INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW CZĘŚĆ PIERWSZA OGÓLNA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW CZĘŚĆ PIERWSZA OGÓLNA 1. Obieg dokumentów księgowych jest to system przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia, względnie wpływu z zewnątrz, aż do momentu ich zaklasyfikowania i ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Gminnym Ośrodku Sportu w Raszynie. 3. Instrukcja została opracowana na podstawie: - Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r (Dz. U. nr 121 poz. 591, z późniejszymi zmianami) - Ustawy o finansach publicznych z 2005 r (Dz. U. 15 poz. 148 z późniejszymi zmianami) - Ustawy Prawo zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2006 r. nr. 551 z późniejszymi zmianami) - Ustawy o podarku od towarów i usług z dnia r (Dz. U. 11 poz. 50 z późniejszymi zmianami) Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami: 1) Zarządzenie nr 2/2005 Dyrektora Gminnego Ośrodka Sportu w Raszynie z dnia r. w sprawie ustalenia planu kont syntetycznych oraz zasad tworzenia i prowadzenia kont analitycznych do określonych kont syntetycznych. 2) Zarządzenie z dnia 11 z dnia r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Sportu w Raszynie sprawie inwentaryzacji. 3) Zarządzenie nr 2/04 z dnia r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Sportu w Raszynie w sprawie wysokości pogotowia kasowego. Tekst instrukcji otrzymują wszyscy Kierownicy. 1

2 CZĘŚĆ DRUGA SZCZEGÓŁOWA Działalność administracyjno finansowa Powołany uchwałą nr 99/XXII/OO Rady Gminy Raszyn z dnia roku Gminny Ośrodek Sportu w Raszynie jest jednostką budżetową samodzielnie bilansującą się. GOS działa na podstawie: - Statutu - Ustawy o samorządzie Gminnym - Ustawy o finansach publicznych Działalność jednostki jest finansowana z: - budżetu Gminy Raszyn - środków własnych pozyskiwanych z działalności usługowej - środków pochodzących z dotacji, darowizn, umów o sponsorowanie. Strukturę organizacyjną GOS-u określa schemat organizacyjny zarządzenie nr. 1/04 Wójta Gminy Raszyn z dnia 12 stycznia 2004 r. DOWODY KSIĘGOWE 1. Dokumentem księgowym określa się dokument, który stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej (przyjęcie lub wydanie środków pieniężnych bądź rzeczowych) i podlega ewidencji księgowej. 2. Dokumenty księgowe są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych Zgodnie z powołaną Ustawą o rachunkowości (art. 20,21,22) za prawidłowy uważa się dowód księgowy stwierdzający fakt dokonanie operacji gospodarczej gdy jest: - rzetelny czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, - czytelny - wolny od przeróbek - kompletny - wolny od błędów rachunkowych - zawierający co najmniej: określenie rodzaju dowodu, określenie stron (nazwy) uczestniczących operacji gospodarczej, opis operacji, określenie jej wartości i ilości, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych. 2. Błędy w dowodach zewnętrznych można korygować jedynie przez wystawienie odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez czytelne skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślanych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści lub kwoty oraz daty dokonania poprawki i złożeniu podpisu osoby do tego upoważnionej Rodzaje dowodów: A. Zewnętrzne obce otrzymanie od kontrahentów 1) Faktury i rachunki za dostawy, zakupy i usługi 2) Wyciągi rachunków bankowych 3) Inne napływające z zewnątrz (umowy, zamówienia inne) 2

3 B. Zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom 1) Faktury VAT 2) Umowy C. Wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki: 1) umowy o pracę i umowy zlecenia 2) listy płatnicze 3) listy obecności pracowników 4) dokumentacja ZUS 5) raporty kasowe, dowody KP i KW 6) protokoły przyjęcia, przekazania i likwidacji środków rzeczowych 7) arkusze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych oraz sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej 8) listy potwierdzające wykonanie usług przez GOS 9) delegacje 10) rachunki dotyczące ryczałtów D. Sprawozdania finansowe przekazywane do Gminy, Urzędu Skarbowego, GUS i ZUS. E. Deklaracje PFRON Dokumenty wymienione w pkt A 1), A2), B 1), C 2), C 4), C 5), C 6), C 7), C 8) przechowywane są w księgowości przez 3 lata a później przekazywane do archiwum na okres 2 lat (dokumenty dotyczące wykonanych usług) lub 50 lat (dokumenty dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników). Dokumenty wymienione w pkt A3) i B2) przechowywane są w Sekretariacie przez okres 3 lat, później archiwizowane przez okres 2 lat. Dokumenty wymienione w pkt A3 i B 2 przechowywane przez okres 3 lat przez osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur a następnie archiwizowane przez 2 lata. Dokumenty wymienione w pkt D i E są wystawiane i przechowywane w Księgowości przez okres 5 lat a następnie archiwizowane trwale. AD A1) Faktury zewnętrzne płatne przelewem wpływają do Sekretariatu (przychodzące pocztą, przekazywane przez pracowników bądź inne osoby, otrzymane razem z zamówionym towarem) są ewidencjonowane tego samego dnia w Książce pism przychodzących (nadanie numeru i daty wpływu). Po dokonaniu opisu faktury przekazywane są do akceptacji Dyrektora, a następnie przekazywane są do Księgowości za pokwitowaniem. Faktury zewnętrzne płatne gotówką po uprzedniej akceptacji przez Dyrektora przekazywane są do Księgowości w celu wypłaty. AD A2) Wyciągi bankowe odbierane z banku przekazywane są na bieżąco do księgowości. AD A3) Umowy i inne pisma przychodzące wpływają do Sekretariatu, ewidencjonowane są w księdze pism przychodzących (nadanie numeru oraz daty wpływu) są przekazywane do Dyrektora, a następnie rozdzielane za pokwitowaniem do poszczególnych komórek. Zamówienia firm związane z wystawianiem karnetów (pisma, faxy) tego samego dnia przekazywane są do osób upoważnionych do wystawiania faktur, a następnie umieszczane w odpowiednim segregatorze pod odpowiednią nazwą firmy. AD B1) Faktury VAT płatne gotówką wystawiane są przez Kasjerki i po zakończonej pracy przekazywane do Kierownika zmiany, który podpisem kwituje odbiór i wpinane są do segregatora faktur VAT. Faktury VAT płatne przelewem wystawiają osoby upoważnione przez Dyrektora GOS, po przeanalizowaniu otrzymanego zamówienia i umowy w terminach ustalonych w umowie i zarządzeniu Dyrektora GOS dotyczącym wystawiania faktur VAT (w nieprzekraczalnych terminach zgodnych z Ustawą VAT : nie wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi i nie później niż 7 dni po wykonaniu usługi; w tym doładowaniu karnetu) a dokonanie tego faktu odnotowują na zamówieniu: 1 3

4 egzemplarz faktury jest oddawany do Sekretariatu do wysłania tego samego dni, 2 egzemplarz jest wpinany do segregatora faktur. Faktury korygujące VAT wystawiane są przez osoby upoważnione przez Dyrektora GOS w dniu stwierdzenia konieczności dokonania korekty. AD B2) Umowy dotyczące współpracy z innymi firmami sporządzane są przez Sekretariat, po uzyskaniu akceptacji prawnika i podpisaniu przez Dyrektora GOS. Oryginał wysyłany jest do kontrahenta: 1 kopia pozostaje w Sekretariacie a 2 kopia w tym samym dniu przekazywana do właściwej komórki, jeżeli na jej podstawie jest wystawiana faktura sprzedaży. AD B3) Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych prowadzona jest przez osoby do tego upoważnione przez Dyrektora GOS. AD C1) Umowy o pracę i umowy zlecenia sporządzane są w trzech egzemplarzach przez Sekretariat przed przystąpieniem pracownika do pracy, bądź przed rozpoczęciem zleceniobiorcy, podpisane przez Dyrektora GOS i pracownika lub zleceniobiorcę. Oryginał wydawany jest zatrudnionemu, 1 egzemplarz pozostaje w Kadrach, 2 egzemplarz tego samego dnia przekazywany jest do Księgowości. AD C2) Listy płatnicze sporządzane są przez Księgowość najpóźniej 28-go każdego miesiąca dla etatowców i 10-tego każdego miesiąca dla zleceniobiorców, po podpisaniu przez Dyrektora pozostają w Księgowości. Wykazy godzin nocnych, godzin nadliczbowych sporządzane są przez osobę wyznaczoną do opracowania grafików obecności i przekazywanie do Księgowości do dnia 10-tego za miesiąc poprzedni. Wykaz urlopów i innych nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, wykaz pracowników do nagród jubileuszowych, oświadczenia pracowników dotyczące kosztów uzyskania przychodu, podatku dochodowego, itp. sporządzany jest przez Kadry i przekazywany do Księgowości do dnia 10-tego za miesiąc poprzedni. Rachunki wystawione przez zleceniobiorców i złożone w kadrach do dnia 5-tego za poprzedni miesiąc, zaakceptowane przez Dyrektora ds. Sportu lub Dyrektora ds. Technicznych (od ratowników) przekazywane najpóźniej do dnia 7-go każdego miesiąca. AD C3) Listy obecności dla pracowników biura sporządzane i przechowywane są w Kadrach a zwolnienia lekarskie po odnotowaniu w Kadrach przekazywane są do Głównego Księgowego. Grafik dyżurów nadzoru, kasjerek, ratowników, instruktorów siłowni, konserwatorów i serwisu sprzątającego sporządza Dyrektor ds. Technicznych i po naniesieniu nieobecności przekazuje do Kadr do dnia 5-tego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zwolnienia lekarskie składane przez pracowników do Dyrektora ds. Technicznych przekazywane są w ciągu 3 dni do Kadr a następnie w ciągu najdalej następnego dnia do Głównego Księgowego. AD C4) Dokumenty zgłoszenia i wyrejestrowania z ZUS są wystawiane i wysyłane do ZUS przez Kadry. Pozostałe dokumenty ZUS są sporządzane, wysyłane i przechowywane w Księgowości. AD C5) Raporty kasowe dobowe z systemu Esok i z kas fiskalnych sporządzane są przez kasjerki, następnie przekazywane na koniec dnia do Kierownika nadzoru, a w dniu następnym do sprawdzenia przez Głównego Kasjera. Główny Kasjer 2 razy w tygodniu sporządza raport zbiorczy, sporządza dowody wpłat do banku i raporty przekazuje do Głównego Księgowego. Główny Kasjer sporządza raporty kasowe dotyczące wydatków i przekazuje na bieżąco do Głównego Księgowego. 4

5 AD C6) Dokumenty dotyczące środków trwałych tzw. inwestycji wystawia Księgowość. Dowód Przekazanie wyposażenia do użytkowania wystawiony na środki rzeczowe zakupione przez GOS i stanowiące wyposażenie o wartości mniejszej niż 3500 zł ewidencjonowane pozabilansowo jest wystawiany przez: - Dyrektora ds. Sportu zakupy dla sekcji GOS - Sekretariat zakupy dla użytku biurowego - Dyrektora ds. Technicznych zakupy do obsługi basenu - Dział administracyjny zakupy dotyczące Stadionu Oryginał dokumentu przechowywany jest w aktach pracowników, jeżeli użytkownikiem jest pracownik; jeżeli użytkownikiem jest zleceniobiorca, stosowną dokumentację wraz z rozliczeniem prowadzi Dyrektor ds. Sportu. Zestawienia zbiorcze dowodów Przekazanie wyposażenia do użytkowania raz na rok przekazywane są do Głównego Księgowego w ustalonym przez niego terminie spisu wyposażenia. AD 7) Dokumentację inwentaryzacyjną sporządza Komisja Inwentaryzacyjna i po rozliczeniu przekazuje Głównemu Księgowemu. AD 8) Listy obecności dla grup zorganizowanych dla sekcji sporządza Specjalista ds. marketingu i przekazuje instruktorom prowadzącym zajęcia bądź Kasjerkom, które ewidencjonują obecność uczestników zajęć. Na koniec miesiąca przekazywane są do Specjalisty ds. marketingu lub do Dyrektora ds. Sportu. Do 5-tego każdego miesiąca do Głównego Księgowego Specjalista ds. marketingu przekazuje listy wykonywanych usług bezpłatnie i wszelkich promocji. Główny Księgowy robi zestawienie zbiorcze a po wystawieniu faktury wewnętrznej przez Głównego Kasjera ujmuje w rozliczeniu podatku VAT oraz przechowuje razem z dokumentacją VAT. AD C9) Druki delegacji służbowych wystawiane są przez Sekretariat i po podpisaniu przez Dyrektora GOS wydawane delegowanemu. Po wykonaniu zadania delegowany składa ją do rozliczenia Głównemu Kasjerowi. AD C10) Oświadczenie potwierdzające jazdy służbowe lokalne samochodem prywatnym wystawia użyczający. Kadry potwierdzają obecność i przekazują do 25-tego każdego miesiąca za poprzedni miesiąc do Głównego Księgowego. DOKUMENTACJA I DOKONYWANIE WYDATKÓW 4 1. Dokonywane wydatki powinny być uzasadnione pod względem celowości, legalności, oszczędności i zrealizowane zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r (Dz. U. 76 poz. 344 nr. 130 poz. 645 z 1995 r nr 99 poz. 488 z późniejszymi zmianami) 2. Każda operacja dotycząca wydatków powinna posiadać pokrycie w środkach budżetowych zatwierdzonych w budżecie na dany rok. Zaciąganie wszelkich zobowiązań z tytułu dostaw i usług, umów o pracę i innych świadczeń nie mających pokrycia w planie wydatków jest niedopuszczalne. Niedopuszczalne jest również dokonywanie wypłat bez odpowiednich dowodów księgowych. 3. Paragony, asygnaty, pokwitowania, oświadczenia stanowią dowód sprzedaży, zakupu jedynie w przypadkach, gdy zakupy te są niezbędne do zapewnienia nieprzerwanej działalności GOS-u lub z przyczyn społecznie i ekonomicznie uzasadnionych w ilościach przyjętych w obrocie detalicznym. 4. Zaliczki na realizację wydatków mogą być udzielane w miarę potrzeb z terminem rozliczenia ustalonym na druku Wniosek o Zaliczkę za zgodą Dyrektora GOS i Głównego Księgowego. 5

6 Dyrektor GOS może udzielić pozwolenia na wypłatę zaliczki na poczet przyszłych poborów na druku Wniosek o zaliczkę. Wnioski te są przekazywane do Głównego Kasjera, który po wypłacie ewidencjonuje je w raporcie kasowym Wydatki należy realizować w oparciu o Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieniach publicznych (Dz. U. 79 z 2006 r. nr. 551 z późniejszymi zmianami) i w zależności od specyfiki i wartości zamówienia wybrać odpowiedni tryb tj.: - przetarg nieograniczony - przetarg ograniczony - negocjacje z zachowaniem konkurencji - zapytanie o cenę - zmówienia z wolnej ręki 2. Dokumentację dotyczącą wyboru, trybu zamówienia przechowuje się w komórce realizującej zamówienia. 3. Odpowiedzialnym za wybór trybu zamówienia zgodnego z Ustawą o zamówieniach publicznych czyni się Komisję Przetargową powołaną przez Dyrektora GOS wzór zał. Nr.2. O zapytanie o cenę należy zwrócić się do czterech kontrahentów. Po otrzymaniu ofert wybierana jest najkorzystniejsza cenowo propozycja i zawierana jest umowa. Wybranego dostawcę i tok postępowania określany jest na druku Notatka służbowa z uzasadnieniem wyboru. Przy opisie rachunków należy powołać się na zawartą umowę. Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielania zamówienia publicznego, w którym zamawiający udziela zamówienia po rokowaniach tylko z jednym dostawcą oraz gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności; - dokonuje się zamówień dodatkowych nie przekraczających 15% wartości uprzedniego zamówienia a zachodzi konieczność zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. - ze względu na szczególny charakter dostaw lub usług - ze względu na szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne, których zamawiający nie mógł przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia - wartość zamówienia nie przekracza równowartości 3000ECU lub udział środków publicznych w finansowaniu nie przekracza równowartości 3000ECU. Gdy zastosowano tryb zamówienia z wolnej ręki stawiamy pieczęć wg wzoru dopisując punkt zgodny z Ustawą o zamówieniach publicznych. Przy zamówieniach do 3000ECU nie wymagana jest forma pisemna umowy. Gdy zamówienie przekracza 3000ECU wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. ZASADY ROZLICZANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH 6 1. Każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty musi być sprawdzony pod względem merytorycznym. Sprawdzenie dokumentu i podpisanie na nim pieczęci z klauzulą: sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzono do wypłaty polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. 2. Każda faktura poza pieczątkami o treści wymienionej w punkcie 1 winna być opisana: - dla środków trwałych, sprzętu, pozostałych środków trwałych opis powinien brzmieć: wymieniono sprzęt wpisano do księgi środków trwałych na podstawie dowodu OT dział poz lub księgi pozostałych środków trwałych dział poz.. - dla zakupionych materiałów opis powinien informować o przeznaczeniu - dla dokonanej usługi należy podać potwierdzenie wykonanej usługi 3. Dowód księgowy winien być sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez pracownika księgowości. Sprawdzenie polega na ustaleniu, że dokument został wystawiony w 6

7 sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie elementy dowodu oraz, że dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. 4. Każdy dowód księgowy przed zaksięgowaniem musi być zaklasyfikowany zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wzór pieczątki dot. punktu Zasady obrotu pieniężnego A/ Dowodami kasowymi są: - dowody wpłaty KP - dowody wypłaty KW - dowody źródłowe jak: a) rachunki gotówkowe b) pobieranie zaliczek i rozliczanie c) delegacje zaliczki i rozliczenia d) dokumentem zbiorczym jest raport kasowy sporządzany i podpisany przez Głównego Kasjera za okres ustalony przez Głównego Księgowego (nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu) B/ Dowodami bankowymi są: - dowód wpłaty stosowany przy wpłatach gotówki na rachunek - czeki gotówkowe wystawiane przez Głównego Kasjera w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w Księdze Druków Ścisłego Zarachowania. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego dokumentu podlega porównaniu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. - polecenie przelewu podstawą wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegającego zapłacie (faktura, lista płac i in.) - wyciągi z rachunków bankowych otrzymane z banku C/ Dokumentem sprzedaży i zakupu jest faktura VAT, faktura korygująca VAT 6. Dyrektor GOS ustala zapas gotówki w kasie odrębnym zarządzeniem. 7. Rozliczenie zaliczek dokonuje się na druku Rozliczenie Zaliczki. 8. Krajowe podróże służbowe rozliczane są na druku Delegacji wydawanych przez Kadry pracownikom delegowanym przez Dyrektora GOS do wykonywania zadań GOS poza miejscem pracy i siedzibą placówki. Na realizację wyjazdu służbowego może być udzielona zaliczka z terminem rozliczenia ustalonym na druku delegacji. 9. Główny Kasjer prowadzi Ewidencję Druków Ścisłego Zarachowania tj. książeczki czekowe, KP, KW, druki inwentaryzacyjne. Ewidencję wyjazdów służbowych prowadzą Kadry. 10. Zasady obrotu pieniężnego dokonywanego przez Kasjerki: - Kasjer przez rozpoczęciem pracy pobiera kasetę, plombownicę i worek na pieniądze - Kasjer po skończonej pracy wykonuje wydruk dobowy z raportu z kasy fiskalnej, zamyka kasę fiskalną oraz wkłada pieniądze do kasety - w miejscu przeznaczonym do liczenia pieniędzy, Kasjer liczy, sortuje oraz sporządza specyfikację gotówki. Gotówkę wraz ze specyfikacją wkłada do woreczka który plombuje. Do woreczka dopina raport dobowy fiskalny wraz wydrukiem kasowym. Całość wrzuca do sejfu. 11. Główny Kasjer otwiera sejf i sprawdza plomby woreczków przy asyście osoby nadzorującej w danym dniu. Główny Kasjer rozplombowuje woreczki, przelicza, sprawdza autentyczność banknotów testerem, robi specyfikację gotówki w asyście Głównego Księgowego. Następnie utarg przekazywany jest do wrzutni w banku. 7

8 FUNDUSZ SOCJALNY I MIESZKANIOWY 7 1. Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych gospodaruje Dyrektor GOS wraz z Głównym Księgowym. 2. Wnioski i podania od pracowników przyjmuje Główny Księgowy. 3. Po dokonaniu podziału funduszu zgodnie z przeznaczeniem, Główny Księgowy przedkłada Dyrektorowi do realizacji zebrane wnioski. Po rozpatrzeniu i przyznaniu świadczeń, sporządzony zostaje protokół, który jest podstawą do dokonania naliczeń i wypłat. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych merytorycznie sprawdza i zatwierdza Dyrektor GOS, a listę wypłat sporządza Główny Księgowy. FUNDUSZE WŁASNE 8 1. Plan i realizację środków dokonuje Główny Księgowy. 2. Wpłaty i wypłaty kasy przyjmuje i dokonuje pracownik, któremu powierzono obowiązki Kasjera Głównego. 3. Księgowość syntetyczną prowadzi Główny Księgowy. 4. Sprzedaż usług, z których tworzy się Fundusze Własne dokonuje się analogicznie jak wpłaty środków budżetowych. Rozliczenia środków pieniężnych dokonuje Główny Kasjer, który po zrobieniu raportu wpłaca pieniądze do banku. DOKUMENTACJA KADROWA 9 1. Umowa o pracę dla nowego pracownika, zmiany umowy o pracę dotyczące zaszeregowania, zmiany wysokość wynagrodzenia, zmianę zajmowanego stanowiska, rozwiązanie umowy o pracę sporządzają Kadry w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał dla pracownika - pierwsza kopia Kadry - druga kopia Księgowość Wszystkie w/w dokumenty winne być podpisane przez Dyrektora GOS. 2. Kadry prowadzą również dokumentacje dotyczącą zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS a o dokonywanych działaniach powiadamiają Księgowość. 3. Kadry archiwizują dokumentację ZUS wymienioną w pkt. 2. ZASADY GOSPODAROWANIA ŚRODKAMI TRWAŁYMI, MATERIAŁAMI, POZOSTAŁYMI ŚRODKAMI TRWAŁYMI 10 1.Operacje w zakresie środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów powinny być udokumentowane przy pomocy faktur, protokołów przyjęcia, przekazania, likwidacji, przerobu, kradzieży itp. 2. Dowody przyjęcia (OT), przekazania (PT) na zewnątrz środków trwałych i pozostałych środków trwałych, materiałów oraz dowody likwidacji tych środków powinny być podpisane przez Głównego Księgowego i Dyrektora. 3. Do udokumentowania ruchu środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów należy wykorzystywać wzory dokumentów stanowiące załączniki do niniejszej instrukcji: - protokół wytworzenia przerobu zał. Nr. 4 8

9 - protokół kradzieży zał. Nr. 5 - protokół likwidacji zał. Nr Środki trwałe podlegają ocechowaniu zgodnie z wpisem w księdze inwentarzowej. 5. Osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami rzeczowymi zobowiązane są do ocechowania, prowadzenia ewidencji, stworzenia i zabezpieczenia warunków do właściwego przechowywania, zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą. 6. W przypadku gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia jest równa lub niższa od kwoty określonej przez Ministra Finansów do naliczania stawek amortyzacyjnych dla celów podatkowych, odpisu amortyzacyjnego dokonuje się jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. 7. Likwidacji zużytych, nie nadających się do użytkowania środków trwałych, dokonuje komisja likwidacyjna (w składzie co najmniej 3 osób) powołana przez Dyrektora i Głównego Księgowego. Komisja ze swych czynności sporządza protokół likwidacji w dwóch egzemplarzach i podpisuje. Protokół po zatwierdzeniu przez Dyrektora stanowi podstawę rozchodu na kontach syntetycznych i dokonaniu likwidacji w księgach inwentarzowych. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zawarte w niniejszej instrukcji postanowienia dotyczące obiegu dokumentacji finansowej oraz sprawowania kontroli wewnętrznej muszą być przestrzegane przez wszystkich pracowników. 2. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem. Opracowała.. Raszyn.. 9