Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Finansowo - Księgowych

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 8/FK/2008 Kierownika MGOPS Myślenice z dnia 31 grudnia 2008 Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Finansowo - Księgowych 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach. 2. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia r. o rachunkowości (z 2002r. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami). 3. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi : a) obrót drukami ścisłego zarachowania Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, b) zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady ewidencji operacji gospodarczych w MGOPS Myślenice Zakładowy Plan Kont c) zasady inwentaryzacji składników majątkowych oraz pozostałych aktywów i pasywów Instrukcja w/s inwentaryzacji, d) zasady gospodarki kasowej - Instrukcja o gospodarce kasowej MGOPS w Myślenicach i ochronie wartości pieniężnych. e) Zasady ewidencji środków trwałych Zasady gospodarki majątkiem trwałym i zasady odpowiedzialności za powierzone mienie, Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: a) ośrodku oznacza to Miejsko-Gminny Ośrodek pomocy Społecznej w Myślenicach b) Kierownik jednostki oznacza to Kierownika MGOPS Myślenice c) Głównym księgowym oznacza to głównego księgowego MGOPS w Myślenicach

2 CZĘŚĆ I. 1. Zasady i uwarunkowania funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej 1.1 Pojęcie kontroli wewnętrznej Pod pojęciem kontroli wewnętrznej należy rozumieć ogół zabezpieczeń, które przyczyniają się do panowania nad Ośrodkiem. Jest ona czynnością prawidłowej organizacji jednostki, na którą składa się ogół metod i reguł stosowanych w sposób ciągły i systematyczny, mających na celu ochronę mienia, zwiększenie efektywności działania, zabezpieczenie i zapewnienie celowości dysponowania posiadanymi środkami, zapewnienie prawidłowości i rzetelności danych ewidencji i sprawozdawczości, jak również przestrzegania przez wszystkich pracowników ustalonego porządku pracy oraz obowiązujących norm prawnych i prawidłowego wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych. Na kontrolę wewnętrzną składa się zespół środków kontrolnych, księgowych i innych, które kierownictwo ustala, stosuje i nadzoruje, aby zapewnić sprawne prowadzenie działalności, ochronę majątku i wiarygodność zapisów księgowych oraz wypływających z nich rocznych sprawozdań finansowych. Kontrola wewnętrzna musi zatem zapewniać przeświadczenie, że: - operacje są wykonywane zgodnie z decyzjami kierownictwa - operacje są zapisywane w taki sposób, że roczne sprawozdania finansowe są rzetelne i wiarygodne oraz oddają wierny obraz wyniku finansowego, jak też sytuacji majątkowej i finansowej - aktywa jednostki są chronione W zakres kontroli wewnętrznej wchodzą wszystkie występujące w Ośrodku procesy gospodarcze i finansowe, administracyjne, techniczne dotyczące prowadzonej działalności. Ponadto kontroli podlegają efekty rzeczowe i finansowe odzwierciedlające procesy gospodarcze oraz dokumenty, urządzenia księgowe i sprawozdania. 1.2 Funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej. Prawidłowość funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej oparta jest w dużej mierze na prawidłowym rozdziale obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Oczywiste względy bezpieczeństwa nakazują, aby pewne funkcje były wyraźnie od siebie oddzielone. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej wymaga: - wprowadzenia organizacji pracy przewidującej ścisły i jednoznaczny podział pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych stanowiskach pracy, - ustalenia jednoznacznego dla każdego stanowiska pracy osoby, zakresu czynności, odpowiedzialności i kontroli - określenia trybu i sposobu dokumentowania, akceptowania, ewidencji zamierzonych realizowanych i zrealizowanych operacji i zdarzeń gospodarczych wraz ze wskazaniem na stanowiska pracy bądź osoby, które i do jakich czynności są upoważnione bądź zobowiązane. - przyjęcie zasady, że żaden pracownik nie może być wykonawcą wszystkich czynności składających się na proces decyzyjny odnośnego zamierzenia, operacji gospodarczej, od początku do końca, zaś ewentualne wyjątki od tej zasady powinny być wyraźnie określone w zakresie czynności i odpowiedzialności tych stanowisk pracy bądź osób, które będą posiadać prawo do odstępstwa od tej zasady. 2

3 - wszelkie działania lub zaniechania naruszające zasady i obowiązki kontroli wewnętrznej na każdym szczeblu zarządzania stanowi czynnik do negatywnej oceny pracownika z zastosowaniem sankcji ustalonej w stosownych regulaminach - realizacji zasady, ze pracownicy poszczególnych komórek oraz samodzielnych stanowisk pracy ponoszą odpowiedzialność służbową z tytułu wykonywania powierzonych im obowiązków, w tym również obowiązków kontroli. Odpowiedzialność materialną ponoszą wszyscy pracownicy, którzy uchybili powierzonym obowiązkom i jeśli te uchybienia spowodowały powstanie strat. Do takich obowiązków należy odpowiedzialność materialna, szczególnie polegająca na odpowiedzialności za ubytki rzeczowych składników majątkowych, w przypadku ich rozdysponowania niezgodnie z przepisami, względnie pozostawienia bez opieki. 1.3 Formy kontroli wewnętrznej: Kontrolę wewnętrzną klasyfikuje się w zależności od ich rodzaju i formy jako: 1. funkcjonalną sprawowaną w ramach powierzonych obowiązków pracownikom sprawującym funkcje kierownicze ( nadzór, kontrola kierownicza), 2. instytucjonalną- sprawowaną przez powołane komórki- stanowiska pracy, którym obok obowiązków kontroli wynikających ze sprawowanych funkcji powierzono obowiązek kontroli innych stanowisk pracy, kierowanych przez inne osoby, 3. samokontrolę- sprawowaną przez każdego pracownika w oparciu o powierzony mu zakres czynności. W ramach tej kontroli jest on obowiązany do dokonywania samokontroli wykonywanych przez siebie czynności przy sporządzaniu odpowiedniej dokumentacji, niezbędnej do udokumentowania następujących w Ośrodku operacji finansowych. Czynności kontrolne sprawowane zarówno w ramach spełnianych funkcji jak i w ramach powierzanych obowiązków z punktu widzenia czasu ich wykonania dzielą się na : 1) kontrolę wstępną- wykonywaną przed podjęciem decyzji o realizacji określonej operacji finansowej pod kątem celowości, gospodarności, legalności i rzetelności. Ma ona na celu min. zapobieżenie nieprawidłowym decyzjom, naruszeniom dyscypliny budżetowej, zapewnienie prawidłowości wykonywania planu finansowego Ośrodka. Obowiązek wykonywania kontroli wstępnej spoczywa na wszystkich stanowiskach pracy w szczególności zaś w zakresie dokumentów dotyczących wysokości przyznawanych zasiłków, ich wypłaty oraz ich zmian, planów finansowych oraz ich zmian. 2) kontrolę bieżącą- wykonywaną w toku realizacji finansowej- jej celem jest min. stwierdzenie czy przebieg realizacji operacji jest zgodny z poprzednimi ustaleniami. Badanie dokumentów w ramach kontroli bieżącej obejmuje kontrolę pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Obowiązek wykonywania kontroli bieżącej spoczywa na Kierowniku Ośrodka, Głównym Księgowym lub osobach pisemnie przez nich upoważnionych. 3) kontrolę następną- polegającą na badaniu czynności dokonanych. Przeprowadzana jest po zakończeniu czynności gospodarczych w oparciu o dokumentację źródłową. Jej celem jest stwierdzenie czy realizacja operacji została wykonana zgodnie z przyjętymi ustaleniami przy podejmowaniu decyzji oraz na ustaleniu odchyleń od stanu faktycznego. Kontrolę następną przeprowadza Kierownik Ośrodka. Upoważnienia i protokoły do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej stanowią załączniki 1, 2, 3, 4, do niniejszej instrukcji. 3

4 1.4 Do obowiązków Głównego Księgowego w ramach kontroli wewnętrznej operacji gospodarczej należy dokonywanie: -wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków - wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonania planów finansowych jednostki oraz ich zmian - następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań Dowodem dokonania przez głównego księgowego kontroli wewnętrznej operacji gospodarczej jest jego podpis złożony na dokumentach tej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że: -sprawdził, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym -nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta, - posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej oraz operacja mieści się w planie finansowym jednostki -stwierdził formalno- rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. Główny Księgowy w razie ujawnienia: - nieprawidłowości formalno- rachunkowych dokumentu zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia - nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie lub planie finansowym, odmawia jego podpisania. Odmowa podpisania przez głównego księgowego dokumentu poddanego kontroli następnej powoduje księgowania kwoty operacji gospodarczej, której dokument dotyczy, jako kwoty do dalszego rozliczania. Jednocześnie główny księgowy powinien zawiadomić pisemnie kierownika jednostki o odmowie podpisania dokumentu, odmowę te umotywować oraz przedstawić wniosek co do sposobu rozliczania kwestionowanej operacji gospodarczej. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zawiadomienia kierownik jednostki wyda w formie pisemnej polecenie rozliczenia operacji w sposób zakwestionowany przez głównego księgowego, główny księgowy jest obowiązany dokument podpisać i przekazać do zaksięgowania stosownie do polecenia, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie dyspozycji kierownika jednostki stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie. W razie gdy wykonanie polecenia kierownika stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie główny księgowy jest zobowiązany powiadomić o tym organy ścigania przestępstw. Główny księgowy może upoważnić podległych mu pracowników do przeprowadzania w określonym zakresie kontroli wewnętrznej, jak również do podpisywania dokumentów nie wymagających zgłoszenia odmowy podpisu. Upoważnienie to wpisuje się w zakres obowiązków pracownika. W razie stwierdzenia, że zachodzą podstawy do zgłoszenia odmowy podpisu, pracownik powinien niezwłocznie przedstawić sprawę głównemu księgowemu. 4

5 W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: 1. wnioskować określenie trybu, wg którego mają być wykonywane przez inne działy prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, księgowości i sprawozdawczości finansowej. 2. żądać od innych pracowników udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 3. żądać od innych pracowników usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania obiegu i kontroli dokumentów - systemu kontroli wewnętrznej 4. występować do kierownika jednostki z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które leżą w zakresie działania głównego księgowego. 5

6 CZĘŚĆ II. 1. Rodzaje dowodów księgowych. 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zamierzonych będących w toku realizacji, bądź zrealizowanych czynnościach albo stwierdzających pewien stan rzeczy. Powiązanie dokumentu ze skutkami zdarzeń przez nie odzwierciedlanych umożliwia wyróżnienie: - dowodów księgowych czyli tych dokumentów, które odzwierciedlają operacje gospodarcze i w związku z tym stanowią podstawę zapisów księgowych( wyciągi bankowe, faktury) - dokumentów odzwierciedlających takie zdarzenia gospodarcze, które nie powodują zmian w składnikach bilansowych( aktywów i pasywów) i w związku z tym nie podlegają księgowaniu( umowy, zamówienia, protokoły) Różnorodność zdarzeń gospodarczych występujących w Ośrodku powoduje powstanie dużej liczby dokumentów zróżnicowanych pod względem formy i treści. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które dzielimy na: a) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. dowody te są podstawą zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe wtórne: - zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych: -Np. raport kasowy - pozycje muszą być pojedynczo wymienione - Do wszystkich list zasiłków przelewanych na konta przez Ośrodek sporządza się pk. tj zestawienie zbiorcze dla każdej listy osobno. - zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, - korygujące poprzednie zapisy (PK-polecenie księgowania), - rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Poza spełnianiem podstawowej roli jaką jest podstawa zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych - prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe mają za zadanie: - stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, 6

7 - stworzenie podstaw do dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowiązków, RODZAJE DOKUMENTÓW FINANSOWO- KSIĘGOWYCH WYSTĘPUJĄCYCH W MGOPS MYŚLENICE Rodzaj dokumentu Dokumenty zewnętrzne obce 1. Faktura VAT (zakup) 2. Rachunek 3. Rachunek do umowy o dzieło/ zlecenie 4. Decyzja 5. Postanowienie 6. Protokół przekazania przyjęcia 7. Umowa 8. Wyciąg bankowy Inne Dokumenty zewnętrzne własne 1. Rachunek 2. Wezwania do zapłaty 3. Kasowy dowód wpłaty 4. Kasowy dowód wypłaty 5. Czeki gotówkowe 6. Sprawozdania 7. Dokument przekazania-przyjęcia 8. Oświadczenie dla celów podatkowych 9. Oświadczenie dla celów ubezpieczeń 10. Umowa 11. Decyzja 12. Postanowienie 13. Deklaracje podatkowe 14. Deklaracje ZUS Inne Dokumenty wewnętrzne 1. Raport kasowy 2. Dokument przyjęcia środka trwałego 3. Dokument likwidacji środka trwałego /pozostałego środka trwałego 4. Decyzja 5. Polecenie wyjazdu służbowego krajowego 6. Rozliczenie ryczałtów samochodowych 7. Lista płac 8. Polecenie księgowania 9. Formularz zgłoszeniowy 10. Polecenie wypłaty Inne 7

8 2. Cechy dowodu księgowego. 1. Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawowymi cechami prawidłowego dowodu księgowego są: 1) rzetelność w myśl art.22 ustawy oznacza, iż powinien on być zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje 2) kompletność oznacza, że powinien zawierać co najmniej dane określone w art.21 ustawy: a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych c) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określenie także w jednostkach naturalnych d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania 3) bezbłędność rachunkowa oznacza, że każdy dowód powinien być wolny od błędów rachunkowych 4) nie wymienione bezpośrednio w ustawie: a) chronologiczność wystawianych kolejno dowodów tego samego rodzaju oraz systematyczność i ciągłość numerowania b) jednolitość dokumentowania operacji gospodarczych lub finansowych przejawiająca się tym, iż na jednym dowodzie księgowym można dokumentować tylko operacje tego samego rodzaju c) trwałość zapisu na dowodzie (dokonywanie zapisu w sposób uniemożliwiający zanik treści z upływem czasu) d) podmiotowość dowodu księgowego, oznaczająca, iż każdy dowód powinien zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej e) poprawność formalna oznacza zgodność z przepisami f) poprawność merytoryczna oznacza prawidłowość wystawienia dowodu i zawartej treści wg zasad i metodologii zawodowej, zgodnie z normami i klasyfikacjami 2. Niedopuszczalne jest dokonanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 3. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. ] 4. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności wyrażeń lub liczb, wpisanie treści 8

9 poprawnej oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 5. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu Kontrola merytoryczna. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody. Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu rzetelności danych zawartych w dowodzie, a także sprawdzeniu celowości, gospodarności i legalności operacji dokonanych w oparciu o dowód. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu: 1. czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, 2. czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione, 3. czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, 4. czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne do prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia, itp., 5. czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, 6. czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, 7. czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem. Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, który winien zawierać datę i podpis sprawdzającego. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznionej w tej formie będzie podstawą do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędnym jest jego uzupełnienie, które należy umieścić na odwrocie dokumentu. Kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej podpisuje się pod n/w pieczątką : 9

10 Kontroli merytorycznej dokonują wyznaczeni pracownicy jednostki posiadający upoważnienie do wstępnej merytorycznej kontroli zewnętrznych dokumentów księgowych wpływających do ośrodka. 3.2 Kontrola formalno rachunkowa. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu: 1. czy dowód posiada cechy dowodu księgowego, 2. czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu. 3. czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym, 4. czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych, Korekta błędów zawartych w dowodach może być dokonywana tylko w sposób określony przepisami ustawy o rachunkowości. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady rachunkowe. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje główny księgowy jednostki. Kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę przeprowadzenia kontroli, opatrując klauzulę własnym podpisem zgodnie z pieczątką: Do kontrolującego należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie oraz zadbanie o to, ażeby dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione. Po przeprowadzeniu kontroli dokumentów dokonuje się dekretacji każdego dowodu księgowego. Dekretacja określa ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1. segregację dokumentów, która polega na wyłączeniu z ogółu dokumentów tych, które nie 10

11 podlegają księgowaniu, podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi rejestrami, kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres; 2. sprawdzenie prawidłowości dokumentów, które ma na celu sprawdzenie, czy są podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym; 3. właściwa dekretacja( oznaczenie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych) Właściwa dekretacja polega na: 1. nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, 2. umieszczeniu na dowodzie adnotacji: - na jakich kontach syntetycznych i analitycznych ma być dokument zaksięgowany, - o zakwalifikowaniu dowodu zgodnie z właściwą klasyfikacją budżetową (rozdział, paragraf) 3. Dokonaniu dekretacji przez głównego księgowego lub osoby przez niego wyznaczonej. Do dekretacji należy stosować pieczątkę: 11

12 4. Obieg dokumentów księgowych obcych faktury, rachunki, noty obce l.p 1 SEKRETARIAT - Na dokumentach wpływających do sekretariatu odciska się pieczątkę: - następnie dokumenty są przekazywane do kierownika Ośrodka lub jego zastępcy. 2 KIEROWNIK OŚRODKA - dokonuje wstępnej kontroli, parafuje, kieruje dokumenty do wyznaczonych pracowników upoważnionych do kontroli merytorycznej 3 Wyznaczeni pracownicy ośrodka posiadający upoważnienie do merytorycznej kontroli zewnętrznych dokumentów księgowych wpływających do Ośrodka - kontrola merytoryczna, opisanie dokumentu 4 GŁÓWNY KSIEGOWY - kontroluje dokument pod względem formalno rachunkowym, - przedstawia do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. Razem z kierownikiem podpisuje pieczątkę zatwierdzającą do wypłaty, - zleca wykonanie przelewu lub przekazuje do kasy, w celu wypłaty gotówkowej 12

13 Sposób postępowania z dowodami obcymi Wszelkie dowody obce odzwierciadlające konieczność uiszczenia należności na rzecz kontrahentów ( faktury i rachunki za dostawę rzeczowych składników majątkowych, roboty i usługi) wpływające do Ośrodka drogą pocztową lub w inny sposób, podlegają wstępnej kontroli Kierownika a następnie przekazywane są do wydziału finansowo- księgowego. Wyjątek stanowią faktury, rachunki za dożywianie dzieci w szkołach i przedszkolach, stołówkach, a także osób dorosłych w barach. Dowody te są być przekazywane merytorycznemu pracownikowi odpowiedzialnemu za dożywianie. Pracownik ten posiada upoważnienie do kontroli zgodności tych dokumentów z wydaną decyzją, co wynika z jego zakresu obowiązków. Po skontrolowaniu i opisaniu rachunku, dokument jest przekazywany do Głównej Księgowej. Czas wykonywania powyższych czynności ustala się na trzy dni robocze, a w przypadku gdy termin płatności przypada w dniu otrzymania dokumentu lub w dniu następnym- niezwłocznie po jego otrzymaniu. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi na podstawie otrzymanych dokumentów sporządza dowód OT, wpisuje środek trwały do księgi inwentarzowej, a na fakturze dotyczącej zakupu środka trwałego wpisuje miejsce użytkowania środka trwałego, numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer dowodu OT, a następnie przekazuje dokument wraz z dowodem OT do wydziału finansowo- księgowego. Czas wykonywania powyższych czynności ustala się na jeden dzień roboczy, a w przypadku gdy termin płatności przypada w dniu otrzymania dokumentu lub w dniu następnymniezwłocznie po jego otrzymaniu. Wydział finansowo- księgowy: - przeprowadza kontrolę formalno- rachunkową dokumentu i w zależności od rodzaju dokumentu dokonuje wszystkich innych czynności( naliczeń, potrąceń, zgłoszeń) wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów prawnych lub umów - przedkłada sprawdzony dokument do zatwierdzenia osobom upoważnionym - zleca dokonanie przelewu (jeżeli zapłata ma nastąpić bezgotówkowo) lub przedkłada dowód w kasie w celu dokonania wypłaty gotówkowej. Czas wykonywania powyższych czynności ustala się dwa dni robocze, a w przypadku gdy termin płatności przypada w dniu otrzymania dokumentu lub w dniu następnym- niezwłocznie po jego otrzymaniu. - księguje i archiwizuje dokument 5. Przechowywanie dokumentów księgowych. 1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. 13

14 2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątkowe, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki komputerowe, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. 3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust Trwałemu przechowywaniu podlegają: 1) roczne plany finansowe 2) roczne sprawozdania finansowe 3) plany kont 5. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe - 5 lat, 2) karty wynagrodzeń pracowników oraz listy płac - przez okres 50 lat 3) przepisy dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 10 lat, 4) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat, 5) plany oraz sprawozdania miesięczne, kwartalne oraz za okresy inne niż roczne 5 lat 6) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. 6 Okresy przechowywania ustalone w ust.5 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 6. Zabezpieczenie dokumentów księgowych. Mienie będące własnością lub zdeponowane w zakładzie powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenia służbowe, w których chwilowo nie przebywa pracownik winno być zamknięte na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy budynek zakładu oraz wszystkie pomieszczenia powinny być zamknięte na klucz, a okna pozamykane. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w specjalnej gablocie. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda kierownika. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach. Gotówka w czasie godzin pracy oraz po jej zakończeniu powinna być przechowana w kasie pancernej w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia zakładu ponosi jej kierownik. 14

15 Załącznik nr 1 do instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo- księgowych Upoważnienie nr. do przeprowadzenia kontroli kasy Upoważniam Panią/a.. /imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe/ do przeprowadzenia kontroli w Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach w zakresie prowadzenia kasy. Kontrolę należy przeprowadzić w dniach Kontrolujący jest upoważniony do wglądu do wszystkich dokumentów kasowych. /miejscowość, data/. /podpis kierownika/ 15

16 Załącznik nr 2 do instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo- księgowych PROTOKÓŁ z kontroli kasy w MGOPS w Myślenicach W dniu. W Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach kontrolujący, działając na podstawie /imię i nazwisko, stanowisko służbowe/ upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nr z dnia.. skontrolował stan kasy, a w nim: - zgodność stanu gotówki z raportem kasowym - zgodność zapisów w raporcie kasowym z dokumentacją - zgodność prowadzenia kasy z instrukcją W wyniku kontroli stwierdzono: Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz wręczono głównemu księgowemu, a drugi kasjerce. Podpisy: /osoby kontrolującej/ /kasjerki/ /główny księgowy/ /kierownik/ 16

17 Załącznik nr 3 do instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo- księgowych Upoważnienie nr. do przeprowadzenia kontroli Upoważniam Panią/a /imię i nazwisko, stanowisko służbowe/ do przeprowadzenia kontroli w Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach w zakresie. Kontrolę należy przeprowadzi w dniach.. Kontrolujący jest upoważniony do wglądu do wszystkich dokumentów... /miejscowość, data/ /podpis kierownika/ 17

18 Załącznik nr 4 do instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo- księgowych PROTOKÓŁ z kontroli.. w MGOPS w Myślenicach W dniu. W Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach kontrolujący., działając na podstawie upoważnienia do /imię i nazwisko, stanowisko służbowe/ przeprowadzenia kontroli nr. z dnia.. skontrolował: W wyniku kontroli stwierdzono: Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano. Podpisy:.... /osoby kontrolującej/ /osoby skontrolowanej/ /kierownik/ 18

19 Oświadczam że zapoznałam się z Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych 1) 2) 3)... 4). 5) 6) 7). 8) 9) 10) 11) 12) 13)... 14) 15).. 16) 17). 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26)... 27) 28) 29) 30) 31) 32) 33) 34) 19