UMOWA BDGi /2014. zawarta w Warszawie w dniu r. pomiędzy:

Transkrypt

1 UMOWA BDGi /2014 zawarta w Warszawie w dniu r. pomiędzy: Skarbem Państwa - Ministerstwem Środowiska, z siedzibą w Warszawie przy ul. Wawelskiej 52/54, w imieniu i na rzecz którego działa, na podstawie pełnomocnictwa Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska nr z dnia. r.., zwanego dalej Zamawiającym, a.. z siedzibą w., ul...., , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez.,... pod numerem KRS.., posiadającą NIP.., REGON, którą reprezentuje(ą), zgodnie z odpisem KRS:.. zwaną dalej Wykonawcą, łącznie zwane dalej stronami o następującej treści: 1. PRZEDMIOT UMOWY 1. Zamawiający oświadcza, że posiada wdrożone oprogramowanie tworzące Zintegrowany Systemem Wspomagający Zarządzanie Zasobami Ministerstwa Środowiska, zwany dalej Systemem. 2. Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do: 1) modyfikacji Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów, zintegrowanego z Systemem, zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do umowy; 2) modyfikacji Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu obsługi elektronicznych wniosków urlopowych zintegrowanego z Systemem, zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami określonymi w załączniku nr 2 do umowy; 3) modyfikacji Systemu w zakresie modyfikacji modułu obsługi elektronicznych wniosków wyjazdowych zintegrowanego z Systemem, zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy; 4) świadczenia usług związanych z utrzymaniem zmodyfikowanego Systemu, w tym rozbudowanego o moduły, o których mowa w pkt 1-3, polegających na: a) stałej telefonicznej pomocy dla użytkowników Systemu w dni robocze w godzinach 8: , b) usuwaniu błędów i awarii Systemu wynikających z błędnego, wadliwego lub niezgodnego z dokumentacją działania Systemu jak i niewynikających z 1/14

2 błędów lub wad Systemu objętych gwarancją, w tym z powodu awarii sprzętu oraz usuwanie awarii powstałych z przyczyn leżących po stronie użytkowników Zamawiającego, c) stałej aktualizacji Systemu przez Wykonawcę w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa w celu dostosowania Systemu do nowych przepisów prawa, d) wizytach konsultanta Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w celu realizacji ewentualnych dodatkowych prac dostosowujących System do potrzeb użytkowników, drobnych modyfikacji Systemu oraz szkoleń lub świadczenia innej usługi wsparcia w wymiarze do 100 wizyt po 6h każda na zasadach określonych w załączniku nr 4 do umowy. 3. W ramach realizacji przedmiotu umowy określonego w ust. 2 pkt 1-3 Wykonawca zobowiązuje się do: 1) modyfikacji Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu albo modyfikacji istniejącego modułu wraz z udzieleniem licencji na czas nieokreślony; 2) dostawy i wdrożenia innego oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotu umowy wraz z udzieleniem licencji na czas nieokreślony; 3) przygotowania przypadków użycia i scenariuszy testów oraz uczestniczenie w testach akceptacyjnych; 4) przygotowania i dostarczenia dokumentacji użytkowej i administracyjnej zmodyfikowanego Systemu. 4. Wykonawca będzie wykonywał konsultacje, o których mowa w ust. 2 pkt 4 lit. d, na rzecz Zamawiającego. Każda wizyta konsultanta powinna zostać potwierdzona przez przedstawiciela Zamawiającego. 5. Warunki wykonania usług związanych z utrzymaniem Systemu, o których mowa w ust. 2 pkt 4, są określone w załączniku nr 4 do umowy. 6. Umowa świadczona będzie w okresie 24 miesięcy od dnia jej podpisania. 2. OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne kwalifikacje i dysponuje wykwalifikowanym personelem oraz narzędziami wymaganymi do należytej realizacji przedmiotu umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością. 3. Wykonawca jest odpowiedzialny za wszystkie osoby zatrudnione przez siebie przy wykonywaniu umowy, a także za działania podwykonawców. 4. W przypadku dostarczenia oprogramowania osób trzecich Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencje na oprogramowanie udzielone przez producenta niezbędne do realizacji przedmiotu umowy na zasadach określonych przez producenta tego oprogramowania. 5. Dostarczone w wyniku realizacji przedmiotu umowy licencje, o których mowa w ust. 4 nie mogą mieć ograniczeń czasowych. 3. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy wykonaniu umowy, a w szczególności do udzielenia Wykonawcy dostępu do informacji i dokumentów oraz umożliwienia kontaktu z pracownikami Zamawiającego w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu umowy. 2/14

3 2. Zamawiający zapewni dostęp do pomieszczeń, sieci komputerowej i serwerów niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy. 4. TERMINY REALIZACJI PRZEDMIOTU UMOWY 1. Modyfikacja Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 1, będzie wykonana w terminie 3 tygodni od dnia podpisania umowy. 2. Modyfikacja Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 2, będzie wykonana w terminie 6 tygodni od dnia podpisania umowy. 3. Modyfikacja Systemu w zakresie modyfikacji modułu, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 3, będzie wykonane w terminie 8 tygodni od dnia podpisania umowy. 4. Świadczenie usług, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 4, będzie trwało w okresie wykonywania umowy, o którym mowa w 1 ust ODBIORY 1. Sposób odbioru przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 1 3 będzie odbywał się w następujący sposób: 1) prace będące przedmiotem odbioru Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie określonym odpowiednio w 4 ust. 1-3; 2) odbiór będzie przeprowadzony przez komisję odbioru; w protokole odbioru powinno znajdować się postanowienie o akceptacji składu komisji przez Zamawiającego; 3) odbiór jakościowy powinien być przeprowadzony w terminie 10 dni roboczych od dnia pisemnego zgłoszenia do odbioru przedmiotu umowy, opisanego odpowiednio w Załączniku nr 1, Załączniku nr 2 oraz Załączniku nr 3, przy czym przez dni robocze strony rozumieją wszystkie dni od poniedziałku do piątku oprócz dni ustawowo wolnych od pracy; 4) w wypadku, gdy ze względu na wady zgłoszonego do odbioru przedmiotu umowy nie można przeprowadzić właściwych testów lub występują inne istotne wady, za dzień przedstawienia do odbioru rozumie się dzień usunięcia tych wad; 5) odbiór jakościowy będzie potwierdzony protokołem odbioru jakościowego; 6) zgłoszone przez Zamawiającego w toku odbioru jakościowego reklamacje dotyczące ujawnionych wad (usterek) będą stanowiły załącznik do protokołu odbioru jakościowego; Zamawiający wyznaczy termin, nie krótszy niż 10 dni roboczych, w jakim Wykonawca będzie zobowiązany usunąć wady; po usunięciu wad zostanie dokonany ponowny odbiór jakościowy na zasadach określonych w pkt 2 6; Zamawiający przeprowadzi ponowny odbiór jakościowy w terminie 10 dni roboczych od dnia przedstawienia przedmiotu umowy do odbioru po usunięciu usterek; 7) w przypadku, gdy ponownie dokonany odbiór jakościowy wykaże wady oprogramowania przekazanego do odbioru, za dzień przedstawienia do odbioru rozumie się dzień zgłoszenia usunięcia tych wad; kary umowne za opóźnienie w przedstawieniu przedmiotu umowy do odbioru są naliczane zgodnie z 7 umowy; 8) dokonanie odbioru jakościowego bez zastrzeżeń będzie stanowić podstawę sporządzenia protokołu zdawczo odbiorczego; protokół zdawczo odbiorczy zostanie sporządzony niezwłocznie po sporządzeniu protokołu odbioru jakościowego bez zastrzeżeń; protokół zdawczo - odbiorczy wraz z fakturą będzie stanowił podstawę dokonania zapłaty za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 1-3; 9) protokoły, o których mowa w pkt 5 i 8, będą sporządzane przez komisję odbioru Zamawiającego i podpisane przez osoby upoważnione przez Wykonawcę. 2. Odbiór przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 4 lit. d): 3/14

4 1) Każda wizyta Konsultanta potwierdzona zostanie protokołem odbioru zawierającym co najmniej: a) numer kolejny; b) imię i nazwisko Konsultanta; c) imię i nazwisko osoby korzystającej z konsultacji; d) opis udzielonej konsultacji (modyfikacji, szkolenia); e) nazwa modułu, którego dotyczy konsultacja; f) funkcjonalność, której dotyczy konsultacja; g) data i godzina rozpoczęcia i zakończenia konsultacji. 2) Protokoły odbioru ze strony Zamawiającego będą podpisywane przez osoby wskazane w zgłoszeniu potrzeby wizyty, ze strony Wykonawcy przez konsultanta świadczącego usługę; 3) Podpisany przez obie strony protokół odbioru wraz z fakturą będzie stanowił podstawę dokonania zapłaty za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 4 lit. d) 3. Wszystkie protokoły odbioru zostaną sporządzone w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy; 4. Problemy organizacyjno-logistyczne Wykonawcy nie stanowią podstawy do wystąpienia o wydłużenie terminów określonych w niniejszej umowie. 5. Miejscem przeprowadzenia wszystkich odbiorów jest siedziba Zamawiającego. 6. WYNAGRODZENIE 1. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 1 uwzględniające wszelkie koszty, w tym koszty licencji, dostaw, modyfikacji oprogramowania, serwisu gwarancyjnego, a także wszelkie należne cła i podatki, łącznie z podatkiem od towarów i usług (VAT) wynosi brutto: złotych (słownie złotych:..). 2. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2 uwzględniające wszelkie koszty, w tym koszty licencji, dostaw, modyfikacji oprogramowania, serwisu gwarancyjnego, a także wszelkie należne cła i podatki, łącznie z podatkiem od towarów i usług (VAT) wynosi brutto: złotych (słownie złotych:..). 3. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 3 uwzględniające wszelkie koszty, w tym koszty licencji, dostaw, modyfikacji oprogramowania, serwisu gwarancyjnego, a także wszelkie należne cła i podatki, łącznie z podatkiem od towarów i usług (VAT) wynosi brutto: złotych (słownie złotych:..). 4. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usług określonych w 1 ust. 2 pkt 4 lit. a) c) wynosi brutto: złotych (słownie złotych:..) płatne w równych ratach wynoszących złotych (słownie złotych: ) za każdy miesiąc świadczenia usługi. 5. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usług określonych w 1 ust. 2 pkt 4 lit. d) wynosi brutto: złotych (słownie złotych:..) za każdą wizytę Konsultanta, w siedzibie Zamawiającego, płatne za wszystkie wizyty zrealizowane w okresie jednego miesiąca. 6. Łączna wysokość wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy nie przekroczy kwoty brutto: złotych (słownie złotych:..). 7. Zapłata wynagrodzenia będzie dokonywana przez Zamawiającego przelewem bankowym na konto Wykonawcy, wskazane w fakturze, w terminie 30 dni od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz oryginału protokołu 4/14

5 zdawczo odbiorczego, o którym mowa w 5, podpisanego przez obie strony bez zastrzeżeń. 8. Za dzień dokonania płatności strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. KARY UMOWNE 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę przedmiotu umowy, określonego w 1 ust. 1 3, Zamawiający może: 1) wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto za wykonanie umowy, albo 2) udzielić dodatkowego terminu do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 1 i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,1 % wynagrodzenia, o którym w 6 ust. 1, za każdy dzień zwłoki, a w razie niedotrzymania wyznaczonego przez Zamawiającego dodatkowego terminu, o którym mowa w 4 ust. 1, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 20 % całkowitego wynagrodzenia brutto za wykonanie umowy; 3) udzielić dodatkowego terminu do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 2 i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,1 % wynagrodzenia, o którym w 6 ust. 2, za każdy dzień zwłoki, a w razie niedotrzymania wyznaczonego przez Zamawiającego dodatkowego terminu, o którym mowa w 4 ust. 2, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 20 % całkowitego wynagrodzenia brutto za wykonanie umowy; 4) udzielić dodatkowego terminu do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 3 i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,1 % wynagrodzenia, o którym w 6 ust. 3, za każdy dzień zwłoki, a w razie niedotrzymania wyznaczonego przez Zamawiającego dodatkowego terminu, o którym mowa w 4 ust. 3, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 20 % całkowitego wynagrodzenia brutto za wykonanie umowy. 2. Niezależnie od roszczeń, o których mowa w ust. 1, w przypadku gdyby Zamawiający poniósł szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, może on dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 3. Wykonawca ponosi karę umowną w wysokości zł. w przypadku: 1) wykorzystania bez zgody Zamawiającego informacji uzyskanych przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy do celów innych niż realizacja przedmiotu umowy; 2) niezachowania poufnego charakteru informacji, w szczególności tych o których mowa w 10, a także z którymi Wykonawca umowy albo osoby świadczące pracę na jego rzecz w dowolnej formie, oraz osoby, przy pomocy których wykonuje on obowiązki wynikające z umowy, zapoznał się przy wykonywaniu niniejszej umowy, w tym ekonomicznych, technicznych, handlowych i organizacyjnych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącenia kwoty naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 8. GWARANCJA 5/14

6 1. Wykonawca gwarantuje, że wszystkie wykonane aktualizacje i modyfikacje Systemu wynikające z wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 spełniają uznane standardy w dziedzinie informatyki i telekomunikacji oraz wymagania Zamawiającego określone w załącznikach nr 1-3 do umowy, a także, że będą zgodne z aktualnym stanem prawnym. 2. Wykonawca udziela rękojmi i gwarancji na prawidłowe działanie Systemu po wykonanych aktualizacjach i modyfikacjach na okres 12 miesięcy, licząc od dnia odbioru. 3. Rękojmia i gwarancja obejmuje usuwanie wszystkich wad i błędów ujawnionych podczas zgodnego z dokumentacją korzystania z nowej funkcjonalności, w tym: 1) zapewnienie pracy Systemu na poziomie nie gorszym niż w dniu jego odbioru, 2) interweniowanie na podstawie zgłoszeń telefonicznych, faksem lub przez Internet (zgłoszenie telefoniczne powinno być potwierdzone faksem), 3) niezwłoczne usunięcie wad i błędów. 4. Zobowiązania z tytułu rękojmi i gwarancji będą realizowane przez Wykonawcę. 9. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA 1. Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w 6, udziela Zamawiającemu licencji na czas nieokreślony do oprogramowania, o którym mowa w 1 umowy, powstałego w wyniku wykonania umowy na następujących polach eksploatacji: 1) kopiowania, zwielokrotniania, i przechowywania na nieograniczonej liczbie nośników jakiegokolwiek rodzaju oraz na nieograniczonej liczbie stanowisk komputerowych Zamawiającego; 2) korzystania z oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem, wynikającym z celu zawarcia niniejszej umowy, w tym jego instalowanie, deinstalowanie i wprowadzanie do pamięci komputerowej na nieograniczonej liczbie stanowisk komputerowych Zamawiającego. 2. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne Systemu, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich, wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U r. Nr 90, poz.631, z późn. zm.), w związku z realizacją przedmiotu umowy. 3. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do zwielokrotniania dowolną techniką drukarską oraz cyfrową, w liczbie potrzebnej do prawidłowego korzystania z przedmiotu umowy, wszelkiej dokumentacji przekazanej przez Wykonawcę w ramach wykonania umowy. 10. POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, wyłącznie w celu realizacji przedmiotu niniejszej umowy określonego w Informacje uzyskane przez Strony w związku z realizacją przedmiotu umowy nie mogą być wykorzystane bez obopólnej pisemnej zgody Stron do celów innych niż realizacja przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufnego charakteru informacji, w tym ekonomicznych, technicznych, handlowych i organizacyjnych, z którymi Strony umowy, osoby świadczące pracę na ich rzecz w dowolnej formie, oraz osoby, przy pomocy których Strony będą wykonywać wzajemne obowiązki, zapoznają się przy wykonywaniu niniejszej umowy. 6/14

7 11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Integralną część umowy stanowią załączniki. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 4. Spory, które mogą wyniknąć w związku z realizacją przedmiotu umowy strony poddają rozstrzygnięciu przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 5. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 6. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania przez obydwie strony. Załączniki do umowy: 1. Załącznik nr 1 Szczegółowe zasady modyfikacji Systemu w zakresie przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów. 2. Załącznik nr 2 Szczegółowe wymagania dotyczące dostawy i wdrożenia modułu obsługi elektronicznych wniosków urlopowych, zintegrowanego z Systemem 3. Załącznik nr 3 Szczegółowe wymagania dotyczące dostawy i wdrożenia modułu obsługi elektronicznych wniosków wyjazdowych, zintegrowanego z Systemem. 4. Załącznik nr 4 Warunki wykonywania usług związanych z utrzymaniem Systemu Zamawiający Wykonawca Załącznik Nr 1 do Umowy Nr BDGi /2014 z dnia.. 7/14

8 Modyfikacji Systemu w zakresie dostawy i wdrożenia modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów. Cel Rozbudowa funkcjonalności modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów zintegrowanego ze Zintegrowanym Systemem Wspomagającym Zarządzanie Zasobami Ministerstwa Środowiska. Opis szczegółowy Aktualnie Ministerstwo Środowiska jest w posiadaniu licencji, na moduł Quorum Q- Deklaracje autorstwa firmy QNT-Systemy Informatyczne, ważnej do dnia 28 lutego 2014 r., dostarczonej w wersji dla podatników tzn. liczby unikatowych numerów identyfikacji podatkowej wprowadzonych do systemu. Przedmiotem umowy jest modyfikacja modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów zintegrowanego ze Zintegrowanym Systemem Wspomagającym Zarządzanie Zasobami Ministerstwa Środowiska, w taki sposób aby finalna jego wersja nie posiadała wyżej wymienionych ograniczeń co do liczby podatników ani okresu obowiązywania. Najważniejsze cechy modułu przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych: 1) przygotowanie deklaracji podatkowych; 2) autoryzacja deklaracji kwalifikowanym podpisem elektronicznym; 3) zarządzanie pełnomocnictwami do składania deklaracji drogą elektroniczną; 4) przekazywanie deklaracji drogą elektroniczną do ogólnokrajowego systemu; 5) e-deklaracje (wraz z uzyskaniem urzędowego potwierdzenia odbioru); 6) tradycyjne drukowanie deklaracji. Zamawiający Wykonawca Załącznik Nr 2 do Umowy Nr BDGi /2014 z dnia.. 8/14

9 Szczegółowe wymagania dotyczące dostawy i wdrożenia modułu obsługi elektronicznych wniosków urlopowych, zintegrowanego z Systemem. Cel Rozbudowa Systemu, o funkcjonalność umożliwiającą rejestrację elektronicznych wniosków urlopowych. Opis szczegółowy Wykonawca dostarczy i wdroży moduł obsługi elektronicznych wniosków urlopowych zintegrowany z "Systemem". 1. Moduł powinien umożliwiać składanie wniosków urlopowych w formie elektronicznej przez pracowników Ministerstwa, oraz przekazywanie informacji o udzielonym pracownikowi urlopie do modułu kadrowego. 2. Moduł powinien spełniać następujące wymagania: 1) umożliwiać pracownikom logowanie się przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej; 2) pracownik Zamawiającego powinien mieć możliwość wyboru odpowiedniego rodzaju wniosku urlopowego, w tym urlopu na żądanie, urlopu szkoleniowego czy zwolnienia od pracy - opieka nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy; 3) możliwość dopisywania komentarzy w formularzu wniosku; 4) funkcjonalność powinna umożliwiać przekazywanie wniosków do akceptacji przełożonym z zachowaniem hierarchii ustalonej w regulaminie organizacyjnym danej komórki organizacyjnej, oraz w przypadku nieobecności przełożonego możliwość przekazania wniosku do osoby zastępującej go; 5) pracownicy Zamawiającego powinni mieć możliwość podglądu ilości dni urlopu pozostałego do wykorzystania; w przypadku braku urlopu do wykorzystania przez pracownika - możliwość ustawienia komunikatu (ostrzeżenia) o braku wolnych dni urlopowych do wykorzystania; 6) moduł powinien zapewniać pracownikowi możliwość podglądu złożonego przez niego wniosku na każdym etapie rozpatrywania (w tym również podgląd wniosków archiwalnych) lub przekazywać informacje o statusie złożonego wniosku na adres mailowy pracownika, w tym również informacji o odmowie udzielenia urlopu; 7) pracownicy Zamawiającego powinni mieć również możliwość wycofania złożonego wniosku; 8) komórka kadrowa Zamawiającego powinna mieć możliwość generowania i drukowania zestawień dotyczących ilości złożonych i zaakceptowanych przez przełożonych wniosków urlopowych, w tym wniosków wycofujących zgodę na udzielenie urlopu, czy wniosków rozpatrzonych negatywnie; 9) możliwość przesyłania wiadomości o udzieleniu pracownikowi urlopu, bądź o jego wycofaniu do wiadomości pracownika sekretariatu danej komórki organizacyjnej tj. na adres sekretariatu (w celu naniesienia tej informacji na liście obecności). Załącznik Nr 3 do Umowy Nr BDGi /2014 z dnia.. 9/14

10 Szczegółowe wymagania dotyczące modyfikacji Systemu w zakresie modyfikacji modułu obsługi elektronicznych wniosków wyjazdowych zintegrowanego z Systemem. Cel Rozbudowa Systemu o funkcjonalność umożliwiającą rejestrację elektronicznych wniosków wyjazdowych. Opis szczegółowy Wykonawca dokona modyfikacji modułu Asystent Zarządzania Finansowaniem umożliwiającej obsługę elektronicznych wniosków wyjazdowych, w sposób zintegrowany z Systemem. 1. Moduł powinien umożliwiać składanie wniosków wyjazdowych w formie elektronicznej przez pracowników Ministerstwa, oraz przekazywanie informacji o kosztach do Biura Finansowego do modułu F-K. 2. Modyfikacja Modułu powinna spełniać następujące wymagania: 1) umożliwiać pracownikom logowanie się przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej; 2) pracownik Zamawiającego powinien mieć możliwość wyboru daty, godziny rozpoczęcia wyjazdu służbowego, daty, godziny powrotu z wyjazdu służbowego, waluty w jakiej naliczane są koszty delegacji, stawki diet zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach; 3) możliwość dopisywania komentarzy w formularzu wniosku; 4) funkcjonalność powinna umożliwiać przekazywanie wniosków do akceptacji przełożonym z zachowaniem hierarchii ustalonej w regulaminie organizacyjnym danej komórki organizacyjnej oraz w przypadku nieobecności przełożonego możliwość przekazania wniosku do osoby zastępującej go; 5) pracownicy Zamawiającego powinni mieć możliwość podglądu ilości złożonych wniosków oraz dokonanych zmian przez osoby upoważnione np. w innym kolorze przypisanym do danego użytkownika; 6) moduł powinien zapewniać pracownikowi możliwość podglądu wprowadzonych wniosków wyjazdowych na każdym etapie (w tym również podgląd wniosków archiwalnych); 7) pracownicy Zamawiającego powinni mieć również możliwość wycofania złożonego wniosku; 8) pracownicy Zamawiającego powinni mieć możliwość generowania i drukowania zestawień dotyczących wprowadzonych wniosków wyjazdowych. 10/14

11 Załącznik Nr 4 do Umowy Nr BDGi /2014 z dnia.. Warunki wykonywania usług związanych z utrzymaniem Systemu Stała telefoniczna pomoc dla użytkowników 1. Dla celów realizacji usługi Wykonawca wyznaczy numer telefoniczny obsługiwany przez Wykonawcę co najmniej w godzinach 7:00-17:00 w dni robocze. Wykonawca powiadomi pisemnie Zamawiającego o udostępnionym numerze telefonicznym w dniu podpisania Umowy. Wykonawca będzie każdorazowo powiadamiał pisemnie Zamawiającego o zmianie numeru telefonicznego, najpóźniej na 14 (czternaście) dni przed zmianą. 2. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia regularnej i szczegółowej ewidencji konsultacji telefonicznych, zawierającej co najmniej: 1) numer kolejny konsultacji telefonicznych; 2) datę i godzinę rozpoczęcia konsultacji; 3) nazwa modułu, którego dotyczy problem; 4) imię i nazwisko osoby zgłaszającej problem; 5) opis zgłoszonego problemu; 6) imię i nazwisko osoby udzielającej konsultacji; 7) opis rozwiązania; 8) datę i godzinę ostateczną zakończenia rozwiązywania problemu. Usuwanie błędów i awarii Systemu 1. Do błędów i awarii Systemu objętego usługą serwisową zalicza się jednorazowe lub powtarzające się zakłócenie powodujące: 1) działanie Systemu niezgodne z obowiązującą dokumentacją; 2) błędne działanie Systemu będące wynikiem awarii sprzętu; 3) błędne działanie Systemu będące wynikiem działania oprogramowania systemowego; 4) błędne działanie Systemu w wyniku niewłaściwej obsługi przez użytkowników. 2. Na potrzeby świadczeń usług serwisowych w okresie gwarancyjnym Zamawiający określił kategorie problemów i sposobów ich rozwiązania, związanych z Systemem: 1) Błąd krytyczny - nastąpiło przerwanie pracy Systemu, przejawiające się całkowitym brakiem możliwości korzystania z funkcjonalności; użytkownik nie ma możliwości zastosowania środków zastępczych w celu obejścia błędu; 2) Błąd - istnieją poważne problemy z funkcjonowaniem Systemu. System funkcjonuje w bardzo ograniczonym zakresie; 3) Usterka - jest ograniczona możliwość realizowania mniej ważnych funkcji, które nie są kluczowe dla normalnego funkcjonowania Systemu. 3. Poziom świadczenia usług oznaczający zobowiązanie Wykonawcy do dotrzymania poniżej przedstawionych parametrów czasowych w przypadku problemów dotyczących usług serwisowych w okresie gwarancyjnym: 11/14

12 Kategoria problemu Czas reakcji Czas rozwiązania Błąd krytyczny 4 h 1 dzień roboczy Błąd 24 h 4 dni robocze Usterka 24 h 7 dni roboczych gdzie: Czas reakcji oznacza czas, jaki upłynął pomiędzy przyjęciem zgłoszenia przez Wykonawcę a pierwszym kontaktem z Zamawiającym w sprawie tego zgłoszenia. Czas rozwiązania dotyczy rozwiązania końcowego i liczony jest zegarowo, od terminu zgłoszenia w przypadku zgłoszenia w godzinach pracy Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia poza godzinami pracy jest liczony zegarowo poczynając od początku następnego dnia pracy Zamawiającego. Czas ten przestaje być liczony z chwilą dostarczenia Zamawiającemu rozwiązania końcowego i potwierdzenia jego skuteczności. Rozwiązanie końcowe - problemu oznacza jego usunięcie poprzez dostarczenie poprawki, pakietu poprawek lub innej aktualizacji Systemu. Obejście problemu oznacza rozwiązanie problemu, które może być realizowane poprzez zmianę parametrów Systemu, rekomendację modyfikacji procesu przetwarzania danych, rekomendację modyfikacji sprzętowo-programowej, rekomendację modyfikacji infrastruktury wykorzystywanej przez System, lub inne rekomendacje, prowadzące do zmiany Kategorii problemu na niższą bądź do zamknięcia problemu. Zastosowanie obejścia nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku dostarczenia rozwiązania końcowego. 4. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia regularnej i szczegółowej ewidencji zgłoszonych błędów i awarii zawierającej co najmniej: 1) numer kolejny; 2) datę wpisu; 3) datę wpływu do Wykonawcy pisemnego zlecenia; 4) numer zlecenia; 5) datę zlecenia; 6) treść merytoryczną zlecenia; 7) datę wykonania zlecenia; 8) opis sposobu wykonania zlecenia; 9) ewentualne uwagi; 10) jeżeli naprawa dotyczyła bazy danych lub środowiska bazodanowego szczegółowy opis dokonanych zmian struktury bazy danych (pola, tabele, powiązania) lub środowiska bazodanowego oraz opis zmodyfikowanych danych w bazie (wartości przed i po zmianie). 12/14

13 Aktualizacja systemu 1. Realizacji usługi aktualizacji będzie polegała na aktualizowaniu Systemu w związku z wprowadzeniem przez Wykonawcę nowej wersji Systemu lub na wprowadzaniu zmian w systemie dokonywanych przez Wykonawcę w celu dostosowania Systemu do nowych przepisów prawa, jako skutek obowiązku stałego śledzenia zmian w obowiązujących przepisach prawa przez Wykonawcę. 2. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia regularnej i szczegółowej ewidencji przeprowadzonych aktualizacji zawierającej co najmniej: 1) numer kolejny; 2) oznaczenie, czy jest to aktualizacja programu, czy aktualizacja wynikająca ze zamiany przepisów prawa; 3) nazwa modułu, którego dotyczy aktualizacja; 4) opis aktualizacji zawierający: a) dane, które uległy modyfikacji i ich struktura, b) procesy, które uległy zmianie, c) interfejsy, które uległy zmianie, d) algorytmy, które uległy zmianie; 5) imię i nazwisko osób, z którymi można się kontaktować w celu omówienia szczegółów związanych z wprowadzoną aktualizacją. Wizyta konsultanta 1. Realizacja usługi będzie polegała na wizycie Konsultanta w siedzibie Zamawiającego, który będzie: 1) udzielał niezbędnych wyjaśnień dotyczących obsługi systemu operatorom w poprawnej eksploatacji systemu; 2) szkolił nowych pracowników Zamawiającego z obsługi Systemu; 3) wykonywał drobne modyfikacje Systemu. 2. W godziny pracy konsultantów nie będzie wliczony czas dojazdu Konsultanta do siedziby Zamawiającego. 3. Godziny konsultacji są zaokrąglane do każdych pełnych 15 minut na korzyść Zamawiającego. 4. Zamawiający wyznaczy osoby upoważnione do zgłaszania zapotrzebowania, w jego imieniu na poszczególne konsultacje. 5. Zapotrzebowanie Zamawiającego na poszczególne konsultacje będzie przekazywane do Wykonawcy co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. 6. W przypadku gdy zapotrzebowanie na konsultacje wynosi więcej niż 6, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji co najmniej 6 konsultacji (po 6 godzin każda) w okresie jednego miesiąca, nie więcej jednak niż 50 konsultacji w ciągu jednego roku obowiązywania umowy. 7. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia regularnej i szczegółowej ewidencji wykorzystanych godzin konsultantów. Do ww. ewidencji powinni mieć stały dostęp pracownicy Zamawiającego. Ewidencja powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny; 2) imię i nazwisko Konsultanta; 3) imię i nazwisko osoby, do której przyjechał Konsultant; 4) opis udzielonej konsultacji (modyfikacji, szkolenia); 5) nazwa modułu, którego dotyczy konsultacja; 6) funkcjonalność, której dotyczy konsultacja; 7) data i godzina rozpoczęcia i zakończenia konsultacji. 13/14

14 Rozliczenie usług 1. Wykonawca będzie dostarczał Zamawiającemu ewidencję wykonanych usług w podziale na poszczególne kategorie w cyklu miesięcznym. Przedstawiona ewidencja wykonanych usług będzie jednocześnie załącznikiem do protokołów zdawczo-odbiorczych stanowiących podstawę do zapłaty wynagrodzenia przez Zamawiającego. Ewidencja może być przekazywana Zamawiającemu w formie elektronicznej ustalonej przez obie strony. 2. Treścią protokołów zdawczo-odbiorczych będą wyniki analizy ewidencji wykonanych w danym miesiącu usług oraz wyniki ewentualnych pisemnych uwag (skarg) Zamawiającego dotyczących realizacji usługi. Zamawiający Wykonawca /14