INFORMACJA O PROWADZONYM ROZPOZNANIU RYNKU WYKONAWCÓW

Transkrypt

1 Warszawa, 7 maja 2015r. INFORMACJA O PROWADZONYM ROZPOZNANIU RYNKU WYKONAWCÓW W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie, na załączonym formularzu do dnia 20 maja 2015 r. do godz. 14:00 na adres: Justyna.Jambor@kprm.gov.pl informacji na temat możliwości realizacji oraz szacunkowych kosztów (ceny brutto z VAT) wykonania usługi o nazwie: Organizacja i przeprowadzenie cyklu szkoleniowego obejmującego dwie 2-dniowe sesje szkoleniowe dla laureatek/uczestniczek konkursu Jestem Szefową oraz ich rodziców/opiekunów i nauczycieli w ramach projektu finansowanego ze środków finansowych Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie krajowym Niniejsze zapytanie ma na celu ustalenie szacunkowej wartości zamówienia rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP i Kodeksu Cywilnego. Ogłoszenie w sprawie zamówienia publicznego zostanie opublikowane na stronach Zamawiającego po ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia i zabezpieczeniu odpowiedniej ilości środków finansowych na jego realizację. Zamawiający zobowiązuje się, że nie będzie przekazywał informacji z niniejszego badania innym Wykonawcom. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: realizacja cyklu szkoleniowego nie później niż do 30 października 2015 r., sprawozdawczość i rozliczenie nie później niż do 15 listopada 2015 r., realizacja przedmiotu umowy około 40 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy przy czym dwie 2-dniowe sesje szkoleniowe przypadać będą w weekend w okresie: wrzesień, październik 2015 r. Miejsce wykonania przedmiotu zamówienia: Warszawa Zadania Wykonawcy: 1) Rekrutacja - na podstawie zbioru danych dostarczonych przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, 60 uczestniczek/uczestników szkolenia, tj. 30 uczestniczek/finalistek

2 konkursu Jestem Szefową oraz 30 nauczycieli, rodziców/opiekunów łącznie 60 uczestników. W ramach rekrutacji i naboru Wykonawca: zobowiązany jest do: zbierania oryginalnych formularzy zgłoszeniowych oraz oryginalnych deklaracji przystąpienia do projektu, sporządzania list uczestników w podziale na profil uczestnika, udzielania pełnej informacji na temat projektu w imieniu Zamawiającego, w tym zwłaszcza na temat organizacji sesji szkoleniowych, lokalizacji, sposobu dojazdu oraz programu, możliwości korzystania z noclegu i przednoclegu. Wykonawca zobowiązany jest uzyskać od każdego z uczestników oryginał zgłoszenia na szkolenie. W trybie roboczym dopuszczalna jest korespondencja między uczestnikami a Wykonawcą, prowadzona drogą elektroniczną lub za pomocą faksu, jednak Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania oryginału pisma formularza zgłoszeniowego od każdego uczestnika cyklu szkoleniowego. Integralną częścią formularza zgłoszeniowego jest oryginał deklaracji przystąpienia do projektu wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. W przypadku, gdy zaproszona osoba nie będzie mogła uczestniczyć w sesji szkoleniowej lub w przypadku nie wykorzystania wszystkich wolnych miejsc, Wykonawca zobowiązany jest do zaproszenia na szkolenie kolejnej osoby z listy rezerwowej, spełniającej warunki uczestnictwa w szkoleniu. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia otrzyma każda osoba, która będzie uczestniczyła w danej sesji szkoleniowej w jej pełnym wymiarze i potwierdzi swoją obecność na liście obecności każdego dnia danej sesji szkoleniowej, w której bierze udział oraz własnoręcznie potwierdzi odbiór zaświadczenia. 2) Obsługa logistyczna i organizacyjna cykli szkoleniowych, w tym zapewnienie obiektu szkoleniowego z noclegiem i tzw. przednoclegiem oraz całodniowym wyżywieniem w Warszawie. Sesje szkoleniowe zostaną zorganizowane w salach konferencyjnych w hotelach standardu minimum trzygwiazdkowego 1 lub centrum/ośrodku konferencyjnym o analogicznym standardzie zlokalizowanym w promieniu maksymalnie 5 km od głównego dworca kolejowego w Warszawie. Dodatkowo Zamawiający wymaga aby dojazd do obiektu był możliwy środkami komunikacji publicznej. Szkolenia powinny odbywać się w tym samym hotelu lub centrum/ośrodku, w którym zapewniony będzie nocleg. Hotel lub centrum/ośrodek, w którym odbędzie się sesja szkoleniowa musi zapewnić nieodpłatne miejsca parkingowe, dla co najmniej 30 uczestników sesji szkoleniowej. Hotel, w którym będzie odbywać się szkolenie powinien być dostosowany do obsługi osób z niepełnosprawnościami (w szczególności osób niepełnosprawnych ruchowo) tj. wyposażony w szczególności w: podjazdy dla osób z niepełnosprawnościami oraz windę/-y, (jeśli ich użycie jest uzasadnione ze względu na lokalizację sal), a także miejsce parkingowe dla osoby 1 Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U Nr 22, poz. 169)

3 niepełnosprawnej oraz toalety w pobliżu (w odległości maksymalnie 50 metrów, na tym samym piętrze) sal szkoleniowych dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Wykonawca zapewni uczestnikom sesji szkoleniowych klimatyzowane 2 sale szkoleniowe przystosowane do liczby 30 osób dla każdej sali. Sale szkoleniowe muszą posiadać oświetlenie dzienne oraz muszą być wyposażone w niezbędny sprzęt szkoleniowy: laptop wraz z pakietem MS Office umożliwiający odtworzenie prezentacji w Power Point, rzutnik multimedialny z pilotem, tablica typu flipchart i flamastry, ekrany (w liczbie dostosowanej do wielkości sali i sposobu ustawienia krzeseł), mikrofony stacjonarne i przenośne w ilości odpowiedniej do liczby osób szkolących, dostęp do Internetu, niezbędne meble biurowe (stoły, krzesła) oraz sprawne nagłośnienie. Uczestnicy szkoleń muszą mieć zapewniony, w bezpośrednim sąsiedztwie sali, w której będzie odbywać się szkolenie dostęp do zaplecza sanitarnego adekwatnego do ilości uczestników oddzielnie damskie, męskie. Wykonawca zapewni bezpłatną szatnię dla wszystkich uczestników szkoleń. Wszelkie zmiany dotyczące lokalizacji miejsca sesji szkoleniowych muszą być uzasadnione przez Wykonawcę czynnikami natury siły wyższej i brakiem winy Wykonawcy. Propozycje zmiany lokalizacji miejsca szkolenia muszą być zgłoszone Zamawiającemu wraz z wyczerpującym uzasadnieniem wykazującym brak winy Wykonawcy i/lub na wystąpienie czynników natury siły wyższej nie później niż na 3 dni robocze przed pierwszym dniem szkolenia w godzinach pracy Zamawiającego. Zmiana lokalizacji miejsca szkolenia musi uzyskać akceptację przez Zamawiającego. Powiadomienie uczestników o zmianie lokalizacji oraz uzyskanie od nich potwierdzeń udziału w szkoleniu w nowej lokalizacji musi zostać przeprocedowane przez Wykonawcę, na jego koszt i w terminie do 2 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 3) Część merytoryczna: Opracowanie programów szkoleniowych Wykonawca opracuje i zrealizuje 2 programy szkoleniowe po jednym dla każdej z grup szkoleniowych. Programy szkoleniowe podlegają pisemnej akceptacji Zamawiającego. Cykl szkoleniowy musi być prowadzony w języku polskim, zrozumiałym dla każdej grupy szkoleniowej. Treść merytoryczna programu musi uwzględniać kwestię równouprawnienia mężczyzn i kobiet. Szkolenie powinno być prowadzone z zastosowaniem różnorodnych metod szkoleniowych takich jak: wykład, warsztat, ćwiczenia, dyskusja oraz analizy studiów przypadku itp. Najbardziej pożądanym modelem realizacji szkolenia będzie model warsztatowy zajęcia praktyczne muszą stanowić co najmniej 80% wszystkich zajęć. Program szkoleniowy dla Grupy I (laureatek/uczestniczek Konkursu Jestem Szefową ) musi obejmować w szczególności: Moduł 1: określanie celów, budowanie własnej ścieżki kariery, Moduł 2: budowanie efektywności zespołu, w tym ja jako liderka moja rola, zadania i obowiązki, budowanie własnego autorytetu i efektywnego przywództwa, doskonalenie umiejętności wywierania wpływu na innych, Moduł 3: budowanie efektywności osobistej, w tym wzmacnianie pewności siebie oraz trening asertywnego komunikowania, budowanie relacji z otoczeniem, zarządzania własną energią i motywacją.

4 Program szkoleniowy musi być dostosowany do poziomu rozwoju uczennic I i II klas szkół ponadgimnazjalnych oraz studentek I, II i III i IV roku studiów oraz nawiązywać poziomem do podstaw programowych obowiązujących na tym poziomie edukacji. Wykonawca ma obowiązek opracowania autorskiego programu szkoleniowego w porozumieniu z psychologiem lub pedagogiem. Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania przeprowadzenia ww. konsultacji i przedłożenia dokumentacji Zamawiającemu, w tym pisemnej rekomendacji sporządzonej przez ww. niezależnego eksperta, który nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę, ani nie pozostaje w żadnym, budzącym wątpliwości stosunku zależności z Wykonawcą. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia rekomendacji wraz z ostateczną wersją programu szkoleniowego. Wykonawca wraz z rekomendacjami zobowiązany jest przedłożyć zaświadczenie o bezstronności eksperta na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego w dniu podpisania Umowy. Program szkoleniowy dla Grupy II (opiekunów uczestniczek i finalistek konkursu Jestem Szefową (jeżeli są niepełnoletnie) oraz nauczycieli) musi obejmować w szczególności: Moduł 1: rozpoznawanie naturalnych liderek, kategorie liderek, potrzeby liderek, praca indywidualna z młodą liderką, dobre praktyki ukierunkowania przywództwa dziewcząt, Moduł 2: rozróżnienie między naturalnym przywództwem a potrzebą dominacji, umiejętność radzenia sobie z trudnymi sytuacjami, zarządzanie emocjami, Moduł 3: wychowanie do równości w perspektywie rodziców i nauczycieli, kształtowanie postaw wychowawczych wobec równości płci, zaangażowanie rodziców i nauczycieli w edukację w zakresie równości płci. Kadra trenerska Wykonawca wraz ze składaną ofertą zobowiązany jest przedstawić wykaz trenerów w liczbie minimum 4 osób spełniających wymagania określone przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, iż każdy moduł szkoleniowy dla każdej grupy musi być prowadzony przez parę trenerską. Zmiana osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu Umowy nie wymaga zawarcia pisemnego aneksu do Umowy. Będzie dokonywana każdorazowo na piśmie i podlegała pisemnej akceptacji Zamawiającego. W takim przypadku osoby zastępujące będą musiały posiadać odpowiednio wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, doświadczenie co najmniej na takim samym poziomie jak osoby zastępowane. Wykonawca zobowiązuje się zorganizować minimum jedno spotkanie dla każdego członka zespołu trenerskiego, na którym omówiony zostanie szczegółowy zakres merytoryczny wszystkich modułów dla poszczególnych grup szkoleniowych. Każdy z trenerów musi legitymować się wykształceniem wyższym na poziomie minimum licencjata o profilu psychologia, pedagogika, socjologia, nauki społeczne, zarządzanie, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz inne humanistyczne nauki pokrewne. Jednocześnie każdy z trenerów musi legitymować się zaświadczeniem potwierdzającym nabycie umiejętności trenerskich oraz wykazać się doświadczeniem w przeprowadzeniu szkoleń, warsztatów, lekcji itp. w wymiarze minimum 30 godzin z zakresu modułu, który będzie prowadził. Wykonawca zapewni szkolenie dla trenerów w zakresie merytorycznym poprzednich

5 sześciu edycji konkursu Jestem Szefową. Materiały zostaną udostępnione przez Zamawiającego w dniu zawarcia umowy. Opracowanie i przygotowanie materiałów szkoleniowych Wykonawca przygotuje po 30 pakietów szkoleniowych dla każdej z 2 grup szkoleniowych (łącznie 60 pakietów) zgodnie ze specyfikacją: Lp. Nazwa przedmiotu Opis przedmiotu zamówienia 1 Teczka 1. segregator na dokumenty formatu A4 w kolorze granatowym 2-zapięciowy; 2 Materiały informacyjne szkoleniowe 3 Długopis klasyczny i 2. oznakowanie: front u dołu środek w kolorze logotyp Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Traktowania, po prawej stronie w kolorze logotypy: Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na białym tle, pośrodku informacja o współfinansowaniu, tył segregatora na dole pośrodku adres strony internetowej 1. Objętość - minimum 50 stron A4, z czego minimum 20 % powinny stanowić elementy graficzne tj. schematy, zdjęcia, rysunki itp. 2. Zawartość: a) informacje o Zamawiającym, informacje o projekcie (maks. 3 strony), b) treści merytoryczne, wydruki prezentacji trenerów itp. Materiały szkoleniowe wydrukowane w kolorze, druk dwustronny, informacja o współfinansowaniu [oznakowanie: logotypy] c) notes na notatki formatu A4 z możliwością wpięcia do segregatora i ćwiczenia (maksymalnie 6 stron, w kratkę), d) płyta CD z materiałami elektronicznymi (dodatkowymi, wykorzystywanymi w czasie warsztatów) w opakowaniu plastikowym trwale umocowanym w segregatorze. 1. długopis automatyczny, metalowy z białym lakierowanym korpusem, z błyszczącym chromowanym klipem i szpicem, wkład niebieski, cienko piszący; 2. nadruk kolorowy; 3. oznakowanie: logotypy oraz adres strony internetowej na korpusie; 4) sprawozdawczość, dokumentowanie i rozliczenie Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie poszczególnych sesji szkoleniowych będą listy obecności uczestników/uczestniczek, potwierdzone własnoręcznymi podpisami uczestników oraz akceptacją minimum jednego trenera prowadzącego daną sesję. W dniu podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy wzór sprawozdania końcowego. Sprawozdanie końcowe z realizacji przedmiotu zamówienia zawierać będzie w szczególności: a) szczegółowy opis zrealizowanych zadań, b) opis problemów związanych z realizacją zamówienia, c) wnioski i rekomendacje.

6 Do sprawozdania końcowego dołączone będą dodatkowo w formie załącznika: a) listy obecności z każdego z zadań z podpisami obecnych uczestników/uczestniczek, b) listy osób korzystających z noclegów wraz z ich podpisami, c) lista osób, którym zostało wydane zaświadczenie uczestnictwa w szkoleniu wraz z potwierdzeniem odbioru zaświadczenia przez uczestnika/uczestniczkę, d) lista osób, które uczestniczyły w sesjach szkoleniowych, e) dokumentacja zdjęciowa każdego spotkania w formie elektronicznej na nośniku CD/DVD, f) opracowane przez Wykonawcę materiały w formie elektronicznej na nośniku CD/DVD, g) wszystkie kwestionariusze AIOS uzyskane od uczestników cyklu szkoleniowego wraz z wnioskami i rekomendacjami dla Zamawiającego, h) wszelkie materiały wytworzone przez Wykonawcę w ramach zamówienia. Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia dokumentacji umożliwiającej zweryfikowanie dostarczenia produktów projektu. Ponadto, zgodnie z zasadami określonymi w umowie, Zamawiającemu przysługuje prawo do żądania, w każdym czasie, dodatkowych informacji o stanie realizacji zamówienia lub sprawozdań, a Wykonawca zobowiązuje się do ich przekazania.

7 Wykaz doświadczenia warunki formalne potencjalnego wykonawcy Wykonawca, przystępując do będzie musiał wykazać, że dysponuje doświadczeniem w zakresie należytego wykonania w okresie ostatnich 3 lat wykonania minimum 2 usług szkoleniowych dla minimum 40 osób w zakresie rekrutacji, organizacji i realizacji szkolenia, opracowania i przygotowania programu merytorycznego oraz materiałów szkoleniowych, obsługi logistycznej i technicznej, w tym wyżywienia i zapewnienia noclegów, o wartości minimum ,00 zł netto każda z usług. opis doświadczenia Wykonawcy nazwa usługi obejmującej przedmiot zamówienia rekrutacja, organizacja i realizacja szkolenia, opracowanie i przygotowanie programu merytorycznego oraz materiałów szkoleniowych, obsługi logistycznej i technicznej, w tym wyżywienia i zapewnienia noclegów Nazwa szkolenia oraz nazwa podmiotu zamawiającego szkolenie dane do wykazania na etapie 1) Data wykonania usługi Dane do wykazania na etapie Wartość usługi Dane do wykazania na etapie 2) Nazwa szkolenia oraz nazwa podmiotu zamawiającego szkolenie dane do wykazania na etapie Dane do wykazania na etapie Dane do wykazania na etapie Wykaz osób warunki formalne potencjalnego wykonawcy Wykonawca musi dysponować lub będzie dysponować zespołem osobowym tak jak poniżej: Charakterystyka zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu zamówienia KIEROWNIK ZESPOŁU - dane do wykazania na etapie 1) 2) OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA REKRUTACJĘ - dane do wykazania na etapie postępowania przetargowego opis doświadczenia i wykształcenia W okresie ostatnich trzech lat licząc od dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcje kierownika projektu w ramach 2 usług, których przedmiotem były szkolenia, w tym każda z usług została zrealizowana na podstawie odrębnej umowy oraz w każdej z tych usług zostało przeszkolonych, co najmniej 40 osób. Wykształcenie wyższe na poziomie minimum licencjata. Nie może łączyć tej funkcji z innymi funkcjami w projekcie. Doświadczenie w minimum 2 procesach rekrutacyjnych dla szkoleń dla minimum 40 osób. 3) 4) METODYK-EKSPERT - dane do wykazania na etapie TRENERZY (minimum 4 osoby) - dane do wykazania na etapie Wykształcenie wyższe z zakresu prawa na poziomie co najmniej magistra psychologii, pedagogiki, socjologii, nauk społecznych, zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi oraz inne humanistycznych nauk pokrewnych. Autor/współautor co najmniej 3 publikacji na temat kształotwania i wspierania postaw liderskich. wykształcenie wyższe na poziomie minimum licencjata o profilu psychologia, pedagogika, socjologia, nauki społeczne, zarządzanie, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz inne humanistyczne nauki pokrewne. Jednocześnie każdy z trenerów musi legitymować się zaświadczeniem potwierdzającym nabycie umiejętności trenerskich oraz wykazać się doświadczeniem w przeprowadzeniu szkoleń, warsztatów, lekcji itp. w wymiarze minimum 30 godzin z zakresu modułu, który będzie prowadził.

8 FORMULARZ CENOWY Formularz cenowy z kalkulacją należy przesłać do dnia 20 maja 2015 r. do godz. 14:00 na adres: Justyna.Jambor@kprm.gov.pl Imię i nazwisko / nazwa Wykonawcy Adres Telefon kontaktowy Fax, Odpowiadając na zaproszenie Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Traktowania w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów do składania informacji na temat szacunkowej wartości usługi Organizacja i przeprowadzenie cyklu szkoleniowego obejmującego dwie 2-dniowe sesje szkoleniowe dla laureatek/uczestniczek konkursu Jestem Szefową oraz ich rodziców/opiekunów i nauczycieli oświadczam, że: 1) Zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę uwag (jeśli Wykonawca zgłasza uwagi, należy przesłać je na adres mailowy: Justyna.Jambor@kprm.gov.pl). 2) Zapoznałem/am się z wymaganiami formalnymi dla Wykonawców w zakresie doświadczenia i zasobów ludzkich i nie wnoszę uwag (jeśli Wykonawca zgłasza uwagi, należy przesłać je na adres mailowy: Justyna.Jambor@kprm.gov.pl). 3) Wartość usługi określonej w Opisie Przedmiotu Zamówienia, według mojej opinii, wynosi: CENA BRUTTO (wliczając VAT) za opracowanie i przygotowanie programu oraz materiałów szkoleniowych CENA BRUTTO (wliczając VAT) za zaangażowanie minimum 4 trenerów CENA BRUTTO (wliczając VAT) za noclegi CENA BRUTTO (wliczając VAT) za wyżywienie i usługę cateringową w czasie szkolenia CENA BRUTTO (wliczając VAT) za wynajem sal szkoleniowych i miejsc parkingowych CENA BRUTTO (wliczając VAT) za całość przedmiotu zamówienia