MIEJSKI OŚRODEK POMOCY RODZINIE w TORUNIU

Transkrypt

1 MIEJSKI OŚRODEK POMOCY RODZINIE w TORUNIU ul. Knstytucji 3 Maja 40 c, Truń, tel. centr. 0-56/ , fax Załącznik Nr 1 d Plityki Zarządzania Ryzykiem CENTALNY REJESTR RYZYK Obszar (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Dział Rehabilitacji Spłecznej Osób Niepełnsprawnych mŝliwści przeprwadzenia wizji lkalnej w miejscu zamieszkania sby niepełnsprawnej Ręczne prwadzenie ewidencji sób ubiegających się pmc KaŜdrazw są sprządzane ntatki na klicznść przeprwadzenia wizji lkalnej, Zarządzenie nr 5 MOPR w kntrle charakterze ciągłym sprawie wprwadzenia Regulaminu dfinanswania ze śrdków MOPR, dbra praktyka mechanizmów źródł śrdków finanswych mechanizmów Plan finsw -rzeczweg właściwych warunków lkalwych mechanizmów Dbra praktyka mŝliwści sprawdzenia śrdka w Rejestrze BieŜąca kntrla wnisków Wjewdy Dbra praktyka mŝliwści weryfikacji dchdu wniskdawców na etapie składania wnisków (dt. wszystkich zadań) dkumentów źródłwych stanwiących pdstawę wypłaty dfinanswania Pism d wniskdawców nadesłanie dkumentów ptwierdzających dchód. Rzprządzenie w sprawie kreślenia rdzajów zadań pwiatu, które mgą być finanswane z PFRON Pisma d prducentów. Rzprządzenie j.w Zbyt mała bsługa kadrwa mechanizmów Dbra praktyka dpwiednieg prgramwania kmputerweg wspierająceg zadania działu 6 mechanizmów Dbra praktyka

2 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Dział Finansw-Ksiegwy Dział Pmcy Śrdwiskwej Nieterminwe przekazanie śrdków dla pdpiecznych Nieterminwe przekazanie dchdów płynnści finanswej dla pdpiecznych w zakresie zasiłków Krótkie terminy sprządzania sprawzdań dla Gminy, Wjewdy, 3 3 BieŜący mnitring śrdków finanswych przeznacznych dla pdpiecznych BieŜąca kntrla terminwści przekazywania dchdów d gminy Sprawzdania finanswe i zadaniwe w kresie miesięcznym Harmngramu płatnści i dbre praktyki Dbra praktyka Plan rzeczw - finanswy Infrmacje d Wjewdy kiedy naleŝy sprządzić sprawzdanie raz dbre praktyki BieŜąca kntrla przez Księgweg Pwielanie czynnści związanych z ewidencją wpłat mechanizmów 4 naleŝnści Dbre praktyki prgramu kadrw-płacweg 3 Okreswa weryfikacja zatrudnienie Dbra praktyka Samcena c dwa lata Wymgi Ustawy pmcy kmpetencji, wiedzy i dświadczenia spłecznej w szczególnści pracwników rejnwych art. 116 Nie terminwe sprządzenie wywiadów przez pracwnika rejnweg BieŜąca weryfikacja przez Kierwnika Zespłu Pmcy Śrdwiskwej + Kierwnika Działu Pmcy Śrdwiskwej Dbre praktyki BieŜąca weryfikacja przez Kierwnika Zespłu Pmcy Śrdwiskwej + 4 Sprządznie wywiadu niezgdnie ze stanem Kierwnika Działu Pmcy Śrdwiskwej Dbre praktyki faktycznym "Wypalenie zawdwe" Rtacja pracwników między rejnami Nieprawidłwe dane trzymane d pdpieczneg mechanizmów Dbre praktyki mechanizmów 4 Nietrminwe zarejestrwanie pdpieczneg d ZUS Dbre praktyki płynnści w przekazywaniu śrdków przez mechanizmów Wjewdę dt. zasiłków kreswych Dbre praktyki 4 1 4

3 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Działu Wspierania Rdziny i Systemu Pieczy Zastępczej Nieprawidłwe sprządzenie wnisku pmc spłeczną śrdków finanswych infrmacji isttnych elementach funkcjnwania rdzin zastępczych knsekwencji realizacji planu sób usamdzielniających się Nie realizwanie celów załŝnych przez rdziny zastępcze Nieprzestrzeganie przepisów zewnętrznych Weryfikacja wnisków przez kierwnika działu Mnitrwanie realizacji planów przez kierwnika działu Sprządzanie kreswej pinii rdzinie zastępczej przez pracwnika MOPR( specjalista) Okreswa cena realizacji planów usamdzielnienia przeprwadzna przez pracwnika scjalneg Okreswa cena realizacji celów załŝnych przez rdziny zastępcze. Prwadzenie rejestru przepisów prawnych (sprawdzanie 1 raz w miesiącu) załącznik nr 1 d rejestru ryzyk Dbre praktyki Planu budŝetwy Ustawy Planu usamdzielnienia Dbre praktyki Dbre praktyki Przyjmwanie niekmpletnych wnisków 4 Weryfikacja bieŝąca przez pracwników, 1 raz w miesiącu wyrywkwe sprawdzenie teczek pd względem kmpletnści dkumentów (min. 10 teczek w akcji), załącznik nr 2 d rejestru ryzyk Dbre praktyki Dział Świadczeń Rdzinnych Nieprawidłwe wydanie decyzji administracyjnej 4 Zaginięcie akt Wniskdawcy zastępstwa na stawiskach kluczwych Błędne, nieprawidłwe sprządzenie sprawzdań dla innych kmórek rganizacyjnych Kntrla na etapie weryfikacji teczek 1 raz w miesiącu (min. 10 teczek w akcji), załącznik nr 3 d rejestru ryzyk Dbre praktyki Rejestr przyjmwania i ddawania akt raz Instrukcja kancelaryjna, harmngram dbre praktyki Wpisanie zastępstwa na wniskach Dbre praktyki urlpwych Sprządzanie sprawzdań cząstkwych w Zarządzenia wewnętrzne, róŝnych kresie tj. miesięczne, kwartalne dbre praktyki, raz rczne pd nadzrem kierwnika działu Nieterminwe wyknanie zadań w tzw. AKCJI mechanizmów kntrlnych Dbre praktyki Niewłaściwa chrna prywatnści danych sbwych Okreswe szklenia chrnie danych sbwych wykwalifikwaneg persnelu 4 Ocena kreswa pracwnika ( raz ma dwa lata) Zarządzenia wewnętrzne, dbre praktyki, Zarządzenia wewnętrzne windykacji nieprawidłw wypłacnych świadczeń BieŜące sprządzanie sprawzdania dt. windykacji - nadzór kierwnika działu Zarządzenia wewnętrzne, dbre praktyki, 3 1 3

4 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw archiwizacji akt Wniskdawców 2 mechanizmów kntrlnych Zarządzenia wewnętrzne, dbra praktyka

5 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Nieprzestrzeganie przepisów zewnętrznych Prwadzenie rejestru przepisów prawnych (sprawdzanie 1 raz w miesiącu) załącznik nr 1 d rejestru ryzyk Dbra praktyka Dział Świadczeń Alimentacyjnych datków Mieszkaniwych Przyjmwanie niekmpletnych wnisków Niepprawne ustalenie wyskści dchdu wniskdawcy Nieprawidłwe wydanie decyzji administracyjnych Nieprawidłwe naliczanie list wypłat zastępstwa na stanwiskach kluczwych Niewłaściwa chrna prywatnści danych sbwych Weryfikacja bieŝąca przez pracwników, 1 raz w miesiącu wyrywkwe sprawdzenie teczek pd względem kmpletnści dkumentów (min. 10 teczek w akcji), załącznik nr 2 d rejestru ryzyk Kntrla na etapie weryfikacji teczek 1 raz w miesiącu (min. 10 teczek w akcji), załącznik nr 3 d rejestru ryzyk Kntrla na etapie weryfikacji teczek 1 raz w miesiącu (min. 10 teczek w akcji), załącznik nr 3 d rejestru ryzyk Weryfikacja teczek przy naliczaniu próbnej listy wypłat (min. 10 teczek), analiza wydruku błędów naliczeń generwaneg przy próbnej liście wypłat, załącznik nr 4 d rejestru ryzyk Dbra praktyka Ustawa pmcy sbm uprawninym d alimentów, dbra praktyka Wpisanie zastępstwa na wniskach Dbra praktyka urlpwych Szklenia Zarządzenie Nr 6/08 dyrektra MOPR w sprawie wprwadzenia w MOPR Plityki Bezpieczeństwa Danych Osbwych bwiązujące przepisy prawa prces z dnia r. - kntrla list wypłat na etapie ich przygtwania windykacji nienaleŝnie pbranych świadczeń mechanizmów kntrlnych Dbra praktyka Prwadzenie rejestru przepisów prawnych (sprawdzanie 1 raz w miesiącu) załącznik nr 1 d rejestru ryzyk Nieprawidłwe wydanie decyzji administracyjnej Nieprawidłwe naliczne wydatki Dbra praktyka * Weryfikacja bieŝąca przez pracwników, 1 raz w miesiącu wyrywkwe sprawdzenie teczek pd względem kmpletnści dkumentów (min. 10 teczek ), załącznik nr 2 d rejestru ryzyk Dbra praktyka 3 3 9*

6 Dział Ddatków Mieszkaniwych Obszar (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Zatwierdzanie merytryczne list wypłat windykacji nieprawidłw wypłacnych świadczeń Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) Rzdzielenie funkcji kntrlnych pprzez pdziała wyknywanych czynnści na sby: - sprządzająca, - sprawdzająca, - zatwierdzająca d wypłat źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Instrukacja biegu dkumnetów, Dbra praktyka 4 2 8* Kwartalna kntrla wypłacanych świadczeń TEST d przygtwania Dbra praktyka * archiwizacji akt Wniskdawców mechanizmów Instrukcja kancelaryjna

7 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Dział rganizacyjn - administracyjny - Kadry Nieprzestrzeganie przepisów BHP w zakresie szkleń 2 KaŜdrazw nw zatrudninych pracwników pracwnik pdlega szkleniu BHP Dbra praktyka Niewłaściwe zabezpieczenie stanwiska pracy Kntrla charakterze draźnym Instrukcja BHP Nieprawidłwa, niezgdna z przepisami archiwizacja C rcznie przekazywanie dkumentacji d 2 dkumentów archiwum Instrukcja Kancelaryjna Niewłaściwe przechwywanie i zabezpieczenie 2 pieczęci i druków ścisłeg zarachwania Kntrla charakterze draźnym Dbra praktyka Nieprzestrzeganie wew. uregulwań w sprawie terminów regulujących bieg infrmacji, dkumentacji sbw finanswej Nie prwadzenie akt sbwych dla kaŝdeg pracwnika ewidencji czasu pracy pracwników systemu przekazywania inf. z kadr nt. zbliŝająceg się terminu waŝnści prfilaktycznych badań lekarskich systemu zastępstw, w tym kreślneg pisemnie bwiązków przekazywania stanu wyknywanych zadań w przypadku planwanej lub nieczekiwanej niebecnści pracwnika prcedur rzliczania dchdzacych pracwników ( zwrt aktywów ) - biegówka zakresów bwiązków pracwników dla kaŝdeg stanwiska pracy Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym C miesięczna kntrla list becnści przez przełŝneg Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym Instrukcja biegu dkumentów, Dbra praktyka Dbra praktyka Dbra praktyka Dbra praktyka Indywidualne zakresy czynnści Dbra praktyka systemu ceny pracwników i pwiązania z wynagrdzeniem, w tym brak systemu mtywujących i 2 zasad awansu płacweg. Kntrla charakterze draźnym Regulamin rganizacyjny zatwierdzenia merytryczneg przez pracwnika 6 działu rg-adm. Kntrla charakterze draźnym Regulamin premiwania Zatrudnienie pracwnika bez dpwiednich 3 kwalifikacji mechanizmów kntrlnych źródeł zatrudnienia i nadmiar bwiązków 9 Weryfikacja przez Kmisje rekrutacyjną regulamin rekrutacyjny Bardz duŝa rtacja pracwników 4 mechanizmów kntrlnych źródeł rzdzielanie funkcji utrzymania akt sbwych a funkcją pracwania list płac Nieterminwe sprządzenie umwy pracę lub umwy zlecenie. 2 2 Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym Instrukcja biegu dkumentów, Dbra praktyka

8 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw acyjn - Administracyjny - Zamówienia publiczne i zaptrzenie Dział Organizacyjn - Administracyjny - Zarządzanie majątkiem Nieznajmść prawa i/lub skmplikwane przepisy prawa dt. zarządzania majątkiem Okreswa kntrla zgdnści biwazujacych przespiów z przpisami wew. Dbra praktyka 4 Okreswa kntrla zgdnści biwazujacych przespiów z przpisami Zarządznie w sprawie prwadzenia ewidencji wpisów d ewidencji śrdków trwałych wew. śrdków trwałych Nieprzestrzeganie bwiązkwych terminów przeprwadzania inwentaryzacji Inwenatryzacja c 4 lata Plan inwenatryzacji Nieaktualne dane ewidencyjne biektów Kntrla charakterze draźnym Dbra praktyka ewidencji pbierania i wydawania kluczu d 2 pmieszczeń pracwnikm Kntrla charakterze draźnym Dbra praktyka mŝliwści egzekwwania dpwiedzialnści pracwniczej za pwierzne mienie Nieterminwe wyjaśnienie róŝnic inwentaryzacyjnych funduszy na regularną knserwacje maszyn i urządzeń kmputerweg systemu d ewidencji, rzliczania i przeprwadzenia inwentaryzacji archiwizacji ksiąg inwentarzwych raz dkumentacji dt. majątku dpwiednieg znakwania składników majątku Nieprecyzyjne przygtwanie umwy zmówienie publiczne rzetelneg rzeznania rynku w przypadku nwych zamówień Nieprecyzyjne sprządzenie SIWZ BieŜąca kntrla Rejestru umów Prtkół róŝnic inwentaryzacyjnych Kntrla spisu przekazanych dkumentów na kniec rku Kntrla charakterze draźnym Wszystkie umwy są sprawdzane przez Dział prawny Przy zamówiniach pniŝej eur stswana jest zadsada 3 fert Stsuje się rzdzilenie funkcji w prcesie pracwywania a kntrlą SIWZ Prtkół kmisji ds. zamównień publicznych Przy zamówiniach pniŝej eur stswana jest zadsada 3 fert Dbra praktyka Instrukcja inwentaryzacyjna Plan rzeczw - finanswy źródeł Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna Dbra praktyka Dbra praktyka Regulamin zamównień publicznych Regulamin zamównień publicznych Nieprawidłwy wybór dstawcy prcedury w przypadku zakupów pniŝej eur 6 Dbra praktyka planu zakupów Regulamin zamównień Nie prwadzenie Rejestru umów w zakresie zamówień Okreswe kntrle Rejestru publicznych knsekwencji przy realizacji pdejmwanych działań w bszarze zamówień publicznych Kntrla charakterze draźnym Dbra praktyka

9 Dział Organizacyjn - Administracyjny - Zamó Obszar (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Przyjęcie kryterium ceny jak najwaŝniejszy czynnik wybru ferty współpracy, niedstateczna ilść infrmacji niezbędnych d przeprwadzenia prcedury przetargwej Nieprawidłwe szacwanie wartści twaru lub usługi Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym Kntrla charakterze draźnym źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) Regulamin zamównień publicznych Instrukacja biegu dkumnetów, Dbra praktyka Dbre praktyki prawdp dbieństw

10 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw chrny fizycznej budynku przed kradzieŝą, pŝarem, zalaniem harmngramu kreswych przeglądów sprzętu bezpśredni zabezpieczająceg system prcedur wydawania i zdawania kluczy d pmieszczenia serwerwi prcedur na wypadek nietypwych zdarzeń związanych z serwerem prcedur w zakresie chrny danych infrmatycznych System alarmwy mechanizmów kntrlnych mechanizmów kntrlnych mechanizmów kntrlnych Dbre praktyki Zamknięta sieć LAN, dstęp d sieci Zasady chrny danych kmputerwej pprzez autryzację sbwych Pdjęt decyzję wymianie drzwi i zasadach zabezpieczania kluczy d pmieszczenia z serwerami prcedur związanej z dstępem d serwerwi zasilania awaryjneg Funkcjnwanie UPS zabezpieczeń przeciwpŝarwych mechanizmów kntrlnych Instrukcja chrny ppŝ Dział Organizacyjn - Administracyjny - Infrmatyzacja śrdków chrny przed zalaniem śrdków na chrnę danych związanych z przerwą w zasilaniu zabezpieczenia fizycznych d pmieszczeń ze sprzętem kmputerwym (np. pmieszczenia zamykane na klucz) testów zasilania awaryjneg kresweg mnitringu dstępu d serwerwni szkleń pracwników z zakresu stswania zabezpieczeń lgicznych prcedur w zakresie archiwizwania danych Dbra praktyka, serwery stją 30 cm pwyŝej pzimu pdłgi Funkcjnujace UPS pdtrzymujace serwery mechanizmów kntrlnych Testy sprzetwe mnitrwane na serwerze 4 Pdjęt decyzję wymianie drzwi i zasadach zabezpieczania kluczy d pmieszczenia z serwerami/ wstępne szklenie BHP Dbwy Backup - serwera Nvell na streamar-ze dbwy zrzut danych wg zapisu crna, c tygdniwy backup danych na dysku twardym z c miesięcznym zapisem na DVD Dbra praktyka,, p gdzinach urzędwania pmieszczenia zabezpieczne systemem alarmwym Regularna - c trzy lata wymiana kluczwych elementów - zasilaczy awaryjnych Dbra praktyka

11 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw prcedur udstępniania lub ujawniania infrmacji nieautryzwanym sbm zabezpieczeń integralnści systemu przed nieautryzwanymi manipulacjami aktualneg spisu sprzętu i prgramwania MŜliwść kradzieŝy sprzętu i prgramwania z pwdu niewystarczających zabezpieczeń tylk autryzwany dstęp d kmputera z lkalnej sieci - brak dhcp, pprzez prtkół IPX autryzacja i zapis pczynań sób na serwerze bazdanwym Ewidencja śrdków trwałych, ewidencja legalneg prgramwania, nazw, adresów IP, dbra praktyka mechanizmów kntrlnych Zbyt szerki lub nieuprawniny dstęp d bazy danych systemu wykrywania prób dstępu d danych przez niepwłane sby Dstęp wg zakresu bwiązków Dbra praktyka Mnitring na ruterze, lgi systemwe prehistryczny system sieciwy - Nvell 4.11 dbra praktyka

12 (pis zidentyfikwanych zagrŝeń siągnięcia celów firmy w badanym prcesie) Akceptwalny pzim ryzyka ( prawdp dbieństw pis mechanizmu (zestawienie przykładwych mechanizmów kntrlnych stanwi załącznik d tabeli) źródł (np.: bwiązujące przepisy, dbre praktyki) prawdp dbieństw Dział Interwencji Kryzyswej i Pradnictwa Specjalistyczneg Niepecyzyjne przepisy wyknanwecze raz czeste ich zmiany 2 Wszelkie zmiany w przpisach prawa są przeprwadzane na bieŝace prze biurprawne Dbre praktyki Nie wystraczjaca ilść pracwników - specjalistów W gragnicznym stpniu system zastępstw Ustawa (pedagg,prawnik, pracwników scjalny, psychlga) specjalistycznych szkleń, mechanizmów Dbre praktyki Prfilaktyczne szklenia w placówka Ograniczna wiedza młdzieŝy światwych - w szklenia Dbre praktyki Stała współpraca z inst, dyspnującymi mŝliwści udzielenia schrnienia schrniem Dbre praktyki