Zarządzanie projektów

Transkrypt

1 Zarządzanie projektów Część 4 Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Rola oprogramowania do zarządzania projektami implementacja metod i teorii w oprogramowaniu automatyzacja rutynowych czynności planowanie zadań; tworzenie harmonogramów kontrola przebiegu prac nad projektem symulacje i optymalizacje dotyczące projektu aktualizacja danych dotyczących zasobów i automatyczne tworzenie nowych harmonogramów i budżetów narzędzie komunikacji i pracy grupowej - przekazywanie informacji o projekcie, wspólna praca nad projektem

2 Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Jaka informacja jest niezbędna przed rozpoczęciem pracy z wykorzystaniem programu do zarządzania projektem: podzielić projekt na etapy, zadania; określić czas trwania zadań; sporządzić harmonogram projektu - porządek wykonywania poszczególnych zadań; określić współzależności między zadaniami; sporządzić listę zasobów (ludzkich, materiałowych, finansowych, energetycznych); ocenić koszty każdego zasobu (godziny pracy); przydzielić zasoby do każdego zadania. Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Podczas wykonywania projektu jesteśmy w stanie: wykorzystywać szablony (ang. Template), listy sporządzone do innych projektów; automatyczne powtarzanie zadań, które są wykonywane podczas realizacji projektu, zadania o stałej częstotliwości; śledzić postęp w projekcie; wprowadzać nowe, usuwać zbędne zadania; aktualizować projekt przy zmianie w terminach poszczególnych zadań; aktualizować projekt przy zmianie w zasobach, którymi dysponujemy; aktualizować koszty poszczególnych zasobów.

3 Instalacja programu GanttProject Przed instalacją programu GanttProject należy sprawdzić czy jest zainstalowany w systemie Java Runtime Environment. Jeżeli nie, należy zainstalować Java Runtime Environment. Następnie instalujemy GanttProject. Rozpoczęcie pracy z programem GanttProject Start \ Programy, a następnie wybieramy GanttProject. Przy uruchomieniu programu pojawia się wskazówka dnia. Program otwiera nowy harmonogram projektu w widoku wykresu Gantta.

4 Widok Wykres Gantta Ekran po uruchomieniu programu zawiera widok wykresu Gantta. Ekran jest podzielony pionowo na dwie główne części: lewa strona - tabela zadań i prawa strona - wykres Gantta. Skala czasu umieszczona wzdłuż górnej części wykresu Gantta funkcjonuje jako poziomy kalendarz. Można dostosować skalę czasową, poprzez klikanie na + i lub -. Najmniejszą jednostką czasu jest dzień, następnie tydzień, miesiąc. Menu w programie GanttProject Podstawowe menu programu GanttProject to: Projekt Edycja Zadania Osoby Pomoc

5 Zapisywanie projektu w programie GanttProject GanttProject jest w stanie pobrać z sieci (z serwera) dany projekt oraz zapisać go w sieci (na serwerze). Ta opcja jest szczególnie przydatna przy pracy w zespole nad danym projektem. GanttProject ma możliwość eksportu każdego projektu w formacie HTML. Inni użytkownicy są w stanie otworzyć ten plik w swojej przeglądarce internetowej i nie muszą posiadać zainstalowanego programu GanttProject w celu obejrzenia projektu. GanttProject oferuje możliwość opublikowania raportu w formacie PDF. Tak mamy pewność, że nikt nie zrobi zmiany w już zatwierdzonym projekcie (projekt bazowy), który następne będzie porównywany z wykonaniem. Praca z GanttProject na serwerze w Internecie (Intranecie) GanttProject wspiera pracę z planami projektów przechowywanymi na serwerach webowych. Jeśli taki serwer obsługuje protokół WebDAV, możesz nawet zapisać / opublikować tam swój plan projektu. Oczywiście w tym celu musisz mieć prawa zapisu, więc będziesz musiał podać hasło i użytkownika dla twojego serwera. W ten sposób możesz pracować zdalnie i współdzielić ze swoim zespołem plan projektu. Więcej informacji o WebDAV, jest na stronie:

6 Program GanttProject - rozpoczęcie nowego projektu Gromadzenie informacji o projekcie Tworzenie pliku nowego projektu Wprowadzanie informacji dotyczących projektu Wprowadzanie zadań Grupowanie zadań w zadania złożone Rozpoczęcie nowego projektu - z menu wybieramy Projekt \ Nowy lub wybieramy przycisk na pasku narzędzi. Jeżeli nie mamy otwartego projektu budowę nowego projektu można również rozpocząć, używając pustego harmonogramu, który GanttProject otwiera po uruchomieniu. Zapisywanie plików projektu. GanttProject domyślne zapisuje pliki projektu z rozszerzeniem.gan Korzystanie z wskazówek i pomocy, które są wbudowane w program Program GanttProject - rozpoczęcie nowego projektu

7 Program GanttProject - otwarcie istniejącego projektu Istniejący projekt otwieramy przez wybór z menu Projekt polecenia Otwórz lub Ostatnie Projekty. Możemy również otworzyć istniejący projekt przez wybór z pasków przycisku Wprowadzanie osób

8 Wprowadzanie osób Polecenie "Importuj Osoby..." pozwala na zaimportowanie osób z innego projektu. Możemy posiadać wykaz wszystkich osób w firmie i importować je, a później wybierać do poszczególnych zadań odpowiednie osoby. Wprowadzanie zadań Budowę projektu rozpoczynamy od wprowadzenia najważniejszych zadań. Program GanttProject oferuje możliwości zmiany w dowolnym momencie kolejności zadań wprowadzonych w projekcie. Po wprowadzeniu zadań mamy możliwości grupowania ich (przypisywać poszczególne zadania do głównego zadania - podzadania) oraz rozgrupowania (wyłączać zadania z głównego zadania). Zgodnie z ustawieniem domyślnym zadania sumarycznie zapisywane są czcionką pogrubioną, a zadania, które wchodzą w skład głównych zadań normalną. Zadania początkowe nie mają zadania, które ich poprzedzają. Zadania końcowe zamykają projekt.

9 Wprowadzanie zadań W przypadku, gdy projekt posiada kilka początkowych i kilka końcowych zadań to one są grupowane odpowiednio: jedno główne zadanie, początkowe i końcowe. Każde zadanie może się rozpocząć, tylko wtedy, kiedy się zakończą poprzedzające je czynności. Wprowadzane informacje o czasie trwania zadania, daty rozpoczęcia oraz zależności pojawiają się także w harmonogramie. Zadanie sumaryczne wyświetlane jest na wykresie Gantta jako gruba czarna linia ze strzałkami skierowanymi w dół wskazujące jego czas początkowy i końcowy. Przy zadaniach sumarycznych, czas wykonania zdania równa się sumie czasów wykonania poszczególnych zadań składowych. Wprowadzanie zadań Powinnyśmy unikać pętli łączących dwukrotnie te same zdarzenia. Zadania mogą być również importowane z pliku tekstowego. Wtedy każde zadanie powinno być w nowym wierszu.

10 Właściwości zadania w programie GanttProject Okno dialogowe zadania można otworzyć: - Klikając przycisk Zadania na pasku narzędzi, a następne wybierając Właściwości Zadania; - Klikając prawym przyciskiem myszki nazwę zadania lub jego pasek wykresu Gantta i wybrać z menu Właściwości zadania. - skrót klawiszy Ctrl + R Właściwości zadania w programie GanttProject

11 Właściwości zadania w programie GanttProject Poziom priorytetu zadania w projekcie jest używany, kiedy mamy zasoby, które są wspólne dla kilku projektów. W programie GanttProject priorytet zadania może być: niski normalny wysoki Określamy czy zadanie jest kamieniem milowym. Jeżeli z danym zadaniem jest powiązana strona w sieci podajemy jej adres. Właściwości zadania w programie GanttProject

12 Właściwości zadania w programie GanttProject Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami Właściwości zadania w programie GanttProject Pomiędzy parametrami, które określają relacjami czasowymi między zadaniami mogą występować cztery typy związków: KONIEC - START (KS) START - KONIEC (SK) KONIEC - KONIEC (KK) START - START (SS)

13 Właściwości zadania w programie GanttProject KONIEĆ - START (KS) Relacja koniec start jest najczęściej wykorzystywaną ze współzależności. Ta relacja oznacza, że dane zadanie jest wykonywane po zakończeniu poprzedniego zadania. START KONIEC (SK) Przy relacji START KONIEC, następne zadanie nie może się zakończyć, do momentu kiedy poprzednie zadanie się nie rozpocznie. KONIEC - KONIEC (KK) W relacji KONIEC KONIEC następne zadanie nie może się zakończyć, do momentu, kiedy nie zakończy się poprzednie zadanie. START - START (SS) W relacji START START, następne zadania nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się poprzednie zadanie. Właściwości zadania w programie GanttProject

14 Właściwości zadania w programie GanttProject Właściwości zadania w programie GanttProject W trakcie planowania zadania można zmieniać datę rozpoczęcia zadania oraz daty rozpoczęcia zadań, które poprzedzają dane zadania. Efekty zmian są widocznie na harmonogramie projektu. Program GanttProject wylicza daty rozpoczęcia na podstawie czasu trwania i daty rozpoczęcia poprzedzających zadania.

15 Zmiana w uporządkowaniu zadań Możesz reorganizować swoje zadania przez ustawienie ich w hierarchii używając funkcji "Wetnij" oraz "cofnij wcięcie". Usuwanie współzależności między zadaniach Otworzyć okno dialogowe Właściwości zadania, wybrać zakładkę Poprzednicy, wybrać nazwę zadania, z którym połączenie powinno zostać usunięte i nacisnąć czerwony klawisz x.

16 Zmiana czasu trwania zadania Możemy zmienić czas trwania zadania poprzez wybór myszką początku lub końca zadania na harmonogramie i przeciągnąć go w odpowiednią stronę. Uzyskiwanie pomocy Niezależnie od tego, że GanttProject posiada intuicyjne menu możemy potrzebować pomocy. Jest dostępna pomoc przy wyborze z menu Pomoc / Manual lub funkcjonalnego przycisku F1. Bardzo pożyteczna jest Wskazówka dnia, która się wyświetla po uruchomieniu programu lub Pomoc z menu / Wskazówka dnia.

17 Uzyskiwanie pomocy online Posiadając połączenie z Internetem, mamy dostęp do pomocy i forum, możemy zobaczyć kiedy będzie kolejna wersja programu oraz jakie ulepszenia będzie zawierała. Główna strona programu GanttProject jest Pomoc oraz forum dyskusyjne jest pod adresem Pomoc online jest dostępna z menu Pomoc / Strona Internetowa Uzyskiwanie pomocy online

18 Uzyskiwanie pomocy online Uzyskiwanie pomocy online

19 Zamykanie programu GanttProject Po zakończeniu pracy z programem i zapisaniu plików, należy zamknąć program stosując jedną z poniższych opcji: 1. Kliknąć przycisk Zamknij w prawym górnym rogu okna programu Gantt Project. Jeżeli nasz projekt nie jest zapisany pojawi się okno 2. Wybrać z menu Plik polecenie Wyjdź. 3. Stosując skrót klawiszy Ctrl+Q Certyfikacja w dziedzinie zarządzania projektów Sens certyfikacji normy, na podstawie których można ocenić kwalifikacje Project Management Institute - PMI Instytut Zarządzania Projektem - Project Management Professional (PMP) Project Management Academy, posiadająca pełną akredytację PMI oraz nadająca 3-poziomowe certyfikaty George Washington University - Associate, Master i Advanced PM Certificate

20 Certyfikacja w dziedzinie zarządzania projektów - PMI Obszary egzaminu PMP Zarządzanie integracją projektu Zarządzanie zakresem projektu Zarządzanie kosztami projektu Zarządzanie czasem w projekcie Zarządzanie ryzykiem w projekcie Zarządzanie jakością w projekcie Zarządzanie komunikacją w projekcie Zarządzanie zamówieniami w projekcie Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie* *George Sifri Zawód z certyfikowaną przyszłością, Certyfikacja w dziedzinie zarządzania projektów International Project Management Association IPMA, Międzynarodowe Stowarzyszenie Zarządzania Projektami, Polskie Towarzystwo Informatyczne Stowarzyszenie Project Management Polska Institute of Electrical and Electronic Engineers IEEE, Stowarzyszenie Komputerowe Instytutu Inżynierów Elektryków i Energetyków, Certified Software Development Professional - CSDP W Polsce reprezentowana przez Software Wydawnictwo Sp z o.o.

21 Certyfikacja w dziedzinie zarządzania projektów Obszary wiedzy przy certyfikacji CSDP Praktyka biznesowa i ekonomia inżynierii Wymagania oprogramowania Projektowanie oprogramowania Konstrukcja oprogramowania Testowanie oprogramowania Pielęgnacja oprogramowania Zarządzanie konfiguracją oprogramowania Zarządzanie inżynierią oprogramowania Proces inżynierii oprogramowania Narzędzia i metody inżynierii oprogramowania Jakość oprogramowania * * Jacek Sokulski, Profesja inżynierii oprogramowania fakt czy fikcja?, Software /2004, Słownik polsko - angielski Słowniczek zawiera zarówno terminy polskie, jak i ich odpowiedniki w wersji angielskiej programu. New Nowy Open Otwórz Save Zapisz Print Drukuj Print preview Podgląd wydruku Spelling Pisownia Cut Wytnij Copy Kopiuj Paste Wklej

22 Słownik polsko - angielski Format Malarz formatów Undo Cofnij Insert hyperlink Wstaw hiperłącze Link task Połącz zadania Unlink task Rozłącz zadania Split task Podziel zadanie Task information Informacje o zadaniu Task notes Uwagi o zadaniu Assign resource Przydziel zasoby Group by Grupuj według Słownik polsko - angielski Zoom in Powiększ Zoom out Pomniejsz Go to selected task Przejdź do zaznaczonego zadania Copy picture Kopiuj obraz Outlining tools Narzędzia konspektu Text formatting tools Narzędzia formatowania tekstu Text alignment tools Narzędzia wyrównania tekstu Filtering tools Narzędzia filtrowania Gantt chart wizard Kreator wykresu Gantta

23 Zasoby Alvin Toffler, Trzecia fala, PIW, Warszawa 1985 Bogdan Zieliński, Microsoft Project 2000PL Podstawy, Micom, Warszawa 2001, ISBN Carl L. Pritchard, Zarządzanie ryzykiem w projektach. Teoria i praktyka", Christophe Midler, Zarządzanie Projektami - przykład samochodu Renault Twingo, Poltext 1994 David M. Martin, Trudne rozmowy w interesach, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1996 Dennis Lock, Podstawy zarządzania projektami, PWE, ISBN: Donald Petersen, John Hillkirk, Praca zespołowa, Nowe pomysły zarządzania na lata 90, doświadczenia i koncepcje zarządzania koncernem Forda, WNT, Warszawa 1993 Zasoby E. Bosschers, R. Boutelegier, J. Dierick, H. Fredriksz, R. Krooshof, Zarządzanie projektem. Model najlepszych praktyk. IFC Press, 2003, ISBN: Henryk Brandenburg, Zarządzanie Projektami, Wydawnictwo Uczelniane Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach, ISBN Harold Kerzner, Zarządzanie projektami. Studium przypadków, Project Management Case Studies, ISBN: J. Davidson Frame, Zarządzanie projektami w organizacjach, Joseph Philips, Zarządzanie projektami IT, Helion, ISBN: , s. 464, cena 49,90zł Lee Iacocca, Autobiografia, przy współpracy Williama Novaka, Książka i Wiedza, Warszawa 1990

24 Zasoby Michał Trocki, Bartosz Grucza, Krzysztof Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2002, wydanie I, ISBN: , Ilość stron: 306, cena: zł Nancy Minus, Zarządzanie projektami, 2002, wyd. Helion Robert A. Rządca, Pawel Wujec, Negocjacje, PWE, Warszawa 1998 Roger Fisher-William Ury, Bruce Patton, Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, PWE, Warszawa 1998 Stephen R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003 Zasoby Theodore G. Tyssen, Co robić gdy po raz pierwszy zostajesz menedżerem. Pakiet ratunkowy, M & A Coomunications Polska Sp. Z.o.o., 1996 Tom DeMarco, Zdążyć przed Terminem - opowieść o zarządzaniu projektami, Studio Emka, Warszawa 2002, ISBN , 288 William Ury, Odchodząc od NIE, Negocjowanie od konfrontacji do kooperacji, PWE, Warszawa 1995 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, PMI, zł + koszt przesyłki

25 Zasoby Project Management Forum Project Management Institute Project Magazine Project Officer Project World Gantt Project Columbia University Project Management Resource Center Project Assurance Technologies Center for Business Practices Project Management KnowledgeBank Zasoby ESI International The Online Community fo IT project managers The Standish Group, Extreme chaos, Waffa Karkukly, Are SDLC and PLC in conflict?,

26 Zasoby - Polskie Stowarzyszenie Project Management Polska Zarządzanie projektami - Infovide Borys Stokalski, Perspektywy zarządzania projektami wobec nowych wyzwań IT, II Konferencja Project Management - Perspektywy i Doświadczenia, Tadeusz Śmigaj, Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej w celu optymalizacji procesu zarządzania projektami,