OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA DO ZAPYTANIA KE3/POIG 8.2/14 EIIWF

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe KE3/POIG 8.2/14 EIIWF Warszawa, dnia r. OPIS PRZEDMIOU ZAMÓWIENIA DO ZAPYANIA KE3/POIG 8.2/14 EIIWF 1. ISONE INFORMACJE O PROJEKCIE: Celem projektu "Wdrożenie zintegrowanego systemu klasy B2B, umożliwiającego rozwój współpracy między Gamma Energia Sp. z o.o. 1 a przedsiębiorstwami kooperującymi, jest rozwój współpracy Wnioskodawcy z przedsiębiorstwami kooperującymi, uczestniczącymi czynnie w rynku energetycznym. Rynek energetyczny podlega działaniom deregulacyjnym od 2007 r. W rynku uczestniczą duże podmioty Operatorzy Sieci Dystrybucyjnych (OSD), podmiot odpowiedzialny za bilansowanie Polskie Sieci Energetyczne, Sprzedawcy przeważnie duże firmy powstałe na skutek podziału państwowych koncernów na spółki odpowiedziane za sprzedaż i dystrybucję. O ile regulacje dotyczące sieci dystrybucyjnej sankcjonują quasi monopol to podmiotami, które wnoszą dużo zmian i wymuszają wzrost konkurencyjności oferty są sprzedawcy, w tym grupa firm określanych jako tzw. niezależni sprzedawcy w rozumieniu braku powiązań kapitałowych pomiędzy firmami odpowiedzialnymi za dystrybucję (OSD). Niezależni sprzedawcy pozyskując klientów wywierają presje konkurencyjna na duże podmioty, przyczyniając się utrzymania bądź spadku cen za sprzedaż energii zwiększając tym samym konkurencyjność swoich odbiorców dzięki obniżeniu ich kosztów. Jedną z poważniejszych barier dla rozwoju każdego sprzedawcy jest konieczność uruchomienia systemu informatycznego pozwalającego na pełna obsługę sprzedaży energii do Klientów końcowych. Projekt zakłada, że oparciu o innowacyjne rozwiązania elektroniczne m.in. poprzez integracje rozwiązań niezależnych podmiotów w jeden spójny system - będzie możliwa pełna obsługa sprzedaży i rozliczania energii przy kosztach znacznie niższych od standardowych rozwiązań dla tego sektora rynku. Dzięki temu rozwiązaniu będzie możliwa bardziej efektywna współpraca ze wszystkimi uczestnikami rynku energetycznego od sieci współpracujących przy sprzedaży niezależnych firm partnerskich poprzez wszystkich pozostałych uczestników rynku energetyczne aż po podmioty odpowiedzialne za bilansowanie zużyć energii z prognozami. Mniejszy nakład pracy na obsługę wszystkich wymaganych regulacjami prawnymi czynności związanych ze zmianą sprzedawcy jak tez dalsza obsługą przełożą się na niższe koszty współpracy dla kooperantów i niższe koszty prądu dla klientów co oznacza wzrost konkurencyjności oferty Kontakt Energia na tle innych graczy na rynku. 1 Spółka działa obecnie pod nazwą Kontakt Energia Sp. z o.o. 1

2 Projekt wymaga integracji istniejących specjalizowanych rozwiązań firm trzecich, takich jak system bilingowy, system pomiarowy, system finansowo- księgowy poprzez spójną platformę elektroniczną pełniącą funkcję CRM i głównej bazy danych. Wnioskowana platforma będzie odpowiadała za realizację procesów biznesowych między Spółką a przedsiębiorstwami partnerskimi oraz odbiorcami biznesowymi w następujących zakresach: 1. Pobieranie danych pomiarowych o zużyciu energii od partnerów OSD (Operatorów Systemu Dystrybucyjnego). System Wnioskodawcy będzie mógł pobrać zgodnie z ustalonym harmonogramem dane dotyczące odczytów zużyć energii elektrycznej wystawione przez systemy OSD. 2. Składanie i monitorowanie zamówień. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł złożyć online zamówienie do systemu B2B i monitorować stan jego wykonania. Złożone zamówienia wejdą do kolejki realizacji w systemie Wnioskodawcy. 3. Pobieranie/wysyłanie dokumentacji sprzedażowej. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online dokumentację sprzedażową z systemu B2B w celu przedłożenia jej klientowi (umowy, załączniki, protokoły) lub wysłać podpisaną przez klienta dokumentację. 4. Pobieranie raportów dotyczących wyników sprzedaży i płatności. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online z systemu Wnioskodawcy dane dotyczące wyników sprzedaży i płatności pozyskanych klientów. 5. Pobieranie raportów dotyczących prowizji APH i stanu rozliczeń z Wnioskodawcą. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online z systemu Wnioskodawcy dane dotyczące swojej prowizji i stanu rozliczeń z Wnioskodawcą. 2

3 2. OPIS PRZEDMIOU ZAMÓWIENIA Przedmiot zapytania będzie realizowany w ramach zadania Wybór podsystemów oraz zakup praw i licencji tj. wybrany zostanie Podsystem CRM pozwalający na obsługę elektronicznego obiegu dokumentów oraz ich archiwizowanie w postaci elektronicznego repozytorium udostępniającego elektroniczne wersje dokumentów innym modułom systemów Bilingowego i CRM. Scentralizowanie repozytorium dokumentów będzie stanowiło jedną z głównych części planowanego zintegrowanego systemu B2B. Do podsystemu zakupione zostaną prawa i licencje (wraz z niezbędnymi komponentami i narzędziami). Podstawowe funkcje podsystemu to: tworzenie bazy klientów, zamieszczanie danych teleadresowych, danych kontaktowych, profilu energetycznego, przypisania partnera handlowego, zarządzanie informacją o klientach i posiadanych przez nich usługach i warunkach, zarządzanie komunikacją z klientach, wysyłanie wiadomości pojedynczych i seryjnych, wysyłanie newsletterów, obsługa procesu ofertowania, zarządzanie czasem handlowców oraz partnerów handlowych, zarządzanie spotkaniami, rozliczanie spotkań, załączanie notatek do spotkań i wydarzeń, zarządzanie dokumentacją, procesowanie umów (konfigurowanie parametrów umów, przekazywanie umów do akceptacji, dołączanie skanów dokumentów, weryfikacja i akceptacja umów przez analityków, archiwizacja oraz wyszukiwanie umów po zdefiniowanych parametrach), kontrola procesowania umów, przydzielanie statusów, kontrola terminów wejścia umów w życie, kontrola okresu trwania umów, obsługa zapytań i reklamacji, obsługa call center, obsługa komunikacji wewnętrznej między pracownikami, integracja z systemem billingowym, możliwość parametryzowania systemu możliwość administrowania systemem i użytkownikami. 3. SPOSÓB WYKONANIA ZAMÓWIENIA Przedmiot zapytania został podzielony na następujące zadania: 3.1. Zakup licencji. Na podstawie przekazanej oferty Zamawiający dokona zakupu niezbędnych licencji systemu 3

4 3.2. Produkcyjne uruchomienie podsystemu Oferent uruchomi system dla funkcjonalności wymienionych w pkt nr 4 4. ZAŁOŻENIA DO SYSEMU CRM 4.1. Data realizacji System zostanie zakupiony i uruchomiony do Założenia: a. będziemy posiadali elektroniczne archiwum wszystkich spraw i dokumentów przychodzących. b. będziemy posiadali elektroniczne archiwum wszystkich spraw i dokumentów wychodzących. c. Sprawy i dokumenty w archiwum będą otagowane ( tagowanie - przypisanie słów kluczowych i danych umożliwiających błyskawiczne odnalezienie elektronicznej wersji dokumentu). d. powstanie scentralizowana kancelaria w Warszawie i Łodzi, która wykona czynności związane z przyjęciem i udostępnieniem odpowiednich kategorii dokumentów, łącznie z archiwizacją. e. Zdefiniowane zostaną 3 rodzaje workflow: wieloetapowy dla spraw kosztowych, uproszczony dla spraw sensytywnych z potwierdzeniem zapoznawania się z treścią uproszczony dla spraw zwykłych f. W pierwszej kolejności zostanie uruchomiona archiwizacja spraw i zbudowany workflow sprawi dokumentów kosztowych bez integracji z Podsystemem Księgowości (zwany dalej systemem FK) g. Po decyzji co do docelowego systemu FK zostanie dokonana integracja z systemem FK. h. Integracja z podsysstemem Bilingowym oraz innymi systemami zostanie dokonana przez wewnętrzny zespół deweloperów z wykorzystaniem otwartego interfejsu opartego o Web Services Spodziewane efekty: W efekcie chcemy doprowadzić do tego, aby: 4

5 po pełnym wdrożeniu z integracją z system FK skrócić czas zamykania miesiąca księgowego do 5 dnia miesiąca następnego. wykluczyć sytuacje, gdzie dokument nam zaginie. zminimalizować konieczność sięgania po dokumenty papierowe. czas niezbędny na odnalezienie dokumentu i zapoznanie się z jego treścią został skrócony do minimum. 5

6 4.4. ZAKRES WDROŻENIA 1. Główne kategorie spraw w CRM i właściciele merytoryczni GŁÓWNA KAEGORIA DOKUMENÓW: DOKUMENY SPRZEDAŻY KONAK ENERGIA - OPERACJE BIURO ZARZĄDU KSIĘGOWOŚĆ HR i KADRY Oferty dla Klientów Umowy Sprzedaży Umowy Utrzymaniowe i aneksy DOKUMENY OBSŁUGI KLIENA Reklamacje, odstąpienia i rezygnacje Inna korepondencja z Klientem DOKUMENY PZS PA Wypowiedzenia umowy sprzedaży energii Zawiadomienia o zmianie sprzedawcy Umowy dystrybucyjne DOKUMENY FINANSOWE Faktury Sprzedażowe inne niz sprzedaż energii PA Faktury kosztowe 6

7 GŁÓWNA KAEGORIA DOKUMENÓW: DOKUMENY KORESPONDECJI Z URZĘDAMI AMB SPRZEDAŻ - OPERACJE BIURO ZARZĄDU KSIĘGOWOŚĆ HR i KADRY US ZUS Komornicy Urząd Celny Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Finansów DOKUMENY KORESPONDECJI Z PRACOWNIKAMI CV Umowy z pracownikami Zwolnienia Zaświadczenia Wypowiedzenia DOKUMENY KORESPONDECJI Z USŁUGODAWCAMI i PARNERAMI Oferty od dostawców Umowy z dostawcami Dokumenty rynku energii (GUD, bilansowanie) Umowy z Partnerami Biznesowymi Dokumenty dotacyjne (RPO, PARP, WFOSiGW, NFOSiGW, inne) Zamówienia Dokumenty bankowe Dokumenty inwestorzy 7

8 2) NAJWAŻNIEJSZE INFOMORMACJE 1. Scentralizowana kancelaria W ramach realizowanego systemu CRM zakładamy uruchomienie scentralizowanej kancelarii obsługującej wszystkie spółki oraz zespoły świadczące usługi dla spółek w dwóch lokacjach, gdzie może przychodzić korespondencja związana z działalnością operacyjną Kontakt Energia: Warszawa, ul. Śniadeckich 10 Łódź, ul. ymenieckiego 24F Zakładamy że dla każdego punktu kancelaryjnego będzie dedykowana osoba do kategoryzacji i wprowadzania dokumentów 2. Szacowana liczba użytkowników Zakładamy następujące liczby aktywnych użytkowników: Warszawa: do 13 osób Łódź: do 12 osób Proporcje mogą się zmienić wraz z przesuwaniem się kompetencji Warszawa - Łódź 3. Szacowana liczba spraw Dokumenty przychodzące: yp dokumentu - dokumenty kosztowe - umowy z załącznikami - reklamacje i rezygnacje - pozostałe Liczba Dokumenty wychodzące: Na poziomie do 50% ilości dokumentów przychodzących 8

9 Uwaga! Dla każdego typu dokumentu będą wymagane specyficzne pola do tagowania. Co najmniej: formularz dokumentów kosztowych zawierający wszystkie niezbędne pola np.: dla faktury oraz formularz dla pozostałych typów dokumentów Jeżeli potrzebne są specyficzne pola dla danego typu dokumentu poprosimy o informację 4. Komunikacja z innymi systemami Wykonane zostaną 3 interfejsy: Dedykowany do systemu CDN OOPIMA lub CDN XL COMARCH z automatycznym buforowaniem i importem danych, Dedykowany do systemu Fakir WA- PRO ASSECO z automatycznym buforowaniem i importem danych, Uniwersalny interfejs WS do innych systemów. Interfejs oparty o technologię Web Services. Oba interfejsy powinny umożliwić import dowolnego zestawu danych zdigitalizowanych i przechowywanych w systemie. 5. Książki nadawcze i odbiorcze Zakładamy zastąpienie dotychczas prowadzonych książek korespondencji wybranym w postepowaniu systemem. Wzory formalnych dokumentów drukowanych na podstawie elektronicznego rejestru prowadzonego w systemie będą zgodne z ogólnie udostępnionymi wzorami książek. 9

10 3) OPISY WORKFLOW 1. Workflow spraw dotyczących kosztów Kancelaria Właściel,merytoryczny,dokumentu, kosztowego Menedżer,zatwierdzający,koszt,, poziom,i,do,5000,pln Menedżer,zatwierdzjący,koszt,, poziom,ii,>,5000 Księgowość Przydział,dokumentu, dockategori,,naklejenie, kodu,kreskowego, Rejestracja,dokumentu, Skanowanie,dokumentu, ZWRO,DO,WYJASNIENIA, ZAAKCPEOWANY, ZWRO,DO,WYJASNIENIA, Rozppisanie,dokumentu,i, wysłanie,powiadomienia,do, merytorycznego,własciciela, kosztu, Opis,i,klasyfikacja, merytoryczna,kosztu,przez, właściciela, Akceptacja,formalna,kosztu, do,5000,pln, <,5000, ZAAKCPEOWANY, Akceptacja,dokumentu, kosztu,pod,kątem,formalnej, poprawności,dokumentu, >,5000, Akceptacja,formalna,kosztu, powyżej,,5000,pln, Przypisanie,MPK,zgodnego, ze,schematem,ksiegowania, 10

11 2. Workflow spraw sensytywnych i zwykłych Kancelaria Właściel,merytoryczny,dokumentu, sensytywnego, Menedżer,zatwierdzający,koszt,, poziom,i,do,5000,pln Repozytorium,z,interfejsem,WS,PULL, do,innych,systemów Przydział,dokumentu, dockategori,,naklejenie, kodu,kreskowego, Rejestracja,dokumentu, Skanowanie,dokumentu, PRZEKAZANIE,INFORMACJI, Potwierdzenie,zapoznania, się,z,dokumentem,,notatka, o,podjetym,działaniu, Rozppisanie,dokumentu, ARCHIWIZACJA, SENSYYWNY, Link,,PUSH, , Potwierdzenie,zapoznania, się,z,dokumentem,,decyzja, co,do,powiadomienia, innego,użytkownika,, notatka,opodjetym, działaniu,, ZWRO,Z,PROŚBĄ,O,DZIALANIE,,, LUB,WYJAŚNIENIE, NIE,SENSYYWNY, Zapisanie,otagowanego, rekordu,w,repozytorium, 11

12 12