ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT nr 2/ZSO/KJU/2014

Transkrypt

1 Warszawa, r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT nr 2/ZSO/KJU/2014 na opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami w ramach projektu Kwalifikacja jakości w Uniwersytecie. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14.ooo euro (art.4 pkt 8 ustawy). I. ZAMAWIAJĄCY: Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, NIP: , REGON: II. III. IV. OPIS PRZEDMIOTU: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami w ramach projektu Kwalifikacja jakości w Uniwersytecie. Efektem końcowy prac będzie opracowanie spójnej metodyki zarządzania projektami oraz opracowanie przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. Szczegółowy zakres zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert. INFORMACJE O POSTĘPOWANIU: 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia wykonania części lub całości zamówienia podwykonawcom, tj. całość zamówienia powinna być wykonania przez Wykonawcę, któremu udzielono zamówienia. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Zamówienia należy zrealizować w terminie do dnia 11 kwietnia 2014r. V. WALUTA: Cenę oferty należy podać w PLN. VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW WRAZ Z WYKAZEM OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki (każda z osób uczestnicząca w wykonaniu Umowy ze strony Wykonawcy będzie posiadać następujące kwalifikacje): a. Certyfikat z zakresu zarządzania projektami: PMI PMP lub PRINCE2 Practitioner.

2 b. Doświadczenie w zakresie wdrażania metodyki zarządzania projektami w co najmniej 3 podmiotach, zatrudniających co najmniej 200 pracowników każdy, przy czym co najmniej jeden z podmiotów powinien być szkołą wyższą. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w ust. 1 Wykonawca powinien złożyć następujące dokumenty: a. Wykaz wykonanych wdrożeń w zakresie metodyki zarządzania projektami, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, sporządzony według wzoru, który stanowi Załącznik nr 3 do Zaproszenia do składania ofert oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie (pisemne referencje) lub załączenie oświadczenia zawierającego dane kontaktowe klienta w celu weryfikacji oświadczenia. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich. b. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, wykształcenia, doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. c. Kopie certyfikatów z zakresu zarządzania projektami: PMI PMP lub PRINCE2 Practitioner (dot. osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia). d. Odpis z KRS lub innego właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę. Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby, uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Ocena spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana metodą spełnia/ nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w dokumentach, o których mowa w ust. 2). Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie należy dołączyć do oferty. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących Wykonawców są poświadczane za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika. VII. VIII. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI: W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie w formie elektronicznej poprzez l.pawlowicz@uksw.edu.pl. Wskazanym jest powołać się na numer postępowania. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Okres związania Wykonawcy ze złożoną ofertą wynosi 7 dni od upływu terminu składania ofert. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3 3. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 7 dni. 4. Brak zgody Wykonawcy, o której mowa w ust. 3, skutkuje wykluczeniem Wykonawcy. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT: 1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert, w języku polskim i w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 3. Zamawiający może żądać przedstawienia w wyznaczonym przez siebie terminie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 4. Oferta musi zawierać formularz oferty sporządzony i wypełniony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert, w tym zawierać datę jej sporządzenia, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu kontaktowego, NIP oraz pieczęć firmową. 5. Do oferty należy dołączyć wymagane załączniki potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. 6. Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, zbindowanie). Koperta wewnętrzna winna posiadać oznaczenie: Opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami, znak sprawy nr 2/ZSO/KJU/2014. Biuro Projektu Kwalifikacja jakości w Uniwersytecie Domek nr 6 (nie otwierać przed dniem godz. 14:00) 7. Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a wszystkie jej strony parafowane. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie. 8. Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 9. Cenę oferty należy wyrazić w jednostkach pieniężnych w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 10. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Oferent. X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Oferta może być przesłana w formie elektronicznej lub papierowej. Oferta w formie skanu powinna być podpisana zeskanowana i przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: l.pawlowicz@uksw.edu.pl do dnia 25 lutego 2014 r. do godz W przypadku wersji papierowej liczy się data wpływu do Kancelarii ogólnej lub Biura Projektu,, Domek nr 6,. 2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 25 lutego 2014 r. o godz Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferent, przed upływem terminu składania ofert, może zmienić lub wycofać ofertę, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemnie w formie elektronicznej na l.pawlowicz@uksw.edu.pl powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu.

4 5. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: XI. XII. XIII. XIV. XV. KRYTERIUM WYBORU: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród złożonych, oferujących wykonanie przedmiotu zamówienia, przyjmując za najkorzystniejszą ofertę z najniższą ceną. Podane ceny w ofercie są cenami ostatecznymi obejmującymi wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia. W przypadku uzyskania przez dwie lub więcej złożonych ofert takiej samej ceny (najniższej) Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. TRYB OCENY OFERT I OGŁOSZENIA WYNIKÓW: 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to konkurencyjności) i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Może również zwracać się z prośbami o poprawienie oczywistych omyłek i błędów rachunkowych. 2. Sprawdzenie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: ODRZUCENIE OFERT: Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1. W przypadku niespełnienia warunków udziału w postępowaniu. 2. W przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem. 3. W przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA: Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. FINANSOWANIE: Zamówienie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pn.: Kwalifikacja jakości w Uniwersytecie realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

5 XIV. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW: Załącznik nr 1 - Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 - wzór Formularza Ofertowego Załącznik nr 3 - wzór wykazu wykonanych podobnych zamówień Załącznik nr 4 - wzór wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia Załącznik nr 5 - wzór Umowy Kierownik Projektu mgr Lubomiła Aksamit

6 Załącznik nr 1 - Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami. Produktami prac będą: 1. Opisane procesy realizacji projektu. Opis powinien być wykonany w notacji BPMN lub UML. 2. Szablony dokumentów (formularze) wymagane w procesie zarządzania projektami. 3. Opis przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. System informatyczny zostanie wybrany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Realizacja prac powinna obejmować następujące etapy: 1. Analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych związanych z zarządzaniem projektami, 2. Analiza dostępnych procesów i procedur w zakresie struktury organizacyjnej Uczelni na styku z zarządzaniem projektami. 3. Analiza potrzeb zidentyfikowanych przez pracowników zaangażowanych w proces pozyskiwania i realizacji projektów w Uczelni. 4. Zaproponowanie zmian i usprawnień do obecnego procesu zarządzania projektami na podstawie najlepszych praktyk zarządzania projektami i metodyk zarządzania projektami. 5. Stworzenie modelu procesów realizacji projektu, stworzenie szablonów dokumentów i diagramów przypadków użycia. 6. Opis przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. Wymagania szczegółowe 1. W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje spójną metodykę zarządzania projektami, uwzględniając specyfikę organizacji Zamawiającego, charakter prowadzonych projektów oraz koncepcję zarządzania projektami w Uczelni. 2. Wykonawca zobowiązany jest również do właściwego uwzględnienia powiązania projektowanej metodyki z procesami zarządzania i strukturą organizacyjną Uczelni. 3. Metodyka zarządzania projektami powinna obejmować pełen cykl życia projektu, składający się z następujących faz: identyfikacja dostępnych źródeł finansowania, inicjowanie projektu, przygotowanie do realizacji projektu, realizacja projektu, kontrola projektu oraz rozliczenie projektu.

7 4. Metodyka powinna obejmować również zagadnienia związane z następującymi obszarami zarządzania projektami: zakres, czas, koszty, zespół, komunikacja, ryzyko, monitoring i Wykonawcy. 5. Model procesów zarządzania projektami powinien obejmować kompletny zestaw procesów w zakresie przygotowania, inicjowania, realizacji (w tym monitorowania i kontroli) oraz rozliczenia projektu. Opis każdego z procesów powinien obejmować: a) opis celu procesu, b) diagram procesu, c) opis wejść i wyjść z procesu, d) opis działań realizowanych w ramach procesu wraz z przypisaniem ról odpowiedzialnych za realizację tych działań, e) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, f) opis zakresu stosowania narzędzi informatycznych do realizacji poszczególnych działań. 6. Metodyka powinna zawierać również opis wykorzystywanych: a) techniki zarządzania ryzykiem, b) techniki zarządzania zmianami, c) techniki zarządzania kosztami i kontroli budżetu, d) techniki zarządzania zasobami, e) ról (wraz z ich odpowiedzialnością) występujących w procesach zarządzania projektami oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego. 7. W ramach propozycji zmian i usprawnień do obecnego procesu zarządzania projektami wymagane jest wskazanie zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i strukturą organizacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania projektami. 8. Analiza obecnych procesów i procedur w zakresie struktury organizacyjnej Uczelni na styku z zarządzaniem projektami powinna uwzględniać również możliwość integracji systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie projektami z wdrażanym w Uczelni systemem klasy ERP w obszarach: finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym. Dodatkowe informacje 1. Typy projektów objętych analizą: naukowo-badawczy, dydaktyczny, edukacyjno-szkoleniowy, infrastrukturalny/inwestycyjny. 2. Na potrzeby analizy udostępniona zostanie lista procesów obecnie stosowanych. 3. Zamawiający wyznaczy do kontaktów z Wykonawcą przedstawiciela. Sposób realizacji prac nie może obciążać pracowników Zamawiającego w nadmiernym stopniu i wpływać na realizowanie innych zadań przez tych pracowników. Zamawiający zobowiązuje się udostępniać Wykonawcy niezbędne posiadane dokumenty oraz informacje. 4. Produkty prac będą stanowiły podstawę do zarządzania projektami oraz do wdrożenia metodyki w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie projektami w Uczelni.

8 Załącznik nr 2 - wzór Formularza Ofertowego Projekt Kwalifikacja jakości w Uniwersytecie..., dnia... roku (miejscowość) (data) Pieczęć Wykonawcy OFERTA NA Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie OPRACOWANIE METODYKI ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI W UCZELNI NA POTRZEBY WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI. Postępowanie numer: 2/ZSO/KJU/2014 I. Oferta złożona przez Wykonawcę/podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienie II. Nazwa Osoba do kontaktu Adres Imię i Nazwisko Instytucja Adres Telefon NIP Fax

9 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i wymaganiami Zamawiającego dotyczącymi wykonania przedmiotu zamówienia wyszczególnionymi w Zapytaniu ofertowym za cenę: cena brutto...zł (słownie...) w tym: cena netto...zł (słownie...) VAT...zł (słownie...) 2. Zapoznaliśmy się i akceptujemy całą dokumentację postępowania, określającą przedmiot zamówienia. 3. Oświadczamy, że uważamy się za związanych z ofertą przez czas wskazany w Zapytaniu ofertowym. 4. Oświadczamy, że nie zamierzamy powierzyć realizacji żadnej części zamówienia podwykonawcom. Załącznikami do niniejszej oferty są: (1)... (2)... (3)... (4)... (5)... (6)... (7)... (8)... (9)... (10)......dnia r.... (podpis/podpisy Wykonawcy lub osób upoważnionych)

10 Załącznik nr 3 - wzór wykazu wykonanych podobnych zamówień Postępowanie numer: 2/ZSO/KJU/ Nazwa, adres Wykonawcy Lp Wykonawca (pełna nazwa) Zamawiający (pełna nazwa, adres, telefon) Wartość brutto usługi określona w umowie Data (dd-mm-rrrr) wykonania usługi Opis przedmiotu zamówienia...dnia r.... (podpis/podpisy Wykonawcy lub osób upoważnionych)

11 Załącznik nr 4 - wzór wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia Postępowanie numer: 2/ZSO/KJU/ Nazwa, adres Wykonawcy Lp. Imię i nazwisko Posiadane kwalifikacje zawodowe Posiadane doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia Posiadane wykształcenie...dnia r.... (podpis/podpisy Wykonawcy lub osób upoważnionych)

12 Załącznik nr 5 - wzór Umowy UMOWA NR.. zawarta w dniu 2014 roku w Warszawie pomiędzy: Uniwersytetem Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie z siedzibą w przy,, posiadającym NIP , Regon nr , reprezentowanym przez:. zwanym w treści umowy "Zamawiającym a z siedzibą w., ul..., działającą w oparciu o, posiadającą NIP nr.., Regon nr.., kapitał zakładowy...(jeżeli dotyczy) reprezentowanym przez:.. zwaną w treści umowy "Wykonawcą, o treści następującej: 1 Przedmiot umowy Przedmiotem niniejszej umowy jest opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami. Produktami prac będą: 1. Opisane procesy realizacji projektu. Opis powinien być wykonany w notacji BPMN lub UML. 2. Szablony dokumentów (formularze) wymagane w procesie zarządzania projektami. 3. Opis przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. System informatyczny zostanie wybrany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 2 Wymagania wobec Wykonawcy 1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za dotrzymanie deklarowanych warunków realizacji zamówienia przedstawionych w ofercie.

13 2. Wykonawca zobowiązany jest do dołożenia najwyższej staranności oraz wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszej umowy zgodnie z najlepszą wiedzą i posiadanym doświadczeniem. 3. Każda z osób uczestnicząca w wykonaniu Umowy ze strony Wykonawcy będzie posiadać następujące kwalifikacje: 1) certyfikat z zakresu zarządzania projektami: PMI PMP lub PRINCE2 Practitioner, 2) doświadczenie w zakresie wdrażania metodyki zarządzania projektami w co najmniej 3 instytucjach, zatrudniających co najmniej 200 pracowników każda, przy czym co najmniej jeden z podmiotów powinien być szkołą wyższą. Doświadczenie musi zostać poparte pisemnymi referencjami lub oświadczeniem zawierającym dane kontaktowe klienta w celu weryfikacji oświadczenia. 3 Wartość umowy 1. Łączna cena umowna za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 niniejszej umowy, wynosi brutto. zł (słownie... ) w tym. zł netto (słownie: ) oraz podatek.. tj... zł (słownie: ). 2. Podana cena, o której mowa w ust. 1 zawiera wszelkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu umowy. 4 Termin i warunki wykonania przedmiotu umowy 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia ustala się na dzień w formie pisemnej oraz drogą elektroniczną.(maile, plyta CD) 2. W przypadku opóźnienia ze strony Zamawiającego w wykonaniu swoich obowiązków umownych (w szczególności przekazania danych), Wykonawcy przysługuje prawo do przesunięcia terminu wykonania umowy o czas opóźnienia w realizacji obowiązków przez Zamawiającego z zachowaniem formy pisemnej. Przesunięcie terminu wykonania umowy, w takim wypadku nie wywołuje jakichkolwiek negatywnych skutków dla Wykonawcy. 3. Zamawiający zobowiązuje się do odbioru przedmiotu zamówienia lub zgłoszenia ewentualnych poprawek do 5 dni licząc od dnia otrzymania produktów wskazanych w 1. Brak zgłoszenia uwag Strony uznają za pełną akceptację wykonania umowy przez Wykonawcę. 4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania poprawek lub wniesienia uzupełnień do przedmiotu umowy do 3 dni licząc od dnia następującego po dniu zgłoszenia uwag, o ile takich uzupełnień lub poprawek zażąda Zamawiający. W terminie do 3 dni po protokolarnym

14 odbiorze Wykonawca przedłoży Zamawiającemu raport w formie pisemnej w 2 egzemplarzach. 5. Ewentualne wniesienie poprawek przez Zamawiającego oraz ich wprowadzenie przez Wykonawcę nie wpływa na uznanie, że umowa została wykonana w dacie innej niż przekazanie Przedmiotu Umowy zgodnie z ust. 1, jeżeli w tej dacie Wykonawca przekazał dokumentację wskazaną w Podstawą odbioru zamówienia, o którym mowa w 1, będzie podpisany bez zastrzeżeń, przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, Protokół odbioru, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 7. Do nadzoru nad realizacją niniejszej umowy Zamawiający wyznacza przedstawicieli 8. w osobach: tel...., których upoważnia do dokonywania bieżących ustaleń w jego imieniu. Do nadzoru nad realizacją niniejszej umowy Wykonawca wyznacza przedstawiciela w osobie: p , tel...., którą upoważnia do dokonywania bieżących ustaleń w jego imieniu. 5 Zasady rozliczeń 1. Płatność za wykonany przedmiot zamówienia, o którym mowa w 1 niniejszej umowy nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w odpowiednim dokumencie/fakturze w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego rachunku/faktury VAT, prawidłowo wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony, bez zastrzeżeń, Protokołu odbioru przedmiotu umowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Za termin zapłaty strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6 Prawa autorskie 1. Z chwilą zapłaty wynagrodzenia umownego Wykonawca przenosi na Zamawiającego, bez odrębnego wynagrodzenia, autorskie prawa majątkowe do korzystania z dokumentacji wytworzonej na potrzeby realizacji zadania oraz do rozporządzania tą dokumentacją na następujących polach eksploatacji: 1) utrwalanie bez żadnych ograniczeń ilościowych, dowolną techniką, 2) zwielokrotnianie bez żadnych ograniczeń ilościowych, w każdej możliwej technice, w tym drukarskiej, reprograficznej, cyfrowej, elektronicznej, laserowej, 3) wykorzystanie do opracowania innych dokumentów i materiałów koniecznych do zrealizowania projektu, 4) wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu, bez żadnych ograniczeń ilościowych,

15 5) rozpowszechnianie, w tym wprowadzanie do obrotu, w szczególności drukiem, w postaci książkowej, w czasopismach, w ramach produktów elektronicznych, 6) wypożyczanie, najem, użyczanie, dzierżawę lub wymianę nośników, na których dokumentacja jest utrwalona, publiczne odtwarzanie i wystawianie. 2. Z chwilą przejścia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do dzieł, Zamawiający uzyskuje wyłączne prawo zezwalania na wykonanie zależnego prawa autorskiego do dzieł. 3. Nagrania z wywiadów nie mogą być wykorzystane przez Zamawiającego w inny sposób jak tylko celem weryfikacji wykonania umowy. 7 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % ceny całkowitej podanej w ofercie, tj. zł brutto (słownie złotych:..). 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu wszelkich niezapłaconych przez Wykonawcę roszczeń finansowych Zamawiającego powstałych w trakcie realizacji umowy, oraz zrekompensowaniu wszelkich strat, w tym strat niewymiernych poniesionych przez Zamawiającego na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane. 8 Kary umowne i odstąpienie od umowy 1. W przypadku opóźnienia terminu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w 4 ust. 1 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 0,1% łącznej ceny umowy brutto, o której mowa w 3 ust 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznej ceny umowy brutto, o której mowa w 3 ust Oświadczenie Wykonawcy o odstąpieniu od umowy może być złożone w terminie do dnia, w którym ma nastąpić odbiór dzieła bez zastrzeżeń, ze skutkami na przyszłość bez zwrotu świadczeń. 4. Zasady rozliczenia stron w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę: a) w przypadku odstąpienia od umowy przed wykonaniem dzieła Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie,

16 b) w przypadku odstąpienia od umowy po częściowym wykonaniu dzieła, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie a Zamawiający może od umowy odstąpić w terminie przewidzianym niniejszą umową. 5. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z zabezpieczenia należytego wykonania umowy kwotę stanowiącą równowartość tych kar. 6. Niezależnie od kary umownej, Zamawiający może dochodzić dalej idących roszczeń za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy. 9 Poufność 1. Strony Umowy zobowiązują się, z zastrzeżeniem ust. 2, do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, które uzyskają w trakcie wykonywania Umowy oraz do wykorzystania ich wyłącznie do celów określonych w umowie. 2. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust.1 nie dotyczy informacji, które: 1) w czasie ich ujawnienia były publicznie znane, 2) są ujawniane na mocy przepisów prawa. 3. W przypadku ujawnienia informacji, o których mowa w ust. 1 na mocy przepisów prawa Strony zobowiązują się powiadomić o tym niezwłocznie drugą Stronę. 4. Strony umowy zobowiązują się w przypadku konieczności dostępu do materiałów drugiej Strony w trakcie wykonywania niniejszej umowy, które zawierają informacje niejawne, zapewnić postępowanie z informacjami niejawnymi zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010r. Nr 182, poz. 1228). 10 Postanowienia ogólne 1. Zmiany i uzupełnienia treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, w postaci aneksu do umowy i muszą być akceptowane przez obie umawiające się Strony. 2. Formy pisemnej nie wymagają zmiany danych adresowych i kont bankowych Stron. Zmiany te następują na podstawie jednostronnego pisemnego powiadomienia złożonego w siedzibie Zamawiającego. 3. Wykonawca bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego nie może dokonywać przeniesienia praw lub obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie, ani regulować ich w drodze kompensaty. 4. Wszelkie spory mogące wynikać z zawarcia i wykonania umowy, strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego.

17 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy oraz innych aktów prawnych właściwych dla przedmiotu umowy. 6. Wszelkie zmiany i uzupełnienia dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 7. Złączniki do umowy stanowią jej integralną część. 8. Umowa zostaje zawarta z chwilą podpisania jej przez obie Strony. 9. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wykonawca a dwa Zamawiający. Spis załączników do umowy: Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 - Protokół odbioru ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA......

18 Załącznik nr 1 do umowy Przedmiotem zamówienia jest opracowanie metodyki zarządzania projektami w Uczelni na potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami. Produktami prac będą: 4. Opisane procesy realizacji projektu. Opis powinien być wykonany w notacji BPMN lub UML. 5. Szablony dokumentów (formularze) wymagane w procesie zarządzania projektami. 6. Opis przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. System informatyczny zostanie wybrany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Realizacja prac powinna obejmować następujące etapy: 7. Analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych związanych z zarządzaniem projektami, 8. Analiza dostępnych procesów i procedur w zakresie struktury organizacyjnej Uczelni na styku z zarządzaniem projektami. 9. Analiza potrzeb zidentyfikowanych przez pracowników zaangażowanych w proces pozyskiwania i realizacji projektów w Uczelni. 10. Zaproponowanie zmian i usprawnień do obecnego procesu zarządzania projektami na podstawie najlepszych praktyk zarządzania projektami i metodyk zarządzania projektami. 11. Stworzenie modelu procesów realizacji projektu, stworzenie szablonów dokumentów i diagramów przypadków użycia. 12. Opis przedmiotu zamówienia na system informatyczny wspomagający zarządzanie projektami w Uczelni. Wymagania wobec Wykonawcy: Każda z osób uczestnicząca w wykonaniu Umowy ze strony Wykonawcy będzie posiadać następujące kwalifikacje: 1. Certyfikat z zakresu zarządzania projektami: PMI PMP lub PRINCE2 Practitioner. 2. Doświadczenie w zakresie wdrażania metodyki zarządzania projektami w co najmniej 3 podmiotach, zatrudniających co najmniej 200 pracowników każdy, przy czym co najmniej jeden z podmiotów powinien być szkołą wyższą. Doświadczenie musi zostać poparte pisemnymi referencjami lub oświadczeniem zawierającym dane kontaktowe klienta w celu weryfikacji oświadczenia.

19 Wymagania szczegółowe 9. W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje spójną metodykę zarządzania projektami, uwzględniając specyfikę organizacji Zamawiającego, charakter prowadzonych projektów oraz koncepcję zarządzania projektami w Uczelni. 10. Wykonawca zobowiązany jest również do właściwego uwzględnienia powiązania projektowanej metodyki z procesami zarządzania i strukturą organizacyjną Uczelni. 11. Metodyka zarządzania projektami powinna obejmować pełen cykl życia projektu, składający się z następujących faz: identyfikacja dostępnych źródeł finansowania, inicjowanie projektu, przygotowanie do realizacji projektu, realizacja projektu, kontrola projektu oraz rozliczenie projektu. 12. Metodyka powinna obejmować również zagadnienia związane z następującymi obszarami zarządzania projektami: zakres, czas, koszty, zespół, komunikacja, ryzyko, monitoring i Wykonawcy. 13. Model procesów zarządzania projektami powinien obejmować kompletny zestaw procesów w zakresie przygotowania, inicjowania, realizacji (w tym monitorowania i kontroli) oraz rozliczenia projektu. Opis każdego z procesów powinien obejmować: g) opis celu procesu, h) diagram procesu, i) opis wejść i wyjść z procesu, j) opis działań realizowanych w ramach procesu wraz z przypisaniem ról odpowiedzialnych za realizację tych działań, k) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, l) opis zakresu stosowania narzędzi informatycznych do realizacji poszczególnych działań. 14. Metodyka powinna zawierać również opis wykorzystywanych: f) techniki zarządzania ryzykiem, g) techniki zarządzania zmianami, h) techniki zarządzania kosztami i kontroli budżetu, i) techniki zarządzania zasobami, j) ról (wraz z ich odpowiedzialnością) występujących w procesach zarządzania projektami oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego. 15. W ramach propozycji zmian i usprawnień do obecnego procesu zarządzania projektami wymagane jest wskazanie zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i strukturą organizacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania projektami. 16. Analiza obecnych procesów i procedur w zakresie struktury organizacyjnej Uczelni na styku z zarządzaniem projektami powinna uwzględniać również możliwość integracji systemu

20 informatycznego wspomagającego zarządzanie projektami z wdrażanym w Uczelni systemem klasy ERP w obszarach: finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym. Dodatkowe informacje 5. Typy projektów objętych analizą: naukowo-badawczy, dydaktyczny, edukacyjno-szkoleniowy, infrastrukturalny/inwestycyjny. 6. Na potrzeby analizy udostępniona zostanie lista procesów obecnie stosowanych. 7. Zamawiający wyznaczy do kontaktów z Wykonawcą przedstawiciela. Sposób realizacji prac nie może obciążać pracowników Zamawiającego w nadmiernym stopniu i wpływać na realizowanie innych zadań przez tych pracowników. Zamawiający zobowiązuje się udostępniać Wykonawcy niezbędne posiadane dokumenty oraz informacje. 8. Produkty prac będą stanowiły podstawę do zarządzania projektami oraz do wdrożenia metodyki w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie projektami w Uczelni.