ZASADY ZAMAWIANIA USŁUG TRANSPORTOWYCH obowiązujące w Politechnice Śląskiej

Transkrypt

1 A. Zakres usługi transportowej: ZASADY ZAMAWIANIA USŁUG TRANSPORTOWYCH obowiązujące w Politechnice Śląskiej 1. Usługa transportowa polega na wynajmie autokarów, busów, minibusów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy). Usługa może być realizowana od poniedziałku do niedzieli. Wyjazdy mogą być jednodniowe oraz wielodniowe. 2. Usługa transportowa została podzielona na dwa zadania: Zadanie 1- wynajem autokarów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy) na podstawie umowy przetargowej nr OZ/U/16/3/EO/01 Zadanie 2- wynajem busów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy) na podstawie umowy przetargowej nr OZ/U/16/3/EO/02 3. W ramach usługi transportowej do dyspozycji Uczelni pozostają następujące pojazdy: Zadanie 1.Wynajem autokarów Lp. Rodzaj pojazdu Minimalna liczba miejsc siedzących (wraz z kierowcami) 1. Autokar 1 - VDL Futura Autokar 2 - Mercedes Benz Tourismo Autokar 3 - Mercedes Benz Tourismo 51 Zadanie 2. Wynajem busów Lp. Bus I : Rodzaj pojazdu Minimalna liczba miejsc siedzących (wraz z kierowcami) Iveco 2- Temsa Prestige Bus II : 1- Mercedes Sprinter 2- Mercedes Sprinter Minibus : 1- Mercedes Vito 2- Mercedes Vivaro

2 4. W ramach usługi transportowej Zamawiający wymaga aby: a) Pojazdy były prowadzone przez osoby mające odpowiednie uprawnienia do kierowania pojazdami. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za posiadanie wszelkich niezbędnych dokumentów służących do prawidłowej realizacji przewozów, w szczególności: prawo jazdy kierowców, kategorii adekwatnej do rodzaju świadczonych usług i prowadzonych pojazdów, aktualne badania lekarskie kierowców, uprawniające do prowadzenia pojazdów, ubezpieczenia OC samochodów oraz NW kierowców i pasażerów na poszczególne pojazdy, aktualne badania techniczne potwierdzające sprawność pojazdów potwierdzone stosownym wpisem w dowodzie rejestracyjnym pojazdu b) Wykonawca dysponował sprawnymi, dopuszczonymi do ruchu drogowego pojazdami spełniającymi w tym zakresie wszelkie wymogi wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Pojazdy muszą spełniać co najmniej normę Euro 4. Pojazdy muszą być czyste oraz posiadać rozkładane fotele wyposażone w podłokietniki, sprawną klimatyzację i ogrzewanie, przyciemniane szyby lub zasłonki, przestrzeń bagażową. Wykonawca musi dysponować co najmniej jedną przyczepką z plandeką (lub inne alternatywne rozwiązanie) służącą do transportu między innymi sprzętu sportowego np. nart, rowerów. c) Wykonawca posiadał pojazd pozwalający na wjazd do tzw. zielonych stref na terenie Europy. d) Autokar podstawiany na wycieczki dla emerytów Politechniki Śląskiej był dodatkowo wyposażony w sprawny mikrofon i nagłośnienie oraz toaletę (dotyczy zadania 1). e) Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia usługi przewozowej w tym samym czasie kilkoma pojazdami. f) Wykonawca zapewnił liczbę kierowców adekwatną do obranej trasy (zgodnie z właściwymi przepisami w tym zakresie). g) Kierowca posiadał odpowiedni (schludny i czysty) strój i cechował się wysoką kulturą osobistą. h) Wykonawca świadczył usługę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym. i) Wykonawca zapewnił przewożonym osobom odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo przewożonych osób, bagażu oraz jest zobowiązany do ubezpieczenia pasażerów i mienia od wszelkich szkód powstałych podczas świadczenia usługi. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi szkoda materialna, uszkodzenie ciała czy śmierć, spowodowana działalnością Wykonawcy. j) Wykonawca obierał możliwie najszybszą trasę, Zamawiający ma prawo do ustalenia dokładnej trasy przejazdu. k) W przypadku awarii pojazdu uniemożliwiającej kontynuację podróży, Wykonawca, bez zbędnej zwłoki, podstawił sprawny pojazd zastępczy spełniający co najmniej takie same wymogi, o ile nie jest w stanie usunąć awarii na miejscu (czas usunięcia awarii nie może być dłuższy niż 30 minut, chyba że czas podstawienia zastępczego pojazdu będzie dłuższy niż czas naprawy). Podstawienie pojazdu zastępczego nie powoduje po stronie Zamawiającego zwiększenia kosztów związanych z realizacją zamówienia. l) Zamawiający ma prawo poinformować Inspekcję Transportu Drogowego, gdy warunki techniczne pojazdu budzą wątpliwości Zamawiającego. Jeśli w wyniku przeprowadzonej kontroli pojazd nie będzie mógł uczestniczyć w ruchu, Wykonawca zobowiązany jest podstawić niezwłocznie pojazd zastępczy. B. Sposób realizacji usługi transportowej: 1. Świadczenie usług transportowych będzie odbywało się sukcesywnie w okresie do r. lub do wyczerpania wartości wynagrodzenia Wykonawcy powiększonego o wartość wynikającą z prawa opcji, wg bieżących potrzeb Zamawiającego. 2. Podstawą realizacji usługi będzie jednostkowe zlecenie wystawione przez jednostkę organizacyjną Uczelni, na formularzu Zlecenie (wzór nr 1) 3. Zamawiający będzie składał Wykonawcy zlecenie drogą mailową lub faksem najpóźniej na 4 dni kalendarzowe przed terminem świadczenia usługi, podając osobę do kontaktu (imię, nazwisko, nr telefonu), 2

3 adres jednostki zamawiającej, adres pod który ma zostać podstawiony pojazd, dokładny termin, trasę przejazdu, liczbę planowanych kilometrów, czas trwania wyjazdu oraz liczbę pasażerów itd. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówionej usługi w części lub w całości. Informację o rezygnacji Zamawiający przekaże Wykonawcy mailem lub faksem nie później niż 24 godziny przed planowanym świadczeniem usługi. UWAGA! W przypadku zawodów sportowych, jeżeli rezygnacja z realizacji części lub całości usługi będzie wynikała z warunków atmosferycznych (np. organizator zawodów sportowych anuluje zawody lub przenosi na inny termin), informację o rezygnacji Zamawiający przekaże Wykonawcy mailem lub faksem nie później niż 12 godzin przed planowanym świadczeniem usługi. 5. Zapotrzebowanie (ZP) w systemie ZSI należy wygenerować na pozycję Usługa transportowa - ścieżka akceptacji - zgodnie z Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej. Następnie wraz z formularzem Zlecenia przekazać do Działu OZ. Dodatkowo formularz zlecenia należy przesłać drogą elektroniczną na poniższy adres: oz-zaopatrzenie@polsl.pl 6. Formularz Zlecenia podpisuje w imieniu jednostki Uczelni dysponent środków. Osoby do kontaktu w dziale OZ: Anna Popczyk tel , Joanna Szabłowska tel C. Sposób porozumiewania się pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą 1. W imieniu Zamawiającego zlecenia na usługi transportowe mogą składać tylko upoważnieni pracownicy działu OZ: Anna Popczyk tel , Joanna Szabłowska tel Pracownik działu OZ wysyłając zamówienie do Wykonawcy, prześle je do wiadomości osobie wskazanej w zleceniu. 3. W imieniu Wykonawcy do kontaktu wyznaczone zostały następujące osoby: Zadanie 1- wynajem autokarów Grzegorz Kopeć tel Alicja Kopeć tel mail: pasikonik14@op.pl Zadanie 2- wynajem busów Jarosław Kramerski Grażyna Kramerska tel mail: kramerski@eskrzynka.pl tel mail: biuro@speedtravel.pl 4. Wykonawca zobowiązany jest do codziennego sprawdzania poczty elektronicznej oraz faksu, w sposób umożliwiający odebranie wiadomości (złożenie zlecenia) od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 15. W sytuacji złożenia zlecenia przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzenia jego odbioru w tej samej formie (mail lub faks). W przypadku braku potwierdzenia Zamawiający uzna, iż Wykonawca przyjął zlecenie do realizacji. 5. Wykonawca zobowiązany jest do telefonicznego informowania Zamawiającego (osoby wskazanej w zleceniu) o każdym opóźnieniu powyżej 15 minut w podstawieniu pojazdu. Brak informacji będzie traktowany jako niepodstawienie pojazdu i będzie skutkowało naliczeniem kary umownej. Pojazd musi być podstawiony co najmniej 15 minut przed planowaną godziną wyjazdu (w zależności od rodzaju wyjazdu). Czas realizacji zamówienia jest liczony od godziny wskazanej w zleceniu. 3

4 D. Rozliczanie zlecenia na usługę transportową 1. Ceny jednostkowe podane poniżej nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy tj. do r. lub do wyczerpania wartości wynagrodzenia Wykonawcy powiększonego o wartość wynikającą z prawa opcji, w zależności co nastąpi wcześniej. Zadanie 1 Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) brutto za km 1 Autokar 4,42 zł Zadanie 2 Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) brutto za km 1 Bus I 3,30 zł 2 Bus II 2,38 zł 3 Minibus 1,55 zł 2. W cenie za 1 km uwzględnione zostały wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności opłaty autostradowe, drogowe. Zamawiający pokrywa dodatkowe poniesione i udokumentowane przez Wykonawcę koszty tj. opłaty za parking, przejazd tunelem, przeprawę promową, a w przypadku wyjazdów kilkudniowych koszty związane z noclegami, posiłkami dla kierowcy/ów. Dodatkowe koszty muszą być ustalone z Zamawiającym (osobą wskazaną w zleceniu) oraz muszą być uwzględnione w protokole. Zostaną one rozliczone na podstawie refaktury poniesionych przez Wykonawcę kosztów. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn wartości stawki za kilometr podany w Ofercie Cenowej i rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów, liczonych od miejsca rozpoczęcia (podstawienia taboru) do miejsca zakończenia transportu. Na wynagrodzenie Wykonawcy składają się również opłaty, o których mowa w pkt W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez ponad 6 godzin, a rzeczywista ilość przejechanych km będzie mniejsza niż 200 km, wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr. 5. W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez kilka dni (wyjazdy/wycieczki kilkudniowe), wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn ilości dni i wartość stawki za dzień. Wartość stawki za dzień stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr podanej powyżej. Jeżeli rzeczywista ilość przejechanych km będzie większa, niż suma km w ryczałcie (tj. iloczyn 200 km i ilość dni), to wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów i wartości stawki za kilometr. 6. Za wykonanie zlecenia Wykonawca wystawi każdorazowo fakturę VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT jest protokół podpisany bezpośrednio po zakończeniu realizacji zlecenia przez Zamawiającego i Wykonawcę (kierowcę lub inną osobę oddelegowaną do realizacji przez Wykonawcę). Ze strony Zamawiającego protokół podpisuje osoba odpowiedzialna za dany wyjazd. Na protokole będą znajdować się co najmniej następujące informacje: a) rzeczywista liczba przejechanych km, b) data i godzina wyjazdu z umówionego miejsca, c) data i godzina powrotu, d) ilość dni (jeżeli dotyczy), e) rodzaj pojazdu (dot. zad.2), f) trasa, g) dodatkowe opłaty (np. parking, przeprawa promem, opłaty za korzystanie z dróg, autostrad itd.), h) uwagi Kopia protokołu zostanie przekazana do Wykonawcy w formie mailowej lub faksem do 4 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji zlecenia. Kopię protokołu należy również przekazać do Działu OZ w formie mailowej, na adres: oz-zaopatrzenie@polsl.pl.w tytule maila należy podać nr zlecenia. 4

5 Płatność będzie realizowana każdorazowo po realizacji jednostkowego w terminie do 30 dni od daty złożenia faktury. 7. O wszelkich reklamacjach i nieprawidłowościach stwierdzonych w trakcie realizacji należy informować pracowników działu OZ: Anna Popczyk tel , Joanna Szabłowska tel mail: oz-zaopatrzenie@polsl.pl 5

6 ZLECENIE USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Zgodnie z umową nr OZ/U/16/3/EO/01 zawartą w dniu r. ww. zleca się Wykonawcy Grzegorzowi Kopeć prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą: Usługi Transportowe Kopeć Grzegorz, Katowice, ul. Słonecznikowa 78 wykonanie usługi transportowej. Osoba do kontaktu: (imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd) Nr numer telefonu komórkowego:. (na ten numer może dzwonić kierowca) Dokładny adres pod który ma być podstawiony pojazd:... Termin wyjazdu (data i godzina):... Termin przyjazdu (data i godzina):..... Dokładny adres miejsca docelowego:.... Trasa przejazdu:.. Liczba planowanych kilometrów:... Liczba pasażerów:... Uwagi: Dane kontaktowe Wykonawcy: Grzegorz Kopeć tel Alicja Kopeć tel mail: pasikonik14@op.pl.. Podpis i pieczątka dysponenta środków.. Podpis upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) 6

7 ZLECENIE USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Zgodnie z umową nr OZ/U/16/3/EO/02 zawartą w dniu r. ww. zleca się Wykonawcy Grażynie Kramerskiej prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą: SPEED Firma Transportowo-Usługowa Grażyna Kramerska, Zabrze, ul. Gen de Gaulle a 28a/6 wykonanie usługi transportowej pojazdem (podać rodzaj busa) Osoba do kontaktu: (imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd) Nr numer telefonu komórkowego:.. (na ten numer może dzwonić kierowca) Dokładny adres pod który ma być podstawiony pojazd:.. Termin wyjazdu (data i godzina):... Termin przyjazdu (data i godzina):..... Dokładny adres miejsca docelowego:.... Trasa przejazdu:... Liczba planowanych kilometrów:. Liczba pasażerów:... Uwagi:.... Dane kontaktowe Wykonawcy: Jarosław Kramerski tel mail: kramerski@eskrzynka.pl Grażyna Kramerska tel mail: biuro@speedtravel.pl.. Podpis i pieczątka dysponenta środków.. Podpis upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) 7

8 Umowa nr OZ/U/16/3/EO/01 PROTOKÓŁ Z REALIZACJI USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR... (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Jednostka/komórka Uczelni:... WYKONAWCA: Usługi Transportowe Kopeć Grzegorz, Katowice, ul. Słonecznikowa 78 Potwierdzam wykonanie/niewykonanie zlecenia z należytą starannością. a. Stan licznika przed wyjazdem:... b. Stan licznika po przyjeździe: c. Rzeczywista ilość przejechanych kilometrów:. d. Termin wyjazdu (data i godzina):.... e. Termin przyjazdu (data i godzina): f. Ilość dni (jeżeli dotyczy):..... g. Trasa:..... h. Dodatkowe opłaty:.... i. Uwagi:.. Zamawiający Czytelny podpis Wykonawca.. Czytelny podpis 8

9 Umowa nr OZ/U/16/3/EO/02 PROTOKÓŁ Z REALIZACJI USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR... (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Jednostka/komórka Uczelni:... WYKONAWCA: SPEED Firma Transportowo-Usługowa Grażyna Kramerska, Zabrze, ul. Gen de Gaulle a 28a/6 Potwierdzam wykonanie/niewykonanie zlecenia z należytą starannością. a. Stan licznika przed wyjazdem:... b. Stan licznika po przyjeździe:..... c. Rzeczywista ilość przejechanych kilometrów: d. Termin wyjazdu (data i godzina):..... e. Termin przyjazdu (data i godzina): f. Ilość dni (jeżeli dotyczy): g. Rodzaj pojazdu.. h. Trasa: i. Dodatkowe opłaty:.. j. Uwagi: Zamawiający Czytelny podpis Wykonawca.. Czytelny podpis 9