Pe watowy Urząd Pracy ul. WOjska Polskiego 195 a Swjecie

Transkrypt

1 Pe watowy Urząd Pracy ul. WOjska Polskiego 195 a Swjecie Świecie, dnia r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ na rozbudowę Systemu Kolejkowego funkcjonującego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Świeciu I. Informacja o zamawiającym. Powiatowy Urząd Pracy w Świeciu Świecie, ul. Wojska Polskiego 195 A tel , adres pup@pupswiecie.pl II. Tryb udzielania zamówienia. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z później szymi zmianami) postępowanie jest zwolnione z obowiązku stosowania ustawy. III. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa Systemu Kolejkowego funkcjonującego w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Świeciu o dodatkowe 6 stanowisk wyposażonych w wyświetlacze stanowiskowe; Zamawiający dopuszcza możliwość rozbudowy istniejącego Systemu Kolejkowego lub wdrożenia nowego rozwiązania dla łącznej liczby 14 stanowisk w oparciu o posiadany sprzęt wchodzący w skład Systemu Kolejkowego funkcjonującego w PUP Świecie. Zamawiający posiada od 2013 roku system kolejkowy firmy Q-Media Solution Sp. z 0.0. z Warszawy dla 8 stanowisk składający się z następujących elementów: Biletomat - l szt. Monitor LeD 42" z komputerem - 1 szt. Głośniki - 2 szt. Wyświetlacze LED - 8 szt.

2 SPECYFIKACJA TECHNICZNA 1. W skład systemu kolejkowego po rozbudowie winny wchodzić następujące elementy: Lp. Nazwa elementu konfiguracji Ilość [szt] 1 Automat biletowy z panelem dotykowym typu slirn 19" i drukarką biletów, z 1 zamontowanym wewnątrz komputerem 2 Wyświetlacz główny - monitor komputerowy LeO 42" 1 3 Wyświetlacz typu LED stanowiskowy 14 szt. 4 Oznaczenie stanowiska pracy obsługi interesanta l komplet 5 Tablica informacyjna z informacją o systemie kolejkowym - format A2 1 6 Możliwość umawiania klienta przez osoby w rejestracji za pomocą specjalnego 1 kalendarza do konkretnego doradcy na wybrany dzień oraz godzinę 7 Opcja kalendarza internetowego (umawianie wizyt przez Internet) l 8 Oprogramowanie spełniające warunki określone w szczegółowym opisie 1 komplet funkcjonalnym (okablowanie, switche i inne) 9 Integracja systemu kolejkowego z Syriuszem l lo Podgląd stanu kolejki on line 1 11 Inne (wszelkiego typu sprzęt i oprogramowanie nie wymienione wyżej, a - konieczne do poprawnego funkcjonowania systemu kolejkowego w wymaganej konfiguracji) Dostarczony system musi umożliwiać w przyszłości rozbudowę o dodatkowe stanowiska zarówno pod kątem sprzętowym jak i programowym. 2. Wymagania w zakresie cech i funkcjonalności Systemu Kolejkowego System zarządzający ruchem interesantów w wymienionej lokalizacji powinien spełniać następujące założenia: 1) System musi umożliwiać samodzielne zmienianie przez Zamawiającego między innymi liczby i nazw grup usług i przydzielanie poszczególnych stanowisk do dowolnie wybranych grup. Każde stanowisko musi mieć możliwość obsługi więcej niż jednej grupy 2) System musi umożliwiać pracę w sieci LAN i mieć możliwość podłączenia do serwera systemu dodatkowych komputerów znajdujących się na stanowiskach obsługi lub osób zarządzających.

3 3) System musi umożliwiać kontrolę pracy osobom odpowiedzialnym za nadzór bez konieczności opuszczania swoich miejsc pracy. 4) System musi umożliwiać pracownikom Urzędu planowanie czasu pracy poprzez umawianie spotkań z interesantami. Interesanci również powinni mieć możliwość umawiania SIę na konkretną godzinę w trybie samoobsługowym, przy pomocy aplikacji internetowej. 5) System ma posiadać moduł raportów i analiz, umożliwiający zbieranie i przetwarzanie wszelkich danych statystycznych o pracy, takich jak: a. ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz personel w określonym przedziale czasu b. wydajność pracy poszczególnych pracowników indywidualnych (liczba obsłużonych klientów, efektywnie przepracowany czas, czas przerw itp.) c. czas oczekiwania na obsługę, d. czas obsługi klientów, e. czas realizacji poszczególnych typów operacji. 6) Wymagane jest również, aby: a. moduł raportów i analiz był aplikacją opartą na technologii software, nie wymagającej instalacji na komputerze użytkownika oraz dodatkowo w wersji desktopowej z instalacją na wybranym komputerze b. moduł statystyczny był w języku polskim. c. Musi istnieć możliwość wydruków raportów z systemu na dowolnej wskazanej przez użytkownika drukarce wpiętej do sieci oraz możliwość eksportowania raportów i analiz do formatu pdf, xls icsv, 7) System musi umożliwić przesłanie wybranych informacji z systemu na strony WWW jako informacji o stanie kolejki. 8) System powinien zapewniać możliwość rozbudowy w przyszłości: a. o dodatkowe grupy usług wybierane z panelu dotykowego automatu biletowego, b. o dodatkowe stanowiska obsługi przy założeniu jednej jednostki zarządzającej pracą systemu i jednego programu sterującego, c. do co najmniej dwóch automatów biletowych pracujących jednocześnie. 9) System musi umożliwiać głosowe przywoływanie interesantów. 10) System zawiera: automat biletowy, stojący, niski zaopatrzony w panel dotykowy, z nakładką dotykową typu SAW, umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz umieszczanie dowolnych informacji z systemu np. numer klienta, znak graficzny, data, przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących, kod kreskowy w standardzie Code 39 oraz w standardzie QR Code, spis dokumentów do załatwienia sprawy. Format ekranu 5:4., We wnętrzu automatu biletowego zamontowany będzie komputer biletomatu z zainstalowanym oprogramowaniem realizującym funkcje związane z zarządzaniem kolejkami.

4 11) Wybieranie poszczególnych kolejek powinno być możliwe w trybie wieloekranowym (menu hierarchiczne) np. przycisk główny "rejestracja" -~ "rejestracja dla osób A - H" i -~ "rejestracja dla osób l-z". Pobranie biletu z automatu biletowego będzie się odbywało przez naciśnięcie monitora dotykowego w miejscu, które wyświetla przycisk kolejki. Ekran dotykowy powinien umożliwiać uruchomienie usług rezerwacji wizyty przez Internet, poprzez wprowadzenie kodu niezbędnego do wydrukowania zarezerwowanego biletu. 12) Wybieranie poszczególnych kolejek powinno uwzględniać umawianie się do konkretnego stanowiska lub grupy stanowisk (np. możliwość wybierania konkretnego pośrednika pracy lub pierwszego wolnego pośrednika pracy). 13) Drukarka termiczna z obcinaczem papieru zapewniającym regulowaną długość biletu, dla każdej grupy spraw oddzielnie; drukarka pracuje na powszechnie dostępnym papierze termicznym o szerokości taśmy 80 mm i długości 90 metrów. 14) Zamawiający powinien mieć możliwość redagowania informacji umieszczonych na drukowanych przez automat biletach: numer klienta, znak graficzny, data, przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących, spis dokumentów do załatwienia sprawy. 15) Wyświetlacz informacyjny główny - monitor komputerowy LeD, przekątna min 42"- 1 sztuka wraz z komputerem sterującym 1 sztuka. Montowanie do ściany. Monitor LeD z wbudowanymi głośnikami przeznaczonymi do pracy ciągłej. iedopuszczalne jest stosowanie telewizora. Komputer o wymiarach umożliwiających umieszczenie go za monitorem LeD. Możliwość płynnego wyświetlania treści w rozdzielczości HD. 16) Zestawienie informacji na wyświetlaczu głównym ma obejmować: a. pole kolejkowe: numer biletu, numer stanowiska, ewentualny numer pokoju i strzałkę kierunkową, b. pole multimedialne do umieszczenia informacji w dowolnym formacie np.prezentacja Power Point, prezentacja DVD, pliki w formacie: bmp, avi, mpeg, jpg, gif, htrnl lub stron www. 17) Wykonawca dostarczy komplet tabliczek stanowiskowych umożliwiających uruchomienie systemu i poprawne poinformowanie klientów o miejscu obsługi. 18) Wyświetlacz typu LED stanowiskowy umożliwiający wyświetlanie numerów wzywanych biletów. Urządzenie w technologii matrycowej o wysokości znaków minimum 110 mm i rozdzielczości minimalnej 16 x 32 punkty dla zapewnienia odpowiedniej widoczności wyświetlanych komunikatów dla klientów Urzędu. 19) Tablica informacyjna z informacją o systemie kolejkowym - format A2. Tablica informacyjna o rozmiarze A2 (informacja dla klientów o sposobie działania systemu) - montowana nad automatem biletowym.

5 20) Oprogramowanie systemu powmno spełniać program sterujący pracą Systemu Kolejkowego środowisku Windows (Windows XP, 7, 8), następujące założenia: powiruen funkcjonować w 21) licencja na minimum 50 stanowisk obsługi klientów 22) system powinien działać na serwerze (komputerze zamontowanym w biletomacie) bez konieczności jego ręcznego uruchamiania, 23) system powinien być zabezpieczony hasłami w celu ochrony danych, wg różnych poziomów uprawnień (administrator, pracownik), 24) system powinien umożliwiać tworzenie nieograniczonej ilości kolejek i grupowania ich w grupy, system powinien umożliwiać tworzenie różnych scenariuszy obsługi, w zakresie, których pewne kolejki są obsługiwane szybciej (z priorytetem na wybranych stanowiskach lub grupach stanowisk), 25) każde stanowisko może obsługiwać więcej niż jedną kolejkę, system powinien zapewniać wydawanie biletów w ramach ustalanych harmonogramów godzinowych (w godzinach pracy wskazanych przez Zamawiającego) lub w zakresie puli dziennej lub dynamicznie w taki sposób, aby wydawać bilety tylko tym interesantom, których można obsłużyć w godzinach pracy urzędu; administrator dodatkowo powinien mieć możliwość blokowania wydawania biletów do całości systemu lub do każdej kolejki z osobna, 26) system powimen generować zapowiedzi słowne informujące o zaproszemu interesanta do stanowiska; zapowiedź powinna zawierać numer biletu, numer stanowiska, numer pokoju i inne, 27) oprogramowanie ma mieć możliwość automatycznego lub ręcznego aktualizowania przez Internet, a Wykonawca dostarczy bezpłatne aktualizacje systemu, co najmniej przez czas trwania gwarancji, - system musi mieć możliwość pracy w sieci, w celu przekazania on-line pełnych informacji o postępie załatwiania interesantów, pracy stanowisk itp. oraz możliwość wydruków raportów statystycznych, 28) system musi zapewniać poprzez sieć komputerową możliwość zdalnego diagnozowania oraz dokonywania zmiany konfiguracji ustawień systemu w obszarze obsługi klientów; usługa zdalnego dostępu powinna posiadać funkcje zabezpieczenia, uniemożliwiające dokonywania zmian przez osoby nieupoważnione, 29) w przypadku zaniku napięcia i ponownego uruchomienia komputera system musi zapewniać automatyczne uruchomienie z utrzymaniem ciągłości kolejki, 30) system musi umożliwić automatyczne publikowanie na stronie internetowej w czasie zbliżonym do rzeczywistego informacji o: liczbie oczekujących interesantów w poszczególnych grupach usług, o przewidywanym czasie oczekiwania na obsługę, o numerze aktualnie przyzywanego klienta i o liczbie stanowisk w poszczególnych grupach usług,

6 31) system musi zapewnić możliwość umawiania wizyty klientów na określone terminy w dniu umawiania wizyty i na następne (opcja kalendarza); umawianie spotkań powinno być możliwe zarówno w czasie wizyty klienta w urzędzie, jak i też poprzez telefon lub serwis internetowy (opcja kalendarza internetowego wraz z instrukcją, jak dokonać rejestracji internetowej); musi istnieć możliwość umawiania wizyty klienta przynajmniej do grupy usług, system musi zaś umożliwiać zmianę lub usunięcie umówionej wizyty, 32) funkcjonalność systemu umawiania wizyt przez Internet: rezerwowanie biletów bez konieczności posiadania jakiegokolwiek konta w systemie rezerwacyjnym, zabezpieczenie przed działaniem automatycznych systemów internetowych (botów), które automatycznie będą pobierały bilety, zbieranie danych rezerwacyjnych do lokalnej bazy danych na stronie urzędu (np. MySQL) i dalsze synchronizowanie w taki sposób aby kontrolować w urzędzie proces umawiania wizyt, zapewnienie otrzymania na zakończenie procesu rezerwacji (gdzie interesant wybiera dzień, godzinę i kolejkę) automatycznego maila z informacją o numerze rezerwacji i sposobie dalszego postępowania, możliwość anulowania wizyty przez interesanta, 33) System musi zapewnić: a. możliwość zmiany w dowolnym momencie funkcji poszczególnych stanowisk, zarówno automatycznie przy spełnieniu zaprogramowanych wcześniej warunków, jak i ręcznie, poprzez zadziałanie pracownika na danym stanowisku, b. system musi umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami spraw bez konieczności ponownego pobierania biletu oraz możliwość przerwania na pewien czas obsługi danego klienta i obsługiwania w czasie tej przerwy innych klientów, c. w przypadku, gdy system oszacuje, że czas obsługi interesantów wykracza poza czaspracy Urzędu, ma on mieć możliwość automatycznego wstrzymania wydawania biletów, d. powinna istnieć możliwość blokowania na żądanie wydawania biletów, e. konieczność sygnalizacji braku papieru w drukarce termicznej biletomatu, jako komunikat systemowy, f. powinna istnieć możliwość samodzielnego określenia w systemie ilościowego lub czasowego limitu wydawania biletów do poszczególnych grup usług, g. możliwość podglądu on-line stanu kolejki w urzędzie (ilość osób obsłużonych, ilość oczekujących, średni czas oczekiwania) na komputerze lub na telefonie poprzez wpisanie podanego na biletomacie linku lub zeskanowania kodu QR (z zapisanym linkiem) umieszczonego na biletomacie lub bilecie. h. system musi zawierać integrację z programem Syriusz. Pozwala to na ustawienie w kolejce osób bezrobotnych, którzy zarejestrowali się poprzez stronę i zapisali się na konkretną godzinę do urzędu. Sposób ten pozwala na ominięcie rejestracji internetowej do kolejki.

7 3. Zakres zamówienia 3.1. Zakres prac: 1) dostarczenie instalacja w miejscu wskazanym przez Zamawiającego sprzętu i oprogramowania koniecznego do poprawnego funkcjonowania Systemu Kolejkowego wg podanej w niniejszym dokumencie konfiguracji. W ramach zamówienia. 2) konfiguracja Systemu Kolejkowego (sprzętu oprogramowania) zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 3) integracja we współpracy z Zamawiającym Systemu Kolejkowego z subdomeną w zakresie publikowania na niej informacji o czasie oczekiwania oraz w zakresie kalendarza internetowego. 4) zamawiający udostępni subdomenę u swojego dostawcy usług 5) zamawiający zastrzega sobie zmianę nazwy subdomeny w trakcie trwania umowy. 6) zamawiający we własnym zakresie zapewni przekierowanie na posiadanych stronach internetowych w postaci opisów i linków do subdomeny (systemu kolejkowego). 7) aktualizacja systemu kolejkowego na na subdomenie winna się odbywać poprzez protokół FTP lub wbudowany mechanizm strony. 8) system kolejkowy winien mieć możliwość okresowego wykonywania kopii serwera lokalnego 9) zamawiający udostępni adres IP dla serwera lokalnego ze swojej sieci wewnętrznej. 10) dostarczenie kompletnej dokumentacji technicznej oraz dokumentacji użytkownika w dwóch egzemplarzach w wersji papierowej i dwóch kompletów na nośniku elektronicznym. 11) przeprowadzenie szkoleń pracowników 12) świadczenie serwisu gwarancyjnego Systemu Kolejkowego Szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkoleń dla pracowników objętych działaniem systemu. Szkolenia muszą być przeprowadzone w języku polskim w siedzibie Zamawiającego. Materiały szkoleniowe w języku polskim musi zapewnić Wykonawca dla wszystkich uczestników szkolenia Wymagania odnośnie serwisu oraz gwarancji: a. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na zrealizowany przedmiot zamówienia w wymiarze 24 miesięcy. b. Okres gwarancji obowiązuje i liczony jest począwszy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego robót bez zastrzeżeń.

8 c. Wykonawca zobowiązany jest w okresie gwarancji do usunięcia awarii komponentów sprzętowych w zrealizowanym przedmiocie umowy w terminie do 2 dni od dnia zgłoszenia lub w innym terminie uzgodnionym z Zamawiającym. d. Wymienione elementy będące w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia objęte będą gwarancją w wymiarze 24 miesięcy licząc od daty wymiany. 4. Wizytacja Wykonawca przed złożeniem oferty może dokonać wizytacji w lokalu Zamawiającego w celu zapoznania się z warunkami technicznymi pomieszczeń, w których realizowane będzie zamówienie. Oraz z funkcjonującym obecnie Systemem Kolejkowym. Wizytację należy uzgodnić z osobą upoważnioną przez Zamawiającego w sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia. IV. Termin realizacji zamówienia: 14 dni od daty podpisania umowy. V. Miejsce realizacji zamówienia: Powiatowy Urząd Pracy w Świeciu ul. Wojska Polskiego 195a Świecie VI. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Przed wykonaniem systemu kolejkowego Wykonawca uzgodni z przedstawicielem Zamawiającego harmonogram prac. Wykonawca po podpisaniu umowy przekaże Zamawiającemu numery telefonów kontaktowych i faksów oraz dokonywać będzie na bieżąco ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia. VII. Wymagania stawiane Wykonawcy: 1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmm ej dwóch usługach/dostawach odpowiadających swoim rodzajem usługom/dostawom stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem wartości i dat wykonania. (Formularz ofertowy - załącznik nr 1 do niniejszej informacji). 2. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot zamówienia własnym transportem i na własny koszt. 3. Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt zamówienia, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy.

9 4. Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość oraz zgodność z parametrami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. 5. Wykonawca wraz z Systemem Kolejkowym dostarczy Zamawiającemu dokumenty potwierdzające udzielenie gwarancji dla wszystkich komponentów wchodzących w skład Systemu Kolejkowego, w tym oprogramowania. 6. Bieg terminu gwarancji rozpoczyna się z dniem podpisania Protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń i upływa 24 miesiące od daty podpisania Protokołu odbioru końcowego. 7. Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania protokołu odbioru dostarczy Zamawiającemu wykaz danych umożliwiających zgłoszenie awarii i usterek, w szczególności adres strony WWW, adres poczty elektronicznej oraz numery telefonów i faksów. 8. Ewentualne naprawy gwarancyjne będą odbywały się w miejscu, w którym System Kolejkowy objęty gwarancją znajduje się w chwili zgłoszenia wadliwego działania. 9. W okresie gwarancji wszelkie koszty związane z dojazdem serwisu i usunięciem awarii (w tym wymiana na nowe części) stwierdzonej w przedmiocie umowy, obciążają Wykonawcę, 10. Usunięcie awarii komponentów sprzętowych Systemu przez Wykonawcę powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu roboczym od dnia zgłoszenia awarii lub w innym terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 11. Gdy zaistnieje przypadek niemożności usunięcia awarii w w/w terminie na czas naprawy Wykonawca zapewni urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż sprzęt naprawiany, oraz zapewni bezpłatną dostawę, montaż i uruchomienie tego sprzętu najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu zgłoszenia. 12. Po każdej naprawie Wykonawca przesyła drogą elektroniczną na adres pup@pup.swiecie.pl lub faksem pod numer Potwierdzenie naprawy, w formie protokołu, zawierającego opis usterki oraz sposób naprawy. Oryginał protokołu należy przesłać na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Świeciu, ul. Wojska Polskiego 195a, Świecie 13. Wykonawca zapewni Zamawiającemu wsparcie techniczne hot-line w godzinach od 8:00-16: Wykonawca ma obowiązek załączyć do oferty wzór dokumentu gwarancyjnego na dostarczane urządzenia i oprogramowanie, celem stwierdzenia, czy jego zapisy odpowiadaj ą wymaganiom Zamawiaj ącego określonym w pkt niniej szego ustępu. (Formularz ofertowy - Załącznik li 1 do niniejszego zaproszenia). 15. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia.

10 VIII. Kryterium oceny ofert: cena łączna oferty brutto IX. Termin składania ofert cenowych Oferty cenowe prosimy składać do dnia r. (obowiązuje termin wpływu do Urzędu) na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr l do niniejszego zaproszenia. Oferty należy składać na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Świeciu, Świecie, lub drogą elektroniczną na adres: pup@pup.swiecie.pl ul. Wojska Polskiego 195 A z dopiskiem "Oferta na rozbudowę Systemu Kolejkowego funkcjonującego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Świeciu" Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. Kopie dokumentów potwierdzających uprawienia do reprezentowania należy załączyć do Formularza ofertowego. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. X. Termin związania ofertą: na czas 30 dni, licząc od upływy terminu składania ofert XI. Warunki płatności: po realizacji zamówienia przelewem, minimum 14 dni od daty wpływu prawidłowo dostarczonej faktury/rachunku. XII. Kontakt: Osobą uprawnioną do kontaktowania się w sprawie zamówienia jest Pan Waldemar Orłowski tel XIII. Pozostałe informacje: Jeżeli złożone oferty nie wyczerpią wszystkich wymogów Zamawiającego zastrzegamy sobie możliwość żądania od wykonawcy składania dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia oferty z wyjątkiem możliwości zmiany ceny oferty. Załączniki: I.F ormularz ofertowy