REGULAMIN ORGANIZACYJNY Graviton Capital S.A.

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Graviton Capital S.A. Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Podstawy prawne Regulaminu stanowią: 1) Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 94 z późn. zm.), 2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 września 2012 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, i banków powierniczych oraz warunków szacowania przez dom maklerski kapitału wewnętrznego (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.), 3) Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.). 2. Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Graviton Capital S.A. wraz z zakresem zadań poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz zasadami odpowiedzialności i podległości służbowej poszczególnych jednostek organizacyjnych i stanowisk. 3. Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają: 1) Dom Maklerski Graviton Capital S.A. z siedzibą we Wrocławiu, 2) Pracownik - osoba zatrudniona w Domu Maklerskim na podstawie umowy o pracę, a także osoby pozostające z nim w stosunku zlecenia, lub w innym stosunku cywilnoprawnym o podobnym charakterze oraz osoby kierujące i nadzorujące działalność Domu Maklerskiego, 3) Ustawa - Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 94 z późn. zm.), 4) Rozporządzenie - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 września 2012 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, i banków powierniczych oraz warunków szacowania przez dom maklerski kapitału wewnętrznego (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.), 5) KSH ustawa z dnia z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.). str. 1

2 6) Informacja poufna - informacja poufna w rozumieniu Ustawy, 7) Tajemnica zawodowa - tajemnica zawodowa w rozumieniu Ustawy, 8) Instrumenty finansowe - instrumenty finansowe w rozumieniu Ustawy, 9) Firma inwestycyjna podmiot prowadzący działalność maklerską na podstawie przepisów Ustawy, 10) Regulamin Regulamin organizacyjny Graviton Capital S.A., 11) Inspektor Nadzoru pracownik Domu Maklerskiego odpowiedzialny za sprawowanie kontroli i nadzór nad przestrzeganiem przepisów zewnętrznych i wewnętrznych. Rozdział II Zakres działalności Domu Maklerskiego Graviton Capital S.A. prowadzi działalność maklerską obejmującą świadczenie usług oferowania maklerskich instrumentów finansowych na podstawie zezwolenia wydanego przez Komisję Nadzoru Finansowego, a także inne czynności w zakresie posiadanych zezwoleń. 2. Zakres działalności Domu Maklerskiego obejmuje również wykonywanie innych czynności wskazanych w statucie i nie wymagających zezwoleń Komisji Nadzoru Finansowego. Rozdział III Struktura organizacyjna Domu Maklerskiego Centralę Domu Maklerskiego tworzą Zarząd Domu Maklerskiego, podstawowe jednostki organizacyjne oraz wewnętrzne komórki organizacyjne. 2. Zarząd Domu Maklerskiego kieruje działalnością Domu Maklerskiego i reprezentuje Dom Maklerski wobec osób trzecich. 3. Skład i sposób powoływania Zarządu określa statut Domu Maklerskiego oraz KSH. 4. Organizację i tryb pracy Zarządu Domu Maklerskiego określa Regulamin Zarządu oraz KSH. 5. Jednostki i komórki organizacyjne Centrali Domu Maklerskiego pogrupowane są w Działy podległe Zarządowi. Struktura organizacyjna wyodrębnia: Dział Sprzedaży, Dział Rynku Pierwotnego oraz jednoosobowe stanowiska pracy tj.: Inspektor Nadzoru łącznie z Inspektorem Ryzyka, 6. Działami kierują Dyrektorzy : Dyrektor Działu Rynku Pierwotnego ( funkcję dyrektora pełni jednocześnie Prezes Zarządu ) Dyrektor Działu Sprzedaży Zakres kompetencji i odpowiedzialności Wiceprezesów Zarządu Domu Maklerskiego ustala Prezes Zarządu. str. 2

3 7. Usługi w zakresie prowadzenia księgowości, gospodarki kadrami, obsługi informatycznej oraz obsługi prawnej świadczą w sposób odrębny firmy zewnętrzne. 8. Schemat struktury organizacyjnej oraz schemat podległości funkcjonalnej Domu Maklerskiego stanowi Załącznik Nr 1 i Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu. Rozdział IV Zakres obowiązków zawodowych Domem Maklerskim kieruje Prezes Zarządu, Dyrektor Działu Rynku Pierwotnego. 2. Do jego kompetencji oprócz zadań określonych Statutem Spółki i Regulaminem Zarządu należy m.in.: prowadzenie spraw spółki, konstrukcja oraz realizacja strategii rozwojowych Domu Maklerskiego, analiza ekonomiczna przedsięwzięć realizowanych przez Dom Maklerski, analiza rynków globalnych (w tym rynków rozwijających się), prognozy dotyczące zagranicznych przepływów kapitałów i ich wpływu na polski rynek finansowy, analiza wybranych zagadnień ekonomicznych, branżowych, oraz poszczególnych spółek i papierów wartościowych, ocena i korekta analiz wykonywanych przez analityków rynku pierwotnego. prowadzenie spraw Działu Rynku Pierwotnego organizacja procesów związanych ze świadczeniem usługi polegającej na oferowaniu maklerskich instrumentów finansowych, współdziałanie z podmiotami biorącymi udział w procesie upublicznienia spółek oraz wprowadzania spółek do obrotu giełdowego (doradca prawny, audytor, doradca finansowy, członkowie konsorcjum domów maklerskich), 7. Prezes Domu Maklerskiego jest upoważniony do wydawania zarządzeń wewnętrznych, a także wprowadzania w drodze zarządzenia, zmian w zakresie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych w Schemacie Organizacyjnym Domu Maklerskiego Wiceprezes Zarządu, bez przydzielonych funkcji Dyrektora Działu podlega Prezesowi Zarządu. 2. Do jego kompetencji oprócz zadań określonych Statutem Spółki i Regulaminem Zarządu należy m.in.: prowadzenie spraw spółki, przygotowanie we współpracy z Prezesem Zarządu strategii marketingowej i produktowej firmy, nadzór nad funkcjonowaniem systemu informatycznego firmy str. 3

4 nadzór nad Działem Sprzedaży, udział w pozyskiwaniu klientów zainteresowanych usługą polegającą na oferowaniu maklerskich instrumentów finansowych, dystrybucja produktów firmy, prowadzenie działań marketingowych mających na celu wykonanie strategii firmy, dbanie o wizerunek firmy Wiceprezes Zarządu bez przydzielonych funkcji Dyrektora Działu podlega Prezesowi Zarządu. 2. Do jego kompetencji oprócz zadań określonych Statutem Spółki i Regulaminem Zarządu należy m.in.: prowadzenie spraw spółki, przygotowanie we współpracy z Prezesem Zarządu strategii marketingowej i produktowej firmy, udział w pozyskiwaniu klientów zainteresowanych usługą polegającą na oferowaniu maklerskich instrumentów finansowych, szczególnie na rynku amerykańskim, prowadzenie działań marketingowych mających na celu wykonanie strategii firmy, dbanie o wizerunek firmy Dyrektor Działu Sprzedaży podlega Wiceprezesowi Zarządu 2. Do jego obowiązków należy : udział w pozyskiwaniu klientów zainteresowanych usługą polegającą na oferowaniu maklerskich instrumentów finansowych dystrybucja produktów firmy, prowadzenie działań marketingowych mających na celu wykonanie strategii firmy, sporządzanie części Prospektów Emisyjnych, Memorandów Inwestycyjnych lub innych dokumentów przygotowywanych na potrzeby klientów, wykonywanie czynności związanych z obsługą klientów: budowa i utrzymywanie długotrwałych relacji z klientami, obsługa operacyjna klientów i inwestorów, dbanie o wizerunek firmy, kulturę sprzedażową i jakość obsługi klientów Inspektor Nadzoru podlega Prezesowi Zarządu. 2. Inspektor Nadzoru wykonuje w Domu Maklerskim kontrolę instytucjonalną. 3. W ramach kontroli instytucjonalnej Inspektor Nadzoru prowadzi: str. 4

5 a) Kontrolę wewnętrzną, b) Nadzór zgodności działalności z prawem, c) Audyt wewnętrzny 4. Do zadań kontroli wewnętrznej należy zapobieganie przypadkom działania niezgodnego z decyzjami i procedurami wewnętrznymi przyjętymi w Domu Maklerskim oraz identyfikacja takich przypadków. W szczególności do obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej należy : Nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową oraz zabezpieczenie dostępu do nich, Przeciwdziałanie wykorzystywaniu przez pracowników informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, Nadzór nad przestrzeganiem reguł postępowania w celu przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, Badanie zgodności działalności Domu Maklerskiego i czynności wykonywanych w ramach tej działalności przez pracowników i osoby powiązane z regulacjami rynków, na których działa Dom Maklerski oraz regulacjami ich instytucji, Przeprowadzanie systematycznych kontroli w zakresie, o którym mowa w pkt. 1 4 oraz innych koniecznych kontroli i audytów, Rozpatrywanie skarg i wniosków klientów oraz prowadzenie rejestru skarg, Inicjowanie, opracowywanie bądź udział w opracowywaniu koniecznych regulacji wewnętrznych ( regulaminów, instrukcji, procedur ) oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Zarządowi Domu Maklerskiego, Prowadzenie szkoleń pracowników Domu Maklerskiego w zakresie przepisów prawa zewnętrznego i wewnętrznego, bezpieczeństwa działalności, etyki zawodowej itp., Sporządzanie i wysyłanie do KNF wszystkich niezbędnych sprawozdań zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lutego 2010 r. 5. Do zadań nadzoru zgodności działalności z prawem należy ujawnianie i zapobieganie naruszaniu przez Dom Maklerski obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących prowadzenie działalności maklerskiej. W szczególności do obowiązków w zakresie nadzoru zgodności działalności z prawem należy: Badanie i regularna ocena adekwatności i skuteczności systemu nadzoru zgodności działalności z prawem oraz działań podejmowanych w celu wypełnienia przez Dom Maklerski obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących prowadzenie działalności maklerskiej, Doradztwo oraz bieżąca pomoc pracownikom Domu Maklerskiego w wypełnianiu przez nich obowiązków zgodnie z przepisami prawa regulującymi prowadzenie działalności maklerskiej, Identyfikowanie i szacowanie ryzyka niedostosowania związanego z działalnością Domu Maklerskiego, w tym z rozwojem nowych produktów, Doradzanie zarządowi firmy inwestycyjnej w zakresie wprowadzanych przepisów w tym uaktualnianie już obowiązujących, str. 5

6 Opracowywanie pisemnych instrukcji i innych dokumentów dla personelu Domu Maklerskiego dotyczących odpowiedniego wprowadzania przepisów, Ocenianie prawidłowości wewnętrznych procedur i zasad, proponowanie zmian, Monitorowanie procesów dostosowywania poprzez regularne i zaawansowane badanie ryzyka niedostosowania, Szkolenie personelu w zakresie dostosowywania się do obowiązujących norm, Łączność z odpowiednimi organizacjami, w tym z regulatorami i doradcami prawnymi. 6. Do zadań audytu wewnętrznego należy weryfikacja stosowanych systemów oraz wdrożonych regulaminów i procedur wewnętrznych pod kątem ich prawidłowości i skuteczności w wypełnianiu przez Dom Maklerski obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz podejmowanie lub inicjowanie działań mających na celu eliminację nieprawidłowości. W szczególności do obowiązków w zakresie audytu wewnętrznego należy: Wykrywanie błędów, nieprawidłowości i zaniedbań wynikających z realizacji poszczególnych funkcji przez Dom Maklerski, Ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych błędów i nieprawidłowości oraz podejmowanie lub proponowanie działań mających na celu przeciwdziałanie powstawaniu nieprawidłowości i strat oraz ograniczających ryzyka Domu Maklerskiego w zakresie funkcjonalnym, Przegląd ustanowionych mechanizmów wewnętrznej kontroli funkcjonalnej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, Ocena procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej, Ocena przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Domu Maklerskiego oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy spółki, Ocena zabezpieczenia mienia materialnego oraz wartości niematerialnych i prawnych, Ocena dostosowania działań Domu Maklerskiego do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli Inspektor Nadzoru wykonuje również obowiązki Inspektora Ryzyka. 2. Do obowiązków Inspektora Ryzyka należą: Wyznaczanie wymogu kapitałowego w ujęciu jednostkowym i skonsolidowanym Wyznaczanie wielkości kapitałów nadzorowanych w ujęciu jednostkowym i skonsolidowanym Monitorowanie limitów kapitałowych Agregacja danych o ryzyku operacyjnym otrzymywanych od kierownictwa jednostek organizacyjnych Raportowanie danych o ryzyku operacyjnym do Zarządu Rekomendacja planów działań w sytuacji zdarzeń ryzyka operacyjnego Formułowanie zaleceń zmian w procesach i procedurach na podstawie wyników samoocen ryzyka operacyjnego oraz analiz scenariuszowych. str. 6

7 Rozdział V Procedury decyzyjne Zarząd wykonuje swoje obowiązki i uprawnienia podejmując decyzje: kolegialnie w formie odbywania posiedzeń i podejmowania uchwał, osobiście przez poszczególnych Członków Zarządu w ramach indywidualnych zakresów obowiązków. 2. Dyrektorzy Działów, respektując zasadę jednoosobowego kierownictwa, podejmują decyzje osobiście w ramach indywidualnych zakresów obowiązków i przedmiotu działalności podlegających im działów. 3. Pracownicy podejmują decyzje operacyjne ograniczone do ich stanowisk pracy i realizowanych przez nich zadań, podporządkowując się decyzjom kierunkowym i szczegółowym swoich przełożonych. Rozdział VI Organizacja Zastępstw W razie nieobecności Prezesa Domu Maklerskiego jego obowiązki i uprawnienia wykonuje Wiceprezes Zarządu, w przypadku jeżeli jest kilku Wiceprezesów Zarządu obowiązki te wykonuje ten spośród obecnych Wiceprezesów, który najdłużej sprawuje funkcję Wiceprezesa Zarządu w danej kadencji. 2. W razie nieobecności Prezesa Zarządu bądź Wiceprezesa/ów Zarządu ich obowiązki i uprawnienia wykonuje osoba każdorazowo wskazana przez jednego z nich. Rozdział VII Kontrola wewnętrzna Działalność Domu Maklerskiego jako spółki akcyjnej podlega nadzorowi Rady Nadzorczej 2. Instytucjonalną kontrolę wewnętrzną sprawuje Zarząd Domu Maklerskiego za pośrednictwem Inspektora Nadzoru. 3. Kontrole wewnętrzne realizowane są przez Inspektora Nadzoru zgodnie z zasadami zawartymi w Regulaminie kontroli wewnętrznej Graviton Capital S.A. 4. Kontrola funkcjonalna realizowana jest przez Dyrektorów Działów. str. 7

8 Rozdział VIII Sprawozdawczość wewnętrzna System sprawozdawczości wewnętrznej Domu Maklerskiego stanowią raporty i sprawozdania sporządzane na jego wewnętrzne potrzeby. 2. W dziedzinie finansowej i informatycznej ewentualna sprawozdawczość została uregulowana w umowach wiążących Dom Maklerski i firmy zewnętrzne świadczące usługi w tym zakresie, na jego rzecz. 3. W Domu Maklerskim, obligatoryjne raporty okresowe składa Prezesowi Zarządu, Zarządowi i Radzie Nadzorczej, Inspektor Nadzoru, pełniący jednocześnie funkcję Inspektora Ryzyka. 4. Raporty i sprawozdania składane przez Inspektora Nadzoru i Inspektora Ryzyka to : Raport z pełnienia funkcji nadzoru wewnętrznego, Raport z funkcjonowania systemu nadzoru zgodności działalności z prawem, Raport z pełnienia funkcji audytu wewnętrznego, Sprawozdanie z funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem. Rozdział IX Pracownicy Domu Maklerskiego Wszyscy pracownicy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu ochrony przepływu informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową w Graviton Capital S.A. 2. Każdy pracownik Domu Maklerskiego posiada indywidualny zakres zadań, obowiązków i odpowiedzialności stosownie do zajmowanego stanowiska. 3. Do opracowania zakresu zadań zobowiązany jest bezpośredni przełożony pracownika. 4. Bezpośredni przełożony pracownika ma obowiązek posiadania zakresów zadań podległych mu bezpośrednio pracowników. Rozdział X Postanowienia końcowe 22. Zmiany Regulaminu Organizacyjnego jak i wszystkich innych regulaminów i procedur obowiązujących w Graviton Capiatal S.A., wprowadzane są Uchwałą Zarządu Domu Maklerskiego. str. 8

9 Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Graviton Capital S.A. Schemat struktury organizacyjnej Graviton Capital S.A. Rada Nadzorcza Zarząd Inspektor Nadzoru Inspektor Ryzyka Dział Sprzedaży Dział Rynku Pierwotnego str. 9

10 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Graviton Capital S.A. Schemat podległości funkcjonalnej w Graviton Capital S.A. Prezes Zarządu Dyrektor Działu Rynku Pierwotnego Wiceprezes Zarządu Wiceprezes Zarządu Inspektor Nadzoru Inspektor Ryzyka Dyrektor Działu Sprzedaży str. 10