Bogdan Majkowski SKŁADKI. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS VADEMECUM PŁATNIKA

Transkrypt

1 Bogdan Majkowski SKŁADKI Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS 2015 VADEMECUM PŁATNIKA

2 Składki 2015 Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS VADEMECUM PŁATNIKA

3 Autor Bogdan Majkowski Kierownik grupy wydawniczej Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca Agnieszka Gorczyca Redaktor Renata Kajewska Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Monika Rychalska Skład i łamanie Triograf, Dariusz Kołacz Druk Drukarnia Miller Nakład 300 egz. ISBN NR PRODUKTOWY UOW 49 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks , cok@wip.pl NIP: , KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego zł. Publikacja Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została opracowana we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS chronione jest prawem autorskim. Przedruk materiałów zamieszczonych w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Informacje o prenumeracie tel.: , cok@wip.pl 2

4 Spis treści Wykaz skrótów użytych w książce Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek Objęcie obowiązkiem ubezpieczeń członków rad nadzorczych Roczna informacja o pobranych składkach Zmiana wynagrodzenia minimalnego Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost obciążeń za niektórych pracowników Większe daniny zusowskie przedsiębiorców Inni ubezpieczeni Większe refundacje za bezrobotnych Składki na Fundusz Pracy Podstawa warunkująca naliczanie składek Dochody osiągane z kilku źródeł Podleganie ubezpieczeniom Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich Świadczenia chorobowe Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe Przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek Nagrody jubileuszowe Odprawy i odszkodowania przy rozwiązaniu stosunku pracy Ekwiwalenty i ryczałty Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku ze składkami z tytułu umów ubezpieczenia na życie Inne kwoty i należności Świadczenia finansowane z ZFŚS a podstawa wymiaru Warunki nieoskładkowania posiłków Korzyści materialne dla podwładnych Inne świadczenia Skutki nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek

5 Spis treści Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe Ograniczenie składek emerytalno-rentowych Konsekwencje nieprawidłowej podstawy Zwrot albo dopłata składek Korekta druków rozliczeniowych Odsetki za zwłokę Opłata dodatkowa Wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego Dodatkowe sankcje dla płatników składek Najczęstsze problemy płatników Pomijanie wynagrodzenia chorobowego w podstawie wymiaru składek zdrowotnych Niekorygowanie podstawy składki zdrowotnej Nieprzekazanie pracownikowi nadpłaconych składek Nieprzeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych Oczekiwanie na decyzję ZUS w sprawie odsetek za zwłokę Wniosek o nadpłacone składki w związku z przekroczeniem rocznej kwoty granicznej Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek a deklaracja ZUS DRA Kontrola przy kilku płatnikach Pisemne oświadczenia o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej Informacje ze strony ZUS Podstawa wymiaru składek w miesiącu przekroczenia ZUS RCA Wystąpienie o nadpłatę Wniosek do ZUS o zwrot nienależnie opłaconych składek Korekta dokumentów rozliczeniowych Skorygowanie zaniżonej składki zdrowotnej Rozliczenie płatnika z ubezpieczonym Zwrot składek bezpośrednio przez ZUS Postępowanie w przypadku nadpłaty składek Składki emerytalno-rentowe w pytaniach i odpowiedziach Ryczałt za godziny nadliczbowe jest oskładkowany Wyłączenie dodatku stażowego z podstawy wymiaru jest ograniczone

6 Spis treści Składki przy umowach o zakazie konkurencji zależą od tego, czy wypłaca się je obecnemu czy byłemu pracownikowi Do wypłaconego ryczałtu na jazdy lokalne dla chorego pracownika trzeba doliczyć odsetki Dieta powinna być zmniejszona Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe zasądzone przez sąd Podstawa składek w przypadku nałożenia kary pieniężnej Wypłata dla wdowy po pracowniku nie będzie oskładkowana Paczki z funduszu socjalnego muszą być finansowane zgodnie z przepisami Korekta 30-krotności dotycząca zmarłego pracownika może rozciągnąć się w czasie Pracownik nie musi otrzymać dodatkowych informacji od pracodawcy O przekroczeniu kwoty granicznej pracownik może poinformować ustnie Kwotę nadpłaty należy obliczyć dokładnie Wyrównanie po przekroczeniu rocznej podstawy Informacje o przekroczeniu należy umieścić w zaświadczeniu ZUS Rp Rozdział 3. Składka chorobowa Ubezpieczenie obowiązkowe lub dobrowolne Ograniczenie składek dobrowolnych Decyzja o przystąpieniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego Rozdział 4. Składki wypadkowe po 31 marca 2014 r Sprawdzenie liczby ubezpieczonych Osoby ubezpieczone tylko przez jeden dzień Dwukrotne ubezpieczenie w jednym miesiącu Ustalenie przeciętnej liczby ubezpieczonych Przyjęcie stanu z miesiąca, w którym zgłoszono pierwszego ubezpieczonego Zawiadomienie z ZUS o obowiązującej stopie składek wypadkowych Brak informacji z ZUS Połowa najwyższej stopy określonej w rozporządzeniu Płatnicy bez numeru REGON

7 Spis treści Stopa składek według PKD REGON z 31 grudnia poprzedniego roku Sprawdzenie obowiązującej stopy składek wypadkowych Składki w nowej wysokości od wszystkich wypłat dokonanych po 31 marca Rozdział 5. Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych Składki na FP Wysokość przychodu Praca przez część miesiąca Niepełnoetatowcy Dochody z kilku źródeł Podstawa i wysokość składek na FP Składki na FGŚP Nie tylko pracownicy Składki pracownika na FGŚP Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) Wymiar czasu pracy ZUS DRA Składki na FP, FGŚP oraz FEP w pytaniach i odpowiedziach Umowa o dzieło nie musi być oskładkowana Syn właściciela firmy zatrudniony na podstawie umowy o pracę nie zapłaci wszystkich składek Działalność prowadzona samodzielnie a obowiązek liczenia składek na FP i FGŚP Nagroda jubileuszowa nie zawsze będzie oskładkowana Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek dotyczy tylko składek emerytalno-rentowych Praca wykonywana przez część miesiąca oznacza mniejsze składki Premia za okres, kiedy nie była świadczona praca szczególna Przekroczenie rocznej kwoty granicznej w miesiącu rozpoczęcia pracy objętej składkami na FEP Rozdział 6. Składka zdrowotna Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne

8 Spis treści Podstawa u przedsiębiorców Bez ograniczeń i dzielenia Świadczenia chorobowe w podstawie wymiaru składki zdrowotnej Oskładkowanie rodziny Rozdział 7. Składki w dokumentacji ZUS Druki składkowe Imienne raporty miesięczne ZUS RCA Imienne raporty miesięczne ZUS RCA oraz ZUS RZA Informacja o zmianie wymiaru czasu pracy w ZUS RCA Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA Druk ZUS IWA Składki w dokumentacji ZUS w pytaniach i odpowiedziach Premię rozlicza się z odpowiednim kodem Wypłata premii po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń Powrót do pracy po urlopie wychowawczym należy wykazać w ZUS Za zleceniobiorcę trzeba złożyć dwa raporty Odprawy rentowej nie rozlicza się w ZUS RCA Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wykazuje się w ZUS DRA Składki na FEP można rozliczyć za część miesiąca Sumy wykazane w deklaracji można skorygować na dwa sposoby Rozdział 8. Składki z tytułu pracy na urlopach macierzyńskich i wychowawczych Urlop macierzyński i urlop rodzicielski Ubezpieczenia z umowy zlecenia Umowa o dzieło bez składek Umowa o pracę na ogólnych zasadach Podstawa składek Dokumenty do ZUS Urlop wychowawczy Ze zlecenia oraz umowy o pracę ubezpieczenia obowiązkowe

9 Spis treści Brak ubezpieczeń z umowy o dzieło Formularze dla ZUS Inne formy zarobkowania Rozdział 9. Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła Ubezpieczenia przy umowie Składki na Fundusz Pracy Ubezpieczenie chorobowe Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Podstawa wymiaru składek Terminy Dokumentacja składkowa Długie zlecenia w których odpłatność określono w stawce kwotowej Roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne Dodatkowe umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami Zlecenie z własnym pracownikiem Umowa zlecenia ze studentem, który jest własnym pracownikiem Umowa zlecenia z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem Wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla zleceniobiorców Umowa o dzieło z własnym pracownikiem Umowa o dzieło z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem Umowy o dzieło ze studentem, który jest własnym pracownikiem Pracownik na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy zasiłku macierzyńskim Przy dziele z własnym pracodawcą przez osobę prowadzącą działalność decyduje wysokość wynagrodzenia Środki odwoławcze Korekta druków po uznaniu zleceń za umowę o pracę Składki też mogą wymagać skorygowania Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła w pytaniach i odpowiedziach Absolwent po wakacjach nie jest już uczniem Zlecenie ze studentem własnym pracownikiem traktuje się jak etat Przy zleceniu emerytów i rencistów trzeba sprawdzić, czy są oni pracownikami

10 Spis treści Pracownika zleceniobiorcę nie zgłasza się do ZUS Pracownika zleceniobiorcę na urlopie macierzyńskim zgłasza się do ubezpieczeń na jego prośbę Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń Pracownika zleceniobiorcę na urlopie bezpłatnym i wychowawczym zgłasza pracodawca Zleceniobiorców należy objąć ubezpieczeniem wypadkowym Pracownika zleceniobiorcę z niskim wynagrodzeniem zawsze zgłasza się do ZUS Niektórzy mogą zrezygnować z ubezpieczeń Przy zgłoszeniu do ubezpieczeń należy złożyć druk ZUS ZUA Przy kilku umowach zlecenia decyduje ta zawarta najwcześniej Ubezpieczenie można kontynuować Składki dotyczą tego miesiąca, za który jest wypłata Rozdział 10. Składki dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą Podstawy przy składce emerytalno-rentowej Składki wypadkowe oraz chorobowe Składka zdrowotna od wyższej podstawy Składka na FP tylko od pełnej podstawy składek emerytalno-rentowych Rozdział 11. Wyciąg z aktów prawnych Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz ze zm.) Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.) Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz ze zm.) Ustawa z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 272 ze zm.) Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz ze zm.)

11 Wykaz skrótów użytych w książce SN Sąd Najwyższy ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP Państwowa Inspekcja Pracy GIP Główny Inspektorat Pracy Kodeks pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502) ustawa systemowa ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) ustawa chorobowa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159) ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz ze zm.) Ordynacja podatkowa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) ustawa o zwolnieniach grupowych ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90 poz. 844 ze zm.) ustawa emerytalna ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) ustawa o ZFŚS ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) rozporządzenie składkowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz ze zm.) 10

12 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Rok 2015 przyniósł kolejne zmiany w rozliczaniu składek do ZUS, a także w obowiązkach płatników składek w tym zakresie. Część z nich wprowadza nowelizacja ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), część zmian zaś ma związek z nową kwotą minimalnego wynagrodzenia za pracę, która wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 roku. Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek Pierwszą z istotnych zmian, która weszła w życie jeszcze w 2014 r., a konkretnie z dniem 1 grudnia tego roku, jest skrócenie terminu na poinformowanie ZUS o zmianach w danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek. Od tej daty na przekazanie takiej informacji płatnik ma 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Przypomnijmy, że poprzednio termin ten był dłuższy i wynosił 14 dni od zaistnienia jednej z wymienionych okoliczności. 11

13 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Objęcie obowiązkiem ubezpieczeń członków rad nadzorczych Drugą ze zmian wprowadzoną tym razem z dniem 1 stycznia 2015 r. jest objęcie członków rad nadzorczych otrzymujących wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Przed zmianą podlegali oni obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Rolę płatnika składek pełni tu podmiot, w którym działa rada nadzorcza, a podstawę składek stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rady nadzorczej, niezależnie od sposobu ich powoływania. Roczna informacja o pobranych składkach Płatnicy składek mają obowiązek przekazania osobom ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. Z uwagi na to, że w roku bieżącym 28 luty przypada w sobotę, obowiązującym w 2015 roku jest 2 marca. Informacje te powinny być przekazane w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego o ile zainteresowani wyrażą na to zgodę. Przypomnijmy, że na przekazanie pierwszej rocznej informacji płatnicy mieli czas do 28 lutego 2013 r. Żeby ułatwić realizację wspomnianego obowiązku, rozporządzenie z 9 września 2013 r. wprowadziło nowy wzór specjalnego formularza, który został zatytułowany Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Zmiana wynagrodzenia minimalnego Zmiana wynagrodzenia minimalnego od 1 stycznia 2015 r. spowodowała wzrost obciążeń składkowych płaconych za niektóre grupy ubezpieczonych, minimalnych świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom, a także konieczność ponownego sprawdzenia, czy za daną osobę należy odprowadzać składkę na Fundusz Pracy. Wysokość wynagrodzenia minimalnego ma również wpływ na istnienie obowiązku ubezpieczeń społecznych przy niektórych zbiegach tytułów. Zmiany te nakładają na płatników składek lub świadczeń chorobowych obowiązek dokonania stosownych przeliczeń. 12

14 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost obciążeń za niektórych pracowników Podstawę wymiaru składek w przypadku pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskany z tytułu pozostawania w stosunku pracy z pewnymi nieistotnymi tu wyłączeniami. Dla znacznej części pracowników przychód ten odpowiada kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w latach Pełne wynagrodzenie minimalne Wynagrodzenie minimalne w pierwszym roku pracy zawodowej 2014 rok zł zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) 2015 rok zł zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) Zmiana wynagrodzenia minimalnego pociąga więc za sobą zmianę podstaw wymiaru składek, a tym samym składek u pracowników otrzymujących takie właśnie wynagrodzenie. To z kolei nakłada na pracodawców konieczność przeprowadzenia stosownych przeliczeń. Z umowy o pracę wynika, że pobory pracownika składają się tylko z wynagrodzenia zasadniczego, którego wysokość odpowiada aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Staż zawodowy tej osoby wynosi 3 lata. Składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane ze środków pracodawcy, należne za grudzień 2014 r. wyniosły więc: na ubezpieczenie emerytalne 163,97 zł (1.680 zł 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 109,20 zł (1.680 zł 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe (przy założeniu, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 2,53%) 42,50 zł (1.680 zł 2,53%), na Fundusz Pracy 41,16 zł (1.680 zł 2,45%), na Fundusz Gwar Razem z własnych środków pracodawca musiał więc zapłacić 358,51 zł. W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę od stycznia 2015 r. wzrosła też 13

15 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS podstawa wymiaru składek za tego pracownika. Począwszy od stycznia 2015 r., pracodawca opłaca z własnych środków następujące kwoty składek: na ubezpieczenie emerytalne 170,80 zł (1.750 zł 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 113,75 zł (1.750 zł 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe 44,28 zł (1.750 zł 2,53%), na FP 42,88 zł (1.750 zł 2,45%), na FGŚP 1,75 zł (1.750 zł 0,1%). Razem obciążenia te wynoszą 373,46 zł, a to oznacza wzrost w stosunku do roku ubiegłego o 14,95 zł. Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodowała także odpowiedni wzrost wysokości składek finansowanych ze środków pracownika. Większe daniny zusowskie przedsiębiorców Wzrost wynagrodzenia minimalnego znalazł również odzwierciedlenie w wysokości składek płaconych przez prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, spełniających wymogi określone w art. 18a ustawy systemowej, dla których najniższa podstawa składek odpowiada 30% aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przypomnijmy, że z możliwości takiej mogą skorzystać przez okres pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia działalności osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych. Przywilej ten nie ma jednak zastosowania wobec osób, które: prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność, wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy albo spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres prowadzonej obecnie działalności gospodarczej. 14

16 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą spełnia warunki określone w art. 18a ustawy systemowej, w związku z czym składki na ubezpieczenia społeczne opłaca od podstawy odpowiadającej 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmiana tego wynagrodzenia od stycznia 2015 roku spowodowała wzrost podstawy wymiaru składek z kwoty 504 zł (obowiązującej w 2014 roku) do kwoty 525 zł. Wysokość składek Wysokość składek Wzrost o za grudzień 2014 r. od stycznia 2015 r. Ubezpieczenie emerytalne 98,38 zł (504 zł 19,52%) 102,48 zł (525 zł 19,52%) 4,10 zł Ubezpieczenia rentowe 40,32 zł (504 zł 8%) 42 zł (525 zł 8%) 1,68 zł Ubezpieczenie wypadkowe (przy założeniu, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 1,93%) 9,73 zł (504 zł 1,93%) 10,13 zł (525 zł 1,93%) 0,40 zł Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe 12,35 zł (504 zł 2,45%) 12,86 zł (525 zł 2,45%) 0,51 zł Inni ubezpieczeni Podwyższenie od 1 stycznia 2015 r. minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodowało wzrost podstaw wymiaru składek oraz samych składek jeszcze u wielu innych grup ubezpieczonych. Określając podstawę wymiaru składek, ustawa systemowa w kilku miejscach odnosi się bowiem do obecnej wysokości wynagrodzenia minimalnego. Wzrost wynagrodzenia minimalnego ma też wpływ na wysokość obowiązującej od 1 stycznia 2015 r. minimalnej podstawy wymiaru składek emerytalno- -rentowych opłacanych za osoby: przebywające na urlopie wychowawczym, sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są zleceniobiorcami, którzy wykonywali pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przez okres co najmniej 6 miesięcy, i którzy zaprzestali jej wykonywania. 15

17 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Ubezpieczeni, u których wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodował wzrost podstaw wymiaru składek Grupa ubezpieczonych Składki liczone są od podstawy odpowiadającej Osoby wykonujące pracę na podstawie Zadeklarowanej kwocie, umowy agencyjnej lub umowy zlecenia nie niższej od wynagrodzenia minimalnego albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące jeśli wynagrodzenie za wykonanie tych umów określono w inny sposób niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie Osoby podlegające dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym na pod- nie niższej od wynagro- Zadeklarowanej kwocie, stawie art. 7 ustawy systemowej, tj. osoby, dzenia minimalnego które nie spełniają warunków do objęcia tymi ubezpieczeniami obowiązkowo i przystapią do nich dobrowolnie Duchowni Kwocie wynagrodzenia minimalnego łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych Duchowni pozostający w stosunku pracy, Różnicy między członkostwa w spółdzielni lub służby, których wynagrodzeniem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia minimalnym a kwotą emerytalno-rentowe z tych tytułów, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od składek z wymienionych podstawy wymiaru wynagrodzenia minimalnego tytułów Osoby sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami duchownymi podlegającymi z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym przez okres co najmniej 6 miesięcy Wynagrodzeniu minimalnemu Przepis ustawy systemowej określający podstawę wymiaru składek Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 4 pkt 5a Art. 18 ust. 4c Art. 18 ust. 5d 16

18 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Zgodnie z art. 18 ust ustawy systemowej podstawa ta nie może bowiem być niższa niż 75% kwoty wynagrodzenia minimalnego. Większe refundacje za bezrobotnych Skutkiem podwyższenia minimalnego wynagrodzenia za pracę jest nie tylko wzrost obciążeń składkowych za niektóre grupy ubezpieczonych, ale również wzrost różnego rodzaju refundacji przysługujących z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych. Przy okazji warto zauważyć, że w wyniku nowelizacji ustawy o promocji zatrudnienia, z dniem 1 lipca 2014 r. uległa znacznemu rozszerzeniu grupa bezrobotnych wykonujących prace w ramach prac interwencyjnych albo robót publicznych, na których przysługują refundacje kosztów poniesionych na wynagrodzenia i składki. Poprzednio dotyczyło to tylko osób będących w szczególnej sytuacji na rynku pracy. Obecnie refundacją taką mogą być objęci wszyscy bezrobotni. Pracodawcy najczęściej korzystają z jednorazowej refundacji opłaconych składek, o której mowa w art. 47 ustawy o promocji zatrudnienia, a która przysługuje, jeżeli: pracodawca zatrudniał skierowanego bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej 12 miesięcy oraz po upływie tego okresu nadal zatrudnia tę osobę. Maksymalna wysokość tej refundacji nie może przekroczyć 300% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu spełnienia powyższych warunków. W 2014 roku maksymalna kwota refundacji wynosiła więc zł, a z dniem 1 stycznia 2015 r. wzrosła do zł. Inne rodzaje refundacji, których wysokość uzależniona jest od wynagrodzenia minimalnego, przedstawia tabela. 17

19 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Refundacje przysługujące z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych uzależnione od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę Prawo do refundacji ma pracodawca, który Refundacją objęte są Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Bezrobotni zatrudnieni w ramach prac interwencyjnych Zatrudnił co najmniej w połowie Część kosztów poniesionych na Art. 51 ust. 2 wymiaru czasu pracy na okres wynagrodzenia, nagrody oraz do 6 miesięcy skierowanych bezrobotnycne skierowanych bezrobotnych składki na ubezpieczenia społecz- w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty połowy minimalnego wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdą osobę bezrobotną Zatrudnił na okres do 12 miesięcy skierowanych bezrobotnych Zatrudnił w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego, Kwota uprzednio uzgodniona, nieprzekraczająca jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdego bezrobotnego, jeżeli refundacja obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc ich zatrudnienia Koszty wypłaconego wynagrodzenia, nagród oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia, jeżeli zwrot obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc; refundacja może objąć okres do 18 miesięcy Art. 51 ust. 3 Art. 56 ust. 2 18

20 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Prawo do refundacji ma pracodawca, który Zatrudnił na okres do 6 miesięcy w wymiarze nieprzekraczającym połowy wymiaru czasu pracy przy pracy niezwiązanej z wyuczonym zawodem skierowanych bezrobotnych będących dłużnikami alimentacyjnymi w rozumieniu przepisów o pomocy osobom uprawnionym do alimentów Refundacją objęte są Bezrobotni wykonujący roboty publiczne Część poniesionych kosztów na wynagrodzenia, nagrody i składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty ustalonej jako iloczyn liczby zatrudnionych bezrobotnych i połowy wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w ostatnim dniu zatrudnienia każdego rozliczanego miesiąca, łącznie ze składką na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Art. 57 ust. 4 oraz ust. 6 Składki na Fundusz Pracy Podstawa warunkująca naliczanie składek Jedną z przesłanek powodujących konieczność naliczania składek na Fundusz Pracy jest to, aby podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalno-rentowe u danej osoby odpowiadała w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę lub 80% tego wynagrodzenia w pierwszym roku pracy zawodowej, a w przypadku osób wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania co najmniej 50% wynagrodzenia minimalnego (art. 104 ust. 1 oraz art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia). Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę mogła spowodować objęcie obowiązkiem lub wyłączenie niektórych osób z obowiązku odprowadzania za nie składek na FP. Płatnicy składek powinni byli więc sprawdzić, czy te zmiany także ich nie dotyczą. 19

21 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Od 2 lat pan Janusz świadczy pracę na rzecz tej samej spółki z o.o. w ramach umowy zlecenia, z tytułu której podlega obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek określone jest kwotowo i wynosi zł. Oznacza to, że za 2014 rok za osobę tę powinna być odprowadzana także składka na FP, ponieważ podstawa składek emerytalno-rentowych wynosiła co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (1.680 zł). Natomiast nie ma takiego obowiązku, począwszy od składek za styczeń 2014 roku, ponieważ podstawa składek emerytalno-rentowych jest niższa od wynagrodzenia minimalnego, tj. od kwoty zł. Ustawa o promocji zatrudnienia przewiduje wiele sytuacji, kiedy to nie istnieje obowiązek odprowadzania składek na FP, mimo spełnienia przedstawionych wcześniej przesłanek, np. składek tych nie opłacamy za kobiety w wieku co najmniej 55 lat oraz mężczyzn w wieku co najmniej 60 lat (art. 104b ust. 2 ustawy). W sytuacji gdy wynagrodzenia za grudzień wypłacane są w styczniu kolejnego roku kalendarzowego, pod uwagę bierzemy wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę z miesiąca, za który przysługują pobory, a więc z grudnia roku ubiegłego. Z umowy o pracę wynika, że pracownik otrzymuje pobory w wysokości odpowiadającej aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pobory w firmie wypłacane są do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za grudzień 2014 roku osoba ta otrzymała więc do 10 stycznia 2015 r. Mimo że podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych (1.680 zł) była niższa od obowiązującego wówczas wynagrodzenia minimalnego (1.750 zł), powinny być od niej odprowadzone składki na FP. Dochody osiągane z kilku źródeł Jeżeli dana osoba podlega obowiązkowi ubezpieczeń emerytalno-rentowych z kilku tytułów, konieczność odprowadzania składek na FP powstaje wówczas, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych odpowiada co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę albo właściwej jego części. Taki ubezpieczony musi złożyć każdemu ze swych płatników składek oświadczenie o dochodach 20

22 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku osiąganych w innym miejscu (art. 104 ust. 3 4 ustawy o promocji zatrudnienia). Po otrzymaniu oświadczenia sumuje się dochody i sprawdza, czy należy naliczać składki na FP. Może się okazać, że po podwyżce wynagrodzenia minimalnego część osób, za które płatnik odprowadzał w 2014 roku składki na FP, została wyłączona z tego obowiązku. Pani Małgorzata zatrudniona jest na 1/2 etatu, otrzymując z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie 980 zł. Wynagrodzenie to jest w pełni oskładkowane. Ze złożonego oświadczenia wynika, że osoba ta zatrudniona jest jeszcze w innej firmie na 1/4 etatu z wynagrodzeniem wynoszącym 720 zł, od którego również są odprowadzane składki. W 2014 roku płatnik powinien za tę osobę naliczać składki na FP, albowiem łączne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru obowiązkowych składek emerytalno- -rentowych wynosi zł i jest wyższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2015 roku składka ta nie powinna być opłacana, ponieważ obowiązujące wówczas wynagrodzenie minimalne za pracę będzie wyższe od łącznej podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalno-rentowych. Podleganie ubezpieczeniom Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę może też mieć wpływ na istnienie obowiązku ubezpieczeń w przypadku wystąpienia tzw. zbiegu tytułów. em może tu być pracownik prowadzący równocześnie działalność gospodarczą lub mający podpisaną z innym płatnikiem umowę zlecenia, umowę agencyjną albo inną umowę o świadczenie usług, wobec której na podstawie Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Osoby takie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu umowy o pracę. Natomiast istnienie obowiązku ubezpieczeń z tytułu umowy cywilnoprawnej albo prowadzonej działalności uzależnione jest od wysokości poborów (oskładkowanych) osiąganych z racji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Jeżeli w przeliczeniu na okres miesiąca są one niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, osoba taka podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz wypadkowemu także z umowy cywilnoprawnej albo z tytułu działalności gospodarczej. Ubezpieczenie chorobowe jest dla niej dobrowolne. 21

23 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Płatnicy opłacający składki za takie osoby (zleceniodawca lub sam prowadzący działalność) powinni więc sprawdzić, czy po zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę nie nastąpiły zmiany w zakresie obowiązku ubezpieczeń z dodatkowego źródła dochodów. Osoba zatrudniona w spółce z o.o. na 3/4 etatu podpisała z inną firmą umowę zlecenia. Praca w ramach zlecenia nie będzie świadczona na rzecz własnego pracodawcy. Ze złożonego zleceniodawcy oświadczenia wynika, że wynagrodzenie tej osoby z tytułu umowy o pracę wynosi zł i jest w pełni oskładkowane. Oznacza to, że w 2014 roku umowa zlecenia nie rodziła obowiązku ubezpieczeń, ponieważ podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych ze stosunku pracy była wyższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Sytuacja zmieniła się wraz ze wzrostem wynagrodzenia minimalnego, tj. z dniem 1 stycznia 2015 r. Od tego miesiąca podstawa składek emerytalno-rentowych z tytułu umowy o pracę była bowiem niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dlatego też, począwszy od stycznia 2015 roku, umowa zlecenia rodziła obowiązek ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia wypadkowego. Natomiast do ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorca mógł przystąpić na zasadach dobrowolności. Obowiązek dokonania odpowiednich zgłoszeń spoczywał na zleceniodawcy. Świadczenia chorobowe Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę skutkuje także zmianą najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom. Podstawę tę określa art. 45 ustawy chorobowej. Stanowi on, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty wynagrodzenia minimalnego lub kwoty odpowiadającej 80% tego wynagrodzenia (w pierwszym roku pracy zawodowej), pomniejszonej o 13,71%. Artykuł 47 ustawy chorobowej rozciąga stosowanie tej zasady na pozostałe świadczenia chorobowe przysługujące pracownikom, w tym na zasiłek opiekuńczy oraz zasiłek macierzyński, a art. 92 Kodeksu pracy również na wynagrodzenie chorobowe. 22

24 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Powyższa zasada nie dotyczy jednak ubezpieczonych będących pracownikami, wobec których nie ma zastosowania ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, np. pracowników młodocianych. Najniższe podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom zatrudnionym na pełnym etacie w 2014 r. oraz 2015 r. Minimalna podstawa w 2014 r. Minimalna podstawa w 2015 r. Wzrost o W pierwszym roku pracy zawodowej 1.159,74 zł (1.344 zł 13,71% z zł) 1.449,67 zł (1.680 zł 13,71% z zł) 1,208,06 zł (1.400 zł 13,71% z zł) U pracowników ze stażem powyżej jednego roku 1.510,08 zł (1.750 zł 13,71% z zł) 48,32 zł 60,41 zł Jeżeli na przełomie roku kalendarzowego pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe pracownikom, których pobory odpowiadają minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, wobec których ma zastosowanie art. 45 ustawy chorobowej, to po zmianie tego wynagrodzenia (z dniem 1 stycznia kolejnego roku) należy przeliczyć podstawę świadczeń chorobowych. Wzrost wynagrodzenia minimalnego spowoduje bowiem wzrost najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom. Dnia 1 grudnia 2014 r. pracownica z wieloletnim stażem urodziła dziecko. W związku z tym, że osoba ta otrzymuje wynagrodzenie na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę, podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za grudzień 2014 roku nie mogła być niższa od kwoty 1.449,67 zł. Natomiast przy obliczaniu zasiłku za styczeń 2015 roku i kolejne miesiące tego roku podstawa ta nie może być niższa niż 1.510,08 zł. Jeżeli płatnik wypłacił zasiłek w dotychczasowej wysokości, w późniejszym okresie będzie musiał wyrównać zaniżone świadczenie oraz dokonać korekty złożonych za dany okres dokumentów rozliczeniowych. 23

25 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Konsekwencje podwyżki płacy minimalnej Rodzaj W zakresie składek na ubezpieczenia społeczne: W zakresie składek na Fundusz Pracy: W zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym: W zakresie świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom: Składki, świadczenia, obowiązki wzrost składek płaconych za pracowników, których pobory odpowiadają wynagrodzeniu minimalnemu, wzrost obciążeń składkowych przedsiębiorców, którzy naliczają składki od podstawy odpowiadającej 30% wynagrodzenia minimalnego, wzrost składek u ubezpieczonych, u których podstawa wymiaru składek powiązana jest z wysokością wynagrodzenia minimalnego, np. podlegających ubezpieczeniom emerytalno-rentowym dobrowolnie, wzrost minimalnej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za osoby korzystające z urlopów wychowawczych oraz za zleceniobiorców, którzy z uwagi na sprawowanie opieki nad małym dzieckiem zaprzestali wykonywania pracy w ramach umowy cywilnoprawnej, wzrost refundacji przysługujących pracodawcom zatrudniającym osoby bezrobotne; wzrost podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalno-rentowych, warunkującej powstanie obowiązku odprowadzania składek na FP, konieczność sprawdzenia, czy w przypadku osób mających kilka tytułów do ubezpieczeń nie zaszły zmiany w zakresie obowiązku naliczania za nie składek na FP; konieczność sprawdzenia, czy w przypadku pracowników prowadzących własną działalność gospodarczą lub mających podpisane umowy cywilnoprawne z podmiotem innym niż własny pracodawca nie zaszły zmiany co do obowiązku ubezpieczeń z dodatkowego źródła dochodów; wzrost minimalnej podstawy wymiaru świadczeń, konieczność przeliczenia świadczeń liczonych od najniższej obowiązującej podstawy. 24

26 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Podstawa prawna Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502). Ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378). Art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442). Art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159). Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz ze zm.). Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz ze zm.). Art. 51, art. 56, art. 57, art. 104, art. 107 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1074). Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1220). Obwieszczenie ministra pracy i polityki społecznej z 13 grudnia 2013 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2014 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. z 2013 r. poz. 1028). 25

27 Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe W tym rozdziale można znaleźć informacje na temat tego, które przychody są wyłączone z podstawy wymiaru składek oraz jakie są konsekwencje nieprawidłowości związanych z ustaleniem podstawy wymiaru składek. Warto także wiedzieć, którzy płatnicy nie muszą uiszczać tzw. opłaty dodatkowej, a także jak wystąpić o nadpłacone składki przy przekroczeniu rocznej kwoty granicznej i jakie problemy mają najczęściej płatnicy ze składkami emerytalno-rentowymi. Przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek Rozporządzenie składkowe wymienia przeszło 30 rodzajów przychodów, które nie wchodzą do podstawy wymiaru składek. Można je podzielić na dwie zasadnicze grupy: wypłaty pieniężne oraz świadczenia w naturze. Te najczęściej stosowane są omówione na kolejnych stronach. Nagrody jubileuszowe Do podstawy wymiaru składek nie są wliczane nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które, według zasad okre ślających warunki ich przyznawania, przysługują pra cownikowi nie częściej niż co 5 lat. Są jednak pewne wyjątki od tej zasady. Podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubi leuszowe, wypłacane m.in. w takiej sytuacji: pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej 26

28 Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe nagrody ze względu na to, że w czasie 5-letniego okresu oczekiwania na na stępną nagrodę przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie było uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody. Pracownica w okresie od nabycia prawa do nagrody jubileuszowej z tytułu 15 lat pracy przedstawiła pracodawcy dokumenty potwierdzające swoje 2-letnie wcześniejsze zatrudnienie, które nie było uwzględnione przy ustalaniu prawa do poprzedniej nagrody. Po doliczeniu tego okresu pracownica nabyła prawo do kolejnej nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy. Od tej nagrody, mimo że od wypłaty poprzedniej jubileuszówki minęły 3 lata, nie nalicza się składek. Do podstawy wymiaru nie będzie wliczana wcześniej wypłacona nagroda jubileuszowa pracownikowi, któ remu do nabycia prawa do nagrody brakuje mniej niż 12 miesięcy, przechodzącemu na emeryturę lub rentę związaną z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawo dową albo na rentę z tytułu całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy z innych przyczyn. Pracownik (65 lat) nabył prawo do emerytury. Zamierzał pracować jeszcze 10 miesięcy, aż do momentu kiedy będzie mógł otrzymać na grodę jubileuszową. Z powodu problemów zdrowotnych zdecydował się złożyć wniosek o emeryturę. W dniu rozwiązania stosunku pracy wy płacono mu nagrodę jubileuszową. W tym przypadku choć od wypłaty poprzedniej nagrody jubileuszowej minął okres krótszy niż 5 lat od nagrody nie należy odprowadzać składek. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek obejmuje jed nak tylko nagrody związane z jubileuszem pracownika, a nie pracodawcy. A zatem nagroda, którą pracownik otrzymał np. na 25-lecie firmy, stanowi przychód pra cownika wliczany do podstawy wymiaru składek. Do podstawy wymiaru składek nie są również wlicza ne m.in. należności obliczane od wielkości efektów uzyskanych przez zastosowanie pracowniczego pro jektu wynalazczego i za dokumentację dostarczoną bezumownie przez twórcę projektu, przydatną do stosowania projektu, oraz nagrody za wynalazczość, a także nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe. 27

29 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Odprawy i odszkodowania przy rozwiązaniu stosunku pracy Do podstawy wymiaru składek nie są wliczane wszyst kie wymienione w 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub roz wiązania stosunku pracy (w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie praco dawcy), nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (likwidacja etatu), otrzymał z tego tytułu odprawę na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach roz wiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczą cych pracowników. Jednocześnie zarząd firmy podjął uchwałę o wypłacie odszkodowań pracownikom, z którymi zostały rozwiązane umowy o pracę. Gdyby ten sam pracownik otrzymał również odprawę lub odszkodowa nie wypłacone na podstawie porozumienia pracodawcy ze związkiem zawodowym czy dobrowolnego porozumienia ze zwalnianym pracow nikiem bez względu na wysokość byłyby one wyłączone z podstawy wymiaru składek. Przepisy nie określają bowiem, że z powodów wyżej określonych może być wypłacone tylko jedno odszkodowanie. Ekwiwalenty i ryczałty Ekwiwalenty pieniężne za ubiór służbowy albo za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika nie są oskładkowane. Pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom ekwiwalent pieniężny za ubiór służbowy. Od świadczenia tego nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Z regulaminu pracy wynika jednak, że tylko pracownicy działu obsługi klienta są zobowiązani do noszenia służbowych uniformów. W tej sytuacji postępowanie płatnika jest nieprawidłowe i zostanie zakwestionowane przez ZUS. Zwolnieniem, o którym mowa w 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego mogą bowiem być objęte tylko ekwiwalenty wypłacane pracownikom działu obsługi klienta, ponieważ tylko oni mają obowiązek noszenia ubioru służbowego w czasie pracy. 28

30 Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe Kierowca firmy przewozowej zobowiązany jest przez swego pracodaw cę do posiadania podczas pracy własnego telefonu komórkowego. Za jego wykorzystanie pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości 100 zł. Kwota ta nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownik, świadcząc pracę na rzecz swego pracodawcy jako przedsta wiciel handlowy, używa do tego celu własnego przenośnego komputera. Otrzymuje on od pracodawcy ekwiwalent pieniężny w wyso kości 100 zł miesięcznie. Kwota tego ekwiwalentu nie jest oskładkowa na. Również w sytuacji gdy pracownik będzie wykorzystywał do pracy na rzecz pracodawcy własną drukarkę, kwota ekwiwalentu wypłacana przez pracodawcę na ten cel nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek. Co prawda rozporządzenie składkowe nie wprowadza ograniczenia kwoty, która może być zwolniona z oskładkowania, ale przyznane pracownikom ekwiwalenty powinny być ustalone na rozsądnym poziomie. W przeciwnym razie zostaną zakwestionowane przez ZUS. Przy wykonywaniu pracy pracownik korzysta ze swojej wiertarki. W zamian pracodawca wypłaca mu ekwiwalent miesięczny w wysokości 150 zł, od którego nie nalicza składek. Rynkowa wartość nowej wiertarki tego samego typu wynosi 300 zł. W czasie kontroli ZUS uzna, że ekwiwalent ustalony został na zbyt wysokim poziomie i nakaże jego urealnienie. Ryczałty za używanie do celów służbowych samo chodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy, określone w przepisach wy danych przez właściwego ministra, nie są również oskładkowane. Wyłączenie z podstawy wymia ru składek dotyczy ryczałtów do wysokości określonych w przepisach wydanych przez właściwego ministra. 29

31 Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Pracownik, który zajmuje się zbieraniem oraz realizacją zamówień w branży kosmetycznej, wykorzystuje do tej pracy swój prywatny sa mochód. Otrzymuje na ten cel ryczałt. Jeśli jego pracodawca wypłaca mu kwoty wyższe niż wynikające z przepisów rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.), od różnicy między kwotami wypłaconymi a ustalonymi zgodnie z rozporządzeniem powi nien opłacić składki. Koszty używania pojazdów do celów służbowych po krywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Pracownik warszawskiej pizzerii dostarcza zamówione wyroby na wskazane adresy, korzystając z własnego motocykla. Otrzymuje na ten cel ryczałt wyliczany jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu motocykla i miesięcznego limitu przebiegu km na jazdy lokalne. Ryczałt ten nie jest oskładkowany. Pracownik służby leśnej korzysta przy wykonywaniu swych rutyno wych zajęć służbowych z prywatnego samochodu osobowego. Limit wyliczony dla jego pojazdu, według zasad określonych w rozporządze niu, to 500 km. Jest również zwolniony z oskładkowania. Zgodnie z brzmieniem 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego, począwszy od składek należnych od 1 sierpnia 2004 r., podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, na potrzeby pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy za stosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określo nych w odrębnych przepisach wydanych przez właści wego ministra. Przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzo nej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. 30