Regulamin rekrutacji wystawców na Małopolskie Targi Innowacji Biznes+Nauka

Transkrypt

1 Regulamin rekrutacji wystawców na Małopolskie Targi Innowacji Biznes+Nauka Lokalizacja: Województwo Małopolskie, Płyta Małego Rynku w Krakowie (część targowa) Międzynarodowe Centrum Kultury w Krakowie, Rynek Główny 25 (część konferencyjna). Termin: 13 października 2010 roku Organizator: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego (UMWM), Departament Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego, Biuro Monitorowania i Zarządzania RSI. Celem niniejszego regulaminu jest dostarczenie Wystawcom informacji przydatnych na etapie przygotowania deklaracji uczestnictwa w Małopolskich Targach Innowacji Biznes+Nauka (dalej: Targach) organizowanych w ramach projektu realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotażowy współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W związku z powyższym zaleca się, aby osoby zainteresowane udziałem w Targach w ramach ww. projektu na bieżąco zapoznawały się z informacjami zamieszczanymi na stronie I. Uczestnicy projektu w charakterze wystawcy. 1. Wsparciem zgodnie z niniejszym Regulaminem zostaną objęte: a) Instytucje Naukowo Badawcze; b) Uczelnie; c) MŚP (Firmy Innowacyjne; Instytucje i firmy zajmujące się komercyjnie transferem technologii, innowacji wiedzy oraz firmy pośredniczące w tych działaniach); d) Centra Transferu Technologii; e) Spółki zarządzające parkami technologicznymi; f) Instytucje typu non profit powołane statutowo do wspierania innowacji. g) Instytucje Otoczenia Biznesu. 2. Ww. grupa docelowa została określona w dokumencie pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Małopolskiego Na Targi planuje się zaprosić m.in. firmy i instytucje, które mają formę spółek. Spośród 50 wystawców podmioty, które zostaną objęte pomocą publiczną stanowią 1/3 wszystkich wystawców, w tym 5 1 stanowić będą mikroprzedsiębiorstwa, a 12 2 małe i średnie przedsiębiorstwa. 1 Wśród 5 mikroprzedsiębiorstw 1 stoisko wystawiennicze otrzyma laureat konkursu Innovaror Małopolski 2009 tj. firma BioTe21 Adam Master pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Wśród 12 małych i średnich przedsiębiorstw 2 stosika wystawiennicze otrzymają laureaci konkursu Innovaror Małopolski 2009 tj. firmy: Węc-Twój Jubiler Grzegorz Węc i Artur Węc S.C. oraz Drukarnia Narodowa S.A. pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Strona 1 z 5

2 4. W ramach przedmiotowego wydarzenia przewidziano pomoc de minimis w przypadku, której nie jest wymagany wkład prywatny. Pomoc de minimis dotyczyć będzie przygotowania i organizacji Targów w tym wynajmu powierzchni wystawienniczej w 100% stanowiącej wydatki kwalifikowalne. 5. Wystawca, jeśli przepisy tego wymagają otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Momentem udzielenia pomocy jest dzień wydarzenia tj. 13 października 2010 roku. 6. Rozpoczęcie udziału wystawcy w projekcie liczone jest od dnia podpisania załączników do Regulaminu. II. Proces rekrutacji i wyboru wystawców MŚP. 1. Potencjalny Wystawca jest zobowiązany złożyć podpisaną deklaracje uczestnictwa dla MŚP (Załącznik nr 1), oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2), Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (Załącznik nr 3) oraz informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4). 2. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty wybór wystawców nastąpi na podstawie podpisanych ww. Załączników do Regulaminu, dostarczonych osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego ul. Racławicka 56, pok Kraków, 3. Weryfikacja kwalifikowalności wystawców nastąpi przez komisję w składzie: Dyrektor Departamentu Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego, Kierownik oraz 2 pracowników Biura Monitorowania i Zarządzania RSI w UMWM. Dostarczone ww. załączniki będą oceniane pod względem formalnym (kryterium 0-1; spełnia / nie spełnia) jak i merytorycznym (opis innowacji 0-10 pkt.). 4. Lista 17 wystawców spełniających kryteria rekrutacji utworzona wg największej ilości uzyskanych punktów, z uwzględnieniem zapisów w pkt.i ppkt. 3 zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych 3 od dnia zakończenia terminu naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców, z zastrzeżeniem, iż organizator może tym wystawcom nie zapewnić informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Organizator z przyczyn od niego niezależnych zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rekrutacji z klauzulą, iż wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt. 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, że wystawcy zainteresowani tematyką Targów i konferencji mogą uczestniczyć w ww. przedsięwzięciach bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. 3 W przypadku wielu zgłoszeń organizator zastrzega sobie możliwość wydłużenia weryfikacji nadesłanych Załączników do Regulaminu do 8 dni roboczych od dnia zakończenia terminu naboru. Strona 2 z 5

3 III. Proces rekrutacji i wyboru pozostałych wystawców. 1. Potencjalny Wystawca jest zobowiązany złożyć podpisaną deklaracje uczestnictwa (Załącznik nr 5), oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2) oraz informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4). 2. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty, wybór wystawców nastąpi na podstawie podpisanych ww. Załączników do Regulaminu, dostarczonych osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego ul. Racławicka 56, pok Kraków, 3. Weryfikacja kwalifikowalności wystawców nastąpi przez komisję w składzie: Dyrektor merytoryczny Departamentu Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego, Kierownik oraz 2 pracowników Biura Monitorowania i Zarządzania RSI w UMWM. Dostarczone ww. załączniki będą oceniane pod względem formalnym (kryterium 0-1; spełnia / nie spełnia). 4. Lista 33 wystawców spełniających kryteria rekrutacji zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych 4 od dnia zakończenia terminu naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców, z zastrzeżeniem, iż organizator może tym wystawcom nie zapewnić informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Organizator z przyczyn od niego niezależnych zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rekrutacji z klauzulą, iż wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt. 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, że wystawcy zainteresowani tematyką Targów i konferencji mogą uczestniczyć w ww. przedsięwzięciach bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. IV. Obowiązki i prawa organizatora / wystawcy. przygotowanie i rozstawienie namiotu wystawienniczego (na podeście zapewniającym równe podłoże, wyłożonego na całej powierzchni szarą wykładziną) wyposażonego w system ogrzewania/klimatyzacji (część targowa i cateringowa), na płycie Małego Rynku w Krakowie, służącego jako pomieszczenie dla przeprowadzenia targów, 1. Organizator zapewnia stoisko o powierzchni 6 m 2 w klimatyzowano-ogrzewanym namiocie wystawienniczym na płycie Małego Rynku w Krakowie, wykonane w systemie zabudowy aluminiowej z wypełnieniem. Minimalne wyposażenie techniczne stoiska z logiem i pełną nazwą wystawcy: podłączenie prądu 230 V - 2 szt., stolik - 1 szt., krzesło - 3 szt., kosz na śmieci 1 szt., oświetlenie stoiska (min. 2 punkty świetlne), wykładzina szara, min. 3 półki na materiały reklamowe, zamykana szafka (wykonana z zabudowy aluminiowej z wypełnieniem) na rzeczy osobiste, z wieszakami na ubrania dla 3 osób -szt. 1, półokrągła lada, powierzchnia wewnętrzna boksu zostanie wyklejona 4 W przypadku wielu zgłoszeń organizator zastrzega sobie możliwość wydłużenia weryfikacji nadesłanych Załączników do Regulaminu do 8 dni roboczych od dnia zakończenia terminu naboru. Strona 3 z 5

4 folią kolorową (ok. 30% powierzchni) kolor uzależniony od branży w jakiej działa wystawca (o kolorze decyduje organizator). Ponadto przy każdym stoisku zostanie zainstalowany panel z logo projektu pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotażowy, oznaczeniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i flagą UE oraz napisem: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Organizator zapewnia wystawcom catering; dostęp do zaplecza sanitarnego; sprzątanie przed wydarzeniem i po jego zakończeniu; dozór i ochronę w czasie wyposażania stoisk i imprezy, wjazd samochodem na płytę Małego Rynku celem dostarczenia wyposażenia stoiska. 3. Organizator zapewnia promocję wydarzenia w tym wystawców np. poprzez wydanie katalogu konferencyjno-targowego prezentującego wystawców Małopolskich Targów Innowacji Biznes+Nauka. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie rzeczy należących do Wystawcy lub osób trzecich. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu. Ewentualne zmiany zostaną niezwłocznie zamieszczone na stronie 6. Wystawca dla którego wyposażenie stoiska, o którym mowa w ppkt.1 jest niewystarczające zobowiązany jest podpisać porozumienie (z wyłonionym w ramach zamówienia publicznego wykonawcą) dotyczące współpracy przed i w trakcie przedsięwzięcia w tym doprecyzowanie warunków technicznych (zapotrzebowanie wystawcy na pobór energii, rodzaj sprzętu, który zostanie umieszczony na stoisku). 7. Wystawca zobowiązuje się wyznaczyć od 1 do 3 osób reprezentujących go na stoisku wystawienniczym w godzinach wyznaczonych przez organizatora tj. od 10 do Wystawca zobowiązany jest do umieszczenia na swoich stronach internetowych, w newsletterach, wydawanych gazetkach i biuletynach, informacji zapowiadającej Targi w terminie nie późniejszym niż 8 październik 2010 r. oraz relacji z Targów do dnia 18 października 2010 r. Informacja umieszczona na stronach internetowych powinna się pozostać na niej minimum przez okres dwóch tygodni. Każda wiadomość o Targach powinna zawierać informacje, że organizatorem Targów jest Województwo Małopolskie oraz odesłanie/link do strony projektu i Targów W informacjach, w których jest możliwość zamieszczenia zdjęć/grafik powinny zostać umieszczone logotypy projektu oraz Województwa dostarczone przez Organizatora. 9. Wystawca w miarę możliwości poinformuje swoich współpracowników, studentów/ kontrahentów i partnerów o Targach (dacie, miejscu oraz o Województwie Małopolskim jako organizatorze Targów). 10. Organizator będzie informować wszystkich wystawców drogą mailową o pojawiających się artykułach, wiadomościach na temat Targów i ich wystawców. 11. Rezygnacja Wystawcy z wzięcia udziału w wydarzeniu wiąże się z brakiem reklamy w katalogu o którym mowa w ppkt Wystawca oświadcza, że wyposażenie i wszelkie ruchomości wnoszone przez niego na teren namiotu wystawienniczego i będące jego własnością, nie będą umieszczane w ciągach komunikacyjnych, ani nie będą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszanie się. 13. Wystawca jako uczestnik Małopolskich Targów Innowacji Biznes+Nauka oświadcza, że sprzęt wnoszony przez niego na teren części wystawienniczej i będący przedmiotem Strona 4 z 5

5 prezentacji nie stanowi zagrożenia dla zdrowia i życia pozostałych uczestników wydarzenia targowo - konferencyjnego oraz, że ponosi pełną odpowiedzialność za jego dozór podczas trwania imprezy. 14. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że na terenie powierzchni wystawienniczej obowiązuje zakaz palenia tytoniu, używania otwartego ognia, używania grzejników i kuchenek gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji. 15. Wystawca zobowiązuje się do opróżnienia stoiska wystawienniczego do godziny 21 w dniu 13 października 2010 r. po zakończeniu wydarzenia targowo-konferencyjnego. 16. Wystawca, za stwierdzone po zakończeniu Małopolskich Targów Innowacji Biznes +Nauka braki w wyposażeniu udostępnionego stoiska wystawowego lub jego uszkodzeniu, może zostać zobowiązany do zapłacenia Wykonawcy o którym mowa w ppkt. 6 kwotę stanowiącą równowartość aktualnej ceny zaginionego lub uszkodzonego wyposażenia lub kosztów doprowadzenia go do stanu pierwotnego. 17. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania poleceń porządkowych Organizatora. 18. Zakłada się, iż osoby reprezentujące Wystawcę wyrażają zgodę na zamieszczanie ich wizerunku (zdjęcia wykonywane podczas wydarzenia) w związku z publikacjami nt. wydarzenia targowo-konferencyjnego i relacjami na stronach internetowych. 19. Pytania związane z niniejszym regulaminem oraz wydarzeniem pn. Małopolskie Targi Innowacji Biznes+Nauka proszę kierować na adres mailowy imalopolska@umwm.pl. Kraków, dnia roku Strona 5 z 5