Regulamin rekrutacji Wystawców na Małopolskie Targi Innowacji. w ramach Małopolskiego Festiwalu Innowacji

Transkrypt

1 Regulamin rekrutacji Wystawców na Małopolskie Targi Innowacji w ramach Małopolskiego Festiwalu Innowacji Lokalizacja: Województwo Małopolskie, Płyta Małego Rynku w Krakowie (część targowa) Termin: 12 października 2011 roku Organizator: (UMWM), Departament Rozwoju Gospodarczego, Wydział Gospodarki i Innowacji. Celem niniejszego regulaminu jest dostarczenie Wystawcom informacji przydatnych na etapie przygotowania deklaracji uczestnictwa w Małopolskich Targach Innowacji (dalej: Targach) organizowanych w ramach projektu realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotaŝowy współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W związku z powyŝszym zaleca się, aby osoby zainteresowane udziałem w Targach w ramach ww. projektu na bieŝąco zapoznawały się z informacjami zamieszczanymi na stronie I. Uczestnicy projektu w charakterze Wystawcy. 1. Wsparciem zgodnie z niniejszym Regulaminem zostaną objęte: a) Instytucje Naukowo Badawcze; b) Uczelnie; c) MŚP (Firmy Innowacyjne; Instytucje i firmy zajmujące się komercyjnie transferem technologii, innowacji wiedzy oraz firmy pośredniczące w tych działaniach); d) Centra Transferu Technologii; e) Spółki zarządzające parkami technologicznymi; f) Instytucje typu non profit powołane statutowo do wspierania innowacji. g) Instytucje Otoczenia Biznesu. 2. Ww. grupa docelowa została określona w dokumencie pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Małopolskiego Na Targi planuje się zaprosić m.in. firmy i instytucje, które mają formę spółek. Stanowić to będzie 30 z 50 Wystawców, którzy zostaną objęci pomocą publiczną, w tym 10 1 stanowić będą mikroprzedsiębiorstwa, a 20 2 małe i średnie przedsiębiorstwa. 1 Wśród 10 mikroprzedsiębiorstw 1 stoisko wystawiennicze otrzyma laureat konkursu Innovator Małopolski 2010 tj. firma Inotec Sp. z o.o. pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Wśród 20 małych i średnich przedsiębiorstw 2 stosika wystawiennicze otrzymają laureaci konkursu Innovator Małopolski 2010 tj. firmy: Przedsiębiorstwo Wdrożeniowe PRO-SERVICE Sp. z o.o. oraz Kolejowe Zakłady Nawierzchniowe Bieżanów Sp. z o.o. pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Strona 1 z 5

2 4. W ramach przedmiotowego wydarzenia przewidziano pomoc de minimis w przypadku której nie jest wymagany wkład prywatny. Pomoc de minimis dotyczyć będzie przygotowania i organizacji Targów w tym wynajmu powierzchni wystawienniczej w 100% stanowiącej wydatki kwalifikowalne. 5. Wystawca, jeśli przepisy tego wymagają otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Momentem udzielenia pomocy jest dzień wydarzenia tj. 12 października 2011 roku. 6. Rozpoczęcie udziału wystawcy w projekcie liczone jest od dnia złoŝenia wypełnionych i podpisanych załączników do Regulaminu w: II. Proces rekrutacji i wyboru wystawców MŚP. 1. Potencjalny Wystawca jest zobowiązany złoŝyć podpisaną deklaracje uczestnictwa dla MŚP (Załącznik nr 1), oświadczenie o wyraŝeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2), Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (Załącznik nr 3) oraz informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4). 2. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty wybór wystawców nastąpi na podstawie podpisanych ww. Załączników do Regulaminu, dostarczonych osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: 3. Weryfikacja kwalifikowalności Wystawców nastąpi przez komisję w składzie: Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego, Naczelnik Wydziału Gospodarki i Innowacji, Kierownik projektu systemowego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotaŝowy oraz 2 pracowników Biura Monitorowania i Zarządzania RSI w UMWM. Dostarczone ww. załączniki będą oceniane pod względem formalnym (kryterium 0-1; spełnia/nie spełnia) jak i merytorycznym (opis innowacji 0-10 pkt.). 4. Lista 30 wystawców spełniających kryteria rekrutacji utworzona wg największej ilości uzyskanych punktów, z uwzględnieniem zapisów w pkt. I ppkt. 3 zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych 3 od dnia zakończenia terminu naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców, z zastrzeŝeniem, iŝ organizator moŝe tym wystawcom nie zapewnić informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt.4. 3 W przypadku wielu zgłoszeń organizator zastrzega sobie moŝliwość wydłuŝenia weryfikacji nadesłanych Załączników do Regulaminu do 10 dni roboczych od dnia zakończenia terminu naboru. Strona 2 z 5

3 6. Organizator z przyczyn od niego niezaleŝnych zastrzega sobie prawo wydłuŝenia terminu rekrutacji z klauzulą, iŝ wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt. 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, Ŝe wystawcy zainteresowani tematyką Targów i konferencji mogą uczestniczyć w ww. przedsięwzięciach bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. III. Proces rekrutacji i wyboru pozostałych Wystawców. 1. Potencjalny Wystawca jest zobowiązany złoŝyć podpisaną deklaracje uczestnictwa (Załącznik nr 5), oświadczenie o wyraŝeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2) oraz informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4). 2. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty, wybór wystawców nastąpi na podstawie podpisanych ww. Załączników do Regulaminu, dostarczonych osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: 3. Weryfikacja kwalifikowalności Wystawców nastąpi przez komisję w składzie: Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego, Naczelnik Wydziału Gospodarki i Innowacji, Kierownik projektu systemowego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotaŝowy oraz 2 pracowników Biura Monitorowania i Zarządzania RSI w UMWM. Dostarczone ww. załączniki będą oceniane pod względem formalnym (kryterium 0-1; spełnia / nie spełnia). 4. Lista 20 wystawców spełniających kryteria rekrutacji zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych 4 od dnia zakończenia terminu naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców, z zastrzeŝeniem, iŝ organizator moŝe tym wystawcom nie zapewnić informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Organizator z przyczyn od niego niezaleŝnych zastrzega sobie prawo wydłuŝenia terminu rekrutacji z klauzulą, iŝ wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt. 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, Ŝe wystawcy zainteresowani tematyką Targów i konferencji mogą uczestniczyć w ww. przedsięwzięciach bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. IV. Obowiązki i prawa organizatora / wystawcy. Przygotowanie i rozstawienie namiotu wystawienniczego (na podeście zapewniającym równe podłoŝe, wyłoŝonego na całej powierzchni szarą wykładziną) wyposaŝonego w system 4 W przypadku wielu zgłoszeń organizator zastrzega sobie moŝliwość wydłuŝenia weryfikacji nadesłanych Załączników do Regulaminu do 10 dni roboczych od dnia zakończenia terminu naboru. Strona 3 z 5

4 ogrzewania/klimatyzacji (część targowa i cateringowa), na płycie Małego Rynku w Krakowie, słuŝącego jako pomieszczenie dla przeprowadzenia Targów, 1. Organizator zapewnia stoisko o powierzchni 6 m 2 w klimatyzowano-ogrzewanym namiocie wystawienniczym na płycie Małego Rynku w Krakowie, wykonane w systemie zabudowy aluminiowej z wypełnieniem. Minimalne wyposaŝenie techniczne stoiska z logiem i pełną nazwą wystawcy: podłączenie prądu 230 V - 2 szt., stolik - 1 szt., krzesło - 3 szt., kosz na śmieci 1 szt., oświetlenie stoiska (min. 2 punkty świetlne), wykładzina szara, min. 3 półki na materiały reklamowe, zamykana szafka (wykonana z zabudowy aluminiowej z wypełnieniem) na rzeczy osobiste, z wieszakami na ubrania dla 3 osób -szt. 1, półokrągła lada, powierzchnia wewnętrzna boksu zostanie wyklejona folią kolorową (ok. 30% powierzchni) kolor uzaleŝniony od branŝy w jakiej działa wystawca (o kolorze decyduje organizator). Ponadto przy kaŝdym stoisku zostanie zainstalowany panel z logo projektu pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotaŝowy, oznaczeniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i flagą UE oraz napisem: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Organizator zapewnia bezpłatny dostęp do internetu dla kaŝdego Wystawcy. 3. Organizator zapewnia wystawcom catering; dostęp do zaplecza sanitarnego; sprzątanie przed wydarzeniem i po jego zakończeniu; dozór i ochronę w czasie wyposaŝania stoisk i imprezy, wjazd samochodem na płytę Małego Rynku celem dostarczenia wyposaŝenia stoiska. 4. Organizator zapewnia promocję wydarzenia w tym wystawców np. poprzez wydanie katalogu konferencyjno-targowego prezentującego wystawców Małopolskich Targów Innowacji. 5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie rzeczy naleŝących do Wystawcy lub osób trzecich. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu. Ewentualne zmiany zostaną niezwłocznie zamieszczone na stronie 7. Wystawca dla którego wyposaŝenie stoiska, o którym mowa w ppkt.1 jest niewystarczające zobowiązany jest podpisać porozumienie (z wyłonionym w ramach zamówienia publicznego wykonawcą) dotyczące współpracy przed i w trakcie przedsięwzięcia w tym doprecyzowanie warunków technicznych (zapotrzebowanie wystawcy na pobór energii, rodzaj sprzętu, który zostanie umieszczony na stoisku). 8. Wystawca zobowiązuje się wyznaczyć od 1 do 3 osób reprezentujących go na stoisku wystawienniczym w godzinach wyznaczonych przez organizatora tj. od godz do godz Wystawca zobowiązany jest do umieszczenia na swoich stronach internetowych, w newsletterach, wydawanych gazetkach i biuletynach, informacji zapowiadającej Targi w terminie nie późniejszym niŝ 8 październik 2011 r. oraz relacji z Targów do dnia 18 października 2011 r. Informacja umieszczona na stronach internetowych powinna się pozostać na niej minimum przez okres dwóch tygodni. KaŜda wiadomość o Targach powinna zawierać informację, Ŝe organizatorem Targów jest Województwo Małopolskie oraz odesłanie/link do strony projektu i Targów W informacjach, w których jest moŝliwość zamieszczenia zdjęć/grafik powinny zostać umieszczone logotypy projektu oraz Województwa dostarczone przez Organizatora. Strona 4 z 5

5 10. Wystawca w miarę moŝliwości poinformuje(zaprosi) swoich współpracowników, studentów/kontrahentów i partnerów o Targach (dacie, miejscu oraz o Województwie Małopolskim jako organizatorze Targów). 11. Organizator będzie informować wszystkich wystawców drogą mailową o pojawiających się artykułach, wiadomościach na temat Targów i ich wystawców. 12. Rezygnacja Wystawcy z wzięcia udziału w wydarzeniu wiąŝe się z brakiem reklamy w katalogu o którym mowa w ppkt Wystawca oświadcza, Ŝe wyposaŝenie i wszelkie ruchomości wnoszone przez niego na teren namiotu wystawienniczego i będące jego własnością, nie będą umieszczane w ciągach komunikacyjnych, ani nie będą utrudniać lub uniemoŝliwiać bezpiecznego poruszania się. 14. Wystawca jako uczestnik Małopolskich Targów Innowacji oświadcza, Ŝe sprzęt wnoszony przez niego na teren części wystawienniczej i będący przedmiotem prezentacji nie stanowi zagroŝenia dla zdrowia i Ŝycia pozostałych uczestników wydarzenia targowo - konferencyjnego oraz, Ŝe ponosi pełną odpowiedzialność za jego dozór podczas trwania imprezy. 15. Wystawca przyjmuje do wiadomości, Ŝe na terenie powierzchni wystawienniczej obowiązuje zakaz palenia tytoniu, uŝywania otwartego ognia, uŝywania grzejników i kuchenek gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji. 16. Wystawca zobowiązuje się do opróŝnienia stoiska wystawienniczego do godziny w dniu 12 października 2011 r. po zakończeniu wydarzenia targowokonferencyjnego. 17. Wystawca, za stwierdzone po zakończeniu Małopolskich Targów Innowacji braki w wyposaŝeniu udostępnionego stoiska wystawowego lub jego uszkodzeniu, moŝe zostać zobowiązany do zapłacenia Wykonawcy, o którym mowa w ppkt. 7 kwotę stanowiącą równowartość aktualnej ceny zaginionego lub uszkodzonego wyposaŝenia lub kosztów doprowadzenia go do stanu pierwotnego. 18. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania poleceń porządkowych Organizatora. 19. Zakłada się, iŝ osoby reprezentujące Wystawcę wyraŝają zgodę na zamieszczanie ich wizerunku (zdjęcia wykonywane podczas wydarzenia) w związku z publikacjami nt. wydarzenia targowo-konferencyjnego i relacjami na stronach internetowych. 20. W przypadku gdy Wystawca, który złoŝył kompletne, wymagane Regulaminem dokumenty w terminie wskazanym przez Organizatora oraz został zakwalifikowany do udziału w Małopolskich Targach Innowacji w dniu 12 października 2011 r., a nie moŝe wziąć w nich udziału w terminie przewidzianym w Regulaminie, ma obowiązek poinformowania o tym fakcie Organizatora minimum 2 tygodnie przed wydarzeniem. 21. Pytania związane z niniejszym regulaminem oraz wydarzeniem pn. Małopolskie Targi Innowacji proszę kierować na adres mailowy imalopolska@umwm.pl. Kraków, dnia roku Strona 5 z 5