Na podstawie Pełnomocnictwa Ogólnego Dyrektora Generalnego Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 maja 2008r., zarządza się co następuje:

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 Zarządzenie nr 05 /2008 Dyrektora Oddziału GDDKiA we Wrocławiu z dnia 10 czerwca 2008r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji organizacji systemu kancelaryjnego w Oddziale we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Na podstawie Pełnomocnictwa Ogólnego Dyrektora Generalnego Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 maja 2008r., zarządza się co następuje: 1 Wprowadza się Instrukcję organizacji systemu kancelaryjnego w Oddziale we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Dyrektor Oddziału mgr inŝ. Robert Radoń Wrocław, dnia 10 czerwca 2008r. 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenie nr 5 /2008 Dyrektora Oddziału GDDKiA we Wrocławiu z dnia 01 czerwca 2008r Instrukcja organizacji systemu kancelaryjnego w Oddziale we Wrocławiu GDDKiA. Rozdział I Postanowienia wstępne i ogólne 1. Przedmiot i cel Instrukcja organizacji systemu kancelaryjnego, zwana dalej Instrukcją, ustala zasady postępowania w zakresie: obiegu pism i innych dokumentów, ich powstawania, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania w komórkach organizacyjnych oraz przekazywania do archiwum zakładowego w Oddziale we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Ustalone w instrukcji zasady postępowania dąŝą do zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed utratą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem dokumentów w Oddziale we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę słuŝbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i słuŝbową Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją obowiązują zapisy zarządzenia Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad w sprawie ustalenia wykazu akt i wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad. 2

3 2 Znaczenie pojęć uŝytych w instrukcji. 2.1 UŜyte w poniŝszym dokumencie następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) aprobata wyraŝenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy 3) dekretacja skierowanie sprawy do odpowiedniej komórki organizacyjnej w celu jej załatwienia, 4) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo, karta rejestracyjna itp.), 5) komórka organizacyjna wydział, zespół, jak teŝ samodzielne stanowisko pracy lub inne stanowisko pracy określone w Regulaminie Organizacyjnym Oddziału, 6) kancelaria wewnętrzną komórkę organizacyjną Wydziału Obsługi lub stanowiska pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej, 7) kierownik komórki organizacyjnej osobę funkcyjną, której powierzono stanowisko kierownicze w urzędzie, 8) korespondencja kaŝde pismo wpływające do Oddziału lub wysłane przez Oddział, 9) nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 10) pieczęć stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 11) pieczęć urzędowa pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu państwa pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 12) poprzedniki akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 13) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, itp., a takŝe otrzymywane i nadawane telegramy, faksy oraz wiadomości poczty elektronicznej, 14) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, 15) rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 3

4 16) sekretariat stanowiska pracy, do których naleŝy obsługa organizacyjna Dyrektora Oddziału, Zastępców Dyrektora Oddziału i Głównego Księgowego Oddziału, 17) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument (takŝe korespondencję z faksu i poczty elektronicznej), wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności słuŝbowych, 18) system kancelaryjny sposób i zasady postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wychodzącą w jednostce organizacyjnej od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania, 19) teczka aktowa (spraw) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., słuŝące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przewaŝnie odrębną jednostkę archiwalną, 20) urząd Oddział we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, 21) załącznik kaŝde pismo lub inny przedmiot odpowiednio oznakowany, odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, ksiąŝki itp.), 22) znak akt zespół symboli określających przynaleŝność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 23) znak sprawy zespół symboli określających przynaleŝność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw. 2.2 Przez Kodeks naleŝy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 ze zmianami ). 2.3 Zgodnie ze schematem organizacyjnym stosuje się następujące symbole literowe komórek organizacyjnych: 1. DO Dyrektor Oddziału, 2. ZP Zastępca Dyrektora ds. Przygotowania Inwestycji, 3. ZR Zastępca Dyrektora ds. Realizacji Inwestycji, 4. ZZ Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Drogami i Mostami, 5. ZF Główny Księgowy Oddziału, 6. D-1 Wydział Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych, 7. D-2 Stanowisko ds. Obsługi Prawnej, 8. D-3 Stanowisko ds. Ochrony Informacji Niejawnych 4

5 9. D-4 Stanowisko ds. Audytu i Zarządzania Jakością, 10. D-5 Stanowisko ds. Komunikacji Społecznej 11. D-6 Stanowisko ds. Informatyki, 12. F-1 Wydział Finansowo-Księgowy, 13. F-2 Wydział Obsługi. 14. P-1 Wydział Planowania, 15. P-2 Wydział Dokumentacji, 16. P-3 Wydział Nieruchomości, 17. P-4 Wydział ds. Ochrony Środowiska 18. R-1 Wydział ds. Realizacji Inwestycji, 19. R-2 Wydział ds. Zamówień Publicznych, 20. Z-1 - Wydział Dróg, 21. Z-2 Wydział BRD i Zarządzania Ruchem, 22. Z-3 Wydział ds. Uzgodnień, 23. Z-4 Wydział Mostów, 24. Z-5 Stanowisko ds. Obronnych 25. Z-11 - Rejon w Głogowie, 26. Z-12 - Rejon w Kłodzku, 27. Z-13 - Rejon w Legnicy, 28. Z-14 - Rejon w Lubaniu, 29. Z-15 - Rejon w Oleśnicy, 30. Z 16 - Rejon w Wałbrzychu, 31. Z-17 - Rejon w Wołowie, 32. Z-18 Rejon we Wrocławiu, Rozdział II System kancelaryjny. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych naleŝy: 1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie rozumiane jako potwierdzenie odbioru podpisem w dzienniku lub rejestrze korespondencyjnym, korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5

6 4) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych. 6) rozdzielanie korespondencji między poszczególne komórki organizacyjne lub pracowników 2. Czynności kancelaryjne w urzędzie wykonują: 1) kancelaria, (wewnętrzna komórka organizacyjna załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej umiejscowiona w Wydziale Obsługi) 2) sekretariat. 3. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy wykonują następujące prace kancelaryjne: 1. rejestrowanie spraw w spisach spraw, 2. nadawanie znaku sprawy, 3. przygotowanie projektów pism i przekazywanie przełoŝonym w celu aprobaty oraz przedkładanie czystopisów do podpisu, 4. zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego. Rozdział III Szczegółowe ustalenia dotyczące wykonywania waŝniejszych czynności kancelaryjnych 1. Przyjmowanie i obieg korespondencji. 1.1 Odbiór korespondencji wpływającej na adres urzędu odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach porannych we właściwym miejscowo urzędzie pocztowym. Odbioru dokonują upowaŝnieni imiennie pracownicy firmy zewnętrznej świadczącej urzędowi usługi w ramach odrębnej umowy lub w wyjątkowych przypadkach korespondencja odbierana jest przez upowaŝnionych imiennie etatowych pracowników Wydziału Obsługi. 1.2 Przyjmując przesyłki pocztowe, zwłaszcza polecone i wartościowe, osoby dokonujące odbioru korespondencji, sprawdzają prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. 6

7 W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki sporządza pisemną adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz potwierdzeniu odbioru i Ŝąda od pracownika urzędu pocztowego spisania notatki o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 1.3 Osoba dokonująca odbioru korespondencji w danym dniu przekazuje ją bez zbędnej zwłoki wyznaczonym przez Naczelnika Wydziału Obsługi pracownikom, którzy wykonują następujące czynności: a) umieszczają na kaŝdej przedniej stronie koperty lub opakowaniu w widocznym miejscu pieczątkę wpływu zawierającą datę otrzymania i odpowiadają za prawidłowość przeprowadzenia tej czynności. Korespondencję mylnie doręczoną adresowaną do innego adresata- naleŝy zwrócić bezzwłocznie do urzędu pocztowego, b) dokonują otwarcia wszystkich przesyłek, z wyjątkiem: adresowanych imiennie do Dyrektora Oddziału, Zastępców Dyrektora Oddziału, Głównego Księgowego Oddziału, adresowanych imiennie do Radcy Prawnego, ofert przetargowych, adresowanych do Wydziału Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych, adresowanych do Stanowiska ds. audytu i zarządzania jakością, ofert osób ubiegających się o wolne stanowiska pracy, przesyłek niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub zastrzeŝone które po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencyjnym przekazuje się odpowiednio kancelarii tajnej lub adresatom posiadającym właściwe poświadczenie bezpieczeństwa, JeŜeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem poufne / zastrzeŝone okaŝe się, Ŝe zawiera ona wiadomości stanowiące informacje niejawne, naleŝy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie odpowiednio kancelarii tajnej lub adresatom posiadającym właściwe poświadczenie bezpieczeństwa z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do ksiąŝki depozytowej, składa się do kasy podręcznej w Wydziale Finansowo-Księgowym, a pismo opatruje się pieczęcią depozytową 7

8 i przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem za pokwitowaniem, adresowanych imiennie do pracowników Oddziału z adnotacją DO RĄK WŁASNYCH. Na przedniej stronie koperty nie otwieranej korespondencji naleŝy umieścić w widocznym miejscu pieczątkę wpływu zawierającą datę otrzymania i dokonać rejestracji koperty w rejestrze kancelaryjnym rejestrze informatycznym. c) dokonują sprawdzenia; czy pismo nie zostało mylnie skierowane, czy w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie, JeŜeli brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, kancelaria zobowiązana jest bezzwłocznie zawiadomić o tym nadawcę, kompletności wymienionych w piśmie załączników. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na piśmie lub załącznikach. d) dołączają do pism koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym wyłącznie w przypadku pism: których doręczenie wywołuje skutki prawne, oznaczone terminem, poufnych, zastrzeŝonych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, stanowiących skargę, wniosek, list obywatela, pismo anonimowe, w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma, w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością (naleŝy wówczas sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie), przy których przesłano pieniądze lub przedmioty wartościowe, mylnie skierowanych, (jeŝeli moŝna ustalić właściwego adresata naleŝy odesłać pismo z odpowiednią adnotacją, w innym przypadku korespondencję naleŝy przekazać Naczelnikowi Wydziału Obsługi lub jego Zastępcy w celu podjęcia dalszego działania), Pozostałe koperty przekazuje się na makulaturę. e) na kaŝdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na pierwszej stronie w górnym prawnym lub lewym rogu bezwzględnie umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania, która musi być zgodna z datą jego wpływu do urzędu. Nie wymagają ewidencjonowania: 8

9 - druki, czasopisma, ksiąŝki, dzienniki urzędowe itp., - biuletyny i komunikaty nie wymagające załatwienia, - pisma mylnie skierowane. 1.4 Po wykonaniu powyŝszych czynności pracownicy przekazują całą wpływającą korespondencję pracownikom firmy zewnętrznej świadczącej urzędowi usługi w ramach odrębnej umowy w celu jej ilościowej rejestracji w rejestrze kancelaryjnym (rejestrze informatycznym). 1.5 Rejestracja korespondencji w programie komputerowym polega na: uruchomieniu programu komputerowego słuŝącego do rejestracji korespondencji zwanego Monitor-Sekretariat poprzez wpisanie hasła przypisanego indywidualnie kaŝdemu uŝytkownikowi w polu logowania; po otwarciu głównego okna programu wybraniu kategorii nowego dokumentu w zaleŝności od jego rodzaju: pismo/faktura; w odpowiednim polu wpisaniu numeru własnego rejestrowanego pisma/faktury; przy rejestracji pism, w polu treść ujęciu tematyki, której dotyczy korespondencja; w przypadku rejestracji faktur, w polu kwota podaniu wartości brutto faktury; w polu nadawcy wpisaniu dokładnej nazwy (lub imienia i nazwiska) nadawcy oraz adresu podanego w korespondencji; po zaakceptowaniu wprowadzonych do programu treści wygenerowany zostaje numer cyfrowy, który naleŝy umieścić na pieczątce wpływu określającej datę otrzymania korespondencji. 1.6 Po dokonaniu rejestracji wszystkich dokumentów, co potwierdzone jest umieszczeniem numeru cyfrowego na pieczątce wpływu, korespondencja przekazywana jest do sekretariatu urzędu. 1.7 Zasady ustalone w rozdziale III niniejszej instrukcji mają takŝe zastosowanie w odniesieniu do przesyłek odbieranych przez kancelarię urzędu bezpośrednio od klientów. 1.8 Kancelaria jest stałym punktem składania, odbioru i wymiany korespondencji przychodzącej i wychodzącej oprócz poczty elektronicznej i faksów wpływających bezpośrednio do sekretariatu urzędu, którą pracownicy sekretariatu rejestrują w rejestrze kancelaryjnym (rejestrze informatycznym) wykonując czynności uregulowane w pkt. 1.5 rozdział III oraz korespondencji wpływającej bezpośrednio do komórek organizacyjnych urzędu, którą dana komórka organizacyjna przekazuje do kancelarii urzędu celem jej zarejestrowania w rejestrze kancelaryjnym (rejestrze informatycznym). 9

10 1.9 Potwierdzenie wpływu pisma do kancelarii urzędu wydaje się na Ŝądanie składającego pismo Przesyłki nadesłane po godzinach urzędowania i w dni wolne od pracy odbiera portier. Przekazanie ich do kancelarii urzędu powinno nastąpić następnego dnia roboczego rano do godziny Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań. 2. Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Pracownicy sekretariatu urzędu dokonują segregacji korespondencji według jej treści i przekazują według właściwości do Dyrektora Oddziału, Zastępców Dyrektora Oddziału, Głównego Księgowego Oddziału, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji Segregacji korespondencji dokonuję się w następujący sposób: - adresowane imiennie do: Dyrektora Oddziału, Zastępców Dyrektora Oddziału, Głównego Księgowego Oddziału, - opatrzone adnotacją: doręczyć natychmiast, b. pilne lub pilne, - których doręczenie wywołuje skutki prawne, oznaczone terminem, - poufnych, zastrzeŝonych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, - pozostała korespondencja Dyrektor za pośrednictwem sekretariatu otrzymuje następującą korespondencję: 1) adresowaną do Dyrektora, 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, 3) zastrzeŝoną dla Dyrektora, 4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu, 5) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, 6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne, 2.4. Dyrektor, przeglądając korespondencję określoną w pkt. 2, podpunkt 2.3 roz. III : 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia według właściwości innym osobom Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) komórki organizacyjnej poprzez umieszczenie symbolu danej komórki, zgodnie z pkt.2.3 rozdziału I, sposobu załatwienia sprawy,terminu załatwienia sprawy, 10

11 2) aprobaty załatwienia sprawy, bądź podpisania czystopisu Dekretacja pism powinna zawierać datę jej dokonania Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty, tj. p.m. - proszę mówić, oznacza, Ŝe otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie mówić z wydającym dyspozycję przed przystąpieniem do załatwienia sprawy, p.r. - proszę referować - oznacza, Ŝe otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję, m.a. moja aprobata - oznacza, Ŝe wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia, m.p. mój podpis oznacza, Ŝe wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia, a.a. ad acta - oznacza, Ŝe pismo naleŝy dołączyć do akt sprawy. JeŜeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania róŝnych komórek organizacyjnych przekazuję się ją do załatwienia komórce, której symbol znajduje się na pierwszym miejscu Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Dyrektora Oddziału, Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego Oddziału pracownicy sekretariatu dzielą zgodnie z dyspozycjami na: 1. podlegającą załatwieniu przez Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego Oddziału lub kierowników komórek organizacyjnych, 2. podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne (wydziały, zespoły i inne) Pracownicy sekretariatu wprowadzają w rejestrze informatycznym (programie komputerowym) dekrety znajdujące się na, zwróconej przez Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego Oddziału, korespondencji Wpisanie dekretów w programie komputerowym polega na: uruchomieniu programu komputerowego słuŝącego do rejestracji korespondencji poprzez wpisanie hasła przypisanego indywidualnie kaŝdemu uŝytkownikowi w polu logowania, wyszukaniu według nadanego w kancelarii urzędu numeru cyfrowego odpowiedniego pisma, wpisanie w odpowiednie okno dekretacji umieszczonych na danym piśmie, zgonie z pkt. 2.3, roz. I niniejszej instrukcji. zaakceptowaniu wprowadzonych zmian. 11

12 2.11. Pracownicy sekretariatu po wprowadzeniu dekretów do rejestru informatycznego przekazują korespondencję do kancelarii urzędu, oprócz przesyłek zadekretowanych do Zastępców Dyrektora Oddziału lub Głównego Księgowego Oddziału Kancelaria dokonuje rozdziału przesyłek na podstawie dekretacji i dzieli korespondencję pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne KaŜda komórka organizacyjna jest zobowiązana obierać korespondencję z kancelarii urzędu, przynajmniej raz dziennie Odbioru korespondencji dokonują wyłącznie pracownicy danej komórki organizacyjnej za pisemnym pokwitowaniem w rejestrze prowadzonym przez kancelarię urzędu Dokonujący odbioru przesyłek pracownik zobowiązany jest bezzwłocznie przekazać ją Kierownikowi komórki organizacyjnej Kierownicy komórek organizacyjnych przeglądają korespondencję: mającą dyspozycję Dyrektora, adresowaną do nich imiennie, zawierającą ponaglenie i interwencje, wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwiania. Rozdział IV Podpisywanie, wysyłanie i doręczanie pism 1. Podpisywanie pism. 1. Uprawnienia do podpisywania pism uregulowane są w regulaminie organizacyjnym urzędu. 2. Podpis na czystopisach umieszcza się w obrębie odpowiedniej pieczątki. 3. Referent sprawy oraz osoba aprobująca treść pisma umieszczają swoje podpisy na kopii pisma z lewej strony pod tekstem. Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy oraz datą. 2. Wysyłanie pism. 1. Pisma (faksy) przeznaczone do wysyłania przygotowuje kancelaria urzędu i komórki organizacyjne, 2. Korespondencja moŝe być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 12

13 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną, 3. Do obowiązków komórek organizacyjnych naleŝy ponadto: a. stwierdzenie na kopii pisma faktu jego przekazania do wysyłki na zewnątrz, b. przekazanie korespondencji do wysłania, c. skompletowanie kopii wysłanych pism z ewentualnymi aktami sprawy. 2. Kancelaria: a. sprawdza, czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo do odpowiedniego pracownika celem uzupełnienia, b. kopertuje, adresuje i koduje korespondencję (wpisanie po lewej stronie na kopercie znaku sprawy), c. segreguje pisma przekazane do wysyłki, d. umieszcza na kopertach odcisk pieczątki opłata pocztowa zryczałtowana bądź frankuje przesyłki, e. zapisuje: listy polecone w ksiąŝce pocztowej, listy zwykłe - w kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie) listy miejscowe - w ksiąŝce doręczeń przesyłek miejscowych, przekazuje przesyłki i korespondencję do urzędu pocztowego. 3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie, 4. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi, poleconymi, ekspresowymi, lotniczymi, za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Brak dyspozycji na kopercie oznacza, Ŝe przesyłkę naleŝy wysłać listem zwykłym. 5. Przesyłki miejscowe, podlegające wysłaniu za pośrednictwem poczty powinny być dostarczone do kancelarii urzędu do godz Pozostałe przesyłki miejscowe oraz zamiejscowe dostarczone do kancelarii: a. najpóźniej do godz wysyła się w danym dniu za pośrednictwem urzędu pocztowego, b. po godz wysyła się dnia następnego. 13

14 Rozdział V Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 1. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki do czynności kancelaryjnych w Oddziale we Wrocławiu Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną wewnątrz urzędu, 3) udostępnienia upowaŝnionym pracownikom zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: a. edytorów tekstów, b. arkuszy kalkulacyjnych, c. baz danych, d. programów graficznych, e. oprogramowania antywirusowego, 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5) umieszczenia na stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie. 3. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędzie osobie zajmującej stanowisko ds. informatyki. 4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upowaŝnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 6. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania, 14

15 2) archiwizowania danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia naleŝy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział VI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 1. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych sprawuje Dyrektor Oddziału lub osoba przez niego wyznaczona. 2. Kontrola polega na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnych i udzielaniu wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, 2) prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, 3) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 4) terminowości przekazywania akt do archiwum. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek zapoznania podległych pracowników z otrzymanymi przepisami prawnymi lub innymi aktami normatywnymi. 4. W przypadku nie przestrzegania przez podległych pracowników obowiązujących regulacji prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych) w wyniku nie wywiązania się bezpośredniego przełoŝonego z obowiązku zapisanego w pkt.3 roz. VI, kierownik komórki organizacyjnej poniesie odpowiedzialność dyscyplinarną. 15