2.3 Zamawiający zastrzega sobie możliwość rekomendacji uczestnictwa w spotkaniach ekspertów PARP lub innych ekspertów po konsultacji z Wykonawcą.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1. Zakres Zadań Wykonawcy 1. Opis przedmiotu zamówienia 1.1 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) realizując projekt systemowy Wspieramy e-biznes, planuje organizację warsztatów wraz z konsultacjami społecznymi mających na celu upowszechnienie informacji na temat działań 8.1 i 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz na temat działań wspierających zachowanie rezultatów działań 8.1 i 8.2 PO IG w latach W celu jak najszerszego dotarcia z prezentowanymi podczas warsztatów i konsultacji społecznych treściami do grup docelowych, będą transmitowane podsumowania on-line w Internecie, a ponadto podsumowania analiz publikowane będą na łamach medium i dodatkowo promowane. 1.3 Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 3 warsztatów i 3 podsumowań konsultacji transmitowanych on-line, podczas których przedstawiony zostanie oraz poddany konsultacjom plan promocji rezultatów działań 8.1 i 8.2 POIG, działania wspierające rozwój e-biznesu oraz plan promocji ostatnich naborów w ramach działań 8.1 i 8.2 PO IG. 2. Zakres zamówienia 2.1 Zakres zamówienia obejmuje organizację w I kwartale 2013 roku i obsługę techniczną 3 warsztatów z udziałem zaproszonych ekspertów oraz podsumowania każdej z sesji warsztatowych w formule transmisji on-line oraz zamieszczeniem ich zapisu na łamach portalu Wszystkie debaty zorganizowane zostaną po zakończeniu cyklu 3 warsztatów lub jedna debata każdorazowo odbędzie się po jednej zakończonej sesji warsztatowej. 2.3 Zamawiający zastrzega sobie możliwość rekomendacji uczestnictwa w spotkaniach ekspertów PARP lub innych ekspertów po konsultacji z Wykonawcą. 3. Ramy tematyczne sesji warsztatowych i debat 3.1 Strony uzgodnią tematykę 3 warsztatów w zależności od potrzeb Zamawiającego. 3.2 Zamawiający planuje przeprowadzenie warsztatów w następujących obszarach: Promocja rezultatów działań 8.1 i 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na arenie międzynarodowej (z uwzględnieniem targów CeBIT 2013) Działania wspierające rozwój e-biznesu Promocja naborów do działań 8.1 i 8.2 POIG w 2013 r. 3.3 Wykonawca na 2 tygodnie przed planowanym terminem warsztatów jest zobowiązany do uzgodnienia ich tematyki z Zamawiającym i przedstawienia koncepcji realizacji wydarzenia zgodnie z pkt. 5.1 niniejszego dokumentu, 4. Terminy realizacji warsztatów oraz debat 4.1 Warsztaty i debaty będą organizowane w okresie od dnia podpisania umowy do 20 marca 2013 r., w dniach między wtorkiem, a czwartkiem, tzn. zarówno organizacja warsztatów, realizacja debaty Strona 1 z 7

2 (oraz jej transmisja on-line), jak i publikacja z relacji na łamach medium partnera debaty będzie miała miejsce w dniach od wtorku do czwartku, chyba, że Zamawiający zdecyduje inaczej. 4.2 Szczegółowy terminarz warsztatów i debat zostanie ustalony po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.3 Transmisja debat będzie odbywać się każdorazowo (w czasie rzeczywistym) w godzinach wskazanych przez Zamawiającego, w przedziale czasowym Zadania Wykonawcy 5.1 Opracowanie koncepcji merytorycznej i organizacja warsztatów: Przygotowanie harmonogramu sesji warsztatowych wraz z podsumowaniem w formule debat online do akceptacji Zamawiającego i wybór sposobu organizacji spotkań (debaty po zakończonych sesjach warsztatowych lub jedna debata po jednej sesji warsztatowej) Przedstawienie przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego listy ekspertów uczestniczących w poszczególnych warsztatach Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia udziału w warsztatach ekspertów, których udział zadeklarował w ofercie Zamawiający zastrzega sobie możliwość rekomendacji uczestnictwa w warsztatach ekspertów PARP lub innych ekspertów po konsultacji z Wykonawcą Wykonawca przedstawi Zamawiającemu zgody wszystkich ekspertów do wykorzystania wizerunku w związku z przedmiotowym zamówieniem według wzoru formularza przedstawionego przez Zamawiającego Zgody ekspertów na wykorzystanie wizerunku zostaną dostarczone przez Wykonawcę wraz z raportem końcowym Przedstawienie przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego koncepcji merytorycznej i programu warsztatów Wykonawca po konsultacji z Zamawiającym przedstawi zakres tematyczny każdej sesji warsztatowej Wykonawca po konsultacji z Zamawiającym przedstawi szczegółowy program warsztatów Wykonawca zaproponuje pakiet materiałów pomocniczych dla uczestników warsztatów oraz będzie odpowiedzialny za ich przygotowanie Zapewnienie pomieszczeń w siedzibie Wykonawcy lub sali konferencyjnej do realizacji warsztatów oraz pomieszczenia odpowiedniego do organizacji poczęstunku dla ekspertów/gości uczestniczących w warsztatach: Zamawiający przewiduje, że jeśli redakcja Wykonawcy będzie dysponowała niezbędnym lokum i jego wyposażeniem technicznym, warsztaty z konsultacją zostaną zorganizowane w jego siedzibie W przypadku gdyby nie było możliwości zorganizowania warsztatów w siedzibie redakcji Wykonawcy, Wykonawca, po uzgodnienia ze Zamawiającym może skorzystać z Sali udostępnionej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości z wykorzystaniem obsługi technicznej oraz cateringowej Wykonawcy W terminie 21 dni roboczych przed terminem warsztatów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję lokalizacji miejsca jej organizacji Lokalizacja budynku, w którym znajdują się sale, powinna być w bezpośredniej bliskości parkingu, z którego mogliby korzystać eksperci/goście Sala przeznaczona na warsztaty oraz pomieszczenie przeznaczone na potrzeby Strona 2 z 7

3 poczęstunku: muszą być zlokalizowane w jednym budynku, możliwie blisko siebie, muszą być dostosowane do liczby uczestników warsztatów, zapewniające bezkolizyjne przemieszczanie się uczestników i obsługi, muszą być odpowiednio oznakowane i wizualizowane przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym (dostarczy materiały), w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, zgodnie z systemem wizualizacji projektu systemowego Wspieramy e-biznes, muszą być wyposażone w stoły i krzesła dla ekspertów oraz gości Miejsce organizacji warsztatów musi być wyposażone w szatnię oraz toalety w liczbie dostosowanej do liczby uczestników Wykonawca przygotuje tabliczki z imieniem i nazwiskiem ekspertów uczestniczących w warsztatach (koziołki) Wykonawca zobowiązuje się do stałej kontroli przebiegu warsztatów Zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia i innego sprzętu technicznego niezbędnego do przeprowadzenia warsztatów, a także obsługi sprzętu Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia niezbędnej infrastruktury nagłośnieniowej (mikrofony) oraz oświetlenia Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego przebiegu warsztatów poprzez zapewnienie systemu wyświetlania prezentacji multimedialnych (w tym urządzeń typu rzutnik, ekran, laptop) Zamawiający w zależności od potrzeb może zażądać wyświetlania w trakcie warsztatów materiałów multimedialnych tj. prezentacje, filmy, zdjęcia Obsługa techniczna warsztatów leży po stronie Wykonawcy Organizacja cateringu wraz z obsługą: Wykonawca zapewni posiłek dla wszystkich uczestników warsztatów obejmujący co najmniej: poczęstunek i napoje do ustalenia z Zamawiającym adekwatne do miejsca i formy spotkania Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu do zatwierdzenia na 7 dni przed planowanym terminem warsztatów Poczęstunek powinien być zorganizowany we foyer przy sali lub sali specjalnie przygotowanej do tego celu i dostosowanej do liczby uczestników Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną i bezkolizyjną obsługę oraz zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań Wykonawca odpowiada za zaopatrzenie wszystkich ekspertów w wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, wraz ze szklaneczkami Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń, w których zostaną zorganizowane warsztaty Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas warsztatów Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie warsztatów zastrzega sobie prawo do dokonania przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. 5.2 Opracowanie koncepcji merytorycznej debat podsumowujących przeprowadzone warsztaty oraz organizacja debat wraz z transmisją online Przedstawienie przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego listy uczestników poszczególnych debat. Strona 3 z 7

4 Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia udziału w debatach ekspertów, których udział został zadeklarowany w ofercie Zamawiający zastrzega sobie możliwość rekomendacji uczestnictwa w debatach ekspertów PARP lub innych ekspertów po konsultacji z Wykonawcą Wykonawca przedstawi Zamawiającemu zgody wszystkich ekspertów do wykorzystania wizerunku w związku z przedmiotowym zamówieniem według wzoru formularza przedstawionego przez Zamawiającego Zgody ekspertów na wykorzystanie wizerunku będą stanowić załączniki do umowy z Wykonawcą Przedstawienie przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego scenariusza debat oraz organizacją merytoryczną debat we współpracy z Zamawiającym oraz ekspertami Wykonawca po konsultacji z Zamawiającym przedstawi scenariusz debat w oparciu o przeprowadzone wcześniej warsztaty Wykonawca zaproponuje pakiet materiałów pomocniczych dla uczestników debat oraz będzie odpowiedzialny za ich przygotowanie Wykonawca będzie moderował przebieg dyskusji podczas debat oraz będzie odpowiedzialny za udzielanie odpowiedzi na pytania pojawiające się w ich trakcie Zapewnienie pomieszczeń w siedzibie Wykonawcy lub sali konferencyjnej oraz pomieszczenia odpowiedniego do organizacji poczęstunku dla ekspertów/gości uczestniczących w debatach Zamawiający przewiduje, że jeśli redakcja Wykonawcy będzie dysponowała niezbędnym lokum i jego wyposażeniem technicznym, debaty zostaną zorganizowane w jego siedzibie W przypadku gdyby nie było możliwości zorganizowania debat w siedzibie redakcji Wykonawcy, Wykonawca, po uzgodnienia ze Zamawiającym może skorzystać z Sali udostępnionej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości z wykorzystaniem obsługi technicznej oraz cateringowej Wykonawcy W terminie 21 dni roboczych przed terminem debaty Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję lokalizacji miejsca jej organizacji Lokalizacja budynku, w którym znajdują się sale, powinna być w bezpośredniej bliskości parkingu, z którego mogliby korzystać eksperci/goście Sala przeznaczona na debatę oraz pomieszczenie przeznaczone na potrzeby poczęstunku: muszą być zlokalizowane w jednym budynku, możliwie blisko siebie, muszą być dostosowane do liczby uczestników debat, zapewniające bezkolizyjne przemieszczanie się uczestników i obsługi, muszą być odpowiednio oznakowane i wizualizowane przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym (dostarczy materiały), w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, zgodnie z systemem wizualizacji projektu systemowego Wspieramy e-biznes, sala musi być wyposażona w stoły i krzesła dla ekspertów oraz gości Miejsce organizacji debat musi być wyposażone w szatnię oraz toalety w liczbie dostosowanej do liczby uczestników Wykonawca przygotuje tabliczki z imieniem i nazwiskiem ekspertów uczestniczących w debatach (koziołki) Wykonawca zobowiązuje się do stałej kontroli przebiegu debat Zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia i innego sprzętu technicznego niezbędnego do przeprowadzenia debat, a także obsługi sprzętu. Strona 4 z 7

5 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia niezbędnej infrastruktury nagłośnieniowej (mikrofony) oraz oświetlenia Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego przebiegu debat poprzez zapewnienie systemu wyświetlania prezentacji multimedialnych (w tym urządzeń typu rzutnik, ekran, laptop) Zamawiający w zależności od potrzeb może zażądać wyświetlania w trakcie debat materiałów multimedialnych tj. prezentacje, filmy, zdjęcia Obsługa techniczna i merytoryczna debat leży po stronie Wykonawcy Obsługa i zapewnienie profesjonalnego sprzętu umożliwiającego transmisję on-line oraz zrealizowanie transmisji online w Internecie Wykonawca jest zobowiązany do zarejestrowania danych w sposób nieprzerwany, bezproblemowy i zapewniający dobrą jakość audiowizualną Wykonawca zapewni obecność 4 źródeł obrazu: kamera 1 - kamera wiodąca, pokazująca prelegenta ze względnie bliskiej odległości. Skupia się na postaci, dzięki czemu lepiej widoczne są charakterystyczne elementy komunikacji niewerbalnej, kamera 2 - kamera ogólna, pokazująca prelegenta w szerokim planie. Skupia się na perspektywie wydarzenia, kamera 3 przebitki ze zrealizowanych warsztatów pozwala przywołać omawiane podczas warsztatów kwestie, wirtualna prezentacja - wyświetla odpowiednio przygotowaną prezentację eksperta, obraz z różnych źródeł wyświetlany jest naprzemiennie, tak jak ma to zazwyczaj miejsce w transmisjach i realizacjach telewizyjnych Na przekaz audio złoży się dźwięk z mikrofonów prelegentów, dodatkowo zoptymalizowany podczas produkcji transmisji do wymogów wideo Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie łącza internetowego do przeprowadzenia transmisji on-line debat o minimalnej przepustowości 1 MB (upload), Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia parametrów transmisji nie gorszych niż: rozdzielczość przesyłanego obrazu nie mniejsza jak 720x405 pikseli, bitrate obrazu co najmniej 400kb/s, dźwięk stereo bitrate co najmniej 96 kb/ Czas transmisji każdej debaty będzie nie dłuższy niż 180 minut Transmisja online będzie się odbywać poprzez umieszczenie playera na portalu umożliwiającego odtwarzanie pełnoekranowe oraz regulację poziomu dźwięku Wykonawca dokona graficznej oprawy strony internetowej zgodnie z systemem wizualizacji projektu systemowego Wspieramy e-biznes Jako opcję uzgodnioną z Zamawiającym zapewnienie możliwości logowania się uczestników debaty i brania aktywnego udziału w dyskusji poprzez zadawanie prelegentom pytań w formie komentarzy w ramach funkcjonalności portalu społecznościowego Facebook Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie montażu urządzeń i okablowania oraz profesjonalnej obsługi sprzętu podczas transmisji on-line Całość transmisji zostanie nagrana i udostępniona pod postacią plików wideo (po jednym pliku dla każdego nagrania) na specjalnie przygotowanym serwerze ftp, oraz dodatkowo zgodnie z wymaganiami Zamawiającego na płytach DVD Organizacja cateringu wraz z obsługą: Strona 5 z 7

6 Wykonawca zapewni posiłek dla wszystkich uczestników debat obejmujący co najmniej: poczęstunek i napoje do ustalenia z Zamawiającym adekwatne do miejsca i formy spotkania Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu do zatwierdzenia na 7 dni przed planowanym terminem debat Poczęstunek powinien być zorganizowany we foyer przy sali lub sali specjalnie przygotowanej do tego celu i dostosowanej do liczby uczestników Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną i bezkolizyjną obsługę oraz zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań Wykonawca odpowiada za zaopatrzenie wszystkich ekspertów w wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, wraz ze szklaneczkami Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń, w których zostaną zorganizowane debaty wraz z transmisją online Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas debat Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie debat zastrzega sobie prawo do dokonania przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. 5.3 Przygotowanie oraz zamieszczenie na łamach medium Wykonawcy relacji z warsztatów: Wykonawca zamieści na łamach swojego medium, zgodnie z ofertą, liczącą co najmniej 1800 znaków publikację / materiał radiowy lub telewizyjny z relacji każdej sesji warsztatowej w terminie do 7 dni od jej realizacji. Materiał będzie zawierał m.in. wypowiedzi ekspertów/gości zaproszonych do dyskusji, zdjęcia zrealizowane podczas warsztatów, problematykę, która została poruszona podczas ich trwania, a także informację o organizowanej debacie online na ten temat Wykonawca jest zobowiązany do wysłania wszystkich materiałów informacyjnych Zamawiającemu do akceptacji 3 dni po zakończeniu każdej sesji warsztatowej Zamawiający w ciągu 2 dni od otrzymania materiału informacyjnego wniesie stosowne sugestie i uwagi. W przypadku braku uwag Zamawiający zaakceptuje materiał do publikacji. W przypadku kolejnych uwag, Wykonawca wprowadzi je po raz kolejny Wszystkie materiały informacyjne będą zgodne z wizualizacją projektu systemowego Wspieramy e-biznes. 5.4 Realizacja działań promocyjnych mających na celu upowszechnienie tematyki warsztatów oraz debat: Wykonawca we współpracy z Zamawiającym zrealizuje działania promocyjne w sieci, których celem będzie dotarcie do szerokiej grupy docelowej z informacją o organizowanych warsztatach oraz debatach Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia takiego sposobu dotarcia do grupy docelowej, jaki deklaruje w składanej ofercie Wykonawca przygotuje po trzy propozycje projektów banerów elektronicznych do każdego z organizowanych spotkań. Strona 6 z 7

7 Banery promujące warsztaty wraz z konsultacją będą zamieszczone na łamach medium (portal internetowy medium) oraz na stronie internetowej PARP co najmniej 5 dni przed wydarzeniem Wykonawca zamieści 3 ogłoszenia zapowiadające warsztaty wraz z konsultacją na łamach swojego medium Wykonawca zapewnia serwis fotograficzny warsztatów oraz debat: wykonane zostaną zdjęcia reportażowe oraz pamiątkowe (indywidualne oraz zbiorowe). Łącznie nie więcej niż 20 zdjęć z każdej debaty on-line i warsztatów w formacie 1200px i 72 DPI, indywidualne zdjęcia zostaną wykonane wszystkim ekspertom i gościom uczestniczącym w spotkaniach, po zakończeniu każdego spotkania, nie później niż 2 dni po, Wykonawca przekaże Zamawiającemu zdjęcia na nośniku CD/DVD (+1 kopia). Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. 5.5 Opracowanie raportów podsumowujących zrealizowane zadanie w aspekcie merytorycznym oraz technicznym Opracowanie i przesłanie Zamawiającemu rekomendacji w formie raportu z debat, o które zostanie zaktualizowany Plan działań wspierających rozwój e-biznesu Przesłanie Zamawiającemu na wskazany przez niego adres raportu statystyk dotyczącego użytkowników transmisji debaty w terminie 3 dni od zakończenia każdej z debat zawierającego co najmniej: liczbę użytkowników oglądających wydarzenie w całości (w tym osobno liczba unikalnych użytkowników), liczbę użytkowników oglądających wydarzenie przynajmniej przez jedną godzinę (w tym osobno liczbę unikalnych użytkowników), liczbę użytkowników oglądających wydarzenie choćby incydentalnie (w tym osobno liczbę unikalnych użytkowników), średni czas Przesłanie Zamawiającemu raportu z zasięgu przeprowadzonych akcji informacyjnych oraz promocyjnych realizowanych sesji warsztatowych i debat Dostarczenie do siedziby Zamawiającego nagrania debat w formacie MPG oraz FLV na nośniku CD/DVD w terminie 3 dni od zakończenia każdej z debat: materiał filmowy będzie przygotowany / przeedytowany przez Wykonawcę (brak usterek audio i video, zrównoważony poziom dźwięku, nagranie w jakości co najmniej HD720 (25 klatek na sekundę, współczynnik proporcji piksela 1.0, dźwięk stereo o próbkowaniu 48 khz, kodek H.264), przygotowany materiał zawierał będzie wizualizację na początku i końcu filmu z formatką informacyjną zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, płyty na których zostaną dostarczone materiały będą opisane: data nagrania, nazwa imprezy, nr kolejnej płyty, ilość płyt, przesłania Zamawiającemu na wskazany przez niego adres w ciągu 48h od zakończenia każdej debaty transkrypcji (plik Word DOC) oraz zapisu rejestrowanych komentarzy Internautów. Strona 7 z 7