LSZ /2012 P/12/171 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LSZ /2012 P/12/171 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/12/171 - Realizacja na terenie województwa zachodniopomorskiego Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich , w zakresie realizacji osi priorytetowych 2 i 3. Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie Jarosław Pułka, specjalista kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr z dnia r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Stowarzyszenie Sieja, ul. Mieszka I nr 1, Marianowo. 1 Prezesem Stowarzyszenia od dnia 17 listopada 2011 r. jest ElŜbieta Rink. Poprzednio od dnia 29 czerwca 2009 r. Prezesem Stowarzyszenia był Andrzej Racinowski. II. Ocena kontrolowanej działalności (dowód: akta kontroli str. 3, 7-9) NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia 2 realizację przez Stowarzyszenie operacji w ramach środka 3.4 Rozwój nowych rynków i kampanie promocyjne objętego osią priorytetową 3 Środki słuŝące wspólnemu interesowi, zawartą w Programie Operacyjnym ZrównowaŜony rozwój rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Ocenę powyŝszą uzasadnia realizacja przez Beneficjenta operacji pn. Kampania promocyjna Jedz ryby będziesz zdrów, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 25 września 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 3 Środki słuŝące wspólnemu interesowi, zawartą w programie operacyjnym "ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich " 4 oraz z zawartą umową o dofinansowanie nr OR /10/11 z r. Wnioski o płatność za lata , złoŝone do Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 5 zostały sporządzone poprawnie i w terminach wynikających z zawartej umowy o dofinansowanie, zakres wykazanych w nich kosztów kwalifikowalnych oraz wykonanych zadań był toŝsamy z harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym integralną część umowy o dofinansowanie. Wszystkie wydatki zostały opłacone terminowo i ujęte w wyodrębnionej ewidencji finansowo-księgowej. 1 Dalej: Stowarzyszenie lub Beneficjent. 2 NajwyŜsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych, negatywna. 3 Dalej: PO RYBY Dz.U. Nr 161 poz ze zm., dalej: rozporządzenie MRiRW z r. 5 Dalej: ZOR ARiMR dla oddziału oraz ARiMR dla agencji jako całości. 1

3 III. Opis ustalonego stanu 1. Realizacja projektu 1.1. Spełnienie warunków przyznania pomocy Wniosek o dofinansowanie w ramach środka 3.4 Rozwój nowych rynków i kampanie promocyjne w zakresie opracowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej produktów rybnych pn. Jedz ryby będziesz zdrów wraz z wymaganymi dokumentami 6, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia MRiRW z r., został złoŝony przez Stowarzyszenie w ZOR ARiMR w dniu r. (dowód: akta kontroli str , 32-44) Pismami z r. oraz r. ZOR ARiMR wezwała Stowarzyszenie do uzupełnienia wniosku o dofinansowanie w zakresie m.in.: 1) przedłoŝenia szczegółowego harmonogramu planowanej operacji zawierającego: tytuł lub nazwę festynu; termin rozpoczęcia i zakończenia operacji kaŝdego festynu, spotkania, konkursu; dokładny adres miejsca realizacji operacji; formy i metody operacji; zakres programowy; planowaną liczbę uczestników lub odbiorców szkolenia; planowane materiały szkoleniowe, środki dydaktyczne, promocyjne; wykaz wykładowców/ekspertów uczestniczących w festynie; 2) wskazania w jakim radio, w telewizji i w prasie lokalnej zostaną wyemitowane i wydrukowane reklamy; 3) dostarczenia opinii odpowiedniej izby skarbowej o braku moŝliwości odzyskania przez Stowarzyszenie podatku VAT w związku z realizacją projektu; 4) dostarczenia specyfikacji kaŝdej pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego w kaŝdym etapie realizacji operacji z wyjaśnieniem, jakie elementy i w jakiej cenie składają się na koszt kaŝdej pozycji; 5) wyjaśnienia, jaki będzie spodziewany wzrost procentowy spoŝycia ryb po przeprowadzeniu kampanii; 6) szczegółowego wyjaśnienia wzrostu wnioskowanej kwoty pomocy z zł do zł. (dowód: akta kontroli str , 25-28) Wymagane wyjaśnienia wraz z załącznikami zostały przesłane do ZOR ARiMR przy pismach z r. oraz r. (dowód: akta kontroli str , 29-45) Beneficjent spełniał warunki przyznania pomocy w ramach realizacji środka 3.4 Rozwój nowych rynków i kampanie promocyjne określone w 30 pkt 3 rozporządzenia MRiRW z r. (dowód: akta kontroli str. 7-12) Umowa o dofinansowanie nr OR /10/11 została zawarta r. pomiędzy ARiMR, reprezentowaną przez Przemysława Osińskiego Kierownika Biura Wsparcia Inwestycyjnego ZOR ARiMR a Stowarzyszeniem reprezentowanym przez Andrzeja Racinowskiego Prezesa Zarządu. Przedmiotem umowy było udzielenie Beneficjentowi pomocy w wysokości zł (w tym współfinansowanie z Europejskiego Funduszu Rybackiego ,75 zł) na realizację operacji pn. Kampania promocyjna Jedz ryby będziesz zdrów 8. (dowód: akta kontroli str. 4, ) 6 Dalej: wniosek o dofinansowanie. 7 Dalej: EFR. 8 Dalej: Kampania. 2

4 Zgodnie z 3 ust. 2 umowy 9 Beneficjent zobowiązał się do realizacji operacji w 4 etapach: etap I w okresie od r. do r. - wartość operacji ogółem zł, etap II w okresie od r. do r. - wartość operacji zł; etap III w okresie od r. do r. - wartość operacji zł; etap IV w okresie od r. do r. - wartość operacji zł. Wszystkie ww. etapy dotyczyły zadań promocyjnych, realizowanych na terenie 12 gmin województwa zachodniopomorskiego. (dowód: akta kontroli str , , ) Beneficjent dwukrotnie występował do ZOR ARiMR o podpisanie aneksów do umowy. Pismem z r. Stowarzyszenie wnioskowało o zmianę zestawienia rzeczowo finansowego polegającego na moŝliwości przeznaczenia zaoszczędzonych środków finansowych na rozszerzenie degustacji o nowe gatunki ryb. Pismem z r. Stowarzyszenie zawnioskowało o wydanie publikacji ksiąŝki kucharskiej na koniec IV etapu, zamiast poszczególnych publikacji po zakończeniu kaŝdego z etapów Kampanii. Aneksy do umowy o dofinansowanie zostały zawarte: r. oraz r. i nie skutkowały zwiększeniem ogólnej kwoty dofinansowania. (dowód: akta kontroli str ) stwierdzono Przygotowanie projektu Operacja realizowana była na terenie 12 gmin, tj. 7 z powiatu stargardzkiego (Chociwel, Dobrzany, Dolice, Ińsko, Kobylanka, Marianowo, Stargard Szczeciński), 3 z pyrzyckiego (Przelewice, Pyrzyce, Warnice), 1 z myśliborskiego (Barlinek) i 1 z łobeskiego (Węgorzyno) oraz 174 sołectw i 98 miejscowości niesołeckich z obszaru działania Stowarzyszenia 11. Kampania podzielona była na 4 etapy. Jej głównym celem była promocja produktów rybnych (ryb morskich i śródlądowych). Cel miał być osiągnięty poprzez zorganizowanie imprez plenerowych przedstawiających produkty rybne, jako zdrową Ŝywność, pokazów kulinarnych dla uczestników imprez oraz dystrybucję materiałów reklamowych. Planowaną liczbę odbiorców Kampanii określono na około osób w ramach zorganizowania 91 imprez, tj.: 7 imprez powiatowych po 6.000/5.000 osób łącznie , 48 imprez gminnych po1.000/500 osób łącznie , 36 imprez wigilijnych po 200/100 osób łącznie Dla I etapu przewidziano cykl imprez: 1 głównej - powiatowej otwierającej Kampanię, 12 festynów gminnych oraz 12 spotkań wigilijnych. Dla kolejnych dwóch etapów po: 2 imprezy powiatowe, 12 festynów gminnych i 12 wigilijnych, dla etapu IV - 2 powiatowe (w tym 1 kończąca Kampanię) i maksymalnie 12 gminnych. Na imprezach plenerowych przewidziano przygotowanie i degustację potraw rybnych. Celem degustacji miało być przybliŝenie uczestnikom Kampanii walorów smakowych promowanej ryby (wędzonej, smaŝonej i w galarecie). Pokazy kulinarne 9 Z uwzględnieniem aneksu nr 1 z dnia r. i aneksu nr 2 z dnia r. 10 Wartość operacji ogółem w poszczególnych etapach, stanowiła 100% kwoty kosztów kwalifikowalnych. 11 Dane dot. 174 sołectw oraz 98 miejscowości niesołeckich zostały wykazane we wniosku o dofinansowanie (w umowie o dofinansowanie projektu nie zapisano takiego podziału). 3

5 na imprezach powiatowych miały być prowadzone przez Mistrza Kulinarnego. ZałoŜono równieŝ, Ŝe od początku trwania Kampanii realizowane będą konkursy dla dzieci i młodzieŝy, Kół Gospodyń Wiejskich oraz konkursy na Mistrza Kucharskiego. W ramach Kampanii zaplanowano opracowanie reklamy skierowanej do jej uczestników (spoty reklamowe emitowane w telewizji regionalnej oraz kablowej, nagranie 3 dŝingli reklamowych promujących Kampanię, ogłoszenia w lokalnej i gminnej prasie). Jednym z zadań było równieŝ nagranie filmu promującego spoŝywanie ryb. W celu identyfikacji Kampanii na rynku załoŝono, Ŝe Wnioskodawca zleci opracowanie jej logo oraz wzorów gadŝetów reklamowych, które produkowane będą corocznie na potrzeby Kampanii. KaŜdy etap oraz cała Kampania ma się kończyć opracowaniem raportu. Raport końcowy etapu będzie wskazywał na mierzalne wskaźniki realizacji celu operacji. Szczegółowy opis Kampanii zawierający m.in. analizę rynku ryb, miejsce realizacji, przygotowanie i jej wykonanie oraz zakres rzeczowy został opisany w zał. nr 7 do wniosku o dofinansowanie. (dowód: akta kontroli str , 84-85) stwierdzono 1.3. Prawidłowość wydatkowania środków publicznych otrzymanych na realizację projektu Wg 4 ust. 1 i 2 umowy o dofinansowanie 12 ARiMR zobowiązała się do wypłacenia Beneficjentowi pomocy w wysokości zł, w formie 4 zaliczek w wysokości odpowiednio: zł, zł, zł i zł (dowód: akta kontroli str ) Do dnia r. Beneficjent otrzymał 2 zaliczki, które zostały przekazane na wyodrębniony przez Stowarzyszenie rachunek bankowy wskazany w 4 ust. 5 umowy o dofinansowanie w następujących kwotach i terminach: zł (w dniu r. w wysokości ,50 zł i w dniu r. w wysokości ,50 zł), zł (w dniu r. w wysokości zł i w dniu r. w wysokości zł). (dowód: akta kontroli str. 136, , ) Beneficjent zgodnie z art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych 13 nie był zobowiązany do stosowania PZP. W związku z realizacją projektu Beneficjent zlecił realizację całości Kampanii firmie: C( ) 14 (umowa z dnia r.). Wyboru podmiotu realizującego projekt Zarząd Stowarzyszenia dokonał w dniu r. na podstawie złoŝonych dwóch ofert (w wyniku zapytania ofertowego, którego kryterium wyboru była cena). Wartość zleconego zadania była równa wartości dofinansowania projektu określonego w umowie o dofinansowanie zawartej r. z ARMiR. (dowód: akta kontroli str , ) 12 Zgodnie z aneksem Nr 2 do umowy o dofinansowanie, zawartym r. 13 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) dalej: PZP. 14 Dalej: Wykonawca. 4

6 Kontrola wydatków w wysokości zł 15 (tj. 52,98% wartości projektu) poniesionych przez Beneficjenta w związku z realizowanym projektem wykazała, Ŝe: wydatki zostały prawidłowo udokumentowane fakturami, wystawionymi przez Wykonawcę, zgodnie z zawartą umową, na wszystkich zbadanych dokumentach potwierdzających poniesienie wydatków została zamieszczona informacja: "Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Operacyjnego "ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich ", zobowiązania z tytułu faktur wystawionych przez Wykonawcę w związku z realizowanym projektem, zostały opłacone przez Beneficjenta terminowo z rachunku bankowego wskazanego w 4 ust. 5 umowy o dofinansowanie, wszystkie poniesione wydatki zostały wprowadzone do wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej, zgodnie z umową o dofinansowanie, w siedzibie Beneficjenta dostępne były oryginały dokumentów dotyczących realizowanej operacji (m.in.: umowy, faktury VAT, raporty z realizacji projektu, wydruki z ewidencji księgowej, wyciągi bankowe). Prowadzona przez Beneficjenta w systemie finansowo-księgowym ewidencja umoŝliwiała identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych dla wszystkich wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu. Kontrola 100% operacji bankowych zleconych przez Beneficjenta, do dnia kontroli, z rachunku bankowego wskazanego w 4 ust. 5 umowy o dofinansowanie wykazała, Ŝe płatności realizowane z rachunku dotyczyły wyłącznie wydatków związanych z projektem. Rachunek prowadzony na potrzeby projektu nie był oprocentowany. (dowód: akta kontroli str , , 242) stwierdzono Zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie W badanym okresie Beneficjent zrealizował 2 etapy Kampanii. W ramach I etapu w 2011 r. zorganizowano w Ińsku imprezę otwierającą Kampanię (na ok. 5-6 tys. osób) z udziałem Mistrza Kulinarnego. Podczas imprezy wydano 6000 porcji degustacyjnych z karpia. W okresie od do zorganizowano 13 kolejnych imprez plenerowych. W trakcie, których zorganizowano catering oraz przeprowadzone zostały konkursy kulinarne. Przygotowane potrawy były rozdawane uczestnikom imprez. W okresie przedświątecznym zorganizowano 12 imprez wigilijnych w ramach, których przygotowano i rozdano do degustacji po 200 szt. porcji potraw rybnych. Opracowano logo Kampanii, wzory ulotek, banerów, plakatów, gadŝetów. Wyprodukowane gadŝety oraz ulotki rozdawane były podczas imprez plenerowych i wigilijnych. Opracowane reklamy wyemitowano w Radio Szczecin oraz zamieszczono w lokalnej prasie. Emisja spotu reklamowego Kampanii prezentowana była w TV Szczecin. Uruchomiono stronę internetową Kampanii pod adresem Przeprowadzono wstępne oraz etapowe badania ankietowe. Opracowano raport wyjściowy oraz raport dla I etapu. (dowód: akta kontroli str , , , ) 15 Wydatki za realizację dwóch pierwszych etapów Kampanii. 5

7 W ramach realizacji II etapu Kampanii w 2012 r. zostało zorganizowanych 14 imprez plenerowych, w trakcie których zorganizowano catering oraz konkursy kulinarne. Przygotowane potrawy (z siei, sielawy, sandacza i szczupaka) były rozdawane uczestnikom imprez. W okresie przedświątecznym zorganizowano 14 imprez wigilijnych, podczas których przygotowano i rozdano do degustacji po 200 szt. porcji potraw rybnych. W imprezach powiatowych uczestniczył Mistrz Kulinarny. Na ww. imprezach rozdawano uczestnikom materiały i gadŝety promocyjne. Emisja spotu reklamowego Kampanii prezentowana była w TV Szczecin. Reklamy wyemitowano w Radio Szczecin oraz zamieszczono w lokalnej prasie. Prowadzono i administrowano stronę internetową Kampanii. Przeprowadzono badania ankietowe i opracowano z nich raport. Wyprodukowano 30-minutowy film promujący Kampanię. (dowód: akta kontroli str , , , ) PowyŜsze zadania zostały zrealizowane zgodnie z zestawieniem rzeczowo - finansowym (stanowiącym załącznik nr 1 do umowy o dofinansowanie), harmonogramem imprez w ramach I i II etapu Kampanii oraz załącznikiem nr 7 do wniosku o dofinansowanie. (dowód: akta kontroli str , , , ) W badanym okresie nie dokonywano zmian terminów realizacji projektu. (dowód: akta kontroli str , ) Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z opisem zadania (zał. nr 7 do wniosku) nie był załącznikiem do umowy o dofinansowanie. (dowód: akta kontroli str , ) stwierdzono Prawidłowość sporządzenia wniosków o płatność W okresie objętym kontrolą Beneficjent złoŝył do ZOR ARiMR 2 wnioski o płatność na łączną kwotę zł w tym: w dniu r. za okres od r. do r., kwota kosztów kwalifikowalnych objętych wnioskiem zł wniosek rozliczający I transzę środków zaliczkę w kwocie zł. Niewykorzystane środki w kwocie zł zostały zwrócone na rachunek bankowy ARiMR r. w dniu r. za okres od r. do r., kwota kosztów kwalifikowalnych objętych wnioskiem zł wniosek rozliczający II transzę środków zaliczkę w kwocie zł. Niewykorzystane środki w kwocie zł zostały zwrócone na rachunek bankowy ARiMR r. PowyŜsze wnioski o płatność zostały złoŝone do ZOR ARiMR w terminie określonym w 7 umowy o dofinansowanie 16. (dowód: akta kontroli str. 92, , 141, 144, , ) 16 Terminy złoŝenia wniosków o płatność zostały określone: I od r. do r., II od r. do r., III od r. do r., IV od r. do r. 6

8 Pismem z r. ZOR ARiMR wezwała Beneficjenta do usunięcia braków i złoŝenia dokumentów dotyczących wniosku o płatność z r., tj. dostarczenia: 1) umowy zawartej z Wykonawcą, 2) oryginału potwierdzenia uregulowania naleŝności wynikającej z faktury ZAL/2/7/2011 z r. (faktura załączona do wniosku), 3) wzorów ankiet, 4) wyników wstępnych badań ankietowych, 5) wyników badań ankietowych kończących I etap, 6) kompletnego wyciągu z konta przeznaczonego do obsługi zaliczki, 7) informacji o ilości i sposobie dystrybucji polarów, czapek, koszulek w trakcie imprez promocyjnych, 8) zaświadczenia z banku o wysokości uzyskanych odsetek od kwoty zaliczki. (dowód: akta kontroli str ) Korekta wniosku o płatność wraz ze stosownymi wyjaśnieniami została złoŝona r. Pismem z r. Stowarzyszenie dostarczyło do ZOR ARMiR raport z badań wstępnych oraz raport z końcowy dla I etapu Kampanii. (dowód: akta kontroli str ) Wniosek z w okresie przeprowadzania kontroli u Beneficjenta był w trakcie weryfikacji przez ZOR ARiMR. (dowód: akta kontroli str. 256) Ocena cząstkowa stwierdzono. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w badanym obszarze. 2. Zgodność uzyskanych rezultatów z efektami planowanymi we wniosku o dofinansowanie Do dnia zakończenia kontroli, w związku ze zrealizowaniem 2 z 4 etapów Kampanii oraz planowanym terminem zakończenia Kampanii na grudzień 2014 r. Beneficjent nie osiągnął celu określonego w 3 ust. 4 umowy o dofinansowanie, który określono następująco: Opracowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej produktów rybnych. (dowód: akta kontroli str. 84, 268) W okresie realizacji Kampanii Beneficjent złoŝył do ZOR ARiMR sprawozdanie roczne z realizacji operacji za lata w terminie określonym w 4 pkt 1 rozporządzenia MRiRW z r. 17, tj r. Sprawozdanie zawierało informacje, o których mowa w 2 ust. 2 ww. rozporządzenia i było zgodne ze stanem faktycznym dotyczącym realizowanych działań. (dowód: akta kontroli str ) W latach (do dnia zakończenia kontroli) w związku z realizowanym projektem ZOR ARiMR przeprowadził 2 kontrole ( r. w Mielęcinie oraz r. w Węgorzynie) dotyczące weryfikacji danych zawartych we wniosku 17 Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 28 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu, trybu i terminów przekazywania sprawozdań oraz trybu i zakresu rozliczeń w ramach Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich (Dz.U. Nr 142, poz ze zm.) zwane dalej rozporządzenie MRiRW z r. 7

9 o płatność. Kontrole zostały przeprowadzone w miejscu realizacji imprez plenerowych. Podczas kontroli nie stwierdzono. (dowód: akta kontroli str ) Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeŝeń stwierdzono NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w badanym obszarze. IV. Wnioski Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 18, nie zgłasza wniosków. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. ZastrzeŜenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie...., dnia... miejscowość data Kontroler Jarosław Pułka specjalista k. p. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie Dyrektor podpis podpis 18 Dz.U. z 2012 r., poz.82. 8