POLITYKA RACHUNKOWOŚCI

Transkrypt

1 STOWARZYSZENIE OGRODOWE NASZA KRĘPA POLITYKA RACHUNKOWOŚCI w Stowarzyszeniu Ogrodowym NASZA KRĘPA Krępa

2 Stowarzyszenie Ogrodowe Nasza Krępa zwane dalej stowarzyszeniem prowadzi rachunkowość zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) oraz statutem stowarzyszenia. Stowarzyszenie ustala następujące zasady prowadzenia gospodarki finansowomateriałowej i rachunkowości w stowarzyszeniu. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Rokiem obrotowym w stowarzyszeniu jest rok kalendarzowy, stosowany również do celów podatkowych. 2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc. 3. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie stowarzyszenia. W przypadku, gdy rachunkowość jest prowadzona przez firmę zewnętrzną dopuszcza się przechowywanie ksiąg w jej siedzibie. 4. Księgi rachunkowe obejmują: 1) Księgę Główną, 2) księgi pomocnicze, 3) zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont pomocniczych. 5. Księgi rachunkowe są prowadzone w Księdze Głównej, służącej do ewidencji wszystkich operacji stowarzyszenia w formie syntetycznej. 6. Analityka do kont syntetycznych jest prowadzona w formie ksiąg pomocniczych, wartości niematerialnych i prawnych, ich umorzenia oraz amortyzacji, rozrachunków, przychodów i kosztów. 7. Plan kont, zawierający wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz opisujący przyjęte przez stowarzyszenie zasady klasyfikacji zdarzeń, stanowi załącznik do niniejszej polityki rachunkowości. 8. W celu zabezpieczenia danych księgowych oraz dokumentów stanowiących podstawę zapisów księgowych dostęp do nich ma wyłącznie zarząd i osoby przez zarząd upoważnione. 9. Raz w roku, nie później niż do 1 lipca, zarząd przedstawia działkowcom sprawozdanie finansowe, za poprzedni rok, dotyczące prowadzenia i administrowania rodzinnym 2

3 ogrodem działkowym, wywieszając je w ogólnodostępnych, działkowych gablotach, tablicach informacyjnych oraz zamieszczając je na stronie internetowej stowarzyszenia. 10. Sprawozdanie finansowe, o którym mowa w ust. 1, zawiera wpływy i wydatki rodzinnego ogrodu działkowego w podziale na fundusze i składki, źródła ich pochodzenia i cele wydatkowania za ubiegły rok zgodnie z 94 Regulaminu ROD Krępa-Rosa. 11. Zarząd wraz ze sprawozdaniem finansowym za rok ubiegły, przedstawia również uchwalony przez walne zebranie plan przychodów i wydatków (budżet), plan pracy zarządu oraz podjęte uchwały na dany rok. II. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI 2 1. Zasada wiarygodności - stowarzyszenie stosuje określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. 2. Zasada ciągłości - stowarzyszenie stosuje przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalenia wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. 3. Do wykonywania swych zadań stowarzyszenie może zatrudnić, jeżeli posiada odpowiednie środki, pracowników na podstawie umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy o pracę Działalność merytoryczną stowarzyszenia prowadzi się na podstawie planu pracy, w którym wykazuje się zadania planowane do wykonania przez Zarząd. W planie tym zamieszcza się krótką i zwięzłą treść planowanego zadania, termin wykonania pracy oraz wykonawcę. 2. Plan pracy, plan przychodów i rozchodów oraz sprawozdanie za rok poprzedni, zatwierdza walne zebranie członków stowarzyszenia. III. ŹRÓDŁA PRZYCHODÓW STOWARZYSZENIA 4 Przychodami stowarzyszenia są: 1. wpłaty na fundusz na bieżącą działalność ogrodu, 3

4 2. wpłaty na fundusz ogrodowy, 3. wpłaty na fundusz celowy wewnętrznej, ogrodowej sieci wodociągowej, 4. składki członkowskie. IV. ZASADY GOSPODAROWANIA FUNDUSZAMI 5 1. Zadania określone planem pracy stowarzyszenia są realizowane na podstawie planu przychodów i wydatków. 3. Plan przychodów i wydatków ujmuje wszelkie wpływy i koszty stowarzyszenia. V. DOKUMENTOWANIE OPERACJI FINANSOWO-KSIĘGOWYCH 6 Ustalony i zorganizowany wewnątrz stowarzyszenia system funkcjonowania obiegu dokumentów i informacji: 1. zapewnia ład dokumentacyjny, 2. ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej, 3. ustala kontrolę formalną, merytoryczną i rachunkową dowodów księgowych, 4. usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań określonych przepisami i ustawami Dowód księgowy dokumentujący operacje gospodarczo-finansowe w określonym miejscu i czasie, wymaga określonych cech i przydatnych funkcji. Do podstawowych cech dowodu księgowego wymagalnego przepisami prawnymi zalicza się: 1) rzetelność danych, 2) kompletność danych, 3) jednorodność dokumentowania operacji tzn., że na jednym dowodzie można dokumentować operacje tego samego rodzaju, 4) chronologiczność wystawiania kolejnych dowodów księgowych, 5) systematyczność numeracji kolejnych dowodów księgowych, 6) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego wg ustalonego wzoru i określonej nazwie, 7) poprawność formalna tj. zgodność wystawianego dowodu z przepisami prawa, 8) poprawność merytoryczna i rachunkowa, 4

5 2. Do najważniejszych funkcji dowodu księgowego zalicza się: 1) funkcję dokumentu, 2) funkcję dowodową, 3) funkcję księgową, 4) funkcję informacyjno-kontrolną. 3. Wzory dokumentów i formularzy, które spełniają ww. cechy i funkcje prawne, określają zasady, co dany dokument musi zawierać. Stowarzyszenie obok druków akcydensowych i formularzy uniwersalnych, może wykorzystywać wzory własne, uwzględniając własne potrzeby. 4. Druki zapewniające poprawność formalną i merytoryczną należy wypełniać zgodnie z następującymi zasadami : 1) dowód do księgowania musi wynikać z faktów i zaistniałych zdarzeń, 2) dowód musi być zapisany czytelnie i trwale, 3) treść, liczby w poszczególnych polach muszą być wypełnione w sposób nie budzący wątpliwości, 4) podpisy na dowodach księgowych, pieczątki daty muszą być w oryginale", 5) numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła, przyporządkowana kolejnej dacie, 6) dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowych dowodów źródłowych, pojedynczo wymienionych, 7) jakiekolwiek wymazania i przeróbki na dowodach księgowych są niedopuszczalne, 8) dowody źródłowe zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody korygujące wystawiającego, 9) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnego wpisu, wpisanie daty poprawki i podpisu osoby dokonującej czynności, skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna. 10) dopuszcza się stosowanie skrótów i symboli, powszechnie znanych Dowody księgowe, które z obowiązku prawnego lub z wyboru własnego, są podstawą zapisu w księgach rachunkowych, zwane "dowodami źródłowymi", zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości dzielimy na poniższe grupy: 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne własne dotyczące operacji wewnętrznych stowarzyszenia. 5

6 VI. ZASADY OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH 9 1. Z uwagi na dominujący wpływ przepisów finansowych, podatkowych i statystycznych, obieg dokumentów musi spełniać określone zasady, a w szczególności: 1) zasady terminowości - przestrzeganie terminów przekazywania dokumentów między samodzielnymi stanowiskami pracy, 2) zasady systematyczności - wykonywanie czynności w sposób ciągły, systematyczny, 3) zasady częstotliwości - dostosowanie okresu przekazywanych dowodów księgowych do okresu ich sporządzenia z uwzględnieniem ich liczebności, 4) zasadę odpowiedzialności indywidualnej - wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretną czynność, 5) zasadę samokontroli obiegu - przepływ dokumentów przez stanowiska odbywa się drogą wzajemnej kontroli i ciągłości obiegu. 2. Każdy dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po uprzednim dokonaniu dekretacji tj. przygotowaniu dokumentu do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu księgowania, potwierdzenie wykonania. 3. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentu tj. podział dowodów księgowych wg rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, środki inwestycyjne itp.) z wyłączeniem dokumentów niestanowiących czynności księgowania, jak również kontrola ich kompletności, 2) sprawdzania prawidłowości dokumentów tj. ustalenie, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osoby odpowiedzialne, 3) oznaczenie sposobu księgowania tj. umieszczanie adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych dokument będzie zaksięgowany. VII. ŚRODKI TRWAŁE ORAZ WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej równej lub niższej niż 1 500,00 zł są zaliczane do kosztów zużycia materiałów. 6

7 2. Przedmioty o wartości początkowej ponad 1 500,00 zł do 3 500,00 zł, wprowadza się do ewidencji bilansowej środków trwałych i umarza jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania. 3. Środki trwałe o wartości początkowej powyżej 3 500,00 zł, są amortyzowane proporcjonalnie do okresu ich użytkowania, z zastosowaniem liniowej metody amortyzacji. 4. Wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej do 3 500,00 zł odpisuje się jednorazowo w pełnej ich wartości w koszty, natomiast o wartości wyższej są amortyzowane proporcjonalnie do okresu ich użytkowania. 5. Amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątkowy wprowadzono do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. VIII. POSTĘPOWANIE ZE ŚRODKAMI PRZECHOWYWANYMI W KASIE STOWARZYSZENIA Kasę stowarzyszenia prowadzi osoba upoważniona przez zarząd, 2. Operacje kasowe ewidencjonuje się w miesięcznych raportach kasowych, które po podpisaniu przez osobę upoważnioną stanowią podstawę do dokonania odpowiednich księgowań. 3. Stowarzyszenie może przechowywać w kasie niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki w wysokości do zł (pogotowie kasowe), 1) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, 2) gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów do kasy, 3) gotówkę przechowywaną w formie depozytu, otrzymaną od osób prawnych i fizycznych. 4. Przy ustalaniu wysokości niezbędnego zapasu gotówki należy uwzględniać minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego. 5. Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystania może być uzupełniony do ustalonej wysokości ze środków podjętych z rachunku bankowego jednostki oraz z wpływów własnych do kasy jednostki. 6. Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, odprowadza się niezwłocznie, na rachunek bankowy lub rachunki bankowe właściwe dla adresatów (odbiorców należności). 7

8 7. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinno się przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Niewykorzystaną część tej gotówki i niepodjęte należności można również przeznaczyć na inne cele, aniżeli określone przy podjęciu z rachunku bankowego. 8. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie pod warunkiem należytego zabezpieczenia, gotówki tej nie wlicza się do niezbędnego zapasu (pogotowia kasowego). 9. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystywana na pokrywanie wydatków gotówkowych, jak również do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla jednostki wielkości tego zapasu Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki, wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi. 2. Zastępczym dowodem kasowym może być asygnata kasowa - kasa przyjmie KP", kasa wypłaci KW". 3. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer jest zobowiązany sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłat. Dowody kasowe niepodpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji Inwentaryzacje kasy przeprowadza się: 1) na dzień przekazania obowiązków kasjera, 2) w ostatnim dniu roboczym roku, 3) w innych sytuacjach wskazujących na konieczność niezwłocznej inwentaryzacji kasy. 2. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza prezes zarządu. 3. Zespół inwentaryzacyjny składa się z co najmniej trzech osób. 4. Przewodniczącym zespołu inwentaryzacyjnego jest skarbnik stowarzyszenia, a pod jego nieobecność inny członek prezydium zarządu. 8

9 5. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisywanych przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy przez osobę przekazującą i przejmującą. 6. Inwentaryzacja gotówki w kasie może odbywać się tylko w obecności kasjera, chyba że okoliczności wskazują na konieczność niezwłocznego przeprowadzenia inwentaryzacji kasy. Okoliczności te należy opisać w protokole inwentaryzacji. IX. REZERWY I NALEŻNOŚCI Stowarzyszenie nie tworzy rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze, takie jak odprawy emerytalne oraz nagrody jubileuszowe. 2. Stowarzyszenie nie tworzy rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego od osób prawnych Należności wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. 2. Należności sporne, wątpliwe lub znacznie przeterminowane obejmuje się odpisami aktualizującymi ich wartość, z uwzględnieniem art. 35b ustawy o rachunkowości. Odpisu aktualizującego dokonuje się w 100% wartości należności. 3. Stowarzyszenie nalicza odsetki za zwłokę w zapłacie należności. X. ZAPASY 16 Stowarzyszenie, z uwagi na specyfikę działalności, nie prowadzi kont obejmujących zapasy materiałów i towarów. XI. INWESTYCJE DŁUGO I KRÓTKOTERMINOWE 17 Do wyceny oraz prezentacji w sprawozdaniu finansowym, instrumentów finansowych stowarzyszenie stosuje przepisy ustawy o rachunkowości. 9

10 XII. ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych o wartości poniżej 500,00 zł, jako nie mające istotnego wpływu na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy, nie są rozliczane poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, tylko są odnoszone bezpośrednio w dacie poniesienia w koszty działalności roku, którego dotyczą. 2. Koszty podlegające aktywowaniu na koncie rozliczeń międzyokresowych są rozliczane proporcjonalnie do upływu czasu w kolejnych okresach, których dotyczą (tj. miesięcznie). 19 Do przeliczania należności i zobowiązań w walutach obcych stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przeliczenie. XII. INWENTARYZACJA SKŁADNIKÓW MIENIA STOWARZYSZENIA Sposób i tryb przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników regulują z art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. Z 202 r. Nr 76, póz. 694, z późn. zm.) 2. Inwentaryzację rzeczowych składników majątku stowarzyszenia (środków trwałych) przeprowadza się corocznie. 3. Pozostałe składniki majątku stowarzyszenia inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. 4. Celem inwentaryzacji jest doprowadzenie do zgodności danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, a tym samym rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, ujawnienie różnic (niedoborów, nadwyżek) oraz ustalenie i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, ujawnienie niewłaściwych lub nieodpowiednich form przechowywania, magazynowania i użytkowania składników majątkowych, ujawnienie zapasów zbędnych i nadmiernych, a także dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie wszelkim nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki. 10

11 5. Inwentaryzację składników majątkowych stowarzyszenia przeprowadza się następująco: 1) inwentaryzację pełną okresową przeprowadza się na określony dzień, 2) inwentaryzację przeprowadza się w przypadkach zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, pożaru, kradzieży lub innych zdarzeń losowych, 3) inwentaryzację wyrywkową wskazanych grup składników majątku przeprowadza się na wniosek prezesa zarządu. 6. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w terminach wyznaczonych przepisami ustawy o rachunkowości ponosi osoba wyznaczona przez zarząd stowarzyszenia. XIII. TERMINY ROZLICZEŃ Podatek dochodowy od osób fizycznych należy wpłacać do 20-go każdego m-ca za m-c poprzedni. Przelew bankowy dokonuje się do Urzędu Skarbowego według miejsca siedziby stowarzyszenia. PIT-4R składa się do Urzędu Skarbowego do 31 stycznia za rok poprzedni. 2. Deklarację rozliczeniową ZUS DRA wraz z odpowiednimi drukami (RCA, RZA, RSA) składa się do 15-go każdego miesiąca za m-c poprzedni. XIV. SPRAWOZDAWCZOŚĆ Stowarzyszenie, składa dokumenty określone w 21 niniejszego dokumentu. 2. Sprawozdanie finansowe jest sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na każdy inny dzień bilansowy. 3. Ewidencja kosztów jest prowadzona według typów działalności na odpowiednich kontach zespołu, z podziałem na koszty statutowe i administracyjne. 4. Sprawozdanie finansowe stowarzyszenia obejmuje bilans, rachunek wyników oraz informację dodatkową. 5. Rachunek wyników jest sporządzany w wariancie porównawczym. 6. Dane liczbowe w sprawozdaniu podaje się w złotych i groszach. 7. Na pierwszym posiedzeniu w nowym roku zarząd rozpatruje działalność stowarzyszenia za miniony rok i podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu: 1) bilansu i rachunku wyników za rok ubiegły, 2) wniosków przedstawionych w opisowym sprawozdaniu rocznym, 3) planu przychodów i wydatków na rok bieżący, 11

12 4) niezwłocznie po przyjęciu, plan przychodów i wydatków, zarząd przekazuje komisji rewizyjnej do zaopiniowania. XV. PRZEPISY KOŃCOWE Członkowie zarządu stowarzyszenia oraz osoby prowadzące rachunkowość, są obowiązane znać i stosować ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. nr 76, poz.694 z późn. zm.) a także przepisy o podatku VAT, podatku dochodowym od osób prawnych i osób fizycznych. 2. Wszelkie informacje uzyskiwane z ksiąg rachunkowych muszą być pełne, rzetelne i zgodne z prawdą materialną. 3. Odpowiedzialność pośrednią za działalność finansowo-gospodarczą ponoszą członkowie zarządu bezpośrednio nadzorujący działalność. Natomiast bezpośrednią odpowiedzialność ponoszą osoby, którym powierzono te zadania za ich zgodą Niniejszy dokument został przyjęty uchwałą zarządu stowarzyszenia. 2. Zasady polityki rachunkowości Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa wchodzą w życie z dniem 1 kwietnia 2015 roku. Dokument zatwierdzony w dniu r. uchwałą zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa nr 24/Z/2015. Sekretarz Zarządu Prezes Stowarzyszenia /-/ Cezary Srebrzyński /-/ Tadeusz J. Sibiga 12