do innego programu operacyjnego niż RPO WiM. Jednostki samorządu terytorialnego są grupą z największym doświadczeniem aż 80% badanych przedstawicieli JST wskazało, że aplikowało do innego programu niż RPO WiM. Organizacje pozarządowe i jednostki organizacyjne przygotowujące się do aplikowania oraz te, które już 100

102 złożyły wniosek w odpowiednio 54% i 56% przypadków mają doświadczenie w aplikowaniu do innego programu. W przypadku przedsiębiorców, którzy złożyli wniosek o dofinansowanie lub się do tego przygotowują, 22% ma doświadczenie z innego programu. Mimo że na tle pozostałych grup odsetek ten wydaje się nieduży, to jednak zdaniem uczestników panelu ekspertów znających specyfikę tej grupy potencjalnych beneficjentów, należy uznać, że przedsiębiorcy z doświadczeniem w aplikowaniu stanowią dość liczną grupę. Tak więc można sugerować, że instytucje, które już aplikowały o środki unijne, będą chciały również uzyskać dofinansowanie w innych programach. Związane jest to pośrednio z informacjami uzyskiwanymi na temat RPO WiM osoba, która już korzystała ze wsparcia ze środków unijnych zna pewne schematy postępowania oraz wie gdzie należy szukać informacji. Jest również obeznana z językiem i terminologią charakterystyczną dla funduszy unijnych. Znacznie ułatwia to odnalezienie właściwych informacji na temat samego RPO WiM, co może owocować ponownym złożeniem wniosku o dofinansowanie. Wykres 17 pokazuje różnice w poinformowaniu pomiędzy instytucjami, które złożyły wniosek o dofinansowanie lub się do tego przygotowują, a instytucjami, które tego wniosku nie złożyły i nie przygotowują się do złożenia wniosku. Wykres 17. Wskaźnik skuteczności przekazu informacji 5Z dla poszczególnych grup beneficjentów / potencjalnych beneficjentów (%) w podziale na instytucje/organizacje, które złożyły wniosek lub przygotowują się do złożenia wniosku oraz pozostałe Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI. Ogółem= 2502, firmy n= 1200 JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n=350. Kategoria złożyli lub przygotowują odnosi się do potencjalnych beneficjentów / beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM. Zaś kategoria nie złożyli ani nie przygotowują odnosi się do potencjalnych beneficjentów, którzy nie złożyli wniosku, nie przygotowywali się, ani nie przygotowują się do złożenia wniosku w ramach RPO WiM. Wykres przedstawia najwyższe osiągnięte przez respondentów poziomy skuteczności przekazu według modelu 5Z. 101

103 Wyraźnie widać, że instytucje składające wniosek lub przygotowujące się do złożenia wniosku są zdecydowanie lepiej poinformowane niż pozostałe instytucje. W grupie składających lub przygotowujących się do złożenia wniosku niemal nie występują osoby, które nie osiągnęły pierwszego stopnia poinformowania w pięciostopniowej skali 5Z Zauważenia. Najmniej poinformowani są przedstawiciele przedsiębiorstw, którzy w około 35% nawet nie zauważyli RPO WiM (wykres powyżej). Wyraźnie również widać, że stopień poinformowania o RPO WiM wśród firm, które zadeklarowały, że złożyły wniosek lub przygotowują się jego złożenia, jest stosunkowo niski. Jak wskazują badania jakościowe może wynikać to z tego, że przedsiębiorcy niechętnie poświęcają swój czas na zdobywanie dodatkowych informacji. Wykres 17 potwierdza, że jednostki samorządu terytorialnego są najlepiej poinformowaną grupą potencjalnych beneficjentów. Jednostki organizacyjne JST, które nie przygotowują się do złożenia w większości są dopiero na poziomie zainteresowania podobnie jak organizacje pozarządowe, tak więc należałby do nich kierować działania zwiększające zainteresowanie Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury. Wnioski Bariery na etapie wnioskowania Dla przedsiębiorców najpoważniejszą przyczyną niestarania się o dofinansowanie jest duża biurokracja (20%), w drugiej kolejności mała wiedza na temat możliwości finansowania projektów w ramach RPO WiM (14%), w następnej zaś konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie (12%). Na inne problemy zwracają uwagę jednostki samorządu terytorialnego oraz ich jednostki organizacyjne. Najczęściej wymienione przyczyny braku zainteresowania Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury to problemy ze zgromadzeniem wkładu własnego (30%), konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosku (20%) oraz brak doświadczenia w aplikowaniu o środki unijne (20%). W przypadku organizacji pozarządowych przyczyny braku zainteresowania skupiają się wokół zagadnień związanych przede wszystkim z kwalifikacjami personelu i dostępem do informacji. Najczęściej wskazywaną przyczyną braku zainteresowania realizacją projektów w ramach RPO WiM są niewystarczające kwalifikacje personelu w zakresie aplikowania o środki unijne (50%). Niewiele mniej respondentów wskazało na brak wystarczającej informacji na temat RPO WiM (44%), w dalszej kolejności zaś na małą wiedzę na temat możliwości realizacji projektów. Bariery na etapie realizacji Przedsiębiorcy wśród barier zewnętrznych utrudniających sprawną realizację projektu wymieniali nadmiar wymaganych dokumentów przez instytucje przyznające dofinansowanie (13%), nierzetelną / niekompletną informację uzyskaną od konsultantów (11%), długi czas oczekiwania na refundację, niedostosowanie prawa do wymogów unijnych (11%). JST uważają, że największym utrudnieniem jest długi czas oczekiwania na decyzję o dofinansowaniu. Jednostki organizacyjne JST natomiast wskazują na nadmiar dokumentów oraz wprowadzanie zmian zasad. Organizacje pozarządowe najczęściej wskazują, nadmiar wymaganych dokumentów (13%) i długi czas oczekiwania na środki finansowe, zbyt późna i niespójna informacja od instytucji przyznającej dofinansowanie. 102

104 Metody zwiększania zdolności absorpcyjnej Uwarunkowania procesu ubiegania się o dotacje czynią go procesem skomplikowanym, czasochłonnym i kosztownym, wymagającym posiadania wyspecjalizowanych kadr i ponieważ przepisy się ciągle zmieniają dobrej i aktualnej informacji, a także dostępu do usług konsultacyjnych i szkoleniowych. Realizacja projektu to z kolei wysokie wymagania sprawozdawcze, samo wykorzystanie dotacji obarczone jest dużym ryzykiem zwrotu dotacji, a efekty nie zawsze odpowiadają oczekiwaniom (beneficjentów ostatecznych). Poza tym opóźnienia w procesie podpisywania umów i wypłacania dotacji powodują konieczność prefinansowania działań, co wymaga posiadania znacznych środków własnych. Wszystkie te okoliczności wpływają na to, że częściej duże podmioty o odpowiednim potencjale finansowym i zasobach kadrowych są w stanie skutecznie ubiegać się o dotacje. Przyjmując, że nie mamy wpływu na kondycję potencjalnych beneficjentów (prawa strona Tabeli 33) szukając metod zwiększania zdolności absorpcyjnej potencjalnych beneficjentów musimy poszukiwać rozwiązań zmieniających uwarunkowania procesu aplikowania oraz zwiększających dostępność i jakość informacji wstępnej i właściwej. Część tych działań powinna być skierowana na zwiększenie motywacji potencjalnych beneficjentów. Doświadczenie potencjalnego beneficjenta w aplikowaniu o środki unijne jest jednym z ważniejszych czynników, które mogą mieć wpływ na prawdopodobieństwo aplikowania o środki z RPO WiM, ułatwia bowiem przełamanie barier mentalnych. 103

105 6.1.3 Obszary zainteresowania potencjalnych beneficjentów aplikowaniem o środki RPO WiM Respondenci ze wszystkich gmin wykazywali zainteresowanie aplikowaniem do RPO WiM. Zainteresowanie poszczególnymi obszarami, w których możliwe jest uzyskanie dofinansowania projektu z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , zależy przede wszystkim od typu beneficjenta. Przedsiębiorcy są przede wszystkim zainteresowani inwestycjami w rozwój oraz inwestycjami w zakresie innowacji. Może to owocować zainteresowaniem przedsiębiorców w startowaniu w konkursach w ramach 1. osi priorytetowej Przedsiębiorczość w działaniu 1.1 Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw. Jednostki samorządu terytorialnego zamierzają starać się o dofinansowanie w obszarze rozbudowy i modernizacji infrastruktury ochrony środowiska, co z dużym prawdopodobieństwem przeniesie się na zainteresowanie działaniem 6.1 Poprawa i zapobieganie degradacji środowiska poprzez budowę, rozbudowę i modernizację ochrony środowiska. Dużym zainteresowaniem JST cieszy się obszar infrastruktury transportowej co może przenieść się na zainteresowanie Priorytetem 5, w szczególności poddziałaniem Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój lokalny (ponieważ badani potencjalni beneficjenci są w większości przedstawicielami gmin). W przypadku jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych dość duży odsetek tych jednostek działa w obszarze edukacji. Nie dziwi więc, że największym zainteresowaniem wśród nich cieszy się infrastruktura edukacyjna, w drugiej kolejności infrastruktura społeczna. Ponieważ konkursy w działaniach Priorytetu 3. Działanie 3.1 Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną oraz Działanie 3.2 Wysoki poziom zabezpieczenia i dostępności medycznej i opiekuńczej - potencjalnym źródle ich finansowania już się odbyły i dodatkowe nie są przewidywane, jedyna możliwością uzyskania dotacji będzie uczestnictwo w ewentualnych dodatkowych konkursach przyznających środki uzyskane z oszczędności lub realokacji. Nie zaobserwowano wyraźnego geograficznego zróżnicowania (na poziomie powiatu) pomiędzy potencjalnymi beneficjentami w zainteresowaniu poszczególnymi obszarami wsparcia w ramach RPO WiM. 104

106 Wykres 18. Jakie rodzaje projektów zamierzacie Państwo realizować w ramach RPO WiM (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 22 Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, planujących realizację projektów w przyszłości ogółem, n=2 033; firmy n= 1026, JST= 95, jednostki organizacyjne JST n=580, organizacje pozarządowe n=

107 Wnioski Aktywność -- Aktywność w wartościach bezwzględnych liczby złożonych wniosków jest proporcjonalna w przybliżeniu do liczby potencjalnych beneficjentów w gminie w obu perspektywach finansowych. Dlatego też aktywność w poszczególnych gminach jest zróżnicowana, w przybliżeniu, tak jak zróżnicowana jest liczba potencjalnych beneficjentów. -- Rozkład terytorialny aktywności w podziale na gminy powiela rozkład terytorialny zamożności i konkurencyjności gmin: są to duże miasta wraz z otaczającymi gminami, w szczególności skupione wokół Olsztyna i wzdłuż głównych szlaków komunikacyjnych. -- Zaabsorbowane środki w obu perspektywach finansowych trafiły w przeważającej większości do najbogatszych gmin: 2 w programach gmin na 116 otrzymało około 90% wszystkich przyznanych 2 środków, 2 w programach gmin otrzymało około 80% wszystkich przyznanych środków, 2 lista gmin, w których beneficjenci otrzymali najwięcej środków jest podobna w obu perspektywach 2 finansowych na czele znajduje się m. Olsztyn i m. Elbląg, którym przyznano prawie 50% 2 wszystkich środków; wśród pierwszych 20 gmin jest 14 miast i 6 gmin miejsko-wiejskich, 2 najmniej środków w obu perspektywach finansowych trafiło do gmin wiejskich. Oznacza to, że i tak znaczące zróżnicowanie wewnątrzregionalne w województwie warmińsko-mazurskim w wyniku działania obu programów będzie się pogłębiało. -- Aktywność względna (liczba wniosków złożonych do liczby potencjalnych beneficjentów): 2 jest największa w przypadku JST i JOST i wzrosła ze średnio z 40% dla programów do średnio 70% obecnie, 2 w przypadku organizacji pozarządowych wzrosła prawie pięciokrotnie (z średnio 5% 2 w do średnio 24% obecnie) dotyczy jednak głównie konkursów ogłaszanych 2 w ramach PO KL, 2 w przypadku przedsiębiorców jest na najniższym poziomie w stosunku do populacji i nie zmieniła 2 się (średnio 1,5% w i średnio 1,6% obecnie). -- Aktywność względna przedsiębiorców i organizacji pozarządowych wykazuje zróżnicowanie terytorialne, które wskazuje na inne dodatkowe czynniki (poza wielkością populacji) stymulujące aktywność potencjalnych beneficjentów. Szczególnie interesujące są przypadki małych gmin wiejskich, w których np. bardzo duży odsetek przedsiębiorców stara się o środki (np. Miłomłyn). -- Organizacje pozarządowe aplikują głównie do PO KL, natomiast nie wykazują zainteresowania RPO WiM, którego oferta nie jest dopasowana do potrzeb (brak dotacji na działalność statutową) i możliwości (wysokie minimalne kwoty wartości projektów) organizacji pozarządowych. W badaniu ankietowym potencjalni beneficjenci RPO WiM wskazali następujące obszary zainteresowania: -- Przedsiębiorcy są zainteresowani dotacjami inwestycyjnymi na rozwój prawdopodobnym źródłem finansowania mogłoby być Działanie 1.1 Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw. -- Jednostki Samorządu Terytorialnego rozbudową i modernizacją infrastruktury ochrony środowiska (prawdopodobne źródło finansowania Działanie 6.1 Poprawa i zapobieganie degradacji środowiska poprzez budowę, rozbudowę i modernizację ochrony środowiska ) i rozwojem infrastruktury transportowej (możliwe finansowanie z Działania Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój lokalny ). -- jednostki organizacyjne JST wskazują na infrastrukturę edukacyjną i społeczną możliwym źródłem finansowania są: Działanie 3.1 Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną oraz Działanie 3.2 Wysoki poziom zabezpieczenia i dostępności medycznej i opiekuńczej w ramach Priorytetu 3. Organizacje pozarządowe w znikomym stopniu aplikowały dotychczas do RPO WiM i wydaje się, że PO KL pozostanie nadal głównym źródłem finansowania ich planowanych projektów. 106

108 6.2 Badanie zasięgu i skuteczności działań promocyjnych i informacyjnych w ramach RPO WiM Skuteczność działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM W celu określenia skuteczności przekazu na temat RPO Warmia i Mazury został zastosowany Model 5Z 46 rekomendowany w Strategii Komunikacji Funduszy Strukturalnych w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Poziom Zauważenia mierzony był 3 pytaniami: Czy słyszał Pan(i) o możliwości realizacji projektów finansowanych z Unii Europejskiej? Czy słyszał Pan(i) o możliwości realizacji w latach projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach, współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej? Czy wie Pan(i) jaka jest nazwa programu współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej, w ramach którego możliwe jest realizowanie projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach? Twierdząca odpowiedź na 2 pytania pozwalała zaliczyć respondenta do grupy osób, które zauważyły przekaz na temat RPO WiM. Informacja i promocja na temat możliwości realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych dotarła do niemal wszystkich respondentów. 93% badanych twierdzi, iż o tym słyszało. Częściej były to jednostki organizacyjne JST oraz firmy średnie. Natomiast rzadziej firmy mikro (86%). Wykres 19. Czy słyszał Pan(i) o możliwości realizacji w latach projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach, współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej? (%) Źródło: własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 12. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2 502; firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n= Model 5Z służy mierzeniu skuteczności przekazu informacyjnego. Składa się on z pięciu poziomów: Zauważenia, Zainteresowania, Zrozumienia, Zaufania, Zaangażowania. Dokładne wyjaśnienie na stronie

109 Zdecydowana większość potencjalnych beneficjentów słyszała również o możliwości realizacji projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach, współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej. Najrzadziej odpowiedź twierdzącą wskazywali przedsiębiorcy, najczęściej przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego. Wykres 20. Czy wie Pan(i) jaka jest nazwa programu współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej, w ramach którego możliwe jest realizowanie projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 13. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy słyszeli o RPO WiM, n=2 166; firmy n= 955, JST= 101, jednostki organizacyjne JST n=818, organizacje pozarządowe n=314. Spośród wszystkich podmiotów, które poinformowały, że wiedzą o możliwości realizacji na Warmii i Mazurach projektów współfinansowanych ze źródeł unijnych tylko 17% potrafi wskazać właściwą nazwę programu (wskazując pełną nazwę lub jej skrót). Prawidłową wiedzą w tym zakresie wykazać się potrafią najczęściej przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego (69%). Pozostali respondenci nie potrafili wskazać nazwy (72%) lub nazwy, które wymieniali dotyczyły innych programów (np. Kapitał Ludzki, Fundusz Spójności, Wsparcie dla Przedsiębiorstw, Program Rozwoju Obszarów Wiejskich). Częściej niż ogół informacji o nazwie programu nie posiadały firmy. Natomiast inne nazwy tj. PO Kapitał Ludzki wskazywały jednostki organizacyjne JST oraz organizacje pozarządowe. Organizacje pozarządowe 108

110 praktycznie nie aplikowały do RPO WiM - rozpoznawanie RPO WiM jako źródła potencjalnego finansowania projektów jest bardzo słabe. Wykres 21. Wartość wskaźnika Brand Activity 48 (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytania nr 12 i 13 W celu oceny skuteczności przekazu wykorzystany został wskaźnik Brand Activity (Wykres 21). Pozwala on zmierzyć, na ile nazwa programu jest zakotwiczona w podświadomości osób wiedzących o tym, że w latach możliwe jest realizowanie projektów służących rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur. Wyniki wskazują, że rozpoznawalność marki jest najwyższa wśród przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego aż 70% osób wie, że rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur służy Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury. Wysokość tego wskaźnika w pozostałych grupach jest zdecydowanie niższa, najniższa w przypadku przedsiębiorców. Wykres 22. Czy Pana(i) zdaniem firma lub instytucja, w której Pan(i) pracuje, może realizować projekty finansowane z RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 18. Pytanie, które dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2502;firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n= Iloraz odsetka osób znających nazwę RPO WiM do odsetka osób wiedzących o istnieniu programu służącemu rozwojowi regionu Warmia Mazury wyrażone w procentach. 109

111 Poziom Zainteresowania został zmierzony pytaniem: Czy Pana(i) zdaniem firma lub instytucja, w której Pan(i) pracuje, może realizować projekty finansowane z RPO WiM? Gdy respondent odpowiadał tak uznawaliśmy, że zainteresował się przekazem na temat RPO WiM na tyle, że potrafi określić, czy jego instytucja ma szanse na dofinansowanie (Wykres 23). Większość badanych uważa, że firma lub instytucja, w której pracują może realizować projekty w ramach RPO WiM (70%). Informacje te posiadają częściej przedstawiciele firm średniej wielkości, gmin, ośrodków sportowych i kultury oraz organizacji pozarządowych zajmujących się nauką i kulturą. Co piąty przedstawiciel badanej instytucji uznał, iż ich firma czy instytucja nie ma takiej możliwości (18%). Częściej były to zakłady komunalne, zarządy dróg i zakłady gospodarki mieszkaniowej. Natomiast 13% badanych nie wiedziało, że taka możliwość istnieje. Były to częściej firmy mikro czy organizacje pozarządowe, których obszarem działania jest polityka społeczna a więc te organizacje, które w powszechnej świadomości są finansowane z PO KL. Powyższe dane należy interpretować ostrożnie. Niska wartość wskaźnika Brand Activity przy wysokim odsetku odpowiedzi twierdzących na pytanie Czy Pana(i) zdaniem firma lub instytucja, w której Pan(i) pracuje, może realizować projekty finansowane z RPO WiM? sugeruje, że respondenci są świadomi tego, że reprezentowane przez nich podmioty mogą uzyskiwać dotacje unijne. Prawdopodobnie nie znają specyfiki Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury, a ogólną wiedzę o programach unijnych przenoszą na wiedzę o RPO WiM. Pewnym potwierdzeniem tej tezy może być analiza odpowiedzi organizacji pozarządowych: Wskaźnik Brand Activity wynosi dla nich 20%, jednocześnie ponad 76% organizacji pozarządowych uważa, że może aplikować do RPO WiM, prawie 10% kojarzy regionalny program rozwoju na Warmii i Mazurach z programem PO KL (Wykres 18) i w rzeczywistości 98% wniosków organizacje pozarządowe złożyły do tego programu (Rozdział ). Zrozumienie przekazu informacyjnego badane było za pomocą pytania sprawdzającego, czy respondenci znają obszary, w których możliwa jest realizacja projektów w ramach RPO WiM. Jeśli respondent umiał wskazać prawidłowo choć jeden obszar, w którym możliwe jest realizowanie projektów w ramach RPO WiM, wtedy uznawano, że rozumie przekaz na temat RPO WiM (Wykres 23). 110

112 Wykres 23. Jakie Pan(i) zdaniem rodzaje projektów można finansować ze środków RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 15. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2 502; firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n=

113 Do najczęściej wymienianych rodzajów projektów należą inwestycje w infrastrukturę edukacyjną oraz inne inwestycje w rozwój przedsiębiorstw (odpowiednio 13% i 12%). Nieco rzadziej niż co dziesiąta instytucja twierdzi, że w ramach RPO WiM można rozbudowywać i modernizować infrastrukturę ochrony środowiska 9%, a także finansować infrastrukturę transportową oraz infrastrukturę uzdrowiskową i turystyczną (po 8% wskazań). Kolejne miejsce zajęły inwestycje w zakresie innowacji oraz promocja oferty turystycznej województwa (po 7% wskazań). Co dwudziesty ankietowany podmiot uważa, że w ramach RPO WiM finansować można infrastrukturę społeczną 5%, a także infrastrukturę sportowo-rekreacyjną oraz kultury (po 4% wskazań). Rewitalizacja miast, obszarów powojskowych i poprzemysłowych uzyskała 3% wskazań. Natomiast o możliwości realizacji projektów dotyczących infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, rozbudowy i modernizacji infrastruktury transportowej, bazy noclegowej i gastronomicznej, przygotowania stref przedsiębiorczości wie tylko po 2% podmiotów. Marginalne wskazania uzyskały także: dziedzictwo kulturowe, przedsięwzięcia przemysłowo naukowe, budowa klastrów oraz odnawialne źródła energii i inwestycje infrastrukturalne tworzące powiązania pomiędzy jednostkami naukowymi i przedsiębiorstwami (po 1%). Wśród rodzajów projektów, które niemalże wcale nie zostały zidentyfikowane przez potencjalnych beneficjentów znalazły się przede wszystkim te, których celem jest rozwój nowoczesnych technologii i firm: usługi informatyczne i aplikacje, usługi informatyczne i aplikacje dla MŚP, tworzenie parków technologicznych i przemysłowych i inkubatorów przedsiębiorczości, system obsługi inwestora na poziomie regionalnym, kształcenie kadr dla informatyki. Należy zaznaczyć, że 27% badanych wymieniało inne rodzaje projektów, które nie pasują do rodzajów projektów możliwych do realizowania w ramach RPO WiM, natomiast co 3 badany nie umiał wskazać żadnego rodzaju projektu. Istotnie częściej inne rodzaje projektów wskazywali przedstawiciele jednostek organizacyjnych JST, natomiast odpowiedź nie wiem istotnie częściej była wybierana przez przedsiębiorców. Wykres 24. Jak Pan(i) ocenia działanie poszczególnych instytucji? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo słabo, a 5 bardzo dobrze ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr

114 Zaufanie mierzone było za pomocą oceny działań instytucji będących częścią systemu zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Oceny dobre i bardzo dobre oznaczały, że respondent ma zaufanie do przekazu na temat RPO WiM. Ostatnim elementem modelu 5Z jest zaangażowanie mierzone za pomocą pytania Czy Pana(i) instytucja przygotowywała się dotychczas lub przygotowuje się obecnie do złożenia wniosku o dofinansowanie na realizację projektu w ramach RPO WiM? Odpowiedź twierdząca była uznawana za wyraz zaangażowania. Wykres 25. Czy Pana(i) instytucja przygotowywała się dotychczas lub przygotowuje się obecnie do złożenia wniosku o dofinansowanie na realizację projektu w ramach RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 20 Zdecydowanie najczęściej do złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach RPO WiM przygotowują się lub przygotowywały się jednostki samorządu terytorialnego. Znacznie rzadziej przygotowują się organizacje pozarządowe oraz jednostki organizacyjne JST (odpowiednio 27 i 19%). 11% przedsiębiorców jest w trakcie lub zakończyło już przygotowanie wniosku o dofinansowanie. Rzadziej niż ogół przedsiębiorców do aplikowania przygotowują się małe przedsiębiorstwa. Podsumowanie modelu 5Z Model 5Z mierzy skuteczność przekazu informacji na pięciostopniowej skali rozpatrywanej na zasadzie lejka, czyli by móc przejść na wyższy poziom odbioru przekazu informacyjnego wpierw należy osiągnąć po kolei wszystkie niższe poziomy. Relacje pomiędzy poziomami przedstawia rysunek obok. Tak więc, by na przykład móc powiedzieć, że dany respondent odebrał przekaz na 3 poziomie czyli poziomie Zrozumienie musi w pierwszej kolejności przekaz zauważyć i się nim zainteresować. Zgodnie z założeniami Strategii Komunikacji Funduszy Strukturalnych w Polsce Rysunek 2. Graficzne przedstawienie Modelu 5Z Źródło: opracowanie własne 113

115 w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata komunikaty kierowane do potencjalnych beneficjentów powinny budować ścieżkę relacji prowadzącą do ostatniego poziomu modelu 5Z Zaangażowania. W celu zbiorczego przedstawienia wyników oceny skuteczności przekazu za pomocą modelu 5Z dla każdego z respondentów wyliczony został poziom, na którym dotarł do niego przekaz na temat RPO WiM. Na wykresie 26 przedstawiono odsetek respondentów poszczególnych typów, którzy otrzymali odpowiednio punktację: 1 Zauważenie 2 Zainteresowanie 3 Zrozumienie 4 Zaufanie 5 Zaangażowanie Wykres 26. Wskaźnik skuteczności przekazu informacji 5Z (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI Wyniki wskazują, że najbardziej skutecznie przekaz dociera do JST, a najmniej skutecznie do przedsiębiorców. W celu pogłębionej analizy skuteczności na poszczególnych poziomach percepcji obliczono jaki procent populacji z danego poziomu przechodzi do następnego poziomu (Tabela 33). 49 Narodowa Strategia Spójności na lata , Strategia Komunikacji Funduszy Strukturalnych w Polsce, str

116 Tabela 33. Wskaźnik 5Z w podziale na typy beneficjentów Typ beneficjenta Respondenci, którzy zauważyli wśród respondentów, którzy zauważyli wśród respondentów, którzy zainteresowali się wśród respondentów, którzy zrozumieli wśród respondentów, którzy zaufali zainteresowało się zrozumiało zaufało zaangażowało się Przedsiębiorcy 68,0% 35,6% 12,4% 40,0% 66,7% Jednostki samorządu terytorialnego Jednostki organizacyjne JST Organizacje pozarządowe 100,0% 88,3% 88,9% 60,0% 68,8% 96,2% 44,1% 23,6% 39,0% 64,1% 89,9% 56,2% 30,5% 39,0% 71,7% Ogółem 81,9% 44,8% 27,8% 46,1% 68,1% Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI Z analizy powyższej tabeli i wykresu wynika, że informacja musi być wyraźnie targetowana (skierowana) do konkretnej grupy beneficjentów i, co więcej, musi uwzględniać bariery percepcyjne zauważone dla konkretnej grupy beneficjentów. Na poziomie zauważenia najtrudniejszą grupą docelową są przedsiębiorcy, z których 32% nie zauważyło przekazu RPO WiM. Pozostałe grupy docelowe wykazują bardzo wysokie wskaźniki zauważenia przekazu promocyjnego RPO WiM. Oznacza to, że należałoby ponownie zachęcić przedsiębiorców do aplikowania skierowaną do nich sprofilowaną akcją promocyjną. Wśród przedsiębiorców, którzy zauważyli przekaz na temat RPO WiM, jedynie 35,6% się nim zainteresowało. Jest to wartość najniższa wśród wszystkich badanych typów potencjalnych beneficjentów, co może wskazywać, że obecny przekaz na temat RPO WiM jest dla przedsiębiorców mało atrakcyjny. Najbardziej dramatyczny spadek skuteczności przekazu obserwujemy dla wszystkich grup (oprócz JST) w przypadku przejścia od zainteresowania do zrozumienia. Najgorzej wypadają tu ponownie przedsiębiorcy (12%), słaby wynik obserwujemy też dla jednostek organizacyjnych JST. Na tym poziomie przekazu istotne stają się przekazywane treści, która są trudne do zrozumienia dla przedsiębiorców i jednostek organizacyjnych JST. Przejście z poziomu zrozumienia do zaufania jest tak samo skuteczne dla wszystkich grup docelowych około 40% potencjalnych beneficjentów, z tych co zrozumieli, dobrze ocenia instytucje, z którymi przyjdzie im ewentualnie współpracować. Tu znowu wyróżniają się JST, dla których ten wskaźnik wynosi 60%. Wreszcie podobny wskaźnik skuteczności (ok. 70%) przy przejściu na poziom zaangażowania obserwujemy dla wszystkich grup beneficjentów, niezależnie od typu beneficjenta. Z analizy tej widać, że najtrudniejszym momentem na drodze potencjalnego beneficjenta z grup: przedsiębiorcy, JOJST i organizacje pozarządowe, od zauważenia RPO WiM do złożenia wniosku jest etap zrozumienia, czyli przekonanie potencjalnego beneficjenta, że oferta RPO WiM jest adresowana również do niego. Dobrym sposobem na podwyższenie skuteczności przekazu do tych grup powinny być broszury informacyjne powstałe w efekcie realizacji niniejszego badania. Broszury będą pokazywać, że innym podobnym organizacjom udało się uzyskać dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM. Z kolei w przypadku JST najtrudniejszym etapem jest przejście od zrozumienia do zaufania tu przekaz powinien być skoncentrowany na promowaniu przejrzystości i obiektywności samej procedury wyłaniania zwycięskich wniosków w konkursach. W świetle powyższych wyników wydaje się, że pożyteczne byłoby powtórzenie akcji promocyjnej dla przedsiębiorców. Szukając najlepszego kanału dotarcia do przedsiębiorców należy zauważyć, 115

117 że wg badań SMG/KRC dla Gazety Wyborczej 50, 80% przedsiębiorców korzysta z Internetu, a 71% w celach biznesowych wykorzystuje pocztę elektroniczną. Jednocześnie przedsiębiorcy respondenci niniejszego badania wskazują na pierwszym miejscu Internet (Rozdział 6.2.2, Wykres 28) jako źródło informacji o programie RPO WiM 35%. Należałoby więc wykorzystać ten kanał komunikacji do przeprowadzenia sprofilowanej kampanii promocyjnej, skierowanej do tej grupy potencjalnych beneficjentów, w formie, która byłaby dla nich atrakcyjna, a przekazywane treści zrozumiałe. Dla lepszego dopasowania formy i treści przekazu do potrzeb potencjalnych beneficjentów można byłoby dokonać prostych badań jakościowych testując atrakcyjność i zrozumiałość przekazu dla tej grupy docelowej Skuteczność kanałów komunikacji Najczęściej wykorzystywanym przez badanych kanałem komunikacji był Internet. Z tego medium korzystał największy odsetek potencjalnych beneficjentów w każdym z wyróżnionych typów. Należy jednak zaznaczyć, że efektywne korzystanie z Internetu jako źródła informacji na temat RPO WiM wymaga wcześniejszego zakotwiczenia chociażby samej nazwy programu, co jak było pokazane wcześniej różnie się kształtuje w różnych grupach potencjalnych beneficjentów. Prasa jako źródło informacji o RPO WiM jest wskazywana na drugim miejscu przez zbliżony odsetek każdego typu potencjalnych beneficjentów. Na tej podstawie można wnioskować, że prasa ma charakter uniwersalny w takim samym stopniu dociera do różnego typu odbiorców. Dlatego też wskazane jest wykorzystywanie tego w medium w kampaniach kierowanych do szerszych grup odbiorów w szczególności na poziomie zainteresowania. Konferencje, szkolenia czy wystawy są sposobem docierania do potencjalnych beneficjentów, którzy co najmniej zauważyli, że mogą uzyskać dofinansowanie z RPO WiM. Za pomocą tego kanału możliwe jest przede wszystkim zwiększanie wiedzy o samym programie oraz o samym sposobie uzyskania dofinansowania. Ten kanał służy bardziej informowaniu niż promowaniu. Częściej wykorzystywany jest przez jednostki samorządu terytorialnego, które, jak wskazują analizy, są najlepiej poinformowanym wyróżnionym typem potencjalnych beneficjentów. Istotne wydaje się to, że stosunkowo często przedsiębiorcy jako źródło informacji o RPO WiM wskazują znajomych i rodzinę. Wskazuje to na to, że tzw. marketing szeptany w tym przypadku przynosi skutek. Zadowoleni przedsiębiorcy korzystający ze wsparcia RPO WiM przekażą informacje dalej i w ten sposób zachęcą innych do aplikowania o środki. Może to skutkować skupiskami terytorialnymi lub branżowymi aktywnych przedsiębiorców. Stosunkowo niskie wskazania otrzymał główny punkt informacyjny i zupełnie pomijalne pozostałe punkty informacyjne. Jak pokażą dalsze wyniki, nabiorą one znaczenia w odbieraniu bardziej szczegółowych komunikatów na temat RPO WiM. 50 SMG/KRC: Polscy przedsiębiorcy nie doceniają Internetu, Gazeta.pl Firma,

118 Wykres 27. Z jakich źródeł czerpał Pan(i) dotychczas lub czerpie obecnie informacje na temat RPO WiM(%) Źródło: : Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 16. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2 502; firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n=350. Na wykresie nie zaprezentowano dwóch kategorii dla których odsetek respondentów ogółem i dla poszczególnych typów beneficjentów wynosił poniżej 0,5%. 117

119 6.2.3 Badanie zasięgu działań promocyjnych i informacyjnych O możliwości realizacji projektów, których celem jest rozwój regionalny na Warmii i Mazurach, współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej słyszało 80% badanych beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. Jednocześnie, o ile w przypadku JST, jednostek organizacyjnych JST i organizacji pozarządowych wiedzę tę deklarowało średnio 92% ankietowanych, to w przypadku przedsiębiorców było to już tylko 63%. Wśród przedsiębiorców najrzadziej wiedzę w tym zakresie deklarowano w powiatach: oleckim (35%), kętrzyńskim (46%), braniewskim i nowomiejskim (47%). Najczęściej w powiecie węgorzewskim (83%). Co prawda próba w badaniach ilościowych nie zawsze obejmowała na terenie danej gminy ilość przedsiębiorców wystarczającą do przeprowadzenia wnioskowania, to jednak są gminy, w których pytani przedsiębiorcy nie słyszeli o możliwości realizacji projektów w ramach RPO WiM. Są to gminy: Świętajno, Dubeninki, Wieliczki i Bisztynek. Tabela poniżej pokazuje jaka jest rozpoznawalność nazwy Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w poszczególnych powiatach. Tabela 34. Wartość wskaźnika Brand Activity dla poszczególnych powiatów, w podziale na typ potencjalnych beneficjentów Powiat Przedsiębiorcy Jednostki samorządu terytorialnego Jednostki organizacyjne JST Organizacje pozarządowe bartoszycki 6% 100% 19% 40% braniewski 0% 86% 3% 14% działdowski 24% 100% 4% 50% ELBLAG - powiat grodzki 22% b.d. 51 b.d % elbląski 14% 96% 25% 62% ełcki 17% 100% 24% 35% giżycki 16% 57% 29% 6% gołdapski 20% 50% 16% 20% iławski 19% 100% 15% 33% kętrzyński 21% 100% 12% 38% lidzbarski 5% 100% 5% 22% mrągowski 17% 83% 21% 6% nidzicki 6% 100% 13% 0% nowomiejski 26% 75% 4% 36% olecki 26% 75% 16% 22% OLSZTYN - powiat grodzki 21% 100% 36% 37% olsztyński 13% 75% 11% 9% ostródzki 10% 100% 17% 21% piski 6% 100% 10% 11% szczycieński 18% 88% 4% 10% węgorzewski 0% 67% 13% 27% Ogółem 17% 88% 16% 26% Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CATI. W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu nie wziął przedstawiciel żadnego JST oraz jednostki organizacyjnej JST Najmniejsza znajomość nazwy RPO WiM wśród przedsiębiorców, którzy wiedzą o istnieniu programu służącemu rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur, została zaobserwowana w powiecie braniewskim i węgorzewskim. W powiecie braniewskim zdiagnozowano również niską znajomość nazwy programu W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu CATI nie brał udziału przedstawiciel JST oraz jednostki organizacyjnej JST. 52 W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu CATI nie brał udziału przedstawiciel JST oraz jednostki organizacyjnej JST. 118

120 wśród jednostek organizacyjnych JST oraz organizacji pozarządowych. Wskazuje to, że działania informacyjne służące zauważeniu programu, docierają tam w małym stopniu. Niski wskaźnik Brand Activity wśród jednostek organizacyjnych JST oraz organizacji pozarządowych zanotował powiat szczycieński. Zasięg i skuteczność działań informacyjno-promocyjnych został przedstawiony na mapie 3 oraz w tabeli 35. Mapa 3. Zasięg działań informacyjno promocyjnych - średnia wartość wskaźnika 5Z w powiatach - ogółem i ze względu na typ beneficjenta Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CATI Tabela 35. Średnie wartości wskaźnika 5Z dla poszczególnych powiatów w podziale na typy potencjalnych beneficjentów. (Wyróżnione zostały najmniejsze wartości wskaźnika 5Z dla danego typu beneficjentów) Powiat Przedsiębiorcy Jednostki samorządu terytorialnego Jednostki organizacyjne JST Organizacje pozarządowe bartoszycki 1,03 3,57 1,53 1,58 braniewski 0,86 3,00 1,50 1,71 działdowski 1,52 3,60 1,33 2,00 ELBLAG - powiat grodzki 1,15 b.d. 53 b.d. 54 1,69 elbląski 1,23 2,50 1,63 1,87 ełcki 1,21 3,67 1,68 1,92 giżycki 1,33 3,29 1,77 1,50 gołdapski 1,31 1,50 1,50 1, W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu CATI nie brał udziału przedstawiciel JST oraz jednostki organizacyjnej JST. 54 W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu CATI nie brał udziału przedstawiciel JST oraz jednostki organizacyjnej JST. 119

121 iławski 1,25 3,83 1,47 1,53 kętrzyński 1,22 4,00 1,72 1,83 lidzbarski 1,32 3,50 1,46 1,82 mrągowski 1,45 3,33 1,23 1,39 nidzicki 0,91 4,00 1,70 1,75 nowomiejski 1,23 3,00 1,32 2,00 olecki 0,83 3,50 1,57 1,50 OLSZTYN - powiat grodzki 1,31 3,00 2,03 1,73 olsztyński 1,30 3,13 1,55 1,48 ostródzki 1,32 4,22 1,56 1,50 piski 1,00 4,00 1,21 1,55 szczycieński 1,33 4,00 1,38 1,36 węgorzewski 1,23 3,00 1,43 2,00 Ogółem 1,25 3,46 1,55 1,66 Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CATI. W powiecie grodzkim Elbląg w badaniu CATI nie brał udziału przedstawiciel JST oraz jednostki organizacyjnej JST Analiza średniej wartości wskaźnika 5Z pozwala na wskazanie, w których powiatach informacja na temat RPO WiM jest najmniej skuteczna. W powiecie braniewskim, nidzickim i oleckim w grupie przedsiębiorców zanotowana średnią wartość wskaźnika 5Z na poziomie poniżej 1. Oznacza to, że na tych obszarach skuteczność dotarcia do tej grupy docelowej jest najniższa. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego najniższą wartość wskaźnika otrzymał powiat gołdapski jednakże w badaniu wzięły udział tylko dwa JST z tego powiatu. Niską ocenę otrzymał również powiat elbląski. Stosunkowo mało zróżnicowana geograficznie jest skuteczność przekazu w grupie jednostek organizacyjnych JST poza wyróżniającym się na tle innych miastem Olsztyn. Najmniejszą skuteczność przekazu można zaobserwować w powiecie mrągowskim i piskim. Skuteczność przekazu informacyjnego w przypadku organizacji pozarządowych jest najmniejsza w powiatach szczycieńskim oraz mrągowskim, największa zaś w powiatach: węgorzewskim, nowomiejskim oraz działdowskim. Tabela 36 pokazuje białe plamy w zasięgu poszczególnych kanałów komunikacji. Do każdego powiatu zostały przyporządkowane kanały komunikacji, z których nie korzystali badani potencjalni beneficjenci danego powiatu. Tabela 36. Białe plamy w zasięgu poszczególnych kanałów komunikacji Powiat gołdapski 11 nidzicki 11 Liczba wskazanych źródeł Niewskazane źródła Prasa branżowa Newsletter Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Główny punkt informacyjny przy UM Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Znajomi rodzina Prasa branżowa Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Główny punkt informacyjny przy UM Regionalny Punkt Informacyjny przy WMARR Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Książki, płyty 120

122 braniewski 12 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Regionalny Punkt Informacyjny przy WMARR Współpracownicy, przełożeni Książki, płyty nowomiejski 12 Telewizja / telewizja regionalna Radio / radio regionalne Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Firma konsultingowa olecki 12 Radio / radio regionalne Prasa branżowa Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Znajomi, rodzina Współpracownicy, przełożeni węgorzewski 12 Radio / radio regionalne Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Firma konsultingowa Książki, płyty kętrzyński 13 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Główny punkt informacyjny przy UM Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Firma konsultingowa lidzbarski 13 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Znajomi, rodzina Książki, płyty mrągowski 13 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Współpracownicy, przełożeni Książki, płyty elbląski 14 Billboardy Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Współpracownicy, przełożeni Książki, płyty olsztyński 14 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych Książki, płyty piski 14 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalny Punkt Informacyjny przy WMARR Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych szczycieński 14 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych bartoszycki 15 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Książki, płyty 121

123 ELBLAG - powiat grodzki 15 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych ostródzki 15 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych ełcki 16 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe giżycki 16 Billboardy Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe iławski 16 Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe Współpracownicy, przełożeni działdowski 17 Tablice informacyjne i tablice pamiątkowe OLSZTYN powiat grodzki 17 Billboardy Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników badania CATI Powiaty są zbyt dużym i zróżnicowanym obszarem geograficznym, żeby wyciągać wnioski co do rzeczywistego występowania różnic w poziomie poinformowania potencjalnych beneficjentów i jego przyczyn. Niemniej jednak istnieje przynajmniej zbieżność pomiędzy liczbą wskazywanych źródeł informacji na temat RPO WiM a wskaźnikiem poinformowania 5Z dla kilku powiatów. Z najmniejszej liczby źródeł korzystały następujące powiaty: gołdapski, nidzicki, braniewski, nowomiejski, olecki, węgorzewski Badanie korelacji pomiędzy zasięgiem działań promocyjnych i informacyjnych RPO WiM a aktywnością beneficjentów Porównano wyniki badania w zakresie aktywności potencjalnych beneficjentów (liczbę projektów złożonych w poszczególnych gminach i względną aktywność projektodawców aktywność w odniesieniu do istniejących podmiotów liczone dla wszystkich programów okresu ) oraz skuteczność działań informacyjnych i promocyjnych (na przykład wartość wskaźnika 5Z w poszczególnych gminach uzyskaną z badań CATI). Na poziomie ogólnym nie odnotowano związku pomiędzy aktywnością podmiotów (liczba złożonych projektów), a skutecznością kampanii informacyjnej (wartość współczynnika 5Z współczynnik korelacji bliski zeru). Jedynie w przypadku przedsiębiorców odnotowano zależność pomiędzy ich aktywnością względną (ilość projektów w stosunku do liczby przedsiębiorców na danym terenie), a współczynnikiem skuteczności kampanii 5Z (r=0,46 korelacja przeciętna). Zależność ta potwierdza się także, gdy porównamy wiedzę badanych z poszczególnych gmin o możliwości realizowania dofinansowywanych projektów, wspierających rozwój regionalny na Warmii i Mazurach z aktywnością względną (r=0,23 korelacja niska). Jest to korelacja niska, acz istotna. Co ciekawe związek ten nie zachodzi w porównaniu skuteczności kampanii (wskaźnik 5Z) i liczby złożonych projektów w poszczególnych gminach (r=0,04 dla przedsiębiorców). Można więc przyjąć, że to przedsiębiorcy są grupą, w której zmienność nasilenia zasięgu kampanii istotnie przekłada się na ich względną aktywność. 122

124 Mapa 4. Mapa projektów złożonych przez przedsiębiorców we wszystkich programach ( ) w zestawieniu ze współczynnikami skuteczności promocji (5Z) i aktywności względnej (ilość złożonych do ilość przedsiębiorstw) w podziale na powiaty Źródło: własne na podstawie wyników z badania CATI (przedsiębiorstwa n= 1200) - wskaźnik 5Z oraz na podstawie bazy projektów złożonych w ramach okresu programowania (przedsiębiorstwa n=1773) 123

125 Wnioski Zasięg przekazu Rozpoznawalność marki RPO WiM jest najwyższa wśród przedstawicieli Jednostek Samorządu Terytorialnego aż 70% osób wie, że rozwojowi regionalnemu Warmii i Mazur służy Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata Wysokość tego wskaźnika w pozostałych grupach jest zdecydowanie niższa, najniższa w przypadku przedsiębiorców. Oznacza to, że do przedsiębiorców należałoby skierować akcję promocyjną zwiększającą rozpoznawalność nazwy RPO WiM, co pozwoliłoby zwiększyć zainteresowanie programem, a przez to zwiększyć równość szans w dostępie do środków z RPO WiM. Najtrudniejszym momentem w drodze potencjalnego beneficjenta z grup: przedsiębiorcy, jednostki organizacyjne JST i organizacje pozarządowe, od zauważenia RPO WiM do złożenia wniosku jest etap zrozumienia, czyli przekonanie potencjalnego beneficjenta, że oferta RPO WiM jest adresowana również do niego. Co trzeci badany podmiot twierdzi, że nie wie, jakie rodzaje projektów można finansować w ramach RPO WiM. Wyraźnie częściej są to przedsiębiorcy. Zwiększenie odsetka podmiotów odbierających przekaz na poziomie zrozumienia powinno się osiągnąć poprzez dostosowanie formy i treści przekazu do potrzeb i możliwości percepcyjnych przedsiębiorców. Pozytywny efekt powinna też przynieść efektywna dystrybucja broszur powstałych w ramach niniejszego badania. Z kolei w przypadku JST najtrudniejszym etapem jest przejście od zrozumienia do zaufania tu przekaz powinien być skoncentrowany na promowaniu przejrzystości i obiektywności samej procedury wyłaniania zwycięskich wniosków w konkursach. Skuteczny przekaz jest efektem nakładania się przekazów z wielu źródeł. Z najmniejszej liczby źródeł informacji korzystali potencjalni beneficjenci z następujących powiatów: gołdapski, nidzicki, braniewski, nowomiejski, olecki, węgorzewski, co może wskazywać na ograniczony zasięg przekazu w tych powiatach. Jednakże na podstawie niniejszego badania niemożliwe jest dokładne wyjaśnienie, z jakich przyczyn potencjalni beneficjenci w tych powiatach korzystali z najmniejszej liczby źródeł. Kanały komunikacji Internet jako kanał komunikacji dystansuje wszystkie pozostałe media. Najczęściej wskazywany jest przez JST, najrzadziej przez przedsiębiorców. Internet w chwili obecnej jest wykorzystywany do przekazywania informacji na poziomie co najmniej Zainteresowania (model 5Z). Duża popularność tego medium sugeruje, że powinno ono znaleźć szersze zastosowanie. Prasa jako źródło informacji o RPO WiM jest wskazywana na drugim miejscu przez zbliżony odsetek każdego typu potencjalnych beneficjentów. Dlatego też należy postrzegać prasę jako medium, za pomocą którego możliwe jest zwiększenie rozpoznawalności Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury wśród wszystkich grup docelowych i ogółu społeczeństwa. Stosunkowo niskie wskazania otrzymały punkty informacyjne: główny punkt informacyjny w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (IZ) i zupełnie pomijalne regionalne punkty informacyjne w Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie (IP II) i Regionalnym Centrum Projektów Środowiskowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie (IP). Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że punkty informacyjne są istotnym kanałem komunikacji dla poszukujących dokładniejszej informacji, a więc na poziomie co najmniej Zrozumienia, który jest osiągany przez nieco ponad 10% badanych. 124

126 6.3 Badanie jakości informacji Identyfikacja stopnia poinformowania oraz potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów RPO WiM / beneficjentów RPO WiM w kontekście oferowanego wsparcia w ramach RPO WiM na lata Potrzeby informacyjne potencjalnych beneficjentów i beneficjentów dotyczą głównie treści i formy otrzymywanych informacji na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata Wywiady pogłębione przeprowadzane z beneficjentami RPO WiM przynoszą informację, że treść informacji na temat RPO WiM, które uzyskali, były ich zdaniem wystarczająca. Przedstawiciele JST, jak wskazują prezentowane we wcześniejszych rozdziałach wyniki, to grupa najlepiej poinformowana o Regionalnym Programie Operacyjnym Warmia i Mazury na lata Z tego też zapewne wynikają oczekiwania części przedstawicieli JST co do dostępu do bardziej zaawansowanych informacji na temat RPO WiM. Zdaniem przedstawicieli JST przydatne byłyby również informacje dotyczące etapu realizacji projektu nie tylko etapu składania wniosku: Takie podstawowe informacje potrzebne do przygotowania wniosku to uważam, że tego jest dużo. Takie osoby przygotowujące wniosek znajdą tam duży zasób informacji. Myślę o etapie ( ) realizacji projektu. ( ) Rzeczy nam potrzebne, jak wytyczne czy załączniki, w trakcie realizacji - to można ulepszyć. Część przedstawicieli JST potrzebuje też poszerzonej informacji na temat tego, jakie korzyści może przynieść im realizacja projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Przedsiębiorcy jak już zostało pokazane na modelu 5Z potrzebują innego typu informacji na temat RPO WiM informacji, dzięki której zauważą i zainteresują się programem. Przedstawiciele przedsiębiorców, do których trafił przekaz na wyższym poziomie modelu 5Z zwracają uwagę na potrzebę pokazywania, jakie projekty współfinansowane w ramach RPO WiM mogą realizować: na pewno jakaś informacja ( ) [na temat] rzeczy, na które też można ( ) [otrzymać dofinansowanie], to mogłaby się ukazywać. Pokazywanie typów możliwych do realizowania projektów można powiązać z informacjami na temat wkrótce organizowanych konkursów. Terminy konkursów są bardzo ważną informacją dla podmiotów, które decydują się na uzyskiwanie dofinansowania. Uzyskanie takiej informacji zdaniem rozmówców wymaga jednak ciągłego śledzenia informacji na stronie, co nie jest dla potencjalnych beneficjentów wygodne. Tak o tym mówi jeden z przedsiębiorców: potrzebna by była, bo może jest,( ) publikacja mówiąca o wszystkich [konkursach]. Czy kwartalnie, czy na początku roku i informująca z czego można skorzystać, bo nie mam [takiej]. ( ) Przegapiliśmy [konkursy] na regiony wiejskie, na przeciwdziałanie bezrobociu ( ) dowiedzieliśmy się w ostatni dzień składania. Przegapianie konkursów może obniżyć absorpcję środków, dlatego też warto pomyśleć o mechanizmie przeciwdziałającym takim sytuacjom. Propozycją rozwiązania tego problemu może być np. zwiększenie zasięgu (liczby subskrybentów) Newslettera. W badaniu CATI respondenci zostali również zapytani z jakich źródeł chcieliby pozyskiwać informacje na temat RPO WiM (wykres 28). 125

127 Wykres 28. Z jakich źródeł chciałaby Pan(i) pozyskiwać informacje na temat RPO WiM w przyszłości? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 17. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów ogółem, n=2 502; firmy n= 1200, JST= 102, jednostki organizacyjne JST n=850, organizacje pozarządowe n=350. Na wykresie nie zaprezentowano dwóch kategorii, dla których odsetek respondentów ogółem i dla poszczególnych typów beneficjentów wynosił poniżej 0,5%. 126

128 Respondenci w badaniu CATI zgodnie podają, że najchętniej korzystaliby z Internetu jako źródła informacji na temat RPO WiM. Należy zauważyć jednak, że informacje na stronie internetowej poszczególnych instytucji będących częścią systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM, są informacjami na poziomie co najmniej Zainteresowania w pięciostopniowej skali 5Z, tak więc trudno za pomocą tego medium dotrzeć do osób, które dotychczas nie zauważyły RPO WiM. Warto jednak zastanowić się nad promocją RPO WiM na stronach innych niż strony Instytucji Zarządzającej i Pośredniczących RPO WiM. Przedstawicielka organizacji pozarządowych mówiła o tym, że jej organizacja korzysta ze stron branżowych : Poza tym inne strony internetowe: strona NGO, która jest bardzo pomocna ( ) w tych poszukiwaniach. ( ) Tam jest dużo informacji ( ) przydatnych i w związku tym chcieliśmy ( ) przy tym wniosku również skorzystać [z tej strony]. Można więc, idąc tym tropem, promować RPO WiM na stronach internetowych i portalach, w których targetem jest grupa docelowa działań promocyjnych. Tak więc na portalach skierowanych do NGO czy przedsiębiorców umieszczenie artykułu na temat RPO WiM wraz z odnośnikiem do strony programu może zwiększyć zarówno rozpoznawalność programu jak i aktywność potencjalnych beneficjentów. Na drugim miejscu potencjalni beneficjenci wymieniali szkolenia, konferencje czy wystawy jako pożądane źródło informacji na temat RPO WiM. Ta forma docierania do potencjalnych beneficjentów pozwala głównie na uzyskanie pogłębionych informacji i może być użyteczna w zwiększaniu wiedzy i zainteresowania RPO WiM, jednak wśród podmiotów, które co najmniej zauważyły RPO WiM. Temat szkoleń stosunkowo często poruszany był w trakcie badania jakościowego. Przedstawiciel firmy doradczej wysuwa taką propozycję: Warsztaty dwudniowe dużo dają, bo dostaje się tam w pigułce wiedzę podaną przez ludzi z energią. I się znają, i w kuluarach weryfikacja tego jest jeszcze ( ). W podobny sposób mówi o tym przedstawiciel JST: Natomiast uważam, że [szkolenia] powinny być dłuższe ( ). Czyli nie takie jednodniowe przynajmniej dwu, trzydniowe ( ) dwa, trzy dni to jest minimum, na to żeby więcej programów było w jednym szkoleniu. Żeby to nie dotyczyło, na przykład procedury O.O.Ś [ocena oddziaływania na środowisko], tylko dotyczyło powiedzmy dwóch, trzech jakichś tematów ( ) I wtedy zrobić z tego takie trzydniowe szkolenie, dlatego że nam ciężko jest dojechać do Olsztyna na jeden dzień w tą i z powrotem. Zdaniem rozmówców kilkudniowe warsztaty mogłyby w krótkim czasie znacznie pogłębić wiedzę nie tylko na temat procesu aplikowania o środki, ale także na temat samego Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Rozmowy z innymi osobami zainteresowanymi realizacją projektów przynoszą także dodatkową wartość, ponieważ przedstawiciele różnych instytucji mogą podzielić się własnymi doświadczeniami, co może zaowocować przygotowywaniem wniosków o dofinansowanie wyższej jakości. W przypadku szkoleń duże znaczenie ma również miejsce, gdzie to szkolenie jest zorganizowane. Jak wskazuje przedstawiciel JST, jeśli szkolenie jest przeprowadzane w większej odległości od siedziby potencjalnego beneficjenta, to jednodniowe wyjazdy są dla części osób nieopłacalne. Na trzecim miejscu w badaniu CATI wymieniany jest Newsletter otrzymywany drogą mailową. Rozmówcy w badaniu jakościowym wskazywali, że taka forma informowania o Regionalnym Programie Operacyjnym Warmia i Mazury na lata byłaby dla nich bardzo wygodna i użyteczna. Za przykład mogą posłużyć poniższe wypowiedzi: Najprostszy temat jaki by można zrobić to mailing. Jest program, który automatycznie [rozsyła wiadomości] i baza firm, które działają na terenie województwa. ( ) W natłoku informacji mogę czegoś nie zauważyć. Newsletter tam są informacje też o RPO ( ) fajna sprawa, bo nie wchodząc na strony internetowe można się dowiedzieć, ewentualnie przypomnieć sobie. 127

129 Jak wskazują powyższe wypowiedzi Newsletter pozwalałby potencjalnym respondentom trzymać rękę na pulsie dowiadywać się o interesujących ich konkursach czy uzyskiwać informacje o zachodzących zmianach. Takie informacje zawiera obecnie wychodzący Newsletter, jednakże forma przekazu informacji budzi wątpliwości. Newsletter składa się z odnośników do informacji właściwej znajdującej się na stronie internetowej, co należy uznać za prawidłowe. Niemniej jednak powinna im towarzyszyć jakaś nota wyjaśniająca, co użytkownik znajdzie po kliknięciu w link. Język Newslettera ma charakter urzędniczy np. używa się nagminnie w Newsletterach numerów działań i poddziałań, które dla osób nieznających szczegółowo RPO WiM, nic nie znaczą. Dodatkowo należy uznać, że termin rozsyłania Newslettera jest niefortunny. W piątek ok. godziny znaczna część instytucji i firm kończy pracę. Newsletter prawdopodobnie odbierany jest w poniedziałek, razem z inną korespondencją otrzymaną w weekend. W ten sposób wiadomość może zostać uznana za mało ważną w natłoku innej korespondencji. Jak wskazała dyskusja w trakcie panelu ekspertów należałoby się zastanowić się również nad nazwą Newslettera, ponieważ dla części osób nazwa Newsletter jest nieznana. Dlatego proponujemy zastanowienie się nad nazwą biuletyn, która jest bardziej swojska. Należy jeszcze raz podkreślić, że Newsletter jest już obecnie wykorzystywany do informowania o RPO WiM, jednakże jak wskazują wyniki badania, nie dociera do wielu potencjalnych beneficjentów. Dlatego też należałoby zwiększyć jego zasięg, np. poprzez większą ekspozycję na stronie internetowej. Wartym rozważenia pomysłem jest również dopisywanie do odbiorców Newslettera podmiotów, które złożyły już wniosek o dofinansowanie w ramach RPO WiM. Ulotki i broszury w badaniu CATI są częściej wskazywane jako pożądane źródło informacji przez jednostki organizacyjne JST oraz organizacje pozarządowe, stosunkowo często przez przedsiębiorców. W badaniu jakościowym przedstawiciel JST tak wypowiedział się na temat tego kanału komunikacji: Na pewno broszury w mniejszym stopniu [są przydatne] dla osób bardziej zaawansowanych. Ale myślę, że zrezygnować [z nich] to na pewno nie, bo kampanie informacyjne z plakatami i ulotkami to są przydatne dla osób niemających pojęcia [o RPO WiM] i dla nich [jest to] taki zarys, czym jest RPO. Przedsiębiorcy częściej niż inne badane typy potencjalnych beneficjentów wskazują na rodzinę i znajomych jako źródło informacji. Pokazuje to, że w przypadku przedsiębiorców najlepszą promocją są zadowoleni beneficjenci, którzy przekażą innym przedsiębiorcom, że korzystanie ze środków w ramach RPO WiM przynosi korzyści, a proces otrzymania dofinansowania nie jest długi i skomplikowany. W badaniu CATI częściej przedsiębiorcy wraz z organizacjami pozarządowymi wskazują na telewizję jako na medium, z którego chcieliby uzyskiwać informacje. Organizacje pozarządowe i przedsiębiorcy są grupami najmniej poinformowanymi w stosunku do JST i ich jednostek organizacyjnych. Spoty telewizyjne (podobnie jak audycje radiowe i artykuły prasowe) mogą zwiększyć odsetek podmiotów, które zauważają i są zainteresowane RPO WiM (pierwszy i drugi poziom w skali 5Z). Przedsiębiorcy w badaniu jakościowym uważają, że do nich jako grupy docelowej należy podejść w sposób niekonwencjonalny: Ja myślę, że można zrobić informacje w jakimś najbardziej ( ) czytanym miejscu ( ). Jak jeden i dwóch przeczyta to i się reszta dowie. ( ) Żeby do tej reszty dotrzeć, to trzeba by tak podejść nietypowo. Rozmówca uważa, że niesztampowy sposób promocji, nawet jeżeli dociera bezpośrednio do niewielkiej liczby odbiorców, sprawia, że przedsiębiorcy przekazują informacje dalej (a więc wykorzystują kanał komunikacji jakim jest rodzina i znajomi). 128

130 Wykres 29. Skąd czerpał(a) Pan(i) informacje potrzebne do wypełniania aplikacji? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 25. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem, n=545; firmy n= 223, JST= 70, jednostki organizacyjne JST n=159, organizacje pozarządowe n=93. Na wykresie nie zaprezentowano jednej kategorii, dla której odsetek respondentów ogółem i dla poszczególnych typów beneficjentów wynosił poniżej 0,5%. Nie zaprezentowano także dwóch dalszych kategorii, z których do jednej zaliczono odpowiedzi niezwiązane z pytaniem (co mogło wynikać z niezrozumienia pytania), do drugiej zaś trudne do zidentyfikowania. 129

131 W przypadku potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub obecnie przygotowują się do złożenia wniosku o dofinansowanie, źródła informacji mają dostarczyć pogłębionej wiedzy na temat RPO WiM oraz samego procesu otrzymania dofinansowania. Jak wynika z badania przeprowadzonego techniką CATI najczęściej informacje do przygotowania aplikacji pozyskiwane były ze stron internetowych instytucji przyznających dofinansowanie, w drugiej kolejności z innych portali internetowych. Taki rozkład odpowiedzi wskazuje, jak istotnym medium dla osób przygotowujących się do złożenia wniosku o dofinansowanie, jest Internet. Należy również zwrócić uwagę na zróżnicowanie pomiędzy poszczególnymi typami potencjalnych beneficjentów. Strona internetowa instytucji przyznających dofinansowanie jest szczególnie wykorzystywana przez przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, zdecydowanie rzadziej przez pozostałe typy, w szczególności zaś przedsiębiorców. Na tle pozostałych typów beneficjentów znacznie częściej przedsiębiorcy korzystali z firmy doradczej jako źródła informacji, zdecydowanie rzadziej zaś korzystali z Głównego Punktu Informacyjnego przy Urzędzie Marszałkowskim. Przedsiębiorcy na tle pozostałych grup rzadziej uczestniczyli w szkoleniach, wystawach czy też konferencjach. Badanie jakościowe wskazuje, że przedstawiciele podmiotów, które przygotowują się lub przygotowywały się do złożenia wniosku o dofinansowanie, postępowali według podobnego schematu: najpierw wyszukiwali informacje na stronie internetowej instytucji przyznających dofinansowanie, następnie w sytuacji, gdy pojawiały się wątpliwości, konsultowali się telefonicznie z pracownikami punktów informacyjnych lub komórek merytorycznych. Ten sposób pozyskiwania informacji był zdaniem respondentów zadawalający. Pojawiały się jednak opinie, że odnalezienie informacji jest zadaniem wymagającym wytrwałości. Sugeruje to, że wszystkie informacje są dostępne, tylko sposób dotarcia do nich nie zawsze jest intuicyjny dla respondentów. Część rozmówców (przedsiębiorcy i przedstawiciele organizacji pozarządowych) za źródło informacji podaje firmę doradczą. Przedstawiciele firm doradczych potwierdzają, że klienci traktują ich jako instytucję, która wyselekcjonuje za nich informacje niezbędne do złożenia wniosku informacje. W badaniu CATI respondenci byli również proszeni o ocenę poszczególnych źródeł informacji pod kątem ich przydatności (Wykres 30). 130

132 Wykres 30. Ocena przydatności informacji pozyskanych z (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 26. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje: ze strony internetowej instytucji, która przyznawała dofinansowanie, n= 287, z innego portalu internetowego n=93, z broszury informacyjnej n=27, z doradczej firmy komercyjnej n=43, z instytucji niekomercyjnej n= 4, z prasy/ radia/telewizji n= 23, z głównego punktu informacyjnego n= 52, z regionalnego punktu informacyjnego n= 29, z Regionalnego Centrum Projektów Środowiskowych n= 7, z konferencji/ szkoleń n= 76, ogółem= 681 Oceny przydatności informacji z poszczególnych źródeł są bardzo zbliżone wśród wszystkich badanych typów potencjalnych beneficjentów. Przeciętnie najwyższe oceny uzyskało Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych przy WFOŚiGW w Olsztynie, jednakże oceniało go jedynie 7 osób. Wysoko zostały ocenione konferencje, szkolenia na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury średnie oceny każdego typu potencjalnych beneficjentów w tej grupie były najwyższe. Stosunkowo nisko były oceniane informacje uzyskane z broszur i od firm doradczych. W badaniu jakościowym niemalże wszyscy rozmówcy uważają, że pozyskane przez nich informacje są przydatne niezależnie od źródła. Cytowany wyżej już przedstawiciel JST uważał, że dla gmin i powiatów broszury są przydatne w mniejszym stopniu, ponieważ nie ma na nich bardziej zaawansowanych informacji. 131

133 Respondenci badania CATI byli również proszeni o ocenę zgodności informacji pozyskanych z różnych źródeł z ich potrzebami (Wykres 31). Informacje pozyskane z różnych źródeł zostały ocenione na skali od 1 do 5. Wykres 31. Ocena zgodności informacji pozyskanych z potrzebami (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 26. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje: ze strony internetowej instytucji, która przyznawała dofinansowanie, n= 287, z innego portalu internetowego n=93, z broszury informacyjnej n=27, z doradczej firmy komercyjnej n=43, z instytucji niekomercyjnej n= 4, z prasy/ radia/telewizji n= 23, z głównego punktu informacyjnego n= 52, z regionalnego punktu informacyjnego n= 29, z Regionalnego Centrum Projektów Środowiskowych n= 7, z konferencji/ szkoleń n= 76, ogółem= 681 Jako najbardziej zgodne z potrzebami ocenione zostały informacje z Regionalnego Centrum Projektów Środowiskowych przy WFOŚiGW w Olsztynie oraz instytucje niekomercyjne, przy czym należy zaznaczyć, że obie te instytucje były oceniane przez mniej niż 10 respondentów. Zgodność informacji z potrzebami została oceniona stosunkowo wysoko w przypadku regionalnego punktu informacyjnego przy WMARR S.A. w Olsztynie, przy czym najwyżej została oceniona ta instytucja 132

134 przez jednostki samorządu terytorialnego. Szkolenia zostały ocenione równie wysoko najwyżej przez przedsiębiorców oraz organizacje pozarządowe. Wskazuje to, że ten sposób pozyskiwania informacji najbardziej zaspokaja ten typ potencjalnego beneficjenta. Informacje z Głównego Punktu Informacyjnego były w małym stopniu zgodne z potrzebami przedsiębiorców (jednakże tylko 3 korzystało z ich usług), jednakże w wysokim stopniu zgodne z potrzebami innych typów beneficjentów. WNIOSKI: Informacje niezbędne do skutecznego aplikowania zdaniem badanych generalnie są dostępne, mniej informacji jest na temat procesu realizacji projektu. Przedsiębiorcy i organizacje pozarządowe zauważają, że brakuje im informacji na temat tego jakie typy projektów mogą uzyskać dofinansowanie i kiedy odbywać się będą konkretne konkursy. Przedstawiciele JST oczekują, że będzie do nich kierowana bardziej zaawansowana informacja, w szczególności dotycząca etapu realizacji projektu. Badanie pokazuje, że powinna wzrosnąć rola Internetu w przekazywaniu informacji bardziej zaawansowanych. Szczególna uwaga powinna zostać poświęcona Newsletterowi powinien zwiększyć on zasięg swoich działań (zasięg rozumiany jako liczba odbiorców Newslettera), ponieważ jak wskazują wyniki badania, potencjalni beneficjenci są bardzo zainteresowani tą formą pozyskiwania informacji. Newsletter powinien zdaniem badanych zawierać informacje o zbliżających się konkursach, zmianach w dokumentach, tak by potencjalni beneficjenci byli poinformowani na czas o zachodzących zmianach i ważniejszych dla nich wydarzeniach. Obecnie wychodzący Newsletter zawiera omawiane wyżej informacje, jednak forma ich przekazania może być nietrafna. Dlatego też rekomendowane jest precyzyjne formułowanie opisów nagłówków, w szczególności opisywanie czego dotyczą podawane w Newsletterach linki. W przypadku konkursów oprócz ich numerów wskazane jest przytoczenie nazwy działania lub poddziałania, w ramach którego odbywa się konkurs, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków oraz instytucja, do której wnioski powinny być składane. Wydaje się też, że lepszym dniem rozsyłania Newslettera byłby poniedziałek zamiast piątku. Generalnie osoby przygotowujące obecnie lub w przeszłości wniosek o dofinansowanie oceniają, że uzyskane informacje są przydatne, użyteczne i zgodne z potrzebami Ocena skoordynowania działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Analiza celów i instrumentów realizacji Planu Komunikacji RPO WiM na lata Spójność celów Planu Komunikacji ze Strategią Komunikacji Narodowej Strategii Spójności Analizując Plan Komunikacji dla RPO WiM stwierdzić należy, że: 1) Plan Komunikacji RPO WiM winien być spójny w zakresie celów strategicznych i operacyjnych oraz narzędzi (instrumentów) komunikacji ze Strategią Komunikacji Narodowej Strategii Spójności (dalej SK NSS) formalna analiza spójności tych dokumentów znajduje się w Załączniku nr 3. 2) Plan komunikacji RPO WiM winien służyć realizacji celów programu operacyjnego. Cele strategiczne i operacyjne PK zostały zdefiniowane na stronie 13 i 14 dokumentu, a ich opis odpowiada w pełni celom komunikacji dla programu regionalnego, tak jak to definiuje SK NSS (s. 17 i dalsze). Cel strategiczny również w pełni odpowiada zapisom dokumentów UE, gdzie wskazuje się, że dążyć należy do podziału działań promocyjnych na skierowane do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów (mają to być bardziej działania informacyjne) i działania skierowane do ogółu społeczeństwa (bardziej działania promocyjne). 133

135 Zwrócić jednakże należy uwagę na konieczność uaktualnienia PK pod względem podstaw prawnych rozporządzenie 1828/2006 zostało zastąpione rozporządzeniem 846/2009. Dokładny opis celów zawartych w PK zdaje się także odpowiadać SK NSS, chociaż nie wspomina się na przykład o budowie społecznego poparcia (s. 18 SK NSS). Jest to jednak raczej kwestia sformułowania celów, a nie merytoryczny błąd. Można wobec tego stwierdzić, że cele operacyjne PK (s. 13) również są kierunkowo spójne z celami komunikacyjnymi dla programów operacyjnych, opisanymi w SK NSS (s. 18 i 19). Za słabość PK, częściowo poprawioną w poszczególnych Rocznych Planach Działań, uznać należy zawarte w aneksie PK (s. 56) wskaźniki oceny podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych. Są to wskaźniki nakładu bez wskazania, choćby indykatywnego, zakładanych rezultatów działań. SK NSS (s. 50) zawiera, w przypadku działań skierowanych do ogółu, wskaźniki procentowe dotyczące wyników (wpływu) działań informacyjno-promocyjnych na stan świadomości ogółu społeczeństwa. Jak się wydaje, takie wskaźniki powinny być zawarte w PK, aby ocenić skuteczność dorocznych kampanii informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu. W tym miejscu warto wskazać, że ta cecha powielana jest w Rocznych Planach Działań na lata 2008, 2009 i W żadnym ze wzmiankowanych dokumentów cele działań promocyjnych skierowanych do ogółu społeczeństwa nie są skwantyfikowane. Jak piszą autorzy RPD 2010 (s. 13, zał. 2, tabela 5 punkt 4 cele) chcemy [ ] kształtować pozytywny wizerunek Funduszy Europejskich i Unii Europejskiej, przy czym nigdzie nie ujmują, jak ten pozytywny wizerunek ma być mierzony. Powiązanie celów RPO WiM, celów PK i instrumentów komunikacji społecznej Powiązanie celów RPO WiM, celów PK i instrumentów komunikacji społecznej również wymaga podziału ze względu na cele strategiczne PK. Konkretyzacja tego powiązania następuje (od RPD 2009) na poziomie rocznych planów działań, gdzie definiuje się powiązania celów z instrumentami, wskazując (np. RPD 2010, tabela na s. 6 i dalszych), informację, promocję i edukację, z osobnym ujęciem Internetu. Działania informacyjne i edukacyjne są skierowane bardziej do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, promocja raczej do ogółu, Internet jest narzędziem (instrumentem) uniwersalnym. Analizując instrumenty realizacji zawarte w PK, wskazać należy, że ważnym elementem działań promocyjnych jest kreacja. We współczesnym marketingu obowiązuje zasada najpierw identyfikacja, potem promocja. Z tego punktu widzenia pozytywnie ocenić należy duży nacisk, jaki PK kładzie na spójność przekazów (key messages s.14), aczkolwiek fragment dotyczący PR i publicity powinien 55 być raczej umieszczony w dziale poświęconym instrumentom (narzędziom) promocji. Zgodnie z literaturą przedmiotu PR jest częścią zintegrowanej komunikacji marketingowej, a nie działaniem osobnym. Jak się wydaje to wydzielenie PR powoduje, że w analizowanych RPD (zwłaszcza co istotne ze względów planistycznych RPD 2010), nie ujmuje się działań PR w sposób zintegrowany z innymi. Są one wspominane (tabela na s. 5, 6, 7), jednak bardzo skrótowo. Pozytywnie ocenić należy silny nacisk kładziony w PK na konieczność przestrzegania zasad wizualizacji NSS. Spójność wizualna jest warunkiem sine qua non 56 sukcesu wszystkich działań informacyjnopromocyjnych. PK, zgodnie z regułami marketingowymi i zapisami SK NSS, najpierw opisuje grupy docelowe, a następnie wskazuje instrumenty dotarcia do tychże grup. Takie podejście należy uznać za kierunkowo prawidłowe. 55 Por. np. William F. Arens, Courtland L. Bovee, Contemporary Advertising, wyd. Irwin, 5th Ed. 1994, chapter XVII i XVIII, poświęcone zintegrowanej komunikacji marketingowej (Integrated Marketing Communication). 56 Z języka łacińskiego, określenie oznacza warunek niezbędny dosł. bez tego nic. 134

136 W Planie Komunikacji przyjęto 3 komunikaty (key messages), które mają być upowszechniane poprzez różnorodne instrumenty: 1. Dzięki środkom z Funduszy Europejskich dostępnych w ramach RPO WiM na lata województwo warmińsko-mazurskie ma wielką szansę na poprawę swojej konkurencyjności gospodarczej i społecznej (podstawowy komunikat). 2. Fundusze Europejskie są także dla Ciebie! 3. Fundusze Europejskie to środki na podniesienie poziomu życia dla wszystkich mieszkańców Warmii i Mazur. Odnosząc powyższe komunikaty do celów zawartych w PK wypada zauważyć, że do celu 1 (Wsparcie realizacji RPO WiM ) odnosi się bezpośrednio komunikat nr 2 (Fundusze Europejskie są także dla Ciebie!). Komunikat ten jest skierowany m.in. do beneficjentów, tj. JST, przedsiębiorców i organizacji pozarządowych. W warstwie treściowej komunikat ten kładzie nacisk na dostępność funduszy oraz ich powszechność, jednak nie zawiera obietnicy konkretnej korzyści (benefits), wezwania do działania (call to action) ani uzasadnienia, dlaczego komunikat ten zasługuje na wiarę (RTB, czyli reason to believe). Rekomenduje się zatem rozważenie modyfikacji tego komunikatu, aby w warstwie treściowej uwzględniał więcej elementów informacyjno-perswazyjnych. Do celu nr 2 (Podniesienie poziomu świadomości ) należy przypisać komunikaty 1 i 3 (Dzięki środkom. oraz FE to środki na podniesienie poziomu życia ). Komunikaty te są prawidłowo sformułowane w odniesieniu do celu 2. Jest w nich mowa o FE oraz RPO WiM (co winno podnosić świadomość i wiedzę mieszkańców na ich temat) oraz o korzyściach z nich wynikających (główne korzyści: poprawa konkurencyjności gospodarczej i społecznej regionu oraz poprawa jakości życia mieszkańców). W wymienionych komunikatach nie ma jednak bezpośredniego odniesienia się do elementu celu 2, tj. podniesienia poziomu świadomości i wiedzy wśród mieszkańców na temat dostępnej w ramach programu pomocy. Rekomenduje się zatem uwzględnienie tego aspektu w proponowanych komunikatach. Bliższej analizy wymaga jednak każde poszczególne narzędzie (instrument) w kontekście grup docelowych, do których dane narzędzie jest lub ma być skierowane. Rozważenia także wymaga, czy lista narzędzi jest kompletna, tj. czy nie można by jej rozszerzyć, a także ocena czy PK jest wystarczająco elastyczny i przewiduje reakcję na zmiany rynku promocyjnego. Działania informacyjno-promocyjne zgodnie z Planem Komunikacji podejmowano w ramach poniższych obszarów: NN NN NN NN NN NN NN NN NN NN Sieć punktów informacyjnych Konferencje, seminaria, wykłady, szkolenia, warsztaty, konsultacje, prezentacje, targi Serwisy internetowe Newsletter Materiały informacyjne (Biuletyn informacyjno-promocyjny) Materiały reklamowe Tablice informacyjne, tablice pamiątkowe i inne oznaczenia projektów Konkursy Komunikacja poprzez media (akcje medialne) Inne działania promocyjno informacyjne 135

137 Sieć punktów informacyjnych (s. 27 PK, punkt 4.1) Jest to działanie rutynowe, sprawdzone pod względem organizacyjnym w poprzednim okresie programowania i uznawane za skuteczne oraz dobrze służące realizacji celów RPO WiM. Wskazać jednak należy, że jest to raczej działanie skierowane na potencjalnych beneficjentów i beneficjentów oraz do instytucji uczestniczących w realizacji RPO, o czym zresztą dość jasno wspomina, w pierwszym zdaniu opisywanego punktu, sam PK. Jego oddziaływanie na społeczeństwo należy uznać za znikome, jeżeli już występuje, to tylko w sposób pośredni (poprzez beneficjentów czy też przez obecność w przestrzeni tj. wizualizacja i oznakowanie, także poprzez dystrybucję drukowanych materiałów informacyjnych). W aspekcie praktycznym dążyć wobec tego należy do koncentracji wysiłku prowadzącego do odpowiedniej pracy punktów informacyjnych na rzecz beneficjentów. Taki wybór uzasadniony jest także niewielką siecią punktów, co fizycznie czyni trudnym szerokie dotarcie do społeczeństwa. Konferencje, seminaria, wykłady, szkolenia, warsztaty, konsultacje, prezentacje (s. 27/28 PK, punkt 4.2.) W zasadzie ten punkt podlega identycznej ocenie jak poprzedni. Mechanizmy bezpośredniego dotarcia do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów są znane, wielokrotnie sprawdzone, a praktyka pokazuje, że także skuteczne w aspekcie realizacji pierwszego celu strategicznego, to jest wsparcia realizacji RPO WiM. Jednakże, w przypadku celu drugiego i dotarcia do społeczeństwa, jest to narzędzie, z oczywistych przyczyn, wyłącznie pośrednie. Zaleca się jedynie, aby w opisie każdego działania realizowanego zgodnie z tym punktem dokładnie wskazywać jak ma zostać osiągnięte oddziaływanie na społeczeństwo. Byłoby to na przykład możliwe w przypadku konferencji czy prezentacji dla mediów lub z udziałem mediów. Serwisy internetowe (punkt 4.3 PK) Internet pozostaje najszybciej rozwijającym się medium w kraju (i na świecie), który łączy w sobie elementy tekstowe, obrazowe, dźwiękowe i graficzne. Jest zatem równoczesną kompilacją regionalnej prasy, radia, telewizji i wydawnictw promocyjnych, który pozwala jednocześnie dotrzeć do wszystkich grup docelowych lub do wybranych (geotargetowanie, profilowanie). Materiały informacyjne (punkt 4.5 PK) Ten instrument nie wymaga komentarza. Jest w kontekście realizacji RPO oczywisty. W aspekcie realizacyjnym PK słusznie podkreśla konieczność spójności wizualnej materiałów informacyjnych z wizualizacją NSS. Narzędzie sprawdzone, znane, stosowane, niezbędne. Materiały reklamowe (punkt 4.6 PK) Zawartość tego punktu budzi wątpliwości. Jest on bardzo skrótowy i nie do końca jasny. Jak się wydaje w tym przypadku mamy do czynienia z kontaminacją (sztucznym i niepotrzebnym połączeniem) treści i formy materiałów. W punkcie tym wymienia się: reklamy, plakaty, materiały audiowizualne, bez sprecyzowania, o jakie reklamy, plakaty i materiały chodzi. W procesie ewaluacji i realizacji PK zalecamy dokładniejszą ocenę tego punktu, według następujących kryteriów: 1) Oprawa wizualna. Jak wskazują doświadczenia poprzedniego okresu programowania oraz SK NSS i inne dokumenty, wszelkie wydarzenia (konferencje, szkolenia, eventy, itp.) powinny być w stosowny sposób oznakowane. Takim materiałem reklamowym są wobec tego banery, plakaty, standy, roll-upy, etc. 2) Materiały audiowizualne. Jest to termin bardzo szeroki, mogący obejmować elementy stosunkowo tanie, np. schematy (template) prezentacji Power Point i elementy bardzo kosztowne, jak na przykład filmy promocyjne. 136

138 3) Reklamy. W kontekście punktu 4.10 (reklama w mediach) jest to zapis niezrozumiały. W tymże punkcie używa się także terminu materiały informacyjno-promocyjne nie wyjaśniając, czy jest to tym samym co materiały reklamowe. Wnosząc z innych dokumentów, zwłaszcza RPD można uznać, że pod tym enigmatycznym określeniem są umieszczone także gadżety promocyjne. W przypadku tego punktu, w przeciwieństwie do pozostałych, nie jest też jasne w jaki sposób wymienione w nim materiały będą docierały do grup docelowych. Zaleca się przeredagowanie tego punktu i nadanie mu równie jasnej formy jak pozostałe, bowiem w obecnym stanie rzeczy nie sposób ocenić, o jaki instrument naprawdę chodzi i tym samym nie sposób wskazać jego adekwatności i celowości w kontekście realizacji celów PK. Tablice informacyjne, tablice pamiątkowe i inne oznaczenia projektów (punkt 4.7) Ten element nie wymaga szerszego komentarza, jest to działanie obowiązkowe, kształt, forma i treść tablic jest dokładnie zdefiniowana. Ponieważ jednak jest to działanie skierowane do społeczeństwa, należałoby przewidzieć sprawdzenie (w planowanych badaniach ewaluacyjnych) czy tablice są zauważane przez społeczeństwo. Eventy, targi (punkt 4.8) Instrument jest, w kontekście realizacji celów RPO WiM, zasadniczo przydatny. Trzeba jednak w RPD zwracać uwagę na następujące elementy: 1) Wyraźnie wydzielić eventy organizowane (współorganizowane) przez IZ i IP od wydarzeń, w których jedynie IZ czy IP uczestniczą na zasadzie sponsora czy partnera. 2) W przypadku działań cyklicznych (np. corocznych targów czy eventów), należy zawsze dokonywać oceny ex post wydarzenia. 3) W przypadku wydarzeń pojedynczych, o potencjalnie dużej nośności promocyjnej i co ważne kosztownych, należy bezwzględnie przeprowadzić badania ewaluacyjne czy formy obecności IZ, IP i IPII przyniosły zamierzony efekt informacyjno-promocyjny. Konkursy (punkt 4.9) Jest to instrument dość skuteczny, zwłaszcza w kontekście działań skierowanych do młodzieży. Szczegółowa ocena wymagałaby jednak zapoznania się z proponowanymi regulaminami, formami promocji samych konkursów oraz rezultatami konkursów już rozegranych. Takie materiały nie zostały udostępnione. Niemniej zalecamy, aby konkursy prowadzić, ponieważ zawierają elementy informacyjne, promocyjne i edukacyjne. Komunikacja poprzez media (punkt 4.10) Opis tego punktu budzi wątpliwości w co najmniej 4 aspektach: 1) Utożsamienie PR z komunikacją poprzez media, a nawet ze współpracą z dziennikarzami, 2) Włączenie w tę komunikację konkursów dla mediów, przez co punkt ten nakłada się na poprzedni, 3) Nadanie, w komunikacji poprzez media, priorytetu potencjalnym beneficjentom i beneficjentom, 4) Wysoce niejasne ujęcie komunikacji płatnej (czyli po prostu reklamy medialnej). 137

139 Przy wszystkich powyższych zastrzeżeniach komunikację poprzez media należy uznać za instrument niezbędny w realizacji celów strategicznych RPO WiM. Za pozytywne uznajemy, że w RPD ten instrument (jego zastosowania) jest opisany dużo jaśniej i występują wyraźne wskazania, jakim celom służą poszczególne działania komunikacyjne w mediach. Inne działania promocyjno-informacyjne (punkt 4.11) Z dużym uznaniem odnotowujemy fakt, że twórcy PK przewidzieli możliwość prowadzenia innych działań promocyjno-informacyjnych. Jest bowiem oczywiste, że w czasie realizacji RPO zachodzić będą (już zresztą zachodzą) liczne zmiany na rynku mediów i w kanałach komunikacji marketingowej. Niepokojące jest jednak, że ten formalny zapis nie znajduje konkretyzacji w poszczególnych RPD. Dla przykładu: 1) Poza jednym ekranem diodowym nie wspomina się o digital signage 57 ; 2) RPD nie zauważają reklamy mobilnej (w sieciach komórkowych), jest to bardzo szybko rosnący rynek; 3) Reklama internetowa, poza standardami, nie jest ujmowana w RPD. Takie formy jak serwisy społecznościowe, blogi i mikroblogi, advertainment, advergaming 58, nie są ujmowane; 4) Nie jest ujmowana reklama kinowa, zwłaszcza w kontekście dotarcia do młodzieży. Nie ujęto w niniejszej analizie szkoleń wewnętrznych jest to instrument służący realizacji pozostałych i jako taki jest niezbędny w procesie zarządzania i realizacji RPO. Zwracamy natomiast uwagę na dwa elementy, które, naszym zdaniem, mogą zdecydowanie poprawić proces komunikacyjny RPO. 1) Oceniono, że w planach rocznych (RPD) należy rozpoczynać każdy kolejny RPD od krótkiego podsumowania doświadczeń z realizacji działań poprzedzających. Taka analiza sytuacyjna powinna znaleźć się już w RPD 2010 i wskazywać, co i jak zrobiono oraz co wynika z tych doświadczeń dla planu na ) PK na stronie 51 jasno stwierdza, że do głównych wskaźników oddziaływania podjętych działań informacyjno-promocyjnych zalicza się: poziom świadomości mieszkańców regionu odnośnie Funduszy Europejskich, poziom zainteresowania RPO WiM wśród Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów oraz wzrost poziomu zadowolenia z pracy IZ RPO WiM. O ile poziom zainteresowania wśród beneficjentów i potencjalnych beneficjentów można mierzyć w sposób pośredni (ilość złożonych wniosków, ilość i % wniosków formalnie i merytorycznie ocenionych jako prawidłowe, szybkość kontraktowania, itp.), a dane te są dostępne w systemie sprawozdawczości RPO WiM, o tyle poziom świadomości mieszkańców regionu wymaga masowych badań społecznych (ilościowych i jakościowych). Co najmniej badań jakościowych wymaga także ocena poziomu zadowolenia z pracy IZ RPO WiM. Konkludując dokumenty wskazują, że cele strategiczne i operacyjne zostały określone prawidłowo, prawidłowo też można ocenić instrumentarium (narzędzia) komunikacji w zakresie realizacji pierwszego celu strategicznego (Wsparcie realizacji ). Wątpliwości budzić natomiast może instrumentarium, jeśli idzie o realizację celu drugiego (Podniesienie poziomu świadomości ). W PK bardzo niejasno omówiono płatną reklamę medialną (ATL), a w poszczególnych instrumentach (omówionych wyżej) nie dokonano jasnego wskazania, jak dany instrument ma realizować poszczególne cele. Co więcej na co wskazano w kilku miejscach, cel poziom świadomości nie jest skwantyfikowany. 57 Digital signage oznacza zastosowanie w reklamie zewnętrznej ekranów wizyjnych LED, które pozwalają na wyświetlanie animacji obrazów ruchomych i krótkich filmów. Ekrany takie coraz częściej zastępują tradycyjne plakaty wielkoformatowe (billboardy). 58 Advertaiment oznacza połączenie reklamy (advertising) i rozrywki (entertainment), natomiast advergaming oznacza gry internetowe niosące przekaz reklamowy. Najprostszą formą advertaiment są wygaszacze i tapety ekranowe. 138

140 Analiza wskazuje na swego rodzaju ukierunkowanie PK i RPD w kierunku beneficjentów i akcji naborowych. O ile jest to uzasadnione w początku realizacji RPO, o tyle pod jego koniec, gdy trzeba będzie promować rezultaty interwencji UE, może to być podejście wymagające korekty. Biorąc pod uwagę szybkość wydatkowania funduszy unijnych zaleca się, aby w RPD na 2011 przyjąć mocniej perspektywę podnoszenia poziomu świadomości i pod tym względem ocenić i w razie konieczności zmodyfikować instrumentarium zawarte w Planie Komunikacji, zgodnie z zaleceniem punktu 4.11 PK. Spójność Rocznych Planów Działań z Planem komunikacji Cele strategiczne (ogólne) i szczegółowe (operacyjne) zapisane w RPD 2008, 2009 i 2010 są zbieżne z celami zawartymi w PK (str ). Hasło promocyjne programu przedstawione w PK ( Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy ), które ma być propagowane przez IZ i IP zostało powtórzone w RPD 2008, brak o nim wzmianki w RPD 2009 i O ile Plan Komunikacji stwierdza, że prezentowana w tym opracowaniu polityka informacyjna opiera się na dwóch filarach: promocji i edukacji (co zostało powtórzone w RPD 2008), o tyle kolejne RPD wprowadzają pojęcie obszarów, na których koncentrują się działania komunikacyjne. RPD 2009 podaje, że istnieją 4 takie obszary (w rzeczywistości podaje ich pięć, tj. informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja), z kolei RPD 2010 dodaje jeszcze kolejny, tj. wymianę doświadczeń. Autorzy tych dokumentów nie sprecyzowali różnicy pomiędzy dwoma filarami, a pięcioma i sześcioma obszarami. Występuje tutaj częściowa niezgodność pomiędzy PK a RPD 2009 i 2010, ponieważ taki obszar jak internet należy raczej umieścić w gronie instrumentów wymienionych w PK (serwisy internetowe i Newsletter PK, str ). Jak stwierdza PK, przynajmniej raz w roku należy przeprowadzić kampanię o szerokim zasięgu poświęconą efektom wdrażania RPO WiM (str. 23). Z RPD na 2008 rok wynika, że kampania taka nie została zaplanowana, w dokumencie tym nie pada sformułowanie kampania o szerokim zasięgu zgodnie z PK, lecz używa się terminu prezentacja osiągnięć programu. W planie wycofano się z zamiaru realizacji takiej kampanii ze względu na długotrwały proces aplikacji o środki i opóźnienia w realizacji programu w roku Ponadto z harmonogramu RPD na 2009 rok ponownie nie wynika, czy taka kampania jest planowana do realizacji. Załączniki nr 2 i 3 do RPD na 2009 rok opisują dwie kampanie, które mają za zadanie wsparcie beneficjentów w pozyskiwaniu środków z FE. Należy zatem stwierdzić, że zapis dotyczący konieczności przeprowadzenia przynajmniej raz w roku kampanii poświęconej rezultatom RPO WiM pozostaje niewykonany i nieuwzględniony w obu RPD, pomimo wpisania jej do harmonogramu na 2009 rok (PK, str. 41). Z kolei RPD 2010 przewiduje kampanię promocyjną o szerokim zasięgu, ale w opisie celu działania ponownie podaje wsparcie beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w procesie pozyskiwania środków. Dopiero w opisie działania pojawia się wzmianka, że w ramach kampanii nastąpi promocja dobrych praktyk. Planowaną kampanię w 2010 roku trudno zatem uznać za kampanię poświęconą efektom wdrażania RPO WiM, co wynika z PK. W tym aspekcie występuje trwała niezgodność pomiędzy Planem Komunikacji a kolejnymi Rocznymi Planami Działania. W przypadku instrumentów wymienionych do realizacji, RPD 2008 powtarza listę instrumentów zapisaną w PK. Nowe instrumenty oraz ich uszczegółowienie są wpisane do RPD 2009 i W obu planach brakuje jednak sprecyzowania, jak nowe i uszczegółowione instrumenty wpisują się w listę wymienioną w PK oraz w jakim zakresie ją rozszerzają, dzięki czemu łatwiej byłoby je analizować i porównywać. Tak jest w przypadku gadżetów, które nie są wymienione w PK, natomiast znajdują się we wszystkich RPD. Brakuje informacji, czy według Zamawiającego jest to nowy instrument, czy też instrument, który należy odnieść do materiałów informacyjnych i/lub materiałów reklamowych wymienionych w PK. Reasumując należy stwierdzić, że istnieją rozbieżności pomiędzy PK a RPD w odniesieniu do wybranych elementów opisanych wyżej. 139

141 Wnioski Cele strategiczne i operacyjne zostały określone prawidłowo, prawidłowo też można ocenić instrumentarium (narzędzia) komunikacji w zakresie realizacji pierwszego celu strategicznego (Wsparcie realizacji ). Wątpliwości budzić natomiast może instrumentarium, jeśli idzie o realizację celu drugiego (Podniesienie poziomu świadomości ). W PK bardzo niejasno omówiono płatną reklamę medialną (ATL), a w poszczególnych instrumentach (omówionych wyżej) nie dokonano jasnego wskazania, jak dany instrument ma realizować poszczególne cele. Co więcej na co wskazano w kilku miejscach, cel poziom świadomości nie jest skwantyfikowany. Zapis w PK dotyczący konieczności przeprowadzenia przynajmniej raz w roku kampanii poświęconej rezultatom RPO WiM pozostaje niewykonany i nieuwzględniony w RPD 2008, 2009, pomimo wpisania jej do harmonogramu na 2009 rok. Z kolei RPD 2010 przewiduje kampanię promocyjną o szerokim zasięgu, ale w opisie celu działania ponownie podaje wsparcie beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w procesie pozyskiwania środków. W tym aspekcie występuje trwała niezgodność pomiędzy Planem Komunikacji a kolejnymi Rocznymi Planami Działania. Widać swego rodzaju ukierunkowanie PK i RPD w kierunku beneficjentów i akcji naborowych. O ile jest to uzasadnione w początku realizacji RPO WiM, o tyle pod jego koniec, gdy trzeba będzie promować rezultaty interwencji UE, może to być podejście wymagające korekty. Biorąc pod uwagę szybkość wydatkowania funduszy unijnych zalecamy, aby w RPD na 2011 przyjąć mocniej perspektywę podnoszenia poziomu świadomości i pod tym względem ocenić i w razie konieczności zmodyfikować instrumentarium zawarte w Planie Komunikacji, zgodnie z zaleceniem punktu Za słabość PK, częściowo poprawioną w poszczególnych Rocznych Planach Działania, uznać należy zawarte w aneksie PK (s. 56) wskaźniki oceny podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych. Są to wskaźniki nakładu bez wskazania, choćby indykatywnego, zakładanych (planowanych, możliwych) do osiągnięcia rezultatów działań. 140

142 6.3.3 Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno promocyjnych RPO WiM w kontekście zidentyfikowanych potrzeb potencjalnych beneficjentów/beneficjentów RPO WiM oraz zidentyfikowanych barier i determinantów zdolności absorpcyjnej Ocena trafności i skuteczności zaplanowanych działań informacyjno promocyjnych Określono dwa cele strategiczne Planu Komunikacji RPO WiM: 1. Wsparcie realizacji RPO WiM na lata w celu maksymalnego wykorzystania środków unijnych dostępnych w regionie Warmii i Mazur. 2. Podniesienie poziomu świadomości i wiedzy wśród mieszkańców Warmii i Mazur na temat Programu Regionalnego, dostępnej w jego ramach pomocy, a także Funduszy Europejskich oraz podniesienie poziomu świadomości i wiedzy mieszkańców województwa warmińsko-mazurskiego na temat Narodowej Strategii Spójności i korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej. Osiągnięciu powyższych celów mają służyć zaplanowane działania informacyjno-promocyjne. Obejmują one: wykaz instrumentów, podstawowe komunikaty upowszechniane za ich pośrednictwem, umiejscowienie działań w czasie (harmonogram), zapewnienie ich finansowania w takim stopniu, aby skala i zasięg działań pozwalały na osiągnięcie zamierzonych rezultatów (budżet) oraz warunki techniczno-organizacyjne i emisyjne, które winny podlegać osobnej i szczegółowej analizie. Harmonogram Większość działań informacyjno-promocyjnych (ATL, PR) została wpisana do harmonogramu jako działania ciągłe. Pozostałe działania (głównie BTL) mają charakter okresowy. Taki podział należy uznać generalnie za prawidłowy i pozwalający na osiąganie zakładanych celów. Harmonogramy zawarte w PK oraz RPD 2008 i 2009 pozostają jednak na dużym stopniu ogólności i brakuje w nich uszczegółowienia instrumentarium. Schemat harmonogramów przyjęty przez Zamawiającego przypisuje poszczególne działania do 5 obszarów (informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja). Taki podział należy uznać za sztuczny i niejednoznaczny z powodu niedookreślenia różnic pomiędzy informacją a promocją oraz ich wzajemnym powiązaniem. Podobnie jest w przypadku Internetu, który pełni jednocześnie rolę informacyjną, promocyjną i edukacyjną. Należy uznać za wskazane rozważenie przyjęcia schematu harmonogramu wg celów i grup docelowych oraz przypisanie do nich odpowiedniego instrumentarium. Jedne działania mają bowiem za zadanie osiąganie celu 1, inne celu nr 2 oraz poszczególnych celów szczegółowych. Tak jest w przypadku kampanii mającej na celu upowszechnianie rezultatów RPO WiM, która wpisuje się w cel nr 2. W harmonogramie RPD 2009 brakuje także odniesienia do Regionalnej Informacyjnej Grupy Roboczej ds. koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych, która ma liczne i odpowiedzialne zadania związane z realizacją tych działań, zwłaszcza w aspekcie koordynacji i czuwania nad sprawnym ich przebiegiem (PK, str ). Plan Komunikacji dla RPO WiM na lata zalicza JST, przedsiębiorców oraz organizacje pozarządowe do beneficjentów, którzy wraz ze społeczeństwem, młodzieżą, mediami, instytucjami, podmiotami i osobami uczestniczącymi bezpośrednio i pośrednio w realizacji RPO WiM wchodzą w skład grupy docelowej RPO WiM. W PK zaplanowano objęcie beneficjentów bezpośrednimi działaniami komunikacyjnymi, z wykorzystaniem następujących instrumentów: QQ Sieć punktów informacyjnych, QQ Konferencje, seminaria, wykłady, szkolenia, warsztaty, konsultacje, prezentacje, 141

143 QQ Serwisy internetowe, QQ Newsletter, QQ Materiały informacyjne, QQ Materiały reklamowe, QQ Eventy, targi, QQ Komunikacja poprzez media. Skuteczność instrumentów Powyższe instrumenty zostały powtórzone w RPD Kolejny RPD (2009) rozszerza i uszczegóławia instrumenty. W poniższej tabeli przedstawiono główne instrumenty wymienione w RPD 2008, 2009 i 2010 w poszczególnych obszarach, skierowane do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, przypisując im hipotetyczną skuteczność w trójstopniowej skali (3 wysoką, 2 umiarkowanie wysoką, 1 niską skuteczność) wraz z uwagami, uzasadniającymi przyznaną ocenę. Tabela 37. Ocena hipotetycznej skuteczności poszczególnych instrumentów Instrument Obszar w RPD Hipotetyczna Uwagi skuteczność Punkty Informacyjne Informacja 2 Bezpośrednia i wyczerpująca komunikacja z beneficjentami, którzy korzystają z punktów. Ocena obniżona do 2 z powodu niewielkiej liczby punktów oraz niewielkiej liczby osób mogących z nich skorzystać w skali regionu. Przy większej liczbie punktów ocena 3 Spotkania informacyjne Informacja 2 Jak wyżej, ocena 3 przy większej liczbie spotkań Wydanie broszury Informacja 2 Niewielki nakład Ogłoszenia o naborze wniosków Informacja 3 Duża dostępność informacji, zwłaszcza w przypadku ogłoszeń internetowych Kampania informacyjnopromocyjna w regionalnej TV, radio i prasie Promocja 3 Duży zasięg kampanii, wielotysięczna widownia wynikająca w mixu mediów Wydruk kalendarzy Promocja 1 Ograniczony nakład, wąskie oddziaływanie Kwartalnik Promocja 2 Z jednej strony duża liczba informacji, z drugiej ograniczony nakład oraz kwartalny cykl wydawniczy Promocja podczas wydarzeń sportowych, eventy Promocja 3 Masowa widownia. Ocena może być niższa (2 a nawet 1) w przypadku słabszej frekwencji i braku transmisji w telewizji Kampania outdoor Promocja 2 Medium nieselektywne, którego skuteczność zależy m.in. od liczby billboardów, ich umiejscowienia oraz pory dnia 142

144 Gadżety i artykuły poligraficzne Promocja 1 Instrument bierny, w większości znikome możliwości przekazywania informacji i perswazji, łatwo podatny na zniszczenia lub zużycie Kampania promocyjna w prasie dodatek do gazety Publikacje promujące RPO WiM Promocja 2 Ograniczony nakład, główne oddziaływanie w miastach Promocja 2 Ograniczone nakłady, niski prestiż (w przypadku ulotek i plakatów), potencjalne trudności w kolportażu, szybki stopień zużycia części publikacji Zorganizowanie konferencji Promocja 2 Ograniczony zasięg, mała liczba uczestników konferencji, przekazy w mediach o ograniczonej objętości tekstowej Akcje medialne w prasie, radio i TV, film promocyjny Promocja 3 Wysoka skuteczność jedynie w przypadku mixu mediów, odpowiedniego zasięgu i media planu potwierdzonego raportami pokampanijnymi. W przypadku filmu wysoka skuteczność jedynie w przypadku emisji w TV w porze o najwyższej oglądalności z możliwością jego powtórzenia Szkolenia, seminaria, warsztaty dla beneficjentów Edukacja 3 Bezpośrednia i wyczerpująca komunikacja z beneficjentami Wydawnictwa Edukacja 2 Ograniczony nakład Portal RPO WiM Internet 3 Wysoka dostępność informacji, ich różnorodność i czas ekspozycji, przekierowania do innych stron w celu uzupełnienia informacji, dodatkowe możliwości, jakie stwarza internet Inne portale Internet 3 jw. Kampanie informacyjnopromocyjne w Internecie Internet 3 jw. Źródło: opracowanie własne na podstawie Planu Komunikacji dla RPO WiM na lata i literatury przedmiotu Spośród 19 instrumentów wymienionych w tabeli (niektóre instrumenty wymienione w RPD 2009 zostały połączone) 8 z nich przypisano wysoką hipotetyczną skuteczność, 9 umiarkowaną hipotetyczną skuteczność, 2 niską hipotetyczną skuteczność. Ocena hipotetycznej skuteczności może się jednak zmieniać w zależności od stopnia i warunków wykorzystania danego instrumentu. Należy zauważyć, że instrumenty obejmują różne obszary wskazane w PK (informacja, promocja, edukacja, Internet). Z marketingowego punktu widzenia instrumenty obejmują również szerokie spectrum promocji jako elementu marketingu-mix: działań ATL (prasa, radio, telewizja, Internet, outdoor), BTL (materiały, gadżety, eventy, spotkania bezpośrednie) oraz PR (akcje w mediach, konferencje, seminaria). Wymienione instrumenty stanowią mix instrumentów czynnych i biernych, nowoczesnych i tradycyjnych, dostępnych w domu i poza miejscem zamieszkania (praca, droga do pracy), selektywnych i mniej selektywnych. Instrumentarium należy zatem uznać za wystarczające do osiągania zamierzonych celów zawartych w PK i dotarcia do grup docelowych. Przez właściwe instrumenty rozumiemy ich adekwatność w stosunku do grup docelowych, wzajemne uzupełnianie się, możliwość dotarcia do beneficjentów z różnorodnym przekazem, hipotetyczną skuteczność oraz różnorodność w zastosowaniu. 143

145 Skuteczność rzeczywista Rzeczywista skuteczność poszczególnych instrumentów została omówiona w rozdziale 6.2. Najczęściej wykorzystywanym przez badanych kanałem komunikacji był Internet. Z tego medium korzystał największy odsetek potencjalnych beneficjentów w każdym z wyróżnionych typów potencjalnych beneficjentów. Należy jednak zaznaczyć, że efektywne wykorzystanie tego kanału komunikacji wymaga wcześniejszego zakotwiczenia chociażby samej nazwy programu. Ogólny wskaźnik Brand Activity dla marki RPO WiM oszacowano na 16%, przy czym największa rozpoznawalność jest obserwowana wśród JST (70%), a najmniejsza wśród przedsiębiorców (8%). Dlatego ważne są pozostałe działania ATL, wśród których największą skuteczność obserwujemy dla komunikatów prasowych. Prasa jako źródło informacji o RPO WiM jest wskazywana przez zbliżony odsetek każdego typu potencjalnych beneficjentów. Przy czym właściwa współpraca ze środowiskiem dziennikarskim pozwala na znacznie większe oddziaływanie za pomocą tego medium, niż by to wynikało z liczby ogłoszeń płatnych, które zamieszczają instytucje systemu wdrażania RPO WiM. Okazuje się, że prawie 40% artykułów ukazujących się w trzech największych dziennikach w regionie (Rozdział ) jest inspirowana wydarzeniami generowanymi przez te instytucje (konferencje prasowe, konferencje, wydarzenia). Kolejnym często wskazywanym kanałem komunikacji są konferencje, szkolenia czy wystawy, które służą bardziej informowaniu niż promowaniu, ale mają swoja rolę, jak to wspomniano powyżej w inspirowaniu zainteresowania prasy tematyką RPO WiM. Częściej wskazują na ten kanał komunikacji jednostki samorządu terytorialnego. Podobny odsetek wskazań otrzymały broszury informacyjne. Stosunkowo rzadko wskazywane są punkty informacyjne główny punkt informacyjny wskazywany jest jako źródło informacji przez istotną część organizacji pozarządowych (8%), natomiast regionalne punkty informacyjne mają znikomą liczbę wskazań we wszystkich grupach respondentów. Należy jednak zauważyć, że kontaktu z punktami informacyjnymi poszukuje tylko część potencjalnych beneficjentów - tylko ci potencjalni beneficjenci, którzy są zainteresowani złożeniem wniosku. Oczekiwania potencjalnych beneficjentów co do kanałów, z których najchętniej korzystaliby w przyszłości generalnie powtarza kolejność rankingu kanałów wykorzystywanych dotychczas, z jedną zasadniczą różnicą. Bardzo wysoką pozycję w rankingu uzyskała komunikacja elektroniczna za pomocą Newslettera, który znalazł się na trzecim miejscu za Internetem i konferencjami, szkoleniami i wystawami. Atrakcyjność tego kanału komunikacji potwierdza duża dynamika wzrostu liczby subskrybentów Newslettera RPO WiM i osiągnięcie znacznie wyższej liczby subskrybentów od zaplanowanej. Na etapie oceny wniosków najbardziej cenionym źródłem informacji jest Internet ( strona internetowa instytucji, która przyznawała dofinansowanie lub inne portale internetowe zdecydowanie zdystansowały pozostałe źródła informacji) na drugim miejscu znalazły się konferencje, szkolenia i wystawy. Wysoką pozycję uzyskał Główny Punkt Informacyjny przy Urzędzie Marszałkowskim. Badanie jakościowe wskazuje, że podmioty, które przygotowują się lub przygotowywały się do złożenia wniosku o dofinansowanie postępowały według podobnego schematu: najpierw wyszukiwały informacje na stronie internetowej instytucji przyznających dofinansowanie, następnie w sytuacji, gdy pojawiały się wątpliwości konsultowały się telefonicznie z pracownikami punktów informacyjnych lub komórek merytorycznych. Wyjątkiem są przedsiębiorcy, którzy w większości nie zwracali się do żadnego z trzech punktów informacyjnych a do firm doradczych. Efektywność Instrumenty stosowane w działaniach promocyjno-informacyjnych obejmują wiele obszarów i szerokie spektrum działań ATL, BTL i PR, wzajemnie się uzupełniając i wzmacniając. Dlatego bardzo trudno jest wyizolować jeden instrument, zbadać jego oddziaływanie, a następnie porównać je z nakładami na jego realizację dla oszacowania efektywności. Co więcej nie prowadzi się monitoringu żadnych wskaźników oddziaływania działań informacyjno-promocyjnych na społeczeństwo, nie zaplanowano też wskaźników docelowych w dokumentach planistycznych, dlatego ocena efektywności poszczególnych działań będzie 144

146 bazowała na skonfrontowaniu skuteczności kanałów komunikacji oszacowanej w badaniu potencjalnych beneficjentów (rozdział 6.2) z budżetami dla poszczególnych działań. Na działania promocyjno-informacyjne dot. RPO WiM przeznaczono ponad 2 mln euro (IZ) oraz ponad 360 tys. euro (IP) i ok. 80 tys. euro 59 w przypadku IP II na rok Taka kwota wydaje się odpowiednia i wystarczająca do osiągnięcia zakładanych celów. Łączny budżet w PLN brutto przeznaczony na główne działania do dyspozycji IZ, IP oraz IP II wg ich wysokości w latach przedstawia poniższa tabela. Tabela 38. Budżety na poszczególne działania promocyjne i informacyjne na lata (w zł) Działanie Razem Produkcja i emisja spotów , , ,00 Gadżety i powiązane , , ,00 Artykuły i ogłoszenia prasowe Publikacje /wraz z kalendarzami, kwartalnikiem i wydawnictwami z obszaru edukacja / , , , , , ,00 Konferencje i spotkania 83000, , ,00 Eventy i promocja podczas wydarzeń 27000, , ,00 Akcje medialne 19500, , ,00 Internet , ,00 Źródło: opracowanie własne - na podstawie RPD RPO WiM 2008 i 2009 Środki przeznaczone na działania promocyjne i informacyjne przez Internet wynoszą 29 tys. zł, co stanowi 1,25% całego budżetu działań promocyjnych i informacyjnych na lata Pomimo tak skromnego budżetu, z badania potencjalnych beneficjentów wynika, ze skuteczność Internetu jako kanału komunikacji dystansuje wszystkie pozostałe media (55% wskazań ogółem, Wykres 28, rozdział 6.2.2). Duża popularność tego medium sugeruje, że powinno ono znaleźć szersze zastosowanie. Oczywiście koszty działania tego kanału komunikacji wskazane w tabeli powyżej należy powiększyć o koszty etatów pracowników zajmujących się utrzymaniem stron i uaktualnianiem informacji na stronach WWW oraz przygotowaniem Newslettera. Sumując przybliżone koszty: po jednym etacie (oszacowanym na około 4 tys. zł miesięcznie), w trzech instytucjach (IZ, IP i IPII) przez trzy lata otrzyma się kwotę łącznie rzędu tys. zł. Jest to kwota stanowiąca 60% kwoty przeznaczonej na produkcję i emisję spotów (ponad 760 tys. zł). Natomiast skuteczność spotów mierzona liczbą wskazań potencjalnych beneficjentów wynosi 10% (Wykres 28, rozdział % telewizja i 4% radio), czyli jest ponad pięciokrotnie niższa od Internetu. W przypadku Gadżetów łączny zaplanowany budżet na lata wynosi prawie 710 tys. zł. Ponieważ gadżety są rozprowadzane na konferencjach, spotkaniach oraz eventach, do tej pozycji dodano budżety Konferencji i spotkań około 113 tys. zł, oraz Eventów i promocji podczas wydarzeń około 112 tys. zł, co daje łącznie około 935 tys. zł, czyli dwa razy więcej niż budżet działań przez Internet. Konferencje, szkolenia i wystawy mają skuteczność 10% (Wykres 28), czyli ponad pięciokrotnie niższą niż Internet. Porównując skuteczność z kosztami otrzymujemy w obu przypadkach około 10-krotnie większą efektywność Internetu. 59 Wartość jest przybliżona, gdyż budżet IP II podany jest w złotych (wynosi 335 tys. zł). Zastosowano kurs z dnia oddania raportu: 1 /4,2 zł, uzyskując kwotę 80 tys. euro. 60 W Planie Komunikacji dla RPO WiM na lata wysokość budżetu dla IP II nie jest podana. Podobnie jest w przypadku RPD Kwota dotycząca wysokości budżetu IP II została podana dopiero w RPD

147 Skuteczne działania promocyjne i informacyjne, szczególnie o tak szerokim zasięgu i zróżnicowanych grupach docelowych i celach szczegółowych, muszą wykorzystywać szerokie spektrum wzajemnie uzupełniających się i wzmacniających działań ATL, BTL i PR. Dlatego jeszcze raz należy podkreślić, że zaplanowane działania i instrumenty uznano za prawidłowe z punktu widzenia osiągania celów kampanii. Wydaje się jednak, że w Planie Komunikacji RPO WiM na lata i w konsekwencji w RPD 2008, 2009 i 2010, nie doceniono rosnącej roli i skuteczności Internetu w komunikacji z potencjalnymi beneficjentami i całym społeczeństwem, szczególnie z młodszą jego częścią. Niewielki zaplanowany budżet działań przez Internet świadczy o tym, że obejmuje on najprawdopodobniej wyłącznie koszty utrzymania i modernizacji stron internetowych 61, podczas gdy w nowoczesnych kampaniach internetowych możliwy jest znacznie większy zakres działań promocyjnych i informacyjnych przez Internet (kampanie internetowe, płatne reklamy na portalach tematycznych, banery itp.). Poza tym skoro strona WWW RPO WiM jest jednym z głównych kanałów pozyskiwania informacji o programie i ma charakter elektronicznej gazety, powinna być otoczona stałą troską redakcyjną, polegającą na systematycznym wykonywaniu czynności typowych dla prasy, tj. kwalifikowaniem materiałów do udostępniania, ich należytą ekspozycją, redagowaniem i opracowaniem materiałów, obróbką graficzną zdjęć, utrzymywaniem kontaktu z czytelnikiem itd. Ważną częścią redakcji byłoby redagowanie oraz upowszechnianie Newslettera. Newsletter jest narzędziem targetowanym (celowanym) oddziaływanie Newslettera na społeczeństwo należy uznać za znikome, jednak ma on bardzo ważną rolę w komunikowaniu się z potencjalnymi beneficjentami i beneficjentami. W szczególności Newsletter przełamuje barierę sygnalizowaną przez potencjalnych beneficjentów w tym badaniu i w innych badaniach (Rozdział 6.3.1) dotyczącą alokowania wewnętrznych zasobów w związku z koniecznością śledzenia ciągle zmieniających się zasad uczestnictwa w programach. Planowana liczba subskrybentów (s. 56 PK) jest bardzo niewielka, należy jednak zauważyć (p. rozdział ), że zaplanowane wskaźniki w przypadku tego narzędzia zostały już znacząco przekroczone, co świadczy o jego dużej i rosnącej popularności. W odniesieniu do treści Newslettera powinna być ona dostosowana do poszczególnych celów wynikających z Planu Komunikacji, ze szczególnym uwzględnieniem - w kolejnych latach przykładów dobrych praktyk. Redakcja powinna być również odpowiedzialna za podejmowanie różnorodnych działań mających na celu zwiększanie liczby użytkowników Newslettera. Działania te należy prowadzić w ramach akcji medialnych, poprzez wydawnictwa, wydarzenia oraz public relations. Informacja o Newsletterze winna być szeroko dostępna w różnorodnej formie oraz powinna zawierać różnorodne zachęty skierowane do poszczególnych odbiorców zarówno w aspekcie newsowym (najszybsza informacja, zapowiedź czegoś ważnego), jak i bardziej ogólnym (np. bądź dobrze poinformowany). Komentarza wymaga, w świetle dokonanych powyżej oszacowań efektywności poszczególnych działań promocyjnych i informacyjnych, budżet zaplanowany na Gadżety i inne powiązane. Wydaje się, że zbyt dużo środków alokowano na gadżety, które w większości nie są nośnikiem informacji i nie służą nakłanianiu do uczestnictwa w programie. Gadżety są instrumentem biernym, który wymaga starannie zaplanowanego i przeprowadzonego kolportażu. Budżet przeznaczony na gadżety i artykuły powiązane w RPD 2008 wyniósł łącznie 470 tys. zł brutto (RPD 2008, str ) i pod względem wysokości ustępował jedynie produkcji i emisji spotów (683 tys. zł brutto). W budżecie RPD 2009 na gadżety przewidziano ponad 238 tys. zł brutto, więcej niż w przypadku planowanej kampanii informacyjnopromocyjnej w regionalnej telewizji i rozgłośni radiowej (80 tys. zł brutto). W RPD 2010 rok zaplanowano na gadżety 286 tys. zł (dla porównania: na kampanię w TV, radio i prasie 148 tys. zł, Internet 2 tys. zł), co daje w latach astronomiczną sumę blisko 1 mln zł, czyli kwotę umożliwiającą przeprowadzenie kampanii w skali całego kraju. W tym kontekście należy przytoczyć zapisy Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , która stwierdza, że w przypadku takiego instrumentu jak gadżety należy zachować stosowny umiar (str. 53 PK). Biorąc pod uwagę aspekt przyszłościowy, za niepokojącą należy uznać sytuację w przypadku działań informacyjno-promocyjnych kierowanych do młodzieży. Wzmianki na ten temat w RPD są marginalne i dlatego w zasadzie nie sposób ocenić nawet hipotetycznej skuteczności tych działań. W tym kontekście 61 W Rozdziale została dokonana szczegółowa analiza funkcjonalna i graficzna serwisów internetowych RPO WiM, zostały także, w ramach tej analizy, zgłoszone szczegółowe postulaty dotyczące zmian i poprawek w tychże serwisach. 146

148 należy przypomnieć zapisy Planu Komunikacji RPO WiM na lata stwierdzające, że młodzież stanowi jedną z grup docelowych, która zasługuje na szczególną uwagę oraz od tej grupy zależeć będzie w przyszłości postrzeganie działań UE (str. 17 PK). W tym kontekście jeszcze raz należy wskazać na ważną rolę Internetu w komunikacji z tą grupą docelową. W RPD 2010 na działania przez Internet zaplanowano 2 tys. zł w kontekście powyższej analizy wydaje się, że należy ponownie zastanowić się nad alokacją środków na poszczególne działania w roku 2010 i latach następnych. 147

149 Wnioski Większość działań informacyjno-promocyjnych (ATL, PR) została wpisana do harmonogramu jako działania ciągłe. Pozostałe działania (głównie BTL) mają charakter okresowy. Taki podział należy uznać generalnie za prawidłowy i pozwalający na osiąganie zakładanych celów. Schemat harmonogramów przyjęty przez IZ przypisuje poszczególne działania do 5 obszarów (informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja). Taki podział należy uznać za sztuczny i niejednoznaczny z powodu niedookreślenia różnic pomiędzy informacją a promocją oraz ich wzajemnym powiązaniem. Uznajemy za wskazane rozważenie przyjęcia schematu harmonogramu wg celów i grup docelowych oraz przypisanie do nich odpowiedniego instrumentarium, w szczególności, że z badania potencjalnych beneficjentów RPO WiM widać, że skuteczność dotychczasowego przekazu w stosunku do różnych grup docelowych jest różna i podniesienie skuteczności wymaga celowania przekazu. Instrumentarium należy zatem uznać za wystarczające do osiągania zamierzonych celów zawartych i dotarcia do grup docelowych. Przez właściwe instrumenty rozumiemy ich adekwatność w stosunku do grup docelowych, wzajemne uzupełnianie się, możliwość dotarcia do beneficjentów z różnorodnym przekazem, hipotetyczną skuteczność oraz różnorodność w zastosowaniu. Podobnie budżet zaplanowany budżet wydaje się wystarczający dla osiągnięcia zaplanowanych celów. Zbyt małe środki przeznaczono na działania internetowe, które osiągnęły kilkukrotnie większą skuteczność niż pozostałe najczęściej wskazywane kanały komunikacji. Budżetowane działania obejmują wyłącznie koszty utrzymania stron nie obejmują natomiast redakcji informacji na stronach WWW RPO WiM, jak i szerszych kampanii za pośrednictwem innych portali. Alokacja środków na działania internetowe (np. 2 tys. zł w RPD 2010) upoważnia do stwierdzenia, że Internet w działaniach promocyjnych i informacyjnych nie znajduje należytego miejsca. Bardzo wysoką pozycję w rankingu oczekiwanych sposobów pozyskiwania informacji o RPO WiM przez potencjalnych beneficjentów i beneficjentów uzyskała komunikacja elektroniczna za pomocą Newslettera. Atrakcyjność tego kanału komunikacji potwierdza duża dynamika wzrostu liczby subskrybentów Newslettera RPO WiM i osiągnięcie znacznie wyższej liczby subskrybentów od zaplanowanej. Kolejne RPD nie planują żadnych działań skierowanych wyłącznie lub w szczególności do młodzieży. Ponieważ zapisy Planu Komunikacji RPO WiM na lata stwierdzają, że młodzież stanowi jedną z grup docelowych, która zasługuje na szczególną uwagę oraz od tej grupy zależeć będzie w przyszłości postrzeganie działań UE (str. 17 PK), niepokojący jest brak takich działań w kolejnych planach rocznych. W tym kontekście jeszcze raz należy wskazać na ważną rolę Internetu w komunikacji z tą grupą docelową. Zbyt dużo środków w kolejnych RPD alokowano na gadżety, które w większości nie są nośnikiem informacji i nie służą nakłanianiu do uczestnictwa w programie. Gadżety są instrumentem biernym, który wymaga starannie zaplanowanego i przeprowadzonego kolportażu. 148

150 Stopień realizacji założonych w Planie Komunikacji RPO WiM działań informacyjno-promocyjnych Ponieważ w Planie Komunikacji nie określono docelowych wartości produktów działań informacyjnopromocyjnych na każdy rok trwania Programu, w związku z tym w analizie stopnia osiągnięcia wskaźników produktu w pierwszej kolejności odnosimy się do wartości docelowej, jaką zaplanowano osiągnąć w 2015 roku 62, następnie do wartości oszacowanej na rok W przypadku analizowanych Rocznych Planów Działań informacyjno-promocyjnych, RPD na rok 2008, w którym skupiono się na sposobach realizacji działań i określeniu obowiązków poszczególnych instytucji je realizujących, nie zawiera wartości wskaźników dla produktów działań, co uniemożliwia szczegółowe odniesienie się do stopnia realizacji tych działań na podstawie RPD. Wartość minimalnych wskaźników podano dopiero w RPD na Poniższe zestawienie przedstawia postęp rzeczowy w realizacji działań informacyjno-promocyjnych oraz stopień osiągnięcia wskaźników produktu założonych w Planie komunikacji (iloraz wartości rzeczywistej i wartości docelowej) 63. Warto zauważyć, że w Planie Komunikacji zabrakło określenia wartości docelowych dla działań polegających na organizacji konkursów, dlatego też nie ma ich w poniższym zestawieniu. 62 Plan Komunikacji dla RPO WiM na lata , marzec na podstawie sprawozdań realizacji RPO WiM (Sprawozdanie roczne za rok 2008 oraz sprawozdanie okresowe za I półrocze 2009 r. z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata ), w tym realizacji działań informacyjno-promocyjnych. 149

151 Tabela 39. Wartości wskaźników produktów działań informacyjno-promocyjnych w latach 2008 i I półrocze 2009 Działania informacyjno-promocyjne Wartość docelowa 2015 r. Wartość wskaźnika narastająco 2008 r. Wartość wskaźnika w 2009 r. Wartość wskaźnika narastająco 2009 r. wskaźnik realizacji działań oszacowany na 2010 r. Stopień realizacji działań 2009r. do wartości docelowej 2010 r. (%) Stopień realizacji działań 2009r. do wartości docelowej 2015 r. (%) Min. wskaźnik realizacji działań oszacowany na 2009 r. w RPD Stopień realizacji działań w 2009r. do wartości minimalnej określonej w RPD 2009 r. (%) Punkty informacyjne Liczba funkcjonujących punktów ,00 100, ,00 Liczba osób odwiedzających punkty ,80 4, ,09 Liczba odpowiedzi udzielonych drogą elektroniczną ,77 4, ,76 Liczba odpowiedzi udzielonych drogą telefoniczną ,53 6, ,25 Konferencje, seminaria, szkolenia, Liczba zorganizowanych szkoleń, seminariów, warsztatów i innych rodzajów spotkań ,33 86, ,24 Liczba osób biorących udział w spotkaniach ,22 22, ,77 Biuletyn promocyjno - informacyjny Liczba egzemplarzy biuletynu ,00 7, ,00 Publikacje, broszury informacyjne, ulotki, plakaty, materiały audiowizualne Liczba egzemplarzy wszystkich publikacji, broszur i ulotek Liczba tytułów, rodzajów publikacji, broszur i ulotek informacyjnych itp ,88 99, , ,64 100, ,46 64 Wskaźnik podany w sprawozdaniu z realizacji RPO WiM za 2009, jednak wydaje się, że wartość ta została błędnie podana. 65 W RPD na 2009 r. w tym wierszu podano wartość narastającą wskaźnika, w pozostałych wierszach zaś wartość minimalną na dany rok. 150

152 Serwisy internetowe Liczba odwiedzin serwisów internetowych ,49 13, ,77 Newsletter Liczba subskrybentów Newslettera ,66 183, ,00 Liczba wysłanych Newsletterów 800 bd 110 bd bd bd bd bd bd Akcje medialne Liczba artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych będących wynikiem bezpośredniej współpracy z przedstawicielami mediów , ,31 Źródło na podstawie Planu Komunikacji oraz sprawozdań z realizacji RPO WiM 2008 oraz I półrocze

153 Analiza dotychczasowego stopnia realizacji wskaźników działań informacyjno-promocyjnych wskazuje wyraźnie, że na stosunkowo niskim poziomie są wskaźniki określone dla punktów informacyjnych (ogółem ok. 5% realizacji wskaźnika w stosunku do wartości docelowej w 2015 r. i jedynie kilkanaście procent wartości oszacowanej na rok 2010). Tak niski poziom oznacza, że przyjęte wskaźniki nie zostaną zrealizowane w 2010 roku i prawdopodobnie również nie będą do końca Programu. Jeszcze lepiej obrazuje to kolumna stopnia realizacji wskaźnika w 2009 r. realizacja wskaźnika na poziomie 14% w przypadku Liczba osób odwiedzających punkty wyraźnie wskazuje, że wskaźnik oszacowany na ten rok w RPD nie jest realny do osiągnięcia. Może to świadczyć, po pierwsze, o zbyt niskiej świadomości potencjalnych odbiorców o istnieniu czy możliwości skorzystania z tego działania, po drugie małego zainteresowania tego typu informacyjnopromocyjnym działaniem. Kwestia ta może być ściśle związana ze skutecznością / jakością działania a mianowicie niska skuteczność i jakość skutkuje niskim zainteresowaniem. Opinie beneficjentów w badaniu ilościowym CATI, wskazują na małą rozpoznawalność punktów konsultacyjnych jako źródła informacji o RPO WiM najczęściej z tego źródła informacji korzystają organizacje pozarządowe (8% respondentów), najrzadziej przedsiębiorcy (1% respondentów). Z kolei bardzo wysoki stopień realizacji wskaźników stwierdzono w przypadku działań dotyczących publikacji, broszur informacyjnych, ulotek, wyłączywszy biuletyn promocyjno-informacyjny. I pomimo, że brakuje informacji ile z tych wydrukowanych ulotek i innym materiałów informacyjnych trafiło rzeczywiście do adresatów, trzeba odnotować, że wszystkie grupy potencjalnych beneficjentów plasują je wyżej, jako źródła informacji, od punktów konsultacyjnych. Również wskaźnik określający liczbę zorganizowanych konferencji, seminariów, szkoleń jest realizowany w wysokim stopniu i przekracza wskaźnik założony na 2010 rok. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że wskaźnik liczba osób biorących udział w konferencjach, spotkaniach jest znacznie niższy od założonego. Co oznacza, że działania te w rzeczywistości nie cieszą się tak dużym zainteresowaniem potencjalnych beneficjentów Programu. W tym przypadku należy szczegółowo przeanalizować, jakie poszczególne typy spotkań (konferencje, szkolenia, seminaria, spotkania informacyjne) cieszą się zainteresowaniem, by zmniejszyć liczbę tych mniej skutecznych (lub ewentualnie zintensyfikować). Najwyższy stopień realizacji wskaźnika wystąpił w przypadku Newslettera, w którym założona liczba subskrybentów została niemalże przekroczona dwukrotnie. Wskazuje to na skuteczne działanie informacyjno-promocyjne, które spotkało się ze znacznie większym zainteresowaniem niż zakładano. Podsumowując stopień realizacji działań należy podkreślić, że najbardziej przeszacowane w PK i RPD oraz zagrożone nieosiągnięciem założonych wartości są działania związane z punktami informacyjnymi oraz liczbą osób biorących udział w konferencjach/spotkaniach. Natomiast niedoszacowane wskaźniki dotyczące Newslettera. Badanie jakościowe dostarcza informacji, że większość działań informacyjno-promocyjnych przebiega zgodnie z założeniami PK i RPD. Jest jednak pewna trudność oceny tych działań, wynikająca z faktu, że w sprawozdaniach z realizacji RPO WiM nie ma odniesienia do wszystkich wyszczególnionych działań planowanych w RPD czy PK. W związku z tym w analizie posłużono się częściowo danymi ze sprawozdań oraz danymi pozyskanymi w trakcie wywiadów. Na podstawie ww. danych w poniższej tabeli ujęto zestawienie planowanych na 2008 rok działań z adnotacją czy zostały one zrealizowane. Generalnie można stwierdzić, że produkty działań zakładanych w RPD na rok 2008 były realizowane zgodnie z planem. 152

154 Tabela 40. Działania informacyjno-promocyjne założone do zrealizowania w RPD na rok 2008 i ich realizacja lp. Działania RPD na rok 2008 Czy zostały zrealizowane 1 Newsletter zwiększenie liczby działów objętych obsługą TAK 2 Stworzenie wewnętrznego forum (wymiana informacji pomiędzy pracownikami IZ RPO) NIE 3 Serwis dla członków Komitetu Monitorującego TAK 4 Sondaże, ankiety on-line TAK 5 Archiwa publikacji i prezentacji TAK 6 Informacje NT. konkursów TAK 7 Moderowane forum NIE 8 Reklama w mediach lokalnych (akcja promocyjna, spoty, Cykl autorskich audycji informacyjnych, Kampania podczas Swatch Five. Ekran diodowy) TAK 9 Reklama graficzna oraz kontekstowa (mailing przez Internet) TAK ulotki TAK e 10 Konkursy (dla dziennikarzy, fotograficzny, praca magisterska) TAK 11 Seminaria i szkolenia, w tym dla Beneficjentów TAK 12 Mailing pocztowy do zidentyfikowanych liderów opinii publicznej TAK 13 Promocyjne materiały pomocnicze (teczki/foldery itp.) TAK 14 Produkcja gadżetów promocyjnych TAK przeprowadzono procedurę zamówienia 15 Doprowadzenie do pełnego jednolitego oznakowania punktów informacyjnych, jak również spójnej informacji o ich lokalizacji Częściowo 16 Stosowanie szablonów firmowych RPO WiM TAK 17 Realizacja prezentacji multimedialnych dot. RPO WiM TAK 18 Silne kontakty z mediami TAK Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy sprawozdań z realizacji RPO WiM oraz badania jakościowego(wywiadów) Jak wynika z powyższej tabeli nie zostały zrealizowane działania związane z wewnętrznym forum dla pracowników umieszczonym na portalu. Biorąc również pod uwagę wyniki niniejszego badania 66 można stwierdzić, że działanie nr 15 nie zostało całkowicie zrealizowane. Oznakowaniem punktów informacyjnych należy nazwać również oznakowanie owe odpowiedzi na zapytania potencjalnych beneficjentów. Obecnie każda z instytucji posiada nieujednolicony podpis (stopkę), który nie zawiera informacji, że osoba odpisująca na maila jest pracownikiem punktu informacyjnego w ramach RPO WiM. Jednakże w ogólnej ocenie można stwierdzić, że działania informacyjno-promocyjne zaplanowane w RPD na rok 2008 zostały w bardzo wysokim stopniu zrealizowane. Warto zauważyć, że Roczny Plan Działań na rok 2009 jest bardziej doprecyzowany niż RPD z poprzedniego roku, tj. pojawiły się w nim szczegółowe - i bardzo ważne w kontekście analizy efektywności i skuteczności - informacje, jak np. minimalne wartości wskaźników realizacji działań, jakich nie było w RPD Badanie jakościowe Tajemniczy Klient przeprowadzone w ramach niniejszej ewaluacji. 153

155 Poniższe zestawienie zawiera wszystkie planowane na rok 2009 działania. Przeważająca część z nich została już zrealizowana, a kilka jak np. przygotowanie i wydruk kalendarzy, czy Podręcznik Beneficjenta dopiero będą realizowane. Tabela 41. Działania informacyjno-promocyjne założone do zrealizowania w RPD na rok 2009 i ich realizacja lp. Działania RPD na rok 2009 Czy zostały zrealizowane 1 Punkty informacyjne: bieżące udzielanie informacji TAK 2 Punkty informacyjne: w razie potrzeby prowadzenie wykładów TAK 3 Punkty informacyjne: dystrybucja materiałów inf-promocyjnych TAK 4 Punkty informacyjne: udział w wydarzeniach informacyjnych TAK 5 Trzy spotkania informacyjne dot. Osi 6 RPO WiM TAK 6 Publikacja broszury informacyjnej WiM i jej kolportaż TAK 7 Ogłoszenia o konkursach TAK 8 Kampania promocyjna w TV i rozgłośni radiowej i prasie TAK 9 Wydruk 2 rodzajów kalendarzy promocyjnych NIE (dopiero rozpoczęto działania) 10 Wydanie biuletyny informacyjno-promocyjnego RPO WiM TAK 11 Promocja RPO WiM podczas wydarzeń sportowych TAK 12 Kampania outdorowa ekran diodowy TAK 13 Zakup gadżetów promocyjnych i ich kolportaż (dla poszczególnych instytucji IZ, IP, IPII) TAK 14 Kampania promocyjna w prasie (6 dodatków do GW) TAK 15 Przygotowanie publikacji promujących (ulotek, plakatów) TAK 16 Konferencja informacyjno-promocyjna (IZ, IP, IPII) TAK 17 Konferencja (IPII) TAK 18 Przygotowanie planu działań kampanii i akcji promocyjnych w prasie, radiu, telewizji TAK 19 Konkursy informacyjno-promocyjne TAK 20 Szkolenia dla pracowników TAK 21 Szkolenia/ warsztaty dla potencjalnych beneficjentów TAK 22 Wydanie dokumentu RPO WiM w j. polskim i angielskim TAK 23 Wydanie podręcznika beneficjenta NIE 24 Aktualizacja portalu internetowego IZ TAK 25 Rozwinięcie komunikacji wewnętrznej przez logowanie TAK 26 Koordynacja działań z zakresu informacji przy użyciu portalu TAK 154

156 27 Kampania informacyjno-promocyjna w internecie TAK 28 Aktualizacja serwisu internetowego IP TAK 29 Zmiana i propagowanie serwisu internetowego IPII TAK 30 Zamieszczenie elektronicznej wersji Podręcznika Beneficjenta NIE 31 Wprowadzenie kalendarium (info. o harmonogramie konkursów) na stronie TAK 32 Powstanie działu FAQ TAK 33 Szerokie rozpropagowanie portalu wśród mieszkańców województwa TAK 34 Badania ewaluacyjne NIE Źródło: opracowanie własne na podstawie analizy sprawozdań z realizacji RPO WiM oraz badania jakościowego(wywiadów) Wnioski Wszystkie mierzalne efekty działań informacyjno-promocyjnych powinny być opisane w Planie Komunikacji wartościami odpowiednich wskaźników. Dotyczy to również konkursów, które powinny być objęte oceną i sprawozdawczością. W PK i RPD brak wartości wskaźników na każdy rok trwania programu, dlatego niemożliwe jest precyzyjne określenie stopnia realizacji tych działań oraz ich efektywności. Brak jest sprawozdania rocznego, w którym przedstawiona jest realizacja wartości założonych w RPD wskaźników dla wszystkich typów działań informacyjno-promocyjnych (oddzielnie wartość zrealizowana w danym roku oraz oddzielnie narastająco). 155

157 Ocena informacji na stronach internetowych Strony internetowe są jednym z najczęściej wykorzystywanych źródeł informacji przy przygotowywaniu aplikacji. Wykres 32. Jakie strony internetowe odwiedził Pan(i) w celu sprawdzenia szczegółów dotyczących wypełnienia aplikacji dotyczącej projektu w ramach RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 28. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje ze stron internetowych, ogółem n=357, firmy n= 122, JST= 65, jednostki organizacyjne JST n=113, organizacje pozarządowe n=57. Najczęściej odwiedzaną stroną internetową była strona Korzystała z niej większość podmiotów każdego typu, jednakże zdecydowanie rzadziej byli to przedsiębiorcy. W drugiej kolejności najczęściej wymienianą stroną była strona Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w przypadku przedsiębiorców w drugiej kolejności wskazywano na stronę Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Można się spodziewać, że odwiedzane strony internetowe związane były z obszarem, w którym zamierzają realizować projekt. Respondenci bardzo podobnie ocenili strony internetowe instytucji przyznających dofinansowanie w ramach RPO WiM (Wykres 33). 156

158 Wykres 33. Ocena stron internetowych (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 29. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje ze strony internetowej: UM w Olsztynie n= 296, WMARR n= 140, WFOŚiGW n= 81, ogółem= 517. Generalnie oceny stron internetowych instytucji przyznających dofinansowanie są wysokie zarówno pod względem kompletności, aktualności, zrozumiałości i przydatności. Jednakże jak widać na powyższym wykresie, różnice pomiędzy poszczególnymi ocenami stron internetowych w poszczególnych aspektach nie są różnicujące. Tylko w przypadku oceny zrozumiałości strona Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie wypada lepiej na tle pozostałych stron. W trakcie wywiadów pogłębionych rozmówcy mieli możliwość opowiedzenia o swoich zastrzeżeniach do stron internetowych, z których korzystali. Poniżej omawiane są uwagi respondentów. Przedstawiciel jednostek organizacyjnych JST zauważył, że strona internetowa jest mało czytelna i mało użyteczna dla początkujących użytkowników. Odnalezienie poszukiwanych informacji wymaga przejrzenia wielu podstron i poświęcenia dużej ilości czasu. Zdaniem rozmówcy bardzo zniechęca to osoby, które dopiero rozpoczynają zdobywanie wiedzy o programie. Podobną opinie wygłosił przedstawiciel firmy doradczej: Miałem zarzuty [co] do uporządkowania [informacji na stronie], bo wymogi powinny być na dwóch stronach - kto i jakie załączniki [musi złożyć]. I tylko w jednym miejscu (firma doradcza). Tak więc uporządkowanie informacji i dokumentów budzi pewne zastrzeżenia użytkowników strony. Przedstawiciel firmy doradczej zauważył również, że na stronie Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie zdarzało się napotkać informacje o nieaktualnych konkursach. Innym zarzutem, który został sformułowany przez dziennikarza, jest używanie skomplikowanego i trudnego języka, posługiwanie się wyłącznie skrótami czy numerami (np. Priorytetów czy Działań), co znacznie utrudnia dostęp użytkownikom, którzy dopiero próbują rozpocząć zdobywanie wiedzy na temat RPO WiM.: ( ) na stronie niestety jest nowo-mowa. Zdarza się tak, [że] coś jest niezrozumiałe, jeśli się nie poczyta i trzeba szukać na innych stronach informacji, o czym jest ta dana strona (wywiad z dziennikarzem). 157

159 Wnioski Najczęściej odwiedzaną stroną internetową była strona Korzystała z niej większość podmiotów każdego typu, jednakże zdecydowanie rzadziej byli to przedsiębiorcy. W drugiej kolejności najczęściej wymienianą stroną była strona Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Generalnie oceny stron internetowych instytucji przyznających dofinansowanie są wysokie zarówno pod względem kompletności, aktualności, zrozumiałości jak i przydatności Analiza funkcjonalności stron www RPO WiM oraz stron IP i IP II Analiza strony Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego Atuty strony Witryna Regionalnego Programu Operacyjnego Warmii i Mazur, na tle pozostałych stron RPO, wypada bardzo dobrze. Jest dość przejrzyście skonstruowana, sprawia wrażenie profesjonalnej i godnej zaufania. Boczny panel nawigacyjny jest dobrze skonstruowany - łatwo można się po nim intuicyjnie poruszać. Pole wyszukiwania umieszczone jest w dobrym miejscu, zgodnie z przyzwyczajeniami użytkowników Internetu. Strona posiada bardzo przyjazny element nawigacyjny Pięć kroków do unijnej dotacji o przejrzystym układzie. Wyraźnie wyodrębnione zostały elementy nawigacyjne - dołączenie angielskiej wersji językowej jest ukłonem w stronę zagranicznych inwestorów. Łącza do najważniejszych materiałów są łatwe do odszukania. Wady strony Strona jest przeładowana elementami graficznymi, które ukrywają bardzo ważne elementy, jak chociażby Poradnik beneficjenta, Najczęściej popełniane błędy, które są umieszczone pomiędzy dwoma dużymi blokami graficznymi. Duże, animowane elementy walczą o uwagę użytkownika z najistotniejszymi elementami strony. Przewijający się tekst pod bannerem jest niefunkcjonalny, utrudnia czytanie oraz wymaga gonienia kursorem napisów. Wiersz podsumowujący Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy nie przekazuje żadnej informacji na temat, czym zajmuje się witryna, w dodatku jest animowany, co znowu odwraca uwagę od poszukiwanych treści. Na stronie głównej zwielokrotnione są niektóre elementy np. łącze do działu Szkoleń występuje aż 4 razy (centralna szachownica, zakładki w centrum strony, prawy panel pod wyszukiwarką oraz stopka). Brak również konsekwencji w formatowaniu łączy (nie wszystkie są podkreślone, a odwiedzone nie zmieniają koloru). Pole wyszukiwania jest małe, utrudnia to wpisywanie bardziej złożonych zapytań. Brak takich działów jak FAQ czy Zadaj pytanie stanowi barierę dla potencjalnych beneficjentów. Witryna nie została uzupełniona o informacje wymienione w raporcie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego 67, co może wpływać negatywnie na jej wizerunek. 67 Badanie stron internetowych instytucji tworzących system wdrażania PO i RPO w ramach narodowej strategii spójności na lata , Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, luty

160 Rekomendacje dla witryny Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 1. Zasadnicza konstrukcja strony głównej (układ elementów i funkcjonalności) powinna zostać utrzymana, zaleca się jednakże dalej zmiany graficzne, które powinny ją uczynić, bez straty funkcjonalności, bardziej przejrzystą i czytelną. Przy przebudowie lub modyfikacji strony nie należy zmieniać obecnej struktury menu. 2. Jeśli chodzi o dłuższe materiały, na przykład przegląd regulacji krajowych i europejskich, sprawozdania ze stopnia wykonalność RPO, to powinny być one redagowane w sposób zwięzły, jasny i atrakcyjny. Za przykład dobrych praktyk w tym zakresie służy strona 3. Następujące sekcje winny być standardowym elementem witryny poświęconej problematyce RPO: przejrzysta lista beneficjentów, uporządkowane sekcje dot. osi priorytetowych, pomoc w postaci wykazu najczęstszych błędów, które popełniają wnioskodawcy, archiwum wiadomości o przejrzystej strukturze. Na wyróżnienie i naśladowanie zasługuje słownik dostępny w serwisie w tym staranne i wyczerpujące rozwinięcie skrótowców, zadowalające wyjaśnienie nazw obcojęzycznych i trudnych pojęć. Sekcja pt. RPO od a do z ( spełnia rolę informatora dla osób niemających wcześniej styczności z tematyką funduszy europejskich. Ciekawym pomysłem jest Konfigurator na stronie pomocny przy wstępnym wyborze rodzaju dofinansowania. Natomiast strona opolska oferuje dostęp do dokumentów o wyjątkowo szerokim zakresie tematycznym. 4. Poszerzeniu powinien ulec zakres tematyczny pytań i odpowiedzi w działach FAQs, kwestie do wyjaśnienia winny zostać skatalogowane, pomocny jest każdorazowo formularz do szybkiego wysyłania zapytań. Użytkownicy muszą mieć możliwość dzielenia się opiniami na temat funkcjonowania serwisów w postaci sondy czy ankiety. Prawdziwe Forum istnieje tylko na stronie 5. Jako elementy ponadstandardowe należy wskazać okna z możliwością pobrania programów do odczytu dokumentów ( sondę dot. oferty szkoleń (rpo.mazowia. eu), sekcję Interpretacje ( serwis prasowy RPO ( mapę projektów dofinansowanych ze środków RPO (rpo.silesia-region.pl), oraz konkurs na najlepszy komiks pod hasłem Człowiek-najlepsza inwestycja (rpo.mazowia.eu); link do Europejskiej Debaty Publicznej ( relacje z wizyt u beneficjentów i przebiegu procesów wdrożeniowych ( Wspomniana strona wyróżnia się obecnością przejrzystych zakładek, dzielących treść serwisu na kategorie tematyczne. Tymczasem na stronie da się zauważyć atrakcyjne formatowanie działu pytań/odpowiedzi 68. Dział FAQ jest podzielony na kategorie, zgodnie z osiami priorytetowymi. Formatowanie tego działu, to jest jego wygląd i linkowanie do poszczególnych pytań jest bardzo przejrzyste i proste. Jest to rozwiązanie godne naśladowania. Na podstawie powyższej analizy sformułowano następujące zalecenia: przesunąć wyszukiwarkę do prawego górnego rogu wyszukiwarka nie znajduje się obecnie w standardowym (ogólnie) przyjętym miejscu, zdecydowanie usunąć przewijany tekst i zastąpić go elementami stałymi, zmienić wiersz podsumowujący na niosący informacje, czym konkretnie zajmuje się witryna, uporządkować pasek tytułu strony nazwa regionalna powinna znaleźć się na początku tytułu, aby ułatwić wyszukiwanie informacji w zakładkach przeglądarki (bookmarks), przenieść element Poradnik beneficjenta w bardziej widoczne miejsce, gdzie nie będzie maskowany przez większe bloki graficzne, 68 MDd_Yw9HY6B8JJK8hY-3sYFRmGlIcJBxgIefoSkB3X4e-bmp-gW5EeUAIqGrJQ!!/dl3/d3/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/. Przejście z bocznego panelu nawigacyjnego poprzez rozwinięcie punktu Informacja i promocja. 159

161 zastosować standardowe formatowanie łączy, aby było wiadomo, który tekst jest aktywny (dział aktualności), dodać do stopki datę aktualizacji, dodać dział z programami umożliwiającymi otwieranie załączników, dodać dział FAQ lub Pytania i odpowiedzi wraz z datą aktualizacji, usprawnić system wyszukiwania, przez dodanie wyszukiwania zaawansowanego, które pozwoliłoby szukać m.in. po kategoriach i po datach, poprawić widoczność drzewa hierarchii, rozwijane menu nad panelem nawigacyjnym ukrywa dostępne opcje. Można zastąpić je zakładkami na wzór witryny lubelskiej (miejsce po zbyt dużym bannerze bardzo dobrze się do tego nadaje), opcjonalnie zamieścić sondy dotyczące atrakcyjnych dla wnioskodawców szkoleń, Informacje na temat konkursów, w którym beneficjenci mogliby sprawdzić swoją wiedzę o funkcjonowaniu systemu funduszy europejskich, umożliwić połączenie z witryną Europejskiej Debaty Publicznej lub podobnych, dodać relacje z wizyt u beneficjentów, ich wypowiedzi i porady, monitoring dofinansowań, case studies itp., uaktualnić kalendarium na dłuższy okres czasu w momencie analizy strony internetowej informacje na temat wydarzeń związanych z RPO WiM kończyły się na grudniu 2009, wyeksponować kalendarium konkursów. Analiza strony Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie W wyniku analizy eksperckiej stwierdzono, że strona ta jest dość funkcjonalna i przejrzysta. Elementy graficzne ograniczone są do minimum. Nawigacja jest prosta i intuicyjna. Problematyczne są jedynie łącza po bokach bandera (który jest za duży i marnuje cenne miejsce na stronie). Tekst w tych łączach obrócony jest o 90 stopni, co czyni go mało czytelnym i przy gorszym wzroku użytkownika utrudnia, zamiast pomagać. Witryna podzielona jest na 3 działy. Każdy jest spójnie i konsekwentnie skonstruowany, co ułatwia nawigację. Do błędów można jednak zaliczyć niestandardowe umieszczenie wyszukiwarki. Biorąc pod uwagę przyzwyczajenia internautów, może być ona trudna do odszukania. Rekomendacje dla witryny Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie Lista zaleceń zawiera następujące pozycje: wprowadzić rozróżnienie graficzne: strona główna/podstrony, zmniejszyć banner graficzny na stronie głównej, uaktywnić go (kliknięcie powinno przenosić na stronę główną), wprowadzić archiwum, wprowadzić stopkę aktualizacyjną, przenieść wyszukiwarkę w standardowe miejsce, zgodne z przyzwyczajeniami internautów (prawa strona u góry, pod bannerem), 160

162 dołączyć formularz kontaktowy ( napisz do nas ), wprowadzić Newsletter, na początek można wysyłać plik PDF z Głosem Eko, rozbudować funkcje komunikacji dwustronnej (fora z ekspertami, sondaże, ankiety), zrezygnować z niestandardowego (pionowego) umieszczenia łączy do podstron, wyraźnie zaznaczyć na podstronie RPO WiM, że nie jest to strona programu i zamieścić na niej link do oficjalnej strony RPO. Dla osób, które znajdą się na tej stronie po raz pierwszy jej opis może być mylący, identycznie Link na stronie głównej (lewa strona pod menu, button program regionalny ), myląco przekierowuje na podstronę. Dopiero z podstrony, po kliknięciu na logo RPO (prawa górna strona) następuje przekierowanie na macierzystą witrynę Regionalnego Programu Operacyjnego. Oznacza to, że na stronie głównej są dwa przekierowania na tę samą podstronę (link przy bannerze i button z logo). Nawigacja powinna być jaśniejsza, należy zmienić nazwę Kącik prasowy na np. dla mediów lub dla prasy, powinien znaleźć się on na stronie głównej, jeśli to możliwe należy ujednolicić kolejność i zawartość menu na podstronach, przy materiałach do pobrania (np. Głos Eko ) warto zamieszczać jedno-, dwuzdaniową informację o zawartości pliku, poszczególne informacje (np. w Aktualnościach) powinny mieć przyciski wydrukuj i powiadom zainteresowanych. Analiza strony RPO WiM witryny Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie Strona wygląda nieprofesjonalnie. Formatowanie tekstu sprawia, że przekaz jest w dużej mierze nieczytelny. Wyskakujące za każdym razem okienko z informacją zasłania pole wyszukiwania oraz opcje językowe. Teksty łączy do innych stron powiązanych z RPO WiM wyglądają, jakby były przeklejone z paska adresu przeglądarki. Dobór kolorów do formatowania witryny utrudnia czytanie, a łącza do strony głównej i mapy serwisu są prawie niewidoczne. Zauważalne są duże braki w kodowaniu strony. Pole wyszukiwania nie mieści nawet jednego dłuższego wyrazu. Ikona obok pola wyszukiwania jest nieopisana, a po najechaniu kursor nie zmienia się w charakterystyczną dla linków rączkę, co powoduje, że nie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy jest to przycisk, czy element graficzny. Rekomendacje dla witryny Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie Strona została oceniona jako nieprofesjonalna. Uznano, że w tym przypadku formułowanie zaleceń szczegółowych (programu naprawczego) jest niecelowe. Strona jest obecnie w przebudowie należałoby zatem jeszcze raz przeanalizować całościową koncepcję strony, zaprojektować ją i wykonać w taki sposób, aby spełniła wszystkie kryteria oznakowania, kompletności, kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji zdefiniowane w arkuszu oceny stron www (p. 4, Załącznik 6) oraz wykorzystywała dobre praktyki z innych stron RPO i unikała ich błędów, które zostały omówione w raporcie z analizy stron www (Załącznik 6). 161

163 Ocena jakości obsługi w Punktach informacyjnych Istotnym elementem systemu informacji i promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury są punkty informacyjne. W badaniu CATI respondenci korzystający z tego źródła poproszeni zostali o ocenę punktów w poszczególnych aspektach. Wykres 34. Jak ocenia Pan(i) jakość obsługi w Główny Punkcie Informacyjnym? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko, a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 27. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje z głównego punktu informacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie; ogółem n=52; firmy n= 8, JST=12, jednostki organizacyjne JST n=23, organizacje pozarządowe n=9. Jednostki samorządu terytorialnego, ich jednostki organizacyjne oraz organizacje pozarządowe oceniły stosunkowo wysoko jakość obsługi w Głównym Punkcie informacyjnym wiedza pracowników, sposób obsługi i sposób załatwienia sprawy uzyskały średnie oceny na skali od 1 do 5 powyżej lub równe 4. Tylko w przypadku czasu obsługi organizacje pozarządowe oceniły główny punkt informacyjny poniżej 4. Przedsiębiorcy natomiast oceniali ten punkt w każdym aspekcie bardzo nisko średnie wyniosły od 1,6 do 1,7, jednakże należy zaznaczyć, że ocena ta została wystawiona przez 3 respondentów. Badanie Tajemniczy Klient wskazało, że słabą stroną Głównego Punktu Informacyjnego jest kontakt . Całościowo najlepiej został oceniony kontakt osobisty, natomiast pod względem skuteczności najlepiej oceniono wizyty i rozmowy telefoniczne. Po ich zakończeniu audytorzy raczej staraliby się o dofinansowanie (średnia ocena to 3,8 pkt. w skali od 1 do 5). Natomiast po kontakcie nie byli przekonani do złożenia wniosku (średnia ocena to 3,3 pkt. w skali od 1 do 5). Rozmówcy pracownicy Głównego Punktu Kontaktowego w wywiadach pogłębionych oceniali swoje usługi wysoko: ( ) nie słyszeliśmy skarg na nasz punkt, że działa nieprawidłowo, lub ktoś nie [może] uzyskać informacji. ( ) generalnie nie słyszeliśmy jakiś skarg i generalnie ludzie są zadowoleni z informacji. Jeśli informacja nie wystarczy, piszemy, że jest możliwość kontaktu ( ). 162

164 Wykres 35. Jak ocenia Pan(i) jakość obsługi w Regionalnym Punkcie Informacyjnym? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko, a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 27. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje z głównego punktu informacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie; ogółem n=52; firmy n= 8, JST=12, jednostki organizacyjne JST n=23, organizacje pozarządowe n=9. Z Regionalnego Punktu Informacyjnego przy WMARR S.A. w Olsztynie korzystali przede wszystkim przedsiębiorcy w przypadku organizacji pozarządowych, jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych oceny dokonywały pojedyncze osoby. W przypadku przedsiębiorców widać natomiast, że stosunkowo wysoko oceniają oni wiedzę pracowników, którzy ich obsługiwali, ale nie w pełni są zadowoleni ze sposobu załatwienia sprawy. W badaniu Tajemniczy Klient ze wszystkich form kontaktu w Regionalnym Punkcie Informacyjnym najlepiej całościowo oceniono wizytę, która uzyskała ocenę średnią 4,8 w skali od 1 do 5. Pozostałe dwie formy kontaktu ( oraz rozmowa telefoniczna) uzyskały ocenę 4 pkt. Najlepiej oceniono skuteczność kontaktu osobistego audytorzy określają, że raczej staraliby się o dofinansowanie (średnia ocena to 4,4 pkt). Ocena skuteczności rozmowy telefonicznej i kontaktu wypada podobnie z lekką przewagą rozmowy telefonicznej (średnia ocena wahała się od 4 do 4,2 pkt w skali od 1 do 5). 163

165 Wykres 36. Jak ocenia Pan(i) jakość obsługi w Regionalnym Centrum Projektów Środowiskowych? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko, a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 27. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM i czerpali informacje z Regionalnego Centrum Projektów Środowiskowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie; ogółem n=7; firmy n= 2, JST=3, jednostki organizacyjne JST n=2, organizacje pozarządowe n=0. Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych zostało odwiedzone przez zaledwie 7 respondentów biorących udział w badaniu. Średnie noty jakie otrzymało są wysokie jednak trudno na podstawie takiej próby wyciągać wnioski np. z dwóch pytanych przedsiębiorców jeden przyznał ocenę 1 a drugi 5, co dało średnią ocenę 3. W badaniu Tajemniczy Klient ze wszystkich form kontaktu w Regionalnym Centrum Projektów Środowiskowych najlepiej całościowo oceniono korespondencję elektroniczną, która uzyskała ocenę średnią 4,5 w skali od 1 do 5. Kontakt osobisty uzyskał 3,8 pkt. Natomiast najniżej oceniono jakość kontaktu telefonicznego (3 pkt). Najlepiej oceniono skuteczność kontaktu . Po wymianie korespondencji elektronicznej audytorzy określają, że raczej staraliby się o dofinansowanie (średnia ocena to 4,3 pkt). Ocena skuteczności wizyty i rozmowy telefonicznej wypada podobnie z lekką przewagą kontaktu osobistego. Po ich zakończeniu audytorzy nie byli przekonani do złożenia wniosku (średnia ocena wahała się od 3,2 do 3 pkt w skali od 1 do 5). W wywiadach pogłębionych żaden z respondentów korzystających z pomocy punktów informacyjnych nie zauważył potrzeby zwiększenia liczby pracowników obsługujących petentów. Takiej potrzeby nie zauważyli również pracownicy punktów. Badanie Tajemniczy Klient nie wskazało również takiej potrzeby, audytorzy podczas wizyt w punktach w większości nie musieli czekać na obsługę, a jeżeli musieli poczekać czas oczekiwania nie był dłuższy niż 5 minut. Wypowiedzi respondentów, pracujących w punktach informacyjnych, wskazują, że komunikacja pomiędzy punktami jest odpowiednia: Ja tutaj nie widzę jakiś problemów, bo może to też wynika z tego, że ja bezpośrednio znam te osoby, które pracują w tych [innych] punktach ( ). Także może jest łatwiej, że się znamy i nie ma problemów. 164

166 Powyższy cytat wskazuje, że dużym ułatwieniem w kontaktach pomiędzy punktami jest to, że osoby pracujące w punktach znają się osobiście. Dzięki temu komunikacja odbywa się znacznie szybciej i nie zawsze trzeba wykorzystywać formalne kanały komunikacji. Wśród pracowników punktów informacyjnych panuje opinia, że przeciętny klient punktu informacyjnego nie wie nic o sposobie ubiegania się o środki i wymaga najbardziej podstawowych informacji. ( ) [klienci] nie z czytają dokładnie dokumentacji konkursowej i nie (z)czytają instrukcji do wypełnienia, prawda, wniosku i załączników, i w związku z tym, że wnioski przez nich robione są nieraz mało staranne i pytają pracowników punktów o podstawowe sprawy. Wnioski Jednostki samorządu terytorialnego, ich jednostki organizacyjne oraz organizacje pozarządowe oceniły stosunkowo wysoko jakość obsługi w Głównym Punkcie Informacyjnym wiedza pracowników, sposób obsługi i sposób załatwienia sprawy uzyskały wysokie oceny. Z regionalnego punktu informacyjnego korzystali przede wszystkim przedsiębiorcy stosunkowo wysoko oceniają oni wiedzę pracowników, którzy ich obsługiwali, ale nie w pełni są zadowoleni ze sposobu załatwienia sprawy. W badaniu Tajemniczy Klient ze wszystkich form kontaktu najlepiej całościowo oceniono korespondencję elektroniczną, która uzyskała ocenę średnią 4,5 w skali od 1 do 5. Kontakt osobisty uzyskał 3,8 pkt. Natomiast najniżej oceniono jakość kontaktu telefonicznego (3 pkt). Badanie CATI przyniosło informację, że przedsiębiorcy za zewnętrzną barierę w realizacji projektów uznali nierzetelną/niekompletną informację uzyskaną od konsultantów (Wykres 7), podczas gdy badanie Tajemniczy Klient nie potwierdza tego wniosku. Można spodziewać się, że przedsiębiorcy próbowali uzyskać pogłębioną informację na tematy związane z napotkanymi podczas realizacji projektów problemami, które z dużym prawdopodobieństwem były bardziej skomplikowane niż scenariusze badawcze Tajemniczego Klienta. Może to sugerować, że konsultanci w punktach informacyjnych mogą mieć kłopoty w rozwiązywaniu bardziej zawiłych problemów, które napotykają beneficjenci. 165

167 Ocena adekwatności treści przekazu Respondenci badania CATI pytani byli o ogólną ocenę informacji o RPO WiM (wykres 37). Ogólna średnia ocena informacji na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury w każdym z badanych aspektów przyjęła wartości powyżej 3, czyli średnie oceny były pozytywne. Wykres 37. Jak Pan(i) ogólnie ocenia dostępność, zrozumiałość, aktualność i kompletność informacji na temat RPO WiM? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza bardzo nisko, a 5 bardzo wysoko ) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 41. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy czerpali informację na temat RPO WiM, ogółem= 717, firmy n= 274, JST= 86, jednostki organizacyjne JST n=236, organizacje pozarządowe n=121. Najniżej przeciętnie informacje o RPO WiM oceniają przedsiębiorcy w każdym z badanych aspektów. Wskazuje to na słabsze dobranie odpowiednich form dotarcia do tej grupy docelowej. Najwyższe oceny wystawiają natomiast przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza tylko stawiane wcześniej hipotezy o tym, że jest to grupa najlepiej poinformowana. Jednostki samorządu terytorialnego oraz organizacje pozarządowe dokonują bardzo zbliżonej oceny informacji na temat RPO WiM w każdym badanym aspekcie. Treści komunikatów kierowanych do poszczególnych grup docelowych nie zawsze są adekwatne do potrzeb poszczególnych typów potencjalnych beneficjentów. Rozmówcy beneficjenci i potencjalni beneficjenci w wywiadach pogłębionych nie odczuli, by treści informacji były nieadekwatne do ich potrzeb, jednakże badania skuteczności przekazu 5Z, pokazują, że największy odsetek potencjalnych beneficjentów traci zainteresowanie komunikatem na poziomie zrozumienia, czyli ma trudności ze zrozumieniem, że oferta RPO WiM skierowana jest również do niego. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorców. Spowodowane to jest trudnym i hermetycznym językiem przekazu. Na etapie zrozumienia język przekazu dotyczy wielu zagadnień o charakterze technicznym związanych ze specyfiką środków pomocowych (priorytety, działania, kwalifikowalność itd.), które są trudne do zrozumienia i przełożenia na język indywidualnych potrzeb beneficjenta. Charakterystyczne jest to, że najlepsze zrozumienie przekazu obserwujemy w grupie JST, która ma zapewne większą łatwość zrozumienia języka urzędowego. Na tę nieadekwatność języka jakim mówi się o RPO WiM, jak również szerzej o funduszach unijnych zwracają uwagę dziennikarze: 166

168 niepokojącą rzeczą [jest], że ci ludzie, którzy w Urzędzie Marszałkowskim zajmują się środkami unijnymi, ( ) i funduszami, zaczynają mówić innym językiem. To nie język polski, ale biurokratyczny, bo to są skróty, cyferki i ta nowo-mowa. Jakiś samorządowiec wychodzi i mówi tak, to nikt go nie słucha, bo nie rozumie, co mówi. Posługiwanie się zbyt skomplikowanym językiem, skrótami i niezrozumiałymi dla przeciętnego człowieka pojęciami powoduje, że treści komunikatów mają mniejszy zasięg. Dziennikarze zwracają również uwagę, że pewne komunikaty są kierowane do zbyt szerokiego grona osób. Za przykład mogą posłużyć konferencje czy spotkania informacyjne, na które zapraszane są instytucje niebędące grupą docelową danego działania: ( ) trzeba się zastanowić, kogo się zaprasza, żeby to była wiedza [skierowana] do najbardziej zainteresowanych, bo nie można spędzać wszystkich i mówić, że poinformowaliśmy ( ) bo informację ma połowa z nich, ( ) w zależności od tego, jakie to działanie. Informowanie wszystkich możliwych osób czy instytucji nie jest właściwą drogą. Informacja powinna trafiać przede wszystkim tam, gdzie jest potrzebna. Istnienie wskazanej sytuacji pokazuje, że instytucje systemu wdrażania RPO WiM powinny większą uwagę zwracać na właściwe określania grup docelowych. Dobrą praktyką przy planowaniu tematyki szkoleń jest badanie potrzeb: Tematyka szkoleń jest dobierana na podstawie między innymi ankiet, które są przeprowadzane na koniec każdego szkolenia, gdzie prosimy o wpisanie ewentualnych tematów, które by ich interesowały w przyszłości (IP WFOŚiGW). Podobna metodę można zastosować przy tworzeniu komunikatów i przekazów skierowanych do grup docelowych komunikacji i promocji. Adekwatna informacja to informacja, która dociera na czas do adresata. Zdaniem respondentów badania CATI informacje potrzebne do wypełnienia aplikacji były dostępne w odpowiednim momencie. Wykres 38. Czy na etapie przygotowywania aplikacji dostępne były informacje potrzebne do jej wypełnienia? Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 24. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem, n=545; firmy n= 223, JST= 70, jednostki organizacyjne JST n=159, organizacje pozarządowe n=

169 Należy zwrócić uwagę, że zdecydowanie częściej przedsiębiorcy uważają, że nie wszystkie informacje były dostępne na czas. Odpowiednio 13 i 10% Jednostek organizacyjnych i organizacji pozarządowych uważa, że informacje nie były dostępne w momencie wypełniania aplikacji. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego tylko 6% sądzi, że informacje nie dotarły do nich na czas. Jak wynika z przeprowadzonych badań jakościowych, część informacji nie pojawia się w ogóle i jest udzielana dopiero wtedy, kiedy w trakcie przygotowywania wniosków pojawią się pytania od potencjalnych beneficjentów zwykle jednak oznacza to, że zostaje już bardzo mało czasu na uwzględnienie tej informacji. Jak wskazali rozmówcy w wywiadach pogłębionych z taką sytuacją mieli do czynienia w przypadku audytu zewnętrznego oraz procedury sporządzania Oceny Oddziaływania na Środowisko. Wnioski Ogólna ocena informacji na temat RPO WiM w każdym z badanych aspektów była pozytywna (przyjęła wartości powyżej średniej). Najniżej przeciętnie informacje o RPO WiM oceniają przedsiębiorcy w każdym z badanych aspektów. Wskazuje to na słabsze dobranie odpowiednich form dotarcia do tej grupy docelowej. Na etapie informacji właściwej język przekazu z konieczności dotyczy wielu zagadnień o charakterze technicznym związanych ze specyfiką środków pomocowych (priorytety, działania, kwalifikowalność itd.), które są trudne do zrozumienia i przełożenia na język indywidualnych potrzeb beneficjenta. Charakterystyczne jest to, że najlepsze zrozumienie przekazu obserwujemy w grupie JST, która ma zapewne większą łatwość zrozumienia języka urzędowego. 168

170 Ocena użyteczności treści przekazu Jednym z podstawowych celów działań informacyjnych jest zwiększenie absorpcji oraz zwiększenie jakości przygotowywanych wniosków i usprawnienie realizacji projektów. Dlatego też respondenci badania CATI proszeni byli o ocenę wpływu uzyskanych informacji na podjęcie decyzji o staraniu się o dofinansowanie (Wykres 39). Wykres 39. Czy informacje, które Pan(i) uzyskała wpłynęły na podjęcie decyzji o złożeniu wniosku o dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM? (%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie wyników z badania CATI, pytanie nr 42. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 689, firmy n= 280, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=113. Największy wpływ informacji na podjęcie decyzji o startowaniu w konkursach deklarują jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie, jak już zostało powiedziane, są to najlepiej poinformowane podmioty. Odpowiednio 80% i 78% jednostek organizacyjnych JST oraz organizacji pozarządowych deklaruje, że informacje o RPO WiM miały wpływ na decyzję o złożeniu wniosku o dofinansowanie. W przypadku przedsiębiorców odsetek ten wynosi 71%. Respondenci poproszeni zostali również o ocenę wpływu informacji na jakość przygotowanego wniosku o dofinansowanie. Ocena była dokonywana w skali od 1 do

171 Wykres 40. W jakim stopniu informacje, które Pan(i) uzyskała wpłynęły na lepsze przygotowanie wniosku o dofinansowanie? (średnia wartość ocen na skali 1-5, gdzie 1 oznacza w bardzo niskim, a 5 w bardzo wysokim ) Źródło: Opracowanie własne. Pytanie dotyczyło potencjalnych beneficjentów, którzy złożyli wniosek lub przygotowywali się lub przygotowują do złożenia wniosku w ramach RPO WiM, ogółem= 689, firmy n= 280, JST= 85, jednostki organizacyjne JST n=211, organizacje pozarządowe n=113. Jednostki samorządu terytorialnego przeciętnie uważają, że uzyskane informacje raczej wpłynęły na lepsze przygotowanie wniosku o dofinansowanie. Nieco mniejszy wpływ uzyskanych informacji na jakość wniosku zauważają jednostki organizacyjne JST oraz organizacje pozarządowe. Najmniejszy wpływ deklarują przedsiębiorcy. W badaniu jakościowym beneficjenci oraz potencjalni beneficjenci uważają, że zdobyte informacje sprawiły, że lepiej przygotowali wniosek o dofinansowanie. 170