Zapytanie ofertowe. Kampania upowszechniająca projektu PI- zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych

Transkrypt

1 Kampania upowszechniająca projektu PI- zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych Szczecin, 30 marca 2015

2 Zachodniopomorska Szkoła Biznesu w Szczecinie realizująca projekt pt. PI- Knowledge@Work - zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych (nr umowy UDA-POKL /11-00), który otrzymał dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IV Wzmocnienie i rozwój potencjału dydaktycznego oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy Wzmocnienie potencjału dydaktycznego, zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty dotyczącej: Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii upowszechniającej wraz z przekazaniem autorskich praw majątkowych do opracowanych materiałów promocyjno-informacyjnych Dane szczegółowe dotyczące zamówienia: 1) Postanowienia ogólne 1) Przedmiot zapytania jest współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 3) Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. 4) Zamawiający nie dopuszcza możliwości udzielenia zamówienia Wykonawcy/Wykonawcom powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. 5) Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia w części merytorycznej podwykonawcom. 2) Dane Zamawiającego Zachodniopomorska Szkoła Biznesu Adres : Żołnierska 53, Szczecin josuch@zpsb.pl godziny pracy od NIP: ) Tryb postępowania Zamówienie powyżej 14 tys. euro netto (wartość zamówienia ustalana zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w ustawie z dn r. Prawo zamówień publicznych), będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych 2

3 oferentów oraz zostaje umieszczone na stronie Zamawiającego: i w Bazie konkurencyjności ( w celu wybrania oferty najkorzystniejszej. 4) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii upowszechniającej wraz z przekazaniem autorskich praw majątkowych do opracowanych materiałów promocyjno-informacyjnych w ramach projektu pt. PI - Knowledge@Work - zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych (nr umowy UDA- UDA-POKL /11-00) realizowanego w ramach poddziałania PO KL dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z załącznikiem nr 1. Na zamówienie składają się: Usługa opracowania koncepcji kreatywnej, strategii mediowej, harmonogramu działań i planu medialnego oraz przeprowadzenie kampanii z wykorzystaniem mediów tradycyjnych i elektronicznych upowszechniającej produkt finalny wypracowany w ramach projektu. Celem projektu PI-Knowledge@Work - zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych jest wzmocnienie potencjału dydaktycznego polskich uczelni poprzez opracowanie i wdrożenie zintegrowanego modelu uczenia się przez całe życie Knowledge@Work, pozwalającego na integrację kilku form kształcenia ustawicznego w ramach studiów podyplomowych. Model ma się przyczynić się do zwiększenia elastyczności programu nauczania, a także zwiększenia użyteczność studiów podyplomowych dla rynku pracy. Będzie to możliwe poprzez włączenie do programów studiów zestawu kompetencji kluczowych wymaganych przez pracodawców. Ścieżka kształcenia według modelu Knowledge@Work zakłada realizację polityki uczenia się przez całe życie poprzez: standaryzację programów studiów zapewniających możliwość porównywania zakładanych efektów kształcenia przygotowanie Brokerów edukacyjnych do pełnienia roli wsparcia słuchaczy przy ustalaniu zindywidualizowanych ścieżek kształcenia oraz wsparcia Uczelni w kształtowaniu oferty studiów podyplomowych wprowadzenie zindywidualizowanych ścieżek kształcenia 30-40% programu studiów to kompetencje kluczowe dobrane do indywidualnych potrzeb i predyspozycji słuchaczy diagnozowanie kandydatów na studia podyplomowe pod kątem posiadanego poziomu kompetencji kluczowych (Barometr Kompetencji Kluczowych) 3

4 wspieranie słuchaczy i wykładowców na studiach podyplomowych za pomocą nowoczesnych technik kształcenia, ze szczególnym uwzględnieniem kształcenia na odległość (e-learning, m-learning) uznawanie wiedzy i umiejętności zdobytych poza formalnym systemem kształcenia dopasowywanie oferty studiów podyplomowych do potrzeb rynku pracy reprezentowanego przez pracodawców i pracowników. Na produkt finalny projektu (model Knowledge@Work) składają się: 1. opis modelu Knowledge@Work wraz z zestawem podręczników z zakresu wdrażania modelu, procedur, standardów, wytycznych, poradników i innych dokumentów 2. Platforma webowa Knowledge@Work ( ) zawierająca: a. Mechanizm badania kompetencji kluczowych przy pomocy Barometru Kompetencji Kluczowych (BKK); b. Zestaw 10 szkoleń e-learningowych na dwóch poziomach z zakresu kompetencji kluczowych dopasowanych do aktualnego poziomu kompetencji kluczowych kandydata (wersja pełna lub zaawansowana); c. m-learning w postaci gry Pigułki wiedzy, jako uzupełnienie szkoleń e- learningowych; d. CMS do obsługi i zarządzania platformą przez uczelnie wyższą e. repozytorium dokumentów Szczegółowa specyfikacja zamówienia została określona w załączniku nr 1 Opis celu, grupy docelowej, zakładanych efektów i zakresu kampanii (zakres prac Wykonawcy) 5) Termin realizacji zamówienia Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia w następujących wersjach i terminach: 1) Realizacja kampanii upowszechniającej: maj 2015 grudzień ) Płatności za wykonane prace będą realizowane w systemie ratalnym, zgodnie z zaakceptowanym przez obie strony harmonogramem prac i płatności. 6) Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi projektów graficznych Usługi reklamowe i marketingowe Usługi reklamowe Usługi prowadzenia kampanii reklamowej Usługi w zakresie promocji 4

5 7) Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: 1) Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania. 2) Akceptują bez zastrzeżeń warunki Umowy wraz z przekazaniem praw autorskich i majątkowych do opracowanych materiałów promocyjno-informacyjnych w ramach projektu, stanowiącej załącznik nr 7 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega prawo do zmiany zapisów umownych celem dostosowania ich do realizacji przedmiotu zamówienia, w porozumieniu z wybranym Wykonawcą. 3) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zamówieniem (dotyczy Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą). 4) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.: Zamawiający uzna niniejszy warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat, a jeśli okres działalności jest krótszy w tym okresie, należycie wykonał (tj. przeprowadził i zakończył) co najmniej 2 zamówienia, polegające na przeprowadzeniu kampanii reklamowej i kampanii multimedialnej w zakresie promocji produktu/przedsiębiorstwa/idei o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto każda z kampanii. W ramach wykonania kampanii winny znajdować się co najmniej 3 (dla każdego z przedstawionych zamówień/kampanii osobno) z poniżej wymienionych elementów tj.: wykup mediów, promocja w Internecie - w tym bazowe działania w mediach społecznościowych w Polsce, organizacje wydarzeń/eventów, przygotowanie i wykonanie materiałów multimedialnych (filmy video, spoty radiowe, itp.) oraz dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: osobą lidera (tzn. osobą prowadzącą i zarządzającą zamówieniem), posiadającego udokumentowane, co najmniej trzyletnie (doświadczenie w zakresie realizacji, ogólnokrajowych kampanii promocyjnych i PR) oraz zespołem (minimum 3 osobowym) ekspertów posiadających doświadczenie w realizacji powyższych projektów. 5) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6) Oferent jest podmiotem niepowiązanym z Zamawiającym w sposób osobowy lub kapitałowy. 5

6 8) Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w pkt. 7 Zamawiający żąda złożenia następujących dokumentów: 1) Kopia odpisu z KRS/zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej potwierdzona za zgodność z oryginałem. Dokument nie starszy niż 3 miesiące od momentu złożenia oferty. 2) Oświadczenia Wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania. 3) wykazu wykonanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, zakresu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie wzór wykazu stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 4) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. 5) Informacje dodatkowe dotyczące oferty W trakcie prac: 1. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym poprzez wyznaczenie przedstawiciela, z którym będzie można się konsultować w ramach kontaktów roboczych. 2. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli prac w trakcie realizacji oraz odbioru prac w celu sporządzenia Protokołu odbioru każdego zlecenia. 3. Wykonawca będzie odpowiedzialny za wykonanie oraz dostarczenie materiałów będących przedmiotem zamówienia do siedziby Zamawiającego oraz pod wskazane przez Zamawiającego adresy. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia raportu dotyczącego efektów zrealizowanych działań na podstawie m.in.: raportów z monitoringu mediów - liczby publikacji medialnych ogółem (wg monitoringu Instytutu Monitorowania Mediów), liczby publikacji medialnych uwzględniających kluczowe cele komunikacyjne, 6

7 ekwiwalentu reklamowego z doniesień medialnych, liczby odwiedzin stron internetowych oraz unikalnych użytkowników, polubień i pozytywnych komentarzy w mediach społecznościowych, oglądalności spotów - ilość zrealizowanych GRP, zasięgi 1+ oraz 3+ w planowanej grupie docelowej, działania on-line - realizacja planowanych ilości odsłon, klików w linki tekstowe i formy graficzne, odtworzeń materiałów wideo, opinii publicznej w wybranych regionach, kluczowych liderów opinii, innych, określonych przez Zamawiającego. 5. W przypadku spotkań roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą one organizowane w siedzibie Zamawiającego. Organizacja spotkania roboczego w siedzibie Wykonawcy lub w innym miejscu będzie możliwa jedynie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego. 6) Szacowana wartość zamówienia Zamawiający na sfinansowanie zamówienia zamierza przeznaczyć kwotę nie wyższą niż ,00 zł brutto (razem z VAT). 7) Opis sposobu przygotowania oferty Przygotowana oferta musi zawierać: 1) Załącznik nr 2 - Formularz cenowy oferty 2) Załącznik nr 3 - Wykaz doświadczenia Wykonawcy (zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego) 3) Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z dokumentem potwierdzającym posiadane uprawnienia 4) Załącznik nr 5 Wykaz kadry 5) Załącznik nr 6 Propozycja realizacji kampanii wraz z załącznikami. Załącznik powinien zawierać następujące elementy: i. szczegółowy opis spójnych działań - opis powinien w szczególności zawierać: główny claim/slogan/wyróżniki kampanii, powiązanie proponowanych działań i narzędzi z grupami docelowymi i celami kampanii, odniesienie do zalecanych przez zamawiającego narzędzi promocyjnych, sposób badania efektywności kampanii, w tym metodologię pomiarów ii. harmonogram działań iii. kosztorys działań Do oferty należy dołączyć: Próbki/wzory materiałów proponowanych do wykorzystania w planowanej kampanii; 7

8 Próbki zrealizowanych przez Wykonawcę projektów w tym: o 2 próbki materiałów multimedialnych (np. filmów video, spotów)- w formie elektronicznej, na płycie CD / DVD, o 2 projekty graficzne materiałów tradycyjnych i elektronicznych (roll-up, billboard, ulotka, baner, itp.), przy czym Wykonawca opracowywał zarówno projekt graficzny jak i odpowiedzialny był za jakość druku, o 2 próbki kampanii prowadzonej w mediach społecznościowych (np. Facebook) opis kampanii ze zrzutami ekranów i wykorzystywanymi materiałami. Powyższe elementy podlegać będą ocenie, zgodnie z kryteriami określonymi w pkt. 9 specyfikacji, dlatego też Zamawiający wymaga, aby zawierały elementy odpowiadające poszczególnym podkryteriom. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie i niniejszym zapytaniu (w tym wszelkie podatki, składki i inne należności publiczne, które Zamawiający poniesie w wyniku zawartej z Wykonawcą umowy). 8) Miejsce i termin złożenia oferty Ofertę prosimy dostarczyć; - osobiście, pocztą - na adres Zachodniopomorska Szkoła Biznesu ul. Żołnierska 53, Szczecin, pok. 303 z dopiskiem Oferta na opracowanie kampanii upowszechniającej w ramach projektu PI - Knowledge@Work - zintegrowany model kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych do dnia 20 kwietnia 2015 r. do godz ) Kryteria wyboru oferty Zamawiający dokonuje oceny ważnych ofert na podstawie poniższych kryteriów oceny: Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania przez oferenta 100 pkt., w tym: Kryterium 1: Cena ofertowa max. do 30 pkt. Kryterium 2: Zarys koncepcji kampanii max. do 45 pkt. Kryterium 3: Merytoryczna ocena dotychczas zrealizowanych projektów max. do 25 pkt. 8

9 10) Sposób oceny ofert Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając ofertom punkty, z zastosowaniem następujących zasad: Kryterium 1: Cena ofertowa (Pc) 30 pkt. Maksymalna liczba punktów najniższa cena Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty według poniższego wzoru: Pc = (Cn x 30 pkt) / Cn gdzie: Pc otrzymane punkty za kryterium cena Cn cena oferty o najniższej cenie brutto Cb cena oferty badanej brutto Kryterium 2: Zarys koncepcji kampanii (Pz) 45 pkt. Oceniony przez komisję na podstawie prezentacji koncepcji kampanii wraz ze wszystkimi jej składowymi w postaci szczegółowego opisu koncepcji rozwiązania wraz ich z ilustracją w postaci min. 3 wzorów materiałów przygotowanych w oparciu o proponowany pomysł kreatywny (przedstawiony zgodnie z załącznikiem nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego). W ocenie pod uwagę będą brane takie elementy jak: 1. Oryginalność proponowanej kampanii do 25 pkt. W kryterium Oryginalność proponowanej kampanii każdy z członków zespołu zarządzającego dokonującego oceny złożonych ofert dokona indywidualnie oceny, przyznając liczbę punktów ofercie, poprzez ocenę następujących podkryteriów: zastosowanie niekonwencjonalnych rozwiązań (max 5 pkt), zastosowanie nowoczesnych nośników i form komunikacji (max 5 pkt), nowatorskość i wyjątkowość kampanii (max 5 pkt), dostosowanie działań promocyjnych i PR do specyfiki produktu (max 10 pkt), 2. Spójność z opisem kampanii (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) do 20 pkt. W kryterium Spójność z opisem kampanii każdy z członków zespołu zarządzającego dokonującego oceny złożonych ofert dokona indywidualnie oceny, przyznając liczbę punktów ofercie, poprzez ocenę następujących podkryteriów: zbieżność zaproponowanych narzędzi z modelem Knowledge@Work (0-10 pkt), zbieżność zaproponowanych narzędzi z zagadnieniami kształcenia przez całe życie na uczelniach wyższych ( 0-5 pkt), realizacja poszczególnych celów zawartych w opisie kampanii w załączniku nr 1 (0-5 pkt) 9

10 Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej zostaną do siebie dodane a następnie podzielone przez liczbę oceniających. Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta. Kryterium 3: Merytoryczna ocena dotychczas zrealizowanych projektów (Pm) 25 pkt. Punkty za kryterium merytoryczna ocena dotychczas zrealizowanych projektów zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 25 punktów, Zamawiający oceni je na podstawie dołączonych do oferty opisu doświadczenia (załącznik nr 3) oraz próbek zrealizowanych przez Wykonawcę projektów. Na ocenę merytoryczną dotychczas zrealizowanych przez Wykonawcę projektów składają się oceny cząstkowe (0 25 pkt): - ocena projektów graficznych (0 10 pkt), - ocena próbek materiałów multimedialnych (0 6 pkt), - ocena próbek kampanii w mediach społecznościowych (0 9 pkt). Każdy z członków zespołu zarządzającego dokonującego oceny złożonych ofert dokona indywidualnie oceny, przyznając liczbę punktów ofercie, poprzez ocenę następujących podkryteriów: 1. w przypadku próbek projektów graficznych: - pomysłowość rozumianą jako twórcze, kreatywne tworzenie (0 6 pkt.), - jakość wykonania (0 4 pkt.). 2. w przypadku próbek materiałów multimedialnych: - pomysłowość rozumianą jako twórcze, kreatywne tworzenie (0 4 pkt.), - jakość wykonania (0 2 pkt.). 3. w przypadku kampanii w mediach społecznościowych: - pomysłowość rozumianą jako twórcze, kreatywne tworzenie (0 5 pkt.), - jakość wykonania (0 4 pkt.). Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej zostaną do siebie dodane a następnie podzielone przez liczbę oceniających. Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta. W przypadku, gdy nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na fakt, iż zostały złożone oferty o takiej samej wartości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie 2 dni ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować warunków gorszych, niż zaoferowane w złożonych ofertach. W przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu i nie podlegające odrzuceniu oferty, zawierają cenę przewyższającą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą który przedstawił najkorzystniejsze warunki. O wyborze 10

11 najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej, którzy przesłali oferty w ustalonym terminie. Całkowita ilość punktów otrzymanych przez ofertę będzie obliczana wg następującego wzoru: P = Pc + Pz + Pm Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający zsumuje punkty przyznane danej ofercie w poszczególnych kryteriach oceny ofert. Jako najkorzystniejszą zostanie uznana oferta o najwyższej liczbie punktów. 11) Informacje dotyczące wyboru oferty 1) O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi wszystkie podmioty biorące udziału w postępowaniu. 2) Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. 12) Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2) zostanie złożona po terminie składania ofert, 3) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 4) informacje (i oświadczenia) złożone przez Wykonawcę w złożonej ofercie będą nieprawdziwe, 5) Wykonawca nie dostarczy dokumentów o których mowa w rozdziale 9 niniejszego zapytania. 13) Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy. 14) Termin związania ofertą: 11

12 60 dni. Pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. Jednocześnie Zamawiający informuję, iż podpisanie umowy z Wykonawcą będzie możliwe jedynie w przypadku pozytywnej walidacji produktu finalnego przez Krajową Sieć Tematyczną. 15) Osoba do kontaktu po stronie Zamawiającego dr Justyna Osuch menadżer projektu josuch@zpsb.szczecin.pl 16) Załączniki Załącznik nr 1 Opis kampanii Załącznik nr 2 Formularz cenowy oferty Załącznik nr 3 Wykaz doświadczenia Załącznik nr 4 Oświadczenia Wykonawcy Załącznik nr 5 Wykaz kadry Załącznik nr 6 Propozycja realizacji kampanii Załącznik nr 7 Wzór umowy z Wykonawcą 12