Jak przygotować dobry życiorys i list motywacyjny

Transkrypt

1 Jak przygotować dobry życiorys i list motywacyjny Artykuł pobrano ze strony eioba.pl Sporządzenie życiorysu i listu motywacyjnego jest ważnym elementem w prezentacji się pracodawcy, dzięi temu artukułowi napiszemy bardzo dobry list motywacyjny i własny życiorys. Nie wystarczy być świetną osobą, mieć doskonałe kwalifikacje aby dostać wymarzoną pracę. Trzeba jeszcze umieć się zaprezentować. Pierwszym etapem prezentacji jest dobrze przygotowane Curriculum Vitae. Należy pamiętać, że osoba czytająca życiorys będzie go dokładnie sprawdzała. Zwróci uwagę na sposób zorganizowania dokumentu, dokładność udzielonych informacji, rzeczowość. Technika upiększeń, której i tak nie da się uniknąć, powinna być stosowana z umiarem by nie podważyć wiarygodności wysyłanego dokumentu. Według badań ok. 30% poszukujących pracy kłamie w swoich życiorysach. Warto też zwrócić uwagę na rozłożenie akcentów pomiędzy wykształceniem a doświadczeniem zawodowym. Nadmierne eksponowanie wykształcenia kosztem rozwoju zawodowego jest mile widziane tylko u absolwentów. Nie należy również przejawiać nielojalności wobec poprzednich czy obecnych pracodawców. To źle świadczy o kandydacie i źle rokuje współpracy z nowym pracodawcą. Należy raczej wykazywać się rzetelnością i uczciwością w stosunku do poprzednich pracodawców. Nie są też mile widziane przerwy w przebiegu kariery zawodowej. Nie są mile widziane życiorysy ustandaryzowane, nadające się do wysłania do każdej firmy. Każdy przecież lubi przekaz indywidualny, a nowy pracodawca ma prawo oczekiwać, że właśnie u niego chcesz pracować, a nie tylko, że szukasz jakiejkolwiek pracy. Curriculum Vitae musi więc zawierać informacje potwierdzające kwalifikacje na to konkretne stanowisko. Pamiętajmy także o formalnej stronie przygotowania aplikacji. Warto dokładnie przeczytać ogłoszenie rekrutacyjne, zwrócić uwagę na stosowany w nim język oraz formę graficzną. Świadczą one o cechach organizacji a także o pożądanych cechach idealnego kandydata. Starajmy się więc przygotować aplikację graficznie zbieżną z ogłoszeniem o pracę, stosując podobny język. To z pewnością polepszy wzajemną komunikację. Inaczej przecież może wyglądać aplikacja na stanowisko księgowego, a inaczej na pracownika agencji reklamowej. Nie trzeba chyba wspominać o tak podstawowych rzeczach jak staranność przygotowania dokumentów oraz terminowość ich nadesłania. Curriculum Vitae Zadaniem CV jest skłonienie czytającego do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Pamiętając o tym, przygotowujemy graficznie CV w taki sposób, aby pociągało wizualnie, było łatwe do przejrzenia i wywoływało wrażenie uporządkowanego zestawienia najważniejszych informacji. Nigdy nie wiadomo jak wiele sekund czytający poświęci na CV leżące w pliku kilkudziesięciu innych podań. Początkowa reakcja czytającego zależy od wyglądu CV, a nie od jego treści. Pamiętamy więc o starannym, schludnym i czystym sporządzeniu CV, rozbijamy tekst nagłówkami i śródtytułami, używamy wcięć przy wyszczególnianiu punktów. Podkreślamy albo piszemy dużymi literami kluczowe hasła na lewym marginesie. Zamiast zdań rozwiniętych używamy równoważników zdań. Nigdy nie należy pisać na obu stronach kartki - utrudnia to czytanie. Jeżeli wybierzemy CV w formie funkcjonalnej lub celowej, powinno się ono zmieścić na jednej stronie. Natomiast, gdy będziemy przedstawiać swój życiorys zawodowy w formie chronologicznej, a mamy za sobą duże doświadczenie, nie musimy się ograniczać do jednej strony. Warto wtedy skoncentrować się na szczegółowym opisie zakresów obowiązków na poszczególnych stanowiskach. Są pewne elementy, które w sposób oczywisty należy zamieścić w CV. Są to: imię, nazwisko, adres, stan cywilny, wykształcenie, przebieg pracy zawodowej. Należy pamiętać o uwypukleniu swoich mocnych stron, które mogą wywrzeć wrażenie. Pomijamy miejsca, które budzą wątpliwości, bowiem one rodzą pytania. Skupiamy się na swoich najlepszych stronach, ale pisząc prawdę. Pisząc CV utrzymujemy chronologię zaczynając od teraźniejszości.

2 Zwykle w CV przedstawiane są również: cel i oczekiwania co do charakteru pracy; unikać należy zawężających oświadczeń, żeby nie zamknąć sobie drogi do innych stanowisk; aktywność oraz osiągnięcia pozazawodowe (np.: prace wolontaryjne, przynależność do organizacji, członkostwo w klubach i stowarzyszeniach); inne osiągnięcia i umiejętności (znajomość języków obcych, znajomość obsługi komputera, certyfikaty, licencje, kursy, stypendia). Możemy również dołączyć informacje dodatkowe, które zwiększają atrakcyjność naszej oferty np. dobry stan zdrowia, dyspozycyjność, skłonność do zmiany miejsca zamieszkania. Podając referencje wybierm ludzi wiarygodnych, z dobrą reputacją na danym polu zawodowym. Opcjonalnie można umieścić wyrażenie referencje osiągalne na żądanie. List motywacyjny Zazwyczaj pierwszy kontakt z potencjalnym pracodawcą polega na złożeniu listu motywacyjnego (przewodniego) i życiorysu - CV (Curriculum Vitae). List motywacyjny dołączany jest do Curriculum Vitae. A jego zadaniem jest przedstawienie kandydatury na konkretne stanowisko, zachęcenie pracodawcy do zapoznania się z życiorysem (CV) i uzyskanie zaproszenia do bezpośredniego spotkania z pracodawcą. List motywacyjny daje pracodawcy wstępne spojrzenie na starającego się o pracę. Jest to także pierwsze spojrzenie na jego motywację i predyspozycje. Celem takiego listu jest: Pokazanie, w jaki sposób Twoj talenty będą służyć pracodawcy, Przekonanie pracodawcy o tym, dlaczego powinien przeczytać Twój życiorys lub podanie Wystąpienie z prośbą o możliwość odbycia rozmowy kwalifikacyjnej Prawidłowe przygotowanie listu motywacyjnego może znacznie przybliżyć do następnego etapu selekcji. Jak się przygotować do napisania Listu Motywacyjnego? Przed zabraniem się do pisania listu motywacyjnego i życiorysu należy: Sporządzić listę doświadczeń i nabytych umiejętności - to może przypomnieć kilka ważnych szczegółów. Dokonać samooceny - dlaczego uważasz, że jesteś odpowiednim kandydatem na dane stanowisko, jakiego zakresu obowiązków i odpowiedzialności mógłbyś się podjąć w przyszłej pracy Pamiętać, że list motywacyjny z reguły czytany jest na początku - jego zadanie to zachęcenie pracodawcy do dalszego kontaktu z kandydatem. Należy w związku z tym zadbać o poprawność stylistyczną, ortograficzną i interpunkcyjną oraz zakres użytego słownictwa List powinien być zredagowany w ciepłym tonie. List musi być zwięzły i na temat - jest to święta zasada zarówno dla listu motywacyjnego, życiorysu, raportu i jakiegokolwiek innego dokumentu, który będziesz sporządzał. Dla każdej pracy, o jaką się staramy należy napisać oddzielny list motywacyjny Forma listu powinna być staranna - najlepiej na komputerze lub maszynie do pisania, na dobrej jakości papierze

3 List motywacyjny wraz z podpisem i nagłówkiem nie powinien zająć więcej niż jednej strony formatu A4 Jeżeli w ogłoszeniu firmy oferującej pracę, podana jest osoba, z którą należy się kontaktować lub wiadomo kto w danej firmie zajmuje się selekcją personelu - to list motywacyjny powinien być adresowany właśnie do tej konkretnej osoby List powinien być podpisany odręcznie. Konstrukcja listu motywacyjnego List motywacyjny (tak jak większość listów) powinien się składać z trzech części: wstępu, którego zadaniem jest przykucie uwagi czytającego rozwinięcia (części zasadniczej), wyjaśniającej i przekonującej czytającego o zasadności zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną zakończenia, motywującego do zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną Wstęp - przykucie uwagi czytającego Najłatwiejszym sposobem przykucia uwagi czytającego jest personalne zaadresowanie listu do osoby, która prowadzi wstępną selekcję ofert. Zamiast ogólnikowo pisać Szanowni Państwo, lub Dział Personalny, lepiej będzie dowiedzieć się, kto będzie podejmował decyzję w tej sprawie. Takie podejście wyróżni ofertę i pokaże wysoką motywację do podjęcia pracy. Treść wstępu listu motywacyjnego uzależniona jest od tego, czy staramy się o konkretne stanowisko, czy też zależy nam tylko na ogólnym przedstawieniu firmie swojej osoby, z myślą o ewentualnych wakatach. Wstęp powinien być prosty i zrozumiały. Powinien odnosić się do sposobu, w jaki dowiedzieliśmy się o wolnym miejscu pracy (ogłoszenie prasowe, informacja od osoby już zatrudnionej w firmie). Musimy podać stanowisko, o które się ubiegamy, tytuł prasowy i datę publikacji ogłoszenia lub wymienić osobę, od której dowiedzieliśmy się o wakacie. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dużych organizacjach, w których źle oznaczone dokumenty mogą się zawieruszyć lub trafić do niewłaściwych osób. Skutecznym sposobem przykucia uwagi jest odniesienie się do stanowiska o które się ubiegamy. Możemy to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z naszymi kwalifikacjami. Jeśli list nie dotyczy konkretnego stanowiska, lepiej skupić się na swoich cechach osobowych i doświadczeniu cennym z punktu widzenia pracodawcy. Dobre wrażenie wywiera dyskretne pokazanie, że się jest zorientowanym w specyfice firmy. Można to osiągnąć np. przez powiązanie decyzji o kandydowaniu na stanowisko z wiedzą o nowo tworzonym oddziale firmy, zmianie jej struktury, wprowadzeniu na rynek nowych produktów itp. Celowe jest wypunktowanie wymiernych korzyści, jakie odniesie pracodawca wybierając Twoją osobę. Część zasadnicza - wyjaśnianie i przekonywanie Gdy już udało się skupić uwagę czytającego na aplikacji, jej dalszą część należy wykorzystać do przekonania go o adekwatności naszej kandydatury. Jeżeli odpowiadamy na ogłoszenie prasowe, musimy pokazać, że posiadane doświadczenie i wiedza odpowiadają wymienionym oczekiwaniom. Jeżeli wymagania nie są wymienione,

4 powinniśmy stworzyć sobie wyobrażenie o cechach idealnego kandydata na dane stanowisko. Należy podkreślać korzyści jakie uzyska pracodawca. Opisywać swoje mocne strony w odniesieniu do jego potrzeb. I tak, zamiast:...ukończyłem kurs biznesu i negocjacji... napisz raczej:... kursy negocjacji, i biznesu pomogły mi uporządkować wiedzę i praktycznie przećwiczyć zachowanie w sytuacjach zawodowych... W tej części listu motywacyjnego należy zinterpretować wybrane fragmenty CV dotyczące edukacji, doświadczeń zawodowych czy osiągnięć. Wybieramy najcenniejsze kwalifikacje i pokazujemy, jak dobrze odpowiadają wymaganiom stanowiska np.:... ponieważ poszukujecie Państwo kwalifikowanego architekta, dołączam projekt budynku zabytkowego, który zdobył II nagrodę w lokalnym konkursie prac studentów architektury w 1996 roku... W liście motywacyjnym powinny się również znaleźć informacje o cechach osobowych. Pracodawcy na ogół poszukują odpowiedzialnych kandydatów, łatwo współpracujących z ludźmi, podejmujących inicjatywę i łatwo się uczących. Należy zwróć uwagę na następujący akapit:... poza zdobyciem wiedzy merytorycznej podczas studiów, miałem okazję do doskonalenia moich relacji z ludźmi. Jako vice prezes stowarzyszenia studenckiego organizowałem i kierowałem dwoma zbiórkami na rzecz osób niepełnosprawnych. Wiązało się to z zarządzaniem kilkunastoosobową grupą studentów pierwszych roczników i uczestnictwem w spotkaniach z przedstawicielami kluczowych firm. Myślę, że i w Państwa firmie moje zdolności interpersonalne i organizacyjne mogą być wykorzystane. Możemy również odwołać się do swojego CV. Można to zrobić pośrednio:... jak można zauważyć w moim CV, obroniłem prace dyplomową w czerwcu.. lub bezpośrednio:... pozostałe informacje dotyczące doświadczeń w dziedzinie finansów znajdziecie Państwo w moim CV... Formułując właściwą część listu motywacyjnego należy: pamiętać, by podkreślać tylko te cechy, doświadczenia, które odnoszą się do stanowiska, w przeciwnym razie list będzie zbyt długi i nużący; skupić się na konkretach; zamiast ogólnikowego mam doświadczenie w zarządzaniu napisz: zarządzałem 10-osobową grupą ; przedstawiać pracodawcom korzyści; zamiast posiadam zdolności przekonywania lepiej napisać moja zdolność przekonywania zwiększy efektywność obsługi Państwa klientów ; unikać frazesów w rodzaju jestem szczególnie zainteresowany podjęciem pracy w znanej i renomowanej firmie, jaką Państwo jesteście ; nie podawać oczekiwań finansowych, ten temat lepiej zostawić na rozmowę kwalifikacyjną. Zakończenie - motywowanie do działania Po właściwym przedstawieniu swojej osoby, trzeba sprowokować czytającego do działania. Należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Jeżeli mieszkamy w odległym mieście, można poprosić o przesłanie formularza aplikacyjnego lub zorganizowanie spotkania w najbliższym oddziale firmy. Kontakt należy ułatwić podając telefony i godziny, w których jesteśmy osiągalni.

5 Porady pomocne przy redagowaniu dokumentów. Porady techniczne. 1. Dla zapewnienia listowi czytelności, przejrzystości, a wreszcie odpowiedniego wyglądu, należy napisać go na komputerze lub maszynie do pisania; 2. Ważnym elementem jest zachowanie odpowiedniego rozmiaru czcionki, akapitów; 3. Dobrze jest znać nazwisko osoby, która zajmuje się rekrutacją w danej firmie, gdyż wtedy adresujemy list bezpośrednio, co jest lepiej widziane, świadczy o zainteresowaniu daną pracą bardziej, niż używanie ogólnikowego Szanowni Państwo; 4. W nagłówku listu najpierw umieszczamy datę, później nieco niżej po lewej stronie piszemy swoje imię i nazwisko, adres, zaś znowu trochę niżej, po prawej stronie dane adresata; 5. List nie powinien być zbyt długi, ani też za krótki - jego rozmiar, wg przyjętych standardów nie powinien przekraczać strony A4 - za długi list może zostać nie przeczytany, za krótki źle odebrany 6. List nie powinien zawierać błędów, a już w szczególności ortograficznych, dlatego też przed wysłaniem warto go kilkakrotnie przeczytać; Porady merytoryczne. 1. List powinien być zwięzły i treściwy, pozbawiony przysłowiowego lania wody 2. Wymieniając swoje zalety, czy osiągnięcia pamiętajmy o popieraniu ich przykładami, np. zamiast pisać jestem osobą sumienną użyć - moja sumienność była wielokrotnie doceniana przez gratyfikacje słowne, jak i finansowe ; Przykładowe zwroty używane przy pisaniu listu motywacyjnego: Mając 4 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, czuję się odpowiednią osobą na proponowany przez Państwa wakat... Jeżeli szukacie Państwo osoby sumiennej, komunikatywnej, gotowej do natychmiastowego podjęcia pracy, proszę dzwonić pod numer... Z przyjemnością uzgodnię termin spotkania. Swoimi umiejętnościami dotyczącymi kierowania zespołem mogłem wykazać się jako Kierownik Biura ds. Strategii i Rozwoju Jestem gotów do wykorzystania swojego doświadczenia na podobnym stanowisku w Państwa firmie; Znając Państwa firmę, jej sukcesy na rynku, chciałbym uczestniczyć w dalszym jej rozwoju służąc swoja wiedzą i doświadczeniem. W zakończeniu o o Z poważaniem Łączę wyrazy szacunku

6 o Z wyrazami szacunku Komplet dokumentacji, którą tworzymy poszukując pracy jest naszym pierwszym kontaktem z potencjalnym pracodawcą to on w praktyce pozostawi pierwsze wrażenie na nasz temat. Może to zadecydować o dalszych działaniach podjętych przez dział personalny w stosunku do naszej osoby. Dlatego tak duże znaczenie ma poprawne wykonanie podstawowych dokumentów jak List Motywacyjny czy Życiorys. Wstawił hetman Literatura: 1. Halina Fuschel, Sekretarka asystentka, Halina Fuschel, Korespondencja biznesowa w firmie. 3. Andrzej Komosa, Technika biurowa, 2000r. 4. Iwona Kienzler, Korespondencja handlowa w języku polskim, 1999r. 5. Iwona Kienzler, Praca biurowa i język handlowy, 6. Bronisław Szydłowski, Praktyczny poradnik poszukiwania pracy,1998r. 7. Jan Kowalski Autor: Tomasz Het Artykuł pobrano ze strony eioba.pl