Administracja jako organizacja zarządzana procesowo

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Administracja jako organizacja zarządzana procesowo"

Transkrypt

1 Administracja jako organizacja zarządzana procesowo Jak procesy mogą zaszkodzić administracji oraz obywatelom? Michał Bukowski główny specjalista CPI MSWiA CC BY-NC 2.0 VanTheMan8

2 Agenda 1. Znaczenie projektu EAP dla administracji 2. Wdrożenie procesów a zagrożenie petryfikacją 3. Wyzwania we wprowadzaniu zarządzania procesowego 4. Relacja: dojrzałość organizacyjna jednostki - zarządzanie procesowe 2

3 Znaczenie projektu EAP dla administracji Założenia projektu EAP Projekt obejmie identyfikację i opracowanie modeli referencyjnych procesów w krajowych jednostkach administracji publicznej (urzędach miast, wojewódzkich i marszałkowskich) (...) 3

4 Znaczenie projektu EAP dla administracji Założenia projektu EAP wpisują się zatem m.in. w koncepcje: New Public Management, Digital Era Governance, Lean Government oraz Common Assessment Framework. 4

5 Znaczenie projektu EAP dla administracji New Public Management: stanowi (...) próbę zastosowania zasad i modeli zarządzania znanych z działalności gospodarczej w administracji publicznej. * 5 * Czym jest New Public Management?, egov.pl, URL:

6 Znaczenie projektu EAP dla administracji Metoda Common Assessment Framework (zarządzanie jakością w administracji publicznej) zakłada, że: osiąganie celów organizacji jest uzależnione od jakości przywództwa, strategii i planowania, ludzi, partnerstwa i zasobów oraz procesów. * 6 * CAF (ang. The Common Assessment Framework), Wspólna Metoda Oceny, Wikipedia, URL:

7 Znaczenie projektu EAP dla administracji Identyfikacja i opracowanie modeli referencyjnych procesów - prowadzona z udziałem pracowników zaangażowanych w realizację procesu, nie tylko na podstawie aktów prawnych i dokumentacji to krok w stronę: 1. Optymalizacji procesów, Zaplanuj 2. Zarządzania procesowego. Zastosuj Wykonaj 7 Zbadaj

8 Procesy w administracji publicznej Zarządzanie Wejście Proces Wyjście Wartość Zasoby 8 Celem realizacji procesu: dodanie wartości i przeniesienie jej na wyjście!

9 Procesy w administracji publicznej Dobre powody zmiany procesów: 1. Lepsze zrozumienie aktualnego stanu, np. potrzeb klientów procesu administracyjnego (usługi). 2. Rozpoznanie nowego stanu, np. zmiana potrzeb klienta, zmiana wymogów prawnych. 9 Ponieważ lepiej rozumiemy zmienną rzeczywistość, to konieczna jest cykliczna modyfikacja procesów!

10 Procesy w administracji publicznej Wdrożenie procesów bez ich cyklicznego przeglądu i aktualizacji grozi petryfikacją administracji - a zatem: stałym pogarszaniem jakości usług publicznych. 10 CC BY-NC 2.0 姒 儿 喵 喵

11 Procesy w administracji publicznej Common Assessment Framework: Dwa spośród najważniejszych czynników w zarządzaniu procesami i zmianą to innowacyjność oraz potrzeba stałego zwiększania wartości dodanej wytwarzanej na rzecz obywateli/klientów oraz innych stron zainteresowanych. 11

12 Procesy w administracji publ. Administracja jest naturalnym monopolem: nie musi konkurować z innymi podmiotami. Skutkuje to brakiem impulsu do zmian. 12 CC BY-NC 2.0 Rock Portrait

13 Procesy w administracji publicznej Dlaczego wdrożenie procesów napotka opory? 1. Procesy przebiegają w poprzek organizacji, poprzez różne działy (departamenty). Kierownicy tych działów muszą oddać część swojej władzy właścicielowi procesu. 2. Administracja jest niechętna zmianom. Dlatego będzie ciężko przestawić ją na tory uporządkowanej pracy w oparciu o procesy. 13

14 Procesy w administracji publicznej Ponieważ jednak procesy pozwalają uporządkować realizację zadań, to administracja pokocha procesy. 14 Nie pokocha jednak zarządzania procesami, bo wymaga ono cyklicznych zmian. Ja procesy! CC BY-NC 2.0 david_a_lea

15 Zarządzanie procesowe Wdrażanie zarządzania procesowego - przeszkody i remedia: 1. Niewiedza -> Proces edukacyjny. 2. Niechęć do zmian -> Wykazywanie korzyści (zarządzanie zmianą jako proces). 3. Niedojrzałość organizacyjna -> Podnoszenie kompetencji w dziedzinie zarządzania. 15

16 Zarządzanie procesowe Wdrażanie zarządzania procesowego: 1. Niechęć wynikająca z niewiedzy: nie wiemy, zatem się boimy się nieznanego. 2. Niechęć wynikająca z wiedzy: wiemy, zatem boimy się zmiany (wolimy pozostawić sprawy tak, jak są, bo tak jest dla nas korzystniej) Jest chęć, jest wiedza, ale brak wystarczającej dojrzałości organizacyjnej jednostki nie pozwala na skuteczne wdrożenie zarządzania procesowego

17 Dojrzałość organizacyjna jednostki Capability Maturity Model Integration (CMMI): Metoda podnoszenia jakości zarządzania - dostarcza organizacjom narzędzi do podnoszenia efektywności procesów. Używana do ulepszania procesów w projektach, oddziałach albo całych organizacjach. 17

18 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Optymalizowany Zarządzany Zdefiniowany Powtarzalny 18 Początkowy

19 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 1. Początkowy Działania realizowane chaotycznie, bez żadnych formalnych procedur, ewentualnie z takimi, które są szczątkowe - nie określają przebiegu procesu. Efekt zwykle bardziej zależy od indywidualnego podejścia do pracy niż zapisów w planie działania 19

20 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 2. Powtarzalny Stosowane są podstawowe techniki śledzenia postępów procesu. Stosuje się techniki pozwalające na powtarzanie zrealizowanych procesów 20 Drugi poziom dojrzałości to samoświadomość, umiejętność zdefiniowania sposobu, w jaki pracujemy.

21 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 3. Zdefiniowany Procesy są opisane, wszystkie wykonywane czynności są udokumentowane w postaci procedur lub instrukcji. 21 Występuje szczególna dbałość o bezkonfliktowe następowanie po sobie zaplanowanych zadań oraz identyfikacja zagrożeń i nieprawidłowości w przebiegu procesu.

22 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 4. Zarządzany Stosuje się szczegółowe metryki dotyczące samego procesu oraz jakości produktu. Wyniki podejmowanych działań przenoszą określone rezultaty, które można zmierzyć za pomocą wcześniej zdefiniowanych metryk. Daje podstawę do oceny stabilności i skuteczności procesu. 22

23 Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 5. Optymalizowany Stosuje się praktyki ciągłego poprawiania procesów - poprzez monitorowanie procesu pod względem możliwości usprawnień oraz poprzez ich wprowadzanie. 23 Proces jest już tak dobrze zorganizowany i zarządzany, że nie pozostaje nic innego jak tylko dalsze podnoszenie stawianych przed procesem wymagań.

24 Dojrzałość organizacyjna jednostki Wdrażanie zarządzania przez procesy musi uwzględniać stopień dojrzałości jednostki. 24 CC BY-NC 2.0 mricon

25 Dziękuję za uwagę