Adres strony internetowej, na której Zamawiający udostępnia Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia:

Transkrypt

1 1 z :08 Adres strony internetowej, na której Zamawiający udostępnia Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia: Warszawa: Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługa techniczna oraz usługa cateringu Numer ogłoszenia: ; data zamieszczenia: OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Zamówień Publicznych, ul. Postępu 17A, Warszawa, woj. mazowieckie, tel , faks Adres strony internetowej zamawiającego: I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługa techniczna oraz usługa cateringu. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Informacje o przedmiocie zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych na terenie Warszawy na potrzeby 10 konferencji organizowanych przez UZP w roku 2012 z wraz z usługą przygotowania przerw kawowych i obiadu. Poszczególne konferencje będą przeprowadzone w trakcie jednego dnia. Wykonawca jest zobowiązany do udostępnienia sal w godzinach 8:00-18:00. Na przedmiot zamówienia składa się: 1. Wynajem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 10 konferencji, realizowanych minimum raz w miesiącu (z wyłączeniem lipca i sierpnia), umożliwiającą uczestnictwo 150 uczestników w każdym. Dokładny termin konferencji będzie każdorazowo ustalany z wykonawcą. 2. Wymagania 2.1. Obiekt Obiekt, w którym będą znajdować się sale konferencyjne, musi spełniać wymogi: -został wybudowany lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat przed terminem organizacji konferencji, -zlokalizowany w Warszawie w promieniu do 10 km od kolejowego Dworca Centralnego mieszczącego się przy al. Jerozolimskich 54, (dopuszcza się maksymalnie jedną przesiadkę w przypadku transportu komunikacją miejską), -w przypadku hotelu, jego standard powinien spełniać nie mniej niż 3 gwiazdki, -w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne -zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn, kobiet - znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sali konferencyjnej, -możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych Sala konferencyjna Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: -salę dostosowaną

2 2 z :08 do zgłoszonej liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 2 m2, przypadające na uczestnika -salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, -miejsca siedzące dla uczestników szkolenia w odpowiedniej ilości - ustawienie krzeseł teatralne, -stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 5 osób, widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali, -nagłośnienie: mikrofon stacjonarny przy stole prezydialnym, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, -laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx), odczyt plików dokumentów (.docx) oraz łączenie się z siecią Internet i wyświetlanie stron www, -dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe), -projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), -tablicę suchościeralną typu flichart, flamastry (3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, -stół recepcyjny oraz krzesła przez salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenia materiałów dla uczestników, -bezpłatną szatnię 2.3. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej w trakcie trwania konferencji, dostępną przynajmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji oraz w jej trakcie na wezwanie Zamawiającego. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: -oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, -montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem konferencji banerów i roll-upów ( do 5 banerów i-lub roll-upów), -obsługę akustyczno - techniczną podczas konferencji Wyżywienie W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni: -serwis kawowy w trakcie 3 przerw dla wszystkich uczestników, w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja: -gorąca kawa i herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko lub śmietanka do kawy, -woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana, -min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek, paluszki, -obiad w formie bufetu, podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji, obejmujący: -dania ciepłe (mięsne, rybne i warzywne), -sałatki (min. 2 rodzaje), -sok 100% - 3 rodzaje, woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana (małe butelki), -stoliki koktajlowe w ilości wystarczającej dla zgłoszonej ilości uczestników szkolenia, -serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów (obrusy), zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: -terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem konferencji, -zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, -przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, -przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. 3. Uwagi 1) Liczba rzeczywistych uczestników konferencji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni przed terminem konferencji. 2) Zamawiający zakłada możliwość rejestracji audio-video (we własnym zakresie) przebiegu konferencji w związku z powyższym Wykonawca powinien w proponowanej sali konferencyjnej zapewnić warunki umożliwiające przeprowadzenie takiej rejestracji..

3 3 z :08 II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie. II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): , II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium III.2) ZALICZKI Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III.3.2) Wiedza i doświadczenie Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, świadczył lub świadczy co najmniej 5 usług konferencyjnych. III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć: wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w

4 4 z :08 postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2. III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, a jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena. IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie. IV.3) ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Zamówień Publicznych ul.postępu 17A, Warszawa..

5 5 z :08 IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: godzina 10:00, miejsce: Urząd Zamówień Publicznych ul. Postępu 17A, Warszawa, Kancelaria - pok Godziny pracy Kancelarii: od poniedziałku do piątku od 7:30 do 17:00.. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH: 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych wraz z usługa cateringu. 2. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia podpisania umowy do r. Realizacja pierwszej konferencji nastąpi nie wcześniej niż w kwietniu 2012 r. 3. O terminach planowanych konferencji Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed planowaną Konferencją. Powiadomienie wykonawcy będzie możliwe za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź faksem. Dokładny termin konferencji będzie każdorazowo ustalany z Wykonawcą. 4. Wykonawca wystawi fakturę VAT za jeden dzień wynajęcia sali konferencyjnej na 150 osób oraz za cenę cateringu (wyżywienia) 5.Zamawiający poniesie koszty cateringu tylko za ostateczna liczbę uczestników konferencji przekazana zgodnie z zapisem pkt 6 6. Liczba rzeczywistych uczestników konferencji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni przed terminem danej konferencji. 7. Zasady i terminy płatności: 1) Faktury VAT za wykonanie przedmiotu umowy będą wystawione przez Wykonawcę niezwłocznie po zakończeniu szkolenia. 2) Płatności wynikające z przedstawionych faktur zostaną uregulowane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, w ciągu 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. 3) Dniem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 4) Jeżeli w czasie obowiązywania umowy zmienione zostaną przepisy prawa określającego wysokość stawki podatku od towarów i usług (VAT), Wykonawca będzie uprawniony przy wystawianiu faktury do naliczenia wynagrodzenia brutto z zastosowaniem stawki podatku od towarów i usług obowiązującej w dacie wystawienia faktury. 8. Zamawiający ponosi odpowiedzialność wobec Wykonawcy za szkody spowodowane przez jego pracowników, personel, dostawców lub klientów w wynajmowanych salach szkoleniowych. Zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wystąpieniu uszkodzę lub zniszczeń. 9. Ustala się odpowiedzialność stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy poprzez zapłatę kar umownych: 1) w przypadku nieuzasadnionego zerwania umowy przez wykonawce, wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% całkowitej wartości umowy; 2) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego lub nienależytego wykonania umowy, Zamawiający uprawniony będzie do obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy uwidocznionego w fakturze skierowanej do zapłaty o 10%. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy stwierdza i opisuje powołana komisja, w skład której wchodzi przedstawiciel Wykonawcy i Zamawiającego; 3) Za odstąpienie od wynajmu sali w terminie krótszym niż 7 dni do dnia planowanej konferencji Zamawiający zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia za wynajem sali jakie w ofercie wskazał Wykonawca. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania

6 6 z :08 przewyższającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 11. Osoba upoważniona przez Wykonawcę do kontaktowania się z przedstawicielem Zamawiającego prac jest:, tel., mail:. 12. Przedstawicielem Zamawiającego do kontaktowania się z przedstawicielem wykonawcy jest:, tel., mail: 13. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu stron. W wypadku zaplanowanej konferencji odpowiednio stosuje się zapisy pkt 10 ppkt W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sadowej przez Sad właściwy dla siedziby Zamawiającego. 15. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego. IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie