INSTRUKCJA ZASAD SPORZĄDZANIA, OBIEGU, KONTROLI ORAZ PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W UNIWERSYTECIE PRZYRODNICZYM W LUBLINIE

Transkrypt

1 INSTRUKCJA ZASAD SPORZĄDZANIA, OBIEGU, KONTROLI ORAZ PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W UNIWERSYTECIE PRZYRODNICZYM W LUBLINIE Lublin 2015

2 Spis treści: I. Zasady ogólne... 3 II. Ogólna charakterystyka i klasyfikacja dowodów księgowych... 5 Dowody księgowe... 5 Księgi rachunkowe... 9 III. Kontrola dowodów księgowych Kontrola merytoryczna Kontrola formalno-rachunkowa IV. Dekretacja dowodów księgowych V. Druki ścisłego zarachowania VI. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji finansowo-księgowej VII. Szczególne zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z programów Unii Europejskiej VIII. Obieg dokumentów Gospodarka materiałowo-towarowa Gospodarka środkami trwałymi Inwentaryzacja Gospodarka finansowo-księgowa

3 I. Zasady ogólne 1 1. Instrukcja ustala zasady sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania podstawowych dokumentów finansowo-księgowych podlegających księgowaniu oraz dokumentów pozaksięgowych dotyczących działań związanych z płacami oraz odpowiedzialnością za powierzony majątek, obowiązujące w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie zwanym dalej Uniwersytetem. 2. W Instrukcji pominięto dokumenty mające mniej istotne znaczenie, sporządzane sporadycznie bądź, których sposób sporządzania został uregulowany przez powszechnie obowiązujące przepisy lub instrukcje bilansowe. 3. Celem instrukcji jest: a) ujednolicenie zasad postepowania przy dokumentowaniu operacji gospodarczych b) określenie komórek (stanowisk) odpowiedzialnych za wystawianie dowodów księgowych, przyjmowanie, kontrolę, zatwierdzanie oraz ujmowanie w księgach rachunkowych c) zapewnienie kontroli nad prawidłowym obrotem środkami pieniężnymi d) ustalenie sposobu prowadzenia ewidencji i kontroli składników majątkowych Uczelni e) zagwarantowanie, że dowody księgowe odzwierciedlają rzeczywiście dokonane operacje gospodarcze. 2 Instrukcja opracowane została z wykorzystaniem postanowień zawartych w niżej podanych przepisach prawnych: Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2013r. poz. 330) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011r. Nr 177 poz. 1054) Ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t.j. Dz. U. 2015r. poz. 1777) Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004r. Nr 97 poz.970) Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004r. Nr 97 poz.971) Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 27 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów towarów, których objęcie procedurą celną z zastosowaniem procedury uproszczonej zależy od spełnienia dodatkowych warunków, oraz towarów wyłączonych spod tej procedury (Dz. U. 2004r. Nr 97 poz.972) Zarządzenie Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dn r. w sprawie form i trybu przeprowadzania rozliczeń pieniężnych za pośrednictwem banków (M.P r. Nr 21 poz. 320) 3

4 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przekazywanych i transportowych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U r. Nr 129 poz. 858) Ustawa Prawo o działalności gospodarczej (Dz. U r. poz. 584) Ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U r. poz. 885) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U r. poz. 1533) Prawo dewizowe (Dz. U r. Nr 141 poz z późn. zm.) Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U r. Nr 164 poz z późn. zm.) zwaną dalej ustawą o szkolnictwie wyższym. Uzupełnieniem niniejszej instrukcji są przepisy wewnętrzne, w tym regulaminy, zarządzenia, pisma okólne regulujące szczegółowo sposób postępowania w określonych obszarach działalności Uczelni. W sprawach nieuregulowanych w Instrukcji lub przepisach wewnętrznych stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 3 W myśl przytoczonych uregulowań prawnych obowiązuje generalnie zasada udokumentowania każdego zapisu księgowego prawidłowym dowodem księgowym. 4 Poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych dokumenty opracowane prawidłowo, rzetelnie i starannie mają za zadanie: a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności Uczelni, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych; b) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowiązków przez Uniwersytet; c) umożliwienie rozliczania osób materialnie odpowiedzialnych; d) zabezpieczenie mienia; e) kontrola zabezpieczenia mienia. 5 Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1) dokument finansowo-księgowy każdy dokument sporządzony w formie pisemnej świadczący o byłych lub zamierzonych czynnościach albo stwierdzający pewien stan rzeczy; 2) dowód księgowy (dokument), stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczych i podlegający ewidencji księgowej; 3) operacja gospodarcza fakt, zdarzenie, zjawisko gospodarcze, część procesu gospodarczego, podlegająca zapisaniu w księgach rachunkowych; 4) księgi rachunkowe urządzenia ewidencyjne, na których dokonywane są zapisy operacji gospodarczych. Są to dzienniki, oraz zbiory utrwalonych na papierze 4

5 zapisów dokonanych na kontach prowadzonych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kont albo przenoszonych z komputerowych nośników danych, uzgodnione za pomocą zestawienia obrotów i sald lub tylko sald i uzupełnione o wykaz składników aktywów i pasywów ( inwentarz); 5) środki trwałe rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich: a) nieruchomości w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania wieczystego gruntu, budowle, budynki b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne; 6) środki trwałe w budowie zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszania już istniejącego środka trwałego; 7) wartości niematerialne i prawne nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki. Są to autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje programy komputerowe; 8) jednostka organizacyjna każda samodzielna jednostka wchodząca w skład struktury organizacyjnej Uniwersytetu; 9) kierownik jednostki organizacyjnej osoba uprawniona do zarządzania jednostką. II. Ogólna charakterystyka i klasyfikacja dowodów księgowych 6 1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w okresie sprawozdawczym. 2. Każda operacja gospodarcza powodująca zmianę aktywów lub pasywów albo mająca wpływ na wynik finansowy uczelni powinna być potwierdzona odpowiednim i prawidłowo sporządzonym dowodem księgowym. 3. Dowód księgowy stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych. 4. Podstawową grupę dowodów księgowych stanowią dowody zwane dowodami źródłowymi. Dowody źródłowe dzielą się na: a) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (np. faktury, noty księgowe, rachunki, wyciągi bankowe itp.) b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury, noty księgowe, raporty finansowe, wnioski o płatność itp.) c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz uczelni (np. faktury wewnętrzne, noty wewnętrzne, protokoły z rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, dowody obrotu materiałowego, gospodarowanie środkami trwałymi, dyspozycje jednostek organizacyjnych do przekazania środków pieniężnych z rachunku bankowego). 5. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez uczelnię dowody księgowe: 5

6 a) zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (np. raport kasowy, rozliczenie zaliczki) b) korygujące poprzednie zapisy służące do korekt, sprostowań, stornowań poprzednich zapisów (polecenia księgowania) c) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego d) rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (np. polecenia księgowania rozliczające koszty wynagrodzeń, koszty wydziałowe, koszty ogólnozakładowe). 6. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Dowód zastępczy ma formę oświadczenia, w którym osoba dokonująca operacji określa rodzaj operacji, wartość oraz wyjaśnia przyczyny braku dowodu zewnętrznego. 7. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sprawdzonych, rzetelnych dowodów księgowych, zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletnych i wolnych od błędów rachunkowych. Dowody księgowe muszą wykazywać cechy określone w ustawie o rachunkowości, a w zakresie faktur, faktur korygujących i not dane określone przepisami o podatku od towarów i usług. 8. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu(programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: a) uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz kompletności i identyczności zapisów, d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych Każdy dowód księgowy zarówno obcy jak i własny, aby mógł być uznany za prawidłowy powinien zawierać co najmniej: a) określenie rodzaju dowodu b) określenie numeru identyfikacyjnego c) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej ( nazwy i adresy ). W dowodach wystawionych przez jednostki organizacyjne Uczelni na potrzeby 6

7 wewnętrzne, nazwy stron mogą być zastąpione symbolami jednostek organizacyjnych, zgodnie z przyjętą w Uczelni ujednoliconą metodologią oznaczania tych jednostek d) opis operacji gospodarczej ( opis zdarzenia gospodarczego powinien być wyczerpujący, tak żeby było możliwe prawidłowe zakwalifikowanie ujęcia zdarzenia gospodarczego w urządzeniach księgowych ), jej wartość, oraz w razie potrzeby określenie w jednostkach naturalnych e) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą niż data operacji gospodarczej, także datę tego sporządzenia dowodu f) podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów g) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu na kontach księgowych (tzw. dekretacja dowodu) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wykonanie powyższych czynności h) dowód księgowy powinien zawierać obligatoryjnie inne dane, jeżeli wynika to z przepisów prawa (np. czeki) 2. Dowody księgowe powinny spełniać następujące funkcje: a) - funkcja dokumentu księgowego oznacza, że wyłącznie prawidłowy dowód księgowy stanowi podstawę wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych b) - funkcja informacyjna dane wynikające z dowodów księgowych odpowiednio pogrupowane w księgach wg wymogów przepisów zewnętrznych oraz przepisów wewnętrznych stanowią wiarygodne źródło informacji o przebiegu i skutkach operacji gospodarczych, jakie wystąpiły w Uczelni i służą kierownictwu do podejmowania decyzji i zarządzania Uczelnią c) - funkcja dowodowa oznacza, że dowód księgowy stanowi podstawę do dochodzenia praw i udowodnienia wypełnienia obowiązków przez Uczelnię wobec kontrahentów, urzędów podatkowych i innych instytucji zewnętrznych oraz zapewnienia rozliczenia osób z powierzonego im mienia d) - funkcja kontrolna polega na upewnieniu się, że dane zawarte w dowodach księgowych i wprowadzone do ksiąg rachunkowych są rzetelne (zgodne z prawdą), a odzwierciedlane przez nie operacje są celowe (zgodne z zadaniami statutowymi Uczelni) i legalne (zgodne z prawem). 3. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Dopuszcza się także dowód wystawiony w języku obcym, jeżeli stroną operacji jest kontrahent zagraniczny. Dotyczy to w szczególności dowodów zewnętrznych obcych. Dowody zewnętrzne własne wystawiane w języku obcym powinny posiadać odpowiednik wystawiony w języku polskim. 4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien być przeliczony na walutę polską według kursu NBP z dnia poprzedzającego dokonanie operacji gospodarczej, o ile umowa nie stanowi inaczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (wyciąg bankowy). Do ustalenia właściwego kursu dla przeliczenia walut obcych stosuje się odpowiednio przepisy ustawy o rachunkowości, przepisy podatkowe lub inne wiążące Uczelnię dokumenty, w tym Zarządzenie nr 62 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie z dnia 23 grudnia 2013 r. 7

8 w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. 5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów księgowych, sporządzonych w języku obcym. 6. Dowody księgowe sporządza się z zachowaniem następujących zasad: a) wszystkie rubryki w formularzach wypełniać należy zgodnie z przeznaczeniem, atramentem, długopisem, na maszynie lub komputerze. Niektóre informacje np. nazwa jednostki organizacyjnej, data, nr kolejny dowodu księgowego mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami b) podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej muszą być autentyczne, składane odręcznie atramentem lub długopisem. Nie mogą to być kserograficzne odbitki podpisów c) treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. W dokumentach można używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach PKWiU. 7. Dowody księgowe muszą być: - rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują - kompletne, tj. zawierające dane określone w punkcie 1 i 4 - wolne od błędów rachunkowych, niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 8. Dowody księgowe, które dotyczą projektów finansowanych ze środków pomocowych UE muszą zawierać opis zgodny z wymogami danego projektu. 9. Błędne zapisy w dowodach własnych wewnętrznych mogą być korygowane poprzez przekreślenie błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisaniu treści poprawnych oraz daty korekty, wraz z podpisem osoby dokonującej poprawki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 10. Dowody księgowe obce i własne zewnętrzne mogą być poprawiane wyłącznie poprzez wystawienie i przesłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie poprzez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego poprawnego. 11. Dowody dokumentujące operację dostaw, wykonanie usług i robót budowlanych opłacanych w całości lub części ze środków publicznych winny być opatrzone klauzulą: ZAKUPU DOKONANO ZGODNIE Z USTAWĄ O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH STOSUJĄC TRYB... dnia... podpis Jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi do współpracy w zakresie realizacji zamówień publicznych zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w UP w Lublinie wprowadzony w życie Zarządzeniem Rektora Nr 46 z 31 października 2014r. są: a) Sekcja Nadzoru Inwestycyjnego i Remontów. b) Dział Techniczny c) Sekcja ds. Technicznej Obsługi Domów Studenckich 8

9 d) Dział Transportu e) Dział Nauki f) Uczelniane Centrum Informatyki g) Biblioteka Główna h) Dział Technologii Multimedialnych i) Pracownia Poligraficzna j) Dział Administracyjno Gospodarczy k) Sekcja Zaopatrzenia Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. 4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: a) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych b) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonywanie rozliczeń finansowych c) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych d) zapewniony jest dostęp do zbiorów bazy danych pozwalających na uzyskanie informacji o zapisach w księgach rachunkowych w danym okresie sprawozdawczym. 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco jeżeli: a) pochodzące z nich informacje są wykorzystywane do sporządzania sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS oraz rozliczeń finansowych b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzone przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca w terminie, o którym mowa w pkt 1 oraz za rok obrotowy- nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym c) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. 6. Stwierdzone błędy w zapisach w księgach rachunkowych poprawia się: a) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisania poprawki i umieszczenie daty, poprawki także muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub roku b) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi lub ujemnymi. 9

10 W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca korekty możliwe są tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. 9 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione łącznie co najmniej następujące warunki: a) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz kompletności i identyczności zapisów d) dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. III. Kontrola dowodów księgowych Dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. 2. Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z zasadami: - legalności operacje są zgodne z prawem i uregulowaniami wewnętrznymi Uczelni, z zawartymi umowami - rzetelności dane w dowodzie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej - celowości i gospodarności wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była ujęta w planie rzeczowo-finansowym i jest celowa z punktu widzenia gospodarczego, a jej realizacja nastąpiła z zachowaniem najbardziej oszczędnego użycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu uzyskania w danych warunkach optymalnych efektów. Kontroli merytorycznej dowodu księgowego (z wyłączeniem dowodów dokumentujących operacje bankowe i kasowe) dokonują kierownicy organizacyjnych lub wyznaczeni pracownicy, których w tym zakresie wynikają z zakresu czynności wykonywanych w jednostce, np. kierownicy projektu. Dokonanie sprawdzenia powinno być stwierdzone na dowodzie poprzez umieszczenie i podpisanie klauzuli: SPRAWDZONO POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM dnia., podpis.. Kontroli merytorycznej operacji bankowych i kasowych dokonują upoważnieni pracownicy Kwestury. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej zobowiązana jest sprawdzić czy dowód w sposób jednoznaczny i wyczerpujący opisuje treść operacji gospodarczej. 10

11 W przypadku dowodów zakupu należy podać źródło finansowania. Dokonując kontroli merytorycznej dowodów księgowych, uwzględnia się różne kryteria, odmienne dla określonych grup dowodów, gdyż dokumentują różnego typu operacje. Kontrolą merytoryczną objęte są w Uczelni wszystkie dowody źródłowe potwierdzające dokonanie określonych operacji gospodarczych lub finansowych, a zwłaszcza: a) zakup składników majątkowych lub usług i związane z tym rozliczenia z dostawcami: faktury, rachunki, faktury wewnętrzne, faktury korygujące b) sprzedaż usług, materiałów, towarów i rozliczenia z odbiorcami: faktury, faktury wewnętrzne, faktury korygujące c) operacje kasowe: Kasa wypłaci (KW), Kasa przyjmie (KP) d) operacje bankowe: dyspozycje zapłaty, polecenie przelewu, wyciągi bankowe e) przyjęcie i wydanie materiałów: Pz, Pw, Wz, Rw f) przyjęcie środków trwałych, likwidacja, przekazanie: OT, LT, PT g) naliczenie należnych wynagrodzeń ze stosunku pracy, naliczenie stypendiów h) naliczenie wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych: umowy, rachunki, listy płac i) rozrachunki publicznoprawne: deklaracje podatkowe, ZUS, PFRON j) dokonanie innych zapisów w księgach rachunkowych, które nie wynikają z dokonanej operacji gospodarczej lub finansowej, dla udokumentowania np. korekt błędnych zapisów, rozliczenia kosztów, dokonania odpisów aktualizujących: polecenie księgowania (PK) k) nadwyżki, niedobory w składnikach majątkowych: protokoły z inwentaryzacji, protokoły szkód. Stwierdzone w dowodzie błędy merytoryczne osoba sprawdzająca dokładnie opisuje, a następnie podejmuje czynności niezbędne do usunięcia błędów lub wstrzymania operacji gospodarczej (finansowej). 3. Kontrola formalno-rachunkowa Kontrola dowodów księgowych pod względem formalnym polega na ustaleniu czy: a) dowód został wystawiony poprawnie i zawiera dane określone w 7 pkt. 1 b) treść i forma dokumentu odpowiada wymogom prawa (np. faktura, czeki) c) dokument został wystawiony przez właściwy przez właściwy podmiot d) operacji dokonały osoby do tego upoważnione e) dołączono wymagane załączniki f) dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym przez właściwą osobę g) na dokumencie opisano tryb, w jakim dokonano zakupu towarów lub usługi zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych h) dokument zawiera sposób zapłaty. Jeżeli zakup był poprzedzony przedpłatą, na fakturze należy podać kwotę przedpłaty oraz kwotę pozostałą do zapłaty i) dane zawarte w dowodzie są zgodne z umową lub zamówieniem. W razie stwierdzenia w dowodzie błędów formalnych dowód powinien zostać zwrócony osobie, która potwierdzała dokonanie operacji gospodarczej w celu wyjaśnienia i usunięcia błędów. Kontrola dowodów pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu poprawności działań arytmetycznych przeprowadzonych na dowodzie. 11

12 Kontrolę formalno-rachunkową przeprowadzają pracownicy Działu Finansów i Płac, Działu Księgowości oraz Sekcji Rozliczeń Prac Badawczych i Projektów Unijnych. Przed kontrolą, o której mowa w ust. 1 dowodów księgowych dotyczących robót remontowo-budowlanych dowody te podlegają sprawdzeniu przez Dział Techniczny. Faktury dotyczące inwestycji kubaturowych sprawdzane są przez Sekcję Nadzoru Inwestycyjnego i Remontów. Faktury dotyczące zakupu sprzętu komputerowego sprawdza Uczelniane Centrum Informatyki. Po przeprowadzeniu kontroli formalno-rachunkowej kontrolujący opatruje dowód księgowy klauzulą o treści: SPRAWDZONO POD WZGLĘDEM FORMALNO-RACHUNKOWYM dnia., podpis.. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w 8 pkt Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym zatwierdza do realizacji kwestor lub z-ca kwestora lub kierownik Działu Księgowości oraz rektor lub prorektor lub kanclerz lub z-ca kanclerza. 5. Kwestor lub zastępca kwestora lub Kierownik Działu Księgowości zatwierdzający dowód księgowy do realizacji odpowiedzialny za dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów. 6. Fakt dokonania przez osoby o których w ust. 1 wstępnej kontroli potwierdza podpis tej osoby złożony na dowodach księgowych dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu na dokumencie obok podpisu osoby dokonującej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oznacza, że: a) nie zgłasza zastrzeżeń do dokonanej przez osoby uprawnione kontroli merytorycznej b) nie zgłasza zastrzeżeń co do kompletności dokonanej kontroli formalnorachunkowej oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie rzeczowofinansowym, a Uniwersytet posiada środki na ich pokrycie. 7. Osoba, o której mowa w ust. 5 w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument osobie dokonującej kontroli merytorycznej, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach kwestor zawiadamia pisemnie rektora. 8. W celu realizacji swoich zadań kwestor ma prawo: a) - żądać od kierowników wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; b) - wnioskować do kanclerza o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne uczelni prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. 9. Dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzone przez kanclerza i kwestora lub osoby upoważnione stają się dowodami księgowymi i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych. 12

13 10. Obieg dowodów księgowych od chwili sporządzenia lub wpływu do jednostki organizacyjnej, aż do momentu przekazania do księgowania i dekretacji i powinien być sprawny, a droga obiegu możliwie najkrótsza. Wewnętrzny obieg dokumentów powinien zapewnić: a) przekazywanie dowodów bezpośrednio do komórek organizacyjnych realizujących zadania objęte tymi dowodami i kompetentnych do ich sprawdzenia, b) terminowe i równomierne przekazywanie dowodów do Kwestury, co umożliwia bieżące prowadzenie ewidencji księgowej oraz zapobiega spiętrzeniu prac w okresach rozliczeniowych i eliminuje pomyłki, c) droga obiegu dowodów księgowych powinna być znana, aby zapewnić możliwość szybkiego ich odszukania d) skrócenie czasu przetrzymywania dowodów przez poszczególne komórki organizacyjne 11. Pracownicy Kwestury są odpowiedzialni za kompletność dokumentów do chwili przekazania do archiwum IV. Dekretacja dowodów księgowych Sprawdzone i zatwierdzone dowody księgowe przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych podlegają dekretacji. 2. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje uprawniony pracownik Działu Księgowości lub Sekcji Rozliczeń Prac Badawczych i Projektów Unijnych. 3. Dekretacja dowodów księgowych polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w księgach rachunkowych. 4. Dekretacja obejmuje następujące etapy: a) segregację dowodów księgowych b) sprawdzanie prawidłowości dokumentów c) właściwą dekretację (oznaczanie sposobu księgowania). 5. Segregacja dowodów księgowych polega na: a) wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do komórki księgowej dokumentów nie podlegających księgowaniu b) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi dziennikami np.: kasowe, bankowe, zakupu itp. c) kontroli kompletności dokumentów na oznaczone okresy np.: dzień, dekadę, miesiąc. 6. Sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych polega na ustaleniu, czy są one podpisane przez osobę kontrolującą je pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. W dowodach kasowych i bankowych stanowiących podstawę ich zapłaty należy sprawdzić czy są zaakceptowane do wypłaty przez kwestora lub z-cę kwestora lub kierownika Działu Księgowości oraz rektora lub prorektora lub kanclerza lub z-cę kanclerza. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy je zwrócić osobie dokonującej kontroli merytorycznej w celu ich uzupełnienia. 13

14 7. Właściwa dekretacja polega na: a) nadaniu dowodom księgowym numerów pod którymi zostaną zaewidencjonowane. Obowiązuje numeracja chronologiczna, odrębna dla każdego rodzaju dokumentów, która stosowana jest w każdym miesiącu b) umieszczeniu na dowodach księgowych adnotacji w jakich dziennikach dowód ma być zaksięgowany oraz na jakich kontach syntetycznych i analitycznych c) określeniu daty pod jaką dowód księgowy własny ma być zaewidencjonowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia lub daty otrzymania dowodu księgowego obcego. 8. W przypadku braku miejsca na dowodzie, dekretację można zamieścić na załączonej do dowodu karcie. 9. Wykonanie czynności dekretowania potwierdza podpisem osoba odpowiedzialna za dekretację. 10. Wydziały i inne jednostki organizacyjne Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie zobowiązane są do: a) weryfikacji wpłat oraz kosztów ze zbiorczą ewidencją księgową prowadzoną przez Kwesturę na podstawie otrzymanych rozliczeń b) zweryfikowania rozliczenia o którym mowa w punkcie a i przesłania kopii z potwierdzeniem zgodności przedstawionych danych, w przypadku braku zwrotu w/w potwierdzenia stan rozliczenia przyjmowany będzie jako zgodny z ewidencją księgową w Kwesturze, c) potwierdzenia na koniec okresu sprawozdawczego rozliczeń księgowych otrzymanych z Kwestury jako wykonania planu rzeczowo-finansowego. V. Druki ścisłego zarachowania Formularze oraz dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne ze względu na ochronę interesów Uczelni traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Należą do nich formularze druków, które objęte są kontrolą przez właściwą jednostkę przez cały czas ich posiadania. 2. W Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie obowiązują następujące druki ścisłego zarachowania: a) dokumenty kasowe ( KP, KW ) b) kwitariusze c) czeki gotówkowe d) dowody obrotu magazynowego (Pz, Pw, RW, Wz, MW, MM) e) kwitariusze przychodowo-ewidencyjne opłat f) arkusze spisu z natury g) faktury, rachunki h) karty drogowe i) inne dokumenty w zależności od potrzeb. 3. Za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialność ponosi wyznaczony pracownik jednostki organizacyjnej. Zobowiązany jest on do przechowywania dokumentów w zamkniętych urządzeniach, bądź odpowiednio zabezpieczonych szafach. 14

15 4. Przed wydaniem druków ścisłego zarachowania należy: a) oznakować (ponumerować) druki każdego rodzaju nadając im numer bieżący kolejno od początku do końca danego roku obrotowego. Jeżeli druki wypełniane są w większej ilości egzemplarzy, oznacza się tym samym numerem oryginał i wszystkie kopie b) odcisnąć na froncie druku stosowną pieczątkę wyłącznie do celów znakowania druków i dostępnej tylko dla osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami c) wpisać poszczególne druki do książki rejestru ścisłego zarachowania d) przechowywać druki w sposób umożliwiający samowolne ich pobranie przez osoby nieupoważnione e) rozliczyć pracowników z wydanych druków przed wydaniem nowej partii f) wydawać druki za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania g) druki pobierać mogą wyłącznie osoby uprawnione do ich wystawienia. 5. Zasady gospodarki drukami: indeksów, dyplomów ukończenia studiów, legitymacji studenckich oraz świadectwami ukończenia studiów podyplomowych reguluje odrębne zarządzenie rektora. VI. Przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji finansowo-księgowej Dokumentacja finansowo-księgowa w oryginalnej postaci powinna być przechowywana w siedzibie Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. 2. Dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe podlegają gromadzeniu, przechowywaniu, archiwizowaniu i ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 3. Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej umożliwiającej łatwe ich odszukanie i sprawdzenie. 4. Po zakończeniu ewidencji księgowej za rok obrotowy dowody księgowe przechowuje się tak, aby zapewnić łatwy dostęp do nich osobom upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie zabezpieczenie oraz zamknięcie pomieszczeń i regałów służących do przechowywania dokumentacji po zakończeniu godzin pracy. 5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, dane powinny być wydrukowane na papierze. 6. Dla bezpieczeństwa tworzone są codziennie kopie bezpieczeństwa. 7. Segregatory ze zbiorami dokumentów należy oznaczyć: a) nazwą jednostki b) znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji np. dokumentacja finansowoksięgowa, płacowa, magazynowa, itp. c) symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania kategorią A lub B. Symbol A oznacza materiały przechowywane trwale; symbol B z liczbą arabską lat przechowywania, oznaczoną liczbą arabską, oznacza dokumentację, która po upływie czasu przekazuje na makulaturę (przemiał). 15

16 8. Dokumentację należy przechowywać w sposób uniemożliwiający osobom nieupoważnionym ich zmianę i rozpowszechnianie, zniszczenie lub uszkodzenie. Ochronie takiej podlegają: a) dokumentacja dotycząca ustalonych i przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości tj. zakładowego planu kont, wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera b) księgi rachunkowe c) dowody księgowe d) dokumenty inwentaryzacyjne e) sprawozdania finansowe f) dokumentacja z badań sprawozdań finansowych. 9. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 10. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: a) księgi rachunkowe 5 lat b) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 50 lat c) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, d) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postepowaniu cywilnym lub objętych postepowaniem karnym lub podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, e) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności. f) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji g) dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, h) deklaracje podatkowe i ZUS 10 lat i) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat. 11. Okresy przechowywania ustalone w pkt. 10 oblicza się od końca roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 12. Dowody księgowe związane z realizacją projektów unijnych archiwizuje się zgodnie z umową o dofinansowanie projektu,przechowywanie dokumentacji projektów musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w umowie w sprawie finansowania projektu oraz zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 42 z dnia 28 sierpnia 2015 r. w sprawie zmiany Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie. 13. Udostepnienie zbiorów dokumentów lub ich części osobom trzecim do wglądu na terenie Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie wymaga zgody rektora lub osoby przez niego upoważnionej. Zbiory dokumentów mogą być udostępnione poza siedzibą jednostki wyłącznie za pisemną zgodą rektora oraz po pozostawieniu 16

17 w Uniwersytecie potwierdzonego spisu udostępnionych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. VII. Szczególne zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z programów Unii Europejskiej Wydatkowania w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie, zwanym dalej Uniwersytetem, środków pochodzących z programów Unii Europejskiej należy dokonywać zgodnie z Ustawą prawo zamówień publicznych oraz obowiązującymi w Uczelni zasadami wydatkowania środków publicznych. Na dokumentach księgowych należy umieścić podstawę prawną zakupu, zgodnie z Ustawą prawo zamówień publicznych. Zgodność poświadcza pracownik odpowiedzialny za realizację procedury zgodnie z PZP i przepisami UE min. szczególnie wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, zapisami umowy o dofinansowanie. 2. Wydatki dokonane zgodnie z harmonogramem należy uzgadniać ustnie z kierownikiem projektu. 3. Wydatki wymagające zmiany w harmonogramie i/lub budżecie projektu wymagają pisemnej zgody Kierownika projektu w uzgodnieniu z Instytucją Wdrażającą/ Instytucją Zarządzającą. 4. Dokumenty finansowe (faktury, rachunki, listy płac, noty księgowe i inne dokumenty o znaczeniu równoważnym) pod względem zgodności z harmonogramem realizacji projektu, rzeczową i merytoryczną realizacją projektu zatwierdza kierownik lub koordynator merytoryczny projektu. 5. Dokumenty finansowe, pod względem zgodności z kwalifikowalnością kosztów programu, z którego współfinansowany jest projekt i zapisami umowy o dofinansowanie projektu, zatwierdza pracownik odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o płatność i prawidłowe rozliczenie projektu. 6. Faktury i inne dokumenty równoważne wraz z wymaganymi załącznikami dotyczące inwestycji kubaturowych pod względem merytorycznym sprawdzane są przez Sekcję Nadzoru Inwestycyjnego i Remontów i zatwierdzane przez osobę funkcyjną w projekcie. 7. Dokumenty finansowe (faktury, rachunki, listy płac, noty księgowe i inne dokumenty o znaczeniu równoważnym) muszą być opisane zgodnie z wytycznymi danego programu, z którego współfinansowany jest projekt, a w szczególności winny obligatoryjnie zawierać: numer umowy, nazwę zadania i wysokość wydatków kwalifikowalnych,źródła finansowania i ich podział. Dodatkowe elementy muszą być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi programowymi UE. 8. Opisane zgodnie z powyższymi procedurami dokumenty księgowe wraz z wymaganymi załącznikami są przekazywane do Kwestury jako zatwierdzone do dalszej realizacji. 9. Kwestura realizuje dyspozycje finansowe na podstawie otrzymanych oryginalnych i kompletnych dokumentów. 10. Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest w Kwesturze. 11. Pod względem formalno-rachunkowym sprawdzają i zatwierdzają osoby upoważnione: kanclerz lub zastępca kanclerza oraz kwestor lub zastępca kwestora lub kierownik Działu Księgowości lub osoba funkcyjna. 17

18 12. Dekretacji i segregacji dokonuje osoba księgująca dowody księgowe 13. Płatności uiszczane będą przelewem z konta projektu. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli program z którego współfinansowany jest projekt dopuszcza płatności gotówką, należności wypłacane mogą być w kasie Uczelni i refundowane poprzez jej zasilenie z konta projektu lub regulowane w formie płatności z konta projektu na konto osobiste pracownika, który płatności tej dokonał. 14. W przypadku zamówień przez magazyn należy złożyć zapotrzebowanie do osoby odpowiedzialnej za zamówienia do magazynu Uczelni. W opisie faktury należy podać odpowiednio tytuł projektu, nr umowy o dofinansowanie i informację o podstawie kwalifikowalności kosztów potwierdzone przez osobę funkcyjną w projekcie. 15. W przypadku braku środków na koncie projektu możliwe jest zasilenie konta projektu z konta Uczelni za pisemną zgodą rektora lub osoby upoważnionej. Po przekazaniu środków na konto projektu przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Zarządzającą niezwłocznie należy zwrócić na konto Uczelni kwotę w wysokości równej zasileniu. 16. W przypadku, gdy w budżecie nie przewidziano refundacji opłat za prowadzenie rachunku bankowego i prowizji bankowych od dokonanych operacji, opłaty te nie są kosztami kwalifikowalnymi, koszty z tytułu tych opłat pokrywane są z konta Uczelni. 17. Pełna dokumentacja projektowa przechowywana jest w Uczelni przez okres przewidziany w programie oraz zgodnie z obowiązującą w Uczelni Instrukcją kancelaryjną i wykazem rzeczowym akt. VIII. Obieg dokumentów 15 Obieg dokumentów finansowo-księgowych obejmuje drogę tych dokumentów od chwili ich sporządzenia bądź wpływu do Uniwersytetu poprzez dekretację do zakończenia ich przechowywania. Zasady prowadzenia gospodarki materiałowej i obiegu obowiązujących dokumentów z zakresu tej gospodarki stanowi załącznik nr 1. Wykaz obowiązujących dokumentów z zakresu gospodarki środkami trwałymi i zasady ich obiegu stanowi załącznik nr 2. Wykaz obowiązujących dokumentów z zakresu inwentaryzacji i zasady ich obiegu stanowi załącznik nr 3. Zasady prowadzenia gospodarki finansowej, wykaz dokumentów z zakresu gospodarki finansowej stanowi załącznik nr

19 Zał. Nr 1 GOSPODARKA MATERIAŁOWO-TOWAROWA 1. Zakupione materiały mogą być przeznaczone bezpośrednio do zużycia lub przekazane do magazynu. 2. Przyjmowane do magazynu materiały powinny być odebrane zarówno pod względem ilościowym i jakościowym. 3. Odbiór ilościowy dokonywany jest przez magazyniera i polega na: a) przeliczeniu, przeważeniu lub obmierzeniu przedmiotu dostawy b) porównaniu otrzymanych wyników z załączonym dowodem tej dostawy (specyfikacją dostawy, listem przewozowym, kopią faktury dostawy) c) sprawdzenie rodzaju, ilości, i stanu opakowania. 4. Odbioru jakościowego materiałów dokonuje komisja lub wyznaczona do tego celu przez kierownika jednostki dla której dokonano zakupu. Polega on na sprawdzeniu charakterystycznych cech przedmiotu dostawy z określeniami zawartymi w specyfikacji dostawy oraz zgodności dostawy z zamówieniem 5. W magazynie powinien znajdować się spis osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów rozchodu materiałów i wzory podpisów tych osób. Magazynier sprawdza prawidłowość wystawienia dokumentu i podpisy osób zatwierdzających. Zrealizowany dowód podpisuje magazynier i osoba upoważniona do odbioru materiału. 6. Wszystkie dowody obrotu materiałowego wpisane do kartoteki ilościowej prowadzonej w magazynie podlegają przekazaniu do Działu Księgowości w możliwie najszybszym terminie. 7. W odniesieniu do zapasów materiałów Uczelnia prowadzi ewidencję ilościowowartościową. Ewidencja jest prowadzona dwuszczeblowo, tj. w Module Magazynowym (ewidencja ilościowo-wartościowa) i w Module Finansowo- Księgowym (ewidencja wartościowa) w sposób umożliwiający ustalenie w poszczególnych magazynach: a) obrotów materiałowych b) stanu zapasów na koniec każdego miesiąca. Gospodarstwa Doświadczalne prowadzą ewidencję zapasów w ujęciu ilościowowartościowo systemem ręcznym na kartotekach magazynowych oraz wartościowo w Module Finansowo-Księgowym. Rozchód materiałów z magazynu wycenia wg metody FIFO. Zakupy materiałów bezpośrednio przekazywane do jednostek organizacyjnych (do zużycia) są odnoszone w koszty w momencie zakupu wg ceny netto powiększonej o podatek VAT niepodlegający odliczeniu. 8. Ewidencje ilościowe i ilościowo-wartościowe powinny być zgodne ze stanem ilościowym poszczególnych asortymentów. Sprawdzenie zgodności odbywa się raz w miesiącu. Powyższe uzgodnienia powinny być bezwzględnie dokonane przed przystąpieniem do inwentaryzacji. 19

20 Załącznik 1.1 DOKUMENTY DOTYCZĄCE GOSPODARKI MATERIAŁAMI I TOWARAMI Lp. Nazwa dokumentu Komorka wystawiająca dokument Podstawa wystawienia Ilośd egzemplarzy Termin sporządzenia Termin przekazania do FK zapotrzebowanie wyznaczony pracownik jedn. org. 2. zamówienie pracownik działu Sekcji zaopatrzenia UP 3. rejestr ewidencji złożonych zamówieo 4. przyjęcie materiału z zewnątrz PZ 5. wywieszka magazynowa 6. protokół reklamacyjny zamawiający dział zaopatrzenia 7. wydanie materiałów na zewnątrz WZ 8. f-ra wystawiona przez UP planowanie potrzeb jedn. org. UP zapotrzebowanie jedn. org. UP oryginał jednostka realizująca kopia jedn. org. wystawiająca elektronicznie dostawca kopia Sekcja zaopatrzenia pracownik działu Sekcji zaopatrzenia UP magazynier f-ra, rachunek 3 egzemplarze: oryginał, kopia Dział Księgowości kopia magazynier wg Zarządzenia Rektora Nr 32/04 wg potrzeb wystawione zamówienie 1 egzemplarz w dniu wystawienia zamówienia w dniu dostawy magazynier na podstawie dowodu PZ 1 egzemplarz - magazyn w dniu przyjęcia materiału braki i wady materiału oryginał dostawca kopia zamawiający Sekcja zaopatrzenia UP zlecenie wydania 4 egzemplarze: oryginał odbiorca kopia magazyn kopia Dział Księgowości kopia Sekcja zaopatrzenia upoważnieni pracownicy jedn. org. UP decyzja 3 egzemplarze: oryginał adresat kopia Dział Księgowości kopia jednostka wystawiająca wg zapisu zawartego w umowie przetargowej w dniu wydania materiału po realizacji dostawy 3 dni od daty sporządzenia 3 dni od wydania materiałów 3 dni od daty wystawienia 20

21 9. pobranie materiału z magazynu MW 10. korekta przyjęcia materiału z zewnątrz PZK 11. Przesunięcie międzymagazynowe MM 12. Przyjęcie materiałów z wytworzenia Pw upoważnieni pracownicy jedn. org. zapotrzebowanie 3 egzemplarze: oryginał Dział Księgowości kopia magazynier kopia pobierający materiał magazynier Korekta f-ry od dostawcy 3 egzemplarze: oryginał, kopia Dział Księgowości kopia magazynier magazynier zapotrzebowanie 3 egzemplarze: oryginał Dział Księgowości kopia magazynier kopia pobierający materiał upoważnieni pracownicy jedn. org. UP oryginał Dział Księgowości kopia wystawiający w dniu pobrania w dniu otrzymania f-ry korygującej w dniu pobrania w dniu przyjęcia 3 dni od wydania materiałów 3 dni od daty sporządzenia 3 dni od wydania materiałów 3 dni od daty sporządzenia 21

22 Załącznik 1.2 DOKUMENTY DOTYCZĄCE ZAKUPU ŚRODKÓW TRWAŁYCH, MATERIAŁÓW, TOWARÓW I USŁUG WYSTAWIONE PRZEZ KONTRAHENTÓW (ZEWNĘTRZNE) Lp. Nazwa dokumentu Komórka wystawiająca dokument Podstawa wystawienia 1. rachunek kontrahent zamówienie lub zlecenie 2. faktura faktura zaliczka kontrahent 3. f-ra korygująca kontrahent 4. faktura RR jednostka UP dokonująca zakupu 5. nota korygująca pracownik Kwestury umowy, zamówienia, otrzymanie zaliczki błąd rachunkowy w fakturze, zmiana ceny, zwrot towaru nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego pomyłki nie mające wpływu na wartośd kwoty w fakturze Ilośd egzemplarzy Termin sporządzania Termin przekazania do FK oryginał Dział Księgowości, Sekcja Rozliczeo Prac Badawczych i Projektów Unijnych kopia - kontrahent oryginał Dział Księgowości, Sekcja Rozliczeo Prac Badawczych i Projektów Unijnych kopia - kontrahent oryginał Dział Księgowości, Sekcja Rozliczeo Prac Badawczych i Projektów Unijnych kopia - kontrahent 3 egzemplarze: oryginał rolnik ryczałtowy kopia Dział Księgowości, Sekcja Rozliczeo Prac Badawczych i Projektów Unijnych kopia jednostka wystawiająca fakturę 3 egzemplarze: oryginał, kopia kontrahent kopia Dział Finansów i Płac, Sekcja Rozliczeo Prac Badawczych i Projektów Unijnych nie później niż 15 dnia m-ca nast. po m-cu w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę nie później niż 15 dnia m-ca nast. po m-cu w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę na okolicznośd pomyłek rachunkowych nie później niż 15 dnia m-ca nast. po m-cu w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę na okolicznośd pomyłek np.: w adresie na bieżąco na bieżąco na bieżąco na bieżąco na bieżąco 22

23 Załącznik 1.3 DOKUMENTY STOSOWANE W ZAKRESIE SPRZEDAŻY TOWARÓW I USŁUG WYSTAWIANE PRZEZ UP Lp. Nazwa dokumentu Komórka wystawiająca dokument pracownik upoważniony do 1. Faktura, wystawiania faktur faktura zaliczka 2. f-ra korygująca pracownik upoważniony do wystawiania faktur 3. nota księgowa upoważnieni pracownicy jednostek org. UP 3. nota korygująca kontrahent Podstawa wystawienia Ilośd egzemplarzy Termin sporządzania Termin przekazania do FK odpłatne świadczenie 3 egzemplarze: nie później niż 15 dnia m-ca na bieżąco, nie usług lub dostawa oryginał kontrahent nast. po m-cu w którym później niż 15 dnia m- towarów wg umów, kopia Dział księgowości dokonano dostawy lub ca nast. po m-cu w otrzymanie zaliczki wykonano usługę którym dokonano dostawy lub błędy rachunkowe w fakturze oraz zmiana ceny odpłatne świadczenie usług lub dostawa towarów wg umów, otrzymanie zaliczki pomyłki nie mające wpływu na wartośd kwoty w fakturze oryginał kontrahent kopia Dział księgowości 3 egzemplarze: oryginał jedn. otrzymująca, kopia Dział księgowości kopia- jedn. wystawiająca oryginał Dział księgowości kopia kontrahent na okolicznośd błędów rachunkowych w fakturze na bieżąco na okolicznośd pomyłki w adresie wykonano usługę Na bieżąco, korekty na minus muszą posiadad akceptację odbiorcy na bieżąco na bieżąco 4. rejestr sprzedaży pracownik odpowiedzialny za rozliczenia VAT na podstawie faktur UP 1 egzemplarz oryginał Pracownik Działu Księgowości do 15-tego każdego m-ca za m-c poprzedni do 15 dnia m-ca za m-c poprzedni Nadzór nad w/w dokumentami sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej. 23