Specyfikacja wymagań. systemu zarządzania biurem podróży

Transkrypt

1 Spis treści Specyfikacja wymagań systemu zarządzania biurem podróży 1 Wprowadzenie Opis ogólny Wizja systemu Stwierdzenie problemu Motto systemu Grupy zainteresowania systemu Kluczowi użytkownicy systemu Cechy systemu Opis procesów biznesowych Rezerwacja miejsc w środkach transportu i hotelach Tworzenie katalogu wycieczek Zakup wycieczki Wymagania użytkownika Słownik pojęć Aktorzy systemu Wycieczki i Usługi dodatkowe Zarządzanie Centralą i Placówkami... 20

2 1 Wprowadzenie System zarządzania biurem podróży powstaje na zlecenie Biura Podróży IWO. Jego celem jest usprawnienie działalności Biura Podróży pod kątem sprzedaży wycieczek, zarządzania siecią placówek oraz współpracy z kontrahentami biura (hotelami oraz przewoźnikami). 2 Opis ogólny 2.1 Wizja systemu Stwierdzenie problemu Problemem, z jakim boryka się biuro jest narastająca ilość dokumentów papierowych. Rozwój Biura przyczynił się do ograniczenia możliwości zarządzania nim w tradycyjny sposób. Problem ten dotyczy w szczególności pracowników placówek. Stąd potrzeba wprowadzenia systemu informatycznego, który pozwoli uprawnić proces zarządzania. Dodatkowo większość konkurencyjnych biur podróży posiada analogiczne systemu. Aby pozostać konkurencyjnym Biuro Podróży musi zdecydować się na taki krok Motto systemu System informatyczny pozwoli sprawniej i szybciej organizować wycieczki naszych klientów Grupy zainteresowania systemu Zainteresowanymi powstaniem systemu są: właściciele i kierownictwo Biura Podróży, Managerowie oraz pracownicy placówek Biura Podróży Kluczowi użytkownicy systemu Do kluczowych użytkowników systemu należą pracownicy Biura Podróży oraz jego klienci, którzy uzyskają dostęp do systemu za pośrednictwem Internetu.

3 2.1.5 Cechy systemu Obsługa klienta req Obsługa klienta Rejestracja przez internet Zamawianie Wycieczka Wysylanie informacji marketingowej Zarzadzanie kontem internetowym Zamawianie Wycieczka Spersonalizowana Zbieranie opinii Klient Przegladanie oferty przez internet Przeglądanie Zamówienie Płatność Przeglądanie listy Hotel przez internet Usuwanie Zamówienie Przeglądanie oferty Przewoźnik Zarządzanie kontami Klient Przeglądanie Zamówienie przez internet Zamawianie Wycieczka przez Internet Zamawianie Wycieczka Spersonalizowana przez internet Rezygnacja z Zamówienie 1. Przegladanie oferty przez internet System umożliwia Klientowi przeglądanie dostępnych Wycieczek. Każda pozycja zawiera cel wycieczki, formę transportu, czas trwania wycieczki, cenę, zakwaterowanie, catering.

4 2. Przeglądanie Zamówień System umożliwia Pracownik przeglądanie Zamówień Klienta. 3. Przeglądanie Zamówień przez internet System umożliwia Klient przeglądanie listy Zamówień po uprzednim zalogowaniu. 4. Przeglądanie listy Hoteli przez internet System umożliwia Klient przeglądanie listy Hotel na potrzeby przedstawienia oferty dla wycieczek ekskluzywnych. 5. Przeglądanie oferty Przewoźnika System umożliwia Klient przeglądanie ofert Przewoźnik globalny i Przewoźnik lokalny. 6. Rejestracja przez internet System umozliwia Klient utworzenie konta na stronie internetowej, które umożliwia obsługe systemu przez Internet. 7. Rezygnacja z Zamówienia System umożliwia Klient rezygnacje ze złożonego Zamówienie. 8. Usuwanie Zamówienia System umożliwia Pracownik usunięcie dowolnego Zamówienie. 9. Wysyłanie informacji marketingowej System umożliwia subskrypcje mailingowa dla Klient zawierającą informacje na temat nowych ofert. Subskrypcja nie jest obowiązkowa, można ją uruchomić w panelu obsługi konta. 10. Zamawianie Wycieczki System umożliwia Pracownik zamawianie Wycieczka, oferta zawiera dostępne ceny, propozycje last minute etc.

5 11. Zamawianie Wycieczki Spersonalizowanej System umożliwia Pracownik zamówienie Wycieczka Spersonalizowana na specjalne zamówienie klienta. Oferta obejmuje loty czarterowe, hotele, wyżywienie, atrakcje. 12. Zamawianie Wycieczka Spersonalizowana przez Internet System umożliwia Klient stworzenie Wycieczka Spersonalizowana na podstawie listy Hotel i ofert Przewoźnik. 13. Zamawianie Wycieczek przez Internet System umożliwia Klient zamawianie Wycieczka, oferta zawiera dostępne ceny, propozycje last minute etc. 14. Zarządzanie kontem internetowym System umożliwia Klient zmianę hasła, zmianę danych personalnych, zmianę adresu Zarządzanie kontami Klientów System umożliwia Pracownik usuwanie, blokowanie, modyfikowanie kont Klient. 16. Zbieranie opinii Klient System umożliwia Klient zopiniowanie odbytych Wycieczka.

6 Współpraca z dostawcami Współpraca z zewnętrznymi systemami custom Współpraca z zewnętrznymi systemami Integracja z API hoteli Integracja z API linii lotniczych 17. Integracja z API hoteli System będzie umożliwiał współpracę z zewnętrznymi systemami udostępnianymi przez hotele. Możliwa będzie w ten sposób elektroniczna rezerwacja/odwoływanie rezerwacji miejsc noclegowych oraz ustalanie ich parametrów: standard pokoju, wyżywienia, długość pobytu itp. 18. Integracja z API linii lotniczych System będzie umożliwiał współpracę z zewnętrznymi systemami udostępnianymi przez linie lotnicze. Możliwa będzie w ten sposób elektroniczna rezerwacja biletów lotniczych i dostosowywanie ich parametrów (klasa biletu itp.) Zarządzanie współpracą custom Zarządzanie współpracą Zarządzanie współpracą z lokalnymi przewoźnikami Zarządzanie współpracą z przewodnikami 19. Zarządzanie współpracą z lokalnymi przewoźnikami System będzie umożliwiał zarządzanie współpracą z lokalnymi przewoźnikami, świadczącymi usługi przewozu m.in. autobusami. Możliwe będzie zarządzanie listą kontaktów, umówionymi terminami i miejscami świadczenia usług itp. 20. Zarządzanie współpracą z przewodnikami System będzie umożliwiał współpracę z lokalnymi przedstawicielami przewodników wycieczek. Możliwe będzie ustalanie terminarza i liczby wycieczek do obsłużenia w danym sezonie.

7 Wycieczki i Usługi dodatkowe custom Wycieczki i Usługi dodatkowe Obsługa bazy wycieczek Zbieranie danych statystycznych Intuicyjność interfejsu spersonalizowanych wycieczek Walidacja ofert wycieczek w bazie danych Obsługa wielu walut Wystarczająca pojemność bazy wycieczek Automatyczne generowanie ofert specjalnych Indywidualna oferta dla stałych klientów Dodatkowe usługi wycieczek Tworzenie spersonalizowanych wycieczek 21. Automatyczne generowanie ofert specjalnych System będzie umożliwiał automatyczne zmiany parametrów oferty takich jak cena i status (normalna, last minute, promocja) w oparciu o m.in. cenę początkową, ilość wykupionych miejsc, czas do zakończenia oferty. 22. Dodatkowe usługi wycieczek System będzie umożliwiał tworzenie dodatkowych opcji do wycieczek, które za odpowiednią dopłatą będą mogły zostac dodane do programu wycieczki lub będą modyfikowały niektóre jej fragmenty. Opcje dodatkowe będą dotyczyć: ubezpieczenia, transportu, zakwaterowania, dodatkowych posiłków oraz atrakcji. 23. Indywidualna oferta dla stałych klientów Stali klienci biura podróży będą otrzymywać indywidualne oferty na korzystniejszych warunkach. Wygenerowane w ten sposób wycieczki będą dostępne do wglądu przez akwizytorów z placówek oraz bezpośrednio przez klientów poprzez stronę internetową.

8 24. Intuicyjność interfejsu spersonalizowanych wycieczek «Usability» Status: Proposed Priority: Medium Difficulty: Medium Generator spersonalizowanych wycieczek będzie umożliwiał podanie wszystkich parametrów wycieczki w mniej niż 20 kliknięć. 25. Obsługa bazy wycieczek System będzie umożliwiał dodawanie nowych ofert wycieczek oraz edytowanie i usuwanie już istniejących. Dostępny będzie również podgląd istniejących już ofert w bazie. 26. Obsługa wielu walut «Usability» Status: Proposed Priority: Medium Difficulty: Medium System będzie oferował funkcję przeliczania walut. Niezależny podprogram będzie gromadził dane o aktualnym kursie oraz umożliwiał szybką i łatwą zamianę walut. 27. Tworzenie spersonalizowanych wycieczek System będzie umożliwiał klientom, tworzenie spersonalizowanych wycieczek, poprzez wybór poszczególnych jej elementów z listy dostpepnych. Ma to na celu dopasowanie się do preferencji klientów. 28. Walidacja ofert wycieczek w bazie danych Dane wprowadzane do bazy lub poddawane edytowaniu przechodzą przed zapisem przez proces automatycznej walidacji. System zapobiega redundancji ofert oraz sprawdza poprawność wprowadzanych danych. 29. Wystarczająca pojemność bazy wycieczek «Performance» Status: Proposed Priority: Medium Difficulty: Medium Baza wycieczek pomieści minimum 1000 pozycji. 30. Zbieranie danych statystycznych System będzie oferował możliwość zbierania danych statystycznych zarówno na poziomie pojedynczej placówki jak i centrali. Zbierane dane będą dotyczyły m.in. Najczęściej wybieranych ofert, najpopularniejszych opcji dodatkowych, ilości miejsc rezerwowanych przez jednego klienta.

9 Zarządzanie Centralą i Placówkami custom Zarządzanie Centralą i Placówkami Zarządzanie bazą placówek Kontrola uprawnień Zarządzanie placówką Zbieranie danych statystycznych Cześciowo zdecentralizowana struktura systemu Intuicyjność interfejsu zarządzania placówką 31. Analiza danych statystycznych System będzie umożliwiał zarządzanie i kontrolę funkcjonowania pojedynczej placówki jej kierownikowi. 32. Cześciowo zdecentralizowana struktura systemu Lokalny system w placówkach nie będzie wymagał do działania stałej łączonści z Centralą. Wymiana danych pomiędzy elementami systemu ma przebiegać asynchronicznie w tle. 33. Intuicyjność interfejsu zarządzania placówką «Usability» Status: Proposed Priority: Medium Difficulty: Medium Interfejs zarządzania placówką musi być przejrzysty i intuicyjny, żeby ogarniczyć koszty szkoleń wszystkich kierowników. 34. Kontrola uprawnień System będzie rozpoznawał różne role użytkowników i ograniczał dostęp do swoich zasobów wg tych ograniczeń. W szczególności, użytkownicy Centrali bedą posiadali dostęp do danych dotyczących wsysztkich placówek biura podróży, natomiast kierownik danej placówki będzie posiadał uprawnienia wyłącznie do przeglądania danych dotyczących własnej placówki.

10 35. Zarządzanie bazą placówek System będzie umożliwiał centralne zarządzanie bazą placówek biura podróży. Należy przez to rozumieć zarówno dostęp do danych informacyjnych konkretnej placówki, takich jak adres, kierownik itp. 36. Zarządzanie placówką System będzie umożliwiał zarządzanie i kontrolę funkcjonowania pojedynczej placówki jej kierownikowi. 37. Zbieranie danych statystycznych System będzie umożliwiał zbieranie danych statystycznych dotyczących funkcjonowania danej placówki, tj m.in. raportów finansowych, liczby zatrudnionych, skuteczności sprzedaży itp.

11 2.2 Opis procesów biznesowych class Opis procesów biznesowych System zarządzania biurem podróży Rezerwacja miejsc w środkach transportu i hotelach (from Rezerwacja miejsc w środkach transportu i hotelach) Pracownik Centrali Tworzenie katalogu wycieczek (from Tworzenie katalogu wycieczek) Zakup wycieczki (from Zakup wycieczki) Klient Zakup wycieczki przez portal Zakup wycieczki w biurze Pracownik Placówki (from Zakup wycieczki) (from Zakup wycieczki) Figure: Opis procesów biznesowych

12 2.2.1 Rezerwacja miejsc w środkach transportu i hotelach act Czynności procesu Dział planowania strategicznego Dział prognoz Dział współpracy z kontrahentami Rezydent Rozpoczęcie Zgłoszenie zapotrzebowania na prognozy zapotrzebowania na wycieczki Dostarczenie prognozowanego zapotrzebowania Pobranie listy lokalizacji Plan zakwaterowania uwzględnia zapotrzebowanie na liczbę i wielkość pokoi. Informacje zostały pobrane z roboczego katalogu wycieczek. Pobranie listy hoteli dla wszystkich lokalizacji Stworzenie pustego planu zakwaterowania Sprawdzenie kompletności planu [Nie kompletny] Wybór kolejnej lokalizacji z planu zakwaterowania Rezerwacja miejsc w hotelach dla wybranej lokalizacji [Kompletny] Rezerwacja miejsc w transporcie międzynarodowym Rezerwacja transportu lokalnego Koniec Figure: Rezerwacja miejsc w środkach transportu i hotelach.

13 act Activ ity Rozpoczęcie Pobranie listy hoteli w wybranej lokalizacji Sortowanie hoteli ze względu na korzystność oferty Stworzenie pustego planu zakwaterowania dla wybranej lokalizacji Sprawdzenie kompletności planu zakwaterowania dla wybranej lokalizacji [Niekompletny] Wybranie kolejnego [<12] hotelu z listy Pobranie liczby dostępnych miejsc Ilość dostępnych miejsc [Kompletny] [>12] Koniec Zarezerwuj miejsca Uaktualnienie planu zakwaterowania dla wybranej lokalizacji Figure: Rezerwacja miejsc w hotelach dla wybranej lokalizacji

14 act Activ ity Rozpoczęcie Stworzenie planu transportu międzynarodowego Pobranie listy przewoźników międzynarodowych Sortowanie przewoźników ze względu na korzystność oferty Sprawdzenie kompletności planu transportu międzynarodowego [Kompletny] Koniec [Nie kompletny] [<30] Wybranie kolejnego przewoźnika z listy Pobranie liczby dostępnych miejsc Ilość dostępnych miejsc [>30] Zarezerwuj miejsca Uaktualnienie planu transportu międzynarodowego Figure: Rezerwacja miejsc w transporcie międzynarodowym

15 act Activ ity Rozpoczęcie Stworzenie planu transportu lokalnego Pobranie listy lokalnych przew oźników Sortowanie przewoźników ze względu na korzystność oferty Wybranie kolejnego przew oźnika z listy Pobranie liczby dostępnych miej sc Ilość dostępnych miejsc [Wystarczająca] Zarezerw uj transport Koniec Figure: Rezerwacja transportu lokalnego

16 2.2.2 Tworzenie katalogu wycieczek act Czynności procesu Dział marketingu Centrala Rozpoczęcie Zlecenie utworzenia katalogu wycieczek Wybór miejsc geograficznych wycieczek Ustalenie terminów wycieczek Zapoznanie się z cennikami miejscowych hoteli Zapoznanie się z cennikami przewoźników międzynarodowych Wybór hoteli Wybór środków transportu Ustalenie podstawowych kosztów wycieczek Ustalenie możliwych do wyboru dodatkowych atrakcji Ustalenie cen katalogowych wycieczek Akceptacja katalogu wycieczek Przekazanie wersji roboczej do akceptacji Zaakceptowane? Nie Naniesienie poprawek Tak Utworzenie katalogu wycieczek Zakończenie Figure: Tworzenie katalogu wycieczek

17 2.2.3 Zakup wycieczki act Activ ity System Klient Pracownik biura Start Utworzenie konta w systemie Wybór wycieczki z listy Wybór wycieczki spersonalizowanej Sprawdzenie liczby dostępnych miejsc Ustalenie parametrów wycieczki Ustalenie parametrów wycieczki spersonalizowanej Utworzenie oferty wycieczki spersonalizowanej Czy są miejsca? [Nie] [Tak] Akceptacja wycieczki spersonalizowanej Opłacenie wycieczki Zaakceptowano? [Tak] [Nie] Wysłanie potwierdzenia zapłaty Zarezerwowanie miejsca na wycieczce Koniec Koniec Figure: Zakup wycieczki przez Internet

18 act Activ ity Klient Pracownik biura System Start Zapytanie pracownika biura o ofertę Przedstawienie oferty Wybór wycieczki spersonalizowanej Wybór wycieczki z listy Ustalenie parametrów wycieczki spersonalizowanej Ustalenie parametrów wycieczki Sprawdzenie liczby dostępnych miejsc [Nie] Przedstawienie oferty na wycieczkę spersonalizowaną Czy są miejsca? [Tak] Akceptacja wycieczki spersonalizowanej Zaakceptowano? [Nie] [Tak] Naniesienie poprawek Opłacenie wycieczki Rezerwacja miejsca na wycieczce Koniec Figure: Zakup wycieczki w placówce.

19 3 Wymagania użytkownika 3.1 Słownik pojęć Aktorzy systemu class Aktorzy systemu Prezes Pracownik Klient Rezydent Manager Placówki Pracownik Centrali Pracownik Placówki Przewoźnik Hotel Przewoźnik globalny Przewoźnik lokalny Figure: Aktorzy systemu

20 3.1.2 Wycieczki i Usługi dodatkowe class Wycieczki i Usługi dodatkowe Katalog wycieczek Wycieczka Usługa dodatkowa Wycieczka spersonalizowana Przewoźnik Hotel Przewoźnik globalny Przewoźnik lokalny Figure: Wycieczki i Usługi dodatkowe Zarządzanie Centralą i Placówkami class Zarządzanie Centralą i Placówkami Prezes Centrala 1 Rezydent 1 * Pracownik Centrali * 0..* Placówka 1 Manager Placówki 1 1 * Pracownik Placówki Figure: Zarządzanie Centralą i Placówkami