ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM W TRYBIE PRZETARGU Z OGŁOSZENIEM O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ 30.

Transkrypt

1 Numer postępowanie: JRP.V Olsztyn, 25 listopada 2015 roku ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM W TRYBIE PRZETARGU Z OGŁOSZENIEM O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ EURO 1. INFORMACJE WSTĘPNE: 1.1. Zamawiający: Gmina Olsztyn Plac Jana Pawła II 1, Olsztyn tel wew jrp5@olsztyn.eu Godziny urzędowania: poniedziałek: wtorek piątek: Postępowanie jest prowadzone w ramach Projektu pn. Modernizacja i rozwój zintegrowanego systemu transportu zbiorowego w Olsztynie współfinansowanego ze środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej , w związku z realizacją kampanii Przesiądź się do tramwaju/autobusu Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu z ogłoszeniem, zastosowano wyłączenie ze stosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) 1.4. Ilekroć w niniejszych warunkach lub załącznikach jest mowa o Oferencie należy przez to rozumieć podmiot, który złożył ofertę w odpowiedzi na niniejsze zaproszenie. 2. PRZEDMIOT I OPIS ZAMÓWIENIA: 2.1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kampanii internetowej oraz świadczenie kompleksowej usługi na obsługę social media Zamówienie jest podzielone na dwie (2) części: Część nr I: Przeprowadzenie kampanii internetowej; Część nr II: Świadczenie kompleksowej usługi na obsługę social media Opis przedmiotu zamówienia dla części nr I: przeprowadzenie kampanii internetowej na potrzeby projektu pn. Modernizacja i rozwój zintegrowanego systemu transportu zbiorowego w Olsztynie współfinansowanego ze środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej

2 Lp. Wyszczególnienie Termin realizacji Reklama natywna: Cykl 10 tekstów o tramwajach z wykorzystaniem galerii zdjęć oraz materiałów video. Przykładowe tematy reklamy natywnej: - Jak działa tramwaj (film, wywiad z motorniczym); - Kolizyjność, bezpieczeństwo rozmowa z policjantem; - Karta miejska do czego służy karta miejska; - Tramwaje dawniej i dziś; - Przebieg linii tramwajowych; - Hałas, a spaliny przewaga tramwaju nad autobusem, testy tego co najbardziej ekologiczne (samochód, tramwaj, czy autobus); - Szybkość przemieszczania się autobusem test praktyczny pomiędzy rowerem, autobusem, tramwajem, samochodem; Założenia kampanii: Kampania powinna składać się z 10 artykułów, wzbogaconych o materiały multimedialne typu zdjęcia, video. Kampania na minimum 10 internetowych serwisach o charakterze informacyjno - publicystycznym woj. warmińsko-mazurskiego. Czas emisji każdego artykułu minimum 5 dni. Przygotowanie materiałów reklamowych leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania raportów. Kampania display: dwie kreacje wyświetlane równolegle: toplayer (max. 750 x 400) + double billboard (750 x 200). Kampania na minimum 2 internetowych serwisach o charakterze informacyjno - publicystycznym woj. warmińsko-mazurskiego oraz na minimum jednym portalu społecznościowym o charakterze ogólnopolskim. Liczba wyświetleń reklam minimum 500 tys. Częstotliwość wyświetlania reklam max. 3 x unikalny użytkownik. Czas emisji reklam: 07:00-23:00. Przygotowanie kreacji reklamowych leży po stronie Zamawiającego. Reklamy powinny wyświetlać się na urządzeniach: Desktop, Laptop, Mobile, Tablet. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania raportów. Kampania w sieci reklamowej: Kampania reklamowa na minimum 30 serwisach o tematyce informacyjno-publicystycznym. Reklamy powinny być wyświetlane w systemie RON (Run on Network). Formaty 2 15 dni od daty podpisania umowy, nie dłużej, niż do dnia 24 grudnia 2015 roku.

3 reklam, które należy wykorzystać w kampanii: 970x250 px, 750x300px, 750x200px, 300x600px, 300x250 px, 300x300px, 160x600px, 300x50, 320x50. Liczba wyświetleń reklamy: minimum 500 tysięcy. Reklamy powinny wyświetlać się na urządzeniach: Desktop, Laptop, Mobile, Tablet. Maksymalna częstotliwość wyświetlania reklam na jednego unikalnego użytkownika nie powinna być większa niż 3. Czas emisji reklam: 07:00-23:00. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania raportów. Przygotowanie kreacji reklamowych leży po stronie Zamawiającego Opis przedmiotu zamówienia dla Części nr II: Świadczenie kompleksowej usługi na obsługę social media na potrzeby projektu pn. Modernizacja i rozwój zintegrowanego systemu transportu zbiorowego w Olsztynie współfinansowanego ze środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej Lp. Wyszczególnienie Termin realizacji 1. Viral: Na portalu społecznościowym facebooku powinien być założony fanpage #101 rzeczy, które możesz zrobić w tramwaju. Na początku pozyskiwanie fanów odbędzie się poprzez płatne reklamy i tworzenie autorskich memów. Prowadzone działania promocyjne będą obejmować: 1. Założenie profilu fanpage #101 rzeczy, które możesz zrobić w tramwaju w serwisie Facebook.com; 2. konfigurację i uruchomienie profilu w serwisie Facebook.com; 3. opracowanie kreacji, strategii i przygotowanie planu publikacji wraz z realizacją; 4. monitoring aktywności i nieustanna interakcja z fanami; 5. pozyskanie minimum 1000 fanów; 6. codzienne aktualizacje, tworzenie własnych treści; 7. opracowanie raportu 8. prowadzenie kampanii reklamowych - 3 tygodnie 15 dni od daty podpisania umowy, nie dłużej, niż do dnia 24 grudnia 2015 roku. 3. WARUNKI WYMAGANE: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z powodu nie spełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) złożą prawidłowo sporządzoną Ofertę w niniejszym postępowaniu przetargowym; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia; 3

4 dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3.2. Wykonawcy występujący wspólnie winni spełniać łącznie warunki udziału w postępowaniu, lecz żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. 4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Termin wykonania zamówienia: 15 dni od daty podpisania umowy, nie dłużej, niż do dnia 24 grudnia 2015 roku. 5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: 5.1 Ofertę należy przygotować w języku polskim, na piśmie, na formularzu będącym załącznikiem nr 1 do niniejszych warunków. 5.2 Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi. 5.3 Oferta winna przewidywać wykonanie całości zamówienia i rozliczenie po zakończeniu całości. 5.4 Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opatrzonej: pieczęcią Oferenta; opisem: JRP.V - Oferta kampania internetowa. Nie otwierać przed dniem r. godz Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę, złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje ich odrzucenie. 5.6 Oferenci będą związani ofertą przez okres 30 dni, liczony od dnia upływu ostatecznego terminu składania ofert. 5.7 Oferent nie może dokonać zmiany i wycofać oferty po upływie terminu składania ofert. 5.8 Oferty złożone po terminie będą zwrócone składającemu bez otwierania. 5.9 Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Warunków uczestnictwa w postępowaniu W toku dokonania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących ich treści Zamówienie zostanie udzielone Oferentowi, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do dostarczenia Zamawiającemu aktualnego dokumentu dopuszczającego oferenta do obrotu prawnego, poświadczonego za zgodność z oryginałem. 6. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać na adres: Urząd Miasta Olsztyna, Jednostka Realizująca Projekt V Plac Jana Pawła II 1, Olsztyn (pok. 22, JRP V) Ofertę należy złożyć w zamkniętej zaadresowanej kopercie z dopiskiem: JRP.V - Oferta kampania internetowa. Nie otwierać przed dniem r. godz.10.30, w terminie do dnia r. do godz w Urzędzie Miasta Olsztyna, Plac Jana Pawła II 1, Olsztyn, Jednostka Realizująca Projekt V - pok. nr TERMIN I MIEJSCE OTWARCIA OFERT: 4

5 r. godz Jednostka Realizująca Projekt V Plac Jana Pawła II 1, Olsztyn, pokój nr INFORMACJE DOTYCZĄCE WYNAGRODZENIA: Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę w terminie do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury, po uprzednim podpisaniu protokołu odbiorczego bez uwag. 7. SPOSÓB OBLICZANIA CENY OFERTY: 5.1. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Cena oferty jest ceną obejmującą całość zamówienia Cena podana w ofercie musi być ceną ostateczną, kompletną, jednoznaczną, nadto musi uwzględniać: wszystkie wymagania stawiane przez Zamawiającego, wszelkie zobowiązania Wykonawcy oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji całości przedmiotu zamówienia Cena oferty jest ceną, której definicję określa art. 3 ust 1 pkt.1 i ust 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 10 lipca 2014 r., poz. 91) tzn.: cena to wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia, określone zostały w projektach umowy odpowiednio dla części I, II. 8. KRYTERIA OCENY OFERT: 6.1. Zamawiający dokona komisyjnie oceny formalnej ofert, pod względem ich zgodności z wymogami Zamawiającego postawionymi w niniejszym dokumencie Oferty, które nie będą odpowiadać wymogom określonym w opisie przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone, pozostałe oferty zostaną dopuszczone do oceny punktowej Zamawiający dokona oceny punktowej złożonych ofert na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: 6.4. Cena ofertowa: 100 % 6.5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach ww. kryterium obliczonego w poniższy sposób: W c = (C min /C) x W, gdzie: W c wartość punktowa dla kryterium cena, 5

6 C min cena brutto najtańszej oferty, C cena brutto rozpatrywanej oferty, W waga kryterium (W =100 pkt) Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 9. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY: 7.1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu Umowa zostanie podpisana z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę W przypadku, gdy Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający ma prawo wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych złożonych ofert Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest: złożyć umowę regulującą współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w której Wykonawcy wskażą Pełnomocnika uprawnionego do kontaktów z Zamawiającym oraz wystawiania dokumentów związanych z płatnościami - w przypadku, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przedstawić nazwy (firmy) podwykonawców, adresy oraz dokumenty potwierdzające, że występują oni w obrocie prawnym, a także wskazać sposób reprezentacji i szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, który podwykonawca będzie realizował - jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana wskazał w ofercie, że część zamówienia powierzy podwykonawcom, złożyć umowy regulujące współpracę Wykonawcy z Podwykonawcami- jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie posługiwał się przy realizacji zamówienia podwykonawcami. 8. INFORMACJE DOTYCZĄCE MOŻLIWOŚCI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA: 8.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie Postępowanie o zamówienie unieważnia się, jeżeli: nie wpłynęła żadna oferta, 6

7 cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wystąpiły istotne zmiany okoliczności powodujące, że prowadzenie postępowania nie leży w interesie publicznym / zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili uruchamiania postępowania, zawiera błędy popełnione przez zamawiającego uniemożliwiające kontynuowanie postępowania bądź zawarcie umowy. 11. ZAPYTANIA O PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Ewa Janowiak Jednostka Realizująca Projekt V tel: 89/ wew jrp5@olsztyn.eu Załączniki- odpowiednio dla części I, II: 1. formularz oferty 2. wzór umowy 7