Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Opis Przedmitu Zamówienia Zakup systemu infrmatyczneg B2B autmatyzująceg prcesy bizneswe pmiędzy Surfland Dewelper System S.A. i jeg partnerami t główny element inwestycji. Zakup i wdrżenie systemu B2B jest pdstawwym warunkiem d autmatyzacji prcesów bizneswych realizwanych wspólnie przez Wniskdawcę i Partnerów w zakresie bsługi zgłszeń serwiswych, zarządzania prjektami, pracy grupwej (twrzenia kntraktów, umów i innej dkumentacji), zarządzania bazą wiedzy i dkumentami, rzliczeń prjektów. Załżenia pdstawwe systemu B2B Prjekt Wdrżenie systemu B2B autmatyzująceg prcesy bizneswe pmiędzy Surfland Dewelper System S.A. i jej kntrahentami. realizwany przez Zamawiająceg w ramach działania 8.2 Prgramu Operacyjneg Innwacyjna Gspdarka plega na zakupie i wdrżeniu systemu infrmatyczneg B2B autmatyzująceg prcesy bizneswe pmiędzy Surfland Dewelper System S.A. 1 a jeg partnerami bizneswymi raz klientami dla których twrzy systemy infrmatyczne. Zakupiny system infrmatyczny B2B w kntekście innwacyjnści rganizacyjnej bejmie pdstawwe prcesy bizneswe realizwane wspólnie przez Wniskdawcę i Partnerów: - prces bsługi zgłszeń serwiswych - prces zarządzania prjektami - prces pracy grupwej twrzenia kntraktów, umów i innej dkumentacji - prces zarządzania baza wiedzy i dkumentami - prces rzliczeń prjektów 1. Obsługa zgłszeń serwiswych P wdrżeniu systemu papierwy bieg dkumentów związanych z prcesem bsługi zgłszeń serwiswych zstanie całkwicie zastąpiny pprzez elektrniczny bieg dkumentów realizwany pprzez System B2B. Ddatkw wprwadzny zstanie pdpis elektrniczny, którym zstanie pdpisany każdy dkument wprwadzany d Systemu B2B w ramach prcesu rejestracji zgłszenia serwisweg. Każda zmiana na dkumencie w prcesie będzie wymagała ptwierdzenia jej pdpisem elektrnicznym. Śledzenie zmian, wyszukiwanie i udstępnianie dkumentów będzie się dbywał elektrnicznie c znacznie przełży się na szczędnści związane z bsługą umów serwiswych. 2. Zarządzania prjektami P wdrżeniu Systemu B2B prces zarządzania prjektami, który jest jednym z ważniejszych prcesów związanych z wytwarzaniem i wdrażaniem prgramwania przez SDS, będzie realizwany całkwicie elektrnicznie z wykrzystaniem elektrniczneg biegu dkumentów i zadań. Wszystkie dkumenty, które d tej pry były przesyłane drgą papierwą będą mgły być wprwadzane d systemu w frmie elektrnicznej, na bieżąc pprzez przeglądarkę internetwą p strnie partnera. 3. Pracy grupwej (twrzenia kntraktów, umów i innej dkumentacji) P wdrżeniu system B2B będzie wspmagał wspólne twrzenie dkumentacji, umów i kntraktów - 1 Dalej zwaną SDS 1

2 będzie dbał wersjnwanie dkumentów jak i ich bieg elektrniczny pmiędzy zaintereswanymi sbami. 4. Zarządzania bazą wiedzy i dkumentami P wdrżeniu Systemu B2B partner bez żadneg kntaktu z pracwnikami Wniskdawcy będzie miał dstęp d Repzytrium wszystkich dkumentów w każdym mmencie przez przeglądarkę internetwą. Będzie mógł samdzielnie przeszukać listę według dwlnych zadanych przez siebie kryteriów, a następnie ją pdejrzeć pprzez system (elektrnicznie). Każdy dkument będzie wprwadzany d systemu B2B w frmie elektrnicznej, pprzez przeglądarkę www (w dpwiednią ścieżkę elektrniczneg biegu dkumentu) zarówn przez partnera jaki przez pracwników SDS 5. Rzliczania prjektów Przed wdrżeniem systemu fakturwanie prac był przeprwadzane przez pracwników SDS na pdstawie zestawień wyknanych prac i zestawień czaschłnnści zadań. Zestawienia były przygtwywane ręcznie, pza systemem i przesyłane mailw między pracwnikami firmy i partnerami lub dstarczane w wersji papierwej. Na ich pdstawie przeprwadzany był, w frmie papierwej, prces akceptacji kwt d zafakturwania i przekazanie zestawień d wystawienia faktur z systemu FK Wniskdawcy Pdpis elektrniczny Pdpis elektrniczny będzie dtyczył wszystkich dkumentów przesłanych przez partnera raz każdej decyzji pdejmwanej przez partnera w mdułach systemu (centrum wsparcia, zarządzanie prjektami, rzliczenia) i biegu dkumentów. Dzięki temu bydwie strny będą psiadały 100% pewnści, że dkumenty są spójne i rzetelne, c jest niezmiernie isttne w przypadku wymiany danych związanych z prwadznymi prjektami infrmatycznymi i ich rzliczeniami. Należy zaznaczyć, że gdyby jakaklwiek część dkumentu uległa zmianie w trakcie biegu, dkument taki nie przejdzie weryfikacji pd kątem zgdnści pdpisu. W przypadku biegu dkumentów elektrnicznych jest t jedyne ptwierdzenie ryginalnści dkumentu będąceg w biegu raz pświadczenie gwarantujące zrealizwanie przez system decyzji użytkwnika. Wdrżenie technlgii pdpisu elektrniczneg w prcesach bsługi zgłszeń serwiswych, zarządzania prjektami raz rzliczeń prjektów pzwli na wyeliminwanie papierweg biegu dkumentów we wszystkich prcesach bjętych wdrżnym systemem B2B. P wdrżeniu systemu, dane d rzliczeń będą dstępne w frmie elektrnicznej z pzimu Systemu B2B. Cały prces związany z rzliczaniem prjektów, zstanie zastąpiny elektrniczną realizacją pprzez System B2B. Zlikwidwane zstanie w 100% rzliczanie prjektów w tradycyjny (papierwy) bieg dkumentów. Pprzez zastswanie elektrniczneg pdpisu mżliwe będzie całkwite wyeliminwanie papierweg biegu dkumentów w prcesie rzliczania prjektów na rzecz biegu elektrniczneg. W ramach prjektu planuje się wdrżenie platfrmy, która uprządkuje (tzw. wrkflw), zautmatyzuje i przyspieszy wymianę danych pmiędzy Wniskdawcą a jeg Partnerami i klientami. Rzwiązanie zastąpi tradycyjny (papierwy) bieg dkumentów, biegiem elektrnicznym. Dstęp d 2

3 systemu B2B dla Partnerów będzie mżliwy pprzez przeglądarkę internetwą. Zadaniem rzwiązań infrmatycznych stwrznych w ramach prjektu będzie autmatyzacją wyżej wymieninych prcesów bizneswych. Oprgramwanie systemu B2B będzie bejmwał mduły: Mduł centrum wsparcia realizujący prces bsługi zgłszeń serwiswych bejmujący: rejestracja usterek i zgłszeń serwiswych, zmian dtyczących prgramwania lub ddatkwych usług realizwanych przez SDS, bsługa zgłszenia p strnie SDS tj. przyprządkwanie sby dpwiedzialnej za bsługę daneg prjektu przekazanie zadania i stwrzenie zadania na liście zadań d wyknania dla daneg pracwnika lub dstawcy. Pnadt pełen bieg zadania wśród pracwników i dstawców (jeśli zadanie wymaga pracy innych sób) raz kntrla, weryfikacja i akceptacja zadań przez przełżnych, kntrla i mnitrwanie czasu realizacji zgłszeń w pwiązaniu z czasami zawartymi w umwach serwiswych tzw. Service Level Agreement (SLA), aktualizacja statusu stanie daneg zlecenia, jak i współdzielenie tzw. bazy wiedzy dtyczącej błędów, częst zadawanych pytań, instrukcji, dkumentacji itp., rejestracja i kntrla czasu pświęcneg na zadania, rejestracja zamówień przez klientów na nwe mduły systemu, usługi wraz z prcesem infrmwania wycenie, akceptacją ferty, prezentacją statusu realizacji zamówień. Mduł zarządzania prjektami bejmujący: prgnzwanie raz planwanie prjektów pmiędzy SDS a klientami i partnerami, realizacja prjektu (przydzielanie zasbów, harmngramwanie zadań związanych z prjektem, śledzenie histrii zmian związanych z zadaniami prjektu), kmunikacja z klientem prces akceptacji zmian w prjekcie (kszty, terminy realizacji, zmiany w zakresie prjektu itp.), zarządzanie dkumentacją prjektwą, rejestracja czasu pświęcneg na dany prjekt/zadania, kntrla realizacji kntraktów i umów z klientami i partnerami status prjektu, rzliczenia prjektu, należnści itp. Mduł pracy grupwej bejmujący: rejestracja sptkań raz rezerwacja zasbów p strnie SDS raz klientów i partnerów, twrzenie kntraktów, umów raz innej dkumentacji, przydzielanie zadań i zasbów d zadań wraz z ich rzliczaniem i śledzeniem czaschłnnści. Mduł bazy wiedzy -realizujący prces zarządzania wiedzą i dkumentami, bejmujący: baza wiedzy wersjach prgramwania, baza wiedzy knfiguracji aplikacji i wykupinych mdułach prgramwych raz ddatkach (add-n) twrznych na zamówienie klienta, śledzenie, wyszukiwania i udstępnianie dkumentów klientm i partnerm (umwy, prtkły), zarządzanie dkumentacją zmian dedykwanych, instrukcje d prgramu i histrii zmian wersji, przypadki użycia itp. Mduł rzliczeń- realizujący prces rzliczania prjektów z kntrahentami, bejmujący: 3

4 zarządzanie (ddawanie, mdyfikacja) pzycjami sprzedażwymi dla klientów i partnerów, przyprządkwanie zadań d pzycji sprzedażwych, znaczenie pzycji sprzedażwych d zafakturwania, raprtwanie i zestawianie danych finanswych i płacalnści prjektów, zestawień dla rzliczeń. Mduł integracji pdpisu elektrniczneg z mdułami: centrum wsparcia, zarządzania prjektami raz rzliczenia. System wspmagający zarządzanie prjektami, wytwarzaniem prgramwania, sprzedaż, bieg dkumentów raz infrmacji z klientami będzie stwrzny w technlgii Micrsft ASP.NET. Dzięki temu system będzie dstępny z każdeg miejsca na świecie dwlnym czasie z pzimu 3 urządzeń przeglądarki internetwej, telefnu kmórkweg lub urządzenia przenśneg typu PDA. Wszystkie mduły zstaną ze sbą pwiązane biegiem zadań i dkumentów (wrfklw) raz funkcjnalnścią raprtwania i cntrllingu. Dzięki temu wszelkie infrmacje, dane i dkumenty dtyczące klientów raz partnerów firmy, dane i dkumenty dtyczące zgłszeń, zadań, prwadznych prjektów, czasu pracy, wiadmści itp. będą mgły krążyć w uprządkwany spsób zarówn pmiędzy pracwnikami SDS, jak również samymi klientami i partnerami. Obieg dkumentów papierwych dla wszystkich 5 prcesów bjętych Systemem B2B zstanie całkwicie zastąpiny elektrnicznym biegiem dkumentów realizwanym w systemie B2B. Wyeliminwane zstaną między innymi prblemy takiej jak pwstawanie kilku wersji tych samych dkumentów czy też dzięki wprwadzeniu wspólneg repzytrium danych pszukiwanie infrmacji, maili w kilkunastu miejscach w firmie. Pnadt zstanie wprwadzny prządek w kmunikacji pmiędzy aktrami systemu, c przełży się na ich większą efektywnść w działaniu i większe zadwlenie klientów z pracy Spółki. Dzięki pwiązaniu wszystkich głównych mdułów i spięciu ich elementem raprtwania i cntrlingu, Spółka będzie dkładnie wiedziała ile czasu pświęca się na realizacje zadań w danych prjektach. Zarząd Spółki będzie trzymywał na pulpicie infrmacje dtyczące wyników finanswych w rzbiciu na pszczególne prjekty, c ułatwi pdejmwanie decyzji kntynuacji prwadzenia daneg prjektu, jeg zawieszenia czy np. przesunięcia zasbów. Wykrzystane rzwiązania w ramach prjektu w zakresie wymiany danych pzwlą na wykrzystanie wdrżneg rzwiązania B2B we współpracy z klejnymi przedsiębircami, w miarę dalszeg rzwju działalnści gspdarczej wniskdawcy. Włączenie klejnych partnerów we wdrżne rzwiązanie B2B będzie sprzyjał upwszechnieniu jeg efektów, a także pzytywnie wpłynie na sytuację finanswą wniskdawcy. Główne cele prjektwaneg systemu infrmatyczneg t: skrócenie czasu wyknywania pszczególnych czynnści związanych z świadczeniem usług, a przede wszystkim czasu wprwadzania danych raz wymiany infrmacji i dkumentów, efektywniejszą krdynację wspólnych działań, pprawi kmfrt pracy, umżliwi zdalną pracę przy dkładnie definiwanych kmpetencjach kadr, zwiększy zyskwnść działań. 4

5 Wdrżenie platfrmy ma za zadanie zautmatyzwać i przyspieszyć wymianę danych pmiędzy kntrahentami raz pracwnikami Wniskdawcy. Pzwli t także na ciągły dstęp n-line d danych klientów. Rzwiązanie zastąpi tradycyjny (papierwy) bieg dkumentów, biegiem elektrnicznym. Z jednej strny będzie na skierwana d pracwników SDS (rejestracja czasu pracy nad zadaniami, wspólne kalendarze, dane dtyczące klientów, zarządzanie biegiem infrmacji i wspólna praca nad dkumentami itp.) a z drugiej d klientów i partnerów SDS, którzy na bieżąc będą trzymywali infrmacje (pprzez platfrmę pwiadmienia raz sms) na temat statusu prjektu, zadań, ksztów realizacji, płatnści itp. Platfrma zautmatyzuje także prces rzliczania prjektów (fakturwanie, należnści, wymiana danych z partnerami). Pnadt wdrżenie przedmitweg systemu B2B pzwli na efektywną współprace z planwanym Partnerem zagranicznym nad prjektami infrmatycznym. Zastswanie technlgii infrmatycznych i telekmunikacyjnych pzwli na zwiększenie zadwlenia klienta (ze względu na szybszy przepływ infrmacji, czyli lepszą kmunikację raz zniwelwanie wszelkieg rdzaju niedmówień i niejasnści dtyczące prjektu, harmngramów, dkumentów, umów i przede wszystkim zadań leżących p bu strnach prjektu). Dzięki pełnej jasnści i jawnści danych prjekcie, bydwie strny prjektu będą chętniej ze sbą współpracwały, dzięki czemu prwadzny wspólnie prjekt będzie realizwany na czas i w kreślnym budżecie. Pnadt planuje się znaczącą szczędnść czasu pświęcaną becnie przez klientów, dstawców raz pracwników SDS na wymianę maili, rzmwy telefniczne i pwtórne wysyłanie tych samych infrmacji dtyczących prjektów. Znaczne szczędnści przyniesie także uruchmienie funkcjnalnści rzliczania prjektów, wiązanie ich z pzycjami budżetwymi Wniskdawca znacznie graniczy także nakład pracy i kszty związane z bsługą klienta pprzez zastswanie w systemie B2B rzwiązań sambsługi w zakresie dstępu d dkumentów klienta, zadań i zgłszeń serwiswych raz statusów prjektów. Dzięki rzwiązanim sambsługi w systemie B2B Wniskdawcy, klienci i partnerzy będą mieli dstęp d infrmacji nline z dwlneg miejsca na świecie, d zalgwania się d systemu i pbrania infrmacji wystarczy kmputer z przeglądarką internetwą, tablet, telefn czy smartphne. 5