Autor: Jakub Migas. 6 porad, jak taniej drukować w firmie

Transkrypt

1 6 porad, jak taniej drukować w firmie

2 Bardzo często, gdy szuka się informacji o oszczędnym drukowaniu w firmie, jedyną poradą, którą można znaleźć w mediach czy na forach internetowych jest po prostu stosuj zamienniki. Sprawa jest jednak dużo bardziej skomplikowana. Po pierwsze, trzeba wybrać bardzo dobrej klasy zamienniki (polecamy szczegółnie produkty marki INV Business Class). Ważniejsze jednak, że sposobów na tanie drukowanie jest znacznie więcej. Przedstawiamy 7 pomysłów na tanie drukowanie w firmie. Statystyczna duża firma dysponuje ponad 100 drukarkami, a na ich utrzymanie przeznacza około 100 tys. zł rocznie. Natomiast typowy urząd w większym mieście wraz z oddziałami i delegaturami ma około tysiąca urządzeń drukujących, których koszty eksploatacji przekraczają milion złotych. Firmy czy instytucje nie wiedzą, że te wydatki można zredukować, i to nawet o kilkadziesiąt procent, zarządzając drukiem, a także obiegiem dokumentów. Jest to o tyle dziwne, że często monitorują one koszty zużywanego paliwa czy korzystania z telefonów firmowych. A jest na czym oszczędzać z raportu KPMG Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce wynika, że w przeciętnej polskiej firmie marnuje się 8,2% wydruków, co daje ponad 464 mln straconych kartek A4 miesięcznie i aż 5,5 mld stron rocznie. 1. Każda strona jest ważna Bardzo duże oszczędności w druku firmowym może przynieść całkowicie darmowe i skuteczne rozwiązanie zwiększenie świadomości pracowników w tym zakresie. Warto zorganizować dla nich przynajmniej jedno spotkanie w roku, w trakcie którego przypomni się o podstawowych zasadach oszczędzania zasobów firmowych. Dobrze jest przygotować prostą listę z najważniejszymi zasadami. Zobacz również: Proste i skuteczne zasady ograniczenia kosztów: pomyśl zanim wciśniesz drukuj (wiele papieru i tuszu czy tonera marnuje się, ponieważ pracownicy drukują zbędne pojedyncze linijki tekstu w dokumentach lub drukują zbyt wiele kopii tego samego dokumentu gdy potem okazuje się, że większość uczestników spotkania ma wgląd do dokumentu np. na smartfonie czy tablecie) Zachęcaj do drukowania dokumentów dwustronnie poproś pracowników, by zmienili szablony dokumentów na takie z mniejszymi marginesami (to aż o 14% zużycia papieru mniej!) zachęcaj do stosowania prostych rozwiązań związanych z oszczędnym drukiem: zmniejszania czcionki, używania funkcji drukuj wybrane strony zamiast całych dokumentów, zmiany wymiarów obrazków, wykorzystywania zużytego papieru (wydruków jednostronnych), opcji dopasuj do strony w Excelu czy wielu slajdach na jednej stronie dla prezentacji z PowerPointa

3 2. Zoptymalizuj sprzęt, wykonaj audyt druku przez profesjonalną firmę. Chcąc zmniejszyć koszty, warto też pomyśleć o optymalizacji wykorzystania urządzeń drukujących czy zamianie ich na modele bardziej ekonomiczne. Nie jest to trudne i dużo firm robi to we własnym zakresie. Podstawowa weryfikacja kto, ile i kiedy drukuje, pozwala np. zoptymalizować zasób drukarek oraz zlikwidować urządzenia, które nie są wykorzystywane i generują niepotrzebne koszty, lub np. przejść z kosztownego drukowania w kolorze na oszczędniejsze wydruki monochromatyczne.zdecydowanie chcielibyśmy Was zachęcić do przeprowadzenia audytu druku przez naszych specjalistów. Średni koszt takiej usługi to 2000 zł netto. Trwa miesiąc. Nasi eksperci sprawdzą ile drukuje przedsiębiorstwo, dopasują funkcjonalność urządzeń do potrzeb firmy, zlikwidują najbardziej koszto twórcze urządzenia w firmie. Czy wiesz, że dotychczas łącznie ograniczyliśmy wydatki w firmach na około 1,5 mln zł rocznie? Kiedyś firmy z reguły decydowały się na maszyny tańsze, wykonane z gorszych materiałów, które często okazywały się drogie w eksploatacji. Cena była tylko wierzchołkiem góry lodowej, bo koszty eksploatacyjne okazywały się dwukrotnie od niej wyższe. Dlatego wybierając drukarkę, warto wziąć pod uwagę nie tylko jej cenę, ale całkowite koszty druku (TCO). Pamiętajmy, że drukarki atramentowe, które lepiej odwzorowują kolory i grafikę, przeważnie polecane są firmom, w których nie drukuje się kilkuset stron dziennie. Natomiast tzw. laserówki zdają egzamin przy intensywniejszym użytkowaniu.jeśli używasz prostej atramentówki z samym skanerem ale bez podajnika stron zdecyduj się na aplikację Photocopier. Aplikacji nie musimy konfigurować, działa po uruchomieniu. Do wyboru mamy podstawowe ustawienia (rodem z kserokopiarki). Aby rozpocząć kopiowanie, klikamy na COPY Obecnie większość firm ma urządzenia wielofunkcyjne, składające się z modułów drukarki, skanera, kopiarki i faksu. Jeśli chodzi o faks, pomyśl, czy nie warto zacząć korzystać z elekronicznego faksu i samodzielnie decydować co ma być wydrukowane. To optymalny wybór zarówno dla dużej, jak i jednoosobowej firmy, pozwalający zaoszczędzić również czas.

4 Ponieważ coraz częściej podstawowym narzędziem pracy jest smartfon, warto sprawdzić, czy wybrane urządzenie z nim współpracuje. To kolejna oszczędność i czasu, i pieniędzy. 3. Zarządzaj drukiem Jak szacują nasi eksperci na podstawie przeprowadzonych audtów, jeden dokument powielany jest w firmach nawet 19 razy, choć zwykle nie potrzeba aż tylu kopii. Tymczasem są aplikacje pozwalające kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać złe nawyki z korzyścią dla budżetu przedsiębiorstwa i środowiska naturalnego. Co istotne, systemy zarządzania drukiem są skalowalne, czyli mogą być stosowane zarówno przez instytucje duże, o rozbudowanej strukturze, jak i przez podmioty z sektora MŚP. Poziom uzyskanych w ten sposób oszczędności zależy, oczywiście, i od wielkości firmy, i od zakresu wdrożenia. Na przykład koszt wprowadzenia kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów może się zwrócić już po kilkunastu miesiącach, jeśli nie wcześniej. Korzystając z usług naszej firmy, większe firmy mogą zmniejszyć koszty o 10 40%, a mniejsze o 10 30%. Ciągła kontrola kosztów drukowania sprawia, że organizacje potrafią nawet o 50% zmniejszyć wydatki na drukarki, tonery, papier itp. Przykładem rozwiązania do zarządzania drukiem są zaprezentowane na Samsung European Forum 2014 w Maladze pakiety Business Core Printing Solutions (BCPS) opracowane z myślą o potrzebach i budżetach IT firm z sektora MŚP. Zintegrowane z urządzeniami wielofunkcyjnymi Samsung pakiety BCPS nie wymagają wykorzystania serwerów (co obniża koszty), a jednocześnie oferują zestaw narzędzi ułatwiających przepływ zadań druku oraz profesjonalne zarządzanie urządzeniami. W ramach Business Core Printing Solutions dostępne są dwa pakiety Business Core Document Management Pack i Business Core Output Management Pack, które zawierają pięć kluczowych rozwiązań poprawiających wydajność, rentowność, bezpieczeństwo oraz łatwość stosowania i utrzymania systemu. Wśród rozwiązań szczególnie interesującymi przykładami z perspektywy zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów są SmarThru Workflow Lite (narzędzie do automatycznego rejestrowania, skanowania i tworzenia obiegu dokumentów, umożliwiające użytkownikom ich przetwarzanie i rozsyłanie do wielu różnych odbiorców) oraz Usage Tracker (monitoruje intensywność korzystania przez poszczególnych użytkowników ze wszystkich przyłączonych do sieci urządzeń wielofunkcyjnych sprawdza liczbę dokumentów wydrukowanych, skopiowanych, zeskanowanych czy wysłanych faksem i automatycznie tworzy na tej podstawie raporty). 4. Zdecyduj się na outsourcing druku od INV Optymalizacja produkcji dokumentów w firmie polega nie tylko na ograniczeniu zużycia prądu, papieru czy tonera, ale opiera się głównie na analizie i usprawnieniu procesu. To wymaga nie lada kompetencji technologicznych, których większość firm nie ma, bo ich nie potrzebuje, zajmując się podstawową działalnością. W takich wypadkach warto zdecydować się na

5 outsourcing druku czyli wynajęcie drukarek lub kserokopiarek. Przewiduje się, że międzynarodowy rynek outsourcingu przez najbliższe trzy lata będzie rósł o kilkanaście procent rocznie. Także w Polsce stale przybywa odbiorców takich usług, co nie dziwi, ponieważ korzystanie z nich obniża koszty operacyjne średnio o 15 40%. Za tym modelem współpracy przemawia m.in. ciągły wzrost liczby drukowanych informacji (o 18 21% rocznie). Outsourcing urządzeń biurowych umożliwia efektywne i oszczędne zaspokojenie potrzeb związanych z produkcją i obiegiem dokumentów bez kupowania sprzętu. Dodatkowe plusy to łatwa kontrola kosztów i dostosowanie rozwiązania do potrzeb klienta. W zakres typowej usługi tego rodzaju wchodzą: zarządzanie parkiem urządzeń, kosztem druku, efektywnością obiegu informacji drukowanej oraz bezpieczeństwem informacji. Nie trzeba więc angażować własnych pracowników w całą infrastrukturę związaną z drukiem. Co istotne, bez kosztownych inwestycji w sprzęt, bo zdając się na firmy outsourcingowe, przedsiębiorstwo nie ma problemu z psującymi się drukarkami. 5. Zainstaluj uniwersalny sterownik drukowania Gdy korzysta się z urządzeń jednego producenta, dużym ułatwieniem może się okazać uniwersalny sterownik drukowania (np. Universal Print Driver), pozwalający ograniczyć zaangażowanie działu informatycznego, a tym samym obniżyć koszty instalacji w firmach.co ważne, uniwersalny sterownik korzysta z tego samego graficznego interfejsu użytkownika na różnych urządzeniach drukujących, co ograniczy np. konieczność szkoleń dla pracowników czy zmniejszy liczbę ich zapytań do działu serwisowego.

6 6. A może zamienniki? Oryginalne materiały eksploatacyjne kosztują sporo, a zamienniki kuszą o wiele niższą ceną. Przynajmniej tak to wygląda na pierwszy rzut oka, ale sprawa nie jest taka oczywista. Decydując się na zamienniki, często działasz na własne ryzyko, ponieważ większość sprzedawców kusi gwarancją na swoje produkty natomiast żadko kiedy w pełni się z niej wywiązują. Brak zasobów do realizacji, brak odpowiedniej technologii. Brak chęci do pomocy klientowwi. Większość sklepów biuroserwisowych to poprostu pośrednicy. Rozważ współpracę z producentem tonerów jakim jesteśmy my czyli INV MEDIA. Dla czego? Ponieważ mamy swoją fabrykę, tonery robimy, testujemy na miejscu. Mamy sztab ludzi odpowiedzialny tylko za dobór kompenentów i jakośc wydruku. Nie zaopatrujemy się w chińskie komponenty. Wszystkie części do produkcji sprowadzamy z UK. Co ważne, zamienniki naszej produkcji testujemy wg norm ISO. Toner przetestowany w naszej drukarce dopiero może trafić do Twojego urządzenia. Mamy również swoją polisę OC więc gdy uszkodzimy Twoją drukarkę, możesz spać spokojnie. Naprawę możesz przeprowadzić tak samo jak oddając auto po stłuczce do ASO. Rozważ również kupowanie tonerów w najwyższej wydajności, pozornie są droższe ale koszt wydruku 1 str często wychodzi dwukrotnie taniej.