Moduł SMS. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Moduł SMS Instrukcja użytkownika Wersja

2 Spis treści Rozdział 1 Rozdział Definicja... stopki SMS Konfiguracja poczty Konfiguracja powiadamiania automatycznego Zgoda pacjenta Rozdział Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Automatyczne Poprzez... harmonogram zadań Ręczne Wysłanie... powiadomienia Wysłanie... przypomnienia Rozdział 4 I... 2 Zamówienie puli SMS... 4 Konfiguracja modułu Rejestr wysłanych SMS

3 Wstęp Podstawowym zastosowaniem modułu SMS jest wysyłanie informacji i powiadomień do pacjentów w formie wiadomości SMS lub . Wysyłka może odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia lub ręczny do indywidualnie wybranej grupy odbiorców. Pacjent po dokonaniu rezerwacji terminu otrzyma wiadomość SMS lub (zgodnie z preferencjami) z podstawowymi informacjami dotyczącymi wizyty (data, godzina, adres, lekarz). Powiadomienie zostanie wysłane również w przypadku zmiany terminu wizyty lub jej odwołania. Po odpowiednim skonfigurowaniu programu, system będzie automatycznie wysyłał przypomnienia o zbliżającej się wizycie w gabinecie lekarskim lub o konieczności dostarczenia skierowania. Moduł SMS oferuje również funkcjonalność wysyłania wiadomości informacyjnych i marketingowych do wybranych odbiorców. Dla poprawnego działania modułu SMS konieczne jest posiadanie zainstalowanej biblioteki.net Framework w wersji 2.0. Aby rozpocząć pracę z modułem SMS należy: dokonać zakupu modułu i puli SMS na stronie Centrum Zarządzania Licencjami pobrać nowy klucz licencyjny i wczytać do go programu mmedica w: Zarządzanie > Operacje techniczne > Aktywacja systemu mmedica włączyć moduł SMS w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: System > Moduły dodatkowe, dostępne jako parametr dla stacji roboczej 1

4 Zamówienie puli SMS Rozdział Zamówienie puli SMS 1 Przed rozpoczęciem pracy z modułem SMS należy dokonać zamówienia licencji oraz puli SMS przez sklep internetowy w Centrum Zarządzania Licencjami mmedica: mmedica-licencje.asseco.pl W tym celu należy zalogować się do portalu Centrum Zarządzania Licencjami mmedica, a następnie wybrać zakładkę: Klucze aktywacyjne (Sklep) > Lista lokalizacji i licencji. W kolumnie "Modyfikacja licencji" należy wybrać przycisk i dokonać zamówienia modułu dodatkowego SMS. Moduł wymaga zamówienia licencji na liczbę stanowisk równą liczbie stanowisk programu podstawowego. Po dokonaniu zamówienia należy wybrać przycisk. Na formatce Zam ów ienie produktu należy dokonać zamówienia pul SMS, poprzez wprowadzenie liczby w polu "Ilość". Następnie wybrać przycisk i dokończyć proces zamawiania licencji. W przypadku gdy świadczeniodawca dokonał już zamówienia licencji modułu SMS, natomiast chciałby dokupić 2

5 Zamówienie puli SMS pulę sms-ów, należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno Zam ów ienie produktu, umożliwiając zamówienie puli SMS, jak zostało to opisane powyżej. Szczegółowe informacje o liczbie zamówionych pul, o ich okresach obowiązywania i statusie płatności można uzyskać po kliknięciu w pole "Lista" w kolumnie Zam ów ione produkty (zdj. powyżej). Na formatce Zam ów ienia produktu dla lokalizacji znajduje się lista wszystkich zamówionych produktów. Aby uzyskać dokładne informacje o wybranej puli, należy kliknąć w ikonę, która spowoduje wyświetlenie szczegółowych danych. 3

6 Konfiguracja modułu Rozdział 2 Konfiguracja modułu 2.1 Definicja stopki SMS Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Moduły dodatkowe > SMS Konfigurację modułu należy rozpocząć od zdefiniowania treści stopki wiadomości, która będzie automatycznie dołączana do każdej wysyłanej wiadomości tekstowej (SMS). W tym celu należy przejść do okna Konfiguratora według ścieżki: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, następnie do sekcji Moduły dodatkowe > SMS. W sekcji S topka w iadom ości system domyślnie podpowiada nazwę podmiotu, dane adresowe oraz numer telefonu, jakie zostały wprowadzone w danych świadczeniodawcy w: Zarządzanie > Konfiguracja > Dane świadczeniodawcy > 1. Przedsiębiorstwo. Treść podpowiadana w stopce jest tylko propozycją, którą użytkownik może zmodyfikować według uznania, wpisując w polu tekstowym własny tekst. Zdefiniowana stopka będzie automatycznie dołączana na końcu każdej wiadomości SMS wysyłanej do pacjentów. Uwaga! Należy zwrócić uwagę, że ilość znaków w stopce wlicza się do treści wiadomości. W przypadku przekroczenia 160 znaków w wiadomości, zostanie wysłana większa liczba SMS-ów. W sekcji A ktyw ne pule użytkownik uzyska informacje o liczbie zamówionych pul, o ich okresach obowiązywania oraz o ilości SMS-ów, które pozostały do wykorzystania w ramach danej puli. W celu odświeżenia informacji o aktywnych pulach należy skorzystać z przycisku "Odśwież" 4.

7 Konfiguracja modułu 2.2 Konfiguracja poczty Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Poczta inna Zgodnie z preferencjami pacjent może otrzymywać powiadomienia w formie wiadomości SMS lub . Aby aplikacja mmedica funkcjonowała jako klient poczty elektronicznej, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji. W tym celu należy przejść do okna Konfiguratora według ścieżki: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, następnie do sekcji Komunikacja > Poczta inna. W sekcji Poczta do w ysyłania pow iadom ień z aplikacji należy dokonać konfiguracji poczty elektronicznej, poprzez uzupełnienie adresu serwera poczty przychodzącej, wychodzącej, adresu oraz danych logowania do konta pocztowego, z którego korzysta świadczeniodawca. W sekcji S topka w iadom ości system domyślnie podpowiada nazwę podmiotu, dane adresowe oraz numer telefonu, jakie zostały wprowadzone w danych świadczeniodawcy w: Zarządzanie > Konfiguracja > Dane świadczeniodawcy > 1. Przedsiębiorstwo. Treść podpowiadana w stopce jest tylko propozycją, którą użytkownik może zmodyfikować według uznania, wpisując w polu tekstowym własny tekst. Stopka będzie automatycznie dołączana na końcu każdej wiadomości wysyłanej do pacjentów. 5

8 Konfiguracja modułu 2.3 Konfiguracja powiadamiania automatycznego Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Inne Wysyłka powiadomień do pacjentów może odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia. Przykładowo, po dokonaniu rezerwacji terminu w Terminarzu, pacjent otrzyma wiadomość SMS lub (zgodnie z preferencjami) z podstawowymi informacjami dotyczącymi wizyty (data, godzina, adres, lekarz). Powiadomienie zostanie wysłane również w przypadku zmiany terminu wizyty lub jej odwołania. Funkcjonalność automatycznego powiadamiania konfiguruje się w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Inne, poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru. Powiadomienia SMS lub są automatycznie wysyłane z aplikacji mmedica w następujących sytuacjach: w przypadku dokonania rezerwacji wizyty w Terminarzu w przypadku zmiany terminu rezerwacji z poziomu Terminarza w przypadku odwołania rezerwacji pacjenta z poziomu Terminarza Aby aplikacja mmedica automatycznie wysyłała przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania, użytkownik powinien zdefiniować zadanie w harmonogramie zadań, dostępnym w module dodatkowym "Menedżer eksportów". Szczegółowy opis znajduje się w: Poprzez harmonogram zadań. 11 Użytkownicy nieposiadający wykupionego modułu dodatkowego "Menedżer eksportów" mają możliwość ręcznego wysyłania przypomnień z poziomu Kartoteki pacjentów lub Terminarza. Szczegółowy opis znajduje się w: Wysłanie przypomnienia. 14 6

9 Konfiguracja modułu 2.4 Zgoda pacjenta Ścieżka: Rejestracja > pacjent > Dane Kolejnym etapem konfiguracji modułu SMS jest zaznaczenie w programie mmedica rodzaju powiadomienia, jakie pacjent chce otrzymywać. Jeśli pacjent wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości informacyjnych w postaci SMS lub a, fakt ten należy odnotować w programie. W tym celu należy przejść do Kartoteki pacjentów, podświetlić na liście pacjenta i wybrać przycisk "Dane". Następnie na zakładce 2. A dres w polu "Powiadamianie" należy zdefiniować sposób powiadamiania pacjenta. System domyślnie podpowiada wartość "Brak powiadomienia". Wartość tą należy wybrać w przypadku braku wyrażenia zgody przez pacjenta na otrzymywanie informacji z placówki drogą elektroniczną. Pozostałe wartości do wyboru: Powiadomienie - należy uzupełnić adres pacjenta w polu " ". Powiadomienie SMS - należy uzupełnić numer telefonu komórkowego w polu "Tel. komórkowy". Powiadomienie SMS i - należy uzupełnić adres i numer telefonu komórkowego pacjenta. 7

10 Konfiguracja modułu W przypadku wyboru rodzaju powiadomienia "Powiadomienie SMS" i braku uzupełnienia numeru telefonu, podczas zatwierdzania zostanie wyświetlone następujące ostrzeżenie: Uwaga! Poprawny zapis numeru telefonu komórkowego to numer pisany jednym ciągiem (bez spacji, np ) lub numer oddzielony myślnikami (np ). 8

11 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Rozdział Wysyłanie SMS-ów i wiadomości 3 Wiadomości SMS i mogą być wysyłane z aplikacji mmedica w następujący sposób: Automatyczny - po wystąpieniu określonego zdarzenia (dokonanie rezerwacji, odwołanie rezerwacji pacjenta, zmiana terminu rezerwacji). Ręczny - inicjowany przez użytkownika programu: a) o dowolnej treści do wybranej grupy odbiorców, b) wysłanie przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania. Poprzez harmonogram zadań - automatyczne wysłanie przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania na podstawie zdefiniowanego zadania w harmonogramie zadań. Do wysyłki automatycznych powiadomień i przypomnień pod postacią wiadomości SMS wykorzystywane są domyślne szablony o następujących treściach: * dane przedstawione na grafice (pacjent, lekarz, specjalność, placówka) są przykładowe 9

12 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości 3.1 Automatyczne Ścieżka: Terminarz Powiadomienia SMS i są automatycznie wysyłane z aplikacji mmedica w następujących sytuacjach: w przypadku dokonania rezerwacji wizyty w Terminarzu w przypadku zmiany terminu rezerwacji z poziomu Terminarza w przypadku odwołania rezerwacji pacjenta z poziomu Terminarza zgodnie z zaznaczonym parametrem w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Inne. Aby funkcjonalność automatycznego powiadamiania działała prawidłowo, oprócz zaznaczenia odpowiednich parametrów, wymagane jest systematyczne korzystanie z Terminarza. Wtedy wysyłka powiadomień do pacjentów będzie odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia. Zdarzeniem tym jest np. rezerwacja wizyty w Terminarzu. Zatwierdzenie wprowadzanych danych poprzez wybranie przycisku, spowoduje wysłanie wiadomości do pacjenta, zgodnie z zadeklarowaną przez niego ścieżką komunikacji (SMS lub ). 10

13 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Poprzez harmonogram zadań Ścieżka: Zarządzanie > Operacje techniczne > Harmonogram zadań Aby aplikacja mmedica automatycznie wysyłała przypomnienia, użytkownik powinien zdefiniować zadanie w harmonogramie zadań, dostępnym po zakupieniu i aktywowaniu modułu dodatkowego "Menedżer eksportów". Funkcjonalność harmonogramu zadań umożliwia utworzenie zadania automatycznego powiadamiania pacjentów o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania dzień/kilka dni przed zdarzeniem. Dzięki niemu użytkownik może ustalić częstotliwość i godzinę wysyłki powiadomień zgodnie z własnymi preferencjami. Oprócz tego po zrealizowaniu zaplanowanego zadania system wyświetli raport wykonania, który dodatkowo może zostać wysłany na adres mailowy podany przez użytkownika. W celu zdefiniowania zadania należy przejść do: Zarządzanie > Operacje techniczne > Harmonogram zadań, następnie wybrać przycisk "Nowy". W dolnej części ekranu zostanie wyświetlone okno Now a pozycja, zawierające szczegółowe dane zadania, które należy uzupełnić. Aby zdefiniować zadanie automatycznej wysyłki powiadomień, należy zaznaczyć opcję "Powiadamianie pacjentów" w sekcji Rodzaj. Opis poszczególnych pól: Prześlij raport na - w polu można wprowadzić adres mailowy (lub kilka adresów oddzielonych od siebie przecinkami), na który przesyłany będzie raport o wykonaniu zadania. Wykonaj - należy określić częstotliwość wykonania zadania powiadamiania pacjentów. Możliwe opcje: co kilka dni, co miesiąc, co tydzień, jednorazowo, w wybranych dniach. Data rozpoczęcia - należy określić datę i godzinę rozpoczęcia zadania. Sekcja: Parametry wysyłania powiadomień 11

14 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Powiadom na _ dni przed zdarzeniem - należy określić na jaką liczbę dni przed wydarzeniem (wizytą) ma zostać wysłane powiadomienie. 3.2 Ręczne Moduł SMS umożliwia również wysyłkę SMS-ów i i o dowolnej treści do dowolnej grupy odbiorców, inicjowaną przez użytkownika programu. Dzięki temu rozwiązaniu placówka ma możliwość prowadzenia kampanii informacyjnych i marketingowych, kierując informacje bezpośrednio do swoich pacjentów. Ponadto użytkownicy nieposiadający modułu dodatkowego "Menedżer eksportów", mogą w sposób ręczny dokonywać wysłania przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania Wysłanie powiadomienia Ścieżka: Rejestracja > Funkcje dodatkowe > Wyślij powiadomienie lub Terminarz > Funkcje dodatkowe > Wyślij powiadomienie Zarówno z poziomu Kartoteki pacjentów jak i Terminarza istnieje możliwość wysłania powiadomienia o dowolnej treści do wybranej grupy odbiorców. W tym celu należy przejść do okna Kartoteki pacjentów lub T erm inarza i zaznaczyć na liście pacjentów, którzy będą odbiorcami wiadomości. W celu wybrania większej liczby pacjentów można skorzystać z filtrów dostępnych w panelu "Wyszukiwanie zaawansowane" lub zaznaczyć ich na liście za pomocą myszki i klawisza CTRL. Po zaznaczeniu pacjentów należy wybrać menu "Funkcje dodatkowe", a następnie opcję Wyślij powiadomienie. Zostanie otwarte okno Now a w iadom ość, zawierające listę adresatów wiadomości. W przypadku wyboru pola "Zaznaczeni pacjenci" zostaną wyświetleni pacjenci, którzy zostali wcześniej zaznaczeni na liście pacjentów (przy użyciu klawisza CTRL i myszki). Natomiast zaznaczenie pola "Wszyscy pacjenci" spowoduje wyświetlenie wszystkich osób, które znajdowały się na liście w Kartotece pacjentów lub Terminarzu. Temat i treść wiadomości należy wprowadzić w przygotowanych oknach tekstowych. 12

15 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Parametry techniczne wiadomości: 1. Standardowa długość wiadomości SMS wynosi 160 znaków. W przypadku dłuższych wiadomości tekst zostanie podzielony na bloki - długość jednego bloku wynosi 153 znaki. Informacja o ilości wiadomości jaka zostanie wysłana do pacjentów jest wyświetlana w polu Liczba w iadom ości S M S. 2. Nadawcą wiadomości SMS i jest: PRZYCHODNIA. 3. Brak możliwości stosowania polskich znaków. Aby rozpocząć wysyłkę wiadomości należy wybrać przycisk "Wyślij". Otwarte zostanie okno W ysyłanie pow iadom ień, w którym system wyświetli podsumowanie wysyłki oraz ewentualne błędy. 13

16 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Wysłanie przypomnienia Ścieżka: Terminarz > Funkcje dodatkowe > Wyślij powiadomienie lub Rejestracja > Funkcje dodatkowe > Wyślij przypomnienie Możliwość wysłania przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania istnieje zarówno z poziomu Kartoteki pacjentów jak i Terminarza. W związku z tym, że wysyłanie przypomnień w module SMS jest ściśle związane z użytkowaniem Terminarza, funkcjonalność została opisana właśnie z tego poziomu. W celu wysłania przypomnienia należy przejść do okna T erm inarza i wybrać menu "Funkcje dodatkowe", a następnie opcję Wyślij przypomnienie. Otwarte zostanie okno Now a w iadom ość, w którym należy określić liczbę dni do zdarzenia w polu "Liczba dni do zdarzenia" oraz zaznaczyć odpowiedni rodzaj przypomnienia: o zbliżającej się wizycie - zostaną wyświetleni pacjenci, którzy mają dodaną rezerwację w terminarzu, o konieczności doniesienia skierowania - zostaną wyświetleni pacjenci, którzy mają dodaną rezerwację w terminarzu z uzupełnionym polem "Data dost. skier." (w celu uzupełnienia tego pola należy dodać rezerwację ze skierowaniem i zaznaczyć konieczność dodania do kolejki oczekujących). Po określeniu tych danych na liście pojawią się pacjenci, którzy mają zaplanowany termin wizyty za określoną liczbę dni. Usunięcie zaznaczenia w sekcji Rodzaj przypom nienia spowoduje wyświetlenie wszystkich pacjentów, którzy spełniają warunek określonej liczby dni (zdj. poniżej). Temat i treść wiadomości podpowiadają się domyślnie, użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Teksty wysyłanych wiadomości zostały przedstawione w rozdziale: Wysyłanie SMS-ów i wiadomości

17 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Aby rozpocząć wysyłkę wiadomości należy wybrać przycisk "Wyślij". Otwarte zostanie okno W ysyłanie pow iadom ień, w którym system wyświetli podsumowanie wysyłki oraz ewentualne błędy. Parametry techniczne wiadomości zostały opisane w rozdziale: Wysłanie powiadomienia

18 Rejestr wysłanych SMS Rozdział Rejestr wysłanych SMS 4 Ścieżka: Ewidencja > Specjalne > Rejestr wysłanych SMS Rejestr wysłanych SMS-ów umożliwia szczegółowy pogląd wysłanych wiadomości. Po wybraniu powyższej ścieżki zostanie otwarta formatka Rejestr w ysłanych S M S podzielona na dwa okna. W górnej części okna znajduje się lista wysłanych SMS-ów z podaniem szczegółowych informacji o odbiorcy, statusie wysyłki, dacie wysłania i użytkowniku. W dolnym oknie T reść wyświetlana jest treść wiadomości podświetlonej w górnym oknie. Jeżeli wiadomość SMS nie została wysłana do adresata np. z powodu braku zasięgu sieci, to informacja taka zostanie wyświetlona w sekcji T reść błędu. W panelu nawigacji "Wyszukiwanie zaawansowane" znajduje się szereg filtrów, za pomocą których można wyselekcjonować poszczególne wiadomości. 16