Instrukcja Kancelaryjna

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2010 Kierownika Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Myślenicach z dnia 4 stycznia 2010 roku Instrukcja Kancelaryjna Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Myślenicach << Myślenice styczeń 2010 rok >> 1

2 SPIS TREŚCI Rozdział I Postanowienia ogólne str. 3-4 Rozdział II System kancelaryjny str. 4-5 Rozdział III Wykaz akt, podział akt na kategorie str. 5-6 Rozdział IV Podział prac kancelaryjnych str. 6-7 Rozdział V Wpływ i obieg korespondencji w jednostce organizacyjnej str. 7-9 Rozdział VI Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek str Rozdział VII Załatwianie spraw str Rozdział VIII Terminy załatwiania spraw str. 13 Rozdział IX Adresowanie pism str. 13 Rozdział X Podpisywanie pism str Rozdział XI Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi str Rozdział XII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych str Rozdział XIII Postępowanie z dokumentacją w razie likwidacji lub str reorganizacji jednostki organizacyjnej bądź komórki organizacyjnej Rozdział XIV Ustalenia końcowe str Załączniki: nr 1 wzór pieczątki wpływu nr 2 wzór spisu spraw nr 3 wzór spisu spraw nr 4 wzór opisu teczki aktowej nr 5 wzór układu pisma nr 6 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... nr 7 Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr... 2

3 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIE OGÓLNE 1 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych. 2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi. 3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 4. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają: jednostka organizacyjna lub Ośrodek - Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Myślenicach komórka organizacyjna wewnętrzne komórki w jednostce organizacyjnej przewidziane regulaminem organizacyjnym (działy) kierownik jednostki organizacyjnej pracownika stojącego na czele jednostki organizacyjnej koordynator komórki organizacyjnej pracownika stojącego na czele komórki organizacyjnej lub osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy, referent pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod względem merytorycznym akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej pozycji przewidzianej w wykazie akt teczka spraw skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt rejestr kancelaryjny (dziennik korespondencyjny) specjalną książkę przeznaczoną do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z zakładu pracy załącznik każdą luźną kartkę papieru, zawierającą treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik 3

4 sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna kierownika jednostki organizacyjnej wpływ każde pismo i przesyłka wpływająca do jednostki organizacyjnej punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy czystopis - tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną dekretacja - adnotację na piśmie wpływającym, przydzielającą je do załatwienia określonej komórce organizacyjnej lub referentowi, zawierającą dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych parafa - skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis pieczęć - stemple nagłówkowe, imienne, do podpisu itp. pieczęć urzędowa - okrągłą pieczęć z godłem państwa w środku i z nazwą w otoku przesyłka - otrzymywaną oraz wysyłaną korespondencję, dokumenty, pakiety, paczki, telegramy, faksy oraz e wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną znak akt - zespół symboli określających przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z rzeczowego wykazu akt znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym. ROZDZIAŁ II SYSTEM KANCELARYJNY W Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, 4

5 podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. 3. Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna. 4. Dodatkowo rejestruje się pisma w rejestrze kancelaryjnym, ale tylko na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego. Rejestr kancelaryjny prowadzi sekretariat. ROZDZIAŁ III WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE 3 1. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ośrodka, klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostki oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Ośrodka oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 2. Wykaz ten oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zależności od potrzeb. 4. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw (hasłach) odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 5. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki organizacyjnej /działu/ w Ośrodku. 6. Dopuszcza się możliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Dyrektorem jednostki organizacyjnej, oraz po uzyskaniu akceptacji Archiwum Państwowego w Krakowie. 7. Oprócz haseł, jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt: dokumentacja oznaczona kategorią A stanowi materiały archiwalne (akt o wartości historycznej), które po 25 latach od ich wytworzenia przekazuje się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego dokumentacja oznaczona kategorią B i cyframi arabskimi stanowi dokumentację niearchiwalną, określającymi liczbę lat przechowywania, po upływie tego okresu podlega 5

6 brakowaniu, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Katowicach Oddział w Cieszynie. dokumentacja oznaczona kategorią Bc stanowi dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana w komórce organizacyjnej OPS bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz pod kontrolą archiwisty zakładowego i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym dokumentacja oznaczona kategorią BE stanowi dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, kwalifikując ją do materiałów archiwalnych 8. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tą dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb OPS oraz dla celów kontrolnych. 9. Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, terytorialnym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych. ROZDZIAŁ IV PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH 4 1. Prace kancelaryjne w Ośrodku wykonują: sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej referenci spraw w komórkach organizacyjnych 2. Do zakresu czynności sekretariatu należy: przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczątki wpływu, a w jej obrębie daty wpływu i numeru pisma z kontrolki wpływów, przedstawianie korespondencji Kierownikowi, zastępcy lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji, segregowanie korespondencji według treści i jej przekazywanie komórkom organizacyjnym, 6

7 rejestrowanie spraw w spisach spraw, a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych, w zakresie wyznaczonym przez Kierownika lub jego zastępcę, do czasu przekazania ich do archiwizacji, przyjmowanie wysyłanych pism do podpisu Kierownika, jego zastępcy lub upełnomocnionych przez niego osób, wysyłanie korespondencji, w tym prowadzenie książek pocztowych. 3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów należy: rejestrowanie spraw w spisach spraw, przygotowanie projektów pism i przekazywanie ich kierownikom w celu aprobaty oraz oznaczanie pism znakiem sprawy, gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym przez Kierownika. przekazywanie akt spraw załatwionych i nieaktywnych podopiecznych do archiwizacji. 3. Zakres pracy poszczególnych referentów określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez kierownika jednostki organizacyjnej. ROZDZIAŁ V WPŁYW I OBIEG KORESPONDENCJI W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ 5 1. Korespondencję przeznaczoną dla Ośrodka odbiera od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik. 2. Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat. 3. Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: dokumentacji niejawnej; przesyłek adresowanych imiennie do kierownika jednostki organizacyjnej lub pracowników. 4. Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania. 5. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy: nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie; 7

8 zgadza się ilość załączników z ilością podaną w piśmie. brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do korespondencji: dla których załatwienie zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego; w którym brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma; załączników nadesłanych bez pisma przewodniego; przy których stwierdzono uszkodzenie koperty; mylnie skierowanych; w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością. 7. Na pismach wpływających, sekretariat odciska stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Na korespondencji doręczonej bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty (wzór pieczęci załącznik nr 1) 8. Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających do Ośrodka, natomiast nie stawia się na drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia. 9. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia, /za wyjątkiem Dzienników Ustaw/ 10. Przesyłki adresowane do innej instytucji sekretariat zwraca bezzwłocznie na pocztę. 11. Kierownik Ośrodka przegląda korespondencję a następnie pisze dyspozycje. 12. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika jednostki organizacyjnej, pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na: podlegającą załatwieniu przez zastępców kierownika lub koordynatorów działów; podlegającą załatwieniu przez pracowników działów. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy. Przesyłek niejawnych, sekretariat nie otwiera, przekazuje je odpowiednio adresatom. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone, poufne czy tajne okaże się, że zawiera ona pisma tego rodzaju, należy bezzwłocznie przekazać je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty, 13. Koordynatorzy działów przeglądają korespondencję: mającą dyspozycję kierownika Ośrodka adresowaną do nich imiennie zawierającą ponaglenie i interwencje wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia. 8

9 14. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania pracownika danego działu, przekazuje się je pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. ROZDZIAŁ VI REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK 6 1. Rejestrowanie spraw i znakowanie pism prowadzą pracownicy merytoryczni. 2. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. (załącznik nr 2 ) 3. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę. 4. Każde następne pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 5. Znak sprawy jest stała cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z następujących części: symbolu literowego komórki organizacyjnej, liczbowego symbolu hasła wg rzeczowego wykazu akt kolejnego numeru, pod którym zarejestrowano sprawę w spisie spraw dwóch cyfr końcowych roku, w którym sprawa została wpisana do spisu. Trzy pierwsze składniki znaku powinny być oddzielone od czwartego ukośną kreską, a od siebie kreską poziomą. Wzór znaku sprawy: PS /09 PS - Dział Pracy Środowiskowej Zasiłki stałe 34 - sprawa zarejestrowana, jako trzydziesta czwarta w spisie spraw 09 - rok Spis spraw prowadzi się na każdy rok kalendarzowy odrębnie dla każdej teczki założonej (w miarę powstawania akt) zgodnie z wykazem akt. 7. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisania ich do nowych spisów spraw. 8. W przypadku wznowienia sprawy, sprawę która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku, w spisie 9

10 spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę:,,przeniesiono do teczki o symbolu, nowy znak sprawy. 9. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej wg haseł rzeczowego wykazu akt i zamieszcza się w nim: kolejne liczby spraw rozpoczynające się od 1 w każdym roku treść danej sprawy nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy datę pierwszego pisma wysłanego w danej sprawie datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę. 10. Do przechowywania akt spraw załatwionych zakłada się w komórkach teczki aktowe. 11. Każda teczka powinna zawierać następujące elementy opisu: na środku u góry nazwę jednostki organizacyjnej; w lewym górnym rogu- symbol hasła według wykazu akt; w prawym górnym rogu kategorię archiwalną akt; na środku- tytuł akt, to jest pełne hasło z rzeczowego wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce; pod tytułem daty skrajne założenia pierwszej i ostatniej sprawy; numeru tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy. 12. Nie podlegają rejestracji: publikacje (czasopisma, wydawnictwa, ogłoszenia, prospekty itp.) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 13. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w poz Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne. ROZDZIAŁ VII ZAŁATWIANIE SPRAW 7 1. Wpływająca do jednostki organizacyjnej sprawa powinna być w zasadzie załatwiona niezwłocznie, przy zachowaniu terminów określonych dla różnych jej rodzajów w innych aktach prawnych. 2. Jeżeli sprawa nie może być załatwiona w terminie należy pisemnie powiadomić stronę o terminie załatwienia sprawy. 10

11 3. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności. 4. Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie. 5. Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których zobowiązane są również inne osoby. 6. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. 7. W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się -jeżeli zachodzi tego potrzeba notatkę o sposobie załatwienia sprawy. 8. Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad: każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem; pismo załatwiające sprawę powinno być napisane na blankietach korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym. każdy projekt pisma powinien zawierać: a) znak sprawy, b) oznaczenie adresata w pierwszym przypadku wraz z adresem, c) treść, napisaną pismem czytelnym, zwięźle i przejrzyście, najlepiej na komputerze d) datę opracowania projektu pisma, e) ponadto projekt powinien zawierać: w pismach stanowiących odpowiedź datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie pod treścią z lewej strony, cechę pilności sprawy, zaznaczoną wyrazem pilne lub terminowe nad adresem po prawej stronie adresy instytucji lub osób pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą Do wiadomości jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, projekt pisma, co do którego referent nie jest upoważniony do podjęcia ostatecznej decyzji, powinien być zaaprobowany przez kierownika. Układ pisma określa załącznik nr 5 każde pismo oznacza się własnym znakiem sprawy zgodnym z prowadzonym spisem spraw; podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej; podpis wraz z określeniem stanowiska osoby wykonującej; w razie potrzeby umieścić cechę,,pilność sprawy (bardzo pilne) i zamieścić pod adresem. 11

12 9. W sprawach pilnych stosuje się porozumienie telekomunikacyjne. 10. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w komórce organizacyjnej, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy. 11. Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej wysyłającej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia itp. 12. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem, lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma. 13. Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwieniu spraw wymagających poważniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uzgodnień, uzupełnień itp. lub gdy sprawy ze względu na swoją treść wymagają pozostawienia kopii załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej. 14. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu w formie wydruku komputerowego. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do adresata, natomiast jego kopię pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej. 15. Czynności związane z wysyłaniem korespondencji realizuje pracownik sekretariatu. 16. Czynności w tym zakresie polegają na : sprawdzeniu czy pismo podpisane jest przez upoważnioną osobę, oznaczone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki zaewidencjonowaniu sprawy w kontrolnym spisie pism wychodzących umieszczeniu na piśmie pieczątki nagłówkowej zaadresowaniu przesyłek listowych i przekazaniu korespondencji na pocztę. 17. Korespondencja miejscowa może być przekazywana adresatom bezpośrednio za pokwitowaniem w książce doręczeń. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane, jako przesyłka zwykła. Telegramy, faksy, wysyła się natychmiast po ich otrzymaniu. 12

13 ROZDZIAŁ VIII TERMNIY ZAŁATWIANIA SPRAW 8 1. Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na: pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie, terminowe, które powinny być załatwione z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie, zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia. 2. Sprawy, które można załatwić od ręki, należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania. ROZDZIAŁ IX ADRESOWANIE PISM 9 1. Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i siedzibę adresata. 2. Pisma imienne adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/i i przysługujący adresatowi tytuł (stopień) naukowy lub zawodowy. ROZDZIAŁ X PODPISYWANIE PISM Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej. 2. Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać faksymile. 3. Podpisujący na oryginale i kopii pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Gdy podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym aprobującego 13

14 znak wz (w zastępstwie). Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak z up. (z upoważnienia). Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak p.o. (pełniący obowiązki). ROZDZIAŁ XI WYSYŁANIE KORESPONDENCJI Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat i referenci. 2. Czynności w tym zakresie polegają na: sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki, potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki, zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego, umieszczeniu na kopertach odpowiednich pieczęci, wypełnienie przekazów pocztowych ewidencjonowaniu wysyłanej korespondencji w pocztowej książce nadawczej, przekazaniu przesyłek na pocztę. 3. Korespondencja jest wysyłana zgodnie z zamieszczoną dyspozycją co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy itp.). ROZDZIAŁ XII POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI Akta sprawy ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych Ośrodka przez okres 5 lat. 2. Wszystkie akta po upływie okresu przechowywania ich w komórce organizacyjnej, należy przekazać kompletnymi rocznikami, w stanie uporządkowanym do archiwizacji. 3. Przez uporządkowanie należy rozumieć: 14

15 takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę usunięcie z akt kategorii A wtórników i części metalowych, ponumerowanie ołówkiem w górnych rogach wszystkich zapisanych stron oraz przesznurowanie akt ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie(zał.4) : na środku u góry pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, poniżej nazwy jednostki pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła, w prawym górnym rogu kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, w lewym górnym rogu znak akt, tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, na środku okładki tytuł, tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce, poniżej tytułu rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji, w przypadku akt kategorii A poniżej daty ilość stron znajdujących się w teczce, prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej jednostki. 4. Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (załącznik nr 2), który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A i B 50 oraz oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B. Spisy dla akt kategorii A sporządza się w czterech egzemplarzach, z których jeden przekazuje się archiwum państwowemu, kategorii B w trzech egzemplarzach. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik dokonujący archiwizacji. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne w komórce organizacyjnej, (np. dps) po uporządkowaniu ich, pozostawia się w komórce, jako akta nieaktywne, do czasu zakończenia prowadzonych spraw. 15

16 ROZDZIAŁ XII WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych w zbiorach danych, zwłaszcza osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem 1 ust.3 przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzośrodkową pocztą elektroniczną udostępniania upoważnionym pracownikom: a. zakupionego oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, oprogramowania antywirusowego b. zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych c. utworzonych w Ośrodku baz danych, a w szczególności: ewidencja prawa miejscowego, ewidencja zarządzeń kierownika, baz adresowych, baz danych o regionie tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz Ośrodka umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Ośrodku, kadrze kierowniczej i kompetencjach informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw 3. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Ośrodku osobie najlepiej z wykształceniem informatycznym, pełniącej funkcję administratora baz danych. 4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: system haseł identyfikujących pracownika system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień 6. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego, aplikacyjnego 16

17 archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu. 7. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) powinno być możliwe wyłącznie w wydzielonych i niepodłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej Ośrodka stanowiskach komputerowych. 8. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. ROZDZIAŁ XIII POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W RAZIE LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI JEDNOSKI ORGANIZACYJNEJ BĄDŹ KOMRÓKI ORGANIZACYJNEJ W razie likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej bądź komórki organizacyjnej, instytucją dziedziczącą akta jest sukcesor. Sukcesor może odziedziczyć akta spraw ostatecznie załatwionych i nie kontynuowanych (sukcesja martwa lub bierna) lub akta spraw kontynuowanych (sukcesja czynna żywa). 2. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku jej działalności. 3. W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych, kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archiwum zakładowe. 4. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U.Nr 167, poz.1375), które w 11 brzmi: a) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do 17

18 działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce; b) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała; c) w przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej; d) dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki, o których mowa w art.5 ust.1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresy przechowywania dokumentacji. ROZDZIAŁ XIV USTALENIA KOŃCOWE Zastępcy kierownika, koordynatorzy działów, powinni regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych im referentów. 2. Kontrola ta polega na sprawdzaniu: o o o o terminowości i prawidłowości załatwiania spraw, prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych, terminowości uporządkowywania i przekazywania akt do archiwizacji. 15 Procedura brakowania dokumentacji może być przeprowadzona wyłącznie przez składnicę akt lub w przypadku dokumentacji kat. Bc przez daną komórkę organizacyjną w porozumieniu ze składnicą akt, zgodnie z zapisami instrukcji archiwalnej i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 18

19 16 1. Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją określa Kierownik Ośrodka. 2. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywanie przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Kierownika Ośrodka. 19

20 Załącznik nr 1 Wzór pieczątki wpływu Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Myślenicach Wpłynęło: L.dz..... [data] Ilość zał.... Podpis.. 20

21 Załącznik nr 2 Wzór spisu spraw rok Referent Prac. socj. symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Od kogo wpłynęła Data Lp. SPRAWA (krótka treść) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwien 21

22 Załącznik nr 3 Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej rok symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Pisma otrzymanego Lp. Treść sprawy Od kogo lub do kogo znak data Data wpływu lub wysyłki Referent sprawy Uwagi 22

23 Załącznik nr 4 (nazwa Ośrodka) (nazwa komórki organizacyjnej) (symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) (kategoria archiwalna) tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji) (roczne daty krańcowe akt) (ewentualnie kolejny numer tomu) 23

24 Załącznik nr 5 Wzór układu pisma Nazwa i adres nadawcy (pieczątka podłużna lub nagłówek blankietu firmowego) Pan(i) Pismo z dn. Znak: Nasz znak: Data: Sprawa:... [Treść pisma] Zał. Do wiadomości: 24

25 ... (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) akt nr... Załącznik nr 6 Spis zdawczo odbiorczy Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania

26 ... (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr... Lp. Znak teczki Nazwisko Imię Data urodz. Tytuł teczki imię ojca wykształcenie Załącznik nr 7 zawód ostatnie stanowisko data począt. zatrudnienia ko z 26