KOMISJA REWIZYJNA RADY POWIATU CHOJNICKIEGO

Transkrypt

1 BR KOMISJA REWIZYJNA RADY POWIATU CHOJNICKIEGO PROTOKÓŁ z KONTROLI CENTRUM EDUKACYJNO WDROŻENIOWEGO w CHOJNICACH LUTY 2014 r.

2 2 Komisja Rewizyjna Rady Powiatu Chojnickiego dokonała kontroli Centrum Edukacyjno- Wdrożeniowego w Chojnicach w następującym składzie: 1) Mieczysław Pruski przewodniczący 2) Krystyna Kijek zastępca przewodniczącego 3) Wojciech Rolbiecki członek 4) Andrzej Sabiniarz członek 5) Jarosław Schumacher członek Kontrola odbyła się 11 lutego 2014 r. w siedzibie kontrolowanej placówki ul. Piłsudskiego 30a. W trakcie wizyty u pani dyrektor Moniki Kuchty przedstawiono członków komisji, omówiono zakres przeprowadzanej kontroli. Pani Monika Kuchta została zatrudniona na stanowisku Dyrektora CEW na mocy uchwały nr 242/2012 Zarządu Powiatu Chojnickiego z dnia 17 kwietnia 2012 r. Natomiast uchwałą nr 318/2012 Zarządu Powiatu Chojnickiego z dnia 27 listopada 2012 r. umowa o pracę została przedłużona na czas nieokreślony. Kontrola była zgodna z planem kontroli Komisji Rewizyjnej uchwalonym przez Radę Powiatu Chojnickiego uchwałą nr XXVIII/315/2013 z dnia 19 grudnia 2013 r. Przewodniczący poinformował, że zgodnie z 39 ust. 1 Statutu Powiatu Chojnickiego kontrola objęła następujące sprawy: 1) formalno prawne w zakresie: statut, regulaminy, zarządzenia, instrukcje bezpieczeństwa przeciwpożarowego i bhp, 2) merytoryczne w zakresie: stan zatrudnienia, kwalifikacje pracowników, pracownicy administracji i obsługi zasady wynagradzania, zakresy czynności pracowników, baza lokalowa wyposażenie, zapotrzebowanie w ciepło, energię elektryczną, 3) finansowe w zakresie: dochody i wydatki za rok 2013, wydatki związane z ogrzewaniem, zabezpieczeniem przed włamaniem i kradzieżą itd., dekretacja dowodów księgowych/zapotrzebowań, Zakładowy Fundusz Socjalny. 4) działalność merytoryczną CEW w zakresie spraw formalno prawnych Centrum Edukacyjno-Wdrożeniowe w Chojnicach to Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Przedmiotem projektu była modernizacja i zagospodarowanie funkcjonalno użytkowe budynku zlokalizowanego w Chojnicach przy ul. Piłsudskiego 30 a, w celu utworzenia Centrum Edukacyjno-Wdrożeniowego. W ramach projektu dokonano przebudowy i rozbudowy obiektu przeznaczonego dla firm innowacyjnych o łącznej powierzchni 1 426,43 m2. Celem nadrzędnym projektu był wzrost konkurencyjności i innowacyjności firm z powiatu chojnickiego i człuchowskiego poprzez utworzenie Centrum Edukacyjno- Wdrożeniowego w Chojnicach. Celem bezpośrednim było stworzenie przestrzeni i funkcjonalności zapewniającej kreowanie procesów proinnowacyjnych w subregionie chojnicko-człuchowskim. Projekt zakładał również stworzenie nowego produktu, jakim są specjalistyczne usługi szkoleniowe i doradcze.

3 3 Centrum Edukacyjno- Wdrożeniowe w Chojnicach zostało utworzone uchwałą nr VIII/91/2011 Rady Powiatu Chojnickiego z dnia 16 czerwca 2011 r. Jako odbiorców CEW definiuje się następujące grupy: nowo tworzone firmy innowacyjne lub działające od kilku miesięcy na rynku lokatorzy inkubatora technologicznego, firmy z terenu powiatu chojnickiego i człuchowskiego, młodzież i dzieci uczące się. Zakres działania CEW obejmuje w szczególności: rozwój gospodarki opartej na wiedzy poprzez tworzenie efektywnych powiązań pomiędzy nauką i biznesem, wspieranie i stymulowanie przedsiębiorczości innowacyjnej, działalność edukacyjno szkoleniową, w tym w ramach Eksperymentarium, działalność promocyjną, w tym promocję przedsiębiorczości, innowacyjności i aktywnej edukacji, współpracę z partnerami lokalnymi, regionalnymi oraz międzynarodowymi w zakresie rozwoju przedsięwzięć innowacyjnych, zarządzanie rozwojem Inkubatora Technologicznego - specjalistycznego ośrodka wspierania przedsiębiorczości innowacyjnej, działania na rzecz zwiększania absorpcji innowacji i wiedzy w przedsiębiorstwach, świadczenie specjalistycznych usług proinnowacyjnych. Centrum Edukacyjno-Wdrożeniowe w Chojnicach pozwala na wytworzenie wokół tej instytucji środowiska przyjaznego tworzeniu nowych i rozwojowi istniejących firm innowacyjnych oraz kształtowaniu postaw proinnowacyjnych wśród dzieci i młodzieży. Przewiduje się, iż dzięki działalności CEW możliwe będzie tworzenie większej liczby produktów zaawansowanych technologicznie, które generować będą wysoką wartość dodaną w subregionie. Przełoży się to bezpośrednio na tworzenie nowych i trwałych miejsc pracy w lokalnej gospodarce, która tym samym sukcesywnie będzie stawać się lokalną gospodarką opartą na wiedzy. W trakcie kontroli Komisja Rewizyjna zapoznała się z następującymi dokumentami przedstawionymi przez dyrekcję kontrolowanej jednostki: 1) Statutem nadanym uchwałą nr VIII/91/2012 Rady Powiatu Chojnickiego z dnia 16 czerwca 2011 r. ze zmianami, 2) Regulaminem Organizacyjnym nadanym uchwałą Zarządu Powiatu Chojnickiego nr 151/2011 z dnia 6 października 2011 r., 3) Zarządzeniem w sprawie zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok z dnia 1 września 2011 r.,

4 4 4) Regulaminem wynagradzania pracowników w CEW w Chojnicach z dnia 1 września 2011 r., 5) Zasadami (polityką) rachunkowości w CEW z dnia 6 września 2011 r. ze zmianami, 6) Standardami kontroli zarządczej z dnia 6 września 2011 r., 7) Regulaminem kontroli zarządczej z dnia 6 września 2011 r. ze zmianami, 8) Analizą ryzyka w CEW z dnia 6 września 2011 r. ze zmianami, 9) Kodeksem etyki w CEW z dnia 6 września 2011 r., 10) Zarządzeniem w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb Ws w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Centrum z dnia 6 września 2011 r., 11) Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w CEW w Chojnicach z dnia 6 września 2011 r., 12) Zasadami wstępnej oceny celowości i zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków z dnia 7 września 2011 r. ze zmianami, 13) Procedurami kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków z dnia 7 września 2011 r. ze zmianami, 14) Procedurami kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków z dnia 7 września 2011 r. ze zmianami, 15) Instrukcją sporządzania i obiegu dokumentów księgowych z dnia 7 września 2011 r., 16) Zasadami korzystania z komórkowych telefonów służbowych przez pracowników CEW z dnia 14 września 2011 r., 17) Wykazem i opisem działania stosowanych programów komputerowych z dnia 4 listopada 2011 r., 18) Zarządzeniem w sprawie wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z dnia 30 listopada 2011 r., 19) Instrukcją inwentaryzacji z dnia 1 grudnia 2011 r., 20) Instrukcją gospodarki kasowej CEW z dnia 2 stycznia 2012 r., 21) Regulaminem działania stałej komisji przetargowej z dnia 15 października 2012 r., 22) Metodologią obliczania wartości pomocy publicznej w CEW z dnia 31 grudnia 2012 r., 23) Systemem przetwarzania danych przy użyciu komputera z dnia 31 grudnia 2012 r., 24) Zarządzeniem w sprawie powołania stałej komisji likwidacyjnej, określenia trybu jej pracy oraz sposobu likwidacji środków trwałych w CEW z dnia 31 grudnia 2012 r., 25) Zarządzeniem w sprawie trybu realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości ,00 euro z dnia 31 grudnia 2012 r., 26) Instrukcją bezpieczeństwa i higieny pracy w CEW z dnia 21 grudnia 2012 r., 27) Zasadami rejestrowania procedur kontroli zarządczej z dnia 21 stycznia 2013 r., 28) Zasadami organizacji kontroli zarządczej w CEW oraz zasadami jej koordynacji z dnia 21 stycznia 2013 r. 29) Procedurami zarządzania ryzykiem w CEW z dnia 21 stycznia 2013 r., 30) Polityką zarządzania ryzykiem w CEW z dnia 21 stycznia 2013 r., 31) Polityką bezpieczeństwa danych osobowych z dnia 22 lutego 2013 r., 32) Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych z dnia 22 lutego 2013 r., 33) Zasadami (polityką) rachunkowości w CEW z dnia 15 marca 2013 r., 34) Zarządzeniem w sprawie sporządzania, obiegu, kontroli, przechowywania i archiwizowania dokumentów z dnia 15 marca 2013 r., 35) Uchwałą nr IX/99/2011 Rady Powiatu Chojnickiego z dnia 25 sierpnia 2011 r. w sprawie powołania Rady Programowej Centrum Edukacyjno- Wdrożeniowego w Chojnicach ze zmianami,

5 5 Ponadto dyrekcja przedstawiła Instrukcję Bezpieczeństwa Pożarowego opracowaną przez kap. poż. w st. spocz. mgr Ryszarda Słomińskiego z dnia 2 lipca 2011 r. Nie stwierdzono żadnych uchybień formalno prawnych w kontrolowanej dokumentacji. Dokumentacja powyższa jest na bieżąco aktualizowana i dostosowywana do potrzeb placówki. W zakresie spraw merytorycznych Pani Dyrektor zapoznała komisję ze stanem zatrudnienia, kwalifikacjami oraz zakresami czynności pracowników. Stan zatrudnienia w CEW przedstawia się następująco: dyrektor 1 etat, główny księgowy ½ etatu, inspektor 1 etat, pracownik gospodarczy ¼ etatu. Z przeprowadzonej wyrywkowej kontroli akt osobowych stwierdzono, że wszyscy pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje na wykonywanych stanowiskach. Wszyscy pracownicy posiadają aktualne zakresy czynności. W zakresie spraw finansowych Przestawione zostało zestawienie kosztów funkcjonowania Centrum Edukacyjno Wdrożeniowego w Chojnicach w roku 2013, z którego wynika, że wykonanie wydatków bieżących i majątkowych wynosiło ,61 zł na plan zł, co stanowi 95% wykonania szczegółowe zestawienie wydatków CEW w roku 2013 stanowi załącznik nr 1 do protokołu z kontroli. Wykonanie dochodów własnych w dziale 710 rozdział w roku 2013 wyniosło ,53 zł na plan dochodów ,00 zł - sprawozdanie z wykonania planu dochodów stanowi załącznik nr 2 do protokołu z kontroli. Obiekty są ogrzewane instalacją gazową. Wydatki w 2013 r. na ogrzewanie całego kompleksu stanowiły w roku 2013 kwotę , 86 zł. CEW posiada monitoring budynku, dozór techniczny sieci komputerowej całoroczny wydatek z tego tytułu w roku 2013 to 2.804,40 zł oraz w godzinach od do posiada ochronę fizyczną budynku koszt całoroczny ubr ,21 zł. Na podstawie zawartego Porozumienia z dnia 1 września 2011 r. pomiędzy Starostą, a Dyrektorem CEW został utworzony wspólny fundusz świadczeń socjalnych pracowników. Przeprowadzona wyrywkowa kontrola prowadzenia dokumentacji księgowej wykazała, że jest ona prowadzona prawidłowo.

6 w zakresie działalności merytorycznej 6 Pani Dyrektor stwierdziła, że tak jak jest określone w misji i celach statutowych zadania CEW to głównie wspieranie przedsiębiorczości w szczególności przedsiębiorczości innowacyjnej obejmującej powiat chojnicki i człuchowski. W ramach tego działania jest inkubator technologiczny, na pierwszym i drugim piętrze, gdzie są pomieszczenia biurowe, które wynajmowane są przedsiębiorcom po cenach korzystniejszych niż rynkowe. Co roku szacowana jest cena rynkowa i na początku roku przedstawiana jest stawka do zatwierdzenia przez Zarząd Powiatu. W tej chwili jest to 30 zł/m 2, w ramach tej ceny są wliczone wszystkie media, jest wliczony internet, sprzątanie, monitoring, możliwość korzystania z sali spotkań biznesowych bezpłatnie w ilości 50 godzin miesięcznie lub z sali warsztatów kreatywnych też bezpłatnie 50 godzin miesięcznie. Jeżeli przedsiębiorcy potrzebują więcej godzin to mają 50% zniżkę, jeżeli chodzi o drugą salę konferencyjną to jest to zniżka 20%. W ramach oferty inkubatora jest także bezpłatna możliwość wydruku 100 stron miesięcznie. Ponadto przy okazji przedsięwzięć, które organizuje CEW na stronie internetowej staramy się promować przedsiębiorców. W chwili obecnej są zajęte wszystkie inkubatory, czyli 14 pomieszczeń biurowych. Przedsiębiorcy mają zawarte umowy na 3 lata i pierwsze umowy będą kończyć się w listopadzie tego roku, wówczas będzie ogłaszany nowy nabór. Istnieje też taka możliwość, że Rada Programowa może wyrazić zgodę na kolejny okres, ale nie dłużej niż na kolejne trzy lata. Do inkubatora mogą być przyjmowane przedsiębiorstwa, które rozpoczynają dopiero działalność, a także wdrażające innowacje w ramach swojego działania. W tej chwili inkubatory zajmują m.in.: Biuro Rachunkowe (projekt dotyczył elektronicznego obiegu dokumentów z klientami i zarządzanie usługami on-line), sieć Aptek (projekt dotyczył wdrożenia nowoczesnego oprogramowania w zakresie szkoleń i obsługi personelu w aptekach), Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej, Centrum Aktywizacji Zawodowej, projektant domów pasywnych, projektant ogrodów i terenów zielonych, firma zajmująca się produkcją i montażem regałów magazynowych (specjalistycznych), kurier rybny. Każda firma, która chce wynająć biuro musi przedstawić formularz aplikacyjny do inkubatora technologicznego, gdzie musi opisać innowacyjność i polega to na opisaniu jakie nowe usługi i jakie nowe produkty wprowadzi, jest tam również ujęta współpraca z jednostkami naukowo badawczymi i na podstawie tego szacowane jest, czy dana firma ma prawo dostać się do inkubatora. Zakresem działania CEW objęte są również doradztwa i szkolenia, jednak CEW nie dysponuje własną kadrą i dlatego te zadania są realizowane dzięki współpracy bądź też dzięki uzyskanym środkom zewnętrznym. Pani Dyrektor wspomniała, że w tej chwili CEW rozpoczyna realizację dwóch projektów finansowanych w 100% realizowanych ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Jeden projekt to Mistrzowie Kreatywnego Rozwoju, jest to projekt dla firm szkoleniowych oraz prywatnych przedszkoli rozwijające kreatywność i umiejętność nauczania kreatywnego dla trenerów, szkoleniowców, pedagogów, przedszkolanek. Drugi projekt realizowany będzie w partnerstwie z firmą doradczą z Poznania, jest to projekt szkoleniowy Ekofirma. W ramach tego projektu planowane są szkolenia oraz doradztwo, budowanie strategii działań proekologicznych w trzech zakresach. Pierwsza rzecz to jest ekologiczna marka produktu, promocja firmy jako ekologicznej, druga to racjonalne gospodarowanie energią w firmie, trzecia rzecz to możliwości wykorzystania odnawialnych źródeł energii w firmach i źródła ich finansowania. Dyrektor dodała również, że w miarę możliwości w ramach współpracy z uczelniami wyższymi także odbywają się szkolenia, spotkania z urzędami. Realizowany jest również taki cykl spotkań śniadania biznesowe każdy pod jakimiś innym tematem. Trzeci aspekt działania to realizacja przedsięwzięć innowacyjnych, są to działania dla młodzieży i dzieci. W listopadzie każdego roku organizowany jest tydzień przedsiębiorczości, ponadto po raz drugi organizowana jest inicjatywa Dzień Bezpiecznego Internetu. Do tego dochodzi jeszcze komercyjny najem sali szkoleniowej i sali konferencyjnej.

7 7 W dalszej części przeprowadzanej kontroli Komisja Rewizyjna zwiedziła pomieszczenia Centrum Edukacyjno Wdrożeniowego w Chojnicach, tj. sekretariat, pokoje hotelowe, inkubatory technologiczne, sale konferencyjne. Na tym kontrolę Centrum Edukacyjno Wdrożeniowego w Chojnicach komisja zakończyła. Podpisy członków Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Chojnickiego: 1) Mieczysław Pruski ) Krystyna Kijek ) Wojciech Rolbiecki ) Andrzej Sabiniarz ) Jarosław Schumacher -... Przyjmuję do wiadomości i potwierdzam odbiór Dyrektor Centrum Edukacyjno Wdrożeniowego w Chojnicach Pani Monika Kuchta...