PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel. (+48) , faks: (+48) NIP: REGON: AD-II RISS Zielona Góra, 21 czerwca 2011 r. Pani mgr Katarzyna Pernal - Wyderkiewicz Dyrektor Zespołu Szkół Technicznych im. Mikołaja Kopernika ul. Wrocławska 65a Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadził w terminie od dnia r. do dnia r. kontrolę kompleksową za 2010 rok oraz pierwszy kwartał 2011 roku w Zespole Szkół Technicznych im. Mikołaja Kopernika w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak AD-II , podpisanym w dniu 9 czerwca 2011 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono, Ŝe: Zespół nie posiadał aktualnego zakładowego planu kont, który zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), powinien być wprowadzony z dniem 1 stycznia 2011 roku, Zespół przedstawił księgi rachunkowe dotyczące 2010 roku tylko za okres od stycznia do maja. Stanowi to naruszenie art. 13 ust. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). przedstawione do kontroli księgi rachunkowe za okres styczeń maj 2010 roku zawierają datę księgowania r., co jest niezgodne z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości, ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra

2 zapisy w dziennikach, przedstawionych kontrolującej nie pozwalały na jednoznaczne powiązanie tych zapisów ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, co jest naruszeniem art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. zapisy księgowe nie były prowadzone na bieŝąco, poniewaŝ dowody księgowe wprowadzono do ksiąg rachunkowych pod datą ostatniego dnia miesiąca, w związku z czym zapis księgowy nie zawierał prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej, co jest niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w I kwartale 2011 roku Zespół nie prowadził na bieŝąco ewidencji na koncie 720 Przychody z tytułu dochodów budŝetowych, jest to niezgodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, dekretacja na dokumentach finansowych Zespołu nie zawierała wskazania miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, jest to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, w I kwartale 2011 roku w do zaksięgowania środków pienięŝnych w drodze stosowano konto 140 Środki pienięŝne w drodze, a zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, powinno być zastosowane konto 141 Środki pienięŝne w drodze. W wyniku kontroli ksiąg rachunkowych za okres od stycznia do maja 2010 roku oraz za I kwartał 2011 roku stwierdzono, Ŝe księgi rachunkowe Zespołu prowadzone były z naruszeniem art. 24 ustawy o rachunkowości, tzn. nie były prowadzone: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŝąco. 2. W zakresie planu finansowego stwierdzono, Ŝe: na dzień r. Zespół posiadał zaplanowane środki w planie finansowym w dziale 801, rozdział na 4430 róŝne opłaty i składki w wysokości 2.353,00 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika, Ŝe wydatki w 4430 zostały zrealizowane na kwotę 2.555,22 zł, co spowodowało przekroczenie planu finansowego o kwotę 202,22 zł. Przekroczenie planu finansowego stanowi naruszenie art. 52 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. na dzień r. Zespół dokonał wydatków z rachunku dochodów własnych z 4240 na kwotę 2.093,45 zł, z 4530 na kwotę 6.564,00 zł oraz z 4750 na kwotę 531,86 zł, nie posiadając zaplanowanych środków w planie finansowym. Wydatkowanie środków na cele nie ujęte w planie finansowym jednostki stanowi naruszenie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. na dzień r. saldo wynikające z rachunku bankowego dochodów własnych wyniosło ,75 zł i jest niezgodne z saldem zaewidencjonowanym na koncie 132 Rachunki dochodów własnych jednostek budŝetowych, które wyniosło ,85 zł. 2

3 3. W zakresie rozrachunków stwierdzono, Ŝe: opłaty abonamentowe, opłaty za usługę handlową, jakościową, oraz opłaty przejściowe dotyczące energii elektrycznej, jak równieŝ opłaty abonamentowe i opłaty sieciowe stałe dotyczące paliwa gazowego zakwalifikowano w 4260 zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 zakup usług pozostałych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 października 2008 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (Dz. U. Nr 207, poz z póź. zm.). w 12 przypadkach Zespół, posiadając środki finansowe na terminowe regulowanie zobowiązań, dokonał zapłaty za zobowiązania z kilkudniowym opóźnieniem. Nieterminowe regulowanie zobowiązań stanowi naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Zespół w dniu r. dokonał zapłaty za fakturę VAT nr z dnia r. za usługi telekomunikacyjne na kwotę 384,56 zł. W fakturze ujęto odsetki na kwotę 0,08 zł. Nieterminowe realizowanie zobowiązań stanowi naruszenie wyŝej cytowanego artykułu ustawy o finansach publicznych. w kilu przypadkach Zespół zapłatę za zobowiązania ewidencjonował na niewłaściwym kontrahencie. Było to niezgodne z obowiązującym w 2010 roku Zakładowym Planem Kont. w 2010 roku Zespół dokonywał zasilenia ( poŝyczania środków pienięŝnych) z rachunku dochodów własnych na konto projektu COMENIUS oraz projektu TRANS-TRONIK. W styczniu 2010 roku dokonano przelewu z rachunku bankowego dochodów własnych na rachunek bankowy projektu COMENIUS w kwocie 1.105,23 zł. Zwrot na rachunek dochodów własnych nastąpił w dniu r. Natomiast na rachunek bankowy projektu TRANS-TRONIK dokonano 5 przelewów (3 w styczniu 2010 roku na kwotę ,00 zł oraz 2 w lutym 2010 roku na kwotę ,00 zł). Zwrot środków pienięŝnych na rachunek dochodów własnych nastąpił w dniu r. w łącznej kwocie ,00 zł. Zasilanie rachunku bankowego projektu TRANS-TRONIK oraz COMENIUS środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym dochodów własnych, było niezgodne z obowiązującą w 2010 roku uchwałą Nr XXXIII/453/08 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 4 listopada 2008 r. w sprawie wykazania jednostek budŝetowych Miasta Zielona Góra tworzących rachunek dochodów własnych oraz źródeł i przeznaczenia tych dochodów, poniewaŝ uchwała nie przewidywała tego rodzaju praktyk. Obecnie obowiązuje uchwała nr V Rady Miasta Zielona Góra z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia jednostek budŝetowych gromadzących dochody na wydzielonych rachunkach, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych. fakturę VAT nr 2/001/2011 (PRO FORMA) z dnia r. za uchwyty sufitowe do projektora (6 szt.) na kwotę 1.099,62 zł, Zespół zaewidencjonował w cięŝar kosztów działalności podstawowej, natomiast faktury VAT 308/001/2011 z dnia r. za uchwyty sufitowe do projektora (4 szt.) oraz faktury VAT 358/001/2011 z dnia r. równieŝ za uchwyty sufitowe do projektora (2 szt.) nie ujęto w kosztach działalności Zespołu. W związku z powyŝszym do ksiąg rachunkowych Zespołu nie wprowadzono w postaci zapisu kaŝdego 3

4 zdarzenia, które nastąpiło w miesiącu styczniu i lutym 2010 roku, co stanowi naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. w księgach rachunkowych Zespołu zaewidencjonowano pod jedną pozycją, zarówno w wydatkach jak i w kosztach, zapłatę za materiały biurowe w kwocie 378,07 zł. Zaewidencjonowana kwota 378,07 zł wynika z następującego działania: fakturę VAT 1756/B/2011 z dnia r. za toner (2 szt.) na kwotę 561,18 zł, pomniejszono o fakturę VAT korekta 1/B/2011 z dnia r. na kwotę -387,79 zł. Do pomniejszonej kwoty, która wyniosła 173,39 zł dodano kwotę 18,09 zł, stanowiącą zapłatę za fakturę nr 714/M/2011 z dnia r. za pisaki. Zapis w dzienniku obrotów kwoty 378,07 zł jest niezgodny z rzeczywistym stanem zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, co pozawala stwierdzić nierzetelny sposób zaksięgowania zakupu materiałów biurowych. Jest to naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. na 13 fakturach brakowało podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli merytorycznej, co jest niezgodne ze stosowaną w Zespole Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. na 4 fakturach, sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonała nieupowaŝniona osoba. Podpis osoby zamieszczonej na dokumentach nie został ujęty w aneksie nr 3 z dnia r. do zarządzenia dyrektora nr ZST/24/2009 z dnia r., który zawiera wykaz wzorów podpisów osób upowaŝnionych do zatwierdzania dokumentów finansowych Zespołu. Zespół w dniu r. dokonał zapłaty za fakturę VAT nr z dnia r. za usługi telekomunikacyjne w kwocie 356,73 zł, natomiast zgodnie fakturą kwota za usługi telekomunikacyjne wyniosła 361,73 zł (róŝnica 5,00 zł). W powyŝszej fakturze ujęto równieŝ odsetki na sumę 0,30 zł. Nieterminowe regulowanie zobowiązań stanowi naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. zakup wody dla pracowników Zespołu ewidencjonowano na 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia, a zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych zakup wody dla pracowników powinien być ewidencjonowany na 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, w ewidencji księgowej Zespołu brak kontrahenta Urząd Dozoru Technicznego, natomiast opłata za dozór ewidencjonowana była na koncie 201 UCZNIWIE, co było niezgodne z Zakładowym Planem Kont wprowadzonym zarządzeniem nr ZST/24/2009 dyrektora z dnia r. Zespół w dniu r. dokonał płatności na kwotę 319,80 zł za szkolenie Nowa instrukcja kancelaryjna. W planie finansowym na 4700 szkolenie pracowników niebędących członkami korpusy słuŝby cywilnej zaplanowano kwotę w wysokości 300,00 zł. W związku z tym, Ŝe w planie finansowym Zespół nie posiadał całkowitego zabezpieczenia środków na powyŝsze szkolenie, w ewidencji księgowej ujęto na 4700 kwotę w wysokości 300,00 zł natomiast pozostałą kwotę w wysokości 19,80 zł zaksięgowano na 4300 zakup usług pozostałych. Zaksięgowanie kwoty 19,80 zł na 4300 było niezgodne z klasyfikacją budŝetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Ponadto 4

5 prawidłowe zaewidencjonowanie wydatku spowodowałoby przekroczenie planu finansowego na w dniu r. z rachunku bankowego nr 10/2011 dotyczącego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), Zespół dokonał przedpłaty za przewóz osób na lotnisko w Berlinie w dniu r. w kwocie 1.520,00 zł. Przedpłatę zrealizowano na podstawie dokumentu, który nie spełniał wszystkich wymogów formalnych zastępczego dowodu księgowego, co jest niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. Ponadto zastępczy dowód księgowy nie jest podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w kosztach działalności Zespołu. PowyŜsza nieprawidłowość wystąpiła w przypadku wyciągu bankowego nr 9/2011 z dnia r., gdzie Zespół dokonał przedpłaty za noclegi uczestników wycieczki szkolnej w kwocie 4.563,34 zł. W związku z ujęciem kwoty 1.520,00 zł w kosztach działalności Zespołu na podstawie zastępczego dowodu księgowego, otrzymanej od firmy DA-MI faktury VAT Nr 4/03/2011 z dnia r. za przewóz osób, Zespół nie zaewidencjonował w księgach rachunkowych Zespołu, co jest niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. na wyciągu bankowym nr 2/2011 z dnia r. (program TRANS-TRONIK ) zamieszczono dekretację, w której podano nieprawidłową klasyfikację budŝetową operacji gospodarczej dotyczącą wypłaty wynagrodzenia od umowy zlecenia na kwotę 44,61 zł. Wypłatę wynagrodzenia zadekretowano na 4127 składki na Fundusz Pracy, oraz na 4129 zakup materiałów i wyposaŝenia, a zgodnie z dokumentem źródłowym (umową zlecenia) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych kwota 44,61 zł powinna być zaewidencjonowana na 4177 oraz na PowyŜsza nieprawidłowość wystąpiła równieŝ na wyciągu bankowym nr 6/2011 z dnia r. w księgach rachunkowych Zespołu programu TRANS-TRONIK w miesiącu styczniu 2011 rok zaewidencjonowano przelew wynagrodzeń od umowy zlecenia na 4219 zakup materiałów i wyposaŝenia (kwota 2.850,18 zł), a zgodnie z dekretacją oraz rzeczywistym stanem przelew wynagrodzeń powinien być zaewidencjonowany na 4179 wynagrodzenia bezosobowe. Jest to niezgodne z ww. rozporządzeniem. w miesiącu lutym 2011 rok w księgach rachunkowych programu TRANS-TRONIK zaewidencjonowano zwrot opłaty za przesyłkę w kwocie 120,00 zł na kontrahencie POCZTA, podczas gdy z wyciągu bankowego nr 6/2011 z dnia r. wynika, Ŝe dokonano przelewu wychodzącego (zwrot opłaty za przesyłkę) na konto Pani M.K. W związku z tym Zespół zwrot opłaty za przesyłkę zaewidencjonował na nieodpowiednim kontrahencie. z programu TRANS-TRONIK Zespół dokonał zapłaty za polisy ubezpieczeniowe na kwotę 512,00 zł. Z ksiąg rachunkowych wynika, Ŝe powyŝsze zobowiązanie zaewidencjonowano z pominięciem konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. PowyŜsza nieprawidłowość wystąpiła równieŝ przy wyciągu bankowym nr 11/2011 z dnia 5

6 r. Ponadto z programu COMENIUS w dniu r. dokonano przelewu za polisy ubezpieczeniowe na kwotę 144,00 zł. Zapłata za powyŝsze zobowiązanie nastąpiła równieŝ z pominięciem konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. na 6 dokumentach księgowych (polisach ubezpieczeniowych) załączonych do wyciągu bankowego nr 4/2011 programu COMENIUS, brakowało zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora Zespołu, co jest niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. z programu COMENIUS zapłacono za fakturę VAT Nr 2/02/2011 z dnia r. dotyczącą przewozu osób Zielona Góra Berlin Hegel Zielona Góra w dniach r. i r. na kwotę 2.000,00 zł. PowyŜsza faktura nie została zatwierdzona do wypłaty przez dyrektora Zespołu, co jest niezgodne z ww. Instrukcją. Ponadto na dekretacji faktury nie wskazano czwartej cyfry paragrafu, z którego poniesiono wydatek, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. z programu COMENIUS w dniu r. Zespół dokonał przelewu na kwotę 952,66 zł, który dotyczył przedpłaty za noclegi. W dokumentach źródłowych brak sprawdzonego i zatwierdzonego przez dyrektora Zespołu dowodu księgowego, co jest wymagane Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Ponadto przelewu dokonano z pominięciem konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. na dokumentach stosowano pieczątkę z nieaktualną podstawą prawną dotyczącą udzielenia zamówienia publicznego. Obecnie obowiązuje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 159 z późn. zm.). w dniu r. na podstawie wyciągu bankowego nr 31/2011 z dnia r. (budŝet) Zespół dokonał przelewu na kwotę 119,84 zł dla Pani K.F. za bilety PKP. Do powyŝszego wyciągu bankowego załączono, jako dokument źródłowy bilety PKP z dnia r. (na przejazd w dniach r r.) wraz z opisem Koszty przejazdu PKP za P. T.J. na szkolenie z zamówień publicznych. Z wyjaśnień dyrektora Zespołu wynika, Ŝe: W dniu r. na podstawie wyciągu bankowego nr 31/2011 z dnia r. (budŝet) Pani W. dokonała przelewu na kwotę 119,84 zł dla Pani K. F. za bilety PKP, co zrobiła na polecenie Dyrektora, gdyŝ panie KF i TJ odbyły szkolenie w sprawie rozliczania projektów unijnych Do powyŝszego wyciągu bankowego załączono, jako dokument źródłowy bilety PKP z dnia r. (na przejazd w dniach r r.) wraz z opisem Koszty przejazdu PKP za Panią T.J. na szkolenie z zamówień publicznych. Z przyczyn osobistych Pani W. nie chciała rozliczyć powyŝszego szkolenia, a zrobiła to na polecenie dyrektora 4 miesiące później po poinformowaniu Dyrektora przez panie uczestniczące w kursie. Kontrolująca ustaliła, Ŝe Pani T.J. w Zespole nie pracuje od dnia r., w związku z czym Pani T.J. nie powinno być wydane polecenie wyjazdu słuŝbowego oraz wypłacony zwrot kosztów podróŝy, gdyŝ w dniu delegacji Pani T.J. nie była pracownikiem Zespołu. Jest to niezgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 6

7 Ponadto w księgach rachunkowych Zespołu ujęto powyŝszą delegację na koncie 400 Amortyzacja, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poniewaŝ koszty krajowych i zagranicznych podróŝy słuŝbowych ewidencjonuje się na koncie 409 Pozostałe koszty rodzajowe. 4. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, Ŝe: na 11 dokumentach brakowało podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli merytorycznej, co jest niezgodne ze stosowaną w Zespole Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów, na 28 dokumentach, sprawdzenia dokumentów pod względem rachunkowym dokonała nieupowaŝniona osoba, poniewaŝ podpis osoby zamieszczonej na dokumentach nie został ujęty w aneksie nr 3 z dnia r. do zarządzenia nr ZST/24/2009 z dnia r., na 15 dokumentach, sprawdzenia dokumentów pod względem merytorycznym dokonała nieupowaŝniona osoba, poniewaŝ podpis osoby zamieszczonej na dokumentach nie został ujęty w ww. aneksie, kontroli rachunkowej, na dokumentach załączonych do raportów kasowych, dokonywała osoba prowadząca kasę Zespołu, co jest niezgodne z ww. Instrukcją. raport kasowy nr ZST /2010 (ZST dochody własne) nie został sporządzony w porządku chronologicznym, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji kasowej. na 9 dokumentach KP kasa przyjmie z 23 skontrolowanych, brakowało podpisu osoby sprawdzającej poprawność wystawionego dokumentu, na 20 dokumentach KP brakowało podpisu osoby wystawiającej dokument, natomiast na 7 dokumentach KP brakowało podpisu osoby zatwierdzającej dokument. Jest to niezgodne z zapisami zawartymi w stosowanej w Zespole Instrukcji kasowej. raport kasowy nr ZST /2011 (ZST socjalny) został sporządzony za okres r., co jest niezgodne z pkt 42 Instrukcji Kasowej, ponadto powyŝszy raport nie został zatwierdzony przez dyrektora Zespołu, co jest niezgodne z powyŝszą Instrukcją, na rachunku nr 1/2011 z dnia r. na kwotę 159,10 zł oraz na rachunku nr 2/2011 z dnia r. na kwotę 64,50 zł za kanapki i sok dla uczniów, widnieje podpis osoby potwierdzającej odbiór powyŝszych kwot w dniu r., natomiast z raportu kasowego nr ZST /2011 (ZST budŝet) wynika, Ŝe wypłata gotówki w kwocie 159,10 zł oraz w kwocie 64,50 zł nastąpiła w dniu r. Jest to niezgodne z prawidłowym obrotem gotówki w kasie oraz Instrukcją kasową stosowaną w Zespole. na fakturze VAT nr 10-WKS z dnia r. na kwotę 376,47 zł oraz na fakturze VAT nr 6500/M/2011 z dnia r. na kwotę 140,13 zł osoba odbierająca gotówkę z kasy Zespołu kwituje jej odbiór w dniu r., natomiast z raportu kasowego nr ZST /2011 (ZST budŝet) wynika, Ŝe wypłata środków pienięŝnych w kwocie 376,47 zł oraz w kwocie 140,13 zł nastąpiła w dniu r. Jest to niezgodne z prawidłowym obrotem gotówki w kasie oraz ww. Instrukcją. 7

8 faktura VAT nr 8/03/2011 z dnia r. na kwotę 103,01 zł za zakup produktów spoŝywczych dla uczniów z okazji programu artystycznego, załączona do raportu kasowego nr ZST /2011 (ZST dochody własne), nie została zaakceptowana przez dyrektora Zespołu. Jest to niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. raport kasowy nr ZST /2011 (ZST dochody własne) nie został sporządzony w porządku chronologicznym, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji kasowej, ponadto w raporcie kasowym zaewidencjonowano nieprawidłowy obrót gotówkowy. Stwierdzono równieŝ, Ŝe ww. raport nie został sprawdzony przez głównego księgowego oraz zatwierdzony przez dyrektora Zespołu. Jest to niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. daty na dokumentach źródłowych, załączonych do raportów kasowych, poprawiane były w sposób nieczytelny, co uniemoŝliwiło sprawdzenie terminowości wypłaty gotówki z kasy Zespołu, w dniu r. na podstawie bankowego dowodu wpłaty dokonano wypłaty na kwotę 1.045,64 zł dla Pani K.F. kasjera, w celu odprowadzenia gotówki do banku. Ustalono, Ŝe powyŝsze środki wpłynęły na rachunek bankowy Zespołu w dniu r. Jest to niezgodne z Instrukcją kasową stosowaną w Zespole. fakturę VAT nr #117/2011/2794 z dnia r. na kwotę 27,67 zł, załączoną do raportu kasowego nr ZST /2011 (ZST budŝet), zadekretowano na rozdział 80130, natomiast w ewidencji księgowej zaksięgowano na rozdziale 85495, do raportu kasowego nr ZST /2011 (ZST budŝet) przyjęto jako dowód księgowy paragon fiskalny, na podstawie którego dokonano wypłaty za odczynniki chemiczne na kwotę 223,01 zł. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe paragon nie spełnia wymogów formalnych dowodu księgowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. kasjer dokonał wypłaty gotówki w dniu r. w kwocie 1.200,00 zł na podstawie faktury VAT 92/03/2011 z dnia r. dotyczącej zakupu komputera oraz w dniu r. w kwocie 223,01 zł na podstawie paragonu fiskalnego dotyczącego zakupu odczynników chemicznych. Na powyŝszych dokumentach brak pokwitowania odbioru gotówki, co jest niezgodne z zapisem Instrukcji kasowej. na dokumentach stosowano pieczątkę z nieaktualną podstawą prawną dotyczącą udzielenia zamówienia publicznego. Obecnie obowiązuje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 159 z późn. zm.). raport kasowy nr 1 za okres r. nie zawiera oznaczenia kasy jakiej dotyczy, co jest niezgodne z zapisami zawartymi w Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów, ponadto w załączonych do powyŝszego raportu kasowego dokumentach wystąpiły następujące nieprawidłowości: - na wniosku o zaliczkę z dnia r. na kwotę 6.485,92 zł (1.600 euro) przeznaczoną na wyjazd do Włoch, w miejscu podpisu kasjera stwierdzającego wypłatę zaliczki widnieje podpis głównego księgowego, - rozliczenie pobranej zaliczki nie zostało zatwierdzone przez dyrektora Zespołu, co jest niezgodne z zapisami zawartymi w powyŝszej Instrukcji, 8

9 - dokumenty przedstawiające rozliczenie pobranej zaliczki nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez upowaŝnioną osobę, co jest niezgodne z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów - na dokumentach załączonych do rozliczenia zaliczki brak wskazania ostatniej cyfry klasyfikacji budŝetowej, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Zespół dokonał w dniu r. zakupu materiałów na kwotę 84,62 zł z przeznaczeniem na międzyszkolny konkurs matematyczny oraz w dniu r. na kwotę 639,58 zł z przeznaczeniem na międzyszkolny konkurs Z egzaminem zawodowym na Ty. PowyŜsze środki zostały zaksięgowane w rozdziale W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe na dzień zapłaty za ww. materiały Zespół nie posiadał zabezpieczonych środków w planie finansowym w dziale 854 rozdział Jest to naruszenie art. 261 ustawy o finansach publicznych. Zespół wpłacane do kasy dochody budŝetowe w I kwartale 2011 roku przeznaczał na bieŝące wydatki, co jest naruszeniem art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 5. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, Ŝe: udzielona w dniu r. na podstawie umowy nr 3/2011 poŝyczka na cele mieszkaniowe w kwocie ,00 zł dla Pani M.W. głównej księgowej, nie została spłacona w momencie rozwiązania stosunku pracy, co jest niezgodne z zapisem wynikającym z Regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Stosunek pracy został rozwiązany z dniem r. z wydruku ewidencji księgowej na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami wynika, Ŝe na dzień r. 5 osób (w tym Pani M.W.), które nie pracują juŝ w Zespole, posiadają zadłuŝenie w postaci nie spłaconej poŝyczki mieszkaniowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Z informacji uzyskanych od specjalisty do spraw pracowniczych wynika, Ŝe: - Pan J.D. w Zespole nie pracuje od dnia r., a na dzień r. zadłuŝenie wynosiło 723,40 zł, - Pan L.D. w Zespole nie pracuje od dnia r., a na dzień r. zadłuŝenie wynosiło 495,90 zł, - Pani E.M. w Zespole nie pracuje od dnia r., a na dzień r. zadłuŝenie wynosiło 800,00 zł, - Pan A.M. w Zespole nie pracuje od dnia r., a na dzień r. zadłuŝenie wynosiło 4.605,00 zł, Nie wyegzekwowanie spłaty zadłuŝenia z tytułu udzielonych poŝyczek mieszkaniowych jest niezgodne z Regulaminem gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. ewidencja na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami nie odzwierciedla potrąceń rat z tytułu udzielonych poŝyczek na cele mieszkaniowe, dokonanych na podstawie listy płac. W związku z czym ewidencja na koncie 234 prowadzona była w sposób nierzetelny, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 9

10 6. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono, Ŝe: w Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Zespole Szkół Technicznych w Zielonej Górze z dnia r. w 4 pkt 3 zapisano, Ŝe: stawki minimalnego i maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego określone w tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu wynagradzania, podlegają corocznemu podwyŝszeniu co najmniej o wskaźnik inflacji. PowyŜszy zapis jest niezgodny ze standardami wynagrodzeń w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zielona Góra, wprowadzonymi na podstawie zarządzenia nr 26/10 Prezydenta Miasta z dnia 13 stycznia 2010 r., poniewaŝ podwyŝszenie stawki minimalnego wynagrodzenia określonego w tabeli, spowoduje przekroczenie średniego wynagrodzenia miesięcznego na stanowiskach obsługi, które w 2010 roku oraz obecnie wynosi 1.600,00 zł brutto na 1 etat. 7. W zakresie sprawozdawczości budŝetowej stwierdzono, Ŝe: Od stycznia do maja 2010 roku wykazano następujące nieprawidłowości: STYCZEŃ / LUTY Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca stycznia (budŝet) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,00 zł, natomiast z ewidencji na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych wynika kwota ,23 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,24 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,97 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,76 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,26 zł. Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca lutego (budŝet) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,00 zł, natomiast z ewidencji na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych wynika kwota ,23 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,14 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,62 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,86 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,61 zł. Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową jest naruszeniem 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Sprawozdanie Rb-28S W sprawozdaniach Rb-28S sporządzonych za okres od początku roku do dnia r. oraz za okres od początku roku do dnia r., Zespół nie wykazał wykonanych wydatków związanych z projektem TRANS-TRONIK ora COMENIUS. W wyniku kontroli dokumentów finansowych dotyczących ww. projektów stwierdzono, Ŝe Zespół w miesiącu styczniu oraz lutym

11 roku realizował wydatki, które nie zostały prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych. Stwierdzono, Ŝe wydatki realizowane w powyŝszych miesiącach nie były księgowane z podziałem na poszczególne paragrafy wynikające z klasyfikacji budŝetowej, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. MARZEC Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca marca (budŝet) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,00 zł, natomiast z ewidencji na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych wynika kwota ,63 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,85 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,10 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,15 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,53 zł. Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca marca (projekty: TRANS-TRONIK, COMENIUS ) w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym (łącznie dla ww. projektów), Zespół wykazał kwotę w wysokości ,48 zł, z ewidencji księgowej wynika, Ŝe saldo na dzień r. projektu TEANS-TRONIK wynosi ,81 zł, natomiast saldo na dzień r. projektu COMENIUS wynosi ,29 zł. Z rachunków bankowych wynika, Ŝe na koniec marca 2010 roku saldo projektu TRANS-TRONIK wynosi ,49 zł, a saldo projektu COMENIUS wynosi ,52 zł. Sprawozdanie Rb-28S W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano kwoty zobowiązań, które są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu. Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. KWIECIEŃ Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca kwietnia (budŝet) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,00 zł, natomiast z ewidencji na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych wynika kwota ,40 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,25 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,84 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,75 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,56 zł. 11

12 Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca kwietnia (projekty: TRANS-TRONIK, COMENIUS ) w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,59 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,59 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym (łącznie dla ww. projektów), Zespół wykazał kwotę w wysokości ,48 zł, z ewidencji księgowej wynika, Ŝe saldo na dzień r. projektu TRANS-TRONIK wynosi ,81 zł, natomiast saldo na dzień r. projektu COMENIUS wynosi ,29 zł. Z rachunków bankowych wynika, Ŝe na koniec kwietnia 2010 roku saldo projektu TRANS-TRONIK wynosi 105,16 zł, a saldo projektu COMENIUS wynosi ,29 zł. Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. MAJ Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca maja (budŝet) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,60 zł, natomiast z ewidencji na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych wynika kwota ,19 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,16 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,75 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,44 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,44 zł. Sprawozdanie Rb-23 na koniec miesiąca maja (projekty: TRANS-TRONIK, COMENIUS ) w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy, Zespół wykazał kwotę w wysokości ,47 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,47 zł, w wierszu 22 wydatki wykonane, Zespół wykazał kwotę ,97 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,97 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym (łącznie dla ww. projektów), Zespół wykazał kwotę w wysokości ,50 zł, z ewidencji księgowej rachunków bankowych wynika, Ŝe saldo na dzień r. projektu TRANS-TRONIK wynosi ,49 zł, natomiast saldo na dzień r. projektu COMENIUS wynosi ,01 zł. Z wyciągów bankowych wynika, Ŝe na koniec maja 2010 roku saldo projektu TRANS-TRONIK wynosi ,16 zł, a saldo projektu COMENIUS wynosi ,01 zł. Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Sprawozdanie Rb-28S W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano w dziale 801 rozdział na 4430 róŝne opłaty i składki przekroczenie planu finansowego o kwotę 202,22 zł. Plan po zmianach wyniósł 2.353,00 zł, natomiast Zespół dokonał wydatków 12

13 na kwotę 2.555,22 zł. Przekroczenie planu finansowego stanowi naruszenie art. 52 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Od stycznia do marca 2011 roku wykazano następujące nieprawidłowości: STYCZEŃ Sprawozdanie Rb-23 w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy Zespół wykazał kwotę w wysokości ,00 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,08 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym wykazano kwotę w wysokości ,56 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,64 zł. Sprawozdanie Rb-27S W powyŝszym sprawozdaniu wykazano 0690 wpływy z róŝnych opłat kwotę w wysokości 9,00 zł za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej, która stanowiła dochód budŝetowy Zespołu. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe w ewidencji księgowej zaksięgowano powyŝszy dochód budŝetowych na 0960 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pienięŝnej, co było niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W związku z powyŝszym nastąpiła niezgodność pomiędzy sprawozdaniem Rb-27S, a ewidencją księgową Zespołu. Sprawozdanie Rb-28S W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano wydatki wykonane: w 4170 wynagrodzenia bezosobowe kwotę w wysokości ,41 zł, a z ewidencji księgowej nie wynika aby Zespół dokonał w miesiącu styczniu 2011 roku wydatku na powyŝszą kwotę. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe kwota ,41 zł stanowi wynagrodzenie bezosobowe osób zatrudnionych przy realizacji projektów unijnych. Zgodnie z ewidencją księgową na 4177 zrealizowano wydatek w kwocie ,91 zł oraz na 4179 na kwotę 3.381,50 zł. Suma powyŝszych wydatków wynosi ,41 zł, w 4300 zakup usług pozostałych kwotę w wysokości 8.595,99 zł, a z ewidencji księgowej wynika, Ŝe powyŝsza kwota stanowi sumę 4300 (2.480,25 zł) i 4307 (6.115,74 zł). Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową jest naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. LUTY Sprawozdanie Rb-23 W sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano: w wierszu 11 dochody wykonane kwotę w wysokości ,16 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika kwota ,19 zł, 13

14 w wierszu 12 dochody przekazane na rachunek budŝetu gminy kwotę w wysokości ,59 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,62 zł, w wierszu 21 środki otrzymane z budŝetu gminy kwotę w wysokości ,00 zł, a z ewidencji wynika kwota ,08 zł, w wierszu 23 wydatki wykonane kwotę w wysokości ,68 zł, a z ewidencji wynika kwota ,15 zł, w wierszu 24 stan środków na rachunku bieŝącym kwotę w wysokości ,32 zł, a z ewidencji wynika kwota ,50 zł, natomiast stan środków na dzień r. wykazany na wyciągach bankowych wynosi ,42. Sprawozdanie Rb-27S W sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano: w 0690 wpływy z róŝnych opłat kwotę w wysokości 27,00 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota 18,00 zł, w 0920 pozostałe odsetki kwotę w wysokości 75,34 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota 67,41 zł, w sprawozdaniu nie wykazano 0960 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pienięŝnej, a z ewidencji księgowej wynika kwota 9,00 zł. Sprawozdanie Rb-28S W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za okres od początku roku do dnia r. wykazano: w 4307 zakup usług pozostałych kwotę w wysokości ,38 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota ,85 zł. Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Zespół sprawozdania za okres od początku roku do dnia r. tj. Rb-23, Rb-27S oraz Rb-28S sporządził oraz przekazał do Urzędu Miasta Zielona Góra w dniu r., co jest niezgodne z załącznikiem nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej, poniewaŝ sprawozdania miesięczne Zespół zobowiązany jest przekazać Prezydentowi Miasta Zielona Góra w terminie nie późniejszym niŝ 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego. W związku z powyŝszymi nieprawidłowościami zalecam: 1. Opracować i przyjąć do stosowania Zakładowy Plan Kont, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 14

15 2. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny oraz bieŝący, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 3. Dokonywać wydruków ksiąg rachunkowych nie późnej niŝ na koniec roku obrotowego lub przenosić treść ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 4. Księgi rachunkowe zamykać najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, zgodnie ustawą o rachunkowości. 5. Zapisów w dziennikach dokonywać w taki sposób, aby moŝliwe było jednoznaczne powiązanie tych zapisów ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 6. Na bieŝąco wprowadzać zapisy księgowe, aby zawierały prawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 7. Na bieŝąco prowadzić ewidencję na koncie 720 Przychody z tytułu dochodów budŝetowych, zgodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 8. Dokonywać poprawnej dekretacji dowodów księgowych, poprzez wskazanie miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za ujęcie tych dowodów w księgach rachunkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 9. W ewidencji księgowej Zespołu stosować konto 141 Środki pienięŝne w drodze, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 10. Wydatki budŝetowe realizować do wysokości kwot ustalonych w rocznym planie finansowym, które stanowią nieprzekraczalny limit, stosowanie do zapisów ustawy o finansach publicznych. 11. Wydatki Zespołu przeznaczać na cele i w wysokościach ustalonych w rocznym planie finansowym, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 12. Do usług związanych z opłatą abonamentową, opłatą za usługę handlową, opłatą przejściową, opłatą jakościową oraz opłatą sieciową stałą stosować podziałkę klasyfikacyjną, zgodną z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. 13. Terminowo regulować zapłatę za zobowiązania, stosownie do zapisów ustawy o finansach publicznych. 14. Prawidłowo ewidencjonować zobowiązania na kontrahencie, którego zobowiązanie dotyczy, zgodnie z Zakładowym Planem Kont stosowanym w Zespole. 15. Zgromadzone dochody własne przeznaczać na cele wskazane w uchwale nr V Rady Miasta Zielona Góra z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia jednostek budŝetowych 15

16 gromadzących dochody na wydzielonych rachunkach, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych. 16. Do ksiąg rachunkowych Zespołu wprowadzać w postaci zapisu, kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 17. Na fakturach i rachunkach zamieszczać podpis osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli merytorycznej, zgodnie z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. 18. Wydatki Zespołu ewidencjonować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 19. Zapisów księgowych dokonywać na podstawie dokumentów spełniających wymogi formalne dowodu księgowego, które zostały określone w ustawie o rachunkowości oraz obowiązującej w Zespole Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. 20. Wydatki realizować na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych przez dyrektora Zespołu dowodach księgowych, zgodnie z wyŝej cytowaną Instrukcją. 21. Na dokumentach finansowych zamieszczać aktualną podstawę prawną dotyczącą udzielenia zamówienia publicznego. 22. Zwrot kosztów z tytułu podróŝy słuŝbowej wypłacać wyłącznie pracownikom Zespołu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju. 23. Przeprowadzać kontrolę merytoryczną dokumentów finansowych, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. 24. Zapisów księgowych dokonywać na podstawie dokumentów finansowych, sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz rachunkowym, wyłącznie przez upowaŝnione osoby tj. wskazane przez dyrektora Zespołu. 25. Raporty kasowe sporządzać w sposób kompletny i zgodny z zasadami określonymi w Instrukcji kasowej obowiązującej w Zespole. 26. Dokumenty kasowe KP kasa przyjmie sporządzać w sposób rzetelny i zgodny z Instrukcją kasową. 27. Zobowiązać osobę odpowiedzialną za prowadzenie kasy, do prawidłowego obrotu gotówkowego, zgodnego z rzeczywistym stanem dokonywanych wpłat i wypłat do kasy Zespołu, stosownie do zapisów zawartych w ww. Instrukcji. 28. Błędnie wpisane daty na dokumentach księgowych poprawiać w sposób czytelny, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 29. Wydatki budŝetowe ewidencjonować w księgach rachunkowych, zgodnie z prawidłowo sporządzoną dekretacją na dowodzie księgowym. 30. Podjąć działania w celu wyegzekwowania od osób, które nie pracują juŝ w Zespole, zadłuŝenia z tytułu udzielonych poŝyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z zapisem stosowanego z Zespole Regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 16

17 31. Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Zespole Szkół Technicznych w Zielonej Górze opracować zgodnie z obowiązującymi standardami wynagrodzeń w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zielona Góra. 32. W sprawozdaniach budŝetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Zespołu, zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. 33. Sprawozdania budŝetowe Zespołu sporządzać oraz przekazywać Prezydentowi Miasta Zielona Góra w terminie nie późniejszym niŝ 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego, zgodnym z wyŝej cytowanym rozporządzeniem. Jednocześnie przypominam, Ŝe stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyŝsze ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyŝszych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inŝ. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 17