Zintegrowany System Zarządzania Firmą. humansoft CORAX OPIS SYSTEMU

Transkrypt

1 Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft CORAX OPIS SYSTEMU Radom, wrzesień 2008

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Microsoft, MS-DOS, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2000, SQL Server 2005, Microsoft Server Database Engine (MSDE) są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Radom IX, 2008 Humansoft Sp. z o. o Radom, ul. Wernera 29/31 tel/fax (048) , , biuro@humansoft.pl 2

3 SPIS TREŚCI 1. WYMAGANIA INSTALACJI ZAWARTOŚĆ PAKIETU WYMAGANIA SPRZĘTOWE Serwera Stacji klienckiej PRACA W SIECI PRACA TERMINALOWA PROCEDURA INSTALACYJNA SQL SERVER 2005 STANDARD EDITION Instalacja SQL Server Zakładanie użytkownika INSTALACJA Instalacja wersji pełnej Instalacja wersji standardowej Instalacja wersji niestandardowej Połączenie humansoft Corax z bazą Firma licencjonowana Zmiana firmy licencjonowanej Instalacja bibliotek na serwerze SQL Rejestracja licencji Rejestracja licencji na moduły Aktywacja programu Aktualizacja KOMUNIKACJA Z PROGRAMEM MENU TABELE Główne opcje oraz skróty klawiaturowe Przeglądanie tabeli Szybkie logowanie Manipulowanie zawartością tabel Porządek sortowania pozycji Wyszukiwanie pozycji Dodawanie nowej pozycji Usuwanie pozycji Przeglądanie i poprawianie pozycji Filtry Drukowanie, podsumowania i eksport FORMULARZE KONTROLKI

4 4. WYDRUKI DOKUMENTY DEFINICJE DOKUMENTÓW NUMERACJA DOKUMENTÓW PRACA Z DOKUMENTAMI Tworzenie nowego dokumentu Poprawianie/przeglądanie dokumentu Usuwanie dokumentu Drukowanie dokumentu TWORZENIE ZESTAWIEŃ DOKUMENTÓW SCHOWEK DOKUMENTÓW WDROŻENIE ZAKŁADANIE NOWEJ FIRMY WPROWADZANIE DANYCH STARTOWYCH USTAWIENIA GLOBALNE DANE PODATKOWE FIRMY DEFINIOWANIE ODDZIAŁÓW DEFINIOWANIE MAGAZYNÓW DEFINICJE DOKUMENTÓW Rejestry sprzedaży Rejestry zakupów Rejestry dokumentów MM Rejestry dokumentów rozchodowych R Rejestry dokumentów przychodowych (P) DEFINIOWANIE KAS DEFINIOWANIE RACHUNKÓW BANKOWYCH WYPEŁNIENIE TABELI ARTYKUŁÓW WPROWADZENIE STANU POCZĄTKOWEGO TOWARÓW/WYROBÓW W MAGAZYNIE WPROWADZENIE STANU POCZĄTKOWEGO NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZAŃ TRANSFER DANYCH Z WERSJI HUMANSOFT HERMESSTANDARD I HUMANSOFT HERMESAMAŁAFIRMA WSPÓŁPRACA Z URZĄDZENIAMI ZEWNĘTRZNYMI DRUKARKI FISKALNE KASY FISKALNE WAGI I DRUKARKI ETYKIET Konfiguracja Definiowanie etykiet Ważenie i etykietowanie

5 8.4. CZYTNIKI KODÓW KRESKOWYCH KOLEKTORY DANYCH ADMINISTRACJA EKRAN POWITALNY MENU ADMINISTRACJA ARCHIWIZACJA DANYCH W SYSTEMIE HUMANSOFT CORAX Wykonywanie kopii bazy danych Odtwarzanie kopii bazy danych BACKUP DANYCH WYKONANIE ARCHIWUM Wykonanie pojedynczego Backupu w SQL Serwer Management Studio Wykonanie planu Backupów SQL Serwer Management Studio

6 WSTĘP humansoft CORAX, to nowoczesny program kompleksowo wspomagający zarządzanie małym i średnim przedsiębiorstwem. Powstał na bazie wieloletnich doświadczeń firmy HUMANSOFT Sp. z o.o. jako producenta oprogramowania biznesowego. System może być z powodzeniem wykorzystywany w firmach o różnej wielkości i profilu działalności. Na całość systemu składają się: Pakiet Podstawowy Zarządzanie Kontaktami System Lojalnościowy Księga Handlowa Kadry i Płace HR Środki Trwałe Produkcja Serwis i Usługi Książka Przychodów i Rozchodów OrangeSquid - środowisko rozszerzeń Pakiet Podstawowy jako główny moduł oprogramowania obsługuje następujące operacje: - Sprzedaż - Zakupy - Gospodarka magazynowa - Rejestry VAT - Kasa/Bank - Rozrachunki - Analizy - Konfiguracja - Administracja Funkcjonalność głównego modułu można rozszerzyć o dodatkowe opcje: - Obsługa akwizycji rozliczanie akwizytorów i naliczanie im prowizji, organizowanie kontroli dowozu towarów do klientów oraz rozliczanie kierowców - Obsługa walut rejestracja faktur importowych, dokumentów SAD, wystawianie faktur eksportowych, rozrachunki wielowalutowe, wyliczanie różnic kursowych, pobieranie kursów walut. - Plany transakcji (faktury seryjne)

7 wspomaga pracę firm usługowych, w których cyklicznie pojawia się potrzeba seryjnego fakturowania świadczonych usług, pozwala automatycznie tworzyć i drukować serie dokumentów. Program łączy w sobie wszystkie wymienione moduły zapewniając bezpieczny przepływ potrzebnych informacji pomiędzy działami firmy. Wystarczy ze użytkownik jeden raz wprowadzi daną informację do systemu, a będzie ona już widoczna z każdego innego miejsca w programie. Przykładowo, po wystawieniu faktury sprzedaży, automatycznie trafia ona do rejestru VAT, na rozrachunki oraz jest widoczna z poziomu innych modułów np. Kontaktów. Jak widać, system łączy różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany. Informacje są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne tuż po ich zaewidencjonowaniu. Naszym głównym celem była i jest, możliwie najpełniejsza integracja wszystkich szczebli działalności przedsiębiorstwa oraz szybka informacja pozwalająca na nowoczesne zarządzanie firmą. Jak korzystać z podręcznika Układ podręcznika został zaprojektowany tak, by sprostać potrzebom użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami komputerowymi. Podręcznik można czytać rozdział po rozdziale lub wyrywkowo, zależnie od potrzeb użytkownika. O to lista dostępnych w sprzedaży podręczników do programu: - Opis systemu (dystrybuowany bezpłatnie wraz z Pakietem Podstawowym) zawiera ogólny opis programu, zakres jego działania i funkcjonalności. Posiada rozdziały poświęcone min. komunikacji z programem, wdrożeniu systemu, transferu danych z innych programów a także współpracy aplikacji z urządzeniami zewnętrznymi. - Podręcznik Podstawowy Część I zawiera opis podstawowych opcji programu takich jak: Sprzedaż, Zakupy, Gospodarka magazynowa, Kasa/Bank, Rozrachunki, Rejestry VAT. - Podręcznik Podstawowy Część II zawiera opis pozostałych opcji programu tj: Analizy, Kartoteki, Konfiguracja, Funkcje administracyjne. Posiada także instrukcję obsługi modułu Zarządzanie Kontaktami - Moduł Księga Handlowa - Moduł Kadry i Płace HR 7

8 - Moduł Środki Trwałe - Moduł Serwis i Usługi - Moduł Książka Przychodów i Rozchodów - Moduł Produkcja - Moduł OrangeSquid Wszystkie wyżej wymienione podręczniki zostały zamieszczone w postaci plików PDF na płycie instalacyjnej programu. Konwencje graficzne W podręcznikach wykorzystane zostały znaki graficzne, które mają ułatwić użytkownikowi szybkie odnajdowanie interesujących go fragmentów tekstu a także wskazać najważniejsze informacje/zalecenia, z którymi powinien się zapoznać. - symbol ten wskazuje ścieżkę dostępu do danego tematu - znak ten wskazuje najważniejsze informacje/zalecenia producenta, z którymi użytkownik powinien zapoznać się. Kończąc wstęp, firma Humansoft życzy Państwu przyjemnej lektury oraz efektywnej i owocnej pracy z programem. 8

9 1. Wymagania instalacji 1.1. Zawartość pakietu płyta CD-ROM z programem instalacyjnym systemu oraz instalacją Microsoft SQL Server 2005 Express kody rejestrujące (dot. Pakietu Podstawowego, modułów i licencji klienckich) klucz sprzętowy dokumentacja umowa licencyjna W sytuacji zakupu programu wraz z SQL Server 2005 w ramach zintegrowanego oprogramowania, klient dostaje zamiast płyty CD-ROM, płytę DVD zawierająca instalację programu oraz SQL Server Poza tym do pakietu dołączana jest umowa licencyjna na oprogramowanie Microsoft tzw. EULA. Umowa licencyjna Należy dokładnie zapoznać się z warunkami umowy licencyjnej. Określa ona zasady na jakich można korzystać z systemu Wymagania sprzętowe Serwera - Komputer / procesor 500 MHz lub szybszy (zalecane 1 GHz lub szybszy). - Pamięć Wersja Express:128 MB (zalecana 512 MB lub większa; maksymalnie 1 GB) Uwaga: Może być niezbędna dodatkowa pamięć, w zależności od wymagań systemu operacyjnego. 9

10 - Dysk twardy SQL Server 2005 wymaga: 350 MB wolnego miejsca na dysku w wypadku pełnej instalacji. 390 MB na przykładowe bazy danych. Uwaga: Wymagania odnośnie do dysku twardego zmieniają się w zależności od konfiguracji systemu oraz zainstalowanych aplikacji i funkcji. - System operacyjny Wersje Express SQL Server 2005 może działać na następujących systemach operacyjnych: Windows Server 2003, Standard Edition (Wymaga zastosowania dodatku SP 1 dla systemu Windows Server 2003 lub nowszego) Windows Server 2003 Web Edition (wymaga zastosowania dodatku SP 1 dla systemu Windows Server 2003 lub nowszego) Windows Small Business Server 2003 Standard Edition Windows 2000 Server (wymaga zastosowania dodatku SP4 dla systemu Windows 2000 lub nowszego) Windows 2000 Advanced Server (wymaga zastosowania dodatku SP4 dla systemu Windows 2000 lub nowszego) Windows 2000 Professional (wymaga zastosowania dodatku SP4 dla systemu Windows 2000 lub nowszego) Windows XP SP2 lub nowszy Stacji klienckiej. - Komputer / procesor 500 MHz lub szybszy (zalecane 1 GHz lub szybszy). - Pamięć Minimum 256 MB. - Dysk twardy Minimum 350MB wolnego miejsca na dysku. - System operacyjny Windows 2000 Professional (wymaga zastosowania dodatku SP4 dla systemu Windows 2000 lub nowszego) Windows XP SP2 lub nowszy 10

11 Windows Vista -.NET Framework Microsoft.NET Framework v2.0 Microsoft.NET Framework v3.5 - Windows Installer Praca w sieci Zastosowane w programie mechanizmy pozwalają na bezpieczna pracę w sieci. Dzięki nim niemożliwe jest wystawienie dwóch faktur o tym samym numerze lub sprzedanie tej samej partii towaru dwóm różnym kontrahentom Praca terminalowa System humansoft Corax posiada instalator.msi, dzięki czemu można w prosty sposób zainstalować go na użytek pracy terminalowej i nie ma potrzeby osobnej rejestracji bibliotek dla poszczególnych użytkowników. Nie trzeba powielać katalogów programu dla wszystkich użytkowników, ponieważ pliki tymczasowe zapisywane są w katalogach poszczególnych użytkowników, a nie w katalogu programu. Sposób instalacji systemu jest zgodny z wymaganiami nowych systemów Microsoft. 11

12 2. Procedura instalacyjna Instalacja programu odbywa się w dwóch etapach: pierwszy to instalacja Microsoft SQL Server 2005, a drugi to instalacja oprogramowania na stacjach SQL Server 2005 Standard Edition Instalacja SQL Server Włóż do napędu CD-ROM płytę instalacyjną. 2. Jeżeli w CD-ROM ie wyłączona jest funkcja Autostartu należy uruchomić plik autorun.exe w katalogu głównym na płycie CD. 3. Uruchom instalację Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition, Runtime-Restricted Use Software. 4. Na ekranie startowym wybierz Server components, tools, Books Online, and samples. 5. Pojawi się okno na którym należy zaakceptować warunki licencji Microsoft SQL Server

13 6. Następnie instalator przejdzie do okna sprawdzającego poprawność instalowanych komponentów. 7. Po zakończeniu tego procesu pojawi się okno kreatora instalacji. 13

14 8. Następnie instalator przeprowadzi test konfiguracji systemu. 9. W oknie Registration Information podaj imię i nazwisko oraz nazwę firmy. 14

15 10. W następnym oknie zaznacz opcję SQL Server Database Services, Analysis Services i Workstation components, Books Online and development tools. 11. W następnym oknie zaznacz opcję Default instance. 15

16 12. W oknie Service Account zaznaczyć należy opcję Use the built-in System account wybierając Local system oraz w opcji Start services at the end o setup zaznaczyć SQL Server, Analysis Services i SQL Browser. 13. Na kolejnym ekranie należy zaznaczyć opcję Mixed Mode (Windows Authentication and SQL Server Authentication) i wpisać hasło dla operatora sa. 16

17 14. W następnym oknie należy wybrać opcję Collation designator and sort order: Polish oraz zaznaczyć Accent sensitive. 17

18 15. W oknie Ready to Install pojawi się informacja o wybranych składnikach i rozpocznie się właściwy proces instalacji Zakładanie użytkownika. Po instalacji serwera SQL można dodać użytkownika bazy danych. Użytkownik ten będzie wykorzystywany do połączenia się programu z bazą danych. W tym celu należy: 1. Uruchomić SQL Server Management Studio i zalogować się do serwera. Gdzie NAZWA_SERWERA to nazwa komputera, adres ip bądź nazwa instancji, na której zainstalowano serwer. 18

19 2. Rozwinąć zakładkę Security i na pozycji Logins kliknąć prawym klawiszem myszki. 3. Z pokazanej listy wybrać New Login. 4. Na zakładce General, należy wpisać nazwę użytkownika, zmienić authentication na SQL Server Authentication i podać hasło. 19

20 5. Na zakładce Server Roles, należy przypisać odpowiednie role. 20

21 6. Na zakładce User Mapping, należy przypisać użytkownika do poszczególnych baz (firma_dem to nazwa firmy jaka została stworzona w programie ) Instalacja. Instalator systemu humansoft Corax umożliwia przeprowadzenie procesu instalacji w trzech trybach: standardowy pełny niestandardowy Instalacja Standardowa zawiera tylko wersję demo programu humansoft Corax. Przeznaczona jest dla użytkowników posiadających już zainstalowany serwer baz danych Microsoft SQL wraz bazą danych firmy. Wersja Pełna przeznaczona jest dla świeżych instalacji. W wersji tej oprócz programu humansoft Corax instalowany jest Microsoft SQL Server 2005 Express oraz Firma przykładowa. 21

22 Wersja Niestandardowa pozwala nam na wybór, jaki z dostępnych składników ma być instalowany. W przypadku posiadania zainstalowanego serwera SQL skorzystamy tylko z instalacji programu humansoft Corax i Firmy przykładowej. Jeśli podczas instalacji nie zainstalowano Firmy przykładowej jej doinstalowanie jest możliwe dopiero po uprzednim odistalowaniu programu humansoft Corax. W przypadku użytkowników, którzy zakupili SQL Serwer 2005 w wersji Standard bądź Enterprise zalecane jest zainstalowanie programu Corax w trybie niestandardowym Instalacja wersji pełnej 1. Po włożeniu płyty CD-ROM automatycznie uruchomi się prezentacja, umożliwiająca instalację. W przypadku, gdy w CD-ROM ie wyłączona jest funkcja Autostartu należy uruchomić plik index.hta w katalogu splash na płycie CD. 2. Na ekranie wybierz opcję Instalacja humansoft Corax. 22

23 3. Następnie po pojawieniu się okna powitalnego pojawi się okno, na którym należy zaakceptować warunki licencji humansoft Corax. 4. Instalację przeprowadzamy dla Dowolnego użytkownika tego komputera. 5. Następnie wskaż odpowiedni katalog docelowy. 6. W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja Pełna. 23

24 7. W oknie Połączenie z Serwerem SQL wprowadź hasło operatora sa dla połączenia z serwerem baz danych. 8. Następnie instalator przejdzie do instalacji Microsoft SQL Server a i sprawdzi poprawność instalowanych komponentów. 24

25 9. W następnym oknie rozpocznie się instalacja komponentów serwera SQL. 25

26 10. Po zakończeniu procesu instalacji serwera SQL rozpocznie się instalacja humansoft Corax oraz wykonywany jest skrypt podłączający bazę Firmy przykładowej do serwera. 11. Następnie instalator informuje o prawidłowo zakończonym procesie instalacji. 26

27 Instalacja wersji standardowej 1. W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja Standardowa. 2. Pojawi się okno prezentujące postęp procesu instalacyjnego i instalator zakończy działanie. 27

28 Instalacja wersji niestandardowej. 1. W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja Niestandardowa. 2. Następnie wybierz składniki do instalacji komponenty humansoft Corax i Firma przykładowa. 28

29 3. W oknie Koszt dysku sprawdź kontrolnie ilość zajmowanego miejsca przez instalowane składniki. 4. W następnym oknie wprowadź nazwę serwera SQL oraz hasło operatora sa dla połączenia z serwerem baz danych. 5. Następnie pojawi się okno prezentujące postęp procesu instalacyjnego i instalator zakończy działanie. 29

30 UWAGA W sytuacji kiedy jest już zainstalowany na serwerze humansoft hermessql funkcjonujący na HASPIE (na jednej instancji MS SQL Server), po instalacji systemu humansoft Corax (na drugiej instancji MS SQL Server), system humansoft Corax może funkcjonować w trybie pierwszego uruchomienia. W takiej sytuacji należy wejść w opcje O programie i odświeżyć licencję lub wyjąć HASPA. System humansoft HermesSQL i humansoft Corax mogą pracować na jednym komputerze, ale pod warunkiem instalacji na osobnych instancjach MS SQL Server Połączenie humansoft Corax z bazą Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawia się komunikat informujący o braku połączenia z serwerem SQL. Aby móc rozpocząć dalszą prace musimy potwierdzić chęć ustawienia parametrów połączenia. 1. Wybierz z listy dostępnych serwerów SQL odpowiedni serwer lub wpisz jego nazwę bądź adres IP. Podaj Użytkownika i hasło dostępu do serwera SQL i timeout połączenia. 30

31 Wpisać dodanego użytkownika lub podać: Użytkownik: sa Hasło: Wpisane podczas instalacji SQL Server 2005 Po zatwierdzeniu w katalogu głównym humansoft Corax tworzony jest zaszyfrowany plik Sewer.ini z wpisanymi parametrami połączenia. 2. Jeżeli wcześniej na serwerze SQL nie zainstalowano przykładowej firmy to przy pierwszym uruchomieniu pojawi się puste okno firmy. Należy kliknąć Dodaj. W następnym oknie podać symbol (symbol DEM jest zarezerwowany dla firmy przykładowej) i nazwę nowej firmy. Po zatwierdzeniu zostanie wygenerowana nowa firma. (opcja Firma przykładowa dopisuje, jeżeli została zainstalowana na serwerze, do istniejących firm firmę przykładowa). W przypadku zainstalowania firmy przykładowej po podaniu parametrów połączenia na liście firm pojawi się FIRMA DEM. 31

32 Po pierwszym uruchomieniu programu na serwerze SQL zakładana jest baza Hermes (wykonywane jest polecenie CREATE DATABASE Hermes i zakładane są tabele). W bazie tej przechowywane są informacje dotyczące listy firm (firmy), licencji (licencje) i parametrów konfiguracyjnych (hmconfig). Tabela stacje obecnie jest nie wykorzystywana. Kontrola ilości pracujących stacji opiera się na liczbie połączeń do serwera Firma licencjonowana Według licencji systemu Użytkownik zakupujący program ma prawo do legalnego prowadzenia działalności gospodarczej na jednej założonej w systemie firmie. Firma taka będzie posiadała w programie status Licencjonowana. Wszystkim pozostałym firmom, które użytkownik założy w czasie użytkowania systemu nadany zostanie status Nielicencjonowana. Po zainstalowaniu programu i następnie jego uruchomieniu, wyświetlony zostanie komunikat Proszę wskazać firmę licencjonowaną. Po naciśnięciu klawisza OK pojawi się okno z listą firm założonych w programie. Aby nadać jednej z nich status Licencjonowana (firmie, na której kontynuowane będzie prowadzenie działalności) należy wybrać ją z listy, a następnie użyć klawisza Ustaw firmę licencjonowaną. 32

33 Wówczas przy danych firmy pojawi się zielony znacznik świadczący o powodzeniu operacji przypisania licencji do wskazanej z listy firmy. Jednocześnie automatycznie wygaszony zostanie przycisk Ustaw firmę licencjonowaną. Po wskazaniu firmy licencjonowanej otrzymuje ona znacznik Firma licencjonowana, który widoczny jest w oknie głównym programu. Pozostałe firmy są firmami nielicenjonowanymi, które mogą służyć na przykład do celów szkoleniowych. Na wydrukach dokumentów z firm nielicencjonowanych zamieszczony będzie napis Wydruk z firmy nielicencjonowanej oraz Dokument nie może być przedmiotem ewidencji gospodarczej. 33

34 Zmiana firmy licencjonowanej W celu przypisania licencji innej firmie, należy wskazać na liście firmę licencjonowaną, a następnie użyć przycisku Usuń. Operacji tej może dokonać operator posiadający uprawnienia administratora. Po naciśnięciu przyciski Usuń program wymaga autoryzacji, a więc podania operatora i hasła. W wyniku wykonania tych czynności pojawia się kolejne okno. Użytkownik określa tu, wybierając odpowiednią opcję, co chce zrobić z bazą usuwanej firmy. 34

35 Może wybrać jedną z dwóch niżej opisanych opcji lub zaniechać dalszych czynności związanych z usunięciem firmy, używają przycisku Wróć. Tylko odłączyć od serwera, co oznacza, że wskazana wcześniej firma zostanie usunięta jedynie z listy firm. Będzie natomiast fizycznie występować na serwerze. Przeprowadzenie tej operacji umożliwi zwolnienie licencji i przydzielenie jej innej wybranej z listy firmie. W tym przypadku możliwie będzie ponowne podłączenie usuniętej firmy. W tym celu należy w oknie Firmy użyć przycisku Dodaj, a następnie wpisać symbol usuniętej Odłączyć od serwera i usunąć pliki bazy danych. Wykorzystanie tej funkcji spowoduje nie tylko wykasowanie firmy z listy i zwolnienie licencji, ale również trwałe usunięcie jej bazy z serwera. Po wyborze jednej z tych dwóch opcji i przejściu operacji potwierdzających rozpoczęte czynności zostaje zakończony proces zwalniania licencji. Można zatem przystąpić do nadania licencji innej firmie. Podobnie, jak przy pierwszym przydzieleniu licencji firmie, należy wskazać z listy firmę i użyć przycisku Ustaw firmę licencjonowaną. Licencja programu dopuszcza jednak sytuacje, w których użytkownik ma prawo legalnie założyć dodatkowe firmy w systemie i tym samy prowadzić działalność innych podmiotów. W tym celu należy zakupić licencję na prowadzenie dodatkowego podmiotu gospodarczego. Po zakupieniu licencji Użytkownik otrzyma kod rejestrujący pozwalający założyć nową firmę lub wskazać z listy firm tę, która posiadać będzie status Licencjonowana. Dodatkowy podmiot gospodarczy będzie mógł korzystać z tych samych modułów i licencji klienckich, jakich używa firma główna. 35

36 Instalacja bibliotek na serwerze SQL W celu zarejestrowania licencji programu należy zainstalować biblioteki na serwerze SQL, a następnie włożyć klucz sprzętowy do portu USB również na serwerze SQL. 1. Z płyty CD-ROM, na której znajduje się humansoft Corax należy uruchomić opcje Instalacja bibliotek HASP w zależności od posiadanej wersji 32 bądź 64 bitowej serwera SQL. 2. Następnie pojawi się ekran powitalny. 36

37 3. Instalację przeprowadzamy dla Dowolnego użytkownika tego komputera. 4. Wskazujemy katalog instalacyjny serwera SQL. 5. Pojawi się okno prezentujące postęp procesu instalacyjnego i instalator zakończy działanie. 37

38 Rejestracja licencji. 1. Włożyć klucz sprzętowy do portu USB na serwerze SQL. 2. Uruchomić opcję rejestracja licencji (Administracja Rejestracja licencji) w celu wprowadzenia kodu rejestrującego oraz wybrać rejestrację z wykorzystaniem klucza sprzętowego HASP. 3. Pojawi się okno informujące o rozpoczęciu procesu rejestracji 38

39 4. Wprowadzenie kodu rejestrującego możliwe jest po naciśnięciu przycisku OK. 5. Potwierdzić wprowadzone dane. 6. Ponownie uruchomić opcję rejestracji licencji i wprowadzić kod rejestrujący co najmniej jednej stacji klienckiej. Po wykonaniu rejestracji program pracuje przez 30 dni. W tym terminie należy złożyć zamówienie na kod aktywujący (zamówienie znajduje się na umowie licencyjnej). Program na 7 dni przed końcem upływu czasu generuje komunikat informujący o terminie upływu aktywacji. Po przekroczeniu tego terminu następuje blokada wejścia do firmy. 39

40 Rejestracja licencji na moduły. 1. W celu zarejestrowania licencji na dodatkowe moduły należy wybrać opcję Administracja. 2. Następnie nacisnąć przycisk Rejestracja licencji. 3. Zgodnie z instrukcją na ekranie wprowadzić kod rejestrujący do danego modułu i zatwierdzić przyciskiem OK. 40

41 Jeżeli w ciągu 30 dni od daty zarejestrowania modułu nie aktywujemy go, moduł ten zostanie wyłączony. Jeśli jest to moduł Dodatkowy Podmiot Gospodarczy, to firma stanie się nielicencjonowana. W przypadku gdy dokonujemy ponownej rejestracji modułu (moduły Kadry i Płace, Środki Trwałe, Licencje stacji, Dodatkowe Podmioty Gospodarcze) i po 30 dniach nie aktywujemy go, to program powróci do obsługi poprzednio zaktywowanego modułu. (Warunkiem otrzymania Kodów Aktywujących z Humansoft jest dokonanie zapłaty oraz odesłanie kopii umowy licencyjnej na dany moduł) Aktywacja programu Po otrzymaniu kodu aktywacyjnego należy: 1. W opcji Administracja -> Aktywacja wprowadzić kod aktywacyjny 41

42 2. Potwierdzić wprowadzone dane. Opisane powyżej operacje wykonuje się w przypadku aktywacji pakietu podstawowego, modułów oraz stacji klienckich Aktualizacja Program umożliwia skonfigurowanie automatycznej aktualizacji stacji roboczych, w tym celu należy: Udostępnić folder stacjom roboczym, w którym znajduje się aktualizacja. 1. Na stacjach odpowiednio zmapować udostępniony katalog. 2. W programie ustawić ścieżkę do katalogu (menu: Konfiguracja -> Ustawienia globalne) 42

43 3. Dokonać aktualizacji na jednym stanowisku. Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat z pytaniem o aktualizację. Po potwierdzeniu następuje aktualizacji stacji roboczej. 43

44 3. Komunikacja z programem Program jest nowoczesną, 32 bitową aplikacją pracującą w środowisku Windows. W związku z tym zostały tutaj użyte standardowe elementy interfejsu, co oznacza, że użytkownicy innych aplikacji Windows owych nie powinni mieć problemu z obsługą systemu. Standardem w środowisku Windows jest obsługa programów przy pomocy myszki. Twórcy programu zadbali o to by większość podstawowych czynności można było wykonać z samej klawiatury. Przemawiają za tym przyzwyczajenia użytkowników programów DOS owych oraz sprawniejsza i szybsza obsługa z klawiatury niektórych operacji Menu Program firmy Humansoft, jak większość aplikacji, posiada menu główne, które umieszczone jest na samej górze głównego okna. Zawiera opcje: Operacje, Edycja, System, Pomoc. Najbardziej rozbudowaną opcją jest opcja Operacje. Stąd inicjuje się większość akcji. Aby zwiększyć czytelność programu, wszystkie funkcje opcji Operacje zostały przeniesione do graficznego paska głównego umieszczonego poniżej. 44

45 U dołu głównego okna programu znajduje się pasek stanu. Informacje na pasku stanu to: bieżąca data programu nazwa otworzonej firmy operator magazyn oddział stacja robocza aktualna kasa Klikając na daną opcję paska można zmienić jej wartość np. wybrać inny magazyn, wskazać inną datę czy operatora Tabele Program jest typową aplikacją Windows ową, więc akcja programu odbywa się w oknach. Szczególnym typem okna jest okno z tabelą. Przykładowa tabela 45

46 Główne opcje oraz skróty klawiaturowe Znak graficzny Klawisze Znaczenie Opis Insert F4 D Dodaj Pozwala dodać nową pozycję do tabeli. Enter F5 P Delete F6 U Popraw Pozwala poprawić bieżącą pozycję w tabeli. Usuń Pozwala usunąć pozycję z tabeli. Przenoszenie treści Drukuj Włączenie trybu przepisywania treści bieżącej pozycji w tabeli do nowo tworzonej pozycji. Drukuje zawartość tabeli Kliknięcie na nagłówku kolumny F7 Porządek wg Szukaj w kolumnie sortującej Sortuje tabelę wg wybranej kolumny rosnąco lub malejąco Pozwala znaleźć pozycję w tabeli. Szuka wpisanej wartości w kolumnie porządkowej od początku pola. Ctrl+F Szukaj Przeszukuje całą tabelę w całej (wszystkie kolumny). Pozwala tabeli znaleźć dowolny ciąg znaków również w środku pola F8 Filtruj Filtrowanie pozycji w tabeli. 46

47 Sumowanie Podsumowanie kolumn tabeli. liczbowych F12 Operacje Zestawienia i inne operacje dla tabeli Narzędzia Manipulowanie kolumnami tabeli oraz eksport danych. Zapisz wygląd Zapamiętuje wygląd tabeli i porządek sortowania. Zmiana widoku Umożliwia zmianę widoku z fabrycznego na użytkownika Odśwież Odświeża zawartość tabeli pobierając z bazy danych najnowsze informacje Alt+Home Alt+End Początek Koniec Znacznik pozycji Skok na początek lub koniec tabeli Zaznaczanie pozycji z możliwością ich wyfiltrowania (prawy klawisz myszki) Przekształć Przekształca zaznaczony dokument/dokumenty w inny powiązany z nim dokument/dokumenty, np. zamówienie od klienta (ZO) -> w fakturę (F) lub dokument WZ 47

48 Przeglądanie tabeli Przewijanie zawartości tabeli. - następna kolumna - poprzednia kolumna - poprzednia/następna pozycja PgDn, PgUp - następna/poprzednia strona Alt+Home - skok do pierwszego wiersza tabeli Alt+End - skok do ostatniego wiersza tabeli Przewijanie zawartości tabeli przy pomocy myszki uzyskujemy operując suwakiem poziomym i pionowym. Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna Szybkie logowanie Program umożliwia uruchomienia systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora. W tym celu należy podać HumansoftCorax.exe a następnie symbol firmy i operatora, np. HumansoftCorax.exe "DEM" " SZEF". 48

49 Manipulowanie zawartością tabel Wygląd tabeli możemy dostosować do swoich potrzeb. Służą do tego celu opcje Edytuj kolumnę oraz Właściwości tabeli dostępne w menu Konfiguracja tabeli. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość. Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystają z przycisku Zapisz. Edycja kolumny Edytując kolumnę ustalamy: wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika Patrz rozdział: Widoki tytułu kolumny i jej czcionki wyglądu komórki o właściwości czcionki o kolory czcionki i tła komórki o warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki. ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób: o jeśli w kolumnie występuje 0 to program wyświetla pusty wiersz o z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000) o z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9) 49

50 Powyższy przykład zawiera definicje kolumny Nazwa w tabeli Artykuły. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono. Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce. patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn. Zmiana rozmiaru okna Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru ( ), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy. Przesunięcie okna Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki. Szerokość kolumn Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn. Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając 50

51 kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie. Zmiana kolejności kolumn Zmianę kolejności wyświetlania kolumn uzyskujemy przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma dla Ciebie mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem. Obsługa pól memo Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis. Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home Porządek sortowania pozycji Porządek sortowania ustalamy klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której chcemy ustalić porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.: Wyszukiwanie pozycji Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby: Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku - opcja Znajdź (F7) Np. dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie. 51

52 Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown. Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków opcja Szukaj (Ctrl+F).. Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach. Naciśnięcie przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym wpisujemy szukany ciąg znaków. Użycie przycisku następny skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania w dół począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk od początku służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim Dodawanie nowej pozycji Nową pozycję dodajemy do tabeli przez wybranie opcji Dodaj lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). W ten sposób dodajemy do tabeli np. nowego kontrahenta 52

53 czy nowy dokument. Pojawi się wówczas formularz odpowiedni dla danej tabeli. Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się w górnym menu Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe. Jeśli przykładowo zdefiniujesz jakiś schemat księgowy, a następnie zamierzasz dodać bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj włącz opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustaw wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego Usuwanie pozycji Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdą pozycję daje się usunąć, np. nie można usunąć dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem Przeglądanie i poprawianie pozycji Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw lub korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól Filtry Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie. 53

54 Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży Filtry to: Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów. Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiemy tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów wybieramy odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast widzimy tylko dokumenty odfiltrowane. Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa. patrz rozdział Konfiguracja -> Grupy uprawnień Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK. Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących. 54

55 Od wersji 3.10 wprowadzone zostało pojęcie Zestawu filtrów. Są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia. Nowy zestaw dodajemy definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazw nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów. Jeżeli mamy zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów. Możemy je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta). Obok listy znajduje się przycisk umożliwiający usuniecie bieżącego zestawu filtrów. Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji nie wybrano, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji nie wybrano powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów. Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były zapisane Drukowanie, podsumowania i eksport Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych. Drukowanie Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku. Więcej na temat wydruków patrz rozdział Wydruki 55

56 Podsumowania Opcja Podsumowania przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania. Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli. Dodaj / Popraw Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania. Kolumna tabeli Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny którą chcemy podsumować pole to zostawiamy puste. Tytuł podsumowania Wpisujemy tu czytelny dla nas tytuł. Wyrażenie Wyrażenie które chcemy podsumować. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń. Usuń Usunięcie wybranego podsumowania. Oblicz Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość. 56

57 Autopodsumowanie Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania. Ilość pozycji Liczba pozycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli. OK Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań. Wróć Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań. Eksport danych Wybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excell, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji. Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować Formularze Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli. Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć - pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany. Formularz mogą być bardzo proste np. formularz Rozliczenie i księgowanie: oraz bardziej złożone, tak jak formularz faktury: 57

58 Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale. Opisy poszczególnych formularzy (oznaczenia pól, zasady wypełniania) znaleźć można w dalszych rozdziałach podręcznika Kontrolki Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami realizujemy naciskając klawisz Tab - w jednym kierunku lub Shift+Tab - w kierunku przeciwnym. Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.) Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Tą metodę polecamy początkującym jako bardziej intuicyjną. Przycisk 58

59 Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną czarną obwódką jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora. Znacznik Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Znak oznacza, że jest włączony. Przełącznik Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone. Lista Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki ), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji. Lista rozwijalna (selektor) 59

60 Rodzaj listy, której elementy widoczne są po wybraniu przycisku. Pole edycji Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury. Pole edycji związane z tabelą W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie - symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zakończymy klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana. Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy : będąc w polu edycji wciśniemy klawisz Enter klikniemy myszką na przycisku. Okno edycji pól memo Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku. Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc i wybrać odpowiedź Yes w oknie, które się później pojawi. 60

61 4. Wydruki Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców wydruku, wystarczającą do normalnej pracy - są to tzw. wzorce fabryczne. Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać. Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć własne wzorce, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań. patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Wzorce wydruków Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów wydruku. Elementy okna dialogowego: Wzorzec wydruku selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku Popraw modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca wydruku Drukarka wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk Właściwości przycisk przywołuje okno ustawień sterownika drukarki Liczba kopii ilość kopii wydruku 61

62 Tylko podsumowanie selektor określający czy drukowane ma być tylko podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień. Pokaż właściwości drukarki przed wydrukiem Drukuj Pokaż Wróć przywołanie okno ustawień drukarki uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą elektroniczną podgląd wydruku na ekranie porzucenie okna Wydruk Opcja Popraw Wzorzec domyślny Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów. Prolog Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego prolog wydruku. Prolog jest programem w języku XBase uruchamianym przed przystąpieniem do wydruku. Napisanie poprawnego prologu wymaga znajomości podstaw języka XBase. patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów Epilog Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego epilog. Epilog jest programem w języku XBase uruchamianym po wydruku. Napisanie poprawnego epilogu wymaga znajomości podstaw języka XBase. patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów 62

63 Tytuł wydruku Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku. Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku. Informacje dla wydruku Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru). Orientacja strony Wybór układu pionowego lub poziomego strony. Uprawnienia Przycisk otwierający okno Uprawnienia do wzorca wydruku. Możemy tu nadać bądź odebrać uprawnienia, do aktualnie edytowanego wzorca, określonym profilom użytkowników. Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania. Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk faktury (F_UPR Faktura wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do drukarek igłowych. Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku wskazano inaczej. Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu wydruku do pliku oraz wysłania raportu pocztą elektroniczną. 63

64 Format raportu Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany. Wydruki możemy zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC, XLS, RTF Wyświetl po utworzeniu po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem Opcje pliku PDF Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki Opcje pliku XLS Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na zapisanie również pól tekstowych Opcje pliku HTM Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a nie jako załącznik. Plik Wskazanie miejsca zapisu pliku Zapisz/Wyślij zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem. Wróć porzucenie okna Zapisz do pliku 64

65 5. Dokumenty Ta część podręcznika będzie poświęcona ogólnej charakterystyce sporządzanych i rejestrowanych dokumentów własnych i obcych w programie. Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich dokumentów są niemal identyczne. Zostaną one omówione w tym rozdziale. Wykaz rodzajów dokumentów F - dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe) KF - korekty sprzedaży (faktury korygujące) PD - zestawienie dzienne paragonów FZ - dokumenty zakupu (faktury) KZ - korekty zakupu (faktury korygujące) FI - faktury importowe SA - dokumenty SAD WZ - wydania na zewnątrz ZK - zwroty od klienta (korekty WZ) PZ - przychody zewnętrzne ZD - zwroty do dostawcy (korekty PZ) P - przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału) R - rozchody wewnętrzne MM - przesunięcia międzymagazynowe SN - arkusze spisu z natury IW - dokumenty inwentaryzacji PC - zmiana ceny ewidencyjnej PK - polecenia księgowania (dla księgi handlowej) D - dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów) IN - inne należności IZ - inne zobowiązania RO - dokumenty rozliczeniowe SL - operacje na punktach systemu lojalnościowego KP - kasa przyjmie KW - kasa wypłaci BP - bankowy dowód wpłaty BW - bankowy dowód wypłaty KR - dokumenty kasowych różnic kursowych BR - dokumenty bankowych różnic kursowych ZW - zamówienia własne ZO - zamówienia obce OF - oferty dla klientów ZU - zlecenia usługowe 65

66 5.1. Definicje dokumentów Wykaz z poprzedniego rozdziału może być rozszerzany wyłącznie przez producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy wprowadzenie nowego typu dokumentu Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów. Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja. Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów znajdziesz w rozdziale Wdrożenie Numeracja dokumentów Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz numer oryginalny. Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym. Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole. Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół obiektów: - selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu - rok wystawienia - numer kolejny w danym rejestrze. Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu jest wybór właściwego rejestru z selektora. 66

67 Budowa numeru ewidencyjnego DD/xxx/RR/NNNNNN Gdzie: DD - rodzaj dokumentu xxx dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP, KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz symbol rachunku bankowego) RR - rok wystawienia NNNNNN - 6-cio cyfrowy numer. Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według jednej z dwóch metod: - pierwszy wolny - następny. Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego dokumentu. Przykład F /U /02/ oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13. Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer ewidencyjny w systemie. Przykład FZ /T /01/ oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym

68 5.3. Praca z dokumentami Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie, drukowanie, poprawiania dokumentów. Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze z menu odpowiednich opcji. Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji Zakupy >Dokumenty zakupu (FZ) Tworzenie nowego dokumentu Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu. Przykładowy formularz faktury zakupu 68

69 Formularz dokumentu Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i podsumowania. Nagłówek W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz. W nagłówku najczęściej występują pola: Numer ewidencyjny dokumentu. Rejestr, rok, i numer kolejny. Pola dotyczące wyboru kontrahenta. Kontrahenta możesz wybrać podając jego: - symbol - skrót nazwy - numer NIP. Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje zatrzaśnięty na stałe. Najczęściej korzystamy z wyboru według skrótu nazwy lub numeru NIP. Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli kontrahentów. Jeśli wybierzesz kontrahenta mającego zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane możesz wskazać Odbiorcę towaru. Pozostałe dane Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu. Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w rozdziałach opisujących poszczególne dokumenty. 69

70 Pozycje dokumentu Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli: (Ins, F4, D) Dodaj (Enter, F5, P) Popraw (Del, F6, U) Usuń. Pola dotyczące wyboru artykułu. Artykuł możemy wybrać poprzez jego: - symbol, - nazwę, - kod kreskowy, - numer katalogowy. Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Wybrany myszką przycisk będzie zatrzaśnięty na stałe aż do następnej zmiany. Najczęściej korzystamy z wyboru według nazwy lub symbolu artykułu. Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej podanemu fragmentowi. Jeżeli podasz pełen symbol lub nazwę możesz przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów. Wybór wg kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy używasz czytnika kodów kreskowych. Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak na rysunku poniżej. 70

71 Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej pozycji tego artykułu. Wybór opcji Zwiększyć ilość o... aktywuje pole ilość. Dodatkowy opis Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb, zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych jest to przeważnie numer seryjny partii. Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego. Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł. Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji. Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu opcji Operacje: - przeniesione automatycznie ze schowka patrz Dokumenty > Schowek dokumentów - pobrane z kolektora danych patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ, Zamówienia lub Zlecenia usługowego. patrz Podręcznik Opis systemu rozdział Sprzedaż ->Dokumenty sprzedaży. Podsumowanie dokumentu W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj. Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu: 71

72 Płatność Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu. Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości dokumentu. Program umożliwia rozliczenie dokumentu z: - kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami) - pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika) - urzędem - innym podmiotem - właścicielem Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie dwie formy płatności. Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w kasie) oraz wskazanie innej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza) dla pozostałej kwoty. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W przypadku należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną rozliczone. Lista form płatności zawiera na początku tylko jedną pozycję - G - gotówka. W opcji Podstawowe tabele -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy, takie jak np.: - P14 - przelew 14 dni - O7 - płatność odroczona o 7 dni itp. W przypadku, gdy kontrahent posiada przypisaną formę płatności, program automatycznie proponuje ją dla wszystkich faktur kontrahenta. Istnieje możliwość odebrania operatowi uprawnień do zmiany formy płatności na fakturze. patrz Konfiguracja -> Grupy uprawnień W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych. Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem. Dane księgowe Ustala się tutaj : 72

73 - datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że dokument nie trafi do rejestry VAT) - datę i sposób księgowania dokumentu Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu. Uwagi Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem Poprawianie/przeglądanie dokumentu Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu. Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów: Popraw - możliwość modyfikacji dokumentu Pokaż - brak możliwości modyfikacji dokumentu Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu odpowiednim komunikatem. W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już poprawić Usuwanie dokumentu Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z paska narzędziowego opcji Usuń (Del) lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdy dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w przypadku poprawiania dokumentów Drukowanie dokumentu Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na formularzu dokumentu lub po podświetleniu dokumentu w tabeli i wybraniu opcji Operacje -> Wydruk jednego dokumentu. 73

74 5.4. Tworzenie zestawień dokumentów Zestawienia tworzymy używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk Drukuj Schowek dokumentów Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący do przenoszenia zawartości dokumentów. Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego dokumentu do innego. Do schowka i ze schowka przenoszone są tylko pozycje dokumentów, a nie całe dokumenty. Wykorzystanie schowka Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy. Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze, należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć się opcją Operacje > Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych. Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu dokumentu zauważymy błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego zawartość a nie przepisywać jeszcze raz. Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje. 74

75 Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów (faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce, podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku oddziałów. Kopiowanie danych do schowka Opcja Operacje > Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Do schowka można przenieść również: - sumaryczne stany magazynowe, - tabelę Pozycje dokumentów - zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów. Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do schowka. W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje: - listę firm - stacja A: - stacja B: - inne miejsce. Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Jeśli chcesz skopiować bieżący dokument do katalogu innej firmy, to wskaż właściwą firmę. Aby umieścić schowek na dyskietce, wybierz stacja A:. Wpierw umieść dyskietkę w odpowiednim napędzie. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu. Pobieranie danych ze schowka Opcja Operacje -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w 75

76 momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka. W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje: - katalog firmy - stacja A: - inne miejsce. Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych prezentowane są na liście. Z listy tej wybieramy interesujący nas dokument. Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja przycisku Kopiuj - ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się tabela z zawartością danego dokumentu w schowku. Informacje dodatkowe. Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na buf_ umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy: patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy 76

77 6. Wdrożenie System jest niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny. Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika. Ale mamy nadzieję, że lektura bieżącego rozdziału choć trochę uprości proces wdrożenia Zakładanie nowej firmy Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy. Zakładanie nowej firmy - krok po kroku. 1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy. 2. Naciśnij przycisk obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy. 3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma. 4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm). 5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy. 6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy. 7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku Ustaw firmę licencjonowaną. 8. Po zakończeniu należy zamknąć okno Firmy przyciskiem OK. Informacje dodatkowe. Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Databese), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia ustala się w oknie Połączenie. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie Wybór firmy nacisnąć przycisk Administracja a następnie przycisk Parametry połączenia. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę, której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony 77

78 zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu Wprowadzanie danych startowych Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to: wprowadzenie danych firmy zdefiniowanie oddziałów i magazynów zdefiniowanie dokumentów zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych) ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów wprowadzenie artykułów do kartoteki wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie. W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności Ustawienia globalne W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia. Ustawienia dla artykułów Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta Reakcja na zadłużenie Reakcja na przekroczenie limitu kredytu Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży Nazwa firmy dla transakcji z UE Nazwa firmy dla innych dokumentów Stawki VAT Metoda rozchodowania towarów Sposób łączenia rabatu operatora Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex Wyświetlanie tabeli artykułów Wyświetlanie tabeli kontrahentów 78

79 Metoda naliczania punktów w SL Logo firmy na fakturze Kontrahent dla faktur wewnętrznych Folder aktualizacji Folder załączników Śledzenie zmian Folder plików XML (Celina) Folder programu Formularze IPS Folder programu do NFZ-SKO Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne 6.4. Dane podatkowe firmy W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac. Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy 6.5. Definiowanie oddziałów Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich. Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja Konfiguracja -> Magazyny) Definiowanie magazynów Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M Jeśli posiadasz więcej magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny. Przykład 1. Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio: M magazyn towarów M magazyn wyrobów gotowych. 79

80 Przykład 2. Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio: M magazyn centralny M sklep Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 Sklep, w definicji magazynu M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O Definicje dokumentów Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry. Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów Rejestry sprzedaży Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży: F /1 - Faktury VAT F /2 - Paragony Przykład 1. Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej. Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 - Paragony jest zbędny i można go usunąć. Przykład 2. Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco: - F/1 - Faktury VAT (niefiskalne) - dla osób prowadzących działalność (firm) - F/2 - Faktury VAT (fiskalne) - dla osób fizycznych nie prowadzących działalności - F/3 - Paragony (fiskalne) 80

81 Przykład 3. Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry sprzedaży:. F/1 - Sprzedaż towarów F/2 - Sprzedaż usług. Przykład 4. dla rozwiązań wielomagazynowych. Przyjmijmy, że w firmie jest dwóch akwizytorów i każdy z nich ma osobny magazyn w programie. M magazyn główny M Akwizytor 1 M Akwizytor 2 Jeżeli akwizytorzy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć odpowiednie rejestry. F /FM1 - Faktury VAT - magazyn centralny F /PM1 - Paragony - magazyn centralny F /FM2 - Faktury VAT Akwizytora 1 F /PM2 - Paragony Akwizytora 1 F /FM3 - Faktury VAT Akwizytora 2 F /PM3 - Paragony Akwizytora 2 W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, P- paragon) jak również określenie magazynu czyli akwizytora. W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr Dla dokumentów z magazynu : dla F /FM1, F /PM1 - dla dok. w magazynie - M00001 dla F /FM2, F /PM2 - dla dok. w magazynie - M00002 dla F /FM3, F /PM3 - dla dok. w magazynie - M00003 Jeżeli akwizytorzy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych akwizytorów. F /F - faktury F /P - paragony W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr Dla dokumentów z magazynu - wszystkie magazyny Na dokumentach można wtedy przypisywać akwizytorów jako osoby realizujące transakcje i w ten sposób śledzić ich obroty. Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie rejestrem VAT. 81

82 Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.: KF /1- Korekta sprzedaży towarów KF /2 - Korekty sprzedaży usług. Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów Rejestry zakupów Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu: FZ /1 - Zakup towarów FZ /2 - Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty FZ /3 - Zakup środków trwałych. Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT. Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie. Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne: FZ /3Z - zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną FZ /3O - zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną FZ /3ZO - zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy. Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem VAT. Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.: KZ /1 - Korekty zakupu towarów KZ /2 - Korekty zakupu pozostałych (wydatków) KZ /3 - Korekty zakupu środków trwałych. Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów. 82

83 Rejestry dokumentów MM Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego. Przykład 1 W systemie mamy zdefiniowane magazyny: M magazyn centralny M magazyn 1 M magazyn 2 Warto zdefiniować dwa rejestry MM: MM/1 - Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1 MM/2 - Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu Rejestry dokumentów rozchodowych R Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych: R /N - Rozchody niedoborów R /W- Rozchody wewnętrzne Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów), takich jak: - produkcja - administracja - oddział w mieście X - sklep firmowy itd. - rozchód niedoborów. Przykład 1 Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich. R /NM1 - Rozchody niedoborów - magazyn 1 R /WM1 - Rozchody wewnętrzne - magazyn 1 R /NM2 - Rozchody niedoborów - magazyn 2 R /WM2 - Rozchody wewnętrzne - magazyn 2 83

84 Przykład 2. Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego z nich.. R /W1 - Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1 R /W2 - Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2 R /W3 - Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne Przykład 3. Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku. R /WPR - Rozchody wewnętrzne na produkcję R /W - Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne Rejestry dokumentów przychodowych (P) Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych: P /N Przychód nadwyżek P /W Przychody wewnętrzne. Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu, takich jak: - produkcja - centrala -> oddział - nadwyżki magazynowe. Przykład 1 Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego. P /C1 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1 P /C2 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2 P /C3 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3 84

85 Przykład 2 Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji. P /WR - Przychody wyrobów własnych z produkcji P /W - Przychody wewnętrzne inne P /N - Przychody nadwyżek 6.8. Definiowanie kas Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW, Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas Definiowanie rachunków bankowych Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu 85

86 bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan początkowy Wypełnienie tabeli artykułów Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp. Artykuły dzieli się wg typu na: - produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ), - usługi, - pozycje księgowe. 86

87 Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe. więcej patrz Podręcznik Podstawowy Część II - Kartoteki -> Artykuły Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów. patrz Podręcznik Podstawowy Część II rozdział Funkcje administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego patrz Transfer danych z innych systemów Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P - przychód, z rejestru P/N - przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowowartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną. Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu. patrz Transfer danych z innych systemów Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu. Do tego celu stosuje się dokumenty IN - inna należność oraz IZ - inne zobowiązanie. 87

88 Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz podręcznik Moduł Księga Handlowa. 88

89 7. Transfer danych z wersji humansoft HermesStandard i humansoft HermesaMałaFirma System daje możliwość zaimportowania danych z wersji Standard i Mała Firma. Platforma bazodanowa używana przez wymienione produkty (tabele swobodne DBF) różni się znacząco od wykorzystywanej w programie bazy opartej na MS SQL Serwer. Rygorystyczna kontrola więzów integralności (spójności danych) w bazach SQL Serwer wymusza podobne uporządkowanie danych wejściowych z tabel, w których powiązania te nie były ściśle kontrolowane i na skutek różnych awarii zachwiane. W związku z powyższym przed przystąpieniem do importu z wersji, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Program wymaga, aby dane do importu pochodziły z wersji Standard nie wcześniejszej niż Należy więc najpierw uaktualnić posiadanego Standard do możliwie najnowszej wersji. Procedura transferu danych wymaga wiedzy z zakresu konserwacji baz typu DBF, znajomości struktury powiązań tabel w programie, sposobów usuwania niespójności danych, wiedzy na temat administrowania bazami SQL Serwer oraz często bezpośredniej pomocy ze strony firmy Humansoft. Dla wymienionych wyżej powodów oraz z faktu, iż w zakres niniejszego podręcznika wchodzą tematy dotyczące podstawowej obsługi systemu, procedura transferu danych zostanie tu omówiona pobieżnie. Do importu danych z dbf do bazy systemu wykorzystywany jest program tworzący z poszczególnych tabel dbf pliki tekstowe. Separatorem kolumn jest znak (172), natomiast wierszy (135). Po przygotowaniu plików tekstowych dane do bazy SQL ładowane są za pomocą programu bcp (Bulk Copy Program). 1. Przygotowanie danych do importu Przed przystąpieniem do importu, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Pominięcie tych czynności skutkuje problemami podczas importu danych. W Standardzie należy korzystając z jego opcji wykonać: - odbudowę stanów magazynowych - odbudowę stanu rozrachunków - kontrolę spójności przych./roch. - porządkowanie tabel Pomimo wykonania powyższych czynności nadal mogą występować niespójności w danych. Niespójności te wykrywa program importujący 89

90 dołączony do płyty instalacyjnej programu. W programie importującym należy wskazać katalog z danymi i uruchomić opcję sprawdzania kluczy. Pojawi się lista powtórzonych kluczy głównych. Lista ta jest zapisywana we wskazanym katalogu z danymi firmy pod nazwą bledypklog.txt. 2. Import danych Po zakończeniu przygotowań, należy przekopiować dane firmy do innego katalogu, gdyż struktura tabel dbf podczas importu zostanie zaktualizowana. 1. Uruchomić program importu danych z CDROM u. 2. Zalogować się do odpowiedniego serwera SQL 3. Wskazać katalog odkopiowanych danych firmy. 4. Dokonać sprawdzenia kluczy głównych. Jeżeli występują powtórzone klucze główne to należy je usunąć i przystąpić do dalszych czynności. 5. Zaznaczyć opcję Import do bazy nowej. 6. Wpisać trzyliterowy symbol tworzonej bazy. 7. Uruchomić proces importu przyciskiem OK. Rozpocznie się proces tworzenia bazy i importu danych. Program importu we wskazanym katalogu tworzy dodatkowo trzy typy plików nazwa_tabeli.txt, nazwa_tabeli.err, nazwa_tabeli.out..txt jest plikiem tekstowym zawierającym dane z poszczególnych tabel..err jest plikiem błędów danych..out jest plikiem podsumowania transmisji. Po zakończeniu importu, za pomocą menadżera plików, należy sprawdzić czy pliki.err nie zawiera wpisów i czy nie było problemów z transmisją (pliki.out). Jeżeli są jakieś błędy to należy je poprawić i przystąpić do ponownego ładowania. W przypadku poprawnego załadowania danych można przystąpić do uruchomienia programu, nastąpi aktualizacja struktury tabel i fabrycznych wzorców wydruku do bieżącej wersji. Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do sprawdzenia zgodności danych wersji SQL i Standard poprzez wykonanie podsumowań i analiz. Informacje dodatkowe transfer danych z innych programów. Ze względu na konieczność przygotowania danych do importu w wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79, nie zostały tu omówione funkcje importujące dane z innych programów takich jak: Hermes 4.5, WF-MAG 3.1, Subiekt 4, Subiekt dla Windows, NAVO Sprzedaż 3.52, Buchalter. Import danych z wymienionych programów należy przeprowadzić w wersji Standard posiłkując jego podręcznikiem użytkownika. 90

91 8. Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi Na liście urządzeń zewnętrznych współpracujących z systemem znajdują się : - drukarki i kasy fiskalne - wagi firmy Radwag - drukarki etykiet firmy Eltron - czytniki kodów kreskowych - kolektor danych - urządzenia wspomagania sprzedaży (urządzenia mobilne) Drukarki fiskalne Program współpracuje z wybranymi modelami drukarek fiskalnych firmy ELZAB, POSNET oraz INNOVA. Wyboru typu drukarki fiskalnej oraz konfiguracji jej pracy z systemem dokonuje się w opcji Konfiguracja -> Stacje robocze. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Stacje robocze. 91

92 Drukarka podłączona do portu Selektor umożliwia wybranie portu, do którego podłączona jest drukarka fiskalna. Maksymalna ilość pozycji na paragonie Określenie ile maksymalnie pozycji może zostanie wydrukowanych na paragonie Tabela kodów Tabela kodów stawek VAT dla drukarki fiskalnej. W pola to należy przepisać kody zdefiniowane w drukarce. Przykładowe kody dla drukarek fiskalnych Typ drukarki DF-300 DF-301 Wiking FP-600 Symbol stawki VAT_1 VAT_2 VAT_3 VAT_4 VAT_5 VAT_1 VAT_2 VAT_3 VAT_4 VAT_5 St.12% nie jest używana 22 - A 7 - B 0 - C zw - Z 22 - A 7 - B 0 - C zw - E St.12% jest używana 22 - A 7 - B 0 - D zw - Z 12 C 22 - A 7 - C 0 - D zw - E 12 B Unikalność przez symbol_art/nr_plu Konfiguracja form płatności Możliwość ustalenia form płatności w drukarce fiskalnej 92

93 Współpraca z drukarkami fiskalnymi wykorzystywana jest przy dokumentach sprzedaż. patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Sprzedaż -> Dokumenty sprzedaży. Po wystawieniu paragonu na dole formularza dostępny jest przycisk Wydruk fiskalny. Użycie tego przycisku spowoduje wydrukowanie paragonu na zdefiniowanej wcześniej drukarce fiskalnej. Program zapamiętuje operację i wydruku i przy ponownym jego wybraniu ostrzega o powtórzeniu. Aby przycisk Wydruk fiskalny był dostępny należy pamiętać o ustawieniu rejestru dokumentów jako fiskalny. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów Drukarki ELZAB lista błędów W sytuacjach awaryjnych drukarka FP-600 unieważnia paragon oraz drukuje czerwony napis # PARAGON UNIEWAŻNIONY #. Napis poprzedzony jest jednym znakiem, który oznacza rodzaj błędu. "1"... odebranie znaku różnego od Esc w momencie oczekiwania na na sekwencję Esc,XXH lub sekwencja Esc,XXH "nieznana" w paragonie lub niewłaściwa w danym momencie; "2"... nieprawidłowa wartość rabatu (mniejsza od 1 lub większa od 99); "3"... nieprawidłowa kolejność sekwencji "paragonowych" lub powtórzenie paragonowych sekwencji jednokrotnych; "4"... przekroczona maksymalna długość paragonu; "5"... przekroczona maksymalna liczba linii drukowanych za pomocą sekwencji Esc,09H; "6"... przekroczona maksymalny czas wystawienia paragonu w trybie "na bieżąco"; "7"... niezgodność sumy do zapłaty przesłanej z komputera z wyliczoną przez drukarkę; "A"... znak niedrukowalny w nazwie paragonu (o kodzie mniejszym od 20H); "B"... mniej niż 10 liter znaczących w nazwie towaru; "C"... nastąpiło zablokowanie towaru (zmiana stawki na mniejszą, a następnie próba powrotu na większą) "D"... brak miejsca na zapis towaru w bazie sum; "E"... brak miejsca na zapis towaru w bazie nazw; "F"... przekroczona maksymalna ilość towaru (6 cyfr znaczących); "G"... przekroczona maksymalna cena towaru (większa od ,99); 93

94 "H"... sekwencja Esc,ST nie wystąpiła w oczekiwanym miejscu; "I"... stawka podatku w sekwencji Esc,ST nie w zakresie od A do E lub użyta stawka rezerwowa; "J"... ujemne saldo z towaru dla którego realizowana jest pozycja korekcyjna; "K"... wartość pozycji (iloczyn ilości towaru i ceny) niezgodna z przesłaną z komputera lub przekracza maksymalną wartość Kasy fiskalne Program współpracuje z kasami fiskalnymi firmy ELZAB oraz INNOVA. Konfiguracji tych kasy dokonuje się w opcji Konfiguracja -> Definicje kas fiskalnych. Należy tu ustalić: - port komunikacji, szybkość transmisji, nr kasy - kody dla stawek VAT - definicje dokumentu, (określenie rejestru dokumentu, magazynu, formy płatności oraz kontrahenta) jaki będzie tworzony po odczycie z kasy fiskalnej - konfigurację połączenia modemowego - określamy czy jest nowa homologacja i nowe oprogramowanie 94

95 W przypadku kas INNOVA ustalamy nr portu, dokument, kody dla stawek oraz określamy czy artykuły mają być identyfikowane po kodzie kreskowym czy po numerze PLU. Współpracę z kasami fiskalnymi w programie realizują dwie opcje w Sprzedaży: - Cennik wysyłanie informacji o artykułach i cenach do kasy - Odczyt z kasy fiskalnej pobranie z kasy danych o sprzedaży. Operacje wysyłania i odczytu danych zostały omówione w odpowiednich rozdziałach. patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Sprzedaż -> Cennik. patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Sprzedaż -> Odczyt z kasy fiskalnej Wagi i drukarki etykiet System współpracuje z wagami firmy Radwag oraz z etykieciarkami firmy Eltron. Obydwa urządzenia - waga i drukarka etykiet mogą być stosowane jako zestaw lub pojedynczo- tylko waga lub tylko etykieciarka. Odczyt wyświetlacza wagi i wydruk etykiety wykonywane są w tym samym momencie, po naciśnięciu klawisza F9 w polu wpisywania ilości towaru. 95

96 Aby był możliwy odczyt z wagi i/lub wydruk etykiet konieczne jest podłączenie tych urządzeń do komputera przy pomocy złącz szeregowych. Potrzebne są więc w komputerze 1 lub 2 wolne porty szeregowe. Poniższy rysunek zawiera schematy potrzebnych kabli połączeniowych Konfiguracja Warunkiem współpracy programu z wagą i etykieciarką jest podłączenie tych urządzeń do komputera oraz dokonanie odpowiednich ustawień w programie. Ustawianie parametrów współpracy komputera z wagą i/lub etykieciarką: 1. Wybrać opcję Konfiguracja -> Stacje robocze 2. Wskazać stację, do której podpięte są urządzenia i wybrać opcję Popraw. 3. Nacisnąć przycisk Konfiguracja wagi i etykieciarki. 4. Ustawić odpowiednie parametry - Czy waga i etykieciarka są obsługiwane. W zależności od potrzeb włącza/wyłącza się obsługę któregoś z urządzeń. - Numery portów (kontrolki Port komunikacyjny) - Prędkości transmisji (kontrolki Prędkość transmisji). Najczęściej w etykieciarce ustawiona jest prędkość Uwaga. Należy sprawdzić zgodność ustawionych parametrów transmisji z parametrami wagi i etykieciarki. 96

97 - W polu Sekwencja rozkazu wpisuje się rozkaz wysyłany do wagi w celu odczytania wskazania wyświetlacza (domyślnym ustawieniem jest rozkaz SI dla wag firmy RADWAG) - W polu Sekwencja kończąca rozkaz wpisuje się jako kody ASCII znaki końca rozkazu (domyślnym ustawieniem są znaki 13 i 10 dla wag firmy RADWAG) - Znacznik Pytanie przy wydruku etykiety deklaruje, czy przy każdorazowym wydruku etykiety program będzie żądać potwierdzenia drukowania. - Przycisk Konfiguracja wydruku uruchamia definicję zawartości etykiety Definiowanie etykiet Po naciśnięciu przycisku Konfiguracja wydruku uaktywnia się okno dialogowe Definicja zawartości etykiety, do którego wpisuje się sekwencje instrukcji dla etykieciarki. W tym oknie wpisuje się listę zmiennych opisujących artykuł oraz rozkazy sterujące pracą etykieciarki. Opis użytych rozkazów: FR"ETYKIETA" - rozkaz służy do wybrania nazwy etykiety zdefiniowanej w pamięci etykieciarki (duże litery max 8 znaków) ''?'' - oznacza początek wysyłania zmiennych Podwójne nawiasy << >> - w nawiasy wpisuje się nazwy zmiennych opisujących dany artykuł P1 - wydruk jednej etykiety (P2, P3,... wydruk kilku etykiet) Dokładny opis rozkazów sterujących dla etykieciarki znajduje się w instrukcji programowania drukarek ELTRON. Projektowanie wyglądu etykiety odbywa się w programie narzędziowym Create-A-Label Tools (CALTOOLS) dostarczanym wraz z etykieciarkami firmy ELTRON. Czynności jakie trzeba wykonać w tym programie to: rozmieszczenie elementów składowych na etykiecie (pola tekstowe, ramki, kody kreskowe itd.), zdefiniowanie wybranych pól tekstowych jako zmiennych etykiety, transfer etykiety do etykieciarki. Najważniejszą czynnością w projektowaniu etykiety jest prawidłowe zdefiniowanie zmiennych. Zmienne służą do zapełnienia odpowiednio zdefiniowanych pól tekstowych etykiety żądanymi przez nas wartościami 97

98 opisującymi dany artykuł. Należy zwrócić szczególną uwagę aby zachować zgodność ilości i kolejności zmiennych w etykiecie zdefiniowanej w programie CALTOOLS oraz w programie w oknie Definicja zawartości etykiety. Deklarowanie zmiennych etykiety: W programie (okno Definicja zawartości etykiety) wpisuje się pomiędzy znaki <<>> nazwę zmiennej opisującej artykuł. Mogą to być: m.symbol_art... unikalny symbol artykułu, m.nazwa_art.... nazwa artykułu, m.kod_kresk... kod kreskowy, m.ilosc... ilość artykułu, m.symbol_jm... symbol jednostki miary, m.cena... cena jednostkowa art., m.rabat... udzielany rabat, m.termin... termin przydatności, artykuly.nr_art.... numer PLU artykułu, artykuly.nr_kat... numer katalogowy artykułu, artykuly.sww_ku... numer SWW/KU artykułu, m.opis... opis artykułu. Zmiennymi mogą być też wyrażenia, np. aby uzyskać wartość artykułu od jego ilości i ceny trzeba napisać: <<m.cena * m.ilosc>> w celu zaokrąglenia wartości do 2 miejsc po przecinku piszemy: <<ROUND(m.cena * m.ilosc, 2)>> Można stosować wszystkie funkcje i działania wg języka FoxPro. W programie CALTOOLS do projektowanej etykiety dodaje się pole Text i ustawia się w nim właściwość Data Source = When printed oraz właściwość String Length na żądaną ilość znaków. W ten sposób pole Text stanie się zmienną etykiety i w czasie projektowania będzie widoczne na ekranie jako znaki XXXXX. Zmienną może być również kod kreskowy Bar Code, którego właściwość Data Source ustala się podobnie jak dla pola Text na "When printed". Przykłady Przykład 1 Chcemy aby na etykiecie do każdego artykułu znalazły się: nazwa, ilość, cena i kod kreskowy. W tym celu w programie CALTOOLS budujemy etykietę o przykładowej nazwie "ETYKIETA" z następującą kolejnością zmiennych: nazwa artykułu, ilość, cena, kod kresk (patrz rys.7). Gotową etykietę zapamiętujemy na dysku pod nazwą "etykieta.lbl" oraz dokonujemy transferu do etykieciarki (menu File - Download Label to Printer). Wygląd etykiety będzie teraz przechowywany na stałe w pamięci etykieciarki. 98

99 W programie wpisujemy listę zmiennych w odpowiedniej kolejności wraz z niezbędnymi kodami sterującymi etykieciarki. Przykład 2 Poprzedni przykład ilustrował użycie jednego, uniwersalnego projektu etykiety dla każdego artykułu. Jeśli zachodzi taka potrzeba można zdefiniować etykiety dla każdego artykułu osobno. W tym celu należy przy pomocy programu CALTOOLS zaprojektować potrzebną ilość etykiet nadając im unikalne nazwy np jako kolejne numery lbl, lbl itd. Każdą etykietę trzeba zapamiętać na dysku komputera oraz w etykieciarce (Download Label to Printer). W programie w okienku Definicja zawartości etykiety wpisujemy: FR"<<artykuly.nr_art>>" P1 W pierwszej linii zamiast FR"ETYKIETA" pojawił się zapis "<<artykuly.nr_art>>" - dzięki temu przy drukowaniu różnych artykułów wywoływana będzie w etykieciarce etykieta o nazwie będącej numerem artykułu. W programie trzeba dla każdego artykułu podać jego numer. Wybieramy opcję Kartoteki -> Artykuły. Z listy artykułów wybieramy żądany lub dodajemy nowy a następnie w pole Numer PLU wpisujemy odpowiedni numer. Przykład 3 Aby na etykietach z przykładu 2 drukowana była dodatkowo ilość towaru należy: - dodać do każdej etykiety definiowanej programem COLTOOLS pole Text jako zmienną, - jeszcze raz przesłać wszystkie etykiety do pamięci etykieciarki, - w programie w oknie Definicja zawartości etykiety wpisać: FR"<<artykuly.nr_art>>"? <<m.ilosc>> P Ważenie i etykietowanie Warunki dokonywania ważeń: 99

100 - podłączenie wagi do komputera, - prawidłowe ustawienie parametrów współpracy wagi z programem Warunki wydruku etykiet: - podłączenie etykieciarki do komputera, - prawidłowe ustawienie parametrów współpracy etykieciarki z programem - prawidłowe zdefiniowanie etykiet programem CALTOOLS oraz definicji etykiety w oknie Definicja zawartości etykiety Ważenia (odczytu wyświetlacza wagi) i/lub etykietowania dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza F9 w polu wpisywania ilości artykułu na dokumencie. Po naciśnięciu tego klawisza wartość wyświetlacza wagi znajdzie się w polu Ilość i zostanie wydrukowana etykieta. Tarowanie wagi wykonuje się po naciśnięciu klawisza F2 w dowolnym momencie pracy z programem Uwaga! W przypadku braku podłączenia lub złego skonfigurowania parametrów wagi i etykieciarki, naciśnięcie klawisza F9 spowoduje kilkunastosekundowe zatrzymanie pracy programu. Następnie program oddaje sterowanie użytkownikowi Czytniki kodów kreskowych Program współpracuje ze wszystkimi czytnikami kodów kreskowych, które podłącza się do gniazda klawiatury. Czytnik kodów należy podłączyć do komputera. Następnie przy artykułach nadać im prawidłowe kody kreskowe patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Kartoteki -> Artykuły -> Artykuł formularz Kody można wprowadzić ręcznie podając ich cyfrowy zapis lub odczytać je z etykiet towarów używając czytnika. Wprowadzone kody kreskowe mogą być używane na wszystkich dokumentach programu do wyszukiwania towaru patrz rozdział Dokumenty -> Praca z dokumentami a także przy tworzeniu spisu z natury. Kody kreskowe wykorzystywane są również przy współpracy z kolektorami danych. 100

101 8.5. Kolektory danych Kolektor danych jest urządzeniem pozwalającym usprawnić wydawanie i przyjmowanie towaru oraz sporządzanie spisu z natury. Program współpracuje z kolektorem danych PDT 3100 Kolektor danych jest urządzeniem przechowującym informacje o kodach kreskowych, ilościach poszczególnych artykułów a także - zależnie od modelu - inne informacje. Program współpracuje z kolektorami danych w następującym zakresie: 1. Na dokumentach sprzedaży i rozchodowych pobiera artykuły i ich ilości z kolektora, tworząc poszczególne pozycje dokumentu. Rodzaj ceny artykułów zależy od informacji znajdujących się w nagłówku dokumentów, ceny pobierane są z tabeli artykułów. Oczywiście uwzględniany jest rabat udzielony kontrahentowi. 2. Na dokumentach zakupu i przychodowych pobiera artykuły i ich ilości z kolektora, tworząc poszczególne pozycje dokumentu, przy czym możliwe jest wypełnienie ceny artykułu ostatnią ceną zakupu. 3. Na arkuszach spisu z natury pobiera artykuły i ich ilości. Jeżeli artykuł był już na dokumencie, ilością z kolektora wypełniana jest ilość rzeczywista w magazynie oraz liczone są ewentualne odchylenia ilości rzeczywistej od ewidencyjnej. Jeżeli artykułu nie ma na dokumencie, jest on dodawany, obliczana jest ilość ewidencyjna w magazynie, a ilość rzeczywista pobierana jest z kolektora. Również i w tym przypadku liczone są odchylenia ilości rzeczywistej od ewidencyjnej. Pobranie danych z kolektora i umieszczenie ich na dokumencie obywa się po aktywowaniu podręcznego menu w opcji "Więcej" (F12) pozycji dokumentu. Aby skorzystać z tej możliwości, należy skonfigurować urządzenie w opcji Konfiguracja ->Definicje kolektorów danych. Podajemy symbol urządzenia, jego typ oraz konfigurujemy parametry połączenia - numer portu szeregowego i prędkość transmisji. Transmisja danych z kolektora następuje po włożeniu go do stacji dokującej połączonej z portem szeregowym komputera, na którym pracuje program i wykonaniu czynności określonych w instrukcji obsługi danego urządzenia. 101

102 9. Administracja 9.1. Ekran powitalny Opcja Administracja dostępna z okna powitalnego Wybór firmy umożliwia skonfigurowanie parametrów połączenia z serwerem SQL, pobranie podstawowych informacji o programie oraz umożliwia rejestrowanie wszystkich nowo zakupionych licencji. Aby wykonać funkcję zawarte w opcji Administracja wszyscy operatorzy muszą opuścić program. 102

103 Przyciskiem Parametry połączenia przywołujemy ekran konfigurujący połączenie z bazami firm programu położonymi na SQL Serwer. Na ekranie Połączenie patrz rozdział: Procedura instalacyjna -> Instalacja wybieramy nazwę serwera jakiego chcemy używać, wpisujemy nazwę i hasło dla założonego na nim użytkownika i ustawiamy czas oczekiwania na połączenie. Przycisk O programie wywołuje okno zawierające podstawowe dane na temat programu, opis danych konfiguracyjnych firmy, listę zainstalowanych modułów i zarejestrowanych licencji, dane o producencie. Przycisk Rejestracja licencji umożliwia zarejestrowanie licencji na nowo zakupione moduły lub dodatkowe stanowiska. patrz rozdział: Procedura instalacyjna -> Rejestracja licencji Do podstawowych opcji administracyjnych wywoływanych z poziomu ekranu powitalnego programu Wybór firmy można również zaliczyć funkcje wywoływane przyciskiem. Przywołany w ten sposób ekran Firmy pozwala na dodawanie do bazy SQL nowej firmy, poprawianie nazwy już istniejącej lub usuwanie wybranej firmy z listy. patrz rozdział: Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy Usuwanie firmy polega właściwie na usunięciu jej nazwy z listy firm w programie a nie na fizycznym wykasowaniu danych. Aby usunąć firmę trzeba użyć Enterprise Managera a potem dopiero można nazwę firmy usunąć z listy w programie Menu administracja Wiele funkcji administracyjnych programu znajduje się po wejściu do firmy w menu Administracja. Obejmują one takie działania jak: - zamykanie dokumentów - przenoszenie dokumentów do księgi handlowej - eksport/import dokumentów z oddziałów - śledzenie zmian Dalej zostanie omówiona ostatnia opcja gdyż pozostałe znajdują swe rozwinięcie w innych częściach podręcznika. 103

104 Śledzenie zmian przydatne jest administratorowi systemu lub szefowi firmy do badania, jakich zmian w bazie danych dokonywali poszczególni użytkownicy programu. Zestawienie Śledzenie zmian w bazie danych można wykonać za wybrany okres, dla wybranego operatora, dla wybranej tabeli, z określeniem typu zmiany (dodanie, poprawienie lub usunięcie rekordu). Po wykonaniu, zestawienie zawiera listę zmienianych rekordów poszczególnych wyszczególnieniem jakie pola były zmieniane, wartości tych pól przed poszczególnych po zmianach, kto poszczególnych kiedy dokonał zmiany Archiwizacja danych w systemie humansoft Corax Wykonywanie kopii bazy danych Każdy, kto choć raz utracił cenne dane, wie jak ważne jest wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dane systemu humansoft Corax, które są zapisywane w bazie MS SQL Server, też wymagają systematycznego archiwizowania. SQL Server posiada zaawansowane mechanizmy tworzenia backupu danych, ale nie każdy użytkownik musi uczyć się obsługi nowego narzędzia, żeby zapewnić sobie bezpieczeństwo danych. System Corax posiada również możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa i odtworzenia bazy z wcześniej wykonanej kopii. Mechanizm ten udostępniony jest pod przyciskiem Archiwizacja w opcjach administracyjnych dostępnych na formularzu logowania (rys. poniżej) 104

105 Obsługa archiwizacji bazy systemu Corax jest właściwie intuicyjna. Należy zwrócić jedynie uwagę na istotne elementy. Przede wszystkim należy zauważyć, że kopia danych zawsze zapisze się na tym komputerze (serwerze), na którym jest zainstalowany serwer baz danych, bez względu na to, czy system Corax będzie uruchomiony na serwerze, czy na komputerze użytkownika (stacji roboczej). Istotne jest zatem, żeby folder, który wpiszemy w polu Folder kopii bezpieczeństwa (na rysunku poniżej jest to folder C:\BACKUPY) istniał na serwerze, a nie na stacji roboczej. Mechanizm archiwizacji automatycznie tworzy nazwę pliku backupu, składającą się z nazwy bazy oraz daty i godziny utworzenia kopii zapasowej. Przykładowa nazwa pliku archiwum: firma_dem_sep_26_2007_10_35am.bak Użytkownik ma jedynie wpływ na podanie logicznej nazwy kopii (na poniższym rysunku jest to BACKUP_1) 105

106 Odtwarzanie kopii bazy danych Odtwarzanie danych z kopii wykonywane jest na tym samym formularzu archiwizacji, pod przyciskiem Przywróć firmę z dostępnej kopii. Istnieje możliwość odtworzenia kopii nie tylko do tej samej bazy danych, ale również pod inną nazwą. Przydaje się to na przykład wówczas, kiedy oprócz bazy, w której odbywa się bieżąca praca użytkowników, chcemy mieć bazę do ćwiczeń lub testów. W przypadku odtwarzania należy wprowadzić symbol bazy, do której dane z kopii bezpieczeństwa mają być odtworzone. 106

107 9.4. Backup danych Archiwizacja danych w programie a właściwie w MS SQL Server 2005 jest tematem przekraczającym zakres niniejszego podręcznika. Temat tworzenia kopii bezpieczeństwa jest szeroki i równie szeroko opisywany w literaturze fachowej dotyczącej produktu MS SQL Serwer Dalej zostaną skrótowo omówione najważniejsze aspekty archiwizowania baz danych w MS SQL Serwer Wydaje się, że alternatywnym sposobem tworzenia kopii bezpieczeństwa SQL Serwera 2005 jest zatrzymanie usługi SQL Serwera, a następnie utworzenie kopii wszystkich plików, związanych z nim (w szczególności plików z folderu mssql1\mssql\data). Jednak sposób ten nie jest w pełni funkcjonalny, ponieważ może nie pozwolić na odtworzenie baz danych indywidualnie i nie zapewnia możliwości przeprowadzenia odtwarzania bazy od punktu w czasie. Dlatego zalecane jest stosowanie kopii bezpieczeństwa SQL Serwera 2005, a nie bezpośrednie tworzenie kopii plików (fizycznie baza danych SQL to plik(i) umieszczony w konkretnym miejscu na serwerze). Można stworzyć kilka rodzajów kopii bezpieczeństwa w SQL Serwerze Kopia bezpieczeństwa bazy danych (FULL) tworzy kopię całej bazy danych, włączając w to tabele, indeksy, tabele systemowe i obiekty bazy danych (które są otwarte w tych tabelach systemowych). Kopia bezpieczeństwa bazy danych tworzy również kopię wpisów do dziennika transakcji, ale nie przechowuje pustych stron ani nie usuwa z bazy danych żadnych wpisów w tym dzienniku. Ta forma wykonywania backupu jest zalecana. Różnicowa kopia bezpieczeństwa bazy danych (DIFFERENTIAL) tworzy kopię wszystkich stron danych, które były modyfikowane od czasu tworzenia ostatniej kopii całej bazy danych. Odtwarzanie z kopii tego typu jest szybsze niż z kopii bezpieczeństwa dziennika transakcji. Kopia bezpieczeństwa pliku i(lub) grupy plików zakłada tworzenie kopii bezpieczeństwa jedynie wybranych plików lub grupy plików, a nie całej bazy danych. Jeżeli jedna tabela albo więcej tabel lub indeksów ma zostać umieszczonych w odrębnych grupach plików zamiast pozostawienia wszystkich danych i indeksów domyślnej grupie plików, można niezależnie utworzyć kopię danych. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jeśli pojedynczy dysk zostanie uszkodzony, a została zrobiona kopia plików z tego dysku, można odtworzyć uszkodzone pliki bez potrzeby odtwarzania całej bazy danych. Kopia bezpieczeństwa dziennika transakcji zawiera kopię wpisów wszystkich zmian, jakie zostały wykonane w bazie danych w konkretnym czasie. Zawiera wyrażenia uruchamiane przez użytkowników, jak również 107

108 działania drugoplanowe systemu. Dzięki transakcjom, które są zapisywane w dzienniku, można odtworzyć wszystkie działania (transakcje). Inną korzystną cechą dziennika transakcji jest to, że można uruchomić ponownie transakcje do określonego punktu w czasie. Dużo pracy zajmuje poprawne skonfigurowanie tworzenia kopii bezpieczeństwa i jej regularne testowanie. Odpowiedzialność za tworzenie kopii bezpieczeństwa spada na ogół na administratora bazy danych lub administratora systemu sieciowego. Dobrze jest okresowo sprawdzać kopie poprzez odtworzenie danych jednej z nich, aby przetestować serwer i upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Można tworzyć kopie na dysku, taśmie, dysku sieciowym. Taśma jest nośnikiem preferowanym przez większość choć wolniejszym od dysku. Powinno się archiwizować dyskowe kopie bezpieczeństwa na taśmie, nawet jeśli są to kopie na dysku lokalnym lub innym dysku serwera. SQL Serwer Management Studio wchodzący w skład MS SQL Serwer 2005 jest w pełni funkcjonalnym narzędziem w zakresie tworzenia kopii bezpieczeństwa i można przy jego pomocy wykonać każdą z omówionych wyżej typów kopii. Tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych i dzienników transakcji za pomocą SQL Serwer Management Studio jest dość proste, choć wymaga zrozumienia jego poszczególnych opcji i zachodzących w czasie archiwizacji procesów. Poniżej znajduje się opis wykonania pojedynczego backupu i harmonogramu archiwizacji. Pełny opis działania narzędzi MS SQL Serwera 2005, w tym narzędzi do archiwizacji, znaleźć można w szeroko dostępnych publikacjach na temat MS SQL Serwera Wykonanie archiwum Wykonanie pojedynczego Backupu w SQL Serwer Management Studio. Aby wykonać pojedynczy backup bazy danych należy otworzyć SQL Server Menagement Studio. Następnie: 1. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę bazy, której archiwum chcemy wykonać, rozwijamy menu Tasks i wybieramy Back Up 108

109 2. Następnie przy wykonywaniu archiwum możemy ustawić między innymi: a. Backup type rodzaj backupu (pełny lub częściowy). b. Destination - miejsce wykonania backupu. 109

110 Wykonanie planu Backupów SQL Serwer Management Studio Aby wykonać harmonogramy wykonywania backupów bazy danych należy otworzyć SQL Server Menagement Studio. Następnie: 1. Rozwijamy zakładkę Menagement, klikamy prawym przyciskiem myszy na Maintance Plans i wybieramy Maintance Plans Wizard. 110

111 2. Następnie pojawi się okno kreatora. 111

112 3. W kolejnym oknie w oknie Name wpisujemy nazwę dla planu, ewentualny opis i parametry połączenia z serwerem SQL. 4. Dalej wybieramy zadanie jakie ma być wykonane, czyli w tym przypadku wybieramy opcję Back Up Database. Użytkownik może wybrać rodzaj backupu Full lub Differential. 112

113 5. Jeżeli wybraliśmy kilka zadań do wykonania to w kolejnym kroku można ustalić ich kolejność wykonania. 113

114 6. Następnie na kolejnym ekranie ustalamy szczegóły dotyczące backupu. Na początek wybieramy, która baza ma być archiwizowana. W tym celu rozwijamy menu Databases i wskazujemy bazę danych. 7. Po wybraniu firmy do archiwizacji należy ustalić jeszcze nośnik, na którym ma to być zapisywane (disk lub tape) oraz sposób tworzenia pliku archiwum. Jeżeli wybrana zostanie opcja Back up databases cross one or more files wówczas możliwe będzie aby program zapisywał wszystko w jednym pliku (zastępując poprzedni backup) lub do jednego pliku dodawał kolejne backupy. Natomiast jeżeli wybrana zostanie opcja create a backup for every database wówczas każdy backup będzie tworzony jako osobny plik i katalog (w przypadku osobnego katalogu należy dodatkowo zaznaczyć parametr create sub-directory for each database). 114

115 115

116 8. Po ustaleniu parametrów zapisywania bazy przechodzimy dalej, gdzie ustalimy szczegóły dotyczące harmonogramu wykonywania backupu. W tym celu klikamy na przycisk change. 9. W harmonogramie ustalamy parametry dotyczące przedziału czasowego w jakim ma być wykonany Backup. W parametrze occurs ustalamy czy archiwum ma być wykonywane raz dziennie, tygodniowo czy miesięcznie. Jeżeli zostanie wybrana opcja daily (dziennie) wówczas należy ustalić jeszcze ile razy dziennie ma być wykonywany backup. Dodatkowo w daily frequency ustalamy godzinę o której ma być wykonany backup lub seria backupów w określonych odstępach czasu. 116

117 10. Po zatwierdzeniu i wyjściu z harmonogramu pojawi się podsumowanie. 117

118 11. W kolejnym kroku ustalamy gdzie ma być zapisywany raport po wykonanym backupie i czy ewentualnie ma być wysłany em. 12. Na końcu pojawi się okno z podsumowaniem 118