Instrukcja obsługi programu Przelew

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi programu

2 Spis treści 1. Instalacja programu 3 2. Operowanie klawiaturą 3 3. Ustawienia wstępne Dane firmy Użytkownicy Spis firm Archiwizacja Aktualizacja Import/eksport Kontrahenci y 8 4. y 9 5. Dane kontrahentów Osoby Urzędy Współpraca z programami serii PCBIZNES Aga, Ala i Ewa Sortowanie, szukanie i filtrowanie Sortowanie Szukanie i filtrowanie Wydruki Podgląd wydruku Definiowanie wydruków Wydruki definiowane Archiwizacja danych Aktualizacja programu Przeniesienie programu na inny komputer, formatowanie dysku twardego 21 2

3 1. Instalacja programu Pakiet instalacyjny programu składa się z: 1. Płyty instalacyjnej CD-ROM. 2. Karty licencyjnej i rejestracyjnej. 3. Płyty CD-ROM z plikiem licencji. Instalacja programu obejmuje następujące etapy: 1. Instalacja programu z płyty CD-ROM Aby zainstalować program z płyty CD-ROM, należy wykonać następujące czynności: Zamknąć wszystkie programy. Włożyć płytę instalacyjną do napędu CD-ROM. Jeżeli program nie uruchomi się automatycznie, należy wybrać w Windows menu Start Uruchom i wpisać D:\Stream, gdzie D jest literą napędu CD, po czym wcisnąć klawisz <Enter>. Po uruchomieniu programu pojawi się ekran powitalny. Należy wcisnąć przycisk <Dalej>. W kolejnym okienku, należy wybrać <Instalacje programów>. Wybieramy program z wersji pełnych. Uruchomiona zostanie instalacja programu. Aby zainstalować program poprawnie, należy postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie monitora. 2. Rejestracja licencji za pomocą płyty CD Podczas rejestracji licencji za pomocą płyty CD, należy wykonać następujące czynności: Włożyć płytę CD do napędu i skopiować plik licencji na dysk twardy komputera, np. C:\. Uruchomić zainstalowany program za pomocą ikony programu znajdującej się na Pulpicie lub wybierając z menu Start (np. Start Programy(Wszystkie programy) STREAM soft ). Podczas pierwszego uruchomienia program zapyta o sposób rejestracji. Należy wówczas wybrać opcję rejestracji za pomocą płyty licencyjnej i potwierdzić przyciskiem <OK>. Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku licencji, przeniesionego z płyty na dysk, np. C:\. Jeżeli została uruchomiona wersja demonstracyjna programu (zaznaczono parametr Zarejestruję się później, uruchom wersję demonstracyjną w oknie System kontroli licencji), to należy wybrać z menu programu opcję Inne Operacje na licencji i zaznaczyć parametr Pobranie nowego pliku licencji i zatwierdzić przyciskiem <OK>. Następnie pojawi się okno, w którym, należy wskazać lokalizację pliku licencji, np. C:\ i zatwierdzić przyciskiem <OK>. Jeśli plik licencji został poprawnie skopiowany, to na ekranie monitora pojawi się komunikat, który potwierdzi prawidłowe wczytanie licencji. Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem <OK>, program wyświetli aktualny stan licencji programu oraz dane właściciela. Rejestracja licencji zostanie zakończona. Parametry zainstalowanej licencji można sprawdzić, wybierając z menu głównego programu opcję Pomoc O programie. W celu zmiany parametrów licencji skontaktuj się z dystrybutorem lub firmą STREAM soft. 2. Operowanie klawiaturą We wszystkich programach wchodzących w skład pakietu PCBIZNES, przy przeglądaniu danych, można posługiwać się klawiszami funkcyjnymi od <F1> do <F9>. Dzięki temu możliwe jest wywoływanie opcji bez użycia myszy. 3

4 Spis opcji programu dostępnych za pomocą klawiszy funkcyjnych: Ikona w programie Opis funkcji Klawisz funkcyjny Nie występuje Uruchamia pomoc <F1> Pokaż Umożliwia bezpieczne przeglądanie danych, bez możliwości poprawy. <F2> Dodaj Sortuj Popraw Szukaj Ustal filtr Usuń Drukuj Umożliwia dodanie nowej pozycji np. nowego kontrahenta do spisu. Zmienia sposób sortowania, czyli porządkowania zapisów w tabeli. Umożliwia poprawę wskazanej pozycji z tabeli. Umożliwia odszukanie pozycji według zadanego kryterium. Umożliwia filtrowanie danych według zadanego kryterium. Służy do anulowania lub kasowania zbędnej pozycji. Operacja jest nieodwracalna. Umożliwia wydrukowanie danych z aktualnej tabeli. <F3> <F4> <F5> <F6> <F7> <F8> <F9> Wewnątrz okien edycyjnych można poruszać się pomiędzy polami lub zakładkami za pomocą kombinacji klawisza <Alt> oraz litery zapisanej z podkreśleniem, np. Zamknij <Alt+z> (najpierw przycisnąć <Alt> i jednocześnie trzymając <Alt>, nacisnąć klawisz z). Korzystając z klawiszy funkcyjnych oraz skrótów (<Alt>+litera) można znacznie przyspieszyć prace polegające na wprowadzaniu dużej ilości zapisów. Między kolejnymi polami w oknach edycyjnych, użytkownik może poruszać się za pomocą klawisza <Tab> (lub <Enter>). Aby cofnąć się do poprzedniego pola, należy wcisnąć klawisz <Shift> i trzymając go nacisnąć klawisz <Tab> (lub <Enter>). Użytkownik może zmieniać zakładki (przełączać się pomiędzy nimi) wciskając klawisz <Ctrl> i jednocześnie naciskając <Tab>. Chcąc cofnąć się na poprzednią zakładkę, należy wcisnąć jednocześnie klawisze <Shift+Ctrl> i trzymając je, nacisnąć klawisz <Tab>. Aktywne okno można zamknąć, naciskając kombinację klawiszy <Ctrl+F4> lub <F12>. Wyjść z programu można poprzez naciśnięcie kombinacji <Alt+F4>. Aby uzyskać polskie litery, należy wciskając prawy klawisz <Alt> i trzymając go wybrać podstawową literę np. <Alt>+a=ą. Wyjątkiem jest litera ź, którą uzyskujemy poprzez naciśnięcie klawiszy <Alt>+x. Jeżeli chcemy uzyskać wielką literę, należy do klawisza(y) dołączyć klawisz <Shift>. Przy pisaniu wielkimi literami przez dłuższy czas, należy wcisnąć klawisz <Caps> (lub <CapsLock> w zależności od klawiatury). Ponowne naciśnięcie tego klawisza odwołuje pisanie wielkimi literami. 4

5 Wpisując duże ilości danych liczbowych można korzystać z klawiatury numerycznej (podobnej do kalkulatora). Działa ona wtedy, gdy lampka z napisem Num Lock jest zapalona. Jeśli klawiatura numeryczna jest wyłączona (lampka się nie świeci), aby ją włączyć należy wcisnąć klawisz <Num Lock>. Chcąc wprowadzić tekst, który jest już w innym miejscu wpisany, można skorzystać z kopiowania zaznaczonych tekstów. Zaznaczamy tekst poprzez przytrzymanie klawisza <Shift> i naciskanie strzałek na klawiaturze. Zaznaczony tekst zmieni kolor tła. Należy go teraz zapamiętać. Służą do tego klawisze <Ctrl+C>. Następnie przechodzimy do miejsca, w którym chcemy umieścić zapamiętany tekst i wciskamy klawisze <Ctrl+V>. Zapamiętany tekst zostaje usunięty z pamięci po ponownym wciśnięciu klawiszy <Ctrl+C> (zapamiętanie innego tekstu). W ten sposób możemy przenosić, np. nazwy kontrahentów, lub ich numery NIP do innych programów. Jeżeli na zaznaczonym tekście zaczniemy pisać, tekst ten zostanie zastąpiony nowo wpisanym. W okienkach z tabelą danych można zobaczyć wszystkie, dostępne w danej chwili, opcje uruchamiając podręczne menu. W tym celu, należy wcisnąć na tabeli danych prawy klawisz myszki lub na klawiaturze klawisz z wizerunkiem menu i strzałki (nie na wszystkich klawiaturach klawisz ten istnieje). Korzystanie z menu podręcznego może przyspieszyć pracę. W polach wartościowych lub kwotowych (tzn. w takich, do których należy wpisać wartość liczbową lub kwotę), można skorzystać z podręcznego arkusza kalkulacyjnego. Do tego celu służy kombinacja klawiszy <Ctrl+K>. Możemy tam skorzystać z dodatkowych obliczeń i wynik przepisać do aktualnego pola. 3. Ustawienia wstępne Przed rozpoczęciem pracy z programem, należy wprowadzić dane konieczne do jego prawidłowego funkcjonowania. Dane te wprowadzamy w menu Inne Ustawienia. Wszystkie ustawienia zostały podzielone na sekcje, opisane w dalszej części instrukcji. 3.1 Dane firmy Podstawowe dane, wymagające ustawienia, to dane firmy i jej konta bankowe. Konta bankowe firmy wprowadzamy po przyciśnięciu przycisku Konta bankowe firmy, natomiast dane firmy, przyciskając przycisku Popraw dane firmy. Dane firmy rozmieszczone są na następujących zakładkach: 1. Podstawowe Identyfikator krótka nazwa aktualnie wybranej firmy wyświetlana w lewym dolnym rogu ekranu. Wprowadzana podczas tworzenia spisu firm. Nazwa skrócona pole dodatkowe. Nazwa nazwa drukowana na przelewach i wpłatach. NIP numer identyfikacji podatkowej firmy. Telefon, Fax, dane dodatkowe, nie drukowane na formularzach. 2. Adres Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Miejscowość, Kod pocztowy dane drukowane na formularzach. Województwo, Poczta, Miejsce wystawiania dokumentów dane dodatkowe, nie drukowane na formularzach. 3. Bank 5

6 Domyślne konto bankowe konto podpowiadane domyślnie podczas wystawiania przelewów i wpłat. Konto wybieramy ze słownika Konta bankowe firmy, przywoływanego klawiszem <F6> lub wybraniem myszką przycisku słownika, znajdującego się po prawej stronie pola. W wywołany słownik należy wprowadzić wszystkie wykorzystywane do wykonywania przelewów konta. Nazwa konta wyświetlana będzie w spisie wystawionych przelewów. 4. ZUS Zakładka ta zawiera numery kont bankowych dotyczących ZUS oraz Typ identyfikatora uzupełniającego i Identyfikator uzupełniający płatnika. 3.2 Użytkownicy W sekcji tej można dodać nowego użytkownika (osobę obsługującą program), poprawić jego dane lub usunąć go ze spisu. Realizacja tych funkcji możliwa jest dzięki wbudowanemu menu: Program, po zainstalowaniu, zakłada jednego użytkownika o nazwie Admin z hasłem admin. Aby osoby niepowołane nie miały dostępu do danych zawartych w programie, należy zmienić to hasło. W tym celu trzeba nacisnąć klawisz <F5> (lub ikonę Popraw) i wpisać nowe hasło w polach: Hasło i Hasło powtórzone. Duże i małe litery nie mają znaczenia. Dodatkowo każdemu użytkownikowi można nadać prawa do poszczególnych opcji. Służy do tego przycisk na oknie Edycji danych użytkownika. Po jego naciśnięciu, pojawi się okno edycyjne, w którym będzie można ustawić prawa dla poszczególnych użytkowników. Przycisk umożliwia ustalenie, do których firm użytkownik ma prawo. Domyślnie użytkownik ma prawo do wszystkich firm. Nie jest możliwe ustanowienie praw dla użytkownika Admin, ponieważ ma on dostęp do wszystkich opcji w programie oraz do wszystkich firm. 6

7 3.3 Spis firm Program może obsługiwać wiele firm. Wszystkie firmy powinny zostać wprowadzone do spisu. Jeśli do spisu firm wprowadzimy więcej niż jedną firmę, wówczas na pasku ikon wyświetlona zostanie ikona zmiany firmy. Wszystkie wprowadzone do spisu firmy powinny posiadać uzupełnione dane opisane w rozdziale Ustawienia wstępne. 3.4 Archiwizacja W tej sekcji określamy katalog, do którego wykonywana będzie archiwizacja danych. Program archiwizuje dane po wybraniu przycisku <Archiwizacja> podczas zamykania programu. Archiwizacja danych jest kopią bezpieczeństwa na wypadek awarii, np. dysku twardego. Zaleca się wykonywanie kopii (np. na dysk zewnętrzny) po każdej większej operacji wprowadzania danych, nie rzadziej niż raz w tygodniu. Domyślnie w ustawieniach programu, wpisany jest katalog archiwizacji jako A:\, co powoduje, że program chce archiwizować dane na dyskietkę. Zmiana tego katalogu na inny (np. na dysk zewnętrzny) sprawia, że kopia wykonywana będzie na podany dysk zewnętrzny. 3.5 Aktualizacja W tym miejscu można zaznaczyć, czy program ma automatycznie sprawdzać czy jest dostępna nowa wersja programu i w jakich dniach ma to sprawdzać. 3.6 Import/eksport Ustawienia zawarte w tej grupie pozwalają określić parametry dotyczące importu przelewów wystawionych w innych programach firmy STREAM soft: KOM, KKH, KKP lub Aga, Ala, Ewa. Możliwy jest również import przelewów z programów innych firm. 1. Plik z przelewami import to pole określa katalog i nazwę pliku z którego program odczytuje eksportowane z innych programów przelewy. Katalog ten, należy ustawić w konfiguracji programów DOS-owych lub w menu Opcje przed wydrukami przelewów w programach Aga, Ala i Ewa. 2. Plik z przelewami eksport pole to określa katalog i nazwę pliku do którego program eksportuje przelewy. 3. Format przelewu określa format importowanego pliku. W wersji 2.0x możliwe jest wybranie jedynie formatu MULTICASH Bank Śląski. 4. Standard polskich liter powinien być ustawiony identycznie jak we współpracujących programach DOS-owych. 5. Odczytuj przelewy automatycznie zaznaczenie tego pola wprowadzi automatycznie program, po ponownym uruchomieniu, w tryb automatycznego odczytywania pliku z przelewami w kreślonych poniżej odstępach czasu Szukaj pliku co. 6. Drukuj przelewy automatycznie zaznaczenie tego pola umożliwi automatyczny wydruk zaimportowanych przelewów. Praca w trybie automatycznym zalecana jest przy współpracy z programami DOS-owymi KOM, KKH i KKP. 7. Wystawiaj wspólny przelew dla kontrahenta opcja pozwala na grupowanie przelewów do różnych kontrahentów i wystawianie jednego wspólnego przelewu dla każdego. Zamiast 7

8 wysyłania kilku przelewów do tego samego kontrahenta, program wyśle jeden na kwotę będącą sumą wszystkich przelewów kontrahenta. 8. Importuj przelewy od roku zależnego od daty przel. gdy opcja ta jest włączona, to przelewy są importowane z datą zgodną z datą na przelewie, natomiast gdy jest wyłączona, importowane są z datą aktualną. 3.7 Kontrahenci W przypadku współpracy z programami Ewa lub Ala, w grupie tej, można ustawić katalog kontrahentów. Umożliwi to pracę na jednym, wspólnym, spisie kontrahentów. 3.8 y Ta sekcja ustawień, służy do wprowadzenia ograniczeń zakresu wyświetlanych informacji w oknie y: 1. Pokaż przelewy z aktualnego dnia włączenie tej opcji spowoduje, że po wejściu do okna y, ustawiane będą zawsze parametry domyślne daty. Program będzie wyświetlał spis przelewów aktualnego dnia (data z ustawień komputera). 2. Pokaż przelewy z domyślnego konta włączenie tej opcji spowoduje, ż po wejściu do okna y wyświetlane będą wyłącznie przelewy z domyślnego konta. Włączenie obu ustawień wprowadzi oba ograniczenia. Zalecane jest włączenie obu ograniczeń w firmach wystawiających wiele przelewów dziennie, z kilku kont. W oknie y możliwa jest zmiana wyświetlanego zakresu daty i konta. Konto i zakres daty wyświetlanych dokumentów, widoczne są na pasku tytułowym okna. Do zmiany zakresu wyświetlanych danych służy kombinacja klawiszy <Ctrl+Z> lub ikona na pasku ikon. Opcja ta umożliwia wyświetlenie przelewów i wpłat z innego konta lub z wszystkich kont jednocześnie, jak również można wyświetlić dane z innego dnia lub z całego aktualnie wybranego roku (zmiany roku dokonujemy w menu Inne Zmiana roku). 8

9 Dodatkowo do zmiany zakresu daty wyświetlanych przelewów służą ikony: Pokaż o jeden dzień wcześniej oraz Pokaż o jeden dzień później. 4. y Okno przelewów i wpłat otwieramy za pomocą menu Opcje y lub kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Nowy przelew lub wpłatę wprowadzamy wciskając klawisz <F3> lub ikonę. Z wyświetlonego spisu, wybieramy do jakiej grupy odbiorców wystawiamy dokument. Określenie grupy służy do wyświetlenia odpowiedniego słownika podczas edycji danych przelewu lub wpłaty. Grupa Inny nie wyświetla słownika odbiorców. Po wybraniu grupy wypełniamy brakujące dane wystawianego przelewu lub wpłaty. Sekcja Od podczas edycji wypełniona jest danymi konta ustawionego jako domyślne (menu Inne Ustawienia sekcja Dane firmy Popraw dane firmy zakładka Bank). Pole Data ustawione jest wg aktualnej daty z komputera. W sekcji Do klawiszem <F6> lub myszką wybieramy adresata wystawianego dokumentu. Następnie należy wybrać Rodzaj (program domyślnie podpowiada rodzaj dokumentu jako ), wpisać kwotę oraz tytuł przelewu. Po kliknięciu na przycisk <Zapisz> dokument zostanie zapisany. Automatycznie wyświetli się okno Wydruk przelewu/dowodu, w którym 9

10 (po kliknięciu na przycisk <Opcje>) możemy wybrać formę wydruku przelewu lub eksportować go w postaci elektronicznej do programu bankowego. Wystawione przelewy możemy również drukować pojedynczo lub zbiorowo za pomocą ikony Drukuj lub klawisza <F9>. W oknie Wydruk przelewu/dowodu znajdują się przyciski takie, jak: umożliwia użytkownikowi zobaczenie wydruku dokumentu, zatwierdza drukowanie dokumentu, pozwala na ustawienie opcji wydruku dokumentu, zamyka okno wydruku definiowanego, wyświetla pomoc dotyczącą wydruków. Przycisk <Opcje> otwiera nowe okno z zakładkami, w którym edytujemy poszczególne parametry wydruku: Opis poszczególnych zakładek: 1. Ustawienia na zakładce tej wybieramy: Format pole to umożliwia wybór formatu, w jakim mają być drukowane formularze. Wydruk graficzny przelewu polecany dla drukarek atramentowych i laserowych. Zaznaczenie tego parametru powoduje udostępnienie szczegółowych opcji na zakładce graficzny. Elektroniczny przelew zaznaczenie parametru udostępnia utworzenie przelewu elektronicznego, którego szczegóły można uzupełnić na zakładce elektroniczny. 10

11 2. graficzny Tekst można drukować w sposób ciągły lub rozstrzelony (każdy znak w osobnej komórce). Jeśli nie korzystamy z nadruku na gotowych formularzach, a nasz bank wymaga kolorowych formularzy, to włączając opcję Drukuj kolory, można drukować odcinek z ramkami w odpowiednim czerwonym kolorze. Znajdują się tutaj również ustawienia dotyczące drukowania ramki, szczegółów, Nip-u itp. 3. elektroniczny Na zakładce tej wybrać można do jakiego programu bankowego mają być eksportowane przelewy oraz określić katalog docelowy dla programu bankowego. Podsumowanie wyświetlonego zakresu danych, w rozbiciu na przelewy i wpłaty, uzyskujemy po przyciśnięciu <Ctrl+S> lub ikony na pasku ikon okna y. W celu odszukania wystawionego przelewu lub wpłaty wciskamy klawisz <F6> lub ikonę szukania. UWAGA! Podczas szukania i filtrowania program przegląda tylko dokumenty z wyświetlonego na ekranie zakresu. Jeśli zawęzimy zakres dat lub kont, a chcemy szukać w zakresie całego roku lub we wszystkich kontach, to przed włączeniem szukania należy zmienić zakres dat lub kont. Szukanie i filtrowanie opisane jest szczegółowo w rozdziale Sortowanie, szukanie i filtrowanie. W przypadku współpracy z programami DOS-owymi lub z serii PCBIZNES Aga, Ala i Ewa, program może automatycznie przyjmować do ewidencji przelewy wystawione w tych programach (patrz rozdział Ustawienia wstępne Import/eksport). Jeśli nie jest włączony tryb automatyczny, to automat importowania można włączyć za pomocą ikony automatycznie z pliku lub jednorazowo zaimportować plik z przelewami za pomocą ikony z pliku. Dodawaj Dodaj 5. Dane kontrahentów Dane kontrahentów wprowadzamy do systemu używając opcji Kontrahenci w menu Opcje lub za pomocą klawiszy <Ctrl+K>. Dane kontrahentów w programie można: 11

12 Wprowadzać ręcznie. Ustawić jako dane wspólne z programem Ewa lub Ala (rozdział Ustawienia wstępne Kontrahenci). Zaimportować z programu dla DOS firmy STREAM soft np. KOM lub KKH. Zaimportować z pliku txt. Import kontrahentów z programów dla DOS firmy STREAM soft uruchamiamy klikając w menu programu na opcję Kontrahent, a następnie na Import danych kontrahentów: W wyświetlonym oknie importu, należy wskazać plik kontrahentów, który chcemy importować oraz określić rodzaj polskich liter, używanych w programie, z którego importujemy kontrahentów. Import nastąpi po przyciśnięciu klawisza <OK>. Dane kontrahentów można importować wielokrotnie, aktualizując wprowadzone zmiany. Jeśli importujemy kontrahentów z programu KOM i KKH, a w programach pokrywają się numery dla rożnych kontrahentów, to program kolejny import potraktuje jako aktualizację. Chcąc ręcznie wprowadzić dane nowego kontrahenta używamy klawisza <F3> w oknie Kontrahenci lub z menu podręcznego (prawego klawisza myszki) wybieramy opcję <Dodaj>. 12

13 Również dane wprowadzamy za pomocą ikony, znajdującej się na pasku narzędziowym okna Kontrahenci. Po wybraniu tej opcji na ekranie pokaże się okno edycyjne kontrahenta: Okno Edycja danych kontrahenta zawiera: 1. Dane podstawowe takie, jak: Numer, Skrót, Nazwa, NIP, Adres oraz Bank. 2. Dane pomocnicze, tzn.: Telefon, Fax., , WWW, dane o działalności gospodarczej oraz uwagi dotyczące kontrahenta. W oknie Kontrahenci możliwe jest otworzenie strony internetowej firmy poprzez kliknięcie na nią lewym klawiszem myszy, a następnie wybranie ikony Pokaż stronę WWW lub wciśnięcie klawiszy <Shift+Ctrl+W>. Opcja ta wyświetla stronę internetową kontrahenta pod warunkiem, że pole WWW w oknie Edycji danych kontrahenta jest wypełnione. Dodatkowo ikona Zredaguj pocztę umożliwia wysłanie poczty elektronicznej pod warunkiem, że pole w oknie Edycji danych kontrahenta jest wypełnione. Pocztę można również zredagować poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+E> w oknie Kontrahenci. 6. Osoby Dane osób, do których wielokrotnie wystawiamy przelewy i wpłaty, wprowadzamy do programu, używając opcji Osoby w menu Opcje lub kombinacji klawiszy <Ctrl+O>. Aby wprowadzić nową osobę, należy kliknąć na ikonę <Dodaj> na pasku ikon okna Osoby lub wcisnąć klawisz <F3>. 13

14 Okno Dane osoby zawiera: Dane podstawowe: Nazwisko, Imię, Adres oraz Bank. Dane pomocnicze: Poczta, Województwo, Powiat, Nr Akt, Data urodzenia, Miejsce urodzenia, Telefon oraz . W oknie Osoby, za pomocą ikony Zredaguj pocztę , możliwe jest napisanie poczty elektronicznej pod warunkiem, że pole w oknie Dane osoby jest wypełnione. Pocztę można również zredagować poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+E> w oknie Osoby. 7. Urzędy Dane urzędów, do których często wystawiamy przelewy i wpłaty, wprowadzamy używając opcji Urzędy w menu Opcje lub kombinacji klawiszy <Ctrl+U>. Nowy urząd wprowadzamy do systemu za pomocą ikony <Dodaj>, znajdującej się na pasku ikon okna Urzędy lub poprzez wciśnięcie klawisza <F3>. 14

15 Okno Dane urzędu zawiera: Dane podstawowe: Nazwa, Adres oraz Bank. Dane pomocnicze: Poczta, Województwo oraz Powiat. 8. Współpraca z programami serii PCBIZNES Aga, Ala i Ewa Program posiada opcję automatycznego importu oraz ewidencjonowania przelewów i wpłat wystawianych w programach Aga, Ala i Ewa. W celu ustawienia współpracy programów należy: 1. W programie W menu Inne Ustawienia sekcja Import/eksport ustawić pole Plik z przelewami/import. Pole to określa katalog i nazwę pliku, z którego program odczytuje eksportowane z innych programów przelewy. W menu Inne Ustawienia sekcja Import/eksport ustawić opcję Odczytuj przelewy automatycznie zaznaczenie tego pola wprowadzi automatycznie program, po ponownym uruchomieniu, w tryb automatycznego odczytywania pliku z przelewami w kreślonych odstępach czasu (opcja Szukaj pliku co sekund). 2. W opcjach współpracującego programu W oknie Opcje wydruku przelewu, ustawić pole uruchamiające eksport wystawianych przelewów do programu oraz plik eksportu. 9. Sortowanie, szukanie i filtrowanie 9.1 Sortowanie Sortowanie umożliwia wybór sposobu uporządkowania danych. Przykładowo w oknie Kontrahenci możemy wybrać cztery rodzaje sortowania: według Numeru, Identyfikatora (skróconej nazwy), Miejscowości i numeru NIP. Po naciśnięciu klawisza <F4> kolumna, według której będą porządkowane dane, przemieści się na początek tabeli (do lewej strony). Program umożliwia szybkie wyszukiwanie według wybranej kolumny. W tym celu należy wpisać na klawiaturze poszukiwany ciąg lub jego początek. W zależności od typu danych kolumny, program zadziała na różne sposoby. W przypadku gdy w sortującej kolumnie będzie ciąg znaków (miejscowość, identyfikator), wystarczy wpisać na klawiaturze interesującą nas nazwę lub jej początek, wtedy program bez dodatkowych operacji będzie się ustawiał na pierwszej pozycji zaczynającej się od podanego ciągu. Natomiast w przypadku liczb (numer kontrahenta, NIP), wpisujemy interesujący nas ciąg cyfr lub jego początek, a program ustawi się na pierwszej pozycji zaczynającej się od podanego ciągu. 9.2 Szukanie i filtrowanie W aktywnych oknach programu mamy możliwość wyszukiwania pozycji za pomocą ikony <Szukaj> lub klawisza <F6>. 15

16 W wyniku szukania widzimy wszystkie pozycje w tabeli, ale kursor znajduje się na pierwszej pozycji, spełniającej podane warunki. W przypadku, gdy pozycji spełniających warunki wyszukiwania jest więcej, pojawia się nawigator szukania, służący do przejścia do kolejnych pozycji spełniających zadane kryteria. Za pomocą przycisku <Zlicz> można policzyć ilość wyszukanych pozycji, natomiast kliknięcie na przycisk <Zaznacz> powoduje zaznaczenie wszystkich wyszukanych pozycji spełniających podane warunki. Filtrowanie różni się od szukania sposobem prezentacji wybranych danych. Filtrowanie powoduje, że widzimy tylko interesujące nas pozycje. Umożliwia to wydrukowanie tylko wybranych danych (np. spis kontrahentów z miasta Warszawa). Aby użyć opcji filtrowania, należy kliknąć na klawisz <F7> lub wybrać ikonę <Ustal filtr>. Wyświetli się okno, w którym należy wybrać Pole, według którego chcemy szukać. W polu Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów traktowania wpisanej dalej wartości. Znak = powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak <> oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki <, > są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak < oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150). Przykład filtrowania kontrahentów Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery la lub zaczynała się na litery ka. Warunek ten chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek = oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne: * i!. Znak * oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak! oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość, możemy więc dla skrócenia pisania wprowadzić wartość Warsz*. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa, należy wcisnąć przycisk <i>, znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka. Powyższy warunek powinien wyglądać następująco: 16

17 10. Wydruki 10.1 Podgląd wydruku Przed wydrukowaniem dokumentu, możemy wstępnie zobaczyć w jaki sposób wydruk będzie rozplanowany na kartce. W tym celu na okienku drukującym, należy wcisnąć przycisk <Podgląd>. Na ekranie pojawi się kartka na której będzie przybliżony wygląd wydruku. Podgląd wydruku tekstowego umożliwia ocenienie proporcji wydruku w pionie i poziomie, jednak nie jest wiernym odwzorowaniem wyglądu czcionek. Każda drukarka drukując tekstowo wykorzystuje swój zestaw znaków. Podgląd ma więc tylko charakter orientacyjny. Podczas oglądania wydruku możemy posłużyć się klawiszami: strzałki przesuwają stronę zgodnie z kierunkiem strzałki, jeżeli istnieje następna strona, to strzałki przejdą na nią, <Page Up> przechodzi na poprzednią stronę, <Page Down> przechodzi na następną stronę, <Home> przechodzi na pierwszą stronę, <End> przechodzi na ostatnią stronę, - (minus) pomniejsza skalę podglądu, + (plus) zwiększa skalę podglądu. Funkcja <Podgląd> daje także możliwość włączenia widoku marginesów drukarki w menu Wydruk Pokaż margines drukarki (żółta obwódka) Definiowanie wydruków Aby utworzyć nowy wydruk definiowany, należy kliknąć, np. w oknie y, na ikonę <Drukuj> lub klawisz <F9>. Wyświetli się menu, z którego wybieramy Definiuj. W oknie Zaznacz pola na wydruk, za pomocą klawisza <Insert> lub klikając dwukrotnie na pozycji, wybieramy pola, które będą na wydruku. Następnie klikamy na przycisk <Zapisz>, w kolejnym okienku uzupełniamy nazwę wydruku i klikamy na <OK>. Zapisany wydruk pojawi się w opcji Drukuj <F9> Wydruki definiowane. 17

18 10.3 Wydruki definiowane Wydruki definiowane są to wydruki tworzone przez użytkownika systemu. Osoba pracująca w programie może umieścić na takim wydruku tylko wybrane przez siebie kolumny z danymi oraz definiować format wydruku. Aby ustawienia wydruku były dostępne, należy kliknąć na przycisk <Opcje> w oknie wydruku. Zakładka Podstawowe zawiera pola: Rodzaj wydruku możemy wybrać czy chcemy drukować graficznie (polecane w przypadku większości drukarek), tekstowo (zdecydowanie przyspiesza wydruk na drukarkach igłowych), do portu (wysyła dane bezpośrednio do portu w trybie tekstowym nie ma możliwości wydruku sieciowego), do pliku tekstowego (umożliwia wysłanie tekstu do pliku TXT, który następnie możemy oglądać w edytorze tekstu należy podać katalog i nazwę na zakładce Inne), do arkusza kalkulacyjnego Excel (wysyłane są tylko dane zawarte w tabeli, nie ma żadnych dodatkowych treści umożliwia to ich dalszą obróbkę za pomocą tego programu, na zakładce Inne należy wpisać katalog, w którym mieści się program Excel), do pliku DBF (wysyłane są dane tylko z tabeli umożliwia wysłanie danych do pliku DBASE). UWAGA! Nie zaleca się ustawiania wydruku tekstowego na drukarkach atramentowych i laserowych. Drukarki te są zaprojektowane do wydruków graficznych. Ustawienie trybu tekstowego jest trudne i jakość wydruku jest gorsza. Wybór drukarki pole to umożliwia wybór drukarki. Może to być drukarka sieciowa. Dodatkowy margines margines podawany jest w mm i jest liczony od początku obszaru drukowania, a nie od początku kartki. Chcąc sprawdzić rozmiar marginesu drukarki można podczas podglądu wydruku włączyć margines drukarki. W przypadku gdy wydruk jest niepoprawny, gdyż na drukarce ustawiono inny papier, margines może posłużyć do poprawnego ustalenia rozmiaru kartki. Drukuj strony Wszystkie lub Wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeżeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. To samo dotyczy kolumn (gdy wydruk w szerokości nie mieści się na kartce, jego prawa część zostanie przeniesiona na kolejną kartkę). Nie wpisując kolumn lub stron, program wydrukuje je wszystkie. Przykład: chcemy wydrukować tylko pierwszą 18

19 kolumnę, wszystkie strony. W pole Wymienione nic nie wpisujemy, a w pole Kolumny wpisujemy 1. Pytać przed każdą stroną program przed wydrukiem każdej strony będzie pytał czy ją drukować i prosił o włożenie nowej kartki. Umożliwia to dwustronne drukowanie. Zakładka Graficzny umożliwia wybór parametrów: Czcionka jeżeli chcemy wybrać inną czcionkę niż domyślna, należy zaznaczyć czcionkę użytkownika, kliknąć na przycisk <Zmień> i wybrać rodzaj czcionki. Zmiany czcionki mogą doprowadzić do nieczytelnych wydruków lub przy dużych czcionkach do ucinania napisów, dlatego zaleca się używanie standardowej czcionki. Rozmiar tabelki jeżeli zmienimy czcionkę, tabelka pozostaje taka sama. Wydrukowany tekst będzie miał wtedy takie same proporcje w przypadku wydruku tekstowego i graficznego. Jeżeli jednak proponowana tabelka jest za mała w stosunku do wybranej czcionki, należy zaznaczyć opcję: Zależny od czcionki. Orientacja dotyczy tylko wydruku graficznego. Umożliwia wydruk poziomo i pionowo. W przypadku gdy wydruk nie mieści się na jednej stronie w pionie można wydrukować go poziomo. 19

20 Zakładka Tekstowy zawiera pola: Zagęszczenie możliwe jest wydrukowanie tekstu w dowolnym zagęszczeniu. W przypadku gdy wydruk jest standardowo zaprojektowany, ze zbyt małymi literami, możemy zmienić zagęszczenie na dowolne z pięciu (10 CPI, 12 CPI, 15 CPI, 17 CPI, 20 CPI). Pierwsze zagęszczenie ma największe litery, natomiast ostatnie jest dwa razy mniejsze. UWAGA! Ustawienie to ma wpływ także na wydruk graficzny. Jeżeli w wydruku graficznym zmienimy czcionkę, wydruk nadal będzie miał różne rozmiary czcionki obliczone na podstawie czcionki użytkownika. Chcąc aby cały wydruk był w jednym rozmiarze, należy wybrać jedno z zagęszczeń. Rodzaj tabelki do wyboru jest tabelka: Prosta, Pojedyncza oraz Podwójna. Tabelka Prosta drukuje się najszybciej (na drukarkach igłowych). Ilość linii umożliwia wybór ilości linii na cal. Chcąc zmieścić więcej danych na jednej stronie należy wybrać 8 linii na cal. Typ liter należy dobrać doświadczalnie. W przypadku gdy drukarka nie posiada żadnego standardu polskich liter możemy wybrać opcję: Bez polskich wtedy zamiast polskich znaków wstawione są litery podstawowe np. zamiast ę będzie e. Kody drukarki służy do wyboru i definiowania tekstowego sterownika do drukarki. Zakładka Inne służy do wpisania katalogów i nazw plików potrzebnych do wysyłania danych do innych miejsc przeznaczenia niż drukarka. 11. Archiwizacja danych Po każdym wyjściu z programu wykonuje się automatycznie kopia bezpieczeństwa na dysku twardym komputera. Pojawia się również pytanie, czy wykonać kopię bezpieczeństwa. Jeżeli chcemy wykonać kopię, należy wcisnąć przycisk <Archiwizuj>, i włożyć dyskietkę do stacji dysków, podłączyć dysk zewnętrzny do komputera lub wykonać archiwizację bezpośrednio na dysk twardy komputera. Zaleca się robienie kopii na dyskietkę lub dysk zewnętrzny, po każdej większej operacji wprowadzania danych, jednak nie rzadziej niż raz w tygodniu. Domyślnie w ustawieniach programu wpisany jest katalog archiwizacji jako A:\, co powoduje, że program chce archiwizować dane na dyskietkę. Zmiana tego katalogu na inny (np. na dysk zewnętrzny) powoduje, że kopia wykonywana będzie automatycznie bez żadnego pytania. 20