PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W PABIANICACH

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE W PABIANICACH ZATWIERDZAM PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W PABIANICACH OPRACOWAŁ: Paweł Glapa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Pabianicach Pabianice padziernik 2007 r. 1

2 Spis treci: Akty prawne zwizane z ochron informacji niejawnych... 3 I. Definicje w rozumieniu Planu ochrony informacji niejawnych... 4 II. Ocena zagroe zewntrznych i wewntrznych... 5 III. Przedmiot ochrony... 6 IV. Ewidencja informacji niejawnych podlegajcych ochronie... 6 V. Zabezpieczenie informacji niejawnych... 6 VI. Zasady dostpu do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow postpowanie sprawdzajce VII. Postpowanie z informacjami niejawnymi oznaczonymi klauzul zastrzeone...7 VIII. Kancelaria tajna Zakres udostpniania informacji niejawnych IX. Zasady wykonywania dokumentów zawierajcych informacje niejawne...11 X. Wykonywanie dokumentów zawierajcych informacje niejawne za pomoc komputera XI. Gromadzenie dokumentów zawierajcych informacje niejawne...12 XII. Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli niejawnoci materiałom niejawnym XIII. Okresy ochronne dla dokumentów niejawnych XIV. Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych Zasady dostpu do informacji niejawnych- postpowanie sprawdzajce...16 XV. Odpowiedzialno karna, dyscyplinarna i słubowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych XVI. Archiwizowanie, gromadzenie i niszczenie materiałów niejawnych. 16 XVII. Przechowywanie kluczy i pieczci XVIII. Ustalenia kocowe Załczniki do Planu

3 AKTY PRAWNE ZWIZANE Z OCHRON INFORMACJI NIEJAWNYCH DZIENNIK USTAW Nr 195 z 2005 r., poz ze zm. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz.U.z 2005 r Nr 195 poz. 1631, ze zm.) DZIENNIK USTAW Nr 171 z 2005 r., poz Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005r. w sprawie szczegółowego trybu przygotowania i prowadzenia przez słuby ochrony pastwa kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych DZIENNIK USTAW Nr 171 z 2005 r., poz Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie wzorów powiadczenia bezpieczestwa, decyzji o odmowie wydania powiadczenia bezpieczestwa oraz decyzji o cofniciu powiadczenia bezpieczestwa. DZIENNIK USTAW Nr 171 z 2005 r., poz Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie wzorów zawiadcze stwierdzajcych odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych DZIENNIK USTAW Nr 171 z 2005 r., poz Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie podstawowych wymaga bezpieczestwa teleinformatycznego. DZIENNIK USTAW Nr 200 z 2005 r., poz Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrzenia 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewoenia, wydawania i ochrony materiałów zawierajcych informacje nie jawne. DZIENNIK USTAW Nr 205 z 2005 r., poz.1696 Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 padziernika 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajnoci, a take zmiany nadanej klauzuli tajnoci. DZIENNIK USTAW Nr 208 z 2005 r., poz.1741 Rozporzdzenie Rady Ministrów z dnia 18 padziernika 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych. 3

4 PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W PABIANICACH opracowany na podstawie postanowie art. 18 ust. 4 pkt 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, zmiana: Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz i Nr 218, poz. 1592). I. DEFINICJE W ROZUMIENIU PLANU OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W rozumieniu Planu ochrony informacji niejawnych: 1. tajemnic słubow - jest informacja niejawna niebdca tajemnic pastwow, uzyskana w zwizku z czynnociami słubowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazi na szkod interes pastwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej, 2. słubami ochrony pastwa - jest Agencja Bezpieczestwa Wewntrznego, 3. rkojmia zachowania tajemnicy - oznacza spełnienie ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, 4. dokumentem - jest kada utrwalona informacja niejawna, w szczególnoci na pimie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nonikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na tamach elektromagnetycznych, take w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, ksiki, kopii, odpisu, wypisu, wycigu i tłumaczenia dokumentu, zbdnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, tamy atramentowej, jak równie informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nonikach danych, 5. materiałem - jest dokument, jak te chroniony jako informacja niejawna przedmiot lub dowolna jego cz, a zwłaszcza urzdzenie, wyposaenie lub bro wyprodukowana albo bdca w trakcie produkcji, a take składnik uyty do ich wytworzenia; 6. systemem teleinformatycznym - jest system, który tworz urzdzenia, narzdzia, metody postpowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w sposób zapewniajcy wytwarzanie, przechowywanie, przetwarzanie lub przekazywanie informacji, 7. sieci teleinformatyczn - jest organizacyjne i techniczne połczenie systemów teleinformatycznych, 8. akredytacj bezpieczestwa teleinformatycznego - jest dopuszczenie systemu lub sieci teleinformatycznej do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych, na zasadach okrelonych w ustawie, 9. dokumentacj bezpieczestwa systemu lub sieci informatycznej - s Szczególne Wymagania Bezpieczestwa oraz Procedury Bezpiecznej Eksploatacji danego systemu lub sieci teleinformatycznej, sporzdzone zgodnie z zasadami okrelonymi w ustawie, 10. starostwem - jest Starostwo Powiatowe w Pabianicach, 11. starost - jest Starosta Powiatu Pabianickiego, 12. pełnomocnikiem ochrony - jest Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Pabianicach, 13. pion ochrony - wydziały i komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Pabianicach, które ze wzgldu na charakter wykonywanych zada bezporednio współpracuj z pełnomocnikiem ochrony. 4

5 II. OCENA ZAGROE ZEWN TRZNYCH I WEWN TRZNYCH OCENA ZAGROE ZEWN TRZNYCH 1. Zagroeniami zewntrznymi dla Starostwa Powiatowego w Pabianicach s: 1) moliwo napadu przez zorganizowane grupy przestpcze i terrorystyczne, działajce w sposób profesjonalny, przemylany i zorganizowany, 2) moliwo napadu przez pojedynczych przestpców, przypadkowe osoby wykorzystujce nadarzajc si okazj z powodu nieprawidłowoci w ochronie mienia z urzdu. 2. Symptomy mogce wiadczy o przygotowaniu napadu lub włamania do budynku: 1) wzmoone zainteresowanie osób postronnych obiektami, pomieszczeniami Starostwa objawiajce si m. in. podejmowaniem prób uzyskania informacji o obiektach, pomieszczeniach od pracowników podczas rozmów, 2) nawizanie rozmów przez osoby postronne z pracownikami, 3) podszywanie si pod byłych pracowników starostwa i przejawianie zainteresowania tym, co si po latach zmieniło, 4) interesowanie si osobami funkcyjnymi oraz sposobem wykonywania obowizków słubowych, 5) obserwacja sposobu działania systemu ochronnego, sekretariatu, sprztaczek i t p., 6) rozpoznawanie systemu technicznych zabezpiecze, w tym stosowanych urzdze alarmowych, 7) celowe uszkadzanie urzdze alarmowych, linii telefonicznych, owietlenia i t p., 8) próby uzyskania do grup przestpczych pracowników Starostwa. 3. Wnioski W zwizku z przedstawionymi kierunkami zagroe naley wykonywa nastpujce czynnoci uprzedzajce ewentualne moliwoci zaistnienia zagroe: 1) systematyczn, skrupulatn i wnikliwa kontrol systemu ochrony przez osoby odpowiedzialne za jego organizacj, 2) pracownicy pionu ochrony w czasie dnia pracy powinni zwraca szczególn uwag na moliwo zaistnienia ewentualnych zagroe, 3) stosowa zasad niedopuszczania osób niepowołanych do penetracji strefy bezpieczestwa, 4) wykonywanie prac porzdkowych, remontowych i t p. w strefie bezpieczestwa wyłcznie pod nadzorem osób odpowiedzialnych. OCENA ZAGROE WEWN TRZNYCH 1. Zagroeniami wewntrznymi dla Starostwa Powiatowego w Pabianicach s: 1) próby zaboru dokumentów lub mienia przez pracowników starostwa 2) próby powielania, kserowania dokumentów słubowych dla celów prywatnych, 3) byli pracownicy urzdu zwolnieni dyscyplinarnie, 4) próby wgldu w dokumenty niejawne przez osoby nieuprawnione, 5) nadmierne spoywanie alkoholu - przesłanka do wykrocze dyscyplinarnych i przestpstw. 2. Wnioski W zwizku z przedstawionymi kierunkami zagroe naley wykonywa nastpujce czynnoci uprzedzajce ewentualne moliwoci zaistnienia zagroe: 1) zwracanie szczególnej uwagi na osoby, które mog by zainteresowane zaborem dokumentu, 2) prowadzenie szczególnego nadzoru by nie dokonywano prób kserowania, kopiowania bez zgody przełoonego, 3) uwraliwienie pracowników w trakcie prowadzonych szkole na moliwo prób kontaktu grup przestpczych z pracownikami, którzy maj dostp do dokumentów szczególnie wanych, 4) zastosowanie zasady, ze do informacji niejawnych mog mie dostp tylko pracownicy posiadajcy powiadczenie bezpieczestwa lub właciwe upowanienie jednorazowe wydane przez Starost, 5) zwrócenie szczególnej uwagi na osoby, których zachowanie wskazuje na nadmierne spoywanie alkoholu. 5

6 III. PRZEDMIOT OCHRONY Przedmiotem ochrony w Starostwie Powiatowym w Pabianicach s: 1. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone: - klauzul poufne, - klauzul zastrzeone, wymienione w załczniku nr 2 do Planu ochrony. 2. Pomieszczenia, w których s przechowywane i opracowane materiały niejawne. IV. EWIDENCJA INFORMACJI NIEJAWNYCH PODLEGAJACYCH OCHRONIE 1. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul poufne podlegaj ewidencjonowaniu w Kancelarii Tajnej Starostwa. 2. Dokumenty niejawne oznaczone klauzul zastrzeone mog by ewidencjonowane w Kancelarii Tajnej Starostwa lub poza Kancelari Tajn. 3. Dokumenty niejawne wpływajce do Starostwa podlegaj ewidencjonowaniu w dzienniku korespondencji. 4. Dokumenty niejawne wytworzone - wychodzce ze Starostwa rejestruje si w dzienniku korespondencji oraz w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. 5. Kady dokument niejawny przychodzcy lub wychodzcy ze Starostwa ewidencjonuje si w odrbnej pozycji właciwego dziennika ewidencyjnego. 6. Numer ewidencyjny kadego dokumentu niejawnego stanowicego tajemnic słubow o klauzuli poufne lub zastrzeone powinien by poprzedzony skrótem literowym Pf lub Z. 7. Ewidencjonowaniu w Kancelarii Tajnej podlegaj wszystkie dokumenty zawierajce informacje stanowice tajemnic słubow. 8. Sposób właciwego opisania dokumentu niejawnego został przedstawiony w załczniku nr 3 do Planu ochrony. V. ZABEZPIECZENIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul poufne, wymagaj przechowywania i zabezpieczania w Kancelarii Tajnej, w szafach metalowych z zamkami o skomplikowanym mechanizmie. 2. W przypadkach uzasadnionych, podyktowanych wzgldami dłuszego okresu czasu, niezbdnego do realizacji zada zwizanych z dostpem do informacji niejawnych, dokumenty oznaczone klauzul poufne, mog by wydawane poza Kancelari Tajn, ale jedynie w sytuacji, gdy odbiorca dokumentu zapewnia warunki ochrony tych dokumentów przechowujc je w szafach metalowych z odpowiednim zamkniciem. 3. Szafy metalowe, w których przechowywane s dokumenty oznaczone klauzul poufne, podlegaj codziennemu, po zakoczeniu pracy, zamykaniu i plombowaniu. 4. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul zastrzeone mona przechowywa w pomieszczeniu Kancelarii Tajnej na stanowiskach pracy w meblach biurowych zamykanych na klucz. VI. ZASADY DOST PU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH STANOWICYCH TAJEMNIC SŁUBOW - POST POWANIE SPRAWDZAJCE 1. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul poufne lub zastrzeone mog by udostpniane wyłcznie osobie uprawnionej do dostpu do informacji niejawnych o okrelonej klauzuli niejawnoci. 2. Uzyskanie uprawnie do dostpu do informacji niejawnych moe nastpi: 1) po przeprowadzeniu zwykłego postpowania sprawdzajcego i po uzyskaniu przez dan osob powiadczenia bezpieczestwa, 6

7 2) po przeszkoleniu tej osoby, w zakresie ochrony informacji niejawnych, koczcym si wydaniem okrelonego przepisami zawiadczenia. 3. Postpowanie sprawdzajce zwykłe do dostpu do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul poufne a take w zwizku z dostpem do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul zastrzeone przeprowadza Pełnomocnik Ochrony, na pisemne polecenie Starosty Pabianickiego. 4. Kada osoba, w odniesieniu do której bdzie przeprowadzane postpowanie sprawdzajce obowizana jest do: 1) wypełnienia okrelonej przepisami ankiety bezpieczestwa osobowego, 2) wypełnienia ankiety w sposób dokładny i zgodny z prawd. 5. Odmowa poddania si postpowaniu sprawdzajcemu, ze strony osoby, która jest lub bdzie zatrudniona na stanowisku zwizanym z dostpem do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow o klauzuli poufne lub zastrzeone, a w zwizku z tym nie uzyskanie powiadczenia bezpieczestwa warunkujcego dostp do informacji podlegajcych ochronie skutkowa moe: 1) przeniesieniem danej osoby na stanowisko nie zwizane z informacjami niejawnymi, 2) rozwizaniem umowy o prac w przypadku niemonoci zmiany stanowiska, 3) niemonoci zatrudnienia na danym stanowisku, w odniesieniu do osoby ubiegajcej si o zatrudnienie w Starostwie. 6. Starosta moe wyrazi w formie pisemnej zgod na udostpnienie informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow osobie, która jest zatrudniona lub wykonuje prace zlecone, wobec której wszczto zwykłe postpowanie sprawdzajce. 7. W wyjtkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach, Starosta moe wyrazi pisemn zgod na jednorazowe udostpnienie okrelonych informacji niejawnych osobie nieposiadajcej odpowiedniego powiadczenia bezpieczestwa w trybie art. 49 ust. 2 ustawy o ochronie informacji niejawnych. Jednorazowe wyraenie zgody na udostpnienie informacji niejawnych powinno okrela zakres podmiotowy i przedmiotowy udostpnienia oraz nie oznacza zmiany lub zniesienia ich klauzul tajnoci - wzór upowanienia stanowi załcznik nr 8. VII. POST POWANIE Z INFORMACJAMI NIEJAWNYMI OZNACZONYMI KLAUZUL ZASTRZEONE 1. Do obiegu dokumentów zawierajcych informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul zastrzeone stosuje si przepisy instrukcji kancelaryjnej obowizujcej w Starostwie. 2. Zasady postpowania z dokumentami zawierajcymi informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul zastrzeone, okrelaj Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul zastrzeone w komórkach organizacyjnych Starostwa, okrelono w załczniku nr 4 do Planu ochrony. 3. Dostp do informacji oznaczonych klauzul zastrzeone maj: 1. osoby, które posiadaj powiadczenie bezpieczestwa uprawniajce do dostpu do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul poufne, zatrudnione na stanowiskach, jak w załczniku nr 1 do Planu ochrony, 2. osoby, w odniesieniu do których przeprowadzone zostało postpowanie sprawdzajce i które uzyskały powiadczenie bezpieczestwa upowaniajce do dostpu do informacji stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul zastrzeone. 7

8 VIII. KANCELARIA TAJNA W Starostwie funkcjonuje Kancelaria Tajna, która wymaga zabezpieczenia i wyposaenia zgodnie z postanowieniami rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 18 padziernika 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz.U.Nr 208, poz. 1741). 1. Kancelari Tajn tworzy Starosta Pabianicki. 2. Kancelari kieruje Kierownik Kancelarii wyznaczony przez Starost na wniosek Pełnomocnika Ochrony. 3. Do obowizków Kierownika Kancelarii Tajnej naley: 1) bezporedni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w wydziałach i na innych stanowiskach pracy Starostwa, 2) udostpnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego uprawnionym, 3) egzekwowanie zwrotu dokumentów, 4) kontrola przestrzegania właciwego oznaczania dokumentów zawierajcych informacje niejawne, wykonanych w Starostwie, 5) prowadzenie biecej kontroli postpowania z dokumentami, 6) wykonywanie polece Pełnomocnika Ochrony. 4. W przypadku zmiany na stanowisku Kierownika Kancelarii Tajnej sporzdza si protokół zdawczoodbiorczy. 5. Protokół sporzdza si w obecnoci Kierownika zdajcego obowizki, osoby przejmujcej obowizki Kierownika oraz Pełnomocnika Ochrony. Protokół sporzdza si w dwóch egzemplarzach, pierwszy egzemplarz przechowywany jest w Kancelarii Tajnej, drugi u Pełnomocnika Ochrony. 6. W przypadku czasowej nieobecnoci Kierownika Kancelarii jego obowizki przejmuje upowaniony pracownik pionu ochrony, w razie jego braku Kancelari przejmuje protokolarnie inny pracownik wyznaczony przez Starost na wniosek Pełnomocnika Ochrony. 7. Kancelaria winna spełnia nastpujce wymagania: 1) by zlokalizowana w strefie bezpieczestwa, 2) ciany i stropy pomieszcze Kancelarii powinny by wykonane z materiałów niepalnych, spełniajcych wymagania w zakresie klasy odpornoci poarowej oraz nonoci granicznej odpowiadajcej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o gruboci 250 mm, 3) drzwi do Kancelarii wyposaone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny spełnia co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w Kancelarii bd przechowywane dokumenty lub materiały zawierajce informacje niejawne stanowice tajemnic pastwow, drzwi naley wyposay w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270, 4) okna Kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umoliwiajcej dostp do nich, w szczególnoci gdy dolna krawd okna znajduje si na wysokoci poniej 5 m od poziomu otaczajcego terenu lub górna krawd 3 m od poziomu dachu - powinny by zabezpieczone stalowymi kratami zewntrznymi lub wewntrznymi z prtów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie wikszych ni 150 mm na 150 mm; dopuszcza si inne zabezpieczenia posiadajce odporno na włamanie nie mniejsz ni krata, 5) okna powinny by zabezpieczone przed obserwacj z zewntrz, 6) kraty, o których mowa w pkt 4, mog by rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedn kłódk klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN W pomieszczeniach Kancelarii mona wydzieli miejsce, w którym osoby upowanione mog zapoznawa si z dokumentami tzw. czytelni. 1) czytelnia powinna by zorganizowana w sposób umoliwiajcy stały nadzór ze strony Kierownika Kancelarii, 2) w czytelni zabrania si instalowania systemu nadzoru wizyjnego. 9. Dokumenty lub materiały niejawne oznaczone klauzul poufne przechowywane s w szafach o odpowiedniej klasie odpornoci - w szafach stalowych klasy A, które winny spełnia nastpujce wymagania: 1) korpus szafy, drzwi, skrytki i inne elementy konstrukcyjne musz by wykonane z blachy ze stali konstrukcyjnej, o gruboci co najmniej 1 mm, zabezpieczonej przed korozj. Połczenia korpusu szafy powinny zapewni mu dostateczn sztywno, 2) szafa moe by wyposaona w zamykane skrytki, 8

9 3) drzwi szafy mog by jednoskrzydłowe lub dwuskrzydłowe wyposaone w mechanizm dwigniowy, blokujcy je co najmniej na trzech krawdziach. 4) szafa musi by wyposaona w zamek mechaniczny kluczowy wielozastawkowy z moliwoci wyjcia klucza tylko w pozycji zamknitej, zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem, 5) podstawa szafy musi posiada te same rozmiary co wierzch, w podstawie powinien znajdowa si zalepiony otwór umoliwiajcy zakotwiczenie jej do podłoa. Konstrukcja dna szafy musi wytrzyma siły minimum 50 kn, 6) szafa musi posiada certyfikat wydany przez jednostk certyfikujc, potwierdzajcy zgodno wyrobu z wymaganiami klasy A, 7) szafa musi posiada tabliczk, wydan przez jednostk certyfikujc, zamontowan na wewntrznej, górnej stronie drzwi, zawierajc nastpujce dane: a) nazw wyrobu, b) nazw i kod identyfikacyjny producenta, typ i numer modelu, c) numer fabryczny, rok produkcji, klas wyrobu, numer certyfikatu, d) mas. 10. Dokumenty lub materiały o klauzuli poufne mog by przechowywane poza szafami stalowymi w znajdujcych si wewntrz Kancelarii pomieszczeniach spełniajcych wymagania odpowiadajce co najmniej klasie 0 odpornoci na włamanie według Polskiej Normy PN-EN Dokumenty i materiały oznaczone rónymi klauzulami tajnoci s przechowywane w odrbnych szafach lub pomieszczeniach, chyba e wchodz one w skład zbioru dokumentów. 12. Dokumenty i materiały, o których mowa w pkt 11, mog by przechowywane w jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia w sposób umoliwiajcy osobne zamknicie. W takim przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełnia wymagania dla najwyszej klauzuli tajnoci przechowywanych w nich dokumentów lub materiałów. 13. Starosta lub Pełnomocnik Ochrony mog wyrazi pisemn zgod na przechowywanie dokumentów poza pomieszczeniami Kancelarii, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczestwa odpowiednich do ich klauzul tajnoci, na czas niezbdny do realizacji zada zwizanych z dostpem do tych dokumentów. Naley wówczas zabezpieczy pomieszczenie w dodatkowy zamek do drzwi pomieszczenia zamek mechaniczny szyfrowy o zmiennym nastawieniu szyfrowym, co najmniej trzytarczowy, o cichym przesuwie, skali nastawie nie wikszej ni półtorej działki i posiadajcy minimum 100 podziałek na pokrtle (minimum kombinacji). Zmiana kombinacji powinna by blokowana i uaktywniana kluczem od tyłu obudowy zamka. Zamek powinien by zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem. Z szaf powinny by dostarczone dwa komplety kluczy do zmiany kodu. Dopuszcza si równie stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, pod warunkiem spełnienia przez niego takich samych wymaga odpornoci na włamanie co zamek mechaniczny szyfrowy. 14. Po zakoczeniu pracy Kierownik Kancelarii Tajnej jest obowizany sprawdzi prawidłowo zamknicia szaf i pomieszcze Kancelarii. 15. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszcze oraz szaf Kancelarii okrela pkt XVII Planu ochrony. 16. Wszelkie nieprawidłowoci zwizane z naruszeniem zasad okrelonych powyej naley niezwłocznie zgłasza Pełnomocnikowi Ochrony. 17. Zasady powysze obowizuj odpowiednio w stosunku do innych pomieszcze, w których s przechowywane dokumenty lub materiały, oraz osób za te pomieszczenia odpowiedzialnych. 18. W Kancelarii Tajnej przyjmuje si, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty oraz prowadzi: 1) rejestr dzienników, ksiek ewidencyjnych i teczek, 2) dziennik korespondencyjny, którego wzór okrela załcznik nr 3 do rozporzdzenia, 3) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzul poufne i zastrzeone, 4) ksik dorcze przesyłek miejscowych. 19. W przypadkach uzasadnionych organizacj ochrony informacji niejawnych Kancelaria moe prowadzi take inne rejestry ni wymienione w pkt 18, w tym odrbne rejestry dla dokumentów oznaczonych rónymi klauzulami tajnoci. 9

10 POST POWANIE Z PRZESYŁKAMI 1. Kierownik Kancelarii Tajnej przyjmuje przesyłki lub dokumenty za pokwitowaniem i odciska na nich piecz oraz dat wpływu do Starostwa. 2. Przyjmujc przesyłk, sprawdza: 1) prawidłowo adresu, 2) cało pieczci i opakowania, 3) zgodno odcisku pieczci na opakowaniu z nazw jednostki nadawcy, 4) zgodno numeru na przesyłce z numerem tej przesyłki w wykazie lub w ksice dorcze. 3. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub ladów jej otwierania Kierownik Kancelarii kwitujcy odbiór przesyłki sporzdza, wraz z dorczajcym, protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje si nadawcy, drugi Pełnomocnikowi Ochrony w Starostwie, a w przypadku gdy w obiegu przesyłek poredniczył przewonik - kolejny egzemplarz protokołu przekazuje si take jemu. 4. Po otwarciu przesyłki Kierownik Kancelarii: 1) sprawdza, czy zawarto przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym, 2) ustala, czy liczba załczników i stron jest zgodna z liczb oznaczon na poszczególnych dokumentach. 5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowoci Kierownik Kancelarii sporzdza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierajcy opis nieprawidłowoci, jeden egzemplarz przekazujc do Kancelarii nadawcy. 6. Kierownik Kancelarii odnotowuje fakt sporzdzenia protokołu, o którym mowa w pkt 3 i 5, w odpowiednim dzienniku w rubryce Informacje uzupełniajce/uwagi. 7. W Kancelarii nie otwiera si przesyłek oznaczonych do rk własnych. W odpowiednim dzienniku wpisuje si nadawc, numer i dat wpływu dokumentu; w rubryce Informacje uzupełniajce/uwagi odnotowuje si, e przesyłka była oznaczona do rk własnych. 8. Na opakowaniu przesyłek wpisuje si dat wpływu, pozycj i numer, pod którym zarejestrowano przesyłk. Przesyłk przekazuje si - za pokwitowaniem - bezporednio adresatowi, a w razie jego nieobecnoci - osobie przez niego upowanionej do odbioru. 9. Zatrzymanie przez adresata dokumentu, adresowanego "do rk własnych", odnotowuje si w rubryce Informacje uzupełniajce/uwagi. 10. W przypadku zwrotu do Kancelarii przesyłki, o której mowa w pkt 1, Kierownik Kancelarii uzupełnia dane dotyczce przesyłki w odpowiednim dzienniku. 11. Jeeli adresat podjł decyzj o przechowywaniu przesyłki do rk własnych w Kancelarii w stanie zamknitym, Kierownik Kancelarii dokonuje czynnoci, o których mowa w pkt 5, przy udziale adresata. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapiecztowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje si w rubryce Informacje uzupełniajce/uwagi. 12. Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy dorcza si adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu odbioru tych przesyłek odnotowuje si godzin dorczenia. 13. Otrzyman i wysyłan przesyłk bd wytworzony dokument rejestruje si odpowiednio w kolejnoci wytworzenia lub otrzymania. 14. Wszelkich adnotacji w dziennikach ewidencyjnych dokonuje si atramentem lub tuszem. Zmian dokonuje si kolorem czerwonym, umieszczajc dat i czytelny podpis dokonujcego zmiany. 15. Zabrania si wycierania i zamazywania adnotacji. 16. Dokumenty, materiały oraz zbiory dokumentów dotyczce spraw ostatecznie zakoczonych przechowuje si w Kancelarii jako materiały archiwalne. OBOWIZKI OSÓB FUNKCYJNYCH 1. Przed otwarciem drzwi sprawdzi stan zamków i zabezpieczenie drzwi. 2. Sprawdzi stan zabezpiecze szaf i sprztu komputerowego. 3. Przestrzega zasad zakazu wstpu osobom nieuprawnionym do Kancelarii Tajnej. 4. W miar moliwoci niezbdne sprawy załatwia w strefie bezpieczestwa. 5. Stosowa zasad, e do Kancelarii Tajnej wstp mog mie tylko osoby posiadajce powiadczenie bezpieczestwa oraz zawiadczenie o przeszkoleniu. 10

11 IX. ZASADY WYKONYWANIA DOKUMENTÓW ZAWIERAJCYCH INFORMACJE NIEJAWNE 1. Propozycj przyznania klauzuli niejawnoci na wykonywanym dokumencie przedstawia osoba sporzdzajca dokument. 2. Klauzul niejawnoci na danym dokumencie, przyznaje osoba, która jest upowaniona do podpisania dokumentu. 3. Rkopisy sporzdzonych dokumentów, zawierajce informacje niejawne, musz by wykonane w brulionach uprzednio zarejestrowanych w Kancelarii Tajnej. Z wykorzystanych brulionów osoba za nie odpowiedzialna rozlicza si w Kancelarii Tajnej. 4. Dokumenty niejawne powinny by opisane i oznaczone zgodnie z rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrzenia 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajnoci, a take zmiany nadanej klauzuli tajnoci (Dz.U.Nr 205, poz. 1696). Wzór sposobu opisania dokumentu stanowi załcznik nr 3. X. WYKONYWANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJCYCH INFORMACJE NIEJAWNE ZA POMOC KOMPUTERA Pracownicy, którzy do opracowywania i wykonywania dokumentów zawierajcych informacje stanowice tajemnice słubow oznaczone klauzulami poufne lub zastrzeone, wykorzystuj urzdzenia komputerowe, obowizani s zabezpiecza informacje podlegajce ochronie przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, a take przed dotarciem do tych informacji przez osoby, które nie powinny zapozna si z ich treci. 1. Bezpieczestwo teleinformatyczne zapewnia si, chronic informacje przetwarzane w systemach i sieciach teleinformatycznych przed utrat właciwoci gwarantujcych to bezpieczestwo, w szczególnoci przed utrat poufnoci, dostpnoci i integralnoci. 2. Bezpieczestwo teleinformatyczne zapewnia si przed rozpoczciem oraz w trakcie przetwarzania informacji niejawnych w systemie lub sieci teleinformatycznej. 3. Za właciw organizacj bezpieczestwa teleinformatycznego odpowiada Starosta, który w szczególnoci: 1) zapewnia opracowanie dokumentacji bezpieczestwa teleinformatycznego, 2) realizuje ochron fizyczn, elektromagnetyczn i kryptograficzn systemu lub sieci teleinformatycznej, 3) zapewnia niezawodno transmisji oraz kontrol dostpu do urzdze systemu lub sieci teleinformatycznej, 4) dokonuje analizy stanu bezpieczestwa teleinformatycznego oraz zapewnia usunicie stwierdzonych nieprawidłowoci, 5) zapewnia przeszkolenie z zakresu bezpieczestwa teleinformatycznego dla osób uprawnionych do pracy w systemie lub sieci teleinformatycznej, 6) zawiadamia właciw słub ochrony pastwa o zaistniałym incydencie bezpieczestwa teleinformatycznego dotyczcym informacji niejawnych oznaczonych co najmniej klauzul poufne. 4. Ochrona fizyczna systemu lub sieci teleinformatycznej polega na: 1) umieszczeniu urzdze systemu lub sieci teleinformatycznej w strefie bezpieczestwa, strefie administracyjnej lub specjalnej strefie bezpieczestwa, zwanych dalej stref kontrolowanego dostpu w zalenoci od: a) klauzuli tajnoci, b) iloci, c) zagroe dla poufnoci, integralnoci lub dostpnoci informacji niejawnych, 2) zastosowaniu rodków zapewniajcych ochron fizyczn, w szczególnoci przed: a) nieuprawnionym dostpem, b) podgldem, c) podsłuchem. 11

12 5. Ochrona elektromagnetyczna systemu lub sieci teleinformatycznej polega na niedopuszczeniu do utraty poufnoci i dostpnoci informacji niejawnych przetwarzanych w urzdzeniach teleinformatycznych: 1) utrata poufnoci nastpuje w szczególnoci na skutek wykorzystania elektromagnetycznej emisji ujawniajcej pochodzcej z tych urzdze, 2) utrata dostpnoci nastpuje w szczególnoci na skutek zakłócania pracy urzdze teleinformatycznych za pomoc impulsów elektromagnetycznych o duej mocy. 6. Ochron elektromagnetyczn systemu lub sieci teleinformatycznej zapewnia si w szczególnoci przez umieszczenie urzdze teleinformatycznych, połcze i linii w strefach kontrolowanego dostpu spełniajcych wymagania w zakresie tłumiennoci elektromagnetycznej odpowiednio do wyników szacowania ryzyka dla informacji niejawnych lub zastosowanie odpowiednich urzdze teleinformatycznych, połcze i linii o obnionym poziomie emisji lub ich ekranowanie z jednoczesnym filtrowaniem zewntrznych linii zasilajcych i sygnałowych. 7. W celu zapewnienia kontroli dostpu do systemu lub sieci teleinformatycznej: 1) Starosta lub osoba przez niego upowaniona ustala warunki i sposób przydzielania uprawnie osobom uprawnionym do pracy w systemie lub sieci teleinformatycznej, 2) administrator systemów okrela warunki oraz sposób przydzielania tym osobom kont oraz mechanizmów kontroli dostpu, a take zapewnia ich właciwe wykorzystanie. 8. System lub sie teleinformatyczn wyposaa si w mechanizmy kontroli dostpu odpowiednie do klauzuli tajnoci informacji niejawnych w nich przetwarzanych. 9. Systemy i sieci teleinformatyczne, w których maja by wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne podlegaj akredytacji bezpieczestwa teleinformatycznego przez słuby ochrony pastwa. 10. Akredytacja nastpuje na podstawie dokumentów szczególnych wymaga bezpieczestwa i procedur bezpiecznej eksploatacji. 11. Urzdzenia i narzdzia kryptograficzne słuce do ochrony informacji niejawnych stanowicych tajemnic pastwow lub słubow oznaczonych klauzul poufne podlegaj badaniom i certyfikacji prowadzonym przez słuby ochrony pastwa. 12. Starosta wyznacza osob odpowiedzialn za funkcjonowanie systemów i sieci teleinformatycznych oraz za przestrzeganie zasad i wymaga bezpieczestwa systemów i sieci teleinformatycznych zwan administratorem systemu. KOPIE ZAPASOWE 1. Zleca si wykonywanie kopii zapasowych wykonanych dokumentów niejawnych. 2. Sposób przechowywania zapasowych kopii jest identyczny jak przechowywanie dokumentów wykonanych w formie tradycyjnej (pismo), w przypadku gdy nonikiem informacji jest materiał inny ni pismo klauzule tajnoci i sygnatur literowo-cyfrow umieszcza si przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odrczne, trwałe dołczenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny sposób, bezporednio, a jeeli nie jest to moliwe na ich obudowie lub opakowani. XI. GROMADZENIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJCYCH INFORMACJE NIEJAWNE 1. Dokumenty zawierajce informacje niejawne stanowice tajemnic słubow oznaczone klauzul poufne, podlegaj gromadzeniu w teczkach akt oznaczonych właciw klauzul tajnoci. 2. Dokumenty ostatecznie załatwionych spraw, po zakoczeniu roku, wymagaj wszywania do teczek akt, zgodnie z rzeczowym podziałem akt. Cało zawartoci teczki kwalifikuje si według dokumentu o najwyszej klauzuli tajnoci. 3. Dokumenty niejawne o klauzuli poufne musz by przechowywane w Kancelarii Tajnej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dokumenty te mog by przechowywane poza Kancelari Tajn, Starosta lub Pełnomocnik Ochrony mog wyrazi pisemn zgod na przechowywanie dokumentów poza pomieszczeniami Kancelarii pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczestwa odpowiednich do tej klauzuli, na czas niezbdny do realizacji zada zwizanych z dostpem do tych dokumentów. 12

13 XII. NADAWANIE, ZMIANA I ZNOSZENIE KLAUZULI NIEJWNOCI MATERIAŁOM NIEJAWNYM NADAWANIE KLAUZULI NIEJAWNOCI 1. Oznaczenie materiału klauzul tajnoci polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajnoci. Przyznan klauzul tajnoci nanosi si w sposób wyrany i w pełnym jej brzmieniu. 2. Stosuje si nastpujce oznaczenia klauzul tajnoci dla dokumentów niejawnych stanowicych tajemnic słubow: 1) Pf - dla klauzuli poufne, 2) Z - dla klauzuli zastrzeone. 3. Materiały zawierajce informacje niejawne utrwalone na pimie oznacza si w nastpujcy sposób: 1) na pierwszej stronie pisma umieszcza si: a) w lewym górnym rogu nazw jednostki lub komórki organizacyjnej, b) w prawym górnym rogu, w kolejnoci pionowej: - nazw miejscowoci i dat podpisania pisma, - klauzul tajnoci, - numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo sporzdzono w jednym egzemplarzu napis Egz. pojedynczy, - napis o treci: podlega ochronie do..., jeeli został okrelony krótszy ni wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych okres ochrony informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow, c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, d) w prawym dolnym rogu klauzul tajnoci oraz numer strony łamany przez liczb stron całego pisma, 2) w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo: a) w lewym górnym rogu pod nazw jednostki lub komórki organizacyjnej sygnatur literowocyfrow, na któr składaj si: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporzdzone, poprzedzone literami Pf - w przypadku pisma oznaczonego klauzul poufne, liter Z - w przypadku pisma oznaczonego klauzul zastrzeone, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego mylnikiem, a take w zalenoci od potrzeb - inne oznaczenia ułatwiajce ustalenie miejsca jego sporzdzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub te przynaleno pisma do okrelonej sprawy, b) w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejnoci pionowej: nazw stanowiska adresata, imi i nazwisko oraz nazw miejscowoci, jednake w przypadku wielu adresatów dopuszcza si umieszczenie jedynie adnotacji adresaci według rozdzielnika, 3) na kolejnych stronach pisma umieszcza si: a) w prawym górnym rogu w kolejnoci pionowej: - klauzul tajnoci, - numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporzdzenia go w jednym egzemplarzu napis Egz. pojedynczy, b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, c) w prawym dolnym rogu klauzul tajnoci, numer strony łamany przez liczb stron całego pisma, 4) na ostatniej stronie pisma umieszcza si: a) w prawym górnym rogu w kolejnoci pionowej: - klauzul tajnoci, - numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporzdzenia go w jednym egzemplarzu napis Egz. pojedynczy, b) z lewej strony pod treci: - liczb załczników, jeeli s dołczone do pisma, 13

14 - klauzule tajnoci załczników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, - liczb stron kadego załcznika, - w przypadku gdy adresatowi wysyła si inn liczb załczników, ni pozostawia w aktach, dodatkowo napis tylko adresat - jeeli załczniki maj by przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis do zwrotu - jeeli załczniki maj zosta zwrócone osobie podpisujcej pismo, c) z prawej strony pod treci pisma i adnotacj o załcznikach w kolejnoci pionowej: stanowisko oraz imi i nazwisko osoby je podpisujcej, d) w lewym dolnym rogu w kolejnoci pionowej: - liczb wykonanych egzemplarzy, - adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotacj Adresaci według rozdzielnika, - nazwisko lub inne dane identyfikujce sporzdzajcego i wykonawc, - numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, e) w prawym dolnym rogu klauzul tajnoci oraz numer strony łamany przez liczb stron całego pisma, 5) W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza mona zamieci dyspozycj dla adresata o treci: a) udzielanie informacji tylko za pisemn zgod nadawcy, b) kopiowanie tylko za pisemn zgod nadawcy, c) odpis tylko za pisemn zgod nadawcy, d) kopiowanie stron... tylko za pisemn zgod nadawcy, e) odpis od... do... tylko za pisemn zgod nadawcy, f) wypis (wycig) od... do... tylko za pisemn zgod nadawcy. 4. Na pismach stanowicych załczniki: 1) na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza si dodatkowo napis: Załcznik nr... do pisma nr... z dnia..., 2) napis, o którym mowa w pkt 1, zamieszcza si - w miar moliwoci - na innych ni pismo materiałach. 5. Jeeli przy pimie przewodnim przesyła si załczniki oznaczone rónymi klauzulami tajnoci, to: 1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzgldnia klauzul załcznika o najwyszym stopniu tajnoci, 2) na pimie przewodnim zamieszcza si dyspozycj co do klauzuli tajnoci pisma po trwałym odłczeniu załczników; na kadej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza si napis: (nazwa klauzuli tajnoci) po odłczeniu załczników lub jawne po odłczeniu załczników. 6. Na pimie przewodnim, jeeli jego tre jest jawna, nie umieszcza si numeru według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce Informacje uzupełniajce/uwagi dziennika korespondencyjnego, naley wpisa adnotacj pismo przewodnie jawne. 7. Na materiałach innych ni pismo klauzul tajnoci i sygnatur literowo-cyfrow umieszcza si przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odrczne, trwałe dołczenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezporednio, a jeeli to nie jest moliwe - na ich obudowie lub opakowaniu. 8. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dwiku lub obrazu powinno by poprzedzone i koczy si informacj o nadanej klauzuli tajnoci, o ile istniej takie moliwoci techniczne. 9. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, ksikach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajnoci umieszcza si po prawej stronie na górze i dole zewntrznych cianek okładki oraz - jeeli jest - na stronie tytułowej. 10. Na kopiach, odpisach, wypisach, wycigach lub tłumaczeniach pism umieszcza si: 1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: Kopia, Odpis, Wypis, Wycig lub Tłumaczenie z jzyka - (nazwa jzyka) - (imi i nazwisko tłumacza), 2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji 14

15 wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wycigu lub tłumaczenia, 3) na ostatniej stronie dodatkowo napis Za zgodno i odcisk tuszowej pieczci urzdowej z nazw jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporzdzono kopi, odpis, wypis, wycig lub tłumaczenie. 11. Zgodno z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wycigu potwierdza podpisem Starosta albo Pełnomocnik Ochrony, a tłumaczenia - osoba dokonujca tłumaczenia. 12. Fakt sporzdzenia kopii, odpisu, wypisu, wycigu lub tłumaczenia odnotowuje si na dokumencie, z którego sporzdzono kopi, odpis, wypis, wycig lub tłumaczenie, przez odcisk pieczci lub umieszczenie adnotacji informujcej o: 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporzdzono kopi, odpis, wypis, wycig lub tłumaczenie; 2) liczbie egzemplarzy sporzdzonych kopii, odpisów, wypisów, wycigów lub tłumacze; 3) dacie sporzdzenia kopii, odpisu, wypisu, wycigu lub tłumaczenia, 4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wycig lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. 13. Adnotacje, o których mowa w pkt 12 ppkt 1-3, wpisuje si przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wycigu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi si po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wycigu lub tłumaczenia. ZMIANA I ZNOSZENIE KLAUZULI NIEJAWNOCI 1. Na pismach zawierajcych informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznan klauzul tajnoci lub minł ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osob, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych: 1) skrela si klauzul tajnoci na kadej stronie w prawym górnym i dolnym rogu, 2) na pierwszej stronie nad skrelon klauzul tajnoci w prawym górnym rogu umieszcza si dodatkowo napis Jawne oraz dat, imi, nazwisko i podpis osoby dokonujcej tych adnotacji. 2. Na pismach zawierajcych informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznan klauzul tajnoci: 1) na kadej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skrela si dotychczasowe klauzule tajnoci, 2) nad skrelonymi klauzulami tajnoci umieszcza si nowe klauzule tajnoci, 3) na pierwszej stronie nad skrelon klauzul tajnoci w prawym górnym rogu umieszcza si dat, imi, nazwisko i podpis osoby dokonujcej tych adnotacji. 3. Na pismach zawierajcych informacje niejawne, których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłueniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzul tajnoci umieszcza si odpowiednio napis: Skrócono okres ochrony do dnia... albo Przedłuono okres ochrony do dnia..., a take dat, imi i nazwisko oraz podpis osoby dokonujcej tych adnotacji. 4. Skrele i adnotacji, dokonuje odpowiednio Kierownik Kancelarii Tajnej lub Pełnomocnik Ochrony. 5. Skrelenia klauzul tajnoci oraz adnotacji dokonuje si kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajnoci i dokonanych zmian jest niedozwolone. 6. W stosunku do pism znajdujcych si w zbiorach dokumentów zawierajcych informacje niejawne, wobec których minł ustanowiony okres ochrony, czynnoci o których mowa w ust 2-5 mona dokona najpóniej w przypadku ich udostpniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej. 7. W stosunku do materiałów innych ni pisma przepisy pkt 2-5 stosuje si odpowiednio, uwzgldniajc sposób oznakowania tych materiałów. XIII. OKRESY OCHRONNE DLA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH 1. Informacje niejawne stanowice tajemnic słubow podlegaj ochronie przez okres: 1) 5 lat od daty wytworzenia - oznaczone klauzul poufne, 2) 2 lat od daty wytworzenia - oznaczone klauzul zastrzeone. 2. Wytwórca dokumentu po dokonaniu przegldu dokumentu moe okreli: 15

16 1) krótszy okres ochronny, 2) przedłua okres ochrony tych informacji na kolejne okresy nie dłusze ni 5 lat - dla oznaczonych klauzul poufne i 2 lat - dla oznaczonych klauzul zastrzeone, nie dłuej jednak ni na okres do 20 lat od daty wytworzenia tych informacji. 3. Akta spraw zakoczonych oznaczonych klauzula poufne przechowuje si w Kancelarii Tajnej przez okres 5 lat, zastrzeone przez okres dwóch lat. Po zniesieniu okresu ochronnego dokumenty te mona przekaza do archiwum zakładowego celem dalszego przechowywania. XIV. NADZÓR W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Za ochron informacji niejawnych w Starostwie Powiatowym w Pabianicach odpowiada Starosta. 2. Zadania okrelone ustaw z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych w imieniu Starosty wykonuje Pełnomocnik Ochrony poprzez: 1) sprawowanie nadzoru nad realizacj zada i przestrzeganiem przepisów okrelonych w Planie ochrony, 2) sprawowanie kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania zwizanych z upowanianiem do dostpu do tych informacji, w odniesieniu do wszystkich komórek organizacyjnych Starostwa. XV. ODPOWIEDZIALNO KARNA, DYSCYPLINARNA I SŁUBOWA ZA NARUSZENIE PRZEPISÓW O OCHRONIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Zakres odpowiedzialnoci karnej osób, które dopuciły si przestpstwa lub czynu zabronionego przeciwko ochronie informacji niejawnych został okrelony przepisami Kodeksu Karnego w art. 266 (ustawa z dnia 06 czerwca 1997 r. Kodeks Karny, Dz.U.Nr 88, poz. 553 z pón. zm.): 1 Kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjtemu na siebie zobowizaniu ujawnia lub wykorzystuje informacj, z któr zapoznał si w zwizku z pełnion funkcj, wykonywan praca, działalnoci publiczn, społeczn gospodarcz lub naukow, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolnoci albo pozbawienia wolnoci do lat 2. 2 Funkcjonariusz publiczny, który ujawnia osobie nieuprawnionej informacj stanowica tajemnic słubowa lub informacj, któr uzyskał w zwizku z wykonywaniem czynnoci słubowych, a której ujawnienie moe narazi na szkod prawnie chroniony interes, podlega karze pozbawienia wolnoci do lat W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegajc wymaga zwizanych z ochron informacji niejawnych i nierzetelnie wykonujc swoje obowizki, dopuszcz si uchybie w zakresie zabezpieczenia dokumentów i informacji podlegajcych ochronie, stwarzajc warunki do ujawnienia tajemnicy osobom nieuprawnionym, zastosowane by mog przewidziane prawem sankcje dyscyplinarne i słubowe. XVI. ARCHIWIZOWANIE, GROMADZENIE I NISZCZENIE MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH 1. Archiwizowanie materiałów niejawnych odbywa si z zachowaniem zasad okrelonych w rozporzdzeniu Ministra Kultury z dnia 16 wrzenia 2002 r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych (Dz.U.Nr 167, poz. 1375). 16

17 2. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona dzieli si na: 1) materiały archiwalne - wchodzce do pastwowego zasobu archiwalnego, 2) dokumentacj niearchiwaln - inn dokumentacj, niestanowic materiałów archiwalnych. 3. Rzeczow klasyfikacj oraz kwalifikacj dokumentacji ze wzgldu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej zawieraj jednolite rzeczowe wykazy akt. 4. Wykazy akt, o których mowa w pkt 3 stanowi podstaw gromadzenia dokumentacji w akta spraw. 5. Dokumentacja niearchiwalna, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania okrelonego we właciwym wykazie akt. 6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatnoci do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulatur. 7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej nastpuje na wniosek Starosty na podstawie zgody właciwego archiwum. 8. Do wniosku o zgod dołcza si: 1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulatur lub zniszczenie albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulatur lub zniszczenie, którego wzór stanowi załcznik nr 5 do rozporzdzenia. 9. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej sporzdza komisja powołana przez Starost, w której skład wchodz: Naczelnik Biura Zarzdu, osoba prowadzca archiwum zakładowe, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu oraz Kierownik Kancelarii Tajnej. 10. W przypadku trudnoci w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, mona zwróci si do miejscowo właciwego archiwum pastwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. 11. W archiwum zakładowym przechowuje si dokumenty brakowania, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulatur bd protokołami jej zniszczenia. 12. Uporzdkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułoeniu materiałów wewntrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właciwego układu, sporzdzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu. 13. Materiały archiwalne powinny by ułoone wewntrz teczek w kolejnoci spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynajc od pierwszego pisma wszczynajcego spraw. Poszczególne strony akt znajdujcych si w teczce powinny by opatrzone kolejn numeracj. 14. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie kadej teczki: 1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały, 2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowizujcego w jednostce organizacyjnej, 3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowizujcego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujcych si w teczce, 4) rocznych dat kracowych, to jest dat najwczeniejszego i najpóniejszego materiału archiwalnego w teczce, 5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym, 6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A), 7) liczby stron w teczce. 15. Czynnoci zwizane z brakowaniem materiałów niearchiwalnych, wobec których archiwum pastwowe wyraziło zgod s dokumentowanie przez sporzdzenie protokołu komisyjnego zniszczenia dokumentów niearchiwalnych. 16. Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów niearchiwalnych sporzdzany jest w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz naley przesła do właciwego archiwum pastwowego. 17

18 XVII. PRZECHOWYWANIE KLUCZY I PIECZ CI 1. Pieczcie, którymi posługuje si Kierownik Kancelarii Tajnej przechowywane s w szafach metalowych w Kancelarii. 2. Szafy metalowe Kancelarii po zamkniciu powinny by dodatkowo plombowane pieczci do plasteliny. 3. Klucze od szaf metalowych po zakoczeniu pracy naley złoy w pomieszczeniu Kancelarii w miejscu niewidocznym. 4. Po zakoczeniu pracy Kierownik Kancelarii zamyka i plombuje pieczci do plasteliny drzwi wejciowe Kancelarii. 5. Klucz od drzwi wejciowych naley umieci w woreczku dodatkowo zabezpieczajc pieczci do plasteliny, nastpnie tak przygotowany woreczek naley zdeponowa za pokwitowaniem u pracownika ochrony. Pobranie kluczy nastpuje równie za pokwitowaniem. 6. Piecz do plasteliny Kierownik Kancelarii Tajnej powinien zabezpieczy tak by osoby nieuprawnione nie mogły z niej korzysta. 7. Tworzy si zapasowy komplet kluczy od Pomieszcze Kancelarii Tajnej oraz pomieszcze znajdujcych si w strefie bezpieczestwa. 8. Zapasowy komplet kluczy naley umieci w woreczku na klucze, który dodatkowo powinien by zabezpieczony pieczci do plasteliny. 9. Tak przygotowany komplet kluczy zapasowych naley złoy za pokwitowaniem do zdeponowania u Pełnomocnika Ochrony. 10. Kierownik Kancelarii Tajnej po przybyciu do Starostwa, przed otwarciem Kancelarii powinien sprawdzi czy nie zostały naruszone pieczcie zabezpieczajce klucze oraz zabezpieczajce drzwi wejciowe do Kancelarii. W dalszej kolejnoci sprawdza si czy nie zostały naruszone pieczcie na szafach znajdujcych si w Kancelarii Tajnej. XVIII. USTALENIA KOCOWE 1. Naczelnicy wydziałów Starostwa, przełoeni pracowników, a take Pełnomocnik Ochrony: 1) zapoznaj podległych pracowników z ustaleniami Planu ochrony informacji niejawnych w Starostwie, 2) zapewni biece przestrzeganie postanowie Planu Ochrony w zakresie ochrony informacji niejawnych, mogcych wystpowa w działalnoci kierowanej komórki organizacyjnej. 2. Osoby wymienione w pkt 1, wprowadz jako obowizujc zasad, zapoznawania z Planem ochrony wszystkie osoby, które podejmuj prac w komórkach organizacyjnych. 3. W przypadku wystpienia wtpliwoci, a take potrzeby przyblienia zasad dotyczcych realizacji zada zwizanych z ochron informacji niejawnych, sporzdzania i wykonania dokumentów zawierajcych informacje stanowice tajemnic słubow, pracownicy Starostwa mog w kadym czasie zwraca si o wyjanienia czy te instrukta do: 1) Pełnomocnika Ochrony, 2) Kierownika Kancelarii Tajnej. 4. Integraln cz Planu ochrony stanowi załczniki w iloci 8, wyspecyfikowane w dołczonym do Planu ochrony Zestawieniu załczników. 18

19 Załcznik nr 1 ZESTAWIENIE ZAŁCZNIKÓW DO PLANU OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W PABIANICACH Wykaz stanowisk i funkcji oraz rodzajów prac zleconych, z którymi moe łczy si dostp do informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow...20 STR. Załcznik nr 2 Wykaz informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow mogcych wystpowa w zakresie działania Starostwa Powiatowego w Pabianicach Załcznik nr 3 Sposób oznaczania dokumentów niejawnych stanowicych tajemnic słubow oraz umieszczania klauzul na tych dokumentach...25 Załcznik nr 4 Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowicych tajemnic słubow oznaczonych klauzul zastrzeone...28 Załcznik nr 5 Protokół otwarcia sejfu (szafy metalowej)* Kancelarii Tajnej Starostwa Powiatowego w Pabianicach...32 Załcznik nr 6 Wzór upowanienia jednorazowego...33 Załcznik nr 7 Instrukcja postpowania w przypadku otrzymania przesyłki niewiadomego pochodzenia...34 Załcznik nr 8 Instrukcja alarmowa w przypadku zgłoszenia o podłoeniu lub znalezieniu ładunku wybuchowego w budynkach Starostwa

20 Załcznik nr 1 do Planu ochrony WYKAZ STANOWISK I FUNKCJI ORAZ RODZAJÓW PRAC ZLECONYCH, Z KTÓRYMI MO E ŁCZY SI DOSTP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH STANOWICYCH TAJEMNIC SŁU BOW OZNACZONYCH KLAUZUL POUFNE" LP STANOWISKO - FUNKCJA UWAGI 1 Starosta 2 Wicestarosta / Członek Zarzdu 3 Skarbnik Powiatu 4 Sekretarz Powiatu 5 Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji Niejawnych 6 Kierownik Kancelarii Tajnej 7 Geodeta Powiatowy 8 Naczelnik Wydziału Architektury i Budownictwa 9 Naczelnik Wydziału Komunikacji Transportu Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich Administrator bezpieczestwa informacji/informatyk Powiatu 20