ZASADY. realizacji wyjazdów studentów na studia i praktyki w ramach Lifelong Learning Programme w roku akademickim 2012/2013

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Rektora Nr 64/2012 ZASADY realizacji wyjazdów studentów na studia i praktyki w ramach Lifelong Learning Programme w roku akademickim 2012/2013 Wyjazdy studentów (SM) na studia (SMS) i na praktykę (SMP) w roku akademickim 2012/2013 realizuje się zgodnie z zasadami określonymi w załączniku VI (Przewodnik dla Beneficjenta w roku akademickim 2012/13) do umowy zawartej z Narodową Agencją Programu Uczenie się przez całe życie, dostępnym na stronie internetowej oraz niżej określonych zasad. I. Rekrutacja i realizacja wyjazdów 1. Formularz zgłoszeniowy na wyjazd na studia (SMS) dostępny jest na stronie w zakładce studia za granicą, a na wyjazd na praktykę (SMP) w zakładce praktyki za granicą. 2. Rekrutacja studentów na wyjazdy na studia i na praktykę jest prowadzana na wydziałach, przez poszczególne instytuty (utworzone w tym celu komisje) odpowiadające za prowadzenie określonych kierunków studiów. Skład komisji ustala dyrekcja instytutu. W postępowaniu kwalifikacyjnym może także uczestniczyć przedstawiciel studentów w charakterze obserwatora procedury. 3. W procesie rekrutacji, oprócz wyników w nauce i znajomości języka obcego, mogą być brane pod uwagę także inne kryteria, w szczególności: aktywność w kołach naukowych, działalność organizacyjna na rzecz wydziału lub uczelni i inne, które podaje się do wiadomości przed rozpoczęciem procesu rekrutacji. 4. Rekrutację na wyjazdy na studia przeprowadza się na wiosnę roku poprzedzającego rok akademicki, w którym wyjazd będzie realizowany, a w przypadku wyjazdów na praktykę na początku roku akademickiego, w którym praktyka nastąpi. W przypadku gdy w pierwszym wyznaczonym terminie nie zgłoszą się kandydaci lub gdy po przeprowadzonej rekrutacji są jeszcze wolne miejsca przeprowadza się dodatkowe rekrutacje. Informacje o rekrutacjach (także dodatkowych) zamieszcza się na stronie internetowej oraz na tablicach informacyjnych instytutów i tablicach ERASMUS NOTICE BOARDS. 5. Stypendium programu Erasmus przyznaje się w celu zrealizowania w uczelni partnerskiej części określonego programu studiów licencjackich/ inżynierskich, magisterskich lub doktoranckich prowadzących do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej (wysyłającej) lub w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia studenta. 6. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej. 1

2 7. Wyjazd stypendialny w programie Erasmus wymaga podjęcia w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych (full time), a praktyka pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionym z instytucją przyjmującą. 8.Liczbę punktów zaliczeniowych ECTS do zgromadzenia podczas pobytu w uczelni/ instytucji przyjmującej określa uczelnia wysyłająca w porozumieniu z uczelnią przyjmującą. 9. Praktyki za granicą w ramach programu Erasmus mogą być odbywane w instytucjach mieszczących się w kraju biorącym udział w tym programie, samodzielnie wybranych przez studenta, pod warunkiem, że przedmiot działalności tej instytucji jest zgodny z profilem studiów studenta. Praktyki zagraniczne mogą być odbywane w szczególności w przedsiębiorstwach/firmach, placówkach naukowo-badawczych, organizacjach nonprofit, bibliotekach, archiwach, muzeach, szpitalach, szkołach wyższych (nie można tam jednak uczyć ani być nauczanym), jednostkach administracji lokalnej lub centralnej. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach UE, instytucjach zarządzających programami UE oraz w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. 10. Wyniki rekrutacji ogłasza się na tablicach informacyjnych instytutu. Studentowi przysługuje prawo wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników. Odwołanie wnosi się do komisji prowadzącej rekrutację. 11. Dokumenty rekrutacyjne studentów ubiegających się o wyjazd oraz protokoły z postępowania rekrutacyjnego przekazuje się do Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą w terminie 14 dni od zakończenia procedury rekrutacyjnej. 12. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą, na podstawie dostarczonych protokołów, sporządza zbiorczą, uczelnianą listę studentów, zakwalifikowanych do wyjazdu na studia lub praktykę. Sporządzona lista wymaga zatwierdzenia przez Komisję Uczelnianą, w skład której wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus, Koordynatorzy z Wydziałów/Instytutów oraz Prorektor ds. Nauki. 13. Student zakwalifikowany na studia za granicą wypełnia dokumenty ECTS: Application Form, Learning Agrement (LA), Transcript of Records (wypis z indeksu w języku obcym poświadczony przez Prodziekana nadzorującego kierunek studiów). Student zakwalifikowany na praktykę wypełnia Training Agreement (TA). 14. Student może być skierowany na studia za granicą na jeden semestr, jeden lub dwa trymestry albo jeden, ten sam, rok akademicki (2 semestry lub 3 trymestry). Praktyka może trwać od 3 do 12 miesięcy w obrębie tego samego roku akademickiego. 15. Przedłużenie studiów lub praktyki za granicą może nastąpić wyłącznie w ramach jednego roku akademickiego po uzyskaniu zgody instytucji przyjmującej i Prorektora ds. Nauki. Wymagane jest przygotowanie LA/TA na dodatkowy okres skierowania. 16. Przedłużenie pobytu nie może kolidować z ukończeniem studiów w Uniwersytecie Przyrodniczo-Humanistycznym w Siedlcach w terminie przewidywanym w planie studiów. 17. Prorektor ds. Nauki może wyrazić zgodę na przedłużenie pobytu studenta na studiach lub praktyce, na umotywowany wniosek studenta, po uzyskaniu akceptacji uczelni/instytucji przyjmującej i dziekana macierzystego wydziału studenta. Decyzję w tej sprawie podejmuje się przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu. Przedłużenie pobytu nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy (30 września 2012), a łączny pobyt studenta w kraju docelowym nie może być dłuższy niż 12 miesięcy. 18. Uczelnia może zdecydować o przedłużeniu pobytu studenta na stypendium tylko i wyłącznie w takim przypadku, jeżeli na przedłużony okres mobilności może studentowi wypłacić stawkę miesięczną nie niższą niż 200, a student wyraża zgodę na otrzymanie dofinansowania w wysokości niższej niż stawka na pierwotnie planowany okres mobilności (ale nie niższej niż 200 ). 19. Student jest zobowiązany do otrzymania z uczelni partnerskiej/ instytucji przyjmującej wykazu zaliczonych przedmiotów i uzyskanych ocen w formie Wykazu zaliczeń 2

3 (Transcript of Records - TR)/ potwierdzenia zrealizowania założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej oraz jeżeli do TR nie został wpisany okres pobytu - pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu studenta w tej uczelni/ instytucji. 20. Jeżeli wszystkie uzgodnione w formie pisemnej w LA/ TA warunki zostaną przez studenta spełnione, okres studiów/praktyki (przedmioty/zaliczenia/egzaminy) zostaną mu uznane i potraktowane jako równoważne z odpowiednim okresem studiów/ praktyki (przedmiotami/ zaliczeniami/ egzaminami) w uczelni macierzystej. 21. Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta podejmuje uczelnia macierzysta po konsultacji z instytucją przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje uczelnia macierzysta, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium. 22. Wypłata stypendiów krajowych (np. socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Student ma zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe również po powrocie do uczelni macierzystej. 23. Po powrocie z uczelni/instytucji przyjmującej student zobowiązany jest wypełnić ankietę on-line, dostępną na stronie Narodowej Agencji: Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych, które odnoszą się do przyznanego stypendium, odnoszą się także do studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium/ ze stypendium zerowym). II. Zasady rozdziału stypendiów 1. Przyznana z Narodowej Agencji kwota z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na studia wynosi ,00 EUR, a szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów na studia wynosi Kwota na realizację praktyk Erasmusa wynosi ,00 EUR, a szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów na praktykę wynosi Rozdziału kwoty przeznaczonej na stypendia, otrzymanej z budżetu Narodowej Agencji Programu dokonuje Komisja Uczelniana, o której mowa w rozdziale I pkt Miesięczne stawki wypłaconego stypendium ustala się w zależności od kosztów utrzymania i zakwaterowania w kraju docelowym, z uwzględnieniem podziału tych krajów na trzy grupy, w zależności od wysokości kosztów utrzymania. 5. Kwotę stypendium dla studenta przyznaje się na podstawie iloczynu stawki miesięcznej ustalonej dla kraju docelowego i długości okresu pobytu na stypendium. 6. Długość pobytu na studiach określa się zgodnie z zapisami umów zawartych z uczelniami partnerskimi, z uwzględnieniem czasu trwania zajęć dydaktycznych i sesji egzaminacyjnej. Długość pobytu przy na praktykach ustala się na podstawie uzgodnień z instytucjami przyjmującymi. 7. Stypendium rozlicza się po powrocie studenta z uczelni/instytucji przyjmującej. Przy określaniu okresu pobytu uwzględnia się czas trwania podany w dokumencie potwierdzającym pobyt, wydanym przez uczelnię/instytucję przyjmującą. Okres pobytu zaokrągla się, z dokładnością do 0,5 miesiąca według następującej zasady: 1) od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca; 2) od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca; 3) od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc. 3

4 8. Ustala się następujące miesięczne stawki stypendiów: Grupa krajów; Kraje; Miesięczne stawki stypendium w UPH* I Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Szwajcaria, Wielka Brytania 500 EUR (studia) EUR (praktyka) II Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy EUR (studia) EUR (praktyka) III Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Turcja, Węgry 200 EUR 350 (studia) EUR (praktyka) kwota stypendium może być podwyższona w przypadku posiadania przez uczelnię wolnych środków, z uwzględnieniem jednak górnych nieprzekraczalnych limitów miesięcznego stypendium dla studenta (SM), który wynosi: a) 600 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy I b) 500 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy II c) 400 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy III Dolny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium dla studenta (SM) wynosi 200 EUR dla wszystkich grup. 9. W przypadku otrzymania z Narodowej Agencji dodatkowych środków finansowych będą stosowane następujące zasady redystrybucja środków: - w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone będą na dofinansowanie większej liczby mobilności w stosunku do liczby stanowiącej podstawę obliczenia środków finansowych zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; - w drugiej kolejności dodatkowe środki będą przeznaczone na sfinansowanie przedłużonych mobilności (miesięcy, na które przyznano dofinansowanie) od liczby miesięcy stanowiącej podstawę obliczenia dofinansowania zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; - w przypadku, wykorzystania dwóch pierwszych możliwości, dodatkowe środki będą przeznaczone na podwyższenie średniego miesięcznego stypendium z zachowaniem zasady równego traktowania beneficjentów; - podwyższenie miesięcznych wartości wypłacanego stypendium będzie mogło nastąpić jedynie w przypadku wyjazdów jeszcze nie zakończonych (czyli umów nie zamkniętych w chwili podejmowania decyzji), a podwyższanie wysokości stypendium na zasadzie rekompensaty wstecz nie może mieć miejsca; 10. Kwotę rezerwy na stypendia, jak również uzyskane w trakcie realizacji wyjazdów zwolnione środki finansowe, wynikające z krótszych niż zaplanowano pierwotnie pobytów i/lub rezygnacji z wyjazdu z przyczyn losowych przeznacza się na: 1) stypendia dla kandydatów przeniesionych z listy rezerwowej na listę główną; 2) stypendia dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd bez stypendium Erasmusa; 3) stypendia na dodatkowy okres skierowania w związku z przedłużeniem okresu pobytu; 4) zwiększenie kwoty stypendium dla studentów przebywających w ośrodkach o najwyższych, udokumentowanych kosztach zakwaterowania. 4

5 11. Przyznanie stypendium na dodatkowy okres pobytu związany z przedłużeniem studiów oraz realizacja większej niż planowano liczby wyjazdów, jest także możliwe w przypadku otrzymania dodatkowych środków z Narodowej Agencji. 12. Możliwe jest dokonanie transferu środków finansowych pomiędzy kategoriami SMS i SMP zg od ne iz artyk łem u III. 4 u mowy fin an owej s z Narodową Agencją. 13. Stypendium wypłaca się w ratach pierwsza rata przed wyjazdem, a pozostałe raty w równych częściach, których wysokość jest uzależniona od długości pobytu. Kwoty rat przekazuje się na rachunek bankowy studenta prowadzony w dowolnym banku. Ostatnią ratę należnego stypendium, w wysokości równej kwocie przysługującej za 0,5 miesiąca pobytu w danym kraju, wypłaca się po powrocie z uczelni/instytucji przyjmującej, po złożeniu wymaganych dokumentów (wykazu zaliczeń/tr/, potwierdzenia zrealizowania programu praktyki, potwierdzenia okresu pobytu) i wypełnieniu ankiety on-line. Kwota ta może być wypłacona w formie przelewu na rachunek bankowy studenta lub gotówką na podstawie imiennego zlecenia wypłaty do właściwego banku. 14. W uzasadnionych przypadkach, w sytuacji gdy wymagana jest wysoka kaucja lub opłata czynszu za kilka miesięcy z góry, Prorektor ds. Nauki może podjąć, na wniosek studenta, decyzję o wypłacie pierwszej i drugiej raty przed wyjazdem studenta. 15. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. Stypendysta otrzymuje pełną kwotę stypendium wynikającą z podpisanej z uczelnią umowy. 16. Student może być także zakwalifikowany na wyjazd bez stypendium Erasmusa, w szczególności, gdy uczelnia będzie realizować większą liczbę wyjazdów od liczby wyjazdów stanowiącej podstawę alokacji. 17. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą przechowuje dokumenty stanowiące podstawę prawidłowego wydatkowania i wypłacania stypendium Erasmusa, a w szczególności: 1) umowę pomiędzy uczelnią a studentem; 2) porozumienie o programie zajęć (LA), porozumienie o programie praktyki (TA); 3) wykaz zaliczeń (TR), potwierdzenie zrealizowania programu praktyki; 4) dokument potwierdzający pobyt w uczelni/instytucji przyjmującej. Dokumenty wymienione w punktach 3 i 4 przechowuje się także w dziekanatach, w teczkach osobowych studentów. 18. Dowody księgowe (listy stypendialne oraz dowody realizacji wypłat) przechowuje się w Kwesturze UPH. 5